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CAPÍTULO III 3.0 Herramienta de Clima Organizacional.

Las instituciones gubernamentales, en el caso específico de las Alcaldías cuenta con estilos de liderazgo muy centralizados, ya que por encima de todo lo que se realiza en estas, está la opinión del Concejo y del Alcalde, son pocas las delegaciones de poder que se otorgan a los diferentes departamentos y los gerentes, jefes y supervisores muchas veces están limitados para tomar decisiones, lo que no sólo genera malestar en ellos sino también en los subalternos ya que algunas veces genera una dualidad de mando, añadiéndole a esto lo tedioso y lo repetitivo que pueden llegar a ser las tareas, se vuelve hasta cierto punto la institución un tanto burocrática y sus empleados dejan de sentir aprecio por el trabajo.

Por lo tanto se convierte en molestias, inconformidades, quejas y

desánimos que influyen directamente en las actividades diarias y en el servicio que se le proporcionan al cliente se vuelve poco eficiente y poco armonioso, este tipo de climas dentro de las instituciones a simple vista pueden ser insignificantes o mínimas, puesto que los trabajadores se acostumbran a realizar las labores bajo ese ambiente por conservar un puesto de trabajo o por un salario determinado.

A la larga este tipo de dificultades trae consigo mucha pérdida de tiempo, o

desperdicio de recursos lo cual puede llegar a ser cuantificable monetariamente si se ve desde el punto de vista de la optimización de recursos y el estancamiento en los procesos y la repetición de procedimientos pueden llevar a gastos innecesarios que no se harían si desde un principio las cosas se hicieran bien, tomando en cuenta que las quejas e insatisfacción del cliente en éste y en muchos casos se paga muy caro, uno de estos costos podría ser la baja en las preferencias o aumento de indecisiones en la comunidad específicamente en las elecciones municipales.

Hoy en día las instituciones que están enfocadas en el servicio al cliente y que trabajan en procesos los cuales participan dos o más áreas de la institución convirtiéndose en un momento del proceso en clientes internos, deben procurar dar a sus empleados facilidades que van desde una buena comunicación, hasta herramientas especializadas y tecnológicas para realizar bien su trabajo. También es importante que el empleado esté satisfecho e identificado con sus labores, esto incluye la remuneración, la motivación, la estabilidad laboral dentro de la institución, y un ambiente o clima agradable en el lugar donde desarrolla su trabajo.

En las instituciones como la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, tratan en lo posible de satisfacer una diversidad de demandas de los habitantes del municipio puesto que es ésta la razón de ser de dicha organización, lo más lógico sería que todo el personal desde el alto mando hasta los cargos bajos, estén en una misma sintonía, es decir un agradable ambiente laboral que se refleje en el desarrollo

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eficaz y eficiente de las actividades de trabajo, las cuales se traduzcan en efectividad logrando algo muy fundamental que es el que las tareas se desarrollen y finalicen oportunamente.

Así mismo es necesario que el trabajador municipal desarrolle la pro actividad puesto que la comunidad exige constantemente la solución de problemas, es por esto que el clima organizacional forma una parte muy esencial en dicho cumplimiento de labores, ya que al tener una buena evaluación de clima, esto puede significar que la institución logrará cumplir los objetivos tanto a largo como a mediano plazo. Por lo contrario si se encuentra con un clima desagradable, será muy difícil que la institución logre cumplir con todos sus objetivos de la mejor manera posible.

Es muy común que en las alcaldías en épocas electorales, la tensión en los trabajadores crezca debido a las expectativas en las que están laborando, son estos unos de los problemas que pueden causar que el rendimiento del personal venga en declive, es por estas y por otras más razones que el estudio del Clima Organizacional debe realizarse periódicamente dentro de la alcaldía municipal de Santa Tecla, para dicho fin se ha realizado la siguiente herramienta que evalúa el sentir de los empleados dentro de su ambiente de trabajo.

3.1. Instructivo de procedimiento.

A continuación se presenta una guía de uso, que se utilizará como mentor para poner en práctica el cuestionario de Clima Organizacional, el cual está debidamente estructurado según las necesidades que tiene dicha institución y según la capacidad de respuesta que la organización tiene para realizar las respectivas acciones correctivas, el siguiente instructivo está basado en los modelos de instructivos de procedimientos planteados en el libro, Organización y Métodos de Benjamin Francklin, el cual cuenta con:

Índice. Introducción. Objetivos del instructivo. Políticas y normas de operación. Descripción de la narrativa del proceso. Herramienta de clima organizacional. Diagrama de flujo de procedimiento. Cronograma de actividades.

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Cuadro 1: Casilla de identificación del instructivo de procedimientos.

ª

INSTRUCTIVO

PROCEDIMIENTO

Referencia: Vigencia: Número de Pág. Día Mes Año

GUÍA DE USO DE HERRAMIENTA DE

CLIMA ORGANIZACIONAL.

Fuente: Franklin, Benjamín, Organización y Métodos, 2002:338. a: Logotipo corresponde a la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Cuadro 2: Índice del instructivo de procedimientos.

Índice Introducción. Objetivos del instructivo. Políticas y normas de operación. Descripción de la narrativa del proceso. Herramienta de clima organizacional. Diagrama de flujo de procedimiento. Cronograma de Actividades.

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Aprobó Revisó Autorizó

Nota: Modelo de instructivo, tomado del libro Organización y Métodos de Benjamín Francklin. Cuadro 3: Casilla de identificación del instructivo de procedimientos.

ª

INSTRUCTIVO

PROCEDIMIENTO




Fuente: Franklin, Benjamín, Organización y Métodos, 2002:338. a: Logotipo corresponde a la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Cuadro 4: Introducción del instructivo de procedimientos. Introducción: Para la evaluación de Clima Organizacional, se tomarán en cuanta todas las áreas de la institución, con ello se contará con la participación de los diferentes gerentes de la organización:

Gerente de gestión ambiental. Gerente de gestión territorial. Gerente de participación ciudadana. Gerente de gestión tributaria. Gerente administrativo.

Estos serán los encargados de seleccionar un representante de cada gerencia para formar parte del Comité Evaluador. Así mismo del departamento de recursos humanos se seleccionará un representante para que evalúe a la alta dirección. El comité formado por las siete personas ya mencionadas, junto con Recursos Humanos serán los encargados de manejar, procesar, analizar y diagnosticar los resultados obtenidos de la aplicación de la herramienta, evaluando los resultados gráficos, y luego presentarán un resumen ejecutivo y las propuestas correctivas al Concejo Municipal para una adecuada retroalimentación. Para la puesta en marcha de la herramienta se tomará en cuenta el presente instructivo de procedimientos, así como el respectivo cronograma de tiempo y actividades diseñado específicamente para el caso del estudio de Clima Organizacional dentro de la alcaldía municipal de Santa Tecla.


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Nota: Modelo de instructivo, tomado del libro Organización y Métodos de Benjamín Francklin. Cuadro 5: Casilla de identificación del instructivo de procedimiento.

ª

INSTRUCTIVO

PROCEDIMIENTO




Fuente: Franklin, Benjamín, Organización y Métodos, 2002:338. a: Logotipo corresponde a la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Cuadro 6: Objetivos y políticas del instructivo de procedimientos. Objetivo: El siguiente instructivo de procedimientos, tiene como objeto plasmar una guía para el uso efectivo y eficiente de una herramienta de Clima Organizacional, la cual pretende recopilar información relacionada con el trabajo y las diferentes actividades que se realizan dentro de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, con el fin de evaluar el Clima Organizacional y calidad de vida dentro de dicha institución, así como el nivel de satisfacción de los empleados en la misma. Políticas:

Esta herramienta estará en manos de la Gerencia de Recursos Humanos, y será la que delegue un grupo específico de empleados para su aplicación.

Se evaluará a todos los empleados que forman parte de dicha institución

sin excepciones.

La evaluación deberá ser totalmente anónima, ya que se busca un resultado general, o departamental, no por empleado.

Deberá de completarse a totalidad el cuestionario por parte de los

empleados.

La evaluación del Clima Organizacional deberá realizarse con un mínimo de una vez hasta un máximo de dos veces por año.

Tanto el diagnóstico del clima y su retroalimentación al Concejo Municipal

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estarán a cargo del departamento de recursos humanos.

Las acciones correctivas quedarán a juicio del Concejo Municipal, previa aprobación de un presupuesto destinado a mejorar el clima institucional, según las necesidades y áreas más vulnerables y que necesiten mayor énfasis en su corrección.

El Clima Organizacional será medido a través de un cuestionario que está estructurado bajo las siguientes políticas de evaluación:

El puesto de trabajo; que trata de aspectos relacionados con las funciones de su puesto, el soporte administrativo que se le brinda para el desarrollo normal de las actividades bajo su cargo, y en que medida se siente satisfecho.

Liderazgo y soporte; en esta se evaluará como son percibidas y sentidas

las relaciones entre las jefaturas y miembros del equipo, es decir, para conocer si la calidad de las relaciones posibilita un ambiente cordial y justo para realizar un buen trabajo.

Calidad en el servicio interno y externo; trata de la satisfacción que siente

el empleado en cuanto al servicio que brinda dentro y entre los equipos de trabajo (cliente interno) y al cliente externo.

Práctica de recursos humanos; en esta trata de poner de manifiesto los

diferentes programas y servicios que la alcaldía municipal tiene en ejecución y desarrollo, en función del bienestar del personal.

Estructura organizacional; se evalúa los diferentes aspectos de la

estructura de la administración municipal, tales como los sistemas y métodos de funcionamiento, conocimiento y claridad de los procesos, la misión y visión, así como los grandes objetivos estratégicos entre otros.

Valores y principios; en ella se evalúan los principios y valores que son

practicados al interior de la alcaldía y que condicionan el tipo de relaciones que habrán de prevalecer en cualquier transacción humana.

La comunicación; son aspectos de las relaciones interpersonales, la

calidad y cantidad que fluye en el contexto laboral.


Nota: Modelo de instructivo, tomado del libro Organización y Métodos de Benjamín Francklin.

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Cuadro 7: Casilla de identificación del instructivo de procedimiento.

INSTRUCTIVO

PROCEDIMIENTO




Fuente: Franklin, Benjamín, organización y métodos, 2002:338. a: Logotipo corresponde a la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Cuadro 8: Descripción narrativa del procedimiento.

Horas hombre Actividad Núm.

Unidad administrativa

Descripción de la actividad actividad acumulada

1 2 3 4

R.H.

R.H.

R.H.

Comité.

- Selecciona, comité

evaluador de clima organizacional, este comité contará con un mínimo de siete integrantes.

- Instruye, al comité

encargado de la evaluación, sobre el contenido de la herramienta.

- Entrega, de la

herramienta de clima organizacional al comité para su uso.

- Informa, a todos los

empleados de la evaluación, a través de memorándum, correos electrónicos o cartelera

0.5

1.0 -

24.0

1.5

25.5

34

5 6

7 8 9

10

11

12

13

Comité.

Comité.

Comité.

Comité.

Comité.

Comité.

Comité.

Comité.

R.H.

informativa.

- Selección de grupos de evaluación, estos grupos deberán de ser de 25 empleados no importando el área de trabajo e incluyendo a todos los empleados.

- Define, el lugar, día

y la hora que se comenzarán a realizar las evaluaciones según el grupo que se va evaluar.

- Realiza, una

introducción y explicación del contenido del cuestionario, y se procede a la evaluación.

- Registro, de

nombres y firmas de los empleados que van realizando la evaluación para evitar que ningún empleado se quede sin evaluar.

- Archiva, los cuestionarios resueltos.

- Ordena, los

cuestionarios según áreas de trabajo.

- Introduce, los

resultados en una base de datos.

0.25

1.0

1.0

0.25

0.25

0.25

0.5

0.5

48.0

25.75

26.75

27.75

28.0

28.25

28.5

29.0

29.5

77.5

35

14

15

16

17

Y Comité.

R.H. Y Comité.

R.H. Y Comité.

R.H. Y Comité.

R.H. Y Comité.

- Procesa, los datos para obtener los resultados gráficos.

- Analiza, los

resultados y se realiza el respectivo diagnóstico de Clima Organizacional.

- Prepara, resumen

ejecutivo y propuestas.

- Expone, al Concejo

Municipal para una adecuada retroalimentación

- Acciones

correctivas.

48.0

48.0

2.0 -

125.5

173.5

175.5

175.5


Nota: Modelo de instructivo, tomado del libro Organización y Métodos de Benjamín Francklin.

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3.2 Cuestionario de Clima Organizacional.

A continuación se presenta el cuestionario con el que se evaluará al personal de la Institución.

Tabla 1: Instrucciones de cuestionario de Clima Organizacional. INSTRUCCIONES: Las siguientes preguntas tienen como propósito el de recopilar información relacionada con su trabajo dentro de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, con el fin de evaluar el Clima Organizacional y Calidad de Vida dentro de ésta, así como el nivel de satisfacción que usted siente en la Institución.

Por favor no deje ninguna pregunta sin contestar. Área de trabajo _______________________ Fecha de hoy: ________________________ Recuerde que el cuestionario es anónimo. Por favor conteste todas las preguntas de forma concreta y objetiva. Si alguna pregunta no tiene clara, consulte a Recursos Humanos. FORMA DE CONTESTAR: Por favor indique marcando con una X el grado en el cual usted está de acuerdo con cada pregunta o proposición basado en la siguiente escala:

Totalmente

en desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1 2 3 4 5 Nota: Instrucciones que deberán ser dadas al empleado previo a realización del cuestionario.

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Tabla 2: Preguntas para evaluar puesto de trabajo.

EL PUESTO DE TRABAJO

Totalmente

en desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. El trabajo que desarrolla es agradable e interesante. 1 2 3 4 5

2. El área de trabajo tiene un ambiente seguro. 1 2 3 4 5

3. Conoce claramente las funciones que realiza y los resultados que se esperan de su trabajo.

1 2 3 4 5

4. Tiene acceso a los recursos adecuados para desarrollar su trabajo.

1 2 3 4 5

5. Su puesto de trabajo le da la oportunidad de aplicar sus conocimientos y habilidades.

1 2 3 4 5

6. Considera que su horario de trabajo permite realizar estudios universitarios o superiores si usted deseara hacerlo.

1 2 3 4 5

7. Su trabajo no se retrasa por falta de insumos (eje. información, decisiones, etc.) O por retraso en el suministro de los mismos.

1 2 3 4 5

8. En las funciones que desempeña, puede usted aportar mejoras o nuevas formas de realizar su trabajo.

1 2 3 4 5

Nota: Interrogantes adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla.

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Tabla 3: Preguntas para evaluar calidad en el servicio.

CALIDAD EN EL SERVICIO EXTERNO E INTERNO.

Totalmente

en desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. Considera que hay demasiadas quejas de los clientes externos.

1 2 3 4 5

2. Considera que se han realizado los cambios necesarios para reducir las quejas de los clientes.

1 2 3 4 5

2. Alguna vez ha recibido charlas sobre la filosofía del servicio al cliente.

1 2 3 4 5

3. Realiza en su unidad reuniones para dialogar sobre cómo mejorar la calidad en el servicio.

1 2 3 4 5

4. Está de acuerdo con la frecuencia que existen ese tipo reuniones.

1 2 3 4 5

5. Está su departamento consciente que forma parte de un proceso, en el cual su trabajo sirve de insumo a otro departamento (cliente interno).

1 2 3 4 5

6. Su equipo se interesa por mejorar el servicio que brinda al cliente interno.

1 2 3 4 5

6. Tiene confianza en mis compañeros de trabajo. 1 2 3 4 5

7. La gente con la que usted trabaja hace muy bien su trabajo. 1 2 3 4 5

8. Su departamento se comunica bien con los otros departamentos de la Alcaldía.

1 2 3 4 5


39

Tabla 4: Preguntas para evaluar práctica de recursos humanos.

PRÁCTICA DE RECURSOS

HUMANOS

Totalmente

en desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. Los servicios que son requeridos a Recursos Humanos son resueltos en forma adecuada y oportuna.

1 2 3 4 5

2. Considera que la institución se preocupa por su bienestar y el de su familia.

1 2 3 4 5

3. Recursos Humanos ayuda a la integración de los equipos de trabajo.

1 2 3 4 5

4. La institución se preocupa por aplicar los salarios en forma oportuna y exacta.

1 2 3 4 5

5. La institución ofrece algún tipo de bonificaciones extras a su salario.

6. Considera que la organización está interesada por la salud y seguridad de sus empleados.

1 2 3 4 5

7. La Alcaldía es un buen lugar para desarrollarme como trabajador y mejorar mi calidad de vida.

1 2 3 4 5

8. Es usted entrenado y capacitado permanente. 1 2 3 4 5

9. Considera que su salario es justo en relación con otras Alcaldías y puestos similares al que desempeña.

1 2 3 4 5

10. Se siente satisfecho con su horario de trabajo. 1 2 3 4 5

11. El ascenso del personal está basado en la evaluación de sus habilidades.

1 2 3 4 5

12. La entidad se preocupa por realizar eventos y actividades culturales.

1 2 3 4 5

13. La entidad se preocupa por realizar eventos y actividades deportivas o de diversión.

1 2 3 4 5


40

Tabla 5: Para evaluar estructura organizacional.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Totalmente

en desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. Entiende con claridad las relaciones de trabajo existentes entre cada proceso y entre cada equipo.

1 2 3 4 5

2. Conoce y entiende los resultados que deben derivarse de su trabajo y de su equipo de trabajo, así como del proceso del que forma parte.

1 2 3 4 5

3. Conoce bien los objetivos de la Alcaldía y siente un compromiso por alcanzarlos.

1 2 3 4 5

4. Conoce bien la visión y la misión de la institución. 1 2 3 4 5

5. Se siente identificado con la misión y visión de la institución. 1 2 3 4 5

6. En la entidad, todos participan en los cambios que se producen. 1 2 3 4 5

7. En el área o proceso al que pertenece se cuenta con metas y objetivos específicos

1 2 3 4 5

8. Los sistemas y procedimientos están orientados al cliente. 1 2 3 4 5

9. Considera que la institución es una Alcaldía que trabaja en equipo. 1 2 3 4 5

Nota: Interrogantes adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Tabla 6: Para evaluar principios y valores.

PRINCIPIOS Y VALORES

Totalmente en

desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. Dentro de la administración de la Alcaldía rige el principio de equidad, en donde hay un trato igual al personal.

1 2 3 4 5

2. La práctica de trabajo en equipo es una realidad en el instituto. 1 2 3 4 5

3. Las relaciones laborales y humanas están basadas en el respeto y lealtad.

1 2 3 4 5

4. El trabajo se hace en la institución de manera responsable y a fondo.

1 2 3 4 5

5. La excelencia en el servicio es una práctica cotidiana en el que hacer del personal de la Alcaldía.

1 2 3 4 5

6. La misión encierra una verdad que nos compromete. 1 2 3 4 5

41

7. Todo cambio se hace pensando en el cliente externo. 1 2 3 4 5

8. Los problemas se solucionan en equipo. 1 2 3 4 5

Nota: Interrogantes adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. Tabla 7: Para evaluar comunicación.

COMUNICACIÓN

Totalmente en

desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

Acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. La comunicación que se practica en la organización es abierta y flexible.

1 2 3 4 5

2. Se le comunica oportunamente los aspectos relacionados con su trabajo

1 2 3 4 5

3. La entidad informa de manera efectiva los logros alcanzados. 1 2 3 4 5

4. Los cambios son informados de manera oportuna. 1 2 3 4 5

5. Las reuniones en mi departamento son un medio eficaz y oportuno de comunicación.

1 2 3 4 5

6. Dentro de la institución existe mucha comunicación informal (chambre)

1 2 3 4 5

7. Los objetivos de la Alcaldía se le fueron dados a conocer desde un principio.

1 2 3 4 5


42

Tabla 8: Para evaluar liderazgo y soporte.

LIDERAZGO Y SOPORTE

Totalmente en

desacuerdo

Parcialmente

en desacuerdo

De

Acuerdo

Parcialmente

de acuerdo

Totalmente

de acuerdo

1. Su jefe, lo valora como persona y le atribuye importancia a las actividades que realiza.

1 2 3 4 5

2. Su jefe, conoce su trabajo, es muy hábil y es alguien de quien usted puede aprender.

1 2 3 4 5

3. Su jefe, le ayuda encontrar solución a problemas que se presentan en el trabajo.

1 2 3 4 5

4. Considera que su jefe, crea un ambiente de confianza para mencionar sus puntos de vista.

1 2 3 4 5

5. El Alcalde, lo valora como persona y le atribuye importancia a lo que hace.

1 2 3 4 5

6. El Alcalde, conoce su trabajo, es muy hábil y toma buenas decisiones.

1 2 3 4 5

7. El alcalde y el Concejo Municipal, crean un ambiente de confianza para mencionar sus puntos de vista.

1 2 3 4 5

8. El Concejo saben delegar funciones y responsabilidades. 1 2 3 4 5

9. El Concejo Municipal, respeta las funciones y responsabilidades de los gerentes de cada departamento.

1 2 3 4 5

10. El Concejo Municipal, respeta las funciones y responsabilidades de los gerentes, jefes y subalternos.

1 2 3 4 5

11. El alcalde y el Concejo Municipal, toma buenas decisiones para el bienestar del trabajador municipal.

1 2 3 4 5

Nota: Interrogantes adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla. COMENTARIOS:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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3.3. Diagrama de flujo. Continuando con el instructivo de procedimientos, a continuación se presenta el diagrama de flujo para el estudio del clima organizacional de la alcaldía municipal de Santa Tecla. Tabla 8: Flujograma.

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS DIAGRAMA: DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD SÍMBOLO

PROCESO: ESTUDIO DE CLIMA LABORAL OPERACIÓN

METODO ACTUAL: USO DE HERRAMIENTA DE CLIMA LABORAL TRANSPORTE

LUGAR: ALCADÍA MUNICIPAL DE SANTA TECLA. ESPERA

HECHO POR: RECURSOS HUMANOS. INSPECCIÓN

OPER. Y ORIGEN

FECHA: ORIGEN

PÁGINA. INSPEC. Y

OPER.

ALMACE. A

S M E

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. Tiempo en horas

Distancia en metros

R.H. Inicia el proceso de estudio del clima laboral. 0 R.H. convoca a reunión con todos los gerentes de área. 1

R.H. sostiene reunión con los 6 gerentes de la institución, para explicar el proceso. 2

Gerentes, convocan a reunión con trabajadores de sus respectivas áreas. 2

Gerentes, lleva la información detalladamente a los trabajadores de sus área sobre la evaluación. 1 100

Los gerentes de cada área eligen entre sus trabajadores, un representante del área. 1

R.H. selecciona un representante encargado de evaluar a la alta dirección. 1

Los representantes de cada área más representante de 1

44

R.H. formarán el Comité Evaluador.

R.H. y el Comité Evaluador sostendrán una reunión previa antes de poner en marcha el proceso. 2

R.H. entrega herramienta de Clima Organizacional al Comité Evaluador. 1

Cada representante lleva la herramienta a su área. 1

Representante de comité procede a evaluar a los trabajadores de su área. 120

Las encuestas son recopiladas por el evaluador. 5

El evaluador ordena dicha información recopilada. 3

El evaluador archiva todas las encuestas en una base de datos. 1

El evaluador procesa dicha información. 2

Los resultados de las evaluaciones son enviados a R.H. por cada evaluador. 1 200

R.H. recibe todos los resultados y los archiva. 1 R.H. y Comité realiza diagnóstico y resumen ejecutivo 3

R.H. y Comité entrega resumen ejecutivo al Concejo Municipal. 1 50

R.H. y Comité exponen propuestas de mejora al Concejo Municipal. 2

Acciones correctivas. 460

Nota: Actividades adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla.

45

3.4. Cronograma de actividades. El estudio de clima organizacional para la Alcaldía Municipal de Santa Tecla se desarrollara según el siguiente cronograma: Tabla 9: Cronograma de actividades.

Febrero Marzo Abril Mayo CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

1. R.H. Inicia el proceso de estudio del clima laboral. 2. R.H. convoca a reunión con todos los gerentes de área. 3. R.H. sostiene reunión con los 6 gerentes de la institución, para explicar el proceso. 4. Gerentes, convocan a reunión con trabajadores de sus respectivas áreas. 5. Gerentes, informan detalladamente a los trabajadores de su área sobre la evaluación. 6. Los gerentes de cada área seleccionan una representante idóneo, para que realice la evaluación 7. R.H. selecciona un representante encargado de evaluar a la alta dirección. 8. Los representantes de cada área más representante de R.H. formarán el comité evaluador. 9. R.H. y el comité evaluador sostendrá una reunión previa

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antes de poner en marcha el proceso. 10. R.H. entrega herramienta de clima organizacional al comité evaluador. 11. Cada representante procederá a realizar la evaluación en sus respectivas áreas. 12. Los trabajadores procederán a llenar las encuestas de clima laboral. 13. Las encuestas son recopiladas por el evaluador. 14. El evaluador ordena dicha información. 15. El evaluador archiva todas las encuestas en una base de dato. 16. El evaluador procesa dicha información. 17. Los resultados de las evaluaciones son enviados a R.H. por cada evaluador. 18. R.H. recibe todos los resultados. 19. R.H. y Comité realiza diagnóstico y resumen ejecutivo 20. R.H. y Comité entrega resumen ejecutivo y propuestas de mora al concejo municipal. 21. Acciones Correctivas. Nota: Actividades adaptadas para el caso exclusivo de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla.

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3.5 Conclusiones:

En las instituciones municipales, el clima laboral se ve en decadencia por una serie de limitantes de tendencias o influencias políticas, entre los que se puede mencionar, el ideal al cual son sometidos los trabajadores, la incertidumbre de mantener un puesto de trabajo luego de cada periodo electoral, así como la monotonía, aburrimiento y fatiga en el trabajo, e inclusive algunos ambientes de trabajo muy poco agradables e insalubres. Abonado a la rigidez en el liderazgo y delegación de autoridad, se puede concluir que en este tipo de instituciones hay mucho trabajo que realizar en cuanto al tema de clima laboral, es por esto que se concluye: 1. La institución no cuenta con una herramienta de clima laboral, mucho menos

con un diagnóstico de clima. 2. Este tipo de evaluaciones es sumamente importante para mejorar la eficiencia

en los procesos de la organización. 3. Se puede mejorar el ambiente de trabajo conforme a las expectativas del

trabajador. 4. A través del uso de este instrumento, la alcaldía municipal se beneficiará

enormemente ya que podrá evaluar el nivel de aceptación y de rechazo que los empleados tienen acerca de las políticas, prestaciones, bonificaciones, salarios, etc. que la organización ofrece.

5. Mediante este tipo de cuestionarios se puede evaluar si la relación entre jefes

y subordinados afecta el clima laboral y en que medida. 6. Este tipo de herramientas es muy útil cuando se quiere posteriormente realizar

una evaluación del desempeño, ya que otorga datos que pueden ser importantes para mejorar el desempeño de los trabajadores, así podrán ser mejor evaluados en el desarrollo de sus labores.

7. En la Alcaldía Municipal de Santa Tecla su estructura orgánica está dividida

por gerencias las cuales están descentralizadas y en cada una de ellas se tendrán diferentes climas laborales luego de realizar dicha evaluación.

8. Este tipo de instrumentos otorga datos precisos para que las unidades

pertinentes realicen las acciones correctivas luego de esta evaluación. 9. Evaluar periódicamente con esta herramienta y bajo este mismo esquema

llevará a mejorar la productividad del empleado municipal y el servicio a la comunidad tecleña.

48

3.6 Recomendaciones:

1. La utilización de esta herramienta, con el fin de diagnosticar el clima laboral en

la alcaldía municipal de Santa Tecla, un máximo de dos y un mínimo de una vez por año.

2. Que de los resultados obtenidos posteriormente a la implementación del

instrumento, se realice el respectivo diagnóstico. 3. Identificar las fortalezas y debilidades derivadas de la percepción positiva y

negativa de los trabajadores de la organización en relación a las variables contenidas en el cuestionario.

4. Que según los factores percibidos negativamente por los trabajadores, permita

la institución tomar acciones correctivas que conduzcan a la mejora del clima laboral.

5. Las fortalezas servirían para reforzar el clima positivo que la entidad aspira

lograr, con la consecuente elevación del desempeño de la fuerza de trabajo y de los resultados en sentido general.

6. Que habiéndose implementado la herramienta, se tome mucho énfasis en el

estilo de gestión que cause más inconformidad en los empleados de la alcaldía, para establecer las modificaciones administrativas y actitudinales que favorezcan el buen clima.

7. Considerar como importante, la implementación de adecuadas políticas de

capacitación orientadas a fortalecer el clima organizacional de la empresa y por lo consiguiente a mejorar los servicios de la municipalidad.

8. Que se realicen las respectivas acciones correctivas sin dejar margen de error,

evitando que para la próxima evaluación los empleados coincidan con las mismas carencias, ya que esto le bajaría importancia y credibilidad a este tipo de evaluaciones.

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