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Informe de seguimiento, verificación del cumplimiento de la Publicidad en
SECOP, de los documentos y actos administrativos del Proceso de
Contratación de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia APC-Colombia
Control Interno
Bogotá, 26 de diciembre de 2014
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Introducción
En el marco del ejercicio de evaluación y seguimiento continuo que Control Interno realiza a los Procesos de Contratación de la Agencia Presidencial de Cooperación
Internacional de Colombia, APC-Colombia, tiene como propósito el de contribuir al cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad del estado colombiano y
del cumplimiento legal que se le impone a la administración pública en todas y cada una de sus actuaciones.
El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por
el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.
La labor de verificación se realizó en forma selectiva.
Marco Legal
El análisis realizado por Control Interno se basó en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el cual señala que la entidad estatal está obligada a publicar en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación
dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación.
La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de contratación de mínima cuantía y el proyecto de
pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término
previsto para el efecto en el artículo 23 del citado decreto. Así mismo, el Decreto 734 de 2012, estableció en su artículo 2.2.5., la publicación de
determinados actos contractuales con el fin de que puedan ser consultados por la ciudadanía en general, ténganse o no intereses directos en el proceso de selección
que se trate y que se tramitan con sujeción al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación. Objetivo
I. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en los procesos de contratación.
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II. Verificar que la Entidad cumpla con las publicaciones establecidas por las
leyes vigentes, y en especial las consagradas en el art 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 en materia del SECOP.
Alcance
Procesos de Selección adelantados durante el período comprendido del 1. de junio
al 26 de diciembre de 2014. Se reitera que la consulta se realizó a través del aplicativo SECOP. Por tanto la
información verificada en el aplicativo es responsabilidad del proceso administrativo de APC-Colombia.
Revisión
Licitación Pública No. 003 de 2014. Objeto: Actualización y renovación del software
licenciado de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia
APC-Colombia.
Documentos del proceso Verificación de Publicación en SECOP
Proyecto Pliego de Condiciones Sí
Estudios Previos Sí Aviso Licitación Subasta Inversa Sí Anexo Técnico (Ficha técnica de productos) Sí Respuesta a las observaciones Pre-Pliego de
Condiciones Sí
Acto administrativo apertura del proceso Sí Pliego Definitivo de Condiciones Sí Adendas Sí Consolidado respuestas al Pliego Definitivo Sí Ofertas recibidas Sí Acta de cierre Sí Verificación financiera Sí Verificación Técnica y de Experiencia Sí Consolidado respuestas a las Observaciones Sí Informe de habilitación oferentes Sí Acta de Subasta Inversa presencial Sí Acto administrativo de adjudicación Sí Contrato 087 de 2014, celebrado entre APC-Colombia y Controles Empresariales de
Colombia
Sí
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Selección Abreviada de Menor Cuantía:
Mediante esta modalidad se adelantaron los siguientes procesos de selección:
008. Objeto: Seleccionar una o varias compañías de seguros legalmente
establecidas en el país para funcionar y autorizadas por la Superintendencia
Financiera de Colombia, con las cuales se contratará la adquisición de las pólizas de seguro requeridas para amparar y proteger los activos e intereses patrimoniales, los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Agencia Presidencial de
Cooperación Internacional de Colombia – APC- Colombia y de aquellos por los que se llegare a ser legalmente responsable.
014. Objeto: Prestación de Servicios de actualización y soporte para la página web
de APC-Colombia, acorde a los lineamientos del Manual 3.1 para la implementación
de la Estrategia de Gobierno en línea. 015. Objeto: Suscripción al servicio google MAPS API FOR BUSINESS para la
operación del mapa de cooperación que provee la Agencia Presidencial De Cooperación Internacional De Colombia APC-Colombia, a través de su página web.
016. Objeto: Compra de elementos de divulgación y prestación de servicios de
grabado, estampado o impresión sobre dichos elementos, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC Colombia.
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Proyecto de pliego de condiciones Sí cumple Consolidado de Observaciones al Pre-pliego Sí cumple Aviso Selección Abreviada indicando la dirección, correo electrónico en donde la entidad atenderá a los
interesados, la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del proceso de contratación,
el objeto del contrato a celebrar, la modalidad de selección del contratista.
Sí cumple
Acto administrativo que ordena la apertura del proceso Sí cumple Pliego de condiciones definitivo Sí cumple Consolidado de observaciones al Pliego Definitivo Sí cumple Listado de interesados habilitados Sí cumple Acta de cierre del proceso Sí cumple Ofertas recibidas Sí cumple Informe Preliminar de verificación de requisitos habilitantes jurídicos
Sí cumple
Verificación técnica y de experiencia Sí cumple
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Verificación financiera Sí cumple Acta de Audiencia precisión pliegos Sí cumple Acto administrativo por el cual se adjudica el proceso de selección
Sí cumple
Publicación del contrato Sí cumple
Selección Abreviada 010 Subasta Inversa: Compraventa de servidores tipo Blade,
licencias de software relacionadas y para ampliación de la capacidad de la red de área de almacenamiento -SAN, de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia -APC Colombia.
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el
SECOP
Prepliego Subasta Sí cumple Estudios Previos Sí cumple Aviso Selección Abreviada Sí cumple Ficha Técnica de productos Sí cumple Pliego Definitivo de Subasta Sí cumple Acto que ordena apertura del proceso Sí cumple Acta de audiencia de precisión de pliegos Sí cumple Consolidado observaciones pliego de condiciones
Sí cumple
Publicación de Adendas Sí cumple Planilla recepción de ofertas Sí cumple Acta de cierre Sí cumple Verificación Financiera Sí cumple Verificación Jurídica Sí cumple Verificación Técnica y de Experiencia Sí cumple Consolidado respuestas a las observaciones presentadas
Sí cumple
Listado proponentes habilitados Sí cumple Acta de audiencia subasta inversa presencial Sí cumple Contrato de compraventa No. 058 de 2014, celebrado entre APC-Colombia y Savera S.A.S
Sí cumple
Contrato de compraventa No. 059 de 2014, celebrado entre APC-Colombia y Gold SYS Ltda
Sí cumple
Los siguientes procesos de Selección Abreviada Menor Cuantía fueron declarados desiertos:
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003. Objeto: Contratar la prestación de servicios de capacitación a Funcionarios de la
Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia. 007. Objeto: Prestación de servicios de entrenamiento en el desarrollo del diplomado:
formulación de proyectos con enfoque en proyectos sociales y cooperación internacional, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia APC-Colombia. 009. Objeto: Prestación de servicios de entrenamiento en el desarrollo de tres cursos
de actualización en: reforma tributaria, contratación estatal y diplomado en seguridad de la información, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia APC-Colombia
012. Suscripción al servicio Google Maps API FOR BUSINESS para la operación del
mapa de cooperación que provee la Agencia Presidencial de Cooperación
Internacional de Colombia APC - Colombia, a través de su página web
Se verifica la publicidad de los documentos relacionados a continuación:
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Proyecto Pliego de Condiciones Sí cumple Estudios Previos Sí cumple Aviso de Convocatoria Sí cumple Acto que ordena la apertura del proceso Sí cumple Pliego Definitivo de Condiciones Sí cumple Listado de Posibles Oferentes Sí cumple Acta de Audiencia de Precisión de Pliegos Sí cumple Acta de cierre Sí cumple Acto administrativo mediante el cual se declara desierto el proceso de selección
Sí cumple
Concurso de Méritos Abierto:
002.Objeto: Asesorar, administrar y manejar el programa de seguros requerido por
la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia
para amparar los bienes e intereses asegurables de su propiedad, de los que sea responsable y de los que llegare a adquirir.
004. Objeto: Realizar una evaluación intermedia ( ) de las Estrategias Regionales de
Cooperación Sur-Sur de Colombia con África y con el Sudeste Asiático
implementadas por APC-Colombia desde el año 2012 hasta julio de 2014.
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005. Objeto: Elaborar un documento técnico que le permita a APC-Colombia
implementar la Estrategia de Cooperación Triangular del país. Se verifica la publicidad en SECOP de los siguientes documentos del proceso de
concurso de méritos abierto:
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Estudios Previos Sí cumple Proyecto Pliego de Condiciones Sí cumple Aviso de Convocatoria Pública Sí cumple Consolidado Observaciones al Pre pliego de
Condiciones Sí cumple
Acto que ordena la apertura del proceso Sí cumple Pliego de Condiciones Definitivo Sí cumple Estudio Previo Definitivo Sí cumple Consolidado de Observaciones al Pliego de
Condiciones Sí cumple
Publicación de las Adendas (Artículo 25 Decreto 1510 de 2013)
Sí cumple
Acta de cierre del proceso y recibo de las ofertas Sí cumple Verificación Jurídica Sí cumple Verificación Financiera Sí cumple Verificación Técnica Sí cumple Acta de recomendación del Comité Asesor de evaluación mediante el cual recomienda al
ordenador del gasto adjudicar el proceso de selección
Sí cumple
Acto administrativo mediante el cual se adjudica
el proceso de selección Sí cumple
Publicación de la oferta seleccionada Sí cumple Publicación del Contrato de Consultoría Sí cumple
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Concurso de Méritos 003, con el objeto de elaborar un documento técnico que le
permita a APC-Colombia implementar la Estrategia de Cooperación Triangular del país, se declaró desierto.
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Proyecto Pliego de Condiciones Sí cumple Estudio Previo Sí cumple Aviso de Convocatoria Pública Sí cumple Consolidado Observaciones al proyecto de pliego de Condiciones
Sí cumple
Adendas No. 1,2,3 Sí cumple Acto que ordena la apertura del proceso Sí cumple Pliego de Condiciones Definitivo Sí cumple Observaciones al Pliego de Condiciones
Definitivo Sí cumple
Adendas No. 4,5 Sí cumple Acta de cierre Sí cumple Ofertas recibidas Sí cumple Alcance al Acta de cierre Sí cumple Verificación Técnica y de experiencia Sí cumple Verificación Financiera Sí cumple Verificación Jurídica Sí cumple Aclaración nombre verificación de experiencia Sí cumple Adenda mediante la cual se modifica el
cronograma Sí cumple
Acto administrativo de declaratoria de desierta por la no habilitación del proponente
Sí cumple
Contratación mínima cuantía: se verificó un total de 16 procesos
011. Objeto: Suministro de papelería, útiles de escritorio y artículos de oficina para la
Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia. 012. Objeto: Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y mantenimiento
correctivo de equipos de aire acondicionado para la Agencia Presidencial de
Cooperación Internacional de Colombia, APC - Colombia 013. Objeto: Contratar el arrendamiento de máquinas fotocopiadoras con suministros
e insumos, repuestos y mantenimiento para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia
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015. Objeto: Compraventa de elementos de salud ocupacional y prestación de
servicios de recarga de extintores para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia. 016.Objeto: Prestación de servicios de pre auditoria al Sistema de Gestión Integral
de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC -
Colombia para evaluar el cumplimiento de requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 017. Objeto: Renovación por un año del servicio de mantenimiento del licenciamiento
antivirus de la Agencia ´Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC
- Colombia 018. Objeto.Prestación de Servicios de Diseño, Diagramación y Corrección de estilo
de documentos para la página web institucional de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC COLOMBIA e impresión física de
documentos. 019. Objeto.Renovar la licencia de mantenimiento y el soporte de la Plataforma
Gestión Unificada de Amenazas (UTM) FORTINET 200B de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia.
025. Objeto: Adquisición e instalación de llantas para los vehículos de la Agencia
Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia
021. Objeto:Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para el
sistema de seguridad de circuito cerrado de televisión CCTC de la Agencia
Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 024. Objeto: Contratar el arrendamiento de máquinas fotocopiadoras con suministros
e insumos, repuestos y mantenimiento para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia
022. Objeto: Suministro e instalación de muros drywall y puerta para la custodia de
elementos de almacen, en las oficinas de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia, APC - Colombia. 023. Objeto:Suministro del acceso virtual a correo empresarial, en la nube
informática, con sus funcionalidades conexas, según especificaciones del anexo
técnico, para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia
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020. Objeto: Compraventa de descansapies para los servidores de la Agencia
Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia 025. Objeto: Adquisición e instalación de llantas para los vehículos de la Agencia
Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 026. Objeto: Prestación de servicios especializados en transporte, custodia,
organización e inventario de documentos de archivo para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia, APC - Colombia
Se verifica que en SECOP se encuentran publicados los siguientes documentos del
proceso:
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Invitación Pública a participar en el proceso de selección
Sí cumple
Estudios Previos Sí cumple Ofertas recibidas Sí cumple Acta de Cierre-Recepción de Ofertas Sí cumple Verificación Jurídica Sí cumple Verificación Técnica y de experiencia Sí cumple Publicación oferta seleccionada Sí cumple Comunicación Aceptación de oferta Sí cumple
Contratación mínima cuantía 014, con el objeto de renovación de la suscripción a
Google Maps SKU numero GMA-EXT-200K-STD que actualmente posee la Agencia
Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia, para proveer el servicio de despliegue del "Mapa de Cooperación" a través de su página web, se declaró desierto, porque no se recibieron propuestas.
Documentos del proceso Verificación de Publicación en el SECOP
Invitación Pública a participar en el proceso de selección
Sí cumple
Estudios Previos Sí cumple Acta de cierre donde se deja constancia no se
recibieron propuestas Sí cumple
Acto administrativo de declaratoria de desierto Sí cumple
Mediante la modalidad de contratación directa, se encuentran publicados los contratos de prestación de servicios Números 056, 057,060, 061, 062, 066, 067,069
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074, 077, 078,080, celebrados durante el período del 1. de junio al 30 de diciembre
de 2014. Se verifica que los veintisiete (27) Convenios de aporte de Contrapartida celebrados
en el presente año, se encuentran en su totalidad publicados en SECOP. Opinión de la Oficina de Control Interno
Efectuada la verificación, Control Interno pudo establecer que la entidad durante el
periodo auditado, realizó la publicación de los actos contractuales, en los términos establecidos por la norma, dando cabal cumplimiento con lo establecido en el artículo
19 del Decreto 1510 de 2014 y con los principios de Publicidad y Transparencia. Recomendación
La Dirección Administrativa y Financiera debe seguir implementando controles
previos, sobre todo en las etapas posteriores a la del contrato, ya que éstos son los que poseen mayor complejidad a la hora de publicarse.
Elaboró: Amalia López Sabogal
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