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Sistema de Gestión Integral -SGI-

Manual de la Calidad

Código: D-SGC-01

Versión: 03

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CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA

MANUAL DE LA CALIDAD

SUBDIRECCIÓN PLANEACIÓN

MEDELLÍN,

Enero 2017



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Tabla de Contenido

PRESENTACIÓN ...................................................................................................................................................................................................... 5

1. ANTECEDENTES ............................................................................................................................................................................................. 6

2. OBJETIVO, ALCANCE, EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................... 9

2.1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................................................................... 9 2.2. ALCANCE ...................................................................................................................................................................................................... 9 2.3. EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................................................... 9 2.4. JURISDICCIÓN ............................................................................................................................................................................................... 9 2.5. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ......................................................................................................................................................................... 10

2.5.1. Visión ............................................................................................................................................................................................... 10 2.5.2. Misión .............................................................................................................................................................................................. 10 2.5.3. Código de ética .............................................................................................................................................................................. 10 2.5.4. Estilo de dirección .......................................................................................................................................................................... 11 2.5.5. Estructura organizacional ............................................................................................................................................................. 11

3. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ................................................................................................................................................... 13

3.1. PROCESOS MISIONALES ............................................................................................................................................................................. 13 3.2. PROCESOS ESTRATÉGICOS.......................................................................................................................................................................... 14 3.3. PROCESO DE APOYO ................................................................................................................................................................................... 15 3.4. PROCESO DE EVALUACIÓN ......................................................................................................................................................................... 15

4. GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................................................................................................. 20

5. ENFOQUE AL USUARIO ................................................................................................................................................................................ 21



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6. POLÍTICA DE CALIDAD ................................................................................................................................................................................. 22

7. PLANIFICACIÓN ........................................................................................................................................................................................... 22

7.1. OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................................................................................................................. 22 7.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ........................................................................................................................ 23 7.3. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ................................................................................................................................. 26

7.3.1. Comunicación Interna ................................................................................................................................................................... 27 7.3.2. Revisión por la Dirección .............................................................................................................................................................. 27

8. GESTIÓN DE LOS RECURSOS ........................................................................................................................................................................ 28

8.1. PROVISIÓN DE RECURSOS .......................................................................................................................................................................... 28 8.1.1. Talento Humano ............................................................................................................................................................................. 28 8.1.2. Infraestructura ................................................................................................................................................................................ 29

8.2. AMBIENTE DE TRABAJO .............................................................................................................................................................................. 30

9. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ...................................................................................................................... 30

9.1. PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................................................................................................................................... 30 9.2. PROCESOS RELACIONADOS CON LA COMUNIDAD ..................................................................................................................................... 30

10. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ......................................................................................................................................................... 31

10.1. PRESTACIÓN DEL SERVICIO ......................................................................................................................................................................... 31 10.1.1. Control de la prestación del servicio ........................................................................................................................................... 31 10.1.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio ....................................................................... 31 10.1.3. Identificación y trazabilidad .......................................................................................................................................................... 32 10.1.4. Propiedad del usuario ................................................................................................................................................................... 32 10.1.5. Preservación de producto y/o servicio ........................................................................................................................................ 32

10.2. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ....................................................................................................................... 32

11. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .................................................................................................................................................................. 33

11.1. GENERALIDADES ........................................................................................................................................................................................ 33



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11.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ........................................................................................................................................................................ 33 11.3. CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME.......................................................................................................................... 34 11.4. ANÁLISIS DE DATOS .................................................................................................................................................................................... 34 11.5. MEJORA ...................................................................................................................................................................................................... 34

ANEXOS ............................................................................................................................................................................................................... 35

ANEXO 1. GUÍA METODOLÓGICA DE DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................. 35 1. Formatos para la documentación de procesos y procedimientos .................................................................................................... 36 2. Criterios para la documentación de procesos ..................................................................................................................................... 41

ANEXO 2. GUÍA PROCEDIMIENTOS OBLIGADOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ............................................................................................. 44

1. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS (NUMERAL 4.2.3) ............................................................................................................... 44

2. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS (NUMERAL 4.2.4) ..................................................................................................................... 48

3. PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA (NUMERAL 8.2.2)........................................................................................................................... 48

4. PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (NUMERAL 8.3) ...................................................................... 50

5. PROCEDIMIENTO ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y DE MEJORA (NUMERALES 8.5.2 Y 8.5.3) .............................................................. 51

ANEXO 3. GUÍA METODOLÓGICA DE INDICADORES DE PLANES Y DE PROCESOS ...................................................................................................... 53



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PRESENTACIÓN En el presente Manual, la Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia CORANTIOQUIA, describe el alcance del Sistema de Gestión Integral en todos sus componentes e interacciones. La Corporación, cuenta con cuatro tipos de procesos: misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación; que interactúan para la administración de los recursos naturales renovables, con base en la función que le ha sido entregada desde la promulgación de la ley que reorganiza el Sistema Nacional Ambiental -SINA-. Con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad (Sistema de Gestión Integral), la Corporación reafirma el propósito que ha desarrollado desde su creación, para satisfacer las necesidades de los usuarios en relación con la administración de los recursos naturales renovables, como requisito fundamental para el logro del desarrollo sostenible, en el marco del Sistema Nacional Ambiental. CORANTIOQUIA ha establecido, documentado e implementado el Sistema de Gestión de la Calidad siguiendo los lineamientos para el diseño e implementación de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, que comparten elementos comunes y son modelos de gestión complementarios para el desempeño institucional y se convierten en herramientas gerenciales y mecanismos de autoprotección para el cumplimiento eficaz, eficiente, efectivo y transparente de los objetivos de la Corporación.



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1. ANTECEDENTES El Sistema de Gestión Integral de Corantioquia se fundamenta en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión propuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, con el fin de cumplir dos objetivos:

a. Simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes.

b. Armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual.

Para la construcción del modelo, desde el nivel nacional se identificaron todos los requerimientos definidos por diferentes entidades públicas, en cumplimiento de normas y políticas vigentes, identificando un total de 464 requerimientos, los cuales se analizaron para simplificarlos y reducirlos en más de un 80%, a través de los elementos que fueran comunes, integrándose en un total de 81 requerimientos. A partir de los requerimientos integrados se definieron cinco políticas de desarrollo administrativo, las cuales remplazan las establecidas inicialmente por el Decreto 3622 de 2005 y amplían su aplicación al ámbito misional, donde el mecanismo de articulación lo constituye la planeación a través de tres modalidades: El plan estratégico sectorial, el plan estratégico institucional y el plan de acción anual, que para el caso de Corantioquia corresponden al Plan de Gestión Ambiental Regional, el Plan de Acción Cuatrienal y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, como instrumentos de planificación1, los cuales deben estar articulados al componente ambiental del Plan Nacional de Desarrollo de su momento. El modelo orienta a las entidades para que en la formulación de estos planes institucionales se tenga en cuenta los lineamientos de las cinco políticas de desarrollo administrativo, de esta manera la planeación se

1 Decreto 1200 de 2004



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convertirá, como lo plantea la guía para su implementación, en “la gran sombrilla” que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e iniciativas de gobierno. Esta articulación de requerimientos se realiza a través de los lineamientos de las cinco políticas de desarrollo administrativo como son:

Gestión Misional y de Gobierno

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

Gestión del Talento Humano

Eficiencia Administrativa

Gestión Financiera Además de buscar que dichas políticas se incorporen con acciones concretas en los planes institucionales, el modelo de planeación – gestión, hace énfasis en el monitoreo y evaluación de los resultados obtenidos y busca que el talento humano y los recursos administrativos, tecnológicos y financieros se conviertan en el soporte para el cumplimiento de las metas institucionales. En Corantioquia, el Sistema de Gestión Integral -SGI-, comprende los requisitos y elementos exigidos para el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, los cuales forman parte integrante de los requisitos que describe el Modelo Integrado de Planeación-Gestión. Por lo tanto, es fundamental buscar la integración y la articulación de los requerimientos del modelo, para velar por el mejoramiento integral del sistema, tal como se visualiza en la siguiente figura.



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Figura 1. Sistema de Gestión Integral-Corantioquia2

Competencias legales

Políticas ambientales nacionales e internacionales

Políticas de desarrollo administrativo

Gestión misional y de gobierno

Transparencia, participación y servicio al ciudadano

Gestión del talento humano

Eficiencia administrativa

Gestión financiera

Ejecución PGAR

Ejecución Plan de Acción

Ejecución Presupuesto

Insumos Gestión por Procesos Resultados

MECI



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2. OBJETIVO, ALCANCE, EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN 2.1. OBJETIVO Describir el sistema de gestión de la calidad de la Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia CORANTIOQUIA; cumpliendo los requisitos establecidos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la normatividad vigente, en forma complementaria con el Sistema de Gestión Integral. 2.2. ALCANCE Este manual aplica para la ejecución de políticas, planes, procesos, programas y proyectos sobre medio ambiente y recursos naturales renovables, así como la aplicación de las disposiciones legales sobre su disposición, administración, manejo y aprovechamiento. 2.3. EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN Se excluye el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo, porque la Corporación sólo ejecuta e implementa políticas del orden nacional para la administración de los recursos naturales de su jurisdicción (no diseña). LA CORPORACIÓN

2.4. JURISDICCIÓN CORANTIOQUIA cubre un área aproximada de 36.000 km2, correspondiente a 80 municipios del Departamento de Antioquia, ubicados en la Región Andina y distribuidos en ocho regiones, las cuales se

2 Basado en la figura 2. Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.



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consolidaron teniendo en cuenta las características biogeográficas del territorio, las facilidades de integración y accesibilidad a los municipios que las conforman. Su nombre surge en homenaje a los pobladores que habitaban cada región al momento de la llegada de los españoles.

2.5. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 2.5.1. Visión

En el año 2019 el territorio de la jurisdicción de Corantioquia, tendrá un aprovechamiento sostenible y competitivo de la oferta de bienes y servicios ambientales, en los ámbitos nacional e internacional. Esto se logrará mediante el ordenamiento ambiental y el trabajo articulado de actores conocedores de las restricciones y las potencialidades ambientales. De esta manera, la Corporación aportará al desarrollo integral y equitativo, al crecimiento económico y al mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades”.

2.5.2. Misión Contribuir al logro del desarrollo sostenible, mediante el conocimiento y mejoramiento de la oferta ambiental y la administración del uso de los recursos para responder a su demanda, a través de la construcción de una cultura ambiental del territorio.

2.5.3. Código de ética Todo el personal de Corantioquia, vinculado y contratista, nos comprometemos a prestar nuestro servicio a la comunidad, trabajando en equipo, enmarcados en los valores de colaboración, compromiso, respeto, servicio y confianza3, en el cumplimiento de la misión y visión de la entidad, enmarcados en los siguientes principios

3 Definiciones construidas de manera participativa al interior de la Entidad: Colaboración. Apoyar desinteresadamente entendiendo que el esfuerzo conjunto es más que el individual. Compromiso. Tomar conciencia de la importancia que tiene el cumplir con el desarrollo de su trabajo dentro del plazo que se le ha estipulado.



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La función primordial de todo el personal es servir a la comunidad.

El interés general prevalecerá sobre el interés particular.

Es imperativo el cuidado de la vida en todas sus formas, contribuyendo al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población

Los bienes públicos que administramos son para el servicio de la comunidad, a quien debemos rendir cuenta de su utilización y los resultados de gestión.

La comunidad tiene derecho a participar en las decisiones públicas.

La gestión ambiental se desarrollará de manera articulada con otros actores.

2.5.4. Estilo de dirección El Estilo de Dirección de Corantioquia lidera el cumplimiento de la misión y la visión que permita a todos los servidores una articulación en la totalidad de su estructura desde la eficacia, eficiencia, integridad y confianza para la consecución de los objetivos tratados. Así mismo, buscamos promover la participación de los actores estratégicos del territorio a través de una comunicación constante que permita fortalecer los lazos de confianza y cooperación con las comunidades para promover el respeto en beneficio del patrimonio ambiental y orientación al servicio ciudadano.

2.5.5. Estructura organizacional La estructura organizacional de la Corporación, es aprobada mediante un Acuerdo del Consejo Directivo de la entidad, en el cual se definen las dependencias que conforman la organización y sus respectivas finalidades y responsabilidades para cumplimiento de la misión corporativa. Adicionalmente, mediante otro acto administrativo, define la planta de cargos global para la Corporación.

Respeto. Hacer sentir importante a los otros, con el trato, la diligencia y el don de gentes. Servicio. Atención esmerada al usuario (interno y externo) procurando suplir sus necesidades y ayudándole a resolver sus problemas. Confianza. Respaldo incondicional en las acciones de los demás.



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Figura 2. Acuerdo 452 "Por medio del cual se determina la estructura interna de la Corporación Autónoma

Regional del Centro de Antioquia-Corantioquia"

http://www.corantioquia.gov.co/images/stories/pdf/ACUERDO-CONSEJO-DIRECTIVO-452.pdf



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3. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS El enfoque por procesos se desprende del Plan de Gestión Ambiental Regional - PGAR -, en la medida en que se convierte en el camino a seguir para cumplir las metas institucionales en él planteadas. Para la definición del modelo, se partió de los objetivos de las cinco líneas estratégicas del PGAR, buscando que cada una de ellas tuviese representación en los procesos identificados. Adicionalmente y con el fin de dar respuesta a los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI-, se crea el proceso Medición, Análisis y Seguimiento. Por lo tanto, el modelo cuenta con seis procesos, como referentes para la gestión institucional, los cuales se orientan a la satisfacción de los usuarios. Partiendo de sus necesidades presentes y futuras, se identifican los atributos de calidad de los productos y/o servicios ofrecidos por la Corporación, con el fin de crear valor y generar altos niveles de desempeño, en el marco de las competencias institucionales. En el modelo se definen los siguientes cuatro tipos de procesos corporativos, orientados al cumplimiento de la misión. Son en su orden: Misionales (Administración Integral de los Recursos Naturales Renovables y Gestión de la Cultura); Estratégicos (Planificación Ambiental Territorial y Gestión de Información y Conocimiento; de Apoyo (Fortalecimiento administrativo y financiero); y de Evaluación (Medición, Análisis y Seguimiento).

3.1. PROCESOS MISIONALES

Se definen dos procesos misionales: En primer lugar, la Administración Integral de los Recursos Naturales Renovables, que integra las visiones de las dependencias que tienen responsabilidad misional, en cuanto a la calidad ambiental, los ecosistemas estratégicos, la regionalización y la gestión específica de las Oficinas Territoriales. Esto implica pensar los recursos de forma integral, desde el conocimiento de la línea base, la definición de prioridades de intervención integral, el mejoramiento de los recursos, su adecuada regulación, control y seguimiento, el fomento al uso sostenible y la evaluación y seguimiento permanente del proceso, fundamentados en la gestión efectiva de información. Y en segundo lugar la Gestión de la Cultura, para entenderla en forma participativa y transformarla, en los aspectos que de ésta resultan desfavorables y que



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generan resultados negativos para el medio ambiente, buscando que la comunidad se comprometa y aporte a la solución de los problemas ambientales, contando para ello con la aplicación de la estrategia de comunicaciones, como herramienta fundamental. La cultura se refiere a la forma como los seres humanos nos relacionamos con todo lo que nos rodea, pero para que dichas relaciones puedan construirse de manera armónica, es necesario generar estrategias educativas, pedagógicas y comunicacionales, que propendan por un desarrollo humano, que le permita al individuo reconocerse como parte integral del ambiente, de sus problemáticas y de sus soluciones, con sentido ético que lo conduzca a mantener relaciones de respeto consigo mismo, con los demás seres humanos y con su entorno natural. Para ello, desde la Política de Educación Ambiental Nacional, se define la educación ambiental como “un proceso que le permite al individuo comprender las relaciones de interdependencia con su entorno, con base en el conocimiento reflexivo y crítico de su realidad biofísica, social, política, económica y cultural, para que, a partir de la apropiación de la realidad concreta, se pueda generar en él y en su comunidad, actitudes de valoración y respeto por el ambiente“.

3.2. PROCESOS ESTRATÉGICOS

Como procesos estratégicos se definen dos, en primer lugar la Gestión de la Información y el Conocimiento, como base fundamental para la operación eficaz del modelo de procesos, que asegure la toma de decisiones confiable y oportuna; en segundo lugar, la Planificación Ambiental Territorial, que integra los instrumentos de planificación institucional como son el Ordenamiento Ambiental Territorial (OAT), el Plan de Gestión Ambiental Regional - PGAR, el Plan de Acción, el direccionamiento de la inversión, articuladas a las herramientas de planificación ambiental local como son el Plan de Ordenamiento Territorial municipal (POT) y el Plan de Desarrollo Municipal (PDM).



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3.3. PROCESO DE APOYO Como proceso de apoyo se define el Fortalecimiento Administrativo y Financiero, como respaldo técnico, financiero, jurídico, logístico y humano para cumplir con autonomía, celeridad y eficiencia las funciones encomendadas y acorde con el contexto de la Corporación.

3.4. PROCESO DE EVALUACIÓN Como proceso de evaluación se define la Medición, Análisis y Seguimiento al sistema de control interno, para realizar la revisión y verificación periódica de los resultados, utilizando herramientas y sistemas de medición efectivos, con el fin de recomendar los ajustes y mejoras que aseguren el cumplimiento de la misión corporativa y consecuentemente de los fines esenciales del Estado.



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Mejora continua del sistema de control interno Retroalimentación

Figura 3. Modelo de Operación e Interacción de Procesos

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ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS

NATURALES RENOVABLES

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MEDICIÓN, ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO

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Al analizar la misión corporativa se establece la meta de conocer, mejorar y administrar los recursos, con una estrategia básica que es la construcción de una cultura ambiental del territorio, fundamentados en la gestión de la información. De igual forma, al analizar la visión se plantea la meta de lograr un aprovechamiento sostenible y competitivo de la oferta de bienes y servicios ambientales, definiendo a su vez como estrategias para alcanzar esta meta, el ordenamiento ambiental y el trabajo articulado de actores. Por lo tanto, la interacción de los procesos del modelo de operación, se fundamenta en la identificación de las necesidades del usuario y de los sistemas naturales, para que conjuntamente con acciones de coordinación en la planificación, operación y control de todos sus procesos para la gestión corporativa, pueda lograrse la articulación, cooperación y fortalecimiento de entidades y partes interesadas dentro del Sistema Nacional Ambiental SINA, para obtener los bienes y servicios ambientales que las generaciones presentes y futuras demandan, así como la satisfacción social y el beneficio al medio ambiente, contribuyendo al mejoramiento de los índices de calidad de vida, desarrollo integral, con equidad y crecimiento económico, bajo los preceptos del desarrollo sostenible. El modelo de operación por procesos, es coherente con las líneas estratégicas, con la visión y con la misión, en la medida en que se trabaja por un propósito final que es el desarrollo integral de las comunidades, en el marco del desarrollo sostenible, entendido como aquél que conduce al ”crecimiento económico, a la elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de recursos naturales en que se sustenta, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfacción de sus propias necesidades“4. Para ello, los procesos misionales están orientados a la administración integral de los recursos naturales y a la construcción de cultura ambiental, fundamentados en los procesos de planificación ambiental y de gestión de información y conocimiento, para que responda a las problemáticas del territorio y a la adecuada toma de decisiones.

4 Ley 99/93. Artículo 3. Del concepto de Desarrollo Sostenible.



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El proceso de fortalecimiento administrativo y financiero, provee los recursos humanos, logísticos, financieros y jurídicos, para asegurar el normal desarrollo de las actividades de los procesos, en cumplimiento de la misión institucional. El proceso de medición, análisis y seguimiento, permite aplicar los mecanismos de evaluación del sistema de control interno y del sistema de gestión de calidad, para determinar las acciones de mejoramiento que sean pertinentes. La aplicación del Modelo de Operación por Procesos, debe considerar los requisitos y elementos que lo conforman, a fin de asegurar el control de la estrategia, el control de gestión y el control de evaluación, para la satisfacción de las necesidades de los usuarios y el incremento en los niveles de desempeño institucional. Dentro de la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, Corantioquia se dio a la tarea de construir sus políticas de operación, como marco de acción para hacer eficiente la operación de los elementos que componen el Modelo y que se presentan en la siguiente tabla.

Tabla 1. Políticas de Operación por Procesos PROCESO POLÍTICAS OPERACIÓN POR PROCESOS

1. Gestión de la información y el conocimiento.

- Gestionar el conocimiento adquirido por la Corporación para beneficio de las partes interesadas en el ámbito ambiental. - Sustentar las decisiones de la entidad, en información oportuna y confiable. - Establecer los mecanismos de difusión y divulgación de la información y el conocimiento para su efectiva democratización.

2. Planificación ambiental territorial.

- Aplicar el enfoque participativo en la construcción de los instrumentos de planificación ambiental. - Sustentar los instrumentos de planificación en el conocimiento de las debilidades y potencialidades del territorio, enmarcadas en el ordenamiento ambiental. -Promover la articulación de las acciones ambientales que se realizan en el territorio a través de los procesos de planificación nacional, departamental, regional y municipal.

3. - Asegurar el ingreso y permanencia de los servidores públicos mediante procesos de meritocracia.



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PROCESO POLÍTICAS OPERACIÓN POR PROCESOS

Fortalecimiento administrativo y financiero.

- Fomentar la cultura organizacional con base en la aplicación de los principios y valores establecidos en el protocolo ético y consciente de la responsabilidad con la satisfacción social de la comunidad. - Promover la sostenibilidad económica de la Entidad, fomentando la austeridad en el gasto y la orientación de la inversión según prioridades del territorio.

4. Gestión de la cultura.

- Promover la articulación, cooperación y coordinación de las actividades interinstitucionales para la gestión ambiental. - Consolidar una red de gestión que articule actores externos e internos, formados y capacitados como gestores y veedores del desarrollo ambiental. - Incentivar los procesos de comunicación como estrategia fundamental para el fortalecimiento de la cultura ambiental.

5. Administración integral de los recursos naturales renovables.

- Priorizar el recurso hídrico como eje estructurante de la gestión ambiental y base para la articulación de las diferentes acciones institucionales. - Identificar y priorizar las áreas estratégicas a intervenir en el territorio buscando la integración de las acciones ambientales. - Aplicar los protocolos establecidos para la administración de los recursos naturales renovables, con oportunidad y calidad.

6. Medición, Análisis y Seguimiento.

- Promover la cultura del autocontrol y de la actuación transparente en la gestión. - Establecer relaciones armoniosas con los organismos de control y vigilancia de la gestión público, que aporten al mejoramiento continuo de la entidad. - Ejercer control y evaluación permanente al Sistema de Gestión Integral, realizando las recomendaciones pertinentes que aseguren la conveniencia, adecuación y eficacia.

Estructura operativa para el modelo de operación por procesos: Para el desarrollo del modelo de operación, se requiere la definición de los grupos responsables de la ejecución de los procesos, de tal manera que permita la adecuada administración del talento humano y garantice la consecución de los objetivos institucionales. Para ello, se tuvo en cuenta la asignación de niveles de responsabilidad al grupo directivo y a funcionarios responsables de orientar los procesos en la sede central



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y en las Oficinas Territoriales, permitiendo la comunicación en doble vía para el mejoramiento continuo del sistema. De esta manera para cada proceso existen directivos responsables de liderarlo, éste imparte instrucciones al funcionario que ejerce el rol de enlace de apoyo para cada proceso, con el fin de que las actividades se ejecuten en los tiempos y términos establecidos, velando por el cumplimiento del objetivo institucional. Este directivo debe velar para que el equipo ejecutor del proceso, realice las actividades que le corresponden y trabaje de manera articulada con un enlace de la Subdirección de Regionalización, para lograr que las actividades del proceso que le corresponden a las Oficinas Territoriales, se ejecuten de manera efectiva. El enlace de la Oficina Territorial, será el funcionario encargado de: conocer todo el proceso, velar porque el equipo de la Oficina Territorial lo conozca e incorpore, e impartir orientaciones al equipo de la Oficina Territorial, para retroalimentar el proceso, de tal manera que se promueva un mejoramiento continuo. Partiendo de este grupo modelo, se define para cada proceso el grupo responsable de su ejecución, teniendo en cuenta el nombre de los funcionarios adscritos a cada dependencia. Este se oficializa a través de circular de la Dirección General.

4. GESTIÓN DOCUMENTAL Para la documentación de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, la Corporación define la Guía metodológica de documentación de procesos y procedimientos (Ver Anexo 1. Guía Metodológica de Documentación de Procesos y Procedimientos), en la cual se describen los criterios y principales componentes de dicha documentación. Adicionalmente, se tiene el Normograma de la Corporación para la inclusión y actualización de documentos aplicables (normatividad) de origen externo, y el procedimiento para el control de los registros mediante la



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aplicación de la Tabla de Retención Documental, en la cual se definen los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros del sistema de gestión de la calidad que sean establecidos en CORANTIOQUIA. Para el control de documentos se implementan en la Corporación dos procedimientos obligados: Control de documentos y el Control de registros. Adicionalmente, se cuenta con los siguientes procedimientos obligados:

Auditoría Interna.

Control del Producto y/o Servicio No Conforme.

Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora.

(Ver Anexo 2. Guía Procedimientos Obligados del Sistema de Gestión de Calidad – SGC). Igualmente, para la identificación y diseño de los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan impacto en el cumplimiento de los objetivos, se define el Mapa de Administración de Riesgos.

5. ENFOQUE AL USUARIO El enfoque al usuario dado por la Dirección general de CORANTIOQUIA para la implementación y el mejoramiento del Sistema de gestión Integral, se fundamenta en forma directa en el cumplimiento de las funciones que la ley establece para la administración de los recursos naturales renovables, mediante la permanente realización de inversiones ambientales a nivel regional, local y jurisdiccional, que materializan las políticas, planes, programas y proyectos afines con la misión, visión y valores corporativos, articulados a los planes estratégicos, para el logro de la satisfacción social.



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De igual manera, la información pertinente, la buena atención y la respuesta oportuna a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de nuestros usuarios, contribuye a mejorar la presencia de la Corporación en el territorio. Es por esta razón que la labor institucional establece procesos de comunicación en los cuales el flujo de información facilita el control ciudadano.

6. POLÍTICA DE CALIDAD Como compromiso público para satisfacer a la Comunidad, CORANTIOQUIA expresa la siguiente Política de Calidad: La Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, es una organización de alto desempeño en la administración de los recursos naturales de su jurisdicción, comprometida con la satisfacción de las necesidades de la comunidad, a través del mejoramiento continuo de los procesos y el fortalecimiento de la cultura organizacional y ambiental.

7. PLANIFICACIÓN

7.1. OBJETIVOS DE CALIDAD Buscando correspondencia entre la estrategia y las actividades de gestión para el logro de los objetivos corporativos, se definen como objetivos de calidad, los objetivos de las líneas estratégicas del Plan de Gestión Ambiental Regional, los cuales se materializan con la ejecución del plan de acción. El objetivo 6 está relacionado con el Modelo Estándar de Control Interno MECI, los demás están asociados a las líneas estratégicas del PGAR.



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Objetivo 1: Generar una dinámica de conocimiento ambiental que mejore la comprensión de la jurisdicción, para optimizar la toma decisiones y garantizar la transparencia en la gestión. Objetivo 2: Lograr que la planeación territorial incorpore las orientaciones ambientales generadas a través de la zonificación ambiental del territorio, para orientar los usos adecuados del suelo contribuyendo al desarrollo sostenible. Objetivo 3: Lograr el manejo y uso sostenible de los recursos naturales renovables para la generación de bienes y servicios ambientales, considerando como eje articulador el recurso agua, en la definición e implementación de estrategias de protección y conservación de las áreas estratégicas, como aporte a la sostenibilidad ambiental de los sectores productivos y al desarrollo integral y equilibrado de las comunidades. Objetivo 4: Lograr la articulación de los actores estratégicos ambientales del territorio, a través de la definición de competencias, responsabilidades, compromisos y el fortalecimiento institucional interno y externo. Objetivo 5: Transversalizar la Política de Educación Nacional en el contexto de la Gestión Ambiental que desarrolla CORANTIOQUIA. Objetivo 6: Verificar la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Sistema de Control Interno, el cual debe garantizar el cumplimiento de la misión institucional.

7.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Para garantizar que se mantiene la integridad del Sistema de Gestión Integral cuando se presentan cambios, se ha elaborado la matriz de planificación que integra el pensamiento estratégico con el seguimiento y la medición de los procesos a través de los indicadores de gestión.



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Tabla 2. Matriz de Planificación de Corantioquia MISION VISION LINEAS

ESTRATEGICAS DE GESTIÓN

POLITICA DE CALIDAD

COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD

VS OBJETIVO DE LA CALIDAD RELACIONADO

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Contribuir al logro del desarrollo sostenible, mediante el conocimien

to y mejoramien

to de la oferta

ambiental y la

administración del uso

de los recursos

para responder

a su demanda, a través de

la construcció

n de una cultura

ambiental

En el año 2019 el territorio de la jurisdicción de

CORANTIOQUIA tendrá un

aprovechamiento sostenible y competitivo de

la oferta de bienes y servicios

ambientales, en los ámbitos nacional e

internacional. Esto se logrará

mediante el ordenamiento ambiental y el

trabajo articulado de

actores conocedores de las restricciones

y las potencialidades

LÍNEA 1: DEMOCRATIZA

CIÓN DE LA INFORMACIÓN

PARA LA GENERACIÓN

DE CONOCIMIENT

O, LA PARTICIPACIÓ

N Y LA GESTIÓN.

La Corporación Autónoma

Regional del Centro de

Antioquia, es una

organización de alto

desempeño en la

administración de los

recursos naturales de

su jurisdicción,

comprometida con la

satisfacción de las

necesidades de la

comunidad, a través del

mejoramiento

Componente 1: La Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, es una organización de alto desempeño en la administración de los recursos naturales de su jurisdicción.

1. Generar una dinámica de conocimiento ambiental que mejore la comprensión de la Jurisdicción, para optimizar la toma de decisiones y garantizar la transparencia en la gestión.

3. Lograr el manejo y uso sostenible de los recursos naturales renovables para la generación de bienes y servicios ambientales, considerando como eje articulador el recurso agua, en la definición e implementación de estrategias de protección y conservación de las áreas estratégicas, como aporte a la sostenibilidad ambiental de los sectores productivos y al desarrollo integral y equilibrado de las comunidades.

LÍNEA 2: PLANIFICACIÓN AMBIENTAL

PARA LA ADECUADA OCUPACIÓN

6. Verificar la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Sistema de Control Interno, el cual debe garantizar el cumplimiento de la misión institucional.



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MISION VISION LINEAS ESTRATEGICAS DE GESTIÓN

POLITICA DE CALIDAD




del territorio.

ambientales. De esta

manera, la Corporación aportará al desarrollo integral y

equitativo, al crecimiento

económico y al mejoramiento

de la calidad de vida de las

comunidades.

DEL TERRITORIO.

continuo de los procesos (Sistema de Gestión de la Calidad) y el fortalecimiento de la cultura organizacional y ambiental.

LÍNEA 3: GESTIÓN

INTEGRAL DE LAS ÁREAS

ESTRATÉGICAS Y DE LOS RECURSOS NATURALES

PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE

DE LAS REGIONES.

Componente 2: La Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, está comprometida con la satisfacción de las necesidades de la comunidad, a través del mejoramiento continuo de los procesos (Sistema de Gestión de la Calidad).

1. Generar una dinámica de conocimiento ambiental que mejore la comprensión de la Jurisdicción, para optimizar la toma de decisiones y garantizar la transparencia en la gestión.

2. Lograr que la planeación territorial incorpore las orientaciones ambientales generadas a través de la zonificación ambiental del territorio, para orientar los usos adecuados del suelo contribuyendo al desarrollo sostenible.

LÍNEA 4: CORANTIOQUI

A ARTICULADOR

A PARA LA GESTIÓN

AMBIENTAL EN EL

TERRITORIO.

3. Lograr el manejo y uso sostenible de los recursos naturales renovables para la generación de bienes y servicios ambientales, considerando como eje articulador el recurso agua, en la definición e implementación de estrategias de protección y conservación de las áreas



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MISION VISION LINEAS ESTRATEGICAS DE GESTIÓN

POLITICA DE CALIDAD




estratégicas, como aporte a la sostenibilidad ambiental de los sectores productivos y al desarrollo integral y equilibrado de las comunidades.

5. Transversal izar la Política de Educación Nacional en el contexto de la Gestión Ambiental que desarrolla CORANTIOQUIA.

LÍNEA 5: FORMACIÓN,

PARTICIPACIÓN Y

COMUNICACIÓN PARA EL

DESARROLLO DE UNA

CULTURA AMBIENTAL

RESPONSABLE Y ÉTICA.

Componente 3: La Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, está comprometida con la satisfacción de las necesidades de la comunidad, a través del fortalecimiento de la cultura organizacional y ambiental.

4. Lograr la articulación de los actores estratégicos ambientales del territorio a través de la definición de competencias, responsabilidades, compromisos y el fortalecimiento institucional interno y externo.

5. Transversal izar la Política de Educación Nacional en el contexto de la Gestión Ambiental que desarrolla CORANTIOQUIA.

7.3. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN La descripción de la autoridad y responsabilidad de los diferentes servidores públicos, está contenida en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales, el cual se actualiza mediante la expedición de



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resoluciones por parte de la Dirección General y en las que se describen los cargos existentes en la Corporación, con sus funciones asignadas y requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia, exigidas por ley. Como representante de la Dirección General para el Sistema de Gestión de la Calidad, se definió la Subdirectora de Planeación.

7.3.1. Comunicación Interna Para la comunicación organizacional e informativa, CORANTIOQUIA establece y desarrolla el Plan de Comunicaciones que asegura el acceso a la información por las partes interesadas, la circulación suficiente y transparente de la información y la promoción de la participación ciudadana para la rendición de cuentas y el control social.

7.3.2. Revisión por la Dirección La revisión del sistema de gestión de la calidad5 por la dirección, está bajo la responsabilidad del Comité de Dirección, quien evalúa las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, de acuerdo con los resultados que reflejen la conveniencia, adecuación, eficacia, efectividad y eficiencia del sistema de gestión de la calidad. Los informes periódicos de gestión sobre los resultados del Plan de Acción, la evaluación de los procesos a través de sus indicadores –satisfacción del usuario frente a la atención brindada-, las auditorías que se realizan al Sistema de Gestión Integral – SGI-, auditorías especiales, las evaluaciones de entes externos, entre otras, permiten establecer las acciones de mejora pertinentes. Para la revisión al sistema de gestión de la calidad, por parte de la Dirección, se establece el procedimiento integrado al modelo de operación de la entidad, dentro del proceso Medición, Análisis y Seguimiento.

5 El cual hace parte del Sistema de Gestión Integral – SGI -de la Corporación



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8. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

8.1. PROVISIÓN DE RECURSOS Corantioquia debe determinar y proporciona los recursos necesarios para: implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral SGI, que contiene el Sistema de gestión de la Calidad, y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar la satisfacción del usuario, mediante el cumplimiento de requisitos. Para ello cuenta con el proceso Fortalecimiento Administrativo y Financiero y los recursos se garantizan en el Plan de Acción de la respectiva vigencia.

8.1.1. Talento Humano

Para el establecimiento de las competencias, en CORANTIOQUIA se ha documentado el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales, el cual se actualiza mediante la expedición por parte del Director general de las Resoluciones que modifican, complementan o adicionan responsabilidades a los cargos existentes. La Corporación adopta para la selección, vinculación, evaluación de desempeño y retiro del servidor público, la aplicación de la normativa establecida para acceder al empleo mediante concurso de méritos y atendiendo las directrices de los organismos competentes sobre la materia, buscando asegurar la idoneidad y el desarrollo de las competencias laborales, habilidades y aptitudes. Las competencias funcionales y comportamentales de los servidores públicos, se adoptan aplicando la normatividad vigente, de acuerdo con las siguientes categorías: Orientación a resultados; Orientación al usuario y al ciudadano; Transparencia y Compromiso con la Organización.



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La ejecución del Plan estratégico de recurso humano, Plan anual de vacantes, Plan de formación y capacitación, Plan de bienestar social y salud ocupacional, favorece el desempeño de los servidores públicos y su coherencia con las estrategias de la entidad, al tiempo que se fomenta el desarrollo humano.

8.1.2. Infraestructura La Corporación proporciona y mantiene la infraestructura física, de equipos y de servicios de apoyo, para asegurar la ejecución de los procesos y el logro de los productos y/o servicios.

Infraestructura locativa: representada en los edificios de la sede central, oficinas territoriales y las sedes locales.

Dotación de puestos de trabajo: integrada por el mobiliario, equipos de cómputo y su correspondiente software, equipos de servidores que facilitan la administración de la información corporativa y la conectividad con los organismos externos, telefonía fija y móvil, equipos de telecomunicaciones para las video conferencias, que permite una integralidad de la comunicación entre la sede central y las direcciones territoriales.

Mantenimiento preventivo y correctivo: este se hace mediante contratación de proveedores de bienes y servicios para garantizar el funcionamiento adecuado de los siguiente equipos:

o Plantas telefónicas o Plantas eléctricas o UPS o Fotocopiadoras o Scanner o Equipo automotor (Vehículos y motos)



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8.2. AMBIENTE DE TRABAJO Para lograr la conformidad con los requisitos del producto, los funcionarios que prestan el servicio están sometidos a controles y aplicación de la normativa en seguridad y salud ocupacional.

9. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

9.1. PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Los instrumentos de planificación y la documentación de los procesos del modelo de operación con sus elementos constitutivos de caracterización y su descripción, permiten identificar los diferentes objetivos, requisitos, productos y/o servicios que demanda el usuario para la satisfacción de sus necesidades y el logro de los bienes y servicios ambientales.

9.2. PROCESOS RELACIONADOS CON LA COMUNIDAD Los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, se determinan en forma directa, con base en las funciones que la Ley establece para la administración de los recursos naturales. La revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, se realiza principalmente mediante la ejecución de los procesos misionales: Administración Integral de los Recursos Naturales Renovables y Gestión de la Cultura y los demás que hacen parte del modelo de operación por procesos de la Corporación. La comunicación con los usuarios se realiza a través de la implementación de mecanismos como la gestión documental de la información corporativa interna y externa; el servicio de correo electrónico, las páginas electrónicas, los espacios físicos destinados para la atención personalizada de los usuarios en las diferentes dependencias, la atención de los derechos de petición, de quejas, reclamos y sugerencias; los requerimientos de los organismos de control y vigilancia; las audiencias públicas y demás medios de comunicación utilizados para la retroalimentación con el usuario.



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10. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Los procesos relacionados con la contratación se desarrollan desde cada una de las dependencias, bajo las directrices que se definen por la Secretaria General, el comité de contratación y la Dirección general, acorde con las prioridades del Plan de Acción y el Plan Anual de adquisiciones, bienes, servicios y obra pública. Para la adquisición de bienes y servicios, se cumple con los procesos de contratación pública y en el seguimiento y evaluación periódica que se ejerce en la supervisión, se determina el cumplimiento del objeto contractual por parte de los contratistas (proveedores). Por lo tanto, la evaluación y revaluación de proveedores se enmarca en los diferentes informes de supervisión.

10.1. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

10.1.1. Control de la prestación del servicio La Corporación establece en la ejecución de los procesos para la prestación de los servicios, toda la información necesaria para que los usuarios conozcan cuáles son los requerimientos que deben aportar para satisfacer sus necesidades en materia de administración de los recursos naturales renovables. Así mismo, la Corporación define los riesgos de mayor probabilidad que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos.

10.1.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio En el desarrollo de las actividades de liberación de fauna silvestre que ha sido recuperada de cautiverio, o que es entregada voluntariamente por los usuarios, la Corporación realiza los registros correspondientes de cada individuo, previo a la liberación. A éstos no es posible realizarles el seguimiento o medición, posteriores a la liberación.



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10.1.3. Identificación y trazabilidad Los mecanismos de identificación y radicación de las diferentes series documentales, aplicados para acceder a los documentos relacionados con la gestión corporativa, obedecen a la adopción de la normatividad sobre administración de archivos y para realizar trazabilidad a la prestación de un servicio, la Corporación tiene digitalizada la información en el sistema electrónico de documentos DOCUNET y Sirena.

10.1.4. Propiedad del usuario En las labores diarias realizadas por CORANTIOQUIA para la aplicación y cumplimiento de sus funciones, se considera como propiedad del usuario la información que éste suministra para la realización de los diferentes trámites ambientales y los requeridos por las demás dependencias corporativas. Toda información suministrada por los usuarios que sea insuficiente o que por cualquier motivo no sea adecuada para su uso, deriva en la realización de oficios de requerimientos que son notificados oportunamente a los mismos. Estos documentos se digitalizan para protegerlos y salvaguardarlos.

10.1.5. Preservación de producto y/o servicio La identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección del producto y/o servicio, se cumple con la aplicación de los mecanismos de aseguramiento y conservación de la documentación de expedientes, manejo de archivo documental, administración de los Centros de Información Ambiental –CIA- y custodia de bienes físicos y de recursos financieros, necesarios para la entrega del producto y/o prestación del servicio.

10.2. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los equipos de seguimiento y medición se identifican con un código numérico de control de inventario y son utilizados por personal responsable de las actividades establecidas para la regulación y control del uso de los recursos naturales renovables o ejercicio de la autoridad ambiental en la jurisdicción.



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Por las características de las mediciones, el medio donde se realizan, las influencias ambientales, las tolerancias de las mediciones y las exactitudes que manejan los equipos de medición, sólo se realiza ajuste manual de parámetros o configuración a los receptores GPS (Sistema de posicionamiento global). Adicionalmente, conociendo los puntos de localización o coordenadas en un lugar específico y mediante el uso de la información cartográfica que brinda el sistema de información geográfico, se determina la altitud. Los GPS corresponden a un sistema de receptores móviles, los cuales se enlazan con una constelación de satélites en órbita alrededor de la tierra para la definición de las posiciones geográficas sobre la superficie terrestre. Por lo tanto, los receptores GPS se auto calibran en campo y no requieren de un método de calibración específico para su uso. Respecto a la realización de controles de emisión de gases y análisis de aguas y suelos, existen entidades especializadas que realizan la respectiva calibración de los equipos y aportan los respectivos certificados a la Corporación. Cuando los equipos de medición utilizados presentan daños físicos que afecten sus parámetros de uso, se procede a la solicitud de mantenimiento, control y seguimiento de bienes para proceder a su respectiva reparación.

11. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

11.1. GENERALIDADES La aplicación de la estrategia operativa de seguimiento y evaluación integral al Plan de Acción y la Revisión por la Dirección, constituyen los instrumentos de medición para determinar las desviaciones y tendencias de los resultados y de las metas alcanzadas, con el fin de establecer los planes de mejoramiento.

11.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN



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En cuanto a los procesos de seguimiento, CORANTIOQUIA implementa acciones como:

Elaboración de informe de gestión.

Encuesta de satisfacción de usuarios.

Cálculo de indicadores de gestión. (Ver Anexo 3.Guía Metodológica de Indicadores de Planes y de Procesos).

Auditoría interna de calidad, procedimiento que permite la planeación y ejecución para la verificación del funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

11.3. CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

La administración del riesgo asociado a las actividades de los procesos, facilita la aplicación del procedimiento para el control del producto y/o servicio no conforme, que permite registrar el producto y/o servicio no conforme, establecer las acciones tomadas para prevenir su uso o entrega no intencional y la definición de los responsables que intervienen en las correcciones y acciones correctivas cuando sea aplicable.

11.4. ANÁLISIS DE DATOS La revisión del sistema de gestión de la calidad por la Dirección, permite analizar entre otros, los datos relacionados con el desempeño de los procesos, con la tendencia de los mismos, los resultados de los planes estratégicos con sus proyectos, la satisfacción del usuario, los resultados de auditorías, la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio y la evaluación a los proveedores.

11.5. MEJORA La Corporación define el procedimiento de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora, con el fin de dar mantenimiento y mejora continua a la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.



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ANEXOS

ANEXO 1. GUÍA METODOLÓGICA DE DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

La Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, debe documentar los procesos requeridos para dar cumplimiento a sus objetivos institucionales, con el fin de asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, buscando dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. La identificación de los procesos que se ejecutan en la Corporación y que forman parte del Modelo de Operación por Procesos dentro del Sistema de Gestión de Calidad y clasificados en cada una de las categorías: misional, estratégico y de apoyo, se convierte en el eje central para abordar su documentación o descripción, mediante su caracterización, es decir, desagregando cada proceso en cada uno de sus elementos fundamentales. La documentación de los procesos y procedimientos, para el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014 y Sistema de Gestión de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, contiene los requisitos establecidos en las dos normas y tiene los siguientes propósitos:

Servir de referencia para el desarrollo de la gestión (Hacer lo que está escrito en la documentación y comprobar que los resultados alcanzados, se obtienen con base en la documentación establecida).

Identificar las interacciones y comunicación entre los procesos corporativos.

Delimitar responsabilidades para la ejecución de los procesos, e identificación específica de los productos y/o servicios.

Proporcionar evidencia en actividades de verificación y facilitar el seguimiento y la evaluación de los procesos.

Ser referente para el mantenimiento y mejora continua de los procesos.



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1. Formatos para la documentación de procesos y procedimientos Para la descripción de los procesos y procedimientos del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad, se utilizarán tres formatos: Formato: “Caracterización del Proceso”, Formato: “Descripción del Proceso”, y Formato: “Índice del Proceso”. Estos formatos se ubican en la ruta J:\CAD_Central_restaurado\ Formatos V2- SGI. Para su diligenciamiento es necesario tener en cuenta los “Criterios para la documentación de procesos”, que se presentan al final del presente anexo. Formato “caracterización del proceso” Para cada uno de los procesos del Modelo de Operación por Procesos, debe documentarse el formato, en cada uno de los campos establecidos, los cuales se describen a continuación: Tabla. Orientaciones para diligenciar el formato 1

ELEMENTOS DESCRIPCIÓN

CÓDIGO Corresponde al código asignado por la Corporación

VERSIÓN Identificación del número de actualizaciones.

PÁGINA Identificación página actual / total de páginas.

TIPO DE PROCESO Misional o Estratégico o de Apoyo o de Evaluación.

NOMBRE DEL PROCESO Corresponde a la denominación establecida en el Modelo de Operación para el proceso.

OBJETIVO DEL PROCESO Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso; es decir, los resultados que cumplan con requisitos previamente definidos. Se utiliza un verbo en infinitivo.

ALCANCE Identifica la Actividad inicial y la Actividad final del proceso. Determina las interacciones entre los procesos.

RESPONSABLE Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está el proceso. Líder o cabeza visible del proceso, que asegura su ejecución y logro de los resultados planificados. No necesariamente es el ejecutor de la(s) actividad(es).

DEPENDENCIA / ESTRUCTURA

Nombre de la Dependencia, según estructura organizacional (organigrama).



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INTERACCIÓN6

Proveedor Hay dos clases: 1. Interno (Otros procesos que le entregan sus salidas -resultados- a este proceso). Son otros procesos. No son dependencias o áreas funcionales. 2. Externo (Entidades externas -públicas o privadas) o personas que entregan algún insumo o materia prima requerida para el proceso. Por transparencia, no deben incluirse nombres propios de contratistas externos.

Insumo o Entrada Materias primas y/o información que se requiere para llevar a cabo el proceso. Puede ser un producto tangible, información (documento) o servicio. Puede provenir de otros procesos o de clientes externos (requisitos del cliente, legales o reglamentarios y del producto y/o servicio).

Secuencia de Actividades del Proceso

Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. En la definición de las actividades del proceso, debe considerarse la secuencia, pasos u orden en que se realizan o ejecutan, para obtener el producto o servicio esperado en el proceso.

Producto / Servicio o Salida Resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso. Pueden ser: 1. Productos tangibles como una cartilla, un acto administrativo, un manual, un documento preliminar, un informe, entre otros. 2. Productos intangibles "servicios" como capacitación, atención presencial o telefónica a un usuario.

Usuario o Cliente Hay dos clases: 1. Interno: Otros procesos que reciben las salidas (resultados) de un proceso. 2. Externo: Usuario de la prestación del servicio o usuario receptor (ciudadano, entidad pública o privada) del producto de la Corporación. El usuario final de un producto o servicio, es quien se beneficia. Cliente potencial es quien no usa normalmente el producto o servicio, pero podría beneficiarse de él. También pueden ser partes interesadas (organizaciones, personas o grupos) en el desempeño de la Corporación (sociedad, proveedores, organismos de control, medios de comunicación, autoridades, entre otros).

CATEGORÍA DE RECURSOS

Talento Humano Identifica los cargos que intervienen en el proceso. Los servidores públicos y/o particulares

6 En la definición de la INTERACCIÓN (Formato 1 Caracterización del proceso), el Producto / Servicio o Salida generado por una

ACTIVIDAD del proceso, se convierte como mínimo en Insumo o Entrada de la ACTIVIDAD siguiente. Cadena Cliente – Proveedor:



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que ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la calidad del producto y/o servicio, deben ser competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

Infraestructura Equipos, instalaciones, servicios de apoyo (transporte, sistemas de información, hardware, software) requeridos para la ejecución del proceso.

Ambiente de Trabajo Condiciones ambientales (físicas, ergonómicas, sociales) que puedan afectar la prestación del servicio. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Incluye solamente aquellas que puedan tener influencia significativa sobre el producto o servicio (ubicación lugar de trabajo, interacción social, calor, humedad, luz, flujo de aire, higiene, limpieza, ruido, vibraciones y contaminación).

INDICADORES DEL PROCESO

Nombre del Indicador Denominación del dato esencialmente cuantitativo, que permite saber cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que interesa conocer. Los indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas.

Fórmula de cálculo Relación (operación matemática) de las variables utilizadas para el cálculo del indicador.

Normas asociadas al proceso

En este campo se debe colocar “Ver Normograma”

Riesgos del proceso En este campo se debe colocar “Ver mapa de riesgos”

Producto/ Servicio No Conforme

Ver "Inventario de producto/servicio no conforme

Elaborado por: Especificar el equipo que lo elabora

Fecha: De Elaboración

Revisado por: Nombre de quien revisa de la Subdirección de Planeación

Fecha: De Revisión

Aprobado por: Nombre del Directivo responsable del proceso

Fecha: De Aprobación



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Formato “Descripción del proceso” Para cada uno de los procesos del Modelo de Operación por Procesos, debe documentarse el (los) procedimiento(s) que se deriven de las actividades que lo conforman, diligenciando el formato respectivo, en cada uno de los campos que se describen a continuación, teniendo en cuenta que un procedimiento describe en forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso, obteniendo como resultado final, un producto o un servicio. Tabla. Orientaciones para diligenciar el formato 2. Descripción del Proceso


CÓDIGO Corresponde al código asignado por la Corporación

VERSIÓN Identificación del número de actualizaciones.

PÁGINA Identificación página actual / total de páginas.

TIPO DE PROCESO Misional o Estratégico o de Apoyo o de Evaluación.

NOMBRE DEL PROCESO Corresponde a la denominación establecida en el Modelo de Operación para el proceso.

OBJETIVO DEL PROCESO

Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso; es decir, los resultados que cumplan con requisitos previamente definidos. Se utiliza un verbo en infinitivo.

ALCANCE Identifica la Actividad inicial y la Actividad final del proceso. Determina las interacciones entre los procesos.

RESPONSABLE Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está el proceso. Líder o cabeza visible del proceso, que asegura su ejecución y logro de los resultados planificados. No necesariamente es el ejecutor de la(s) actividad(es).

DEPENDENCIA / ESTRUCTURA

Nombre de la Dependencia, según estructura organizacional (organigrama).

CONTENIDO O DESARROLLO

Descripción de la secuencia de actividades -tareas- a realizar, respondiendo al QUÉ, CÓMO, DÓNDE, CON QUÉ y CUÁNDO. Un diagrama de flujo es una herramienta complementaria para la comprensión del procedimiento.

SECUENCIA Orden en que se ejecutan las tareas de las actividades, para la obtención de los productos.



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PROCEDIMIENTO / TAREAS

Descripción secuencial de los trabajos o tareas que deben hacerse en tiempo limitado, con el fin de dar cumplimiento a cada una de las actividades del proceso, para la obtención del producto o resultado del Procedimiento. Un Procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan el QUÉ, CÓMO, DÓNDE, CON QUÉ y CUÁNDO. Se redacta iniciando con verbo en infinitivo.

RESPONSABLE Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está la tarea que se describe y que asegura su ejecución y logro de los resultados planificados.

REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Permite comprobar si lo ejecutado es conforme con los requisitos planificados. Documento que se genera como prueba de la ejecución del Procedimiento.

DEFINICIONES Palabras o conceptos específicos (Vocabulario o glosario) referenciados en la descripción del Procedimiento y que pueden presentar dificultades para su comprensión. Ejemplo: Siglas.

Elaborado por: Especificar el equipo que lo elabora

Fecha: De Elaboración

Revisado por: Nombre de quien revisa de la Subdirección de Planeación y Estrategias Corporativas

Fecha: De Revisión

Aprobado por: Nombre del Directivo responsable del proceso

Fecha: De Aprobación

Formato “índice del proceso”



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El índice se construye de acuerdo con los niveles de desagregación de la documentación alcanzando máximo hasta el nivel 4. Las actividades del proceso estarán definidas por una letra, que a su vez identificará los títulos asociados a ella y se identificarán los títulos y subtítulos por colores. Para mayor comprensión se presenta a continuación un ejemplo.

Figura. Ejemplo índice de proceso

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CENTRO DE ANTIOQUIA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

FORMATO 3 "INDICE DEL PROCESO"

A. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEL TALENTO HUMANO

A.1. Planeación del Talento Humano (Artículo 15 Ley 909)

A.1.1. Elaboración del plan estratégico de recursos humanos (Incluye plan de vacantes y de previsión y su temporalidad es acorde con Plan de Acción)

A.1.2. Actualización del Manual de Funciones

A.1.3. Elaboración protocolos éticos

A.2. Gestión del Talento Humano

A.2.1. Nombramiento

A.2.1.1. Nombramiento en periodo fijo (solo aplica para el nombramiento del Director General)

A.2.1.2. Nombramiento en libre nombramiento y remoción

A.2.1.3. Nombramiento en período de prueba como resultado de la publicación de una lista de elegibles

A.2.1.4. Nombramiento en provisionalidad

A.2.1.5. Nombramiento como supernumerario

2. Criterios para la documentación de procesos

Pensamiento integrador: Los procesos son institucionales, interdependientes e integradores y por lo tanto no son procesos de un área o dependencia en particular.

Deben aportar a articular el trabajo Sede Central – Oficinas Territoriales, en doble vía.



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Coherencia con líneas estratégicas: El objetivo del proceso corresponde al objetivo establecido para la línea estratégica del Plan de Gestión Ambiental Regional, dado que los procesos permitirán la ejecución del Plan.

Aplicación metodología del ciclo P.H.V.A. La caracterización del proceso (Formato 1) debe reflejar de manera integral y secuencial, la aplicación del Ciclo P.H.V.A. (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Se sugiere tener en cuenta este mismo criterio al diligenciar el formato 2, en los casos que sea factible.

Se trabaja en el enfoque de gerencia de procesos orientado a la satisfacción del usuario o cliente (Él es quien debe evaluar el producto o servicio).

Al documentar se debe buscar dar claridad a quien ejecuta el proceso y a quién lo evalúa, entendiendo que la documentación debe ser sencilla y que genere valor agregado para el usuario o cliente, buscando reducir la complejidad del proceso y aportando a la simplificación del trabajo. Ejemplo: reducir la cantidad de manipulaciones (Pasos), eliminar los registros que no se utilicen, fusionar o combinar actividades del proceso, eliminar actividades idénticas que se realizan en partes diferentes del proceso o con otros procesos, eliminar copias y redefinir informes estándares, evitar la duplicación o fragmentación de tareas, unificar o eliminar reuniones etc.

La documentación debe realizarse como se hace en la realidad, aclarando entre paréntesis y en negrilla, cuáles actividades están aún por implementar, las cuales podrán estar a nivel de un grupo de actividades, ejemplo 1, o a nivel de una tarea específica, ejemplo 2:

A.1.1. Elaboración del plan estratégico de recursos humanos y Plan anual de vacantes (Por implementar) – Ejemplo 1

1 Definir metodología, cronograma y equipo de trabajo.

Profesional Grupo Talento Humano y Profesional Subdirección de Planeación

Documento de metodología con

cronograma y equipo

2

Realizar diagnóstico de necesidades de personal que se requieren para desarrollar los planes, programas, proyectos y procesos corporativos, en corto y mediano plazo. (Por implementar) - Ejemplo 2


Documento proyecto de Plan de Previsión de Recurso Humano y

Proyecto del Plan Anual de Vacantes



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3 Analizar la disponibilidad de personal para desarrollar los planes, programas, proyectos y procesos corporativos para cada anualidad


Se debe evitar documentar los pasos que correspondan al detalle de la alimentación de los aplicativos, lo cual debe tenerse en cuenta para la elaboración de protocolos de los aplicativos y no para narrar los procesos.

Se deben incluir los riesgos en aquellas actividades que aporten al control de los mismos, para ello se escribirán al final de la actividad y en letra resaltada en negrilla.

En el formato Descripción del proceso, para el caso de registros, se resaltará para cada actividad en negrilla el registro oficial de la actividad o procedimiento, al cual se le aplicaría todos los lineamientos en gestión documental para el respectivo control de registros.

Al colocar los registros se debe dar claridad del mismo, por ejemplo no colocar solamente “Documento”, sino “Documento de estrategia pedagógica”.

Para la narración de las actividades se iniciará con un sustantivo que exprese la acción del verbo y para la narración de las tareas se iniciará con verbo en infinitivo, ejemplo:

A.2. Gestión del Talento Humano

A.2.1. Nombramiento del Talento Humano

A.2.1.1. Nombramiento en periodo fijo (solo aplica para el nombramiento del Director General)

1 Elaborar metodología y cronograma para la elección del Director General.

Profesional o técnico Secretaría General

Documento de metodología y cronograma

2 Realizar convocatoria pública invitando a los candidatos para que se postulen al cargo de Director General.

Profesional o técnico Secretaría General Aviso de prensa



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ANEXO 2. GUÍA PROCEDIMIENTOS OBLIGADOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

El Sistema de Gestión Integral de la Corporación Autónoma Regional del Centro de Antioquia, debe documentar los procedimientos requeridos por la norma técnica de calidad para la gestión pública, como mecanismo de autorregulación para dar cumplimiento a sus objetivos institucionales, que buscan asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos, con el fin de dirigir y evaluar el desempeño corporativo, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. Estos son:

Control de documentos (numeral 4.2.3 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009)

Control de los registros (numeral 4.2.4 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009)

Auditoría interna (numeral 8.2.2 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009)

Control del producto y/o servicio no conforme (numeral 8.3 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009)

Acción correctiva (numeral 8.5.2 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009)

Acción preventiva (numeral 8.5.3 de la NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009) A continuación se presentan los procedimientos definidos para cada uno de ellos, se aclara que son 5 procedimientos obligados, dado que se unió en un solo procedimiento las acciones correctivas y preventivas. 1. Procedimiento Control de Documentos (numeral 4.2.3) Objetivo: Definir los controles necesarios para que los documentos del Sistema de Gestión Integral sean emitidos y aprobados, fácilmente identificables, posean sus versiones pertinentes y disponibles en los puntos de uso. Alcance: Aplica para la documentación establecida para el Sistema de Gestión Integral (Norma ISO 9001-2008 y NTCGP- 1000-2009), inicia con la necesidad de crear, modificar, actualizar o eliminar un documento, hasta la generación de los cambios y su socialización.



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Excepción: Los formatos generados por los aplicativos Corporativos se exceptúan de la aplicación de los criterios definidos para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Lineamiento Generales La codificación de los formatos internos de registro de información procedente de un proceso o actividad serán identificados con la letra (F). El encabezado estará conformado por:

Logotipo: Espacio donde se ubica la imagen institucional

Nombre del documento: Campo que incluye el nombre del sistema y del documento.

Código: Corresponde al código asignado por la Corporación conformado por las letra (F) de formato

establecidas para identificar el tipo de documento, las letras iniciales del proceso y la secuencia numérica

que inicia en 01

Versión: Identificación del número de actualizaciones

Página: Corresponde a la cantidad de páginas del documento



Código: D-SGC-01

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Ejemplo: Encabezado de los formatos del Sistema de Gestión Integral


Acta

Código: F-GIC-01

Versión: 02

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Identificación por cada Sistema

Descripción Código

1. Gestión de la Información y el Conocimiento GIC

2. Planificación Ambiental Territorial PAT

3. Administración Integral de los Recursos

Naturales Renovables

AIRNR

4. Gestión de la Cultura GC

5. Fortalecimiento Administrativo y Financiero FAF

6. Medición, Análisis y Seguimiento MAS

7. Sistema de Gestión Ambiental SGA

8. Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el

Trabajo

SGSST

Identificación del

Documento

Tipo Código

Formatos F

Documentos D

Consecutivo

Secuencia

numérica

01

Logotipo

Formato (F)

Versión Página

Nombre del Sistema y del Formato

1 2

3

Iniciales del proceso Gestión de la Información y el Conocimiento

Consecutivo



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Procedimiento Control de Documentos (numeral 4.2.3) Paso Tarea Responsable Registro

A Elaboración, revisión y aprobación de los documentos

A1 Elaboración del documento

1 Identificar la necesidad de crear, modificar o eliminar documentos del Sistema de Gestión Integral y/o normatividad incluida en el normograma Corporativo.

Funcionarios y/o Contratistas de la Corporación

2 Elaborar la versión del documento a crear, modificar o eliminar y solicitar los cambios por correo electrónico a la Subdirección de Planeación.

Funcionarios y/o Contratistas de la Corporación

A2 Revisión y Aprobación

1 Evaluar la pertinencia de la solicitud, registrar el resultado en el formato “Planificación y Mantenimiento de la Calidad”. Nota: En caso de no ser aprobado, informar al interesado para revisión y ajustes. Los documentos del sistema de gestión de la calidad se consideran aprobados y vigentes, cuando se encuentren publicados en la red corporativa.

Profesional Subdirección de Planeación

Formato de Planificación

y Mantenimient

o de la Calidad

2 Generar los cambios en la documentación y actualizar la información. Profesional, técnico Subdirección de Planeación

3 Disponer la información vigente en la red corporativa. Técnico Subdirección Administrativa

Documento en Red

Corporativa

4 Informar a través de algún medio de comunicación Corporativo los cambios realizados.

Técnico Subdirección de Planeación

B. Identificación y Actualización de Documentos Externos



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Paso Tarea Responsable Registro

1 Identificar y controlar los documentos de origen externo, siguiendo los lineamientos y regulaciones establecidas para el manejo documental.

Profesional, Técnico, Asistencial Subdirección Administrativa

Tablas de retención

documental

2

Definir como copia controlada los documentos del Sistema de Gestión Integral que permanecen en la red Corporativa.

Profesional Subdirección de Planeación Subdirección Administrativa

2. Procedimiento Control de Registros (numeral 4.2.4) Objetivo: Definir los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros del sistema de gestión de la calidad que sean establecidos. Mediante la aplicación de la Tabla de Retención Documental, se definen los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros del sistema de gestión de la calidad establecidos en CORANTIOQUIA, con su respectiva codificación, nombres de serie, subserie y tipo documental, así como el tiempo de retención y su disposición final. 3. Procedimiento Auditoría Interna (numeral 8.2.2) Objetivo: Establecer la metodología para determinar si el Sistema de Gestión, es conforme con los requisitos establecidos, la normativa aplicable a la Corporación y si se mantiene de manera conveniente, adecuada eficaz, eficiente y efectiva. Paso Tarea Responsable Registro

1 Realizar reunión con auditores internos para dar a conocer el Plan de Auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad, los equipos auditores y líderes designados (Viene del proceso Medición, Análisis y Seguimiento).

Subdirección de Planeación

Listado de asistencia

2 Revisar y estudiar la aplicación de los numerales transversales y Equipo de



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específicos, los documentos de trabajo afines con los procesos a auditar, así como el Manual de la Calidad y todos los procedimientos documentados disponibles para la evaluación.

auditoría

3 Elaborar el Plan de Auditoría por proceso o parte del proceso asignado y enviar previo a la ejecución de la auditoría, a través de correo electrónico al líder del proceso auditado, con copia a la Subdirección de Planeación.

Equipo de auditoría

Plan de auditoría

4 Elaborar la Lista de Verificación. Equipo de auditoría

5 Realizar la reunión de apertura en la fecha definida, dicha reunión tiene como propósito:

Presentar los miembros del equipo auditor a los auditados

Comunicar el alcance y los objetivos de la auditoría interna

Establecer los conductos oficiales de comunicación entre el auditor y el auditado

Confirmar la fecha y hora de la reunión de cierre

Resolver las inquietudes que se presenten

Equipo de auditoría y auditados

Listado de Asistencia

6 Ejecutar la auditoría. La auditoría se realiza mediante la verificación de la información soportada en evidencias objetivas a través de: entrevistas, muestreo, comprobación, seguimiento, análisis de registros y observaciones del proceso. Es necesario realizar seguimiento a la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones de mejoramiento realizadas.


7 Realizar reunión de enlace, con el fin de homologar criterios y unificar en el equipo auditor, para elaborar el informe de auditoría.


8 Realizar reunión de cierre, para dar a conocer los resultados de la auditoría y solicitar a los auditados el diligenciamiento del formato de evaluación de los auditores (un formato por auditor).


Equipo auditado

Lista de asistencia

9 Enviar la evaluación de los auditores en medio físico a la Líder del equipo Evaluación de auditores



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Subdirección de Planeación. No requiere memorando y se entrega una evaluación por cada auditor.

auditado

10 Elaborar el Informe de auditoría, gestionar las firmas y a través del CAD enviar a la Subdirección de Planeación la documentación resultado de la auditoría con copia al líder del equipo auditado. Nota: Enviar por correo electrónico en archivo editable el informe de la auditoría y la lista de verificación.


Plan de auditoría, Listas de asistencia (reunión de

apertura y cierre) Lista de verificación diligenciada e

Informe de auditoría)

11 Elaborar el informe consolidado de las auditorías internas y reunión para presentar hallazgos y conclusiones de la auditoría. Nota: En el Informe consolidado se debe agrupar en una sola No Conformidad las No Conformidades encontradas del mismo numeral en los diferentes procesos.


Informe consolidado

13 Evaluar el desempeño de los auditores internos, al finalizar las auditorías internas.

Oficina de Control Interno

Evaluación de los auditores

14 Disponer los resultados del Informe de auditoría en la ruta Corporativa.


Informe de auditoría en disco J:/SGI

4. Procedimiento Control del producto y/o servicio no conforme (numeral 8.3) Objetivo: Definir los controles, responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto y/o servicio no conforme con los requisitos, para prevenir su uso o entrega no intencional. Un producto y/o servicio no conforme, es aquél que no cumple con los requisitos establecidos. Paso Tarea Responsable Registro

1 Identificar el producto y/o servicio no conforme, relacionado con la ejecución de los procesos y analizar la(s) posible(s) causa(s) de su presentación.

Integrante Equipo técnico de proceso

Formato Control del Producto y/o Servicio

No Conforme diligenciado



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2 Diligenciar el Formato “Control del Producto y/o Servicio No Conforme”.

Integrante equipo técnico de proceso

Formato Control del Producto y/o Servicio

No Conforme diligenciado

3 Definir la(s) acción(es), el plazo y el responsable para dar tratamiento al producto y/o servicio no conforme, con el fin de eliminar la no conformidad detectada, autorizar su liberación bajo concesión por autoridad pertinente o impedir su uso o aplicación.

Líder de proceso

4 Verificar la conformidad del producto y/o servicio, con los requisitos establecidos.

Integrante equipo técnico de proceso y auditor

5 Establecer las acciones apropiadas que permitan ajustar los resultados para dar conformidad al producto y/o servicio no conforme.

Líder de proceso

5. Procedimiento Acción correctiva, preventiva y de mejora (numerales 8.5.2 y 8.5.3) Objetivo: Definir acciones correctivas para eliminar la(s) causa(s) de no conformidades reales y/o definir acciones preventivas para eliminar la(s) causa(s) de no conformidades potenciales, que puedan afectar el Sistema de Gestión de Calidad y el seguimiento a las acciones de mejora. Paso Tarea Responsable Registro

1 Identificar la necesidad de implementar la acción correctiva, preventiva y de mejora a las situaciones no deseadas potenciales y/o detectadas.


Formato Acción Correctiva y Preventiva

2 Definir el tipo de acción a emprender y diligenciar el formato de acciones correctivas, preventivas identificando la fuente de la situación.


3 Registrar la situación y determina las causas de la no conformidad Equipo técnico de Formato Acción



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potencial o detectada si se trata de una acción correctiva o preventiva. proceso Correctiva y Preventiva

5 Definir las acciones, responsables y fechas de la acción a implementar.

6 Implementar las acciones correctivas y preventivas y relacionar las evidencias.

7 Realizar seguimiento a la implementación de las acciones revisando que la causa raíz se haya eliminado o mitigado, realiza cierre de la solicitud de acciones correctivas, preventivas y determina la eficacia de la acción.

Líder de proceso Auditor interno

8 Preparar informe para la revisión por la dirección del estado de la gestión de las acciones correctivas y preventivas.




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ANEXO 3. GUÍA METODOLÓGICA DE INDICADORES DE PLANES Y DE PROCESOS Para el seguimiento a la gestión de la entidad es fundamental entender la relación articulada entre los planes institucionales Plan de Gestión Ambiental Regional y Plan de Acción; y los procesos corporativos. Los primeros son los encargados de establecer las metas a alcanzar en determinado periodo de tiempo para lograr el cumplimiento de la visión ambiental regional y la misión institucional (Los planes responden a la pregunta: ¿qué va a hacer la entidad?) y los segundos establecen el camino a seguir para ejecutar los objetivos de dichos planes (Los procesos responden a la pregunta: ¿Cómo lo va a hacer la entidad?). La Corporación pasa de un enfoque funcional a un enfoque por procesos para consolidar su Sistema de Gestión Integral SGI, fundamentados en el Modelo Integrado Planeación y Gestión, inicialmente integrando el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000, instrumentos que orientan a las entidades públicas a su razón de ser: servir al usuario, generando valor agregado para el mejoramiento de su calidad de vida, lo cual en nuestro caso conlleva una óptima administración de los recursos naturales renovables, para el beneficio de las comunidades presentes y futuras del territorio. La gestión pública lleva a hablar de la gestión por resultados, sustentada en indicadores, donde no sólo interesa saber qué se logró, sino también cómo se logró. Existen diferentes literaturas especializadas que definen metodologías para la construcción de indicadores, en este caso se tendrá en cuenta las orientaciones establecidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y por el Departamento Administrativo de la Función Pública. A continuación se presentan las orientaciones entregadas en términos de indicadores, tanto para los planes, como para los procesos y se determina el camino a seguir para trabajar de manera articulada el tema de indicadores en el seguimiento a la gestión institucional.



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Orientaciones del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible Como orientaciones del nivel nacional se expide desde el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, la Resolución 0667 del 27 de abril de 2016, por la cual se establecen los indicadores mínimos de que trata el artículo 2.2.8.6.5.3 del Decreto 1076 de 2015 y se adoptan otras disposiciones. Se definieron los indicadores mínimos correspondientes al Plan de Acción 2016-2019, de tres tipos: desarrollo sostenible, ambientales y de gestión7: Indicadores de desarrollo sostenible: Buscan medir el impacto de la gestión ambiental orientada hacia el Desarrollo Sostenible, en términos de: Consolidar las acciones orientadas a la conservación del patrimonio natural, disminuir el riesgo de desabastecimiento de agua; racionalizar y optimizar el consumo de recursos naturales renovables, generar empleos e ingresos por el uso sostenible de la biodiversidad y sistemas de producción sostenibles, reducir los efectos en la salud asociados a problemas ambientales y disminuir la población en riesgo asociada a fenómenos naturales. Indicadores ambientales: Orientados a monitorear los cambios en la cantidad y calidad de los recursos naturales renovables y el medio ambiente, y la presión que se ejerce sobre ellos como resultado de su uso y aprovechamiento. Indicadores de gestión: Tienen por objeto medir el avance del cumplimiento del Plan de Acción cuatrienal de las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible. Estos indicadores han sido tenidos en cuenta en la formulación de los planes institucionales evaluados y adicional a ellos se han incluido indicadores de gestión que permitan medir las metas propuestas para cada vigencia por el Director General que corresponda.

7 Artículo 2, Resolución 0667 del 27 de abril del 2016



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Orientaciones Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP De acuerdo con la Guía para la construcción de indicadores de gestión, del DAFP, del 2012, se establecen la siguiente categoría de indicadores: TIPOLOGÍA DESCRIPCIÓN

Indicadores de Eficiencia

Los indicadores de eficiencia, se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso; evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos. Consisten en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.

Indicadores de Eficacia

Cuando se habla de eficacia, se busca establecer el cumplimiento de planes y programas de la entidad, previamente determinados, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad (cumplimiento de la meta en el plazo estipulado), al igual que la cantidad (volumen de bienes y servicios generados en el tiempo).

Indicadores de Efectividad

Para el análisis de este tipo de indicadores es necesario involucrar la eficiencia y la eficacia, es decir el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura del servicio prestado.

Indicadores Ambientales

Busca que las entidades desarrollen actividades para una gestión ambiental al interior de las mismas, por lo que se sugiere iniciar con indicadores relacionados con:

El uso eficiente de materiales, insumos, agua y energía,

La reducción de los costos, mediante la reducción del consumo,

La reducción de los residuos y las emisiones, mediante la separación de residuos y la planeación en el uso de vehículos para desplazamiento de funcionarios.

Indicadores de Economía

Se orientan a medir la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente cuando estos son públicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecución de su presupuesto y de la administración adecuada de su patrimonio.



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Indicadores institucionales La Corporación cuenta con los indicadores del Plan de Acción 2016-2019, los cuales permiten medir los Programas, Proyectos y actividades del Plan, de tal manera que trimestralmente se dé cuenta del avance en la ejecución de dicho Plan. Estos se complementan con los indicadores de procesos corporativos, los cuales se orientan inicialmente a medir algunos aspectos de efectividad como es el caso del indicador para medir el nivel de satisfacción del usuario con la atención prestada por parte de la Corporación. Documentación indicadores institucionales Para la definición de los indicadores tanto de planes como de procesos, se utilizará la “Ficha de indicadores de Corantioquia”, la cual contiene los siguientes campos:

CAMPOS DEFINICIÓN ORIENTACIONES

a. Nombre del indicador Nombre con el cual se identificará al indicador.

Se debe tener en cuenta que el nombre contenga el sujeto y verbo en participio (Ver gráfico al final de la tabla)

b. Tipo de Indicador Indicador de Proceso o Actividad o Proyecto, o Programa o Aporte PGAR (según el Plan).

Se escribirá sólo la palabra Actividad, Proyecto, o Programa o Aporte PGAR o Proceso En algunos casos, cuando el indicador sea de programa o Aporte PGAR, o Proceso, no se llenará los campos de actividad o proyecto, pero no se borran.

c. Descripción del indicador

Describe y define el objetivo del indicador.

Debe dar cuenta de qué mide el indicador, cómo se mide (ejemplo: encuestas) y el para qué es el indicador. Se debe elaborar en ese orden.

d. Unidad de medida del indicador

Es la unidad en que se mide el indicador. Puede ser un valor absoluto, un

Debe ser coherente con el definido en los planes o en los procesos según sea el caso.



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porcentaje, entre otros.

e. Definición de las variables del indicador

Define cada una de las variables necesarias para construir la fórmula del indicador.

Se utilizará el código de letras, la primera letra de cada palabra de la variable y máximo 5 letras.

f. Fórmula para el cálculo del indicador

Fórmula en términos matemáticos considerando las variables.

Se utilizará el código de letras, la primera letra de cada palabra del indicador, máximo 5 letras. Ver ejemplo al final de la tabla.

g. Restricción del indicador

Cuales aspectos pueden afectar la medición del indicador (no la obtención de la meta propuesta).

Un ejemplo de restricción para el indicador de “disminución de las cargas contaminantes en los ríos”, puede ser: En épocas de lluvia la medición se altera, debido a que se diluye la concentración de la sustancia contaminante, obteniéndose así un valor de la carga contaminante menor a su valor real.

h. Fuente de los datos Especificar para cada una de las variables de la fórmula la entidad o área que dispone de la información.

Pueden ser varias variables o una sola y se definirá dónde se encuentra. Ejemplo: la fuente de los datos es la Subdirección de Ecosistemas. Podría ser otra entidad. Ejemplo: la fuente de los datos es el IDEAM

i. Periodicidad del indicador.

Cada cuanto se actualiza y se presenta el indicador: mensual, anual etc.

Se aclarará que es la periodicidad del indicador y en lo posible debe corresponder con el seguimiento trimestral que realiza la Corporación.

j. Disponibilidad de los datos

Cómo se encuentran los datos, en qué sistema y en qué formato.

Se refiere a las variables del indicador y puede ser una sola. Ejemplo: Se encuentran en Excel, en la ruta en J, en la carpeta ___

k. Hoja metodológica elaborada por

Se debe colocar el nombre/s de la/s persona/s que elaboró/aron la hoja metodológica.

Será/n la/s persona/s con la/s cual/es se trabajó para la definición final del indicador.



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l. Responsable del indicador

En este campo se colocan dos datos: Se especifica el Directivo responsable y el Cargo.

Se coloca según el siguiente ejemplo: Subdirector de Calidad Ambiental Nombre:___________________

m. Aprobación del indicador

Se deben colocar dos datos: La fecha de la aprobación y la firma de quien aprueba, que debe ser el Directivo responsable.

Se coloca según el siguiente ejemplo: Fecha de Aprobación: Abril 15 de 2014 Firma del Directivo que aprueba la hoja: (Se tendrá la firma para el indicador definitivo)

Código: D -SGC 01 Sistema de Gestión Integral -SGI- Manual ...

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