Catalogo de Materiales (Cap 17)

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Yorbyn Yauce Ipanaque Código: 120134E

CATÁLOGO DE MATERIALES

La catalogación de materiales un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedades de artículos, materiales primas, equipos, maquinarias, herramientas, piezas y partes, etc. y se considera esencial para alcanzar sustanciales economías, mediante la eliminación de las variedades innecesarias lo que permite la reducción de los inventarios y esas cosas; o mejor empleo y uso del espacio de las bodegas; la significación de las actividades de compras recepción, almacenaje y control; la reducción del capital invertido materiales, etc. entre muchos ventanas que la catalogación de efectuar proporcionar a las empresas, y que permite afirmar que “sin catalogación nueve misión logística”.

Esta actividad o tarea a efectuarse dentro del área logística, requiere el apoyo de la Gerencia General y la Alto Dirección de la empresa, la cual debe expresar lo necesidad de disponer de un elemento organizado que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar los materiales. Es conveniente demostrar, mediante lo actitud que se tenga hacia la realización y ejecución de la tarea, el apoyo y respaldo que los elementos directivos den a cada una de las etapas o pasos que deben llevarse a cabo, de manera tal que se pueda contar con la colaboración de tocias las dependencias de la empresa. En muchos casos., el respaldo que el elemento de catalogación reciba, se extenderá hasta la exigencia hacia los usuarios para que colaboren y para que cumplan las normas y disposiciones que se dicten durante la ejecución de esta actividad.

Interesa en la realización de la labor, es probable que los niveles ejecutivos más bajos el personal de las diferentes dependencias, estén de acuerdo con la catalogación o con prestar su colaboración para que éste se realice, ya que esta actividad exige que los usuarios abandonen sus preferencias por determinados materiales para ponerse de acuerdo para establecer las normas que guiarán la reducción de variedades, tanto marcas, tipos, tamaños, colores, modelos, etcétera,, procedimientos, procesos, sistemas, etcétera para efectuar las adquisiciones, la recepción, el almacenaje el control.

En tu empresa, existe una tendencia natural hacia el aumento de la variedad de los inventarios, al incurrir los usuarios en la existencia de que se adhieran materiales de su preferencia, lo que lleva comprar diferentes marcas, dimensiones, características, etcétera en los artículos a utilizar para el mismo o similar trabajo. Es común recibir decisiones exigiendo determinada marca por haberse empleado anteriormente, aunque el almacén existen artículos similares o de características parecidas, los cuales se desechan sin importar el costo que significa tener esos artículos se inventarios. En oportunidades ya no existiendo normas aprobadas por los ejecutivos de la empresa, se presenten estos casos agravados porque lo requisiciones llegan a logística aprobados por los mismos que aprobaron las normas. Estas son razones para que la televisión apoya la catalogación y le realice, exigiendo el la colaboración de los usuarios y reiterando la necesidad de que se lleva a cabo y se mantenga permanentemente.

El personal de logística encargado del mantenimiento del catálogo, debe tener como norma especial, permitir el aumento de la variedad de los inventarios y exigir se utilizan los materiales normalizados existentes en los almacenes de la empresa, debiendo eliminar aquellos que no se sujeten a las normas establecidas y los sim uso u obsoletos. Para lograr este objetivo meta, deberá conseguir la colaboración de los usuarios o proveedores, así como realizar una labor de seguimiento permanente, mediante la supervisión de cada artículo que se solicita, se esencial o no, a fin de detectar las variaciones que se puedan producir establecer con claridad las razones que dan lugar a la adquisición de una nueva variedad de material que aumentará el inventario.

De esta manera podrá realizarse una evaluación que permita definir los beneficios que el uso del nuevo material trae la empresa en comparación con lo que existe y se usen ella.

UNPRG Administración Logística II

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La mayor justificación para que los directivos de la empresa apoyen la catalogación de materiales, está en el ahorro que produce a través de la reducción de costos en las diferentes actividades en que se emplee materiales y aquellas que se encarga de la adquisición, almacenaje, distribución y control.

DEFINICIONES.

1. Catalogación. Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad refiriendo las normas o estándares determinados de antemano, para clasificarlas de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que la represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias.

2. Normalización. Consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos, volúmenes, marcas, procedimientos, etc. Que se adapte mejor a la entidad, para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a lo que deben seguirse las existencias de los almacenes hiladas adquisiciones que se hagan así como todas las personas que requieran y soliciten materiales de la empresa.

3. Norma. Se define como “el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto acción puede ser comparado”. El objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones y necesidades en las especificaciones de los materiales necesarios para finalmente la empresa.

4. Identificación. Consiste en definir la denominación y precisar las características particulares de cada artículo, la relación con las generales de manera está seguro de su naturaleza específica y de sus diferencias con otros artículos del mismo grupo.

5. Clasificación. Sistemático ordenamiento de todas las potencias similares identificadas. Agrupándolas según sus características comunes, su uso y naturaleza, y separándolas por clases de acuerdo a sus diferencias fundamentales. La agrupación que se haga puede fraccionarse en clases, subclases y secciones según la variedad que pueda presentarse en cada gran agrupación que se ha efectuado.

6. Codificación. Llamada también simbolización, comprende la asignación de números, letras u otros símbolos, acordes con el plan sistemático distinguir cada artículo por las características de la pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos e impidiendo errores y expresiones.

7. Simplificación. Es el resultado de la catalogación y consiste en la eliminación de las variedades del inventario en función a los tiempos, tamaños, estilos, formas, marcas, etc. Que esté acorde con las normas elegidas que son innecesarias y poco utilizadas.

8. Símbolos. Son características o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios para facilitar la expresión y hacerla más breve y precisa. Los símbolos también llamados códigos, pueden ser alfabética los, numéricos, mnemonicos, de signos y señales y mixtos. 8.1. Alfabéticos: constituidos por letras o combinación de letras que representan

expresiones.8.2. Numéricos: Números o combinaciones de números que se utilizan para representar los

materiales o las expresiones pueden ser:a) arbitrarios: cuando se tienen en cuenta el valor relativo de las islas contiguas en el

orden de sucesión.b) Definidos: cuando los números que forma el símbolo tienen un significado valor

relativo.8.3. Mnemonicos: son aquellos que por su asociación de ideas ayudan o estimulan la

memoria.8.4. Si no se señales: los que utilizan la simbolización gráfica y audible.8.5. Vistos: lo se combinan dos o más símbolos de los anteriores.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES.


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Al definir la catalogación se indicado que es un proceso el cual se pueden distinguir varias etapas, cuyo planeamiento permitirá establecer un procedimiento para la ejecución de la tarea por realizar. Las etapas que se identifica en la definición dada, como normalización, identificación, clasificación y codificación, de todos y cada uno de los materiales formados inventarios de la empresa, permite considerar que el procedimiento a aplicar debe incluir en él, las actividades correspondientes a los cuatro aspectos mencionados, los que debe ser planificadas convenientemente en función a los resultados que se desean tener. Por lo tanto, para realizar la catalogación de los materiales, será necesario preparar un plan comprende:

1. Determinación de las normas que regirán la catalogación y servirá de modelo o falta de comparación, en la selección de los artículos que utilizará la empresa futuro. Esta determinación de normas se efectuará mediante un comité, en el cual deben estar representadas todas las dependencias que usan materiales, así como las que los adquieran, guarden, controlan y despachan.

2. Identificación e cada material existente, en base a la obtención de una relación completa de los materiales y que servirá para constatar la veracidad de las anotaciones y para definir la denominación de cada artículo, así como sus características propiedades.

3. Preparación de la clasificación a efectuar, mediante la selección de las clases, subclases y secciones que se emplearán en función de las variedades de artículos que se usan en la empresa.

4. Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados determinado la forma que los grupos de artículos eran ordenados, de acuerdo con su denominación o sus características, según las normas establecidas al respecto.

5. Distribución de los materiales, conforme se va identificando y comparando con las manos aprobadas, en las clases, subclases y secciones establecidas.

6. Elección del sistema de símbolos o códigos que permita identificar fácil y rápidamente los artículos en el almacén, y reparación de tablas de equivalencias para la asignación de códigos y los materiales, de acuerdo con el sistema elegido.

7. Asignación a cada artículo, del símbolo que le corresponde según la clase a la que pertenece, la subclase en que se agrupará y el ordenamiento que seguirá, de manera de identificarlo claramente de todos los otros de su grupo mediante el código que se le asigne.

8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, ordenados y codificados, de manera que se elabore imprima el catálogo de materiales de la entidad, el cual una vez impreso se distribuirá a las dependencias de la empresa en la cantidad que sea necesaria para su uso en los pedidos a compras y almacenes, y para facilitar los procedimientos y trámites relacionados con los materiales.

PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES.

Definido el procedimiento que deberá seguirse para realizar la catalogación de materiales, es necesario preparar un programa que servirá de guía al personal que tendrá la responsabilidad de la ejecución, y que al mismo tiempo permite la evaluación de sus actividades, en relación a los resultados que se obtengan. Dicho programa estará basado en las siguientes condiciones:

1. Preparación:1.1. el apoyo de la alta edición deberá mostrarse por solicitud al relievar la importancia que

la catalogación tiene para el empresa por el nombramiento del personal que como como parte de la organización logística, llevar a cabo efectividad en forma permanente.

1.2. Nombramiento del Comité de damas con la especificación de las tareas a realizar su responsabilidad y la autoridad que les compete y que la alta edición los otorga.

1.3. Designación de cada uno de los elementos que forma el equipo de trabajo, al cual se le definirán sus funciones, responsabilidad y autoridad en la ejecución del programa.


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1.4. Preparación del programa de catalogación, definiendo las etapas a realizar, los objetivos por alcanzar en cada una de ellas y el tiempo aproximado que tomará.

1.5. Además insistirá en las ventanas que se conseguirán en la colaboración y ayuda que todos deben prestar.

2. Ejecución:

Para la ejecución del programa que se establezca, es conveniente tener en cuenta algunas recomendaciones que ayudarán efectuar el trabajo. Dichas recomendaciones son las siguientes:

2.1. Guiarse por los hechos: para cumplir esta recomendación se debe obtener información sobre la cantidad que se está gastando en materiales al momento de iniciar el programa y las razones que justifican dicho monto. Además se deberá averiguar:

- Cuantos materiales duplicados existen.- Cuantos artículos están adquiriendo con diferentes especificaciones para usos

similares en diferentes dependencias.- Que artículos causan más gasto y su incidencia en la actividad de compras.- Sobre qué artículo se podrá ahorrar más dinero y se evitarán confusiones al

establecer las normas, etc.

2.2. Y formará la alta edición: así como en la preparación se exige el apoyo de la alta edición para llevar a cabo la catalogación de los materiales, es necesario mantenerla informada, de manera que puede estar al tanto de la labor que se realice de los resultados que se obtienen.

Es por lo indicado, que se deberá ser conocer los hechos que van siendo detectados en la ejecución del programa y los posibles ahorros que, a través de las normas, puedan lograrse, especialmente si se utiliza a compras para relievar los gastos excesivos que puedan haberse realizado por adquisiciones a destiempo, en cantidades no respaldadas, o en duplicidad de adquisiciones, comparándolas con los que se lograría mediante la catalogación y los ahorros que ellas traería a la empresa.

El informe de la alta edición debe basarse en hechos reales comprobables y para ello hay que establecer un control estadístico detallado de los ahorros que se obtiene al efectuar la normalización y que se traducen economías de las compras, mayor rotación de inventarios, reducción del tiempo de demora y de los costos de posesión.

2.3. Nombra el Comité de normas: el primer paso o primera etapa del proceso, consisten en la normalización o definición de las normas que regirán la catalogación; para ello es necesario que se nombre el Comité emitirá o definir a las normas y que dedicará la política a seguir en la ejecución del trabajo.

Dicho comité debe constituirse con representantes de las dependencias usuarias, como producción, ingeniería, administración, ventas, finanzas y control de calidad, además del área logística. Sin embargo, es conveniente que al iniciar el programa se efectúe una reunión con el personal de la empresa, donde de alta dirección explicará la finalidad del Comité y las tareas que llevarán a cabo así como el apoyo que es necesario darle para que efectúe el trabajo en el tiempo más corto posible. Esta reunión inicial deben existir los jefes de las dependencias usuarias y se hará notar que la etapa de normalización es un proyecto de toda la empresa y no sólo del área logística y por ello es que se requiere la colaboración de todos.


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Debe asignarse o destinarse quien ejercerá la presidencia del Comité entre los diferentes ejecutivos que intervienen en él, dándose que el que presida y todos los miembros del Comité comprenden completa y exhaustivamente su tarea y la naturaleza del trabajo a realizar, de manera que se dediquen a él en forma total y efectiva y que no pretendan defender por conveniencias, las prácticas existentes y las preferencias. La actividad adoptar no debe centrarse en la críticas sino más bien el pensamiento de que el trabajo realizarse tiene como objetivo el ahorro de costos y la uniformidad en el empleo de los materiales.

Para conseguir el objetivo cuenta con el apoyo total de las gerencias y la intervención del equipo en toda la catalogación, el cual procurará compenetrarse a conciencia de las necesidades y problemas de todas las dependencias, en relación con los materiales que requieren para su trabajo.

El Comité de normas deberá actuar, en algunas oportunidades, como elemento de división en las divergencias que se presentan al seleccionar las características y propiedades que definirán la norma. En caso de surgir divergencias entre los míos del Comité, por la razón indicada, el presidente deberá tomar de la decisión.

2.4. Definir las metas: la reunión del Comité normas, definirá las metas que deben alcanzar al término su labor, y éste se referirá a:a) Duración de la etapa inicial (normalización) y de cada etapa posterior, de acuerdo a

la magnitud de la tarea.b) Examen de todas las áreas de operación para que la normalización se inicia por lo

más obvio y de mayor rendimiento económico.c) Inicia la emisión de normas sobre qué es materiales que, de acuerdo a las

problemas suscitados anteriormente, se consideren como posibles de cambio o certificación, a fin de unificar los y eliminar las variedades.

d) Listar los materiales de todas las áreas en orden de importancia, según el ahorro que puede obtenerse.

e) Revisar y analizar resultados, conforme se obtengan, para constatar el avance y el éxito que se vaya obteniendo. Este análisis podrá definir si es conveniente o no, seguir con el programa.

f) Preparar un programa de capacitación y entrenamiento, que permita dar a conocer a todo el personal usuario, las normas establecidas y aprobadas y que todos deberán cumplir; insistiendo en que el cumplimiento de todas las normas ayudará lograr el éxito del programa catalogación.

g) Emitir un final de acuerdo tiempo establecido y, también, informes mensuales hasta que los objetivos y metas se haya alcanzado totalmente.

3. Responsabilidad.

Definir las metas, es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecución de la catalogación, asesine a una sola persona, la cual asumirá su tarea a tiempo completo y la conducirá, de manera tal que la labor sea consistentemente hecha, provechosa y sin que dañe o retarde el programa establecido. En los casos en que no sea posible disponer de su tiempo total, podrá asignarle la ejecución a tiempo parcial, pero exigiéndole que le dedique tiempo y esfuerzo suficientes para que logren los objetivos.

La persona que se elija para dirigir el trabajo y asumir la responsabilidad de la ejecución, deberá conocer la empresa y sus procesos al personal de todas las dependencias, estar familiarizado con los problemas y los negocios de la compañía, así como los productos y servicios de la empresa,


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sus materiales y las necesidades de los usuarios, especialmente producción; también conocerá los proveedores principales, sus artículos, organización, tipo producción y ayuda que puedan prestar a la catalogación, es condición importante que sepa dirigir y manejar personal, así como promocionar el trabajo y el equipo que lo lleva a cabo, para lo cual podrá iniciarlo de lo más fácil o más difícil, manera de ir obteniendo resultados que pueda mostrar y así ganar créditos en el concepto del personal de la empresa, y obtener mayor apoyo y cooperación, o por lo menos confianza en lo que se está haciendo.

La fe que debe tener es trabajo y el esfuerzo que ponga lo llevará a realizarlo por encima de todo y de todos a fin de lograr que la empresa llegue a contar con su catálogo de materiales.

4. Participación.

Durante la ejecución de la catalogación, es posible que sea necesario y conveniente solicitar la ayuda de la colaboración de elementos del área técnica, especialmente en la etapa de identificación de los materiales, dada su familiarización con los artículos que utilizan y con las necesidades que tienen. Este personal, sin embargo sólo podrá dedicar parte de su tiempo esta labor, ya que su propio trabajo en el área a la que pertenece no puede ser descuidada y a pesar de la necesidad de contar con ellos para la catalogación, su intervención será parcial, para establecer las normas que aplicarán y para identificar los miles de materiales empleen al ejecutar sus tareas. Otra forma de participación de este personal especializado, es designar a alguno de ellos como parte del equipo a cargo de la catalogación, o formando grupos a los que de acuerdo con su especialidad, se les se les asigna la identificación de determinadas clases de materiales, a las que limitarán su participación, pero estableciendo que esta labor es clave para su propio trabajo, por las ventajas que reportará ellos esos compañeros trabajadores.

Es importante poner en práctica las recomendaciones que los especialistas hagan, siempre y cuando sean ventajosas para la empresa y para la catalogación que se efectúa pues veré su educación, sus ideas y recomendaciones, es el mejor incentivo para continuar la labor no sólo para ellos sino también para todo el personal de la empresa.

Al iniciar la participación del personal especialista, es conveniente que conozcan los objetivos y metas que se pretenden alcanzar, el tiempo para llevar a cabo la tarea, el procedimiento que se ha establecido los resultados que, mediante su intervención, se obtendrán para la empresa. Entre estos últimos, deberá comunicarse la obligación el establecimiento una norma trae para todo el personal y, especialmente, el efecto que el cumplimiento a las normas tiene sobre las adquisiciones, al ser utilizada por el personal de compras en la aprobación y trámite de las requisiciones que los usuarios les envían para satisfacer sus necesidades, lo que incide en el menor tiempo para disponer de los materiales.

El empleo del catálogo, tanto por el personal usuario, como por el de logística y las ventajas que reporta para localizar con facilidad y sin problemas, los artículos en uso en la empresa, es otro de los aspectos importantes que deberán considerarse en la preparación y participación del personal en la elaboración del catálogo.

Entre los aspectos interesantes de la participación del personal de la empresa en la catalogación de materiales, que es conveniente hacer notar, se puede citar los siguientes:

4.1. La distribución del catálogo, una vez concluido el impreso se efectúa de acuerdo a las clases de materiales que cada elemento empleen su trabajo, para facilitarles el uso del catálogo al hacer sus requisiciones. Además se les entregará las instrucciones para solicitar materiales y el procedimiento que ellos y logística siguieran. De esta manera se percatarán de la simplificación efectuada no sólo en la variedad de los artículos sino


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también en los procedimientos, permite un de las aquilatar el beneficio que esto reporta.

4.2. El empleo de formatos de circulación para la aprobación de nuevas variedades de artículos o de cambios en las normas establecidas, facilitará las aprobaciones sin que se tenga que reunir el comité de normas, y si el personal que participa pierde tiempo que debe dedicarse labor diaria.

4.3. Una vez implementada la catalogación y ya en uso los catálogos el equipo que la realizó, actuará como “seguidor” del cumplimiento a las normas establecidas. Esto permitirá constatar dicho cumplimiento y, además, estar al tanto de los problemas que se presentan en su utilización y de la importancia de efectuar cambios si fuese necesario.

4.4. Toda información, sugerencias, problema, y resultado, deberán tenerse en cuenta para analizar si obtener conclusiones que permitan mejorar la catalogación efectuada, especialmente en relación a descripciones, intercambiabilidad de piezas, nuevas necesidades, etc.

4.5. la catalogación es una labor permanente en la empresa, que no debe abandonarse al tener el catálogo impreso y en uso, sino que debe mantenerse en el tiempo para mejorarlo, ya que normalmente con el avance de la tecnología y la aparición de nuevos equipos y materiales, se producirán nuevas necesidades signadas variedades que incorporar, así como la alineación de que es que entran en desuso

Es por ello importante tener procedimiento adecuado para llevar a cabo las introducciones y eliminaciones que sean necesarias y las cuales logística actuar como “Tito” para establecer la importancia de la introducción de la nueva variedad y la imposibilidad de utilizar lo que se tenga existencias entre los artículos normalizados; así como el procedimiento eliminación, en los casos de artículos en uso.

4.6. Hay que tener en cuenta que el mayor impacto producido sobre la empresa con la catalogación, se encuentra en etapa inicial, debido a la reducción de variedades, los que en algunos casos pueden alcanzar hasta el 50% de los inventarios. Posteriormente y mediante el estudio y análisis de las informaciones que se obtienen sobre materiales se mejorará la catalogación hecha, sea por el reemplazo eliminación de variedades existentes, sea por el cambio de normas ante la aparición de nuevos materiales o de los equipos.

5. Objetivos de un programa de catalogación.Al establecer un programa de catalogación e materiales, se deberá definir los objetivos o metas que pretenden alcanzarse con la ejecución del programa, las cuales pueden consistir en:5.1. Ayudar, mediante la catalogación, en la solución de situaciones que encierran

ineficiencia y costos excesivos para la empresa demostrando los directivos y trabajadores en general a causa dichas situaciones.

5.2. Obtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en general, mediante la reunión de formación y se divorció en la empresa, sobre problema de materiales, los cuales irán acompañados de sugerencias para solucionarlos.

5.3. Asistir a las diferentes dependencias de la empresa y tratar aspectos relacionados con la catalogación, especialmente en la referente a normas.

5.4. Producir instruir las normas que se establecen en la empresa, haciendo notar las ventajas aplicación.

5.5. Ayudar a resolver las diferencias que se presente en la preparación y ejecución de Praga.


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5.6. Difundir el conocimiento de las normas y su aplicación por el personal, así como aceptar sugerencias sobre cambios, cuando sean ventajosas para la empresa.

5.7. Revisar los procedimientos para que relacionados con materiales, para mejorar las ventajas que se obtengan en su aplicación.

5.8. . Analizar permanentemente las normas hermosas, especialmente las más antiguas, para detectar su actualidad o la necesidad de modificarlas en razón a la aparición de nuevas técnicas, o de cambios en la aplicación o en sus condiciones.

5.9. Difundir los resultados de la catalogación, conforme se presenta, cuantificándolos, de manera de relievar los ahorros que se obtengan.

5.10. Evaluar la ejecución y cumplimiento al programa, en el tiempo y en el establecimiento y aplicación de las normas, emitiendo informes sobre avances, estancamiento retrocesos que se producen.

6. Evaluación.Una vez puesta en operación la catalogación, mediante el uso del catálogo, se deberá evaluar y comparar el tiempo y dinero gastado en esta labor, con los ahorros obtenidos, para emitir resultados que permiten que la alta dirección mantenga el apoyo del interés a la labor realizada. La evaluación puede ser difícil pero es necesaria, y hay que difundirla informando sobre la labor realizada y los alcances obtenidos en la catalogación de los materiales, especialmente en indicadores como órdenes de compra emitidas, antes y después de la catalogación; ahorro de espacio; disminución del tiempo de demora, mejoramiento de servicios a los usuarios; etc. esta labor efectuada en la actualidad mediante los equipos de procesamiento de datos y, significará aún más conforme avanza la tecnología en equipos, que ya mediante una promoción adecuada puede hacer gran parte del trabajo, analítico.

7. Resultados de un programa de catalogación.

Efectuada la catalogación y puesta en uso del catálogo de materiales, los resultados que se obtengan puede observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se producen en “ahorros de costos” que se mencionan a continuación:

7.1. Ingeniería.- Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados.- Reducción del tiempo en el Liceo de las partes utilizables en la empresa, así como

el sueldo correspondiente.- Reducción de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes.- Simplificación de la selección de artículos materiales comunes y del estado

correspondiente.7.2. Producción.

- La mejor variedad de equipos y maquinarias, permitirá la reducción de los inventarios de repuestos, piezas partes para su mantenimiento, así como mejorará la manipulación de materiales dentro de la producción.

- Mediante la continuidad de sus operaciones podrá fabricar un alto volumen de productos en menos tiempo.

- El incremento a las presiones será uniforme.- Significará el entrenamiento del personal permitirá desarrollar el conocimiento

práctico.- Reduce tiempos de inspección y control de calidad.- Disminuir inventarios de herramientas y el mantenimiento de los materiales.

7.3. Logística.


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En el área logística los ahorros de costos se puede observar en:

7.3.1.Abastecimiento.- Permite adquirir grandes cantidades de pocos artículos.- Puede comprar cantidades más económicas.- Reduce los tiempos de adquisición.- Elimina malos entendidos, aclaraciones sobre pedidos de materiales y disputas.- Reduce el tiempo de negociación.- Baja los costos de operaciones de las dependencias.- Mejorar las relaciones externas e internas.

7.3.2.Distribución física.- Permite la concentración sobre menor variedad de productos.- Libera programas y asegura mantenimiento.- Simplifica el entrenamiento del conocimiento práctico de los productos.- Permite emplear técnicas efectivas de embalaje manipulación de materiales.- Simplifique minimiza las cargas de servicio.

7.3.3.General para abastecimiento y distribución física.-

7.4. Abastecimiento.- Reduce los inventarios de materiales, piezas y partes y productos terminados.- Reduce la obsolencia.- Disminuir los costos de posesión almacenaje.- Permite efectuar planeamientos oportunos y exactos, tomar previsiones más

seguras de obtener una mayor eficiencia en la utilización de las instalaciones.- Simplificar la documentación y los procedimientos.- Mejora la coordinación entre los elementos logísticos y los usuarios.- Reduce las emergencias.- Simplifica la toma de inventarios se reduce el tiempo de ejecución esta actividad.- Permite una mayor y mejor aplicación desposeimiento de datos.

En general la catalogación de materiales en las empresas por la disminución de la variedad de los inventarios concentra la atención en las adquisiciones, el almacenaje el transporte, la manipulación de los materiales y el control de inventarios, facilitando la labor del personal de la empresa y especialmente del de logística, y disminuye la presión sobre las dependencias, uniformizado lenguaje y mejorando las comunicaciones internas y externas en lo relacionado con las actividades logísticas.

ETAPAS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES.

De la definición de catalogación se establecen las etapas o partes del proceso que hay que seguir en la catalogación de materiales y que se conocen como normalización, identificación, clasificación y codificación, las cuales permiten clasificación de los inventarios mediante la reducción de las variedades que emplea la empresa.

A continuación se tratará cada una de estas etapas, de manera de dar lado codificación una visión, más o menos completa, de las tareas que deberá realizar, a quienes podrá acudir en busca de ayuda, y como deberá preparar la información para que sea procesada y se obtengan resultados de interés para la empresa.

1. Normalización.


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Constituye la primera etapa el proceso de catalogar y, como se ha indicado en la definición tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en base al establecimiento de normas o pautas con las cuales es posible comparar los materiales que guardan utilizan en la empresa. El objetivo principal de la normas, consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante la comparación, seleccionar los materiales que deben emplearse los productos que fabricará la empresa, evitando así las variedades innecesarias.

Los criterios que hay que establecer, en relación con materiales y productos, se refieren a marcas, denominaciones, características, propiedades físicas o químicas, usos, acabado, embalaje, inspección o control a la que deben someterse los artículos, dimensiones, etc. los cuales permiten hacer las comparaciones y proceder a separar aquellos materiales que no concuerda con los intereses establecidos.

La tarea, como se puede apreciar es complicada y, sobre todo, morosa pues la incidencia que tiene sobre las dependencias, los que deben ponerse de acuerdo para probar cada norma o estándar, que regirá el mantenimiento y la renovación de los inventarios.

Las normas que establezca el Comité, permitirá la simplificación de las variedades, lo cual facilitará la reducción del capital invertido en materiales, evitando el alto costo de posesión que la diversificación trae consigo.

La empresa que no establezcan normas, prácticamente, está dando lugar a que cada día aumenten las variedades y por lo tanto del capital que invierte, debido que en las adquisiciones primará el deseo del usuario de que se compren los materiales y artículos que le gustan, le recomiendan o el considera mejor, sin tener en cuenta las consecuencias que ello trae consigo para la empresa. En cambio, cuando existen normas que rigen las adquisiciones, la tendencia es la reducción, evitando de esta manera la proliferación de variedades y las pérdidas para la entidad por acumulación de artículos y movimiento y altos costos de posesión.

Aunque este punto de vista se defiende por sí solo, es la administración logística la que tiene la responsabilidad de hacerlo ver a los usuarios y a la dirección de la empresa, para lograr su colaboración y apoyo, facilitando así la tarea de definir las normas y ponerlas en práctica sin demora, logrando acuerdos rápidos en el Comité.

Normas. Las normas pueden considerarse registros vivos que eliminan el malgastar el esfuerzo creativo en la repetición de consideraciones para problemas idénticos. Existen dos tipos de norma: las técnicas que se refieren a tamaños, forma, color, propiedades físicas y químicas y características de ejecución; y las gerenciales, relacionadas con reglas de operación, prácticas contables, procedimientos, etc.

Es conocido que las primeras, que trataremos en este capítulo son de naturaleza altamente técnica, necesitándose para su desarrollo personal especializado; sin embargo, el personal de logística deberá invertir, especialmente los compradores, quienes por su función contacten permanentemente con proveedores y van conociendo los materiales que compran, lo que los coloque una posición ventajosa y útil para contribuir en la selección, desarrollo y formulación de normas.

Existen razones para que el los ejecutivos de compras y, aún los compradores, intervenga en la normalización y se pueden sintetizar en:

- Por necesidad los elementos de compras están informados, desde su inicio, de los requerimientos de los usuarios por materias primas, repuestos, piezas y partes, y operaciones de abastecimiento.


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- Poseen una larga experiencia problemas con proveedores sobre productos, especificaciones y precios, igualmente sobre la ventaja de las relaciones oportunas con las fuentes de abastecimiento.

- Se le solicita su cooperación en relación con los materiales que se necesitan, debido que están informados sobre el mercado de los principales materiales utilizados por la empresa y, por lo tanto, tienen un conocimiento adecuado sobre las fuentes de abastecimiento de confianza; sobre las prácticas comerciales de uso y sus normas; así como, sobre las tendencias de costos y precios, disponibilidad materiales y desarrollo tecnológico alcanzado.

Las razones mencionadas hacen que los elementos de compras, cualquiera que sea el tamaño de la compañía, fue un importante rol en el drama de normalización que se lleve a cabo, dado que, las decisiones que se tomen al respecto se basan en el acopio de datos útiles, los cuales pueden ser proporcionadas por compras, después de ser obtenidos, analizados y evaluados por los ejecutivos de la dependencia. La combinación de los especialistas reconocen los materiales y los compradores permite obtener mejores y más seguros resultados en la tarea de normalizar los materiales, equipos, maquinarias o servicios.

Además de lo indicado, compras es la vía más fácil indicada para lograr la participación de los proveedores en la normalización, utilizándolos como fuentes de información para el establecimiento de normas, dada la experiencia que muchos fabricantes y proveedores tiene sobre la normalización de productos y su aprovisionamiento a diferentes y varias empresas. Debe tenerse cuidado, sin embargo en los ofrecimientos por especialistas peculiares inusuales que los fabricantes puede sugerir o que la empresa puede necesitar y que se acepten o cambien por presión del proveedor en su propio interés.

Especialidades de la empresa. Generalmente, todas las empresas tienen ciertas especialidades que procuran mantener, es conveniente observar lesiones a las continuamente, con la finalidad de reducir las y normalizar las en lo posible. El personal de la empresa, cualquiera que sea su labor, debe tener un conocimiento claro de las especialidades en uso de observarlas, para definir su normalización o cambiar las normas existentes, remplazando las por nuevas según avanza la tecnología, por cuanto la normalización no significa estancamiento de la empresa, sino contribución al progreso de ella en realización con los progresos tecnológicos que se dan en la industria.

Responsabilidad del personal de logística. Consiste en promover la normalización en forma permanente y llevarla cabo en todas las transacciones que realice de manera de obtener mejoras a través de esta actividad, se informal organizadamente.

El personal de logística debe comprender que la normalización no es potestad de las grandes empresas, ni considerarla como teórica o de dudosos resultados, sino promueve la cualquier tipo de empresa que use variedad de materiales, sea éste pequeña, mediana o grande, pues los ahorros que se obtengan puede ser más importantes para empresas pequeñas o medianas que para las grandes, en función de los capiteles invertidos.

1.1. Normalización de los materiales empleados en la empresa

Al poner en ejecución un programa de catalogación en la empresa, existen áreas a las cuales descomedido examinar en relación a los materiales que emplea y en las que el establecimiento de normas permitirá mayores ahorros. Es conveniente tener en cuenta no sólo las áreas de uso, sino también los materiales que se emplean y que son los directamente afectados por las normas que se establecen al reducir las variedades existentes de dichos materiales.


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El empleo de la palabra “materiales” involucra todas las variedades de existencias tales como: materias primas, productos semi-facturados, piezas y partes, útiles de escritorio, etc. por lo que analizar los sólo mencionar al término “materiales”.

1.1.1.Materiales de producción

Son muchas las empresas en las que los materiales que se compran y utilizan el área producción constituyen el mayor porcentaje del valor empleado por la compañía en las adquisiciones que realiza, y por ello, es en esta área en la que se pueden enfatizar con mayor ahínco la normalización y obtener los mayores ahorros. Es también en esta área donde se encuentran las mayores variedades que pueden ser reducidas, especialmente en los materiales de metal, alambres, cables, y repuestos de maquinarias y equipos.

a) Materiales de metal: Entre los productos básicos de metal, se tienen planchas, varillas, tubos, Barros, perfiles, etcétera que pueden ser de acero, acero inoxidable, fierro negro, fierro galvanizado, cobre y bronce, aluminio, etcétera y que generalmente, se presenta gran variedad de dimensiones, que son adquiridas por las empresas, muchas veces sin analizar el uso que se le va dar y la mejor forma evitar desperdicios, así como la posible deducir la variedad, definiendo las dimensiones de más uso en la empresa y estableciendo la norma repetida. Al hacer el análisis de este tipo de materiales es conveniente establecer el rango de dimensiones y el tipo de metal que es conveniente tener en stock por su consumo constante y evitar aquellos de uso esporádico que se adquieran sólo cuando sea posible emplear los objetos a la norma. Es también importante considerar al decir la norma, la disponibilidad de los artículos en el mercado y la posibilidad de encontrar las diversas fuentes de abastecimiento para facilitar la renovación de los inventarios.

b) Alambres y cable: en este tipo de material sucede algo parecido a lo indicado por los productos básicos del metal, en cuanto a la brida dimensiones, mezclas de hilos y material del que están hechos, pero además en este material se han producido cambios frecuentes por la aparición de nuevos aislantes y nuevos tipos de conductores, que han dejado fuera de uso a los antiguos cables y alambres. La normalización en estos casos debe tratar de avanzar junto a la técnica y evitar que las adquisiciones se realicen sobre artículos que no estén disponibles en el mercado posteriormente. En conclusión en los materiales que han sufrido cambios tecnológicos es conveniente revisar las normas en uso para desarrollar nuevas que incorpore los avances tecnológicos producidos.

c) Repuestos: este tipo de materiales incluye las piezas y partes mecánicas y eléctricas, así como sus componentes que se adquieren para ensamblar los incluirlos en los productos de la empresa y aquellos que sirven para el mantenimiento de maquinarias, equipos y herramientas en uso. En el área mecánica se incluyen las válvulas, engranajes, acoplamiento, uniones, mangos, aros, cabos, bisagras o más herraduras, rodajes, y cientos de otros artículos. En el área eléctrica se tiene interruptores, condensadores, resistencias, lámparas, horquillas, toma corrientes, relés, aisladores, terminales, bordes, tableros, motores y muchos artículos más, exponerles en gran variedad de tamaños, modelos, valores y capacidades.

Existen también aquellos artículos o dispositivos de fijación que aseguran las piezas partes del equipo y que generalizando se denominan “aseguradores” los se consideran a los pernos, tuercas, tornillos, arandelas, pasadores, remaches, arandelas depresión, clavos, etc. y que se encuentren en los almacenes en grandes cantidades, variedad, tamaños, diámetros, largos y acabados.


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Las variedades de estos materiales son los que proliferen en los almacenes de las empresas y en ellos es posible conseguir ahorros bastante apreciables con la normalización.

1.1.2.Materiales para construcción.

La construcción de una planta industrial trae como consecuencia los excedentes de materiales una vez terminada la edificación, que pasen los almacenes y no tienen casi movimiento engaños. Es importante procurar la normalización de los materiales por usar en la etapa de planeamiento de la construcción, con la finalidad de lograr reducir los costos en etapa inicial de construcción que normalmente es la más alta, por la colocación de implementos para las líneas de producción y equipos a instalarse.

1.1.3.Materiales de embalaje y para manipulación.

En muchas empresas los materiales empleados para embalar los productos de la compañía, constituyen un factor esencial en los costos. La normalización de estos artículos produce grandes ahorros y merecen gran atención del control inventarios. Dentro de estos materiales se consideran las papeletas o parihuelas para la manipulación de los artículos encargar, unificadas, cuya cantidad y variedad tan lugar a un pesado inventario, costoso y que ocupa espacio en los almacenes. Es conveniente realizar un estudio para establecer un máximo de dos modelos de estas papeletas, las que facilitará el almacenaje del material, el control físico de las unidades y reducciones en precios de adquisición.

Es conveniente en algunos casos coordinar con los clientes o proveedores para desarrollar normas referentes a este tipo de equipo de manipulación para intercambiarlo en el envío de materiales y así no tener que separar espacio para las papeletas, las cuales estarían en constante movimiento.

El diseño de las papeletas puede proveer las pérdidas de espacio y la facilidad de manipuleo y ordenamiento, de manera de obtener ahorros en la mano de obra y en el embalaje y manipulación. Además permite una mejor utilización de los locales para almacenar, protegiendo los artículos durante el tiempo que permanece en las bodegas y aún durante el transporte y despacho materiales.

1.1.4.Equipos de manipulación y sus repuestos.

El uso de equipos de manipulación en la recepción, ingreso, almacenaje y despacho materiales, debe ser normalizado en función no sólo los equipos, sino también a los accesorios para estos que sirven para proteger las materias primas, repuestos partes y productos de todos los tipos y tamaños. La protección evitar las pérdidas por daños irreparables, así como mantienen los artículos limpios, ordenados unos dentro de otros y hacinados en rumas uniformes que faciliten el control físico.

1.1.5.Materiales y equipos para mantenimiento su repuestos.

En la debe mantenimiento se emplean gran cantidad y variedad de materiales y repuestos (partes y piezas) para los equipos que utiliza esta dependencia en asegurar el funcionamiento adecuado de todas las maquinarias, equipos y herramientas de la industria. Dicha cantidad y variedad puede mejorar la eficiencia y la economía de la actividad, así se realiza un programa de normalización bien planeada y que abarque todas las tareas inherentes al mantenimiento.

Dentro de los aspectos que son posibles normalizar se citaran algunos a continuación:


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a) Pinturas para mantenimiento: este artículo, en todos los tipos que utiliza la empresa y para diferentes fines ocupa uno de los lugares preferenciales por el volumen de dinero que se invierte en ellos, pero la mala manipulación y conservación es costosa. De allí que se procure reducir la variedad existente y concentrar el empleo de pinturas de un número mínimo de tipos de las técnicas de aplicación, estableciendo normas que proporcionen protección larga a los edificios, equipos y materiales, especialmente aquellos que están sujetos a la exposición exterior en forma casi permanente y que pueden ser afectados por la lluvia, el sol, aire, sal, etc.

b) Vestuario y guantes de trabajo: han variado mucho del material que emplean para su confección, procurando tener durabilidad a través del tiempo. El gasto es del tipo de material, es también fuerte

c) Jabón: normalmente distribuido en los cuartos de baño, se considera como un artículo normalizado, sea en paros, líquido o en escamas, la normalización procurará evitar los desperdicios, al elegir cualquiera de las formas en que se comercializan.

d) Señalización de pasillos: en el almacenaje uno de los aspectos que generalmente es olvidado, pero la señalización de los lugares que ocupan los estantes o andamios, y los equipos que en toda la planta se ubican. Al utilizarse pintura para señalizar los lugares mencionados, se necesitan además colocar reglas para pintar derecho y uniforme, procurando mantener las nieves secas.

Esta labor, en la actualidad, se efectúa con citas adhesivas blancas o listadas, de colores llamativos y resistentes al uso.

Estas cintas al ser normalizadas como materiales de uso común para señalizar pasillos, estantes y espacios libres han dado lugar a facilitar el trabajo, al ser muy durable la señalización y reducir los costos de mano de obra y de mantenimiento.

1.1.6.Equipo de oficina y utiliza escritorio.

Existen pocas normas disponibles sobre equipos de oficina y útiles de escritorio, en razón de que generalmente los puertos normalizar se concentran las tareas de producción, sin embargo este campo ofrece oportunidades limitadas para su normalización a nivel de empresa, especialmente en papelería, sobres, formularios, equipos de archivar, escritorios, máquinas de escribir, entre muchos otros de uso constante en las empresas.

En el caso los formularios, que están ligados a los procedimientos de la empresa, generalmente la variedad se debe que cada dependencia pretende preparar sus propios formularios, si analizar los que están en uso y de los cuales hay existencia. Por ello se ha tratado de crear formularios de variados usos en los que aparecen los datos necesarios para varias dependencias y que son empleados en función a la necesidad. Cuando se realiza la normalización se reducen las existencias y se disminuye la cantidad en inventario, lográndose muy buenos aportes ahorros por la compañía.

1.1.7.Conclusiones.

Las áreas de los materiales que se han mencionado pueden ser de interés para muchas empresas, ero cada compañía deberá determinar los láseres importantes por normalizar en relación con el porcentaje de dinero que está gastando o invirtiendo las ediciones de los materiales que utiliza. Hay que tener presente que cada empresa existe 1 a más importante y que, normalmente no son las mismas, ya que depende de la finalidad, su naturaleza y el empleo queda a los materiales el que haga destacar a 1 a sobre las otras.


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En cada caso específico, el Comité normas de la empresa asignará elementos que iniciarán y ejecutará la normalización debiendo preparar una serie de lugares aplicables en empresa, que al desarrollarlas permitirá establecer las normas. Un ejemplo de interrogantes son las siguientes:

- ¿Se está usando el mejor material, es más moderno y cuya adquisición permite una fácil renovación?

- ¿Se emplea el número mínimo de tipos y tamaños, y se mantienen los inventarios de acuerdo con las necesidades reales?

- ¿El material empleado tiene norma reconocida por la industria y el ITINTEC? sino es así, ¿Por qué se usa?

- ¿La disponibilidad, entrega y precio de los materiales que emplea la empresa es buena consistentemente a través del tiempo?

- ¿Los materiales que se usan, requieren medidas y de las de seguridad o controles especiales para evitar riesgos en la planta la fabricación de nuestros productos?

- ¿La calidad es uniforme aceptable y facilita el empleo de mano de obra sin problemas a los materiales?

- ¿Es posible manipular y procesar los materiales sin problemas dificultades? ¿Cuáles son estos, en caso de presentarse, y que incidencia tienen en producción?

Las respuestas a preguntas como las expuestas líneas arriba, deben ser conscientes y aplicables a la compra materiales en empresa, para lograr eficiencia. En caso de no serlo, la normalización permitirá obtener la, lo que se reflejará en un buen mantenimiento y en la reducción de variedades en el inventario.

También con la finalidad de normalizar las existencias, es conveniente clasificarlas en función de su importancia para la empresa, para asignar ese control correspondiente y analizar la posibilidad de disminuir la variedad mediante la normalización.

La clasificación la siguiente:

a) Materiales activos: agrupa los materiales que por su valor y/o consumo constituyen la mayor parte del dinero invertido inventarios, y que por ello requieren “decisiones más frecuente” y, lógicamente un control más continúo.

b) Materiales de movimiento moderado: artículos cuyo valor y/o consumo es equilibrado, requieren el control normal.

c) Materiales misceláneos: agrupa a los artículos que requieren un mínimo de control y que gran parte, al ser adquiridos, podrán cargarse directamente gastos.

d) Materiales de protección: agrupa aquellos artículos que potencialmente pueden interrumpir las operaciones, por lo que es mejor tenerlos en almacén a no tenerlos. El control específico para que siempre estén buenas condiciones.

e) Materiales y movimiento: agrupa los artículos que requieren se tome una decisión en cuanto a: ¿qué hacer con ellos? Venderlos, rematarlos, donarlos o dejarlos en almacén.

Para clasificar los materiales es conveniente analizar los en función de:

- A cuánto asciende el valor del consumo anual:- Entre qué montos del valor del consumo anual:- El consumo anual es inferior a:


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- El valor del consumo anual fue cero.- Requiere de manipulación especial.- Si falta por interrumpir las operaciones… por cuanto tiempo…- Requiere almacenaje especial:- Es de fácil adquisición:- Su tamaños un problema:- Es obsoleto:- Está exceso:- Se puede declarar en desuso disponible:- Hay que mantenerlo inventario de cualquier forma:- Se encuentran artículos similares… puede ser reemplazado…

Se debe asignar una letra entre A y D a cada respuesta sisó afirmativas, cuando se entregan varias respuestas B se considera el artículo en la categoría más alta.

2. IDENTIFICACIÓN.

Hubiese definido, la identificación constituye la segunda etapa en el proceso catalogar materiales y en ella se precisan las características primarias particulares de cada artículo, en relación con las generales, de manera de asegurar su naturaleza específica y sus intereses en otros materiales del mismo grupo; al mismo tiempo se terminara la denominación que le corresponde aquella con la que se le conoce en empresa. Si el artículo fuese conocido por varias denominaciones, se elegirá aquella con la cual se designará en la identidad, haciendo notar o escribiendo las otras denominaciones con que pueda buscarse el material, para evitar futuros errores.

Muchas veces la causa de la existencia de variedades innecesarias en los almacenes, se encuentra la mala distribución de la denominación del material, en el uso de otros nobles o marcas, ya que existen artículos en los que se designa por 56 nombres diferentes. Esta es la razón por la cual debe escogerse el nombre que se empleará en la entidad.

Otra causa del aumento variedades innecesarias, la constituye el no contar con una norma que define los rangos de “referencia” o “no preferencias” en relación con tipos tamaño de los materiales lo cual aumenta no sólo las variedades, sino la acumulación de las falencias, redundancias y existencias de poco o ningún movimiento, que ocupan espacio en almacén y, sobre todo aumentan el capital inmovilizado de la empresa.

En estos casos la solución se encuentra en una acertada y nada ambigua identificación de cada uno de los materiales empleados en la organización, de manera de separar los posteriormente por grupos similares clases, las que pueden ser subdivididas a su vez en clases y secciones.

En ese etapas conveniente y necesario que los especialistas de cada área o dependencia de la empresa, colaboren con los elementos de logística que tienen a su cargo la labor de identificación especialmente los de producción ingeniería, en función de las operaciones de fabricación, puede dar y acelerar la labor de identificar los materiales empleados por ellos tanto en lo relacionado con los artículos que emplean en la manufactura como en aquellos que se requieren para el mantenimiento de los equipos, maquinarias y herramientas que usan el trabajo. El personal de identificadores ordenará los artículos según la identificación efectuada, anotará la excepción y las características de cada artículo, agrupando los por su similitud y por las normas definidas con anterioridad.

El planeamiento de la identificación debe realizarse cuidadosamente, así como control de la labor realizada. Si la empresa tiene sus materiales ordenados y separados por familia, el trabajo de identificar es bastante sencillo; pero los casos en que existe gran variedad de artículos, sin


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control, ordenamiento ni coordinación, la labor de identificación se complica, haciéndose difícil y delatada en el tiempo. En estos casos la intervención de especialistas de la empresa, de proveedores y, a veces, defensores contratados por su especialización, es muy importante para el conocimiento de los materiales y de sus características particulares, lo cual facilita la labor y proporciona información exacta y verás de todas las existencias del almacén.

Es posible que en algunos casos, la identificación requiera de la observación y experiencia el personal que utilizará materiales, para definir la información que debe ser registrada en las tarjetas o formularios descripción, incluyendo las especificaciones normalizadas que se hayan seleccionado y adoptaron empresa. Dicho registro se evitan pérdidas de tiempo y de datos y asegurar la continuación de la tarea de catalogación iniciada.

El personal que aporta su conocimiento y experiencia para el ordenamiento e identificación de cada grupo de materiales, deberá ser relevado de otras responsabilidades mientras dure su asignación esta labor.

La identificación de los materiales que, posteriormente, serán clasificados y codificados, debe empezar poniendo a preguntas que facilitan la tarea, por ejemplo:

- ¿cuál es la naturaleza específica de este material?- ¿qué diferencias existen entre éste y otros materiales similares del grupo?- ¿Cómo descubrir correctamente este artículo en relación con los otros de la misma

familia?- ¿Cuantos materiales está identificada?- ¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación?- ¿Cuantas repeticiones se han encontrado en artículos conocidos por diferentes nombres,

para cuyas características son idénticas?- ¿Cuáles son las características principales de este material?- ¿Se puede eliminar este artículo, de acuerdo con las normas establecidas?- ¿Se ajusta a las normas? ¿Es similar?- ¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo? ¿Con qué descripción?

Éstas y otras preguntas facilitarán la plena identificación de cada material y permitirán preparar las tarjetas solicitados de descripción, cuya suma total al terminar la labor, permitirá continuar con las otras etapas y proporcionará datos originales para futuras referencias, facilitando la normalización, uniformidad y significación de los inventarios. Los términos que se utilicen en las descripciones deben estar acordes con las normas emitidas y su utilización por el personal de la empresa debe ser constante.

Una vez que los artículos se han identificado, se agruparán según la clase de información significativa que proporcionen evitando las superposiciones, duplicidades, y excesos en la variedad de los materiales. La revisión de estos grupos y su comparación con las normas, permite efectuar algunos cambios a criterio de la Comisión de normas y de la dirección de la catalogación, de manera de obtener la descripción exacta que se pondrá en uso en la empresa, la cual debe emplear términos conocidos y uniformes, para lograr en el futuro un mantenimiento del catálogo resultante, y una utilización amplia y flexible.

3. CLASIFICACIÓN.

La clasificación, de acuerdo con la definición dada al iniciar este capítulo, consiste en el sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su de separación por clases,, según sus diferencias fundamentales. La clasificación innecesaria para ordenar los materiales mostrando el significado de la información que se desea proporcionar, teniendo en cuenta la cantidad de


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detalle que considere conveniente incluir y el costo que justifique la información. Al efectuar la clasificación se debe analizar las descripciones y características consideradas en la identificación, de manera de lograr un buen balance entre la cantidad de detalles que se ha incluido en la denominación y la descripción del artículo y el costo que la incorporación de dichos detalles en el catálogo demandaría; así se establecería si este valor encontrado justifica la información que se quiere proporcionar ocios mejor modificarlo detalle reduciendolos.

Como se indicado anteriormente la tarea de clasificar los materiales efectúa sobre las tarjetas o listados de descripción, producto de la identificación las cuales se juntan según la naturaleza de los materiales como primera tarea, prescindiendo del origen, uso final, o cualquier otra agrupación, en razón de que el mismo artículo puede aparecer en más de una de las clasificaciones posteriores. De esta manera se provee la posibilidad de duplicaciones y se está en condiciones de detectarlas. Una vez reunidas las tarjetas de descripción naturales del material, se analizan las características significativas y se elige una para iniciar el ordenamiento de cada agrupación informar las plazas que incluirá toda la variedad de artículos existentes, separados por sus diferencias fundamentales. La separación por estas diferencias que se han mencionado, permite la subdivisión de cada clase y niveles de clasificación más bajos como subclases, secciones, grupos, etcétera. Los materiales que no tenga significación para la empresa serán separados en un agrupamiento especial para ver qué se hace con ellos.

De esta manera la labor que se realiza se orienta hacia la significación de existencias y eliminación de variedades innecesarias, lo que facilita la revisión de costos de procedimiento.

La clasificación de los materiales, efectuada minuciosamente, presenta las siguientes ventajas:

- El ordenamiento función de las características fundamentales facilita la detección de los duplicados o similares.

- Se evita la inclusión de materiales duplicados.- Permite que cada clase exista un lugar para cada artículo, en función de sus

características fundamentales.- Se controla la posterior inclusión de nuevos materiales y siempre se tiene presente el

reemplazo que existe el almacén.- Facilita la agrupación de artículos misceláneos que no son lo suficientemente

importantes para justificar clases separadas. - Da lugar a trabajos preliminares que facilitan la clasificación final. El tiempo empleado

estos trabajos preliminares, se justifica por los mejores resultados que se consigue y la posibilidad de dar así fluidez en el acopio de datos y en las operaciones.

- Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y conocimientos de manera de hacer más segura la clasificación así como la identificación y las descripciones.

- Da lugar a una colaboración más estrecha entre personal de logística de los usuarios.

Como ejemplo de la clasificación de materiales que una empresa puede realizarse muestra continuación algunas clases que generalmente, se encuentran en todas las empresas industriales. Así tenemos:

- Material de ferretería en general.- Rodamientos, repuestos y accesorios.- Pinturas, barnices y otros revestimientos de protección, equipos para pintar, repuestos y

accesorios.- Productos básicos de metal.- Material para instalaciones eléctricas.- Vehículos automóviles. Respuesta accesorios.


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Entre muchos otros las que se pueden posteriormente subdividirse en función a la variedad de materiales que cada clase tenga.

Como ejemplo de subdivisión de las clases veremos los siguientes:

Subclases o secciones:

- Aseguradores: la voz, lechugas, pernos, prisioneros, tornillos, etcétera.- Cerrajería: cerrojos, deportes, chapas, bisagras, etcétera.- Arandelas, anillos, huachas y artículos similares.- Poleas, soportes, teclas y artículos similares.

Clase:

- Herramientas de mano y portátiles mecanizadas.- Repuestos y accesorios.


- Herramientas para buscar y ajustar. Repuestos y accesorios.- Herramientas de corte, calafeteo y pulido. Repuestos y accesorios.- Herramientas de extracción, escareo y comprensión. Repuestos y accesorios.- Herramientas de medición, calibración y nivelación. Respuesta y accesorios.

Clase. Productos básicos de metal


- Alambres, flejes, zunchos, cables, cadenas.- Barras, varillas.- Platinas.- Perfiles especiales: vigas, canales, tees.- Planchas.

Como se puede apreciar con los ejemplos dados, la división de las clases efectúa en función a la variedad de tipos de material que se ten en la empresa y la agrupación que se desea hacer.

4. CODIFICACIÓN.

La etapa final de la catalogación consiste asignar números, letras u otros símbolos, de manera de describir cada artículo por las características que le pertenecen. Asignar un símbolo código a cada material permite diferenciarlo de los demás y evitará la duplicidad o el aumento de variedades. En el proceso de catalogar los materiales, la codificación sigue a la clasificación y consiste una labor ardua para la cual se debe estar preparado, es decir haber definido el número de elementos que tendrá el código y como estarán representadas en las clases, subclases, ordenamiento e ítems; de igual manera haber establecido tablas de equivalencia para ordenamiento alfabético numérico y haber preparado todas las instrucciones que ayudarán a la codificación y posibilitarán la reducción del tiempo en la asignación de códigos.

Es muy común que se confunda la catalogación con la codificación, pues esta etapa final es la que culmina el proceso iniciado con la normalización y, se puede decir que mientras no se hayan asignado los códigos a cada artículo no está completo el trabajo. De allí que muchas empresas consideran que asignar códigos a los materiales y tener listados de los artículos codificados el disponer de un catálogo. Nada más erróneo, pues dicha asignación sólo constituye el paso final de proceso, pero no todo el proceso y con ello se habrá conseguido designar los materiales por un símbolo arbitrario que normalmente, no simplifican las


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existencias, ni eliminará variedades, ni bonifica la designación de materiales similares o idénticos, es una las principales finalidades de la catalogación para reducir costos.

En la codificación se presenta problemas, principalmente en la selección y disposición de los símbolos que formarán el código del material, los cuales hay que prever teniendo como objetivo que la codificación debe facilitar el procesamiento y uso de la información contenida en el código, y debe considerar para el futuro las expansiones que puedan presentarse y la intercalación de nuevas variedades dentro de las clases establecidas.

La labor de codificar materiales demanda tiempo y personal para preparar el realizar la codificación, sin embargo los ahorros potenciales que pueden lograrse mediante el empleo de mejores procedimientos y la mayor fluidez el proceso de adquirir y solicitar materiales, así como en la remisión de datos y la realización de las operaciones logísticas justifican el tiempo que se dedica codificar y el empleo del personal que tenga que hacerlo.

4.1. Organización para iniciar la codificación.

Desarrollar códigos, sea para iniciar la codificación de los materiales en empresa, sea que ésta ya tenga códigos y haya que renovarlos, exige una revisión completa y exhaustiva de los materiales que hay que incluir en la codificación, lo mismo que las necesidades que tiene la empresa en relación a los símbolos por emplear, y la posibilidad definir el número de elementos que tendrá el código.

Antes de tomar la decisión sobre el tipo de símbolo emplear, el tamaño del código, las características que se incluirán, etcétera es aconsejable iniciar el trabajo revisando los objetivos básicos de la catalogación y dar respuesta a preguntas que, uno mismo debe hacerse o recurrí a otras personas.

Como ejemplo de las preguntas que pueden plantearse se citan las siguientes:

a) ¿Qué información se requiere para evaluar resultados y tomar decisiones inteligentes?b) ¿Qué información debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales?c) ¿Cuantos detalles es necesario considerar? ¿En qué forma puede presentarse dicha

información?d) ¿Cuál es la utilidad de los datos a proporcionar?e) ¿Con qué frecuencia se requiere la información?f) ¿Es la información adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta otros

materiales que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento de datos?

g) ¿Cómo pueden desarrollarse los códigos y que número de elementos se considera indispensables? ¿Qué dice el jefe de procesamiento de datos al respecto?

Al obtenerse las respuestas a las preguntas expuestas en esta parte, se podrá formular el plan y método que se adoptará, con la seguridad de lograr el objetivo que se le haya asignado, simplificar las actividades y los procedimientos, eliminando aquellos que es inadecuado obsoleto.

4.2. Tipos de código emplear.

Se ha indicado que los principales problemas que se presenten en la codificación, se refieren a la selección del símbolo a a utilizar y a la disposición que se les dé dentro del código que se intenta formar. Para evitar esos problemas es conveniente conocer los diferentes tipos de código que se pueden emplear y la utilización que de ello se puede hacer, una vez que se ha efectuado el análisis del método que se haya seleccionado en función de las necesidades de información y


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del equipo de procesamiento de datos que se tienen la empresa o que se piensa emplear en el futuro.

La decisión a tomar se concreta a determinar el tipo de código símbolo que se usará y el número de elementos que constituirán el código total de cada material, en relación con la clasificación que se ha realizado. Por ello es conveniente conocer los diferentes tipos de símbolos que pueden elegirse.

a) símbolos numéricos y alfabéticos. El código puede utilizar números, letras o la combinación de ambos, sin embargo existe una Preferencia por los números, origina en la mayor facilidad con que los equipos de procesamiento de datos trabajan en este tipo de símbolos. Un análisis de estas formas de simbolización permitirá encontrar las ventajas de cada una, lo cual orientará al responsable de la codificación para tomar las decisiones del código a emplear:

- Símbolos alfabéticos. Se puede abarcar más clasificaciones con una sola posición, ya que si se utilizan todas las letras se dispondrá de 26 símbolos alfabético os; en cambio sí se usa números en una sola posición sólo tendrá disponibles del cero a nueve ósea 10 símbolos.El símbolo alfabético al emplear las primeras letras o sílabas del nombre de artículos sugiere dicho nombre, pero hay que tener presente la existencia de muchos nombres que comiencen por las mismas letras o sílabas, lo cual hace necesario el uso de símbolos adicionales alfabético su numéricos para astilleros ítems uno del otro.En símbolos cortos, el símbolo alfabético se utiliza con facilidad, pues son suficientes pocas letras, pero en símbolos largos el uso de letras es bastante engorroso y complica los procedimientos y la utilización de los códigos. En la práctica se presenten más equivocaciones al emplear letras.

- Símbolos numéricos. Elimina las equivocaciones si cumple con identificar con facilidad los artículos representados por el código.Permite indicar la posición relativa de los símbolos y establecer el número de artículos existentes entre dos símbolos. Así se tiene que no es muy clara la diferencia entre F y P, mientras 06 y 16 se pueden determinar con facilidad el número de artículos que los separa.Permitir mayor facilidad para el empleo de equipos mecanizados de procesamiento de datos y por ello son generalmente preferidos al catalogar.Son fáciles de recordar en símbolos cortos y largos, pero en estos últimos es mejor fraccionar en grupos de 3.

b) Símbolos de nemónicos. Los símbolos cuando sea posible debe ser significativos en lo que ello representa, ayudando así a la memoria de recordar las características principales de los artículos por los símbolos que se utilizan.

En el caso de utilizar símbolos alfabéticos, ellos pueden sugerir los nombres de los artículos que representa. En el caso de los símbolos numéricos pueden emplear para identificar características tales como tamaño, peso, capacidad, etcétera otras características expresadas numéricamente y que muchos casos permiten diferenciar artículos de igual descripción. Como ejemplo citaremos el siguiente:

Código Descripción18 Materiales eléctricos1806 Lámparas incandescentes180600201 Lámparas incandescentes de 20 watts18060025 Lámparas incandescentes de 25 watts


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18060040 Lámparas incandescentes de 40 watts18060100 Lámparas incandescentes de 100 watts18060250 Lámparas incandescentes de 250 watts

4.3. Colocación orden de los símbolos en el código.

Los códigos se clasifican según la manera en que los símbolos deben ordenarse para designar la clasificación a la cual el artículo pertenece. Entre los códigos deben destinarse los de secuencia, de block, de grupo y decimales a que comúnmente puede, en la práctica encontrarse en la combinación de estos tipos o clases de códigos.

- Códigos de secuencia. Este tipo o clase de código se identifica por la numeración correlativa de los códigos utilizados y son generalmente aplicados en la numeración formularios o documentos tales como órdenes de compra, facturas, guías de remisión, etcétera su finalidad es facilitar el control y hacer posible la cuenta de todos los documentos emitidos por una simple comparación del código. Además permite identificar con facilidad las copias de los documentos.Muchas veces se prefiere el orden arbitrario al de secuencia.

- Código de block. Cuando es necesario reservar una cantidad determinada de símbolos en la secuencia, para cada clasificación de artículos, se utilizan los códigos de block. Esto permite que dentro de cada block los números no asignados faciliten futuras adiciones de ítems en cada clasificación.Este tipo de código es poco utilizado para catalogación de materiales y se emplea con mayor frecuencia en los códigos contables. Por ejemplo:

códigos Descripción01-49 Activo50-79 Pasivo 80-99 Capital

- Códigos de grupo. El ordenamiento los códigos en grupos o campos, para designar las clasificaciones efectuadas y a las cuales pertenece el artículo codificado es conocido como código de grupos.

En este tipo de códigos la posición de los códigos empleados es iniciativa de la clasificación de los artículos codificados, indicando de izquierda a derecha las clasificaciones mayores o más amplias. Por ejemplo el código 31-08-2427 se interpreta:

31-clase08-su clase o sección2467-ítem

- Código decimal. Este tipo de código se utiliza el punto decimal con designaciones e izquierda derecha de él, es más comúnmente utilizado en bibliotecas, oficinas postales, etcétera para la codificación de libros y correspondencia, donde la clasificación se basa en el sujeto.

- Como se codifican gran cantidad artículos, es importante incluir en el plan de codificación la asignación de códigos únicos para cada artículo, lo cual es posible controlando el número de código que se asignó al artículo, mediante la información que se tiene acerca de él.

Para lograr un código único se procederá a:


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Basar el código de aquellas características que no cambian dentro de información sobre los artículos.

Basar el código en la combinación de características y no en una sola, porque en esta forma la posibilidad de que los artículos tengan iguales características en su combinación es muy remota. Agregando características adicionales la posibilidad de duplicación de datos para un artículo y de todas sus características, es casi imposible.

El código con características contables hace más fácil la verificación de los códigos individuales.

4.4. Factores que afectan el plan de codificación.a) Material que se codificará. Al elegir un plan para codificar la atención debe ponerse el

material que se codificará, manera de relacionar el símbolo a emplear con la necesidad de información que requiere la compañía, se incluya en el código. Al respecto hay que tener en cuenta que el símbolo que se liga, debe presentar el suficiente alcance flexibilidad en el empleo de los números para extinguir con facilidad las clasificaciones, su clasificaciones ítems que deben ser codificados y en esta forma poder elegir el tipo de código a emplear, de acuerdo y con las necesidades que se determinen.

b) Empleo que ceder los datos del código. Es un hecho constatado en la gran mayoría de las empresas, que los datos codificados sirven a menudo para varios objetos, lo cual requiere códigos flexibles y adecuado alcance.Este las operaciones que se deben realizar con las informaciones codificadas constituyen en la actualidad un importante factor a tener en cuenta al elaborar los planes de codificación.

c) Ahorro el trabajo de personal. Si consideramos que el catálogo constituye una herramienta para los empleados que pueda utilizarlo y que los códigos, en él contenidas, se emplea en el registro y procesamiento de la información, es indudable que debemos proyectar la codificación y catalogación para facilitar y simplificar las funciones de los empleados de manera que su ejecución se realice a un costo mínimo de acuerdo con los resultados que se desea obtener. La brevedad y simplicidad de reducen el costo en la codificación, procesamiento e información que emana de dice codificación. En muchos casos el manual de codificación limita su aplicación a la comparación de simples códigos cuya aplicación es automática, reduciendo así el tiempo y los errores de codificación.

d) Adaptabilidad al personal. Otro aspecto factor que hay que considerar al planear la codificación, es el de que el código se adapte al personal que lo debe utilizar. Es conocida la adhesión o rechazo de las modificaciones o innovaciones producen el personal por lo que planear la codificación debe considerarse el mantenimiento del catálogo, definiendo quien la tendrá su cargo, así como indicando el procedimiento a seguir y la responsabilidad inherente. E igual forma debe considerarse quiénes y cómo utilizan los códigos quienes deben asignarlos en los documentos, a quien compete la revisión, etcétera a fin de asignar desde el inicio las tareas que deben realizar los empleados.

El personal de logística debe contemplar en el manual catalogación la posibilidad de disminuir la resistencia del personal, teniendo en cuenta que el empleo del código es muchas veces imitado por la falta de habilidad con los números y que códigos largos y complejos consumen mucho tiempo y con más costos no sólo en su empleo sino en la detección de errores y su corrección. Para ello debemos plantear:

- Entrenamiento el personal con la finalidad de seleccionar aquellos cuya aptitud para manejar números permite escogerlos para el mantenimiento al catálogo.


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- Utilización máxima de pre perforaciones para eliminar errores en la codificación y transcripción.

- Establecimiento de códigos numéricos tan corto simples como sea posible.- Entrenamiento del personal, ajeno materiales en el uso de los códigos.

VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN DE MATERIALES.

La empresa que plantea, prepara expone ejecución catálogo de materiales, obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y su administración, entre las cuales se citan a continuación las más importantes:

- simplifica sus inventarios reduciendo el número de artículos y su variedad.- Disminuyen las imprevisiones y los errores mediante la identificación, clave exacta, de

los materiales.- Emplea mejor el espacio disponible en almacenes, pudiendo ordenar sus inventarios

adecuadamente.- Mejora el cálculo de sus necesidades.- Concentra la atención del personal en menor variedad de artículos y facilita su

conocimiento.- Eliminarlos obsoletos o “huesos”, mejorando el índice de rotación de los inventarios el

control sobre los materiales de importancia.- Simplifica la contabilización y compilación de documentos.- Mejora controlar las operaciones actividades logísticas.- Disminuye el tiempo de permanencia los artículos de recepción.- Reduce la posibilidad de mezclar los materiales o de almacenar separadamente artículos

iguales similares en distintas denominaciones.- Obtiene un mejor resultado en la administración de los inventarios por la reducción de

la influencia del costo de posesión.- Facilita la gestión y administración de los almacenes.- Aumenta la funcionabilidad de la empresa y su rendimiento.- Deja libre capital que antes se invertían materiales, poniéndolo a disposición de la

empresa para otros menesteres.

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena catalogación de materiales, inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se considera como muy necesario.

Como ejemplo de instrucción para la catalogación de materiales, se expone a continuación un documento con las disposiciones para preparar un catálogo de materiales:

INSTRUCCIONES PARA CATALOGAR MATERIALES

I. Finalidad.

Establecer una pauta esquema general que facilite la “CLASIFICACIÓN TENTATIVA DE MATERIALES”, en la empresa.

II. Aspectos a tener en cuenta.a. La “CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES” (C. G. N.), Que se

anexa, servirá de base para confeccionar la “CLASIFICACIÓN TENTATIVA MATERIALES” de la empresa. Para ello se analizarán los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la entidad seleccionándose que es clases, de la “C. G. M” que puede utilizarse.

b. Para los materiales equipos, típicos son propias, de la empresa se emplearán las 40 últimas clases, que normalmente estarán disponibles.


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c. La clase estará destinada por dos elementos, a fin de que el catálogo que se confecciona, tenga flexibilidad suficiente para su futuro mantenimiento.

d. Al analizar los materiales o equipos que tenga la empresa en sus inventarios, hay que terminar el ordenamiento que se dará a las clases consideradas en la “C. G. M” así como la posibilidad de ampliación que exista de manera de considerar la intercalación de clases libres entre el las existencias. Esto aumenta la flexibilidad del catálogo de y sus posibilidades de mantenimiento.

e. Al preparar el manual de catalogación, con las instrucciones que deben tener en cuenta los se confeccionan el catálogo en la empresa hay que indicar:

i. Finalidad del manual.ii. Objetivos.

iii. Instrucciones para catalogar materialesiv. Clasificación tentativa materiales, estableciendo las clases utilizar y si

es posible las subclases.f. El personal que lleva a cabo la catalogación no debe ser muy numerosa, para

evitar en lo posible que la variedad de criterios podrá entorpecer y alargar la confección del catálogo.

g. Se considerará el establecimiento de normas o estándares, como necesidad primordial en la confección del catálogo, a fin de unificar los criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en base a la significación de las existencias.Estas muy importante en razón al criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la mayoría de los casos a las marcas, características, dimensiones, etcétera que considerar indispensables para el funcionamiento de su dependencia y por lo tanto negándose a cambiarlas. En estos casos, mediante el diálogo con los usuarios el director de catalogación, deberá conducirlos hacia la normalización comen siendo los de las ventajas con que ella obtiene la empresa.

h. Establecidas las normas y seleccionando el personal que debe realizar la catalogación, se iniciará la identificación de los artículos en stock, teniendo presente que debe comenzarse por lo más fácil, dejando los artículos difíciles de identificar para lo último. En esta forma se van obteniendo avances en la catalogación, permite apreciar los resultados rápidamente.

i. Al efectuar la Clasificación tentativa de materiales, se ha seleccionado prácticamente de 2 a 4 dígitos del código que se quiere utilizar según abarque dicha clasificación sólo clases o también sus clases, quedando únicamente lo relacionado con la identificación del artículo y el número de dígitos necesarios para completar el código. Para establecer cuantos dígitos identificarán plenamente el artículo, hay que analizar la máxima cantidad de artículos que corresponden a una sección dentro de las existencias de almacén y determinar entonces cuantos elementos emplearán para completar el código, teniendo presente en estos casos que la máxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del catálogo se obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro de una sección puedan existir más de 10 artículos diferentes

j. el ordenamiento de los artículos, dentro de cada sección del catálogo, pueden hacerse en tres formas:

i. Orden alfabético.ii. Orden numérico o por dimensiones.

iii. Según el catálogo del productor.


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Y al emitir las instrucciones, se deberá establecer que ordenamiento se empleará en cada clase de materiales y muchas veces en cada subclase. Para ello deberá considerarse lo siguiente:1. el orden alfabético es conveniente utilizarlo como artículos que carecen de

características dimensionales y en las que la distribución prima sobre cualquier otra característica para su identificación.

2. El orden numérico por dimensiones, se utiliza generalmente con ellos artículos cuya característica principal es su dimensión, lo cual permite diferenciarlo de otros artículos similares. Es necesario tener en cuenta la existencia artículos que tiene una sola dimensión, otros que tienen dos, otros 3.4 o más dimensiones y en consecuencia establecer tablas de equivalencia y elegir una de las dimensiones que primará en el ordenamiento de todos los artículos.

3. El ordenamiento según el catálogo el productor, se emplean en las clases correspondientes a maquinarias y equipos, sus repuestos y accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el productor de dicho material ha ordenado su catálogo. En esta forma se facilita la codificación y el mantenimiento del catálogo de la empresa se utilizar el código del productor, salvo que sea factible hacerlo, lo cual se determinará mediante el análisis correspondiente.

k. Siempre hay que tener presente que en general el catalogado encontrar artículos fuera de uso de que hay necesidad de codificar los en forma separada, para ello debe destinar una clase que denominará “material considerado fuera de uso”. El establecimiento de esta clase permitirá que los directivos de la empresa pan darse cuenta de la magnitud, en cantidad y valor, de los artículos y movimiento que tiene su almacén, lo que al mismo tiempo facilitará el establecimiento una política dentro de empresa para actuar sobre este tipo de existencias.

l. Otro aspecto que normalmente se encontrará en la empresa, es lo concerniente materiales que se piden para entrega directa al solicitante. Este tipo de materiales, generalmente equipos, herramientas, etcétera da lugar a problemas entre el usuario de almacén y son el origen de muchos materiales obsoletos. Por lo tanto, es necesario controlar los separadamente, de manera de detectar, en cualquier momento, quien la pidió, para que, la razón, etcétera y sobre todo establecer anualmente cuántos de estos pedidos se hicieron por cada dependencia y cuantas veces pidió en el año un mismo artículo en esta forma.

En base lo indicado es conveniente establecer una clase para dichos materiales que se denominará “material solicitado para entrega directa al solicitante, sin detención ni stock en el almacén” puede secciones corresponderán a las dependencias forma la empresa.

m. Preocupación principal para la dependencia de logística es que dispone de una biblioteca de catálogos de productos de equipos, maquinarias y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que realice la identificación tenga elementos de consulta para llevarla a cabo.

n. Los artículos que pueden ser intercambiables en las diferentes maquinarias, equipos, vehículos, etcétera empresa, tales como rodamientos, fajas, retenes, etcétera se deben separar en clases especiales teniendo presente que alguien sitial o se considere en la distribución los equipos, maquinarias, vehículos, etcétera donde son utilizados y con qué códigos del productor se reconocen.


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Además en las clases correspondientes a la maquinaria, equipo, vehículos, etcétera deberán considerarse en el código correspondiente a su clase especial. En esta forma podrá ser buscado por el usuario como artículo especial o como parte de la maquinaria, equipo, vehículo, etcétera.

o. Para evitar posibles ubicaciones de artículos, es conveniente que las designaciones se hagan en un solo idioma y que en cada subclase no se mezclen los idiomas. Se puede utilizar dos al mismo tiempo para todos los artículos conforman la subclase, pero no alterar los al escribirlos.

p. Se recomienda que la codificación de artículos nuevos efectúe sobre la “requisición por materiales” enviada a compras Alicia la adquisición. En esta forma se evitará utilizar clasificaciones provisionales, porque en la llegada de los artículos nuevos, y eso dispone de su respectivo código. Sin embargo siempre, es conveniente disponer de una clase para “clasificación provisional”, en razón de que nunca faltan compras urgentes que aluden el trámite o procedimiento de compras. Para esta clase debe recomendarse y al finalizar cada mes se revise, al final de trasladar a su clasificación definitiva los artículos que en ella se encuentran.

q. Junto con la Clasificación tentativa de materiales y entre los anexos de las instrucciones para catalogar, deben considerarse la codificación de las unidades de espacio.


Catalogo de Materiales (Cap 17)

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