La Función de la Compra

COMPRAS Y  

APROVISIONAMIENTO

 

 2   [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO]

• LA  FUNCIÓN  DE  LA  COMPRA  

   

CONTENIDO    

INTRODUCCIÓN  OBJETIVOS  DE  APRENDIZAJE  RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS  LA  FUNCIÓN  DE  COMPRA;  REDUCCIÓN  DE  COSTOS  NIVEL  DE  SERVICIO:  MANEJO  FIN  CONTROL  DE  NEGOCIACIONES  Y  PROVEEDORES    

 INTRODUCCIÓN  

 

Todo  sistema  productivo,  para  asegurarse  su  funcionamiento,  necesita  obtener  del  exterior  una  serie  de   insumos  y  materiales  a  partir  de   los  cuales  se   realizarán   los  procesos  productivos.  La  función  de  compras  y  en  particular  la  función  de  abastecimiento  es  la  encargada  de  asegurar  el  suministro  de  dicho  recursos  y  garantizar  el  buen  desempeño  de  la  organización  y  aumentando  la  capacidad  de  respuesta  al  cliente  final.  

Debido  a  que  los  materiales  e  insumos  representan  un  alto  porcentaje  del  costo  de  los  artículos  finales,  la  eficiente  gestión  de  compras  y  abastecimiento  es  una  herramienta  competitiva  clave  para  las  organizaciones.  

 

OBJETIVOS  DE  APRENDIZAJE    

1. Comprender  la  importancia  de  la  función  de  compras,  así  como  el  proceso  involucrado  en  dicha  función  

2. Estudiar  el  origen  histórico  del  proceso  de  compras  3. Diferenciar,  desde  un  punto  de  vista  conceptual,  el  proceso  de  compras  en  general  del  

proceso  de  abastecimiento.  

 

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RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS    

En  esta  sección  se  van  presentar  los  conceptos  básicos  de  la  función  de  compras  y  abastecimiento,  es  importante  para  el  estudiante  familiarizarse  con  el  lenguaje  específico  de  este  tema  y  diferenciar  claramente  el  significado  técnico  de  cada  uno  de  los  términos  expuestos  del  significado  coloquial,  en  la  vida  diaria.  El  énfasis  en  esta  sección  estará  precisamente  en  la  definición  de  los  términos.  

 

DESARROLLO  DE  LA  UNIDAD  TEMÁTICA      

1. LA  FUNCIÓN  DE  COMPRA    La  función  de  compra  o  la  función  de  adquirir,  contempla  la  necesidad,  localización  y  selección  de   uno   o   más   proveedores,   negociando   el   precio   y   otros   términos   inherentes   al   insumo   a  comprar,  asegurando  su  entrega  a  través  de  un  adecuado  seguimiento.    El  objetivo  del  encargado  de  adquisiciones  es  conseguir  un  bien  o  servicio  en   forma   lícita  y   la  compra   es   una   de   las   formas   en   que   podemos   conseguir   dichos   bienes,     pero   también   se  pueden  conseguir  por  arrendamiento,  donación,  préstamo,  etc.    A   lo   largo   del   módulo   se   buscará   conocer   las   diferentes   formas   y   modalidades   de   compra,  considerando  las  circunstancias  particulares  de  cada  una.  Entre  los  principales  factores  a  tener  en  cuenta  en  un  proceso  de  compras  está:    • Cantidad  • Volumen  unitario  • Peso  unitario  • Fecha  de  disponibilidad  • Unidad  de  medida  • Costo  de  adquisición  • Condiciones  de  transporte  y  almacenaje  • Legislación  vigente.    En   el   proceso   de     compras   se   deben   alcanzar   simultáneamente   diversos   objetivos   y   se   debe  procurar   equilibrar   aquellos   que   con   frecuencia   son   contrapuestos,   para   así   hacer   las  negociaciones   necesarias   para   conseguir   el   insumo   necesario   al   mejor   costo   posible,  considerando,   los   diversos   factores   (Cantidad,   volumen   unitario,     peso   unitario,   fecha   de  

 

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disponibilidad,  unidad  de  medida,  costo  de  adquisición,  condiciones  de  transporte  y  almacenaje,  legislación  vigente,  etc).    Una   buena   descripción   especifica   de   los   principales   objetivos   a   conseguir   en   el   proceso   de  compras  se  puede  resumir  así:    -­‐Proporcionar   un   flujo   ininterrumpido   de   materiales,   abastecimientos   y   servicios   requeridos  para  la  operación  de  la  organización.  -­‐Conservar  las  inversiones  y  pérdidas  mínimas  en  el  inventario  -­‐Mantener  los  estándares  o  controles  de  calidad  adecuados  -­‐Encontrar  o  desarrollar  proveedores  competentes.+  -­‐Estandarizar,  en  lo  que  sea  posible,  los  artículos  comprados  -­‐Comprar   los   artículos   y   servicios   requeridos   al   precio   final   más   bajo   posible,   sin   que   esto  implique  sacrificar  su  calidad  o  disponibilidad  adecuada  -­‐Mejorar  la  posición  competitiva  de  la  organización  -­‐Lograr  interrelaciones  de  trabajo  armoniosas,  productivas  con  otros  departamentos  dentro  de  la  organización  -­‐Alcanzar   los   objetivos   de   compras   reduciendo,   en   la   medida   de   lo   posible,   los   costos   de  administración.    Ahora  bien,  dichos  objetivos  y  algunos  más  que  son  específicos  de  cada  organización  se  pueden  agrupar   en   cuatro   categorías   que   deberán   ser   revisadas   detalladamente   porque   del   estricto  cumplimiento   que   se   haga   de   las   metas   trazadas   en   cada   una   de   ellas   dependerá   en   gran  medida  el  éxito  del  proceso  de  compras.  Estas  categorías  son:    • Reducción  de  costos  • Nivel  de  Servicio  • Manejo  Financiero  • Control  de  negociaciones  y  proveedores.    1.1. Reducción  de  costos  La   reducción   de   costos,   el   cual   busca   generalmente   la   obtención   de   utilidades   para   la  organización,  implica  el  propósito  de  obtener  los  materiales  apropiados,  al  precio  adecuado,  en  la  cantidad  apropiada,  del  proveedor  conveniente  y  en  el  momento  preciso.    La  búsqueda  de  este  objetivo  y  aquellos  que  están  directamente  relacionados  a  la  búsqueda  de  utilidad,  deben  siempre  ser  tratados  con  cuidado  para  poder  siempre  obtener  el  mejor  valor  por  el  dinero  gastado,  el  cual  no  siempre  implica  conseguir  el  producto  o  insumo  más  barato,  pues  siempre  se  debe  buscar  un  equilibrio  lógico  entre  el  precio  y  el  valor  de  uso.        

 

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1.2. Nivel  se  Servicio    El   objetivo   de   proporcionar   un   adecuado   nivel   de   servicio   a   la   organización   por   parte   del  departamento  de  compras  es  una  necesidad  bien  reconocida.  Para  permitir  que  la  operación  de  toda  la  organización  se  haga  de  manera  eficiente  en  el  largo  plazo,  es  posible  que  la  función  de  compras   opere   por   debajo   de   su   eficiencia   máxima   en   corto   plazo,   obviamente   aquí   se  considera  que  esto  sólo  sucede  en  ciertos  intervalos  cortos  de  tiempo.    Es   decir,   el   departamento   de   compras   ocasionalmente   deberá   estar   listo   para   dar   servicio  aunque   esto   represente   una   compra   que   no   se   haga   al  mejor   precio.   El   objetivo   principal   es  apoyar   la   operación   de   la   organización     y   a   éste   se   debe   subordinar   siempre   el   aspecto  financiero.    A   largo  plazo   la  cooperación  entre   los  departamentos  operativos  y   las  actividades  de  compras  buscarán    conseguir  que  la  contribución  de  este  último  a  la  consecución  de  un  óptimo  servicio,  y  como  consecuencia  de  las  utilidades,  sea  máxima.    De  todas  formas,  hay  que  tener  presente  que  garantizar  un  buen  nivel  de  servicio  es  sólo  una  de  las  funciones  del  departamento  de  compras,  y  que  éste  siempre  debe  perseguir  el  valor  óptimo  de  los  bienes  e  insumos  que  deben  comprarse.  Cuando  el  nivel  de  servicio  debe  tener  prioridad,  los  excesos  pagados,  con  respecto  al  valor  óptimo,  deberán  siempre  estar  justificados.    1.3. Manejo  Financiero    Aunque   en   este   aspecto   hay   muchos   factores   a   considerar,   se   pretende   aquí   enfatizar   la  importancia   que   debe   tener   el   departamento   de   compras   en   la   búsqueda   y   aceptación   de  compromisos   financieros,   ya   sea  con  entidades  de   financiamiento,   con   los  proveedores  o  con  los   clientes   finales.   La   administración   de   compras   debe   conocer   exactamente   y   en   todo  momento  que   compromisos   se  han   contraído   y   debe  mantener   un   control   centralizado  en   la  aceptación  de  los  mismos  porque  de  lo  contrario  la  estabilidad  financiera  de  la  compañía  puede  ser  puesta  en  peligro  fácilmente.    Es   decir,   el   departamento   de   Compras   debe  mantener,   necesariamente,   reglas  muy   estrictas  con  respecto  a   la  aceptación  de  compromisos   financieros  y  dichas  reglas  deben  siempre  estar  justificadas  por  modelos  matemáticos  o  por  políticas  de  la  compañía.    1.4. Control  de  negociaciones  y  proveedores                    Es  una  función  principal  y  directa  del  departamento  de  compras  mantener  un  control  cuidadoso  en  las  negociaciones  y  en  las  relaciones  con  los  proveedores.  Aunque  parezca  evidente,  dichas  relaciones   deben   estar   justificadas   formalmente   y   se   sugiere   seguir   las   siguientes  recomendaciones:  

 

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• La  efectividad  de  un  negociador  en  el  departamento  de  compras  se  ve  debilitada  si  no  se   le  reconoce  como   la  persona  con  quien  se   trata  desde  el  comienzo  mismo  de   la  negociación.  Es  decir,  el  departamento  de  compras  debe  controlar  todos  los  contactos  con  proveedores.    • Al   negociar   con   los   proveedores   sobre   el   precio   u   otras   condiciones,   las   revelaciones   poco  inteligentes  pueden  ser  muy  perjudiciales  a  los  intereses  de  la  compañía.  Así    las  discusiones  de  otros   departamentos   con   los   proveedores   deberán   restringirse     a   las   especificaciones   y   a   la  ejecución.   Es   altamente   recomendable   dejar   las   negociaciones   de   precios   siempre   al  departamento  de  compras.    • La   información   siempre   será  un   tema   sensible   para   cualquier   organización,   por   esto   es  más  probable   que   los   proveedores   traten   sobre   una   base   confidencial   con   una   organización  controlada  firmemente.    • El  manejo  interno  y  externo  de  la  información  sensible  de  la  compañía  debe  ser  estrictamente  controlado.    El  progreso  tecnológico  puede  ser  más  rápido  y  la  ventaja  de  llegar  primero  con  lo  mejor   puede   significar   la   diferencia   entre   el   éxito   y   el   fracaso   de   una   organización.   Así   el  departamento  de  compras  es  el  encargado  de   la  supervisión  y  el  control  de   las  negociaciones  con   los   proveedores,   con   el   fin   de   minimizar   la   posibilidad   de   dar   a   conocer   la   información  importante  en  una  forma  poco  hábil.    Las  relaciones  efectivas  con  los  proveedores  son  necesarias  para  lograr  la  seguridad  del  abastecimiento  y  proteger  la  buena  reputación  de  la  compañía.  

 

SÍNTESIS    

Aunque  la  función  de  compras  se  puede  explorar  desde  diferentes  puntos  de  vista  dentro  de  la  organización,  es  importante  concentrarse  en  las  siguientes  cuatro  categorías  de  objetivos:    

 

 

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ACTIVIDADES  AUTO-­‐EVALUATIVAS    

Con  base  en  la  lectura  anterior  y  en  la  revisión  del  material  complementario  disponible  en  este  núcleo  temático  discuta  las  siguientes  preguntas:    • ¿En   qué   consiste   la   función   de   compras   para   una   organización   comercial,   industrial   o   de  servicios?  • ¿Qué  importancia  y  cuáles  son  los  objetivos  de  la  función  de  compras?  • ¿Por  qué  es  importante  que  el  aspecto  financiero  se  supedite  al  nivel  de  servició?  ¿Debería  ser  éste  siempre  el  curso  a  seguir?  Intente  compartir  y  discutir  sus  respuestas  con  sus  compañeros  a  través  del  foro  del  módulo.    

BIBLIOGRAFÍA    

CRUZ   MECINAS,   Leonel.   Compras,   Princípios   Generales.   México:   Continental,   CECSA,   1985.  p.102.  

GONZALEZ,  Cristóbal  del  Río.  Adquisiciones  y  Abastecimientos.  Ecafsa  Thomson  Learning.  2002,  290  p.  

LEENDERS,  Johnson.  Administración  de  Compras  y  Abastecimiento.14ªed.  México:  Mc  Graw  Hill,  2012.p.  547  p.  

MERCADO,  Salvador.  Compras:  Principios  y  Aplicaciones.  México:  Limusa  Noriega,  2004.  p.  220.  

 

REMISIÓN  A  FUENTES  COMPLEMENTARIAS    

FUNCIÓN  DE  COMPRAS  Y  ABASTECIMIENTOS  [en  línea]  <http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/09/funcin-­‐de-­‐compras-­‐y-­‐abastecimientos.html>  [citado  el  8  de  abril  de  2013]  DEPARTAMENTO  DE  INGENIERÍA  INDUSTRIAL  (UTN).  Gestión  de  compras  y  abastecimientos  [en  línea]  <http://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/compras_terlevich.pdf   >  [citado  el  8  de  abril  de  2013]  GRUPO  OBZ.  Gestión  de  Compras  y  Justo  a  Tiempo  [en  línea]<  http://www.obz.es/contenidos/images/stories/pdf/talleres_feuga/gestioncomprasyjustoatiempo.pdf>  [citado  el  8  de  abril  de  2013]