CASO N°3

UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA

INSTITUTO DE ADMINISTRACION

CASO N°3:

GESTION DIRECTIVA

INTEGRANTES: Sebastián Caro S.

Juan Moya B.

Juan Sáez P.

ASIGNATURA: Administración de Empresas

CODIGO: ADMI100

PROFESOR: Sr. Jorge Riveros Sudy

Valdivia, 2 de Diciembre de 2013

INDICE

INTRODUCCION 3

ANALISIS DE LA GESTION DIRECTIVA 4

Planteamiento 4

Desarrollo 5

1. Problemas que existen en el departamento de Matemáticas de la Universidad 5

2. Proposiciones para mejorar el clima laboral 6

3. Impresiones de la estructura organizacional del departamento 7

CONCLUSION 8

Gestión Directiva 2013

INTRODUCCION

En el siguiente caso, se planteará una problemática acerca de la funcionalidad del

departamento de matemática de la universidad San Andrés. Este departamento si bien se ha

sabido sobrevivir con la estructura actual, posee muchos problemas internos que si se miran a

largo plazo, pueden ser perjudiciales para el cumplimiento de sus objetivos.

Nuestra función es diagnosticar todo tipo de problemas que existen en el departamento, ya

sea tanto social como laboral, de lo general a lo particular y en base a esto tratar de identificar

los causales que están haciendo que el departamento comience a deteriorarse. Estos deben

ser muy rigurosos, pues son pistas que nos permitirán llegar al gran problema que hay de raíz,

la cual, es nuestro propósito como grupo.

Una finalidad general de nuestro análisis, es con ese problema de raíz, comenzar a resolver la

organización del departamento, comenzando del objetivo más general hasta llegar al objetivo

más particular, de manera de que esta estrategia pueda funcionar pensando en un largo

plazo.

Administración de Empresas Página 3


ANALISIS DE LA GESTION DIRECTIVA

PLANTEAMIENTO.

El Departamento de Matemáticas de la Universidad de San Andrés emplea 6 secretarlas, 20 profesores y 40 estudiantes próximos a graduarse que funcionan como profesores auxiliares. Desde que Roberto Duarte asumió hace un año las funciones de Director del Departamento se ha preocupado de los problemas administrativos. Enparticular, el profesor Duarte ha estado tratando de mejorar la productividad de los trabajos secretarialesLa rotación de las secretarlas del Departamento ha sido notable. De las secretarlas que atienden al personal del Depto., una ha trabajado en la oficina durante cuatro años, otra dos y las otras cuatro han estado en la oficina menos de un año. De las cuatro secretarias que abandonaron la oficina el año pasado, una se mudó a otra ciudad cuando su esposo se graduó, otra tomó un trabajo en el Depto. de Física, otra volvió a la Universidad para graduarse y otra se fue a trabajar a un edificio ubicado en el centro de la ciudad. Como resultado de esta rotación, se ha requerido un gran entrenamiento adicional.El ausentismo ha sido también un problema en la oficina. Durante el año pasado hubo ausentismo de las seis secretarias por un total de 50 días laborales. En la mayor parte de los casos, la razón para faltar al trabajo fue enfermedad. Otras razones incluyen problemas automovilísticos, citas con el dentista y enfermedades de algún miembro de la familia.Algunas secretarias han manifestado su insatisfacción por las condiciones de trabajo. Una de ellas dijo: Todo lo que tenemos aquí es gran cantidad de trabajo y ni siquiera un "muchas gracias" por parte de los profesores, Otra dijo "No veo ningún futuro en este trabajo, es mecánico y no constituye un desafío". Un sentimiento general entre las secretarias de las oficina es que son "usadas" y que no se les trata como empleadas profesionales en manejo de oficinas. Aunque a todas les gusta hacer eventualmente trabajos de procesamiento de textos, las cuatro nuevas secretarias sienten que hacen demasiada mecanografía y no un trabajo suficientemente creativo.Los salarios del Depto. son relativamente bajos. Una secretaria nueva gana $180.000 al mes como secretaria nivel I. Una secretaria nivel II gana $ 220.000., un supervisor, $ 250.000 y un asistente administrativo, $ 350.000. Si no se promueve a una secretaria, sólo puede esperar un aumento salarial del 3% si su desempeño ha sido bueno. Existe un sistema de remuneraciones por méritos en la Universidad, pero la mayoría de los empleados reciben el mismo aumento. El sindicato ha prometido que se atenderá más a la antigüedad que al mérito para determinar los aumentos de sueldos.Recientemente, los conflictos de género ha sido un factor que ha influido en la oficina. Una secretaria se quejó con el profesor Duarte sobre las insinuaciones que le hizo un profesor. Otras secretarias han rehusado preparar café a los profesores, alegando que esta actividad no está comprendida en el puesto de secretaria.El Depto. usa el sistema de equipo secretarial. Las secretarias no trabajan para profesores individuales; más bien, se les asignan labores que se toman de un estante donde se depositan los trabajos por hacer. Tanto tos profesores como sus asistentes entregan los



trabajos pendientes al supervisor de la oficina. El supervisor entrega luego los trabajos a las secretarlas conforme estén disponibles.

DESARROLLO

1. Problemas que existen en el Departamento de Matemáticas de la Universidad

El problema principal detectado en el funcionamiento del departamento serian en base a las

secretarias:

Ausentismo de las secretarias: Varias de las secretarias se ausentan por motivos de

enfermedad propia, problemas automovilísticos, citas con el Dentista y por enfermedad

de integrante familiar

Ahora, dentro del grupo secretariado, también existen problemas que impiden funcionar bien,

y que tienen que ver con la motivación, en la que es demasiado escaso.

Mucho trabajo y nada de agradecimiento de parte de los profesores.

El funcionamiento es mecánico y no constituye un desafío.

Usan mucha mecanografía y nada de trabajo creativo.

El trato es inapropiado de los profesores hacia ellas.

1.1. Causales de los problemas

De lo anterior, se puede deducir que todo pertenece a una cadena de problemas. Partiendo

de lo más bajo:

PROBLEMA CAUSA

Trato inapropiado de los profesores hacia el

grupo secretariado

Existe autoritarismo. Muestran diferencia de

clase profesional.

Usan mucha mecanografía y no hay nada de

trabajo creativo

Debido al autoritarismo, no existe iniciativas

para conseguir capacitaciones y lograr mas

funciones de las secretarias

El funcionamiento es mecánico y no

constituye un desafío

Es la relación entre el autoritarismo y la falta

de ganas para capacitar a las secretarias

Mucho trabajo y nada de agradecimiento de

parte de los profesores

Existe una deficiencia en la comunicación

entre los grupos.

Mucho ausentismo de las secretarias Agregando a lo planteado antes, debido a las



condiciones de trabajo no le es grato trabajar.

Deduciendo lo anterior, se puede decir que en casi todos los problemas, predomina bastante

el autoritarismo por parte de los profesores y el directivo hacia los operativos que son las

secretarias. Y la raíz de la mala condición es por los bajos sueldos que perciben todos ahí y

por lo que las necesidades no se alcanzan a satisfacer dentro del departamento.

2. Proposiciones para solucionar el clima laboral

El objetivo general de las soluciones es tratar de mejorar las relaciones e incentivar la

motivación de todo el personal, ya sea de las secretarias como de los profesores.

2.1. Para los profesores.

Que la universidad en cuestión, haga sociedades con entidades gubernamentales para

conseguir cursos de postgrados financiados por el gobierno, para incentivar a los profesores

con mejor desempeño, realizarlos y tener postgrados de magister y doctorados. Esta finalidad

permitiría tener mejores sueldos, y así darles espacio para idealizar investigaciones y publicar

estudios realizados, de manera que se puedan tratar de conseguir mas motivación y mejor

prestigio.

2.2. Supervisores, asistentes administrativos y secretariado.

La universidad elabore un ranking de desempeño, realizando encuestas y mediciones entre

grupos por separado. La finalidad es conocer quienes han trabajado con resultados mucho

más buenos respecto a la cantidad de tiempo invertido. Para los más débiles, realizar cursos

de incentivo y de administración de manera de conseguir en primera instancia poseer un

orden en su trabajo y puedan ir a la par con las más fuertes.

Como segunda medida, una vez con desempeños equivalentes (medidos por encuestas),

comenzar a expandir su creatividad, dando más capacitaciones a todos, de manera que



puedan obtener más títulos del básico que poseen. Esto le dará un beneficio de rendimiento

tanto para el departamento como para la Universidad.

Con las medidas planteadas por sectores, la idea después es mejorar el clima laboral dentro

del departamento, de manera que se puedan unificar más y tratar de olvidar los estratos

autoritarios que existe.

Para mejorar el clima laboral, una medida es dar jornadas recreativas al menos dos veces por

mes, en la que todos participen en forma unificada. Esto dará un impulso en la mejora de las

relaciones entre los grupos de trabajo.

3. Impresiones de la estructura organizacional del departamento

La estructura organizacional del departamento así como está, lamentablemente no va a llegar

a ninguna parte, existe mucha distancia entre el directorio, los profesores y el secretariado. Al

ver la composición, da la impresión de que la comunicación entre estratos es mínima y con

esa premisa, la coordinación es de mucha carencia por lo que las probabilidades de que el

trabajo sea bueno son poquísimas.

Es poco recomendable continuar con este sistema, pues solo genera mal clima social entre

todos sus trabajadores, y si existe mal clima, la producción en el departamento va a ser muy

malo si lo miramos a largo plazo.

La idea es que el departamento tenga una estructura organizacional innovadora, es decir, que

puedan generar estructuras ad-hoc. En otras palabras transforman la burocracia tradicional de

los esquemas más formales en adhocracia (estructuras hibridas).



CONCLUSION

La determinación de las falencias que existen en el departamento ha sido de tal evidencia

que, al trabajar en las propuestas, la dificultad de la elaboración no ha sido de mucha

complejidad. Los grupos estaban en tal quiebre, que las soluciones que se plantearon fueron

más enfocados a la mejora de las relaciones grupales, unificando más a los estratos y

consolidarlos como un grupo humano. Esto ayuda bastante en el funcionamiento de sus

cargos, pues estarán con más animo de trabajar sabiendo que la motivación que tienen es

mucho más grande de la que había en un principio.

Este departamento en sí, tiene la ventaja de que no es un grupo numeroso, por lo que facilita

mucho más la transición de los cambios que dejamos propuestos, esperando que el plazo en

que se pueda concretar sea más corto de lo esperado. Si hubiese sido un grupo más grande,

los criterios igual se podrían aplicar pero los plazos para concretar serian más grandes y con

mayor grado de incertidumbre.


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