CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. - Esmax Avancemos Juntos · CIG ICA CCTA 3 CARTA DE GERENTE GENERAL...

CÓDIGO DE ÉTICAY CONDUCTA.

2 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

Carta Gerente General 3

Introducción 6

Objetivo del Código de Ética y Conducta 9

Ámbito de Aplicación 10

Estándares y Principios de Conducta Ética 11

Cumplimiento de la ley N° 20.393 33

Comité de Ética 39

Contravenciones al Código de Ética 42

Canal de Denuncia 39

Consultas Generales 44

Recepción de Conformidad 45

Formulario de Declaración de Conflicto de Intereses 46

ÍNDICE

3CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

CARTA DE GERENTE GENERAL Tengo el agrado de presentarles la segunda versión del Código de Ética y Conducta de Esmax.

En un entorno cada vez más competitivo y un ambiente más exigente, las compañías y sus

Directores, Ejecutivos y Colaboradores, deben encontrarse a la altura de estos desafíos.

Para esto, Esmax y sus filiales han definido el presente Código de Ética y Conducta, el cual

recoge los principios, valores y prácticas que deben guiar la gestión diaria y la toma de

decisiones, en pos de entregar un servicio de excelencia a nuestros clientes y cumplir nuestra

Aspiración de “Ser Preferidos por la Energía que ponemos para Facilitar sus Vidas”.

Ésta aspiración, se apoya en cinco pilares que buscan ser el reflejo de lo que buscamos como

compañía y lo que esperamos de nuestras personas:

• Foco en el cliente: Los clientes están en el centro de todo lo que hacemos y

evolucionamos día a día acorde a sus expectativas, con un claro posicionamiento de marca y

una propuesta de valor atractiva.


• Excelencia operacional: Tenemos procesos simples y enfocados en el cliente,

con una organización ágil que asegura una ejecución de excelencia, priorizando la seguridad

en todo momento.

• Eficiencia en costos: Cumplir con la promesa a nuestros clientes de la forma

más eficiente.

• Potencia de nuestra Red: Ampliar y potenciar la red de puntos de venta donde

nos requieren nuestros clientes, con plataformas y procesos que aseguren satisfacer sus

necesidades.

• Fortaleza organizacional: Desarrollar una organización de alto desempeño,

orientada al cliente que trabaje en equipo, de manera coordinada.


Carlos Larraín MeryGerente General

Esmax se ha propuesto exigentes metas, las que sólo alcanzaremos adoptando las mejores

prácticas y estándares éticos en nuestro actuar diario. Debemos redoblar los esfuerzos y

examinar de manera crítica nuestras decisiones adhiriendo a los más altos estándares de

integridad en la conducción de nuestro negocio a la luz de nuestro Código de Ética y Conducta.

La reputación de nuestra Compañía es nuestro mejor activo y es deber de todos resguardarlo

con integridad y consistencia.

Los invito a leer nuestro Código de Ética y Conducta y a ponerlo en práctica respetarlo y

hacerlo respetar con quienes se relacionan con nuestra Compañía.


INTRODUCCIÓN Nuestro compromiso permanente como compañía es ser competitiva y reconocida por su excelencia en la

satisfacción y servicio a sus clientes. Atenta a esa responsabilidad con los consumidores directos, clientes,

distribuidores y proveedores, la Compañía se esfuerza por comprender sus requerimientos y

preocupaciones y dar la debida importancia a sus negocios a través de responder efectivamente a sus necesidades,

desarrollando sus actividades reconociendo y valorando los intereses y derechos de todas las partes

interesadas. En el cumplimiento de ese compromiso nuestros valores apuntan a lograr un balance entre la

obtención de resultados y la preocupación sobre la forma en que se obtienen estos resultados y a generar

relaciones de confianza con los distintos grupos de interés con los que nos relacionamos. Nuestros valores son:

Seguridad: Operamos con los más altos estándares y contamos con certificaciones internacionales

para que el servicio que entregamos sea sinónimo de confianza.

Cercanía: Nos preocupamos genuinamente de escucharte y de conocerte, para incorporar tus

necesidades en todo lo que hacemos.

Excelencia: Con pasión buscamos siempre resultados más allá de lo esperado, preocupándonos

de mejorar continuamente.

Hacerse cargo: Con autonomía y proactividad nos hacemos responsables y dueños de nuestras tareas y de

todo lo que necesita la compañía para cumplir sus objetivos.En el cumplimiento de nuestros objetivos.


ACCIONISTAS

CLIENTES

En el cumplimiento de nuestros objetivos adherimos a los más altos estándares de conducta

de los negocios. Esta convicción provee la base de nuestros compromisos para aquellos con

quienes interactuamos.

Nos comprometemos a mejorar el valor a largo plazo de las inversiones confiadas por nuestros

accionistas a través de un manejo responsable y rentable de los negocios. Seremos

disciplinados y selectivos al evaluar la variedad de oportunidades de inversión de capital

disponibles.

Nos comprometemos a ser innovadores y a dar respuesta a las necesidades de nuestros

clientes, ofreciendo productos y servicios de alta calidad a precios competitivos.

Nos comprometemos a mantener un ambiente de trabajo seguro, enriquecido por la igualdad

de oportunidades para todos y caracterizado por la comunicación abierta, confianza y trato

equitativo.

EMPLEADOS


COMUNIDAD Nos comprometemos a ser un buen ciudadano corporativo. Mantendremos los más

altos niveles éticos, acatando todas las leyes y reglamentaciones, y respetando las culturas

locales y nacionales. Por encima de todos los demás objetivos, estamos dispuestos a conducir

operaciones seguras y responsables con relación al medio ambiente.

Aún cuando debamos mantenernos flexibles para adaptarnos a las condiciones

cambiantes, la naturaleza de nuestro negocio requiere una actitud orientada hacia el largo plazo.

Debemos esforzarnos para mejorar la eficiencia y la productividad aprendiendo, compartiendo e

implementando las mejores prácticas.


Este Código contiene los principios, estándares de conducta, compromisos y

responsabilidades que se espera que todos los empleados tengan en el desempeño de sus

propias funciones y en la gestión de las actividades que rigen en Esmax. Establece un marco de

acción común y coherente para Esmax y nos entrega la dirección y la explicación de la forma

en que realizamos nuestras actividades diarias, la ética en los negocios y la integridad personal

necesaria para asegurar nuestra credibilidad, sustentabilidad y reputación como equipo,

contribuyendo a guiar las conductas esperadas.

Es política y principio fundamental de este Código que los ejecutivos, empleados y

colaboradores rijan sus acciones con estricto apego a la ética, a la ley, y a las políticas y

procedimientos corporativos vigentes. Se espera que los ejecutivos, empleados y

colaboradores contribuyan con su conducta, buenas costumbres, actitudes y actividades, a

proteger la imagen y reputación de Esmax; a mantener la armonía en las relaciones humanas y

laborales, contribuyendo con su desempeño en el cumplimiento de sus objetivos.

OBJETIVO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA


El Código de Ética y Conducta no reemplaza ni deroga las Políticas y/o Procedimientos

internos, como tampoco aspectos legales, sino que se complementa e integra con ellos.

El ámbito de aplicación del presente Código se extiende a todos los Directores, Ejecutivos,

Empleados y Colaboradores quienes deberán conocer y comprometerse sin restricciones

con las normas, principios y valores que promueve la Compañía. Se entiende para todos los

efectos que Esmax se refiere a: (i) Esmax Distribución SpA; (ii) Esmax Red Limitada y (iii)

Esmax Industrial Spa, Y (iv) Esmax Inversiones S.A.

Sin perjuicio de lo anterior, Esmax espera que cualquier persona o entidad que se vincule a

Esmax en virtud de una relación contractual de cualquier naturaleza, tales como sus asesores,

proveedores, distribuidores y clientes, adopten una conducta conforme con los principios

generales de este Código. Existen políticas y procedimientos que Esmax ha establecido y que

podrá definir en el futuro, que regulan y complementan las materias de que trata este Código

de Ética y Conducta.

ÁMBITO DE APLICACIÓN


I.- Cumplimiento de la Normativa Vigente y Ética.

Esmax y sus empleados, en todas sus actuaciones, tienen el deber de cumplir con la

normativa legal y reglamentaria que resulte aplicable a sus operaciones, debiendo actuar

siempre de buena fe, en base a los principios rectores corporativos, los valores de Seguridad,

Cercanía, Excelencia y el Hacerse Cargo y en estricta observancia de la legislación vigente. Debe

ser preocupación fundamental dar cumplimiento al ordenamiento jurídico vigente, en todo

ámbito de aplicación, especialmente aquella normativa que se refIere a las actividades

propias de la Compañía y toda norma que regule materias generales que directa o

indirectamente se relacionan y contribuyen al negocio, como las normas laborales,

tributarias, de libre competencia, entre otras.

Lo anterior se refleja, en parte, en la dictación por parte de Esmax de normativas,

políticas y procedimientos internos que buscan dar cumplimiento a sus fines en armonía con el

ordenamiento jurídico vigente, las que también deben ser respetadas y cumplidas. Con

ESTÁNDARES Y PRINCIPIOS DE CONDUCTA ÉTICA


especial cuidado, los empleados deberán cumplir con lo dispuesto en las políticas y

procedimientos correspondientes al Modelo de Prevención de Delitos, implementado por

Esmax en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley N° 20.393, cuyo objeto es prevenir los

delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho y

receptación soborno entre particulares, negociación incompatible, apropiación indebida,

administración desleal, contaminación de aguas, delitos relacionados con la

veda de productos, pesca ilegal de recursos del fondo marino y procesamiento,

almacenamiento de productos escasos (colapsados o sobreexplotados) sin acreditar

origen legal. El empleado que tome conocimiento de cualquier hecho o acto que pueda

significar una vulneración a la normativa legal vigente o que pueda ser constitutivo de delito,

tendrá el deber de efectuar la denuncia respectiva, en conformidad con el procedimiento

establecido en este Código.

Sin embargo, esta política va más allá. Aun cuando la ley sea permisiva, la Compañía elige

el camino de la más alta integridad. La honestidad es un valor incuestionable. Una buena

reputación fundada en una conducción recta de los negocios es en sí misma un activo

inapreciable de la Compañía.


A la Compañía no sólo le importa que se obtengan resultados, sino la manera en cómo se

obtienen. La Compañía espera el cumplimiento de sus normas de integridad en toda la

organización y no aceptará que los empleados logren resultados a costa de la violación de

las leyes o comportándose inescrupulosamente. La Compañía apoya a cualquier empleado

que rechace involucrarse en situaciones que podrían resultar violatorias de normas de ética.

Del mismo modo, la Compañía espera transparencia en los gerentes y empleados de todos los

niveles y cumplimiento de las políticas, normas contables y controles de Esmax. El sistema

de gestión de la Compañía no funcionará sin honestidad, y ésta incluye el llevar los libros en

forma transparente, elaborar honestamente los presupuestos y las evaluaciones económicas

de proyectos. De esta forma, es política de Esmax que todas las transacciones sean reflejadas

con exactitud en sus libros y registros.


II.- Confidencialidad y Privacidad de la Información.

Esmax considera la seguridad de la información como un proceso integrante de sus negocios,

esencial para la competitividad y el desempeño de la empresa.

Dado lo anterior, todos los empleados tienen el deber de guardar en estricta reserva, de

no usar para sí mismos o para terceros, toda aquella información que haya desarrollado,

adquirido o a la que haya tenido acceso en razón de sus cargos o funciones, ya sea que se

relacione con la Compañía o con información de carácter personal de cualquiera de los

empleados, clientes, proveedores o cualquiera que se relacione con la compañía, que

pudiese ver vulnerado la protección de sus datos personales. Dicha información sólo podrá

comunicarse o divulgarse bajo las condiciones y en los casos que la legislación vigente

establezca o autorice. Se deberá proteger y resguardar toda información que resulte o

pudiera resultar confidencial o sensible, ya sea que esté contenida en informes, datos,

proyecciones, estrategias u otros documentos o archivos corporativos, todos los cuales deben

entenderse siempre como de exclusiva propiedad de Esmax.


Deberá también resguardarse la propiedad intelectual de la Compañía, velando siempre

por la protección de los derechos de autor, licencias y patentes, así como por el buen uso

del nombre y marca de Esmax. Se considerará que pertenecen a la Compañía, a título de

propiedad intelectual, todos los estudios, descubrimientos y creaciones que los empleados

lleven a cabo con motivo o en razón de sus labores asignadas. Los empleados se deben guiar

por el principio general de que la Compañía considera confidencial toda información que

no haya sido revelada oficialmente o no sea de conocimiento público. Como información

revelada oficialmente se considera aquella contenida en informes oficiales, boletines

noticiosos e información que la Compañía haya entregado al público a través de los canales

externos de comunicaciones formalmente establecidos. Esto no sólo se aplica a los empleados

mientras permanezcan en la Compañía, sino también después que terminen su relación con

esta última. Asimismo, es responsabilidad de todos los empleados dar el tratamiento que

corresponda a la información de Esmax y velar por la seguridad de la tecnología de la

información y comunicación existente en ella, que pudiesen verse vulneradas por un actuar

negligente o riesgosa por parte del trabajador, incumpliendo cumpliendo con los principios


de este Código y con las políticas y procedimientos que al respecto la Compañía establezca

e implemente en el futuro. Todo empleado que tenga dudas sobre la confidencialidad de la

información que desarrolla o adquiere, tiene la responsabilidad de determinar su clasificación,

consultando a su supervisor inmediato o a la Gerencia del Área.

III.- Prevención de Conflictos de Interés.

Todos los empleados deben evitar situaciones en las que los intereses personales puedan

estar o parezca que puedan estar en conflicto con los intereses de Esmax. Asimismo, los

empleados deberán evitar cualquier conflicto entre sus propios intereses y los intereses de la

Compañía en el trato con proveedores, distribuidores, clientes y terceros, que tengan o estén

tratando de tener negocios con la Compañía, incluyendo también evitar cualquier conflicto

entre sus propios intereses y los de la Compañía durante la conducción de sus asuntos

personales. Constituye también un conflicto de intereses para un empleado, durante o

después del empleo y sin autorización apropiada, proveer o facilitar a otros, o usar para su

propio beneficio, información de naturaleza confidencial derivada de su empleo.


Hay conflicto de intereses cuando el juicio de un empleado, durante su actuación a nombre

de Esmax, resulta o puede resultar influenciado por un beneficio personal, real o posible,

debido a una inversión, interés comercial, parentesco, o alguna otra relación o asociación. Los

beneficios pueden ser directos o indirectos, financieros o no financieros, a través de

conexiones familiares, asociaciones personales u otros.

Si un empleado se encontrare en una situación inevitable de conflicto de interés, deberá

previamente declararlo e informarlo a su Supervisor inmediato o al Gerente del Área.

Si bien no es posible enumerar todas las situaciones que podrían dar lugar a un conflicto de

interés, los ejemplos que se dan a continuación indican algunos de los casos que deberán ser

evitados o informados a la Gerencia. Particularmente se recomienda el exhaustivo análisis

de aquellas situaciones dudosas que puedan dar apariencia de conflicto de intereses. Tener

un conflicto de interés no necesariamente constituye una violación al presente Código, pero,

no informarlo sí lo es.


Se considera específicamente que existe conflicto con los intereses de la Compañía:

La solicitud o aceptación de dinero, pagos, servicio o cualquier otra

contribución, directa o indirectamente de terceros, en el marco del desempeño de las

funciones del empleado. Se prohíben especialmente los obsequios en dinero o

equivalentes monetarios por cualquier monto.

La aceptación de regalos que no sean autorizados de acuerdo con las políticas internas.

Tener un trabajo o estar empleado por otra institución o empresa pública o privada,

que pueda influir o generar conflicto con las responsabilidades del empleado o con

los intereses de la Compañía.

La contratación de familiares directos, amigos íntimos o personas con quienes se tenga

alguna relación significativa de afecto.

Desarrollar el empleado, su cónyuge o sus parientes, actividades o negocios que

compitan en cualquier forma con Esmax.

Actuar el empleado o pariente de éste, como socio, asesor, empleado, ejecutivo o

director o poseer una participación en la propiedad de una empresa, institución,


sociedad u organismo público que tenga o pretenda tener relaciones comerciales o

profesionales con Esmax. Se excluye la tenencia de acciones, bonos u otros valores de

sociedades anónimas que se cotizan o transan públicamente.

Utilizar el personal, las instalaciones, equipos o suministros de la Compañía para

beneficio personal a menos que lo haga en acuerdo a las prácticas y procedimientos

aceptados.

A estos efectos, las relaciones de parentesco mencionadas abarcan todas las relaciones,

legales y/o de hecho, que existan entre empleados de Esmax o entre ellos y terceros

relacionados.

Específicamente, debe incluir al menos al cónyuge (o pareja de hecho) y cualquier otro

parentesco o relación que el empleado considere relevante declarar.

Todo empleado que enfrente una situación que pueda ser considerada como un potencial

Conflicto de Interés, deberá previamente declararla e informarla por escrito a su Supervisor


inmediato, quien tendrá a su vez el deber de comunicarlo por escrito a su Gerente, sin

perjuicio de la “Declaración de Conflicto de Intereses”, cuyo formato se incluye como Anexo

B, a la que están obligados los empleados de la Compañía. La misma Declaración, deberá ser

completada por toda persona que ingrese a prestar servicios a Esmax, en cualquier cargo,

conjuntamente con su contrato de trabajo.

Declaración Anual de Cumplimiento: Los empleados de Esmax de los cargos, áreas o

actividades que se detallan a continuación harán llegar su declaración formal de Conflicto de

Interés anualmente a la Gerencia de Recursos Humanos, en el mes de abril.

a) Gerente General

b) Gerentes de primera y segunda línea;

c) Sub-Gerentes y Jefes

d) Los empleados de la Gerencia de Compras y Servicios;


e) Los empleados que negocien con bancos y los que pertenezcan a Tesorería;

f) Los empleados que interactúen con organismos fiscalizadores; y

g) El Administrador o Gerente de Tienda y Jefes de Zona.

Cuando surja o el empleado tome conocimiento de alguna situación de Conflicto de

Intereses que requiera ser revelada, debe hacerlo inmediatamente en cualquier tiempo. Será

responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos comunicar oportunamente a estos

empleados, a través de los medios comunicacionales corporativos, el inicio del proceso de

actualización de la “Declaración de Conflictos de Intereses”.

Esmax se reserva el derecho de determinar si una conducta constituye un conflicto real o

aparente de intereses o es una conducta prohibida, independiente de que esté o no

identificada específicamente como tal en éste Código.

IV.- Regalos, Invitaciones y Pagos Inapropiados.

4.1. Aceptación de pagos, regalos o aportes. Ningún empleado debe solicitar o aceptar, ya

sea directa o indirectamente, un pago, honorario, servicio, regalo, premio u otra gratificación


(cualquiera sea su tamaño o monto) de cualquier persona, empresa, institución u organización

que haga o pretenda hacer negocios o cualquier transacción con Esmax. Se prohíben

especialmente los obsequios en dinero o equivalentes monetarios por cualquier monto. Sin

perjuicio de lo anterior, está permitido recibir demostraciones de cortesía comunes y

artículos promocionales de poco valor, que estén asociados con las actividades propias de

Esmax, la cual deberá ser informada (sin excepción) al superior o quien reporte.

Cada empleado deberá asegurarse de que tales atenciones no comprometan la toma de

decisiones en el mejor interés de la Compañía. En todo caso, los referidos regalos o cortesías

deben ser legales y de bajo monto. Para los efectos anteriores, todo aquello que supere el

monto máximo de 2UF (valor mercado) deberá ser rechazado y devuelto a su remitente. Las

dudas respecto de su aceptación o rechazo deberán ser conversadas con el Supervisor inmediato

del empleado, en lo posible, antes de su recepción, a fin de asesorar al empleado y adoptar las

medidas que sean convenientes de acuerdo con las políticas internas.


4.2. Entrega de pagos, regalos y aportes a terceros: Cualquier trato con proveedores o

terceros que hagan o pretendan hacer negocios o transacciones con la Compañía, será

realizado únicamente de manera tal que refleje tanto los mejores intereses de Esmax como

sus estándares éticos.

En base a esta declaración, se establecen los siguientes principios:

Se permite la entrega de cortesías comunes a los potenciales o actuales

proveedores, clientes u otros terceros que estén implicados en asuntos propios de la

actividad de la Compañía, siempre que los gastos pertinentes sean adecuados,

razonables y estén previamente autorizados.

Ningún empleado realizará ni hará realizar ningún pago indebido ni

ofrecerá ningún estímulo indebido de cualquier naturaleza, en la forma de soborno,

cohecho, comisión encubierta o pago similar, directa o indirectamente en beneficio de

cualquier persona (incluido cualquier funcionario público), compañía u organización,


y que esté directa o indirectamente destinado a asegurar un trato preferencial o

cualquier clase de beneficio para la Compañía que no se ob tendría de no mediar dicho

pago o estímulo indebido.

En particular, se prohíbe cualquier forma de regalo u otorgamiento de

beneficios a funcionarios públicos chilenos o extranjeros, o a sus familiares.

La Compañía prohíbe el uso de fondos, recursos o bienes de la Compañía para apoyar a

partidos o candidatos políticos a cualquier cargo. Asimismo, en toda actividad política

que realice un empleado a título personal deb e quedar claro que dicho empleado no

está actuando a nombre de Esmax ni usando sus recursos.

Se prohíben las donaciones a terceros, en dinero y en especies de cualquier naturaleza,

sean éstos personas naturales, jurídicas, corporaciones, fundaciones o cualquier otro

tipo de organización, privada o pública, salvo aquellas autorizadas de acuerdo con las

políticas corporativas. Al respecto, regirá lo establecido en la Política de Donaciones

de Esmax.


Para una orientación más detallada sobre estas materias, Esmax ha establecido también la

Política de Relación con Funcionarios Públicos.

V.- Cuidado de fondos, bienes y registros de la Compañía.

Esmax busca la eficacia y la excelencia en la realización de sus actividades, gestionando al

mismo tiempo sus recursos materiales y humanos bajo criterios de austeridad y eficiencia.

El origen de estos recursos, así como su utilización, deben sujetarse a estrictas normas de

transparencia. Los recursos se utilizarán de una manera responsable e imparcial, reforzando la

independencia en las actuaciones de los empleados de la Compañía.

Cada empleado es personalmente responsable de los bienes, fondos y activos tangibles e

intangibles de que están bajo su control. Estos deben usarse con fines legales, adecuados,

autorizados y únicamente para llevar a cabo las actividades propias de Esmax. Entre estos

bienes se consideran los equipos, tales como computadores y teléfonos; vehículos; maquinaria;

mobiliario; instalaciones; además de dinero en efectivo, cheques, tarjetas de crédito y otros


instrumentos de crédito o que den cuenta de dinero o valores de la Compañía.

Cualquier empleado que gaste dinero de la Compañía o dinero personal que vaya a ser

reembolsado, debe asegurarse siempre de que Esmax reciba el beneficio pertinente a

cambio. Cualquier empleado que apruebe o certifique comprobantes o facturas, debe

conocer razonablemente que los servicios y compras respectivas existen y efectivamente se

prestaron o entregaron, que los montos son correctos, y que se cumplen los procedimientos

y plazos establecidos. La propiedad de la Compañía nunca se debe utilizar para obtener un

beneficio indebido, ya sea corporativo, personal o de un tercero, o para cualquier otro

propósito inapropiado o distinto de los fines de la misma. No se debe vender, prestar, regalar

o disponer de ella, cualquiera sea su condición o valor, salvo con la debida autorización previa.

Cada empleado debe estar alerta de cualquier situación o incidente que podría derivar en la

pérdida, el uso inadecuado o el robo de bienes y debe denunciar todas dichas situaciones a

través de los canales establecidos. La información financiera y contable debe ser preparada de

manera precisa, transparente y confiable. Los registros se deben mantener en todo momento


de acuerdo con controles y normas contables aceptadas, reflejando todas las transacciones

de manera completa y exacta. No se deben mantener fondos o activos no registrados. No se

pueden hacer o permitir asientos contables, registros o informes falsos o que lleven a

conclusiones erradas. Los temas aquí tratados están regulados en las políticas y

procedimientos que Esmax ha establecido y que defina en el futuro, entre las que se

encuentran: Políticas de Inversiones, de Donaciones y de Bajas de Activos.

VI.- Relaciones con los Empleados, Partes Interesadas y Comunidad.

En su relación e interacción con sus empleados y partes interesadas, Esmax velará por los

siguientes principios:

6.1. Prácticas Laborales Éticas: En la relación con sus empleados, Esmax y sus empleados

velarán por el cumplimiento de la normativa vigente, por mantener relaciones laborales

transparentes y armónicas, por otorgar un trabajo seguro y un trato digno y equitativo,

alentando el mutuo respeto entre los empleados y evitando las prácticas discriminatorias y

las conductas de acoso laboral.


En este sentido, la Compañía administrará las políticas, programas y prácticas de su personal

de forma no discriminatoria en todos los aspectos de las relaciones de trabajo, incluyendo

el reclutamiento, contratación, asignación de tareas, promoción, transferencia, desvinculación,

administración de salarios, y la selección para la capacitación. Asimismo, brindará un

ambiente de trabajo que aliente el mutuo respeto entre los empleados y las relaciones

laborales libres de acoso. La Compañía prohíbe específicamente cualquier forma de acoso por

o hacia los empleados, contratistas, proveedores o clientes.

El empleado que tenga una razón para creer que alguien ha actuado o actuará ilegalmente,

debería reportar esta información rápidamente a su supervisor o al nivel siguiente de

supervisión.

6.2. Prácticas Comerciales Éticas: Esmax y sus empleados velarán por cumplir de buena fe

los acuerdos alcanzados y compromisos asumidos siempre dentro del marco legal y regidos

por el principio de la competencia leal, absteniéndose de conductas colusorias, predatorias y

del abuso de cualquier posición dominante o de poder. Al respecto, regirá lo establecido en el

Protocolo para el Cumplimiento de la Legislación de Libre Competencia de Esmax.


6.3 Relaciones con Clientes: Esmax reconoce que la satisfacción del cliente es de

fundamental importancia para su éxito. Consciente de su responsabilidad con los

consumidores directos, clientes y distribuidores, la Compañía se esfuerza por comprender

sus requerimientos y preocupaciones y dar la debida importancia a sus negocios a través

de responder efectivamente a sus necesidades estrechando los vínculos y las relaciones de

confianza. Específicamente la Compañía, provee productos de alta calidad y procura suministrar

servicios que cumplan confiablemente normas de desempeño, eficiencia y cortesía. Además,

cuando los productos de Esmax llegan al consumidor final a través de terceros

independientes, tales como estaciones de servicio y distribuidores, la Compañía vela por

alentar activamente a tales partes para que alcancen normas comparables a las que se han

establecido para el desempeño de Esmax.


6.4 Relaciones con Proveedores y Contratistas: La relación entre proveedores, contratistas y

empleados de Esmax debe mantenerse bajo estricta independencia y de acuerdo a los

intereses de Esmax. Esto significa no asumir ningún tipo de compromiso ni parcialidad con

respecto a un proveedor, debiendo siempre privilegiar los intereses de Esmax.

La elección y contratación de proveedores siempre deberá estar basada en criterios técnicos,

profesionales, éticos, y en el objetivo lograr el mayor beneficio competitivo para Esmax. Los

procedimientos de selección deberán ser trasparentes y velarán siempre para que a todos los

proveedores y contratistas se les asegure igualdad de oportunidades además de contratos

objetivos y transparentes.

6.5. Relaciones con Organismos y Funcionarios Públicos: En su interacción con las

autoridades de gobierno y con las Instituciones del Estado, tanto nacionales como

internacionales, Esmax y sus empleados respetarán íntegramente la normativa aplicable y

velarán por principios éticos de transparencia, de representación y de comunicación


adecuada. Esmax y sus empleados cumplirán los requerimientos de las autoridades

gubernamentales y representarán los intereses y posiciones corporativas de forma

transparente, rigurosa y coherente, evitando actitudes de naturaleza colusoria. Esmax ha

adoptado modelos organizativos específicos para la prevención de delitos con respecto a las

instituciones y funcionarios públicos. Para una orientación más detallada sobre estas

materias, Esmax ha establecido la Política de Relación con Funcionarios Públicos.

6.6 Cuidado del Medioambiente: Es compromiso de Esmax conducir sus negocios de un modo

compatible con el equilibrio del medio ambiente y las necesidades socio económicas en las

que desarrolla sus actividades. La Compañía está comprometida a realizar esfuerzos continuos

para mejorar el desempeño respecto del medio ambiente en todas sus operaciones.

A este respecto, Esmax y sus empleados respetan y cumplen todas las leyes y reglamentaciones

ambientales pertinentes y aplica normas responsables cuando no exista ley aplicable.

Asimismo, alienta la preocupación y respeto por el medio ambiente y enfatiza sobre las


responsabilidades de cada uno de sus empleados respecto del desempeño de tareas

relacionadas con el medio ambiente y asegura prácticas operativas y de capacitación

apropiadas, administrando su negocio con el objetivo de prevenir incidentes, diseñando,

operando y manteniendo sus instalaciones con este propósito y responder rápida y

efectivamente a los incidentes que resulten de sus operaciones, cooperando con las

organizaciones industriales y organismos gubernamentales autorizados.

6.7 Seguridad: Es política de Esmax conducir sus negocios de modo que protejan la seguridad

de los empleados, otras personas involucradas en sus operaciones, clientes y el público en

general. La Compañía se esforzará para prevenir accidentes, lesiones y enfermedades

ocupacionales a través de la participación activa de todos los empleados. La Compañía se

compromete a realizar esfuerzos continuos para identificar y eliminar o administrar los riesgos

para la seguridad asociados con sus actividades.


Es deber especial de todos los directores, ejecutivos y empleados de Esmax, cumplir la

normativa que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas, en los delitos de

lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionario público nacional o

extranjero, receptación, Soborno entre particulares, Negociación incompatible, Apropiación

indebida, Administración desleal, Contaminación de aguas, Delitos relacionados con la veda

de productos, Pesca ilegal de recursos del fondo marino y Procesamiento, almacenamiento de

productos escasos (colapsados o sobreexplotados) sin acreditar origen legal (o cualquier otro

delito que sea considerado dentro de ésta Ley en el futuro). Con la finalidad de prevenir la

comisión de estos delitos, la Compañía ha designado a un Encargado de Prevención del Delito

(EPD), quien tiene la misión de implementar un modelo de organización, administración y

supervisión adecuada para prevenir y sancionar la ocurrencia de dichos ilícitos.

La prohibición de incurrir en los delitos tipificados en esta Ley, aplica también a Clientes,

Proveedores y, en general, a quienes prestan servicios a Esmax sin ser parte de ésta, para lo

cual la Compañía deja establecidas estas obligaciones en los respectivos contratos de

servicios.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY Nº 20.393


Por lo tanto, se prohíbe en forma expresa, a los empleados de Esmax y externos, lo cual

incluye a los contratistas, proveedores, distribuidores, asesores, agentes, clientes, etc., a

realizar cualquier acto que pueda configurar los siguientes delitos:

Lavado de Activos: Según lo establecido en el Artículo 19, de la Ley Nº 19.913

este delito corresponde a “Cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de

determinados bienes, a sabiendas que provienen directa o indirectamente de la perpetración

de delitos relacionados con el tráfico ilícito de drogas, terrorismo, tráfico de armas,

promoción, prostitución infantil, secuestro, cohecho, y otros”.

Financiamiento del Terrorismo: Según lo establecido en el Artículo 1º, de

la Ley Nº 18.314, comete delito terrorista la “Persona natural o jurídica, que por cualquier

medio solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de

cualquier delito terrorista, como por ejemplo, apoderarse o atentar contra un medio de


transporte público en servicio, atentado contra el jefe de Estado y otras autoridades,

asociación ilícita con el objeto de cometer delitos terroristas, entre otros”.

Cohecho a funcionario público (nacional o extranjero): Según lo establecido

en el Código Penal “Dícese del que ofreciere o consintiere en dar a un empleado público un

beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero”.

Receptación: Este delito lo comete quien conociendo su origen o no pudiendo

menos que conocerlo, tenga en su poder, a cualquier título, especies hurtadas, robadas u

objeto de abigeato (robo de ganado), las transporte, compre, venda, transforme o

comercialice en cualquier forma.

Soborno entre particulares: Solicitar, aceptar, dar u ofrecer un beneficio

económico o de otra naturaleza, para sí o un tercero, para favorecer la contratación con un

oferente por sobre otro. Conforme a lo establecido en los artículos 287 bis y 287 ter del código

penal.


Negociación incompatible: El director o gerente de una sociedad anónima que

directa o indirectamente se interese personalmente en cualquier negociación que involucre a

la sociedad. Conforme a lo establecido en el artículo 240 del código penal.

Apropiación indebida: A los que, en perjuicio de otro, se apropien de dinero o

bienes, que hubiese recibido en administración, existiendo la obligación de devolverlo.

Conforme a lo establecido en el numeral 1 del artículo 470 del código penal.

Administración desleal: El que teniendo a su cargo la gestión del patrimonio de

otra persona, ocasionare perjuicio al interés del dueño del patrimonio. Conforme a lo estable-

cido en el numeral 11 del artículo 470 del código penal.

Delito de contaminación de aguas: Al que, sin autorización, o contraviniendo

sus condiciones o infringiendo la normativa aplicable introdujere o mandare introducir en el

mar, ríos, lagos o cualquier otro cuerpo de agua, agentes contaminantes químicos, biológicos

o físicos que causen daño a los recursos hidrobiológicos. Lo anterior, por imprudencia o mera

negligencia ejecutare las conductas descritas.


Delito relacionado con la veda de productos: Procesamiento, apozamiento,

transformación, transporte, comercialización y almacenamiento de recursos hidrobiológicos

vedados y la elaboración, comercialización y almacenamiento de productos derivados de éstos.

Pesca ilegal de recursos del fondo marino: Realización de actividades extracti-

vas en áreas de manejo y explotación de recursos bentónicos sin los derechos correspondien-

tes. (Art 139 bis)

Procesamiento, almacenamiento de productos escasos (colapsados o sobre-

explotados) sin acreditar origen legal: Procesamiento, elaboración o almacenamiento de re-

cursos hidrobiológicos o productos derivados de ellos, respecto de los cuales no se acredite

su origen legal, y correspondan a recursos en estado de colapsado o sobreexplotado; y su

comercialización. (Art 139 ter)

Cualquier denuncia se podrá hacer a través de los canales formales de denuncias, los cuales

son:


Correo electrónico: [email protected]

Correo genérico a través de la página web www.esmax.cl

Correo genérico a través de la intranet corporativa

Contacto telefónico: 800 800 688


El Comité de Ética es un órgano de control interno que depende del Directorio de Esmax y

que tiene por objeto velar por el cumplimiento de las reglas del Código de Ética y Conducta,

el establecimiento y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento de

este Código, así como la intepretación, gestión y supervisión de las normas de actuación

contenidas en los mismos y la resolución de los conflictos que su aplicación pudiera plantear.

Toda conducta no ética reportada por cualquier medio, será manejada con la máxima

discreción y protección para el empleado, para que éste no se vea perjudicado de ninguna

manera y en ningún momento. Por esta razón, el Comité de Ética efectuará una instancia de

análisis y revisión de la conducta no ética reportada, con el fin de aplicar medidas de

corrección y mejora cuando corresponda.

El Comité de Ética está integrado por el Gerente General, Gerente de Auditoría, Gerente de

Recursos Humanos, Gerente de Administración y Finanzas y Gerente Legal.

COMITÉ DE ÉTICA


Los miembros del Comité que tengan interés directo o indirecto en cualquier asunto que el

Comité de Ética deba conocer o esté conociendo, deberán hacerlo presente a los demás e

inhabilitarse para conocer del asunto respectivo.

Las principales funciones del Comité de Ética corresponden a:

Velar por el cumplimiento del Código de Ética y Conducta.

Aprobar las modificaciones sugeridas al Código de Ética y Conducta.

Analizar las denuncias recibidas, a través de los canales dispuestos por

Esmax, para identificar aquellas que estén bajo el alcance del Modelo de Prevención

de Delitos o se encuentren asociadas a escenarios de delitos establecidos en la Ley

Chilena N°20.393, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación, co-

hecho a funcionario público nacional o extranjero, Soborno entre particulares,

Negociación incompatible, Apropiación indebida, Administración desleal, Contaminación

de aguas, Delitos relacionado con la veda de productos, Pesca ilegal de recursos del

fondo marino y Procesamiento, almacenamiento de productos escasos (colapsados o

sobreexplotados) sin acreditar origen legal (o cualquier otro que sea incorporado en dicha ley).


Coordinar, a través de la designación de responsables, plazos de investigación

y seguimiento, las investigaciones derivadas de las denuncias que tienen implicancia en el

Modelo de Prevención de Delitos o se encuentren asociadas a escenarios de delito de la Ley

Chilena N°20.393.

Apoyar al Encargado de Prevención de Delitos (EPD) en las diferentes

actividades de control que éste efectúa, principalmente en el proceso de identificación y

análisis de denuncias que apliquen al Modelo de Prevención de Delitos, la determinación de

investigaciones y la posible aplicación de sanciones al respecto.

Solicitar reportes de denuncias al Encargado de Prevención de Delitos cuando

las circunstancias lo ameriten (por ejemplo, mayor detalle de investigación, seguimiento de las

denuncias, estatus de las denuncias).


Se entiende como tal, cualquier incumplimiento de lo normado en el presente Código de Ética

y Conducta o de cualquier otra conducta que transgreda una norma interna de la

Compañía, las Leyes o en su sentido amplio, el orden público y las buenas costumbres, en

especial, las conductas tipificadas como delitos por la Ley N° 20.393, como también, la

corrupción, el fraude, los abusos de autoridad, el peligro para la salud y seguridad pública de

los trabajadores, o cualquier mala práctica a las buenas costumbres, incluido su ocultamiento

y cualquier forma de participación en hechos no deseados.

Cada empleado es responsable de velar por el cumplimiento del Código de Ética y Conducta y

de poner en conocimiento de la Compañía cualquier circunstancia que él estime, de buena fe,

que puede constituir una violación o infracción de los mismos. Si se toma conocimiento de

una conducta o situación cuestionable, inadecuada o de aparente incumplimiento, que pueda

constituir una contravención al Código de Ética y Conducta, el empleado tiene la obligación

de comunicar oportunamente dicha situación a su jefatura inmediata y/o haciendo uso de los

Canales habilitados por la Compañía.

CONTRAVENCIONESAL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA


Atendida la gravedad de los hechos, las medidas y sanciones que se aplicarán serán las

establecidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad o las previstas en los

contratos con terceros, según corresponda. Ello sin perjuicio de la infracción que pudiera deri-

varse de lo dispuesto en la legislación y de la responsabilidad civil o penal, que en cada caso

sea exigible.

Con el objeto de mantener los más altos estándares de ética en los negocios, Esmax ha

establecido canales formales de denuncia, específicamente un Canal de Denuncia, y

procedimientos para la denuncia e investigación de infracciones al Código de Ética y de

Conducta.

La Compañía velará porque las denuncias se traten de manera confidencial, sin perjuicio de la

información que sea necesaria entregar para la mejor conducción del proceso de

investigación a que se dé lugar. También velará porque no se adopten acciones adversas o

represalias en contra de un empleado, por el hecho de haber reportado de buena fe una

posible infracción.

CANAL DE DENUNCIA


Adicionalmente, Esmax tiene establecidos mecanismos de auditoría y de control interno, como

parte del quehacer permanente y habitual de la Compañía, orientados a verificar el cumplimiento

de la normativa contenida en el Código de Ética y Conducta como asimismo el cumplimiento de

todas aquellas normativas internas que dicte la Compañía, entre ellas el Modelo de Prevención de

Delitos implementado en conformidad a la ley 20.393.

Para consultas generales o ante cualquier duda acerca del presente Código y las materias de su

contenido deberán solicitar orientación ya sea a su Supervisor inmediato, Gerente de Área o al

Encargado de Prevención de Delitos.

Todos los empleados deberán leer cuidadosamente el Código de Ética y Conducta de Esmax y luego

firmar el documento “Recepción de Conformidad”, como muestra de su adhesión.

Vigencia: El presente Código de Ética y Conducta fue aprobado, en su segunda versión por el

Directorio de Esmax en sesión de fecha 1 de agosto de 2019 entrando en vigencia en forma

inmediata.

CONSULTAS GENERALES


RECEPCIÓN DE CONFORMIDAD

Por este acto declaro, haber recibido conforme un ejemplar impreso del Código de Ética y

Conducta que define los lineamientos y expectativas de conducta para todas las personas que

trabajan en la Compañía. Asumo el deber de cumplir con la obligación de leer y conocer en

detalle el contenido del presente Código y aplicarlo en la realización de todas mis funciones

labores. Adicionalmente, entiendo que es mi deber reportar cualquier irregularidad en

relación a las conductas y obligaciones contenidas en el presente Código de Ética y Conducta.

Nombre: ____________________________________________________

Rut: ________________________________________________________

Fecha: ______________________________________________________

Lugar: ______________________________________________________

Firma: ______________________________________________________

ANEXO A


ANEXO B Formulario de Declaración de Conflicto de InteresesSituación de Conflicto de Intereses SI NO

Soy directivo, ejecutivo, apoderado o poseo participación en la propiedad de una empresa, institución, corporación o sociedad que tenga o pretenda tener relaciones comerciales o profesionales con ESMAX

1.

Si su respuesta fue SI, especifique la empresa, sociedad o institución y su relación con ella, incluyendo porcentaje de participación, si corresponde

Tengo parientes, que sean directivos, ejecutivos, apoderados o tengan participación en la propiedad de una empresa, institución, corporación o sociedad que tenga o pretenda tener relaciones comerciales o profesionales con ESMAXSi su respuesta fue SI, especifique la empresa, sociedad o institución, los parientes a quienes afecta y su relación con ella, incluyendo porcentaje de participación, si cor-responde:

2.

3. Yo, mi cónyuge o mis parientes desarrollamos actividades o negocios que compitan de cualquier forma con ESMAX.Si su respuesta es SI, especifique la actividad o negocio y quien la desarrolla:

Mi cóyuge y/o mis parientes se encuentran empleados por un competidor de ESMAX.

4.


Formulario de Declaración de Conflicto de InteresesSituación de Conflicto de Intereses SI NO

Mi cóyuge y/o mis parientes se encuentran empleados por un competidor de ESMAX.

4.

Si su respuesta fue SI, especifique la institución empleadora y su relación de cónyuge o parentesco con la persona empleada:

Tengo relaciones de parentesco o de amistad cercana con otros emplea-dos o postulantes a ESMAX que puedan constituir una situación de con-flicto de intereses en los términos de la Política de Conflicto de Intereses.Si su respuesta fue SI, especifique tipo de relación y cargo del empleado o postulante:

5.

7. Otros:

Especifíque:

Nombre del empleado:Compañía:Cargo:Gerencia:Fecha:Firma:

6. Tengo parientes o amistad con algún funcionario público, que pudiese provocar eventual conflicto de interes con el desarrollo de mis funciones.Si su respuesta fue SI, especifique la relación, entidad pública y cargo de la persona en cuestión

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