CÓDIGO: FO-DPE-116 SECRETARÍA DE … de funciones y un ... enviada por el DAFP a los correos...
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CÓDIGO: FO-DPE-116VERSIÓN: 3.0FECHA:
COMPONENTE ESTRATEGIA ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHAMAXIMA PRODUCTOS AVANCE
A ABR 30AVANCEA AGO 31
AVANCEA DIC 31 OBSERVACIONES
1.1.1 Solicitar informacióna todas las dependenciasde la AdministraciónMunicipal.
Secretaría dePlaneación 22/01/2015
InformaciónRecibida/InformaciónSolicitada
CumplidoSe envió N.I. 1149.8.1.008 atodas las dependencias confecha 14 de enero de 2015.
1.1.2 Aprobar los procesosy procedimientos internosde cada una de lasdependencias.
31/03/2015ProcesosRevisados/ProcesosTotales
Cumplido
El Comité del SistemaIntegrado de Gestión (SIG),reportó que se realizaron 3reuniones para dichaactividad: el 19 de febrero(Acta N° 3), el 16 de marzo(Acta N° 4) y el 15 de abrilde 2015 (Acta N° 5). En laOficina de Control Interno(OCI) reposan dichas actas.
1.1.3 Determinar losriesgos de corrupción quese pudieran derivar decada una de lasdependencias.
22/01/2015Riesgos de corrupciónIdentificados/Riesgostotales
Cumplido
Actividad realizada por losenlaces de cada una de lasdependencias, con susrespectivos dueños de procesosy procedimientos, previo a laconstrucción del Mapa deriesgos de corrupción.
1.2.1 Recepcionar lainformación arribasolicitada.
28/01/2015Informaciónrecibida/informaciónsolicitada
Cumplido
Se recibieron desde el 16hasta el 30 de enero, en elarchivo de esta Secretaríareposan con sus respectivossellos.
1.2.2 Analizar lainformación recepcionada. 30/01/2015
Informaciónanalizada/informaciónrecibida
Cumplido
Se analizó y en la mayoría de lainformación recepcionada sehicieron recomendaciones paramejorar el documento final.
1.2.3 Elaborar el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.
31/01/2015Un (1) documento,mapa de riesgos decorrupción.
CumplidoDocumento elaborado portodas las dependencias de laAdministración Municipal.
ALCALDIA DE PALMIRA (V)NIT: 891.380.007-3
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
PLAN DE ACCIÓN TRD: 1149.10.1.002
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VERSIÓN 1.0 - 2015
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
1.2 Consolidar lainformación.
Secretaría dePlaneación
1. MAPA DERIESGOS DECORRUPCIÓN
1. 1 Elaborar eldocumento.
1.3 Adoptar,Implementar ySocializar eldocumento.
1.3.1 Revisar el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.
Secretaría dePlaneación,SecretaríaGeneral y Jefede Oficina deControl Interno
30/01/2015 Un (1) Documentorevisado. Cumplido Documento revisado por el
Comité del SIG.
1.3.2 Ajustar el el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.
Secretaría dePlaneación,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
30/01/2015 Un (1) Documentoajustado. Cumplido
Documento ajustado yaprobado por el Comité delSIG.
1.3.3 Socializar el mapa deriesgos en lasdependencias.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
28/01/2015
Dependencias consocialización deldocumento/Total dedependencias
Cumplido
Los enlaces de lasdependencias reportaronque fue socializado al interiorde cada una de estas enreuniones de equipo y porcorreo institucional.
1.4.1 Revisar los avancesde las medidas propuestasrespecto del cumplimientode la normatividad vigente.
Oficina deControl Interno
30/06/201531/12/2015
Riesgos y accionesEvaluados/ Riesgosde corrupción totales
Permanente
En Cada una de lasauditorías desarrolladas porla oficina de control internose realiza la revisión de losmapas de riesgos decorrupción y la metodologíapara su formulación, al igualque sus avances
1.4.2 Implementar lasacciones a que haya lugar,de acuerdo con laevaluación de controlinterno.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
Permanente
Acciones demejoramientoimplementadas/No.total de Noconformidades
Porcumplir
Las dependencias están a laespera del informe querealice la Oficina de ControlInterno para aplicar susrecomendaciones.
2.1.1 Verificar que seaprueben los procesos yprocedimientos de lasdiferentes dependencias dela Administración.
31/03/2015No. de procesosaprobados/No. totalde Procesos
Cumplido
Procesos y procedimientosaprobados en el punto 1.1.2por el Comité del SIG, con elapoyo de cada una de lasdependencias de laAdministración Municipal.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
2.1 Fortalecer elSistema Integrado deGestión.
1.4 Ejecutar laevaluación y elseguimiento de lasacciones propuestas enel Mapa de Riesgos deCorrupción.
Secretaría dePlaneación-SIG,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
1. MAPA DERIESGOSCORRUPCIÓN
1.3 Adoptar,Implementar ySocializar.
1. MAPA DERIESGOS DECORRUPCIÓN
2.1.2 Establecer controlesa los procesos yprocedimientos de laAdministración Municipal.
PermanenteNo. de controlesestablecidos/No. Totalde controles
Permanente
La Oficina del SIG, adscritaa la Secretaría dePlaneación, brindaacompañamientopermanente a lasdependencias y estácompartiendo en todos loscomputadores una carpetade Yo avanzo, coninformación importante paraaplicarla y lograr lacertificación, el autocontrol ysu sostenibilidad.
2.1.3 Gestionar lacertificación de losprocesos de laAdministración Municipal.
31/12/2015 Soportes de lagestión.
Endesarrollo
Se esta trabajando en ello yel equipo del SIG seencuentra entregando unDiploma de reconocimiento alas dependencias por sutrabajo en equipo, en arasde lograr la Certificación delos macroprocesos de laAdministración Municipal.
2.2.1 Planear, seleccionar yadministrar la contrataciónMunicipal.
SecretaríaJurídica-Dirección deContratación
Permanente Soportes de lagestión.
EnEjecución
Los documentosprecontractuales sonrecibidos en esta Oficina yasignados a cada abogadopara que se encargue delproceso de contratación.
2.2.2 Coordinar la Logísticade eventos (control sobregastos) y Administrar laoperación de recursosfísicos.
SecretaríaGeneral.Dirección deRecursos Físicos
Permanente Soportes de lagestión.
Permanente
Se realiza la coordinación dela logística de eventos parala ejecución y entrega deobras de la AdministraciónMunicipal.
2.2.3 Administrar el ciclofinanciero de ingresos yegresos.
Secretaría deHacienda Permanente Soportes de la
gestión.Permanente
Se evidencia en la ejecuciónPresupuestal de ingresos ygastos del primer trimestredel 2015 e informes a losentes de control.
2.2 Fomentar laparticipaciónciudadana, brindartransparencia yeficiencia en el uso delos recursos físicos,financieros,tecnológicos y detalento humano.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
2.1 Fortalecer elSistema Integrado deGestión.
Secretaría dePlaneación-SIG,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
2.2 Fomentar laparticipaciónciudadana, brindartransparencia yeficiencia en el uso delos recursos físicos,financieros,tecnológicos y detalento humano.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
2.2.4 lmplementartecnologías de lainformación, quecontribuyan a una gestióntransparente, facilitando elacceso al ciudadano delque hacer de laadministración pública.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
31/12/2015
Un (1) Plan decapacitación queincluye temas de ÉticaPública yAnticorrupción
Permanente
La Alcaldía de Palmira estáen esa tarea de actualizarequipos y software,implementar y aplicar Leyesal respecto (1712 de 2014),apoyar dentro de lo posible alas dependencias, según sufunción con aplicaciones quefaciliten la gestión de cara alusuario, como recién se hizocon la Secretaría deHacienda con plataformasde gestión estatal quepermite pagos en líneas.
2.2.5 Implementarmecanismos de control(código de conducta,capacitación ycomunicaciónorganizacional, filtros deinvestigación de debidadiligencia para contratar,retener o promoverempleados o proveedores).
Permanente Un (1) mecanismo decontrol implementado.
Permanente
Las diferentes dependenciaspara lograr esta actividadrealizan sus respectivosseguimientos a los planes deacción, evaluacionessemestrales de desempeñoy de comportamiento,reuniones de equipo, gestiónde capacitaciones, existe unManual de funciones y unCódigo de Ética.
2.2.6 Implementar líneaséticas y programas demonitoreo y análisis dedatos sensibles para laoperación y administraciónde la entidad.
Permanente Una (1) accíonimplementada.
Permanente
Se han realizado diferentesacciones encaminadas alograr este propósito porparte de la Alcaldía(sensibilización y ética), através del Comité SIG y elempoderamiento de lamayoría de los funcionarios.
2.2.7 Implementarprotocolos deinvestigaciones internas yprotocolos de sanciones ycorrecciones.
SecretaríaGeneral-Dirección deTalento Humano
Permanente Un (1) protocoloimpelmentado.
Porcumplir
Se realizara el levantamientode los procedimientos de laOficina de Control internodisciplinario paraimplementar protocolos deinvestigaciones internas conel equipo SIG.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
2.2 Fomentar laparticipaciónciudadana, brindartransparencia yeficiencia en el uso delos recursos físicos,financieros,tecnológicos y detalento humano.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
2.3 Ejecutar campañasde divulgación entemas anticorrupción.
2.3.1 Publicar materialcomunicacional en temasde Ética Pública yAnticorrupción.
Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones
30/06/2015No. de MaterialesPublicados/No. deMateriales Diseñados
Endesarrollo
Se ha diseñado 1 cartilla, y 2folletos para ser publicados yentregados a la comunidad.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
2.4 Realizar auditoríasinternas de ControlInterno y calidad.
2.4.1 Ejecutar el Plan Anualde Auditorías.
Oficina deControl Interno Permanente
No. de auditoriasejecutadas/No. deauditoriasprogramadas
Endesarrollo
De acuerdo con el Plan deAcción de la Oficina deControl Interno y el PlanGeneral de AuditoríasInternas, se han realizadolas siguintes acciones:-Auditoria a la Contratación2014-Auditoria al Cierre Fiscal2014-Auditoria a la Atención dePQRS-Informe Pormenorizado delEstado del Control Interno2014-Informe de Austeridad delGasto-Informe de Legalidad delSoftware cia 2014-Auditoría a la GestiónPresupuestal-Evaluación del Sistema deControl Interno Contable-Auditoria a las Cajasmenores
3.1.1 Simplificar,estandarizar, eliminar yautomatizar los trámitesexistentes.
Un (1) Trámitesimplificado,estandarizado,eliminado oautomatizado.
Permanente
Se reenvió informaciónenviada por el DAFP a loscorreos institucionales de losSecretarios(as) de Despachopara que analicen y tomendecisiones frente a estetema.
3. ESTRATEGIAANTITRÁMITES
3.1 Facilitar el acceso alos servicios que brindala administraciónpública, mediante lamodernización y elaumento de laeficiencia de susprocedimientos.
2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN
31/12/2015
Secretarías dePlaneación, deHacienda, deEducación, deMovilidad, deSalud, deGobierno, deJurídica, deDesarrollo yRenovaciónUrbana.
3.1.2 Manteneractualizados los trámitesinscritos en la página webdel Sistema Único deInformación de Trámites(SUIT).
Totalidad de trámitesactualizados.
Permanente
Los funcionarios enlaces delas Secretarías citadas,deben estar pendientes delas actualizaciones queemita el DAFP en la páginaweb del SUIT y de lostrámites a su cargo, nosencontramos en un 80% decumplimiento de los 90trámites validados, es decir72 registrados.
3.1.3 Optimizar el servicio ygestionar lainteroperabilidad deinformación pública yprocedimientosadministrativos.
Secretarías dePlaneación, deHacienda, deEducación, deMovilidad, deSalud, deGobierno, deJurídica, deDesarrollo yRenovaciónUrbana.
31/12/2015 Trámites y/o serviciosoptimizados.
Permanente
La mayoría de estasdependencias reportan queexisten conveniosinteradministrativos conotras entidades para mejorarla atención al ciudadano y deesta manera agilizar elservicio y los trámites,ahorrándole tiempo y dinero.
3.1.4 Realizar las accionespertinentes para laimplementación de la Leyde Transparencia y Accesoa la Información.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
30/04/2015 Ley implementada yaplicada.
Endesarrollo
Se creó el Comité detransparencia, integrado porDependencias claves eneste tema, el cual realizaseguimiento al cumplimientode esta Ley 1712 de 2014, através de una matriz, que fueenviada por correoinstitucional para serdiligenciada y se cita areuniones semanales.
4.1 Socializar y difundirel portafolio deservicios de la AlcaldíaMunicipal al ciudadano.
4.1.1 Publicar cartillainformativa, a través de losdiferentes medios decomunicación.
Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones
30/06/2015 Una (1) Cartillainformativa publicada.
Endesarrollo
Se realizó la cartilla, faltapublicación en la páginaweb, a tráves de unprograma de televisión sesocializó el tema de atenciónal ciudadano.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
3. ESTRATEGIAANTITRÁMITES
3.1 Facilitar el acceso alos servicios que brindala administraciónpública, mediante lamodernización y elaumento de laeficiencia de susprocedimientos.
31/12/2015
Secretarías dePlaneación, deHacienda, deEducación, deMovilidad, deSalud, deGobierno, deJurídica, deDesarrollo yRenovaciónUrbana.
4.2 Procedimientos deatención de peticiones,quejas, sugerencias,reclamos y denunciasde acuerdo con lanormatividad.
4.2.1 Actualizar elprocedimiento y losformatos asociados a la“Atención al Público”.
Secretaría deParticipaciónComunitaria ySecretaría dePlaneación-SIG
30/06/2015No. de formatosactualizados/No. deformatos totales
Cumplido
Se actualizaron los 7formatos que se utilizan enla Secretaría deParticipación Comunitaria,de acuerdo con los procesosy procedimientos, avaladospor el SIG.
4.3.1 Aplicar la encuestade satisfacción delciudadano en relación conlos trámites y serviciosprestados durante el primersemestre de 2015.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
30/06/2015 Una (1) encuestaaplicada.
Permanente
Se le hizo entrega a cadaSecretaría por medio deoficio, del formato para eldiligenciamiento de laencuesta de satisfacción,adicionalmente se estárealizando el seguimiento yconsolidación de lainformacion.
4.3.2 Presentar informe alAlcalde del resultado de laencuesta aplicada en elprimer semestre de 2015.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/07/2015 Un (1) informepresentado.
Endesarrollo
Recopilando las encuestasen las diferentes Secretaríasque atienden público.
4.3.3 Aplicar la encuestade satisfacción delciudadano en relación conlos trámites y serviciosprestados durante elsegundo semestre de2015.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/12/2015 Una (1) encuestaaplicada.
Porcumplir En su momento.
4.3.4 Presentar informe alAlcalde del resultado de laencuesta aplicada en elsegundo semestre de2015.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/01/2016 Un (1) informepresentado.
Porcumplir En su momento.
4.4.1 Hacer seguimiento alenlace de la página webdel Municipio, para larecepción de PQRSD, deacuerdo con losparámetros establecidospor el Programa de GEL.
Secretaría deParticipaciónComunitaria, lasOficinas:Asesora deComunicacionesy de Informáticay GEL.
Permanente Un (1) seguimientorealizado.
Permanente
Se realiza seguimiento a todaslas PQRS recibidas por lapágina web y correo electrónicodel Municipio, se tiene archivode seguimiento en carpetaindividual, de acuerdo a cadadependencia.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.4 Identificarnecesidades,expectativas eintereses del ciudadanopara gestionar laatención adecuada yoportuna.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.3 Medir lasatisfacción delciudadano en relacióncon los trámites yservicios que presta laAlcaldía de Palmira.
4.4.2 Realizar un análisistrimestral de las PQRSDvisualizadas y conocidas.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
30/03/201530/06/201530/09/201530/12/2015
No. de análisis dePQRSD/4*100
Permanente
Se hizo la recopilaciónrespectiva del primertrimestre y se presentaráinforme a la Oficina deControl Interno.
4.5 Poner a disposiciónde la ciudadanía en unlugar visibleinformación actualizadasobre:* Derechos de losusuarios y medios paragarantizarlos.* Descripción de losprocedimientos,trámites y servicios dela entidad.* Tiempos de entregade cada trámite oservicio.* Requisitos eindicacionesnecesarios para quelos ciudadanos puedancumplir con susobligaciones o ejercersus derechos.* Horarios y puntos deatención.* Dependencia, nombrey cargo del servidor aquien debe dirigirse encaso de una queja o unreclamo.
4.5.1 Cartelera informativaestratégicamente ubicadaen las instalaciones delCAMP.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
Permanente
Una (1) cartelerainformativaestratégicamenteubicada.
Porcumplir
Se tiene la informaciónconsolidada y actualizada delos derechos y deberes delos Ciuadadanos,adicionalmente lainformación necesaria paraque los Ciudadanos puedancumplir con susobligaciones, esta pendienteadquirir la cartelera.
4.4 Identificarnecesidades,expectativas eintereses del ciudadanopara gestionar laatención adecuada yoportuna.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.6 Establecerprocedimientos,diseñar espaciosfísicos y disponer defacilidadesestructurales para laatención prioritaria apersonas en situaciónde discapacidad, niños,niñas, mujeresgestantes y adultosmayores.
4.6.1 Realizar laremodelación del primerpiso del CAMP, incluidaslas instalaciones deAtención al Contribuyente yde la Oficina de Atención alPúblico.
Secretarías dePlaneación, deHacienda,Renovación yDesarrolloUrbano, deParticipaciónComunitaria
31/12/2015 Una (1) remodelaciónrealizada.
Endesarrollo
Se han realizado algunasacciones puntuales y de Ley,pero faltan otras por falta depresupuesto (estructurales).
4.7 Generar incentivosa los servidorespúblicos en las áreasde atención alciudadano.
4.7.1 Establecer elreconocimiento al mejorservidor público enAtención al Ciudadano.
Secretarías deParticipaciónComunitaria ySecretaríaGeneral-Dirección deTalento Humano
30/06/2015 Un (1) plan deincentivos generado.
Endesarrollo
Se aprobó el Plan debienestar social e incentivos,donde se encuentra incluidoel reconocimento al mejorservidor público en atenciónal ciudadano.
4.8.1 Habilitar un sistemaIVR (Respuesta de VozInteractiva) para audio-respuestas de la línea 195.
Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deInformática yGobierno enLínea
31/03/2015Un (1) sistema IVRpara audio respuestahabilitado.
Porcumplir
Para habilitar el sistema IVR,se debe tener primero unaplanta telefónica actualizada,para esto ya se tieneadelantado la cotizaciónpara la aquisición de estanueva planta.La Oficina de Informática yGEL, está presta a brindar elsoporte técnico y profesionalen el momento en que seimplemente la línea de audiorespuesta 195.
4.8.2 Habilitar la gestiónoportuna de las PQRS yDenuncias que lleguen porlos buzones instalados enlas diferentesdependencias de laAlcaldía.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/03/2015
No. de buzonesfuncionando ymonitoreados/No.total de buzones
Porcumplir
Se realizó una revisióngeneral de los buzones desugerencia, se encontró quela mayoría estan pendientesde arreglo; por ello, ya setiene una cotización para lareparacion total de losbuzones que estan en malestado.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.8 Establecer canalesde atención quepermitan laparticipaciónciudadana.
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
4.9 Implementar unsistema de turnos quepermita la atenciónordenada de losrequerimientos de losciudadanos.
4.9.1 Comprar y habilitarsistema de digiturnos enlas nuevas instalaciones deAtención al Público delprimer piso del CAMP.
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/03/2015
Un (1) sistema dedigiturnosdebidamenteimplementado.
Cancelar
En reunión con la Secretariade Participación Ciudadanay el Asesor decomunicaciones de laadministración, se analizó elvolumen de visitas y se llegóa la conclusión que no senecesita de este sistema.
4.10 Integrar canalesde atención einformación paraasegurar laconsistencia yhomogeneidad de lainformación que seentregue al ciudadanopor cualquier medio.
4.10.1 Habilitar un softwarede atención de PQRS yDenuncias o uno degestión documental quefuncione en los canalesvirtual (PQRS que ingresenpor el portal municipal),Presencial (Las PQRS queingresen por la ventanillaúnica o buzones) yTelefónico (las PQRS queingresen por la línea 195).
Secretaría deParticipaciónComunitaria
31/03/2015
Un (1) software deatención de PQRS yGestión documentaldebidamentehabilitado y operando.
Endesarrollo
Aplicativo funcionando, peropor su recienteimplementación faltacapacitación y apropiaciónen su manejo.
5.1 Preparar el procesode la rendición decuentas.
5.1.1 Conformar un equipolíder del proceso que seencargue de definir ycoordinar la estrategiainstitucional para larendición de cuentas a laciudadanía.
Secretaría dePlaneación,Secretaría deGobierno, OficinaAsesora deComunicaciones, Oficina deControl Interno,SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deInformática yGobierno enLínea.
PermanenteUn (1) equipoconformado para larendición de cuentas.
Permanente
Equipo conformado porDecreto 142 de julio 15 de2013. El Comité derendición de cuentas seactiva cada que se necesite.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO
5.1.2 Capacitar al equipolíder institucional sobre elproceso de rendición decuentas.
Oficina AsesoradeComunicacionesen coordinacióncon laSecretaríaGeneral -Dirección deTalento Humano
Permanente
No. deCapacitacionesejecutadas/No. deCapacitacionesprogramadas
Permanente
La Oficina Asesora decomunicaciones a su equipode trabajo le realizacapacitaciones sobre el temade rendición de cuentas y lainstitucionalidad, con elapoyo de la SecretaríaGeneral.
5.1.3 Formar la actitud parala rendición de cuentas a laciudadanía en losfuncionarios de la entidadmediante acciones desensibilización.
Oficina AsesoradeComunicacionesen coordinacióncon laSecretaríaGeneral -Dirección deTalento Humano
Permanente
No. Decapacitacionesejecutadas/No. Decapacitacionesprogramadas
Permanente
La Oficina Asesora decomunicaciones ha realizado2 capacitaciones a su equipode trabajo con respecto altema de Rendición decuentas y la sensibilizaciónde los funcionarios.
5.2 Generarinformación yvisibilidad para laciudadanía.
5.2.1 Identificar y priorizarla información para larendición de cuentas conbase en indicadores deresultado, eficacia yeficiencia y en la consulta ala ciudadanía.
Secretaría dePlaneación,Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deControl Interno ySecretaríaGeneral
Permanente
Una (1) estrategia deidentificación ypriorización deinformación para larendición de cuentasdebidamenteejecutada.
Permanente
La información es recopiladapor la Secretaría dePlaneación, se analiza ydespués se envía a laOficina Asesora deComunicaciones para supublicación, de acuerdo alPlan de medios.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.1 Preparar el procesode la rendición decuentas.
5.2.2 Obtener laInformación utilizandoformatos estándar.
Oficina AsesoradeComunicacionesy Secretaría dePlaneación
PermanenteNo. de Formatosutilizados/ No. deformatos diseñados
Permanente
Se tiene un formatodiseñado para optimizar lainformación de la rendiciónde cuentas, que ya se hautilizado en las anterioresrendiciones.
5.2.3. Preparar laInformación Pública enLenguaje Ciudadano.
Una (1) estrategiapara la preparación dela información públicaen lenguajeciudadano.
Permanente
Como parte primordial laOficina Asesora deComunicaciones implementala estrategia de correción deestilo para el informe deRendición de Cuenta.
5.2.4 Visibilizar lainformación a través delplan de comunicaciones.
Un (1) Plan decomunicacionesdebidamenterealizado.
Permanente
Actividad realizada a diariopara mantener a laciudadanía enterada de todolo que se hace en laAdministración Pública
5.3.1 Identificar grupospoblacionales, actores ygrupos de interés paradefinir interlocutores.
Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deGobierno,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial ySecretaríaGeneral
Permanente
Una (1) estrategiapara identificación degrupos de interés,poblacionales, actorese interlocutores.
Permanente
Se cuenta con enlaces delas diferentes poblacionespara trabajar las diferentespolíticas públicas con y paraellos(as), con base en elDecreto 936 de 2013.
Oficina AsesoradeComunicaciones
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.3 Movilizaciónciudadana
Permanente
5.2 Generarinformación yvisibilidad para laciudadanía.
5.3.2 Elaborar directoriosde organizaciones sociales,actores y grupos de interés.
Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deGobierno,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial ySecretaríaGeneral
Permanente
Un (1) directorio deorganizacionessociales, actores, ygrupos de interésdebidamenteelaborado.
Permanente
En la página web delMunicipio se encuentra en laventana de directoriosinformación de interés parael ciudadano.
5.3.3 Adoptar estrategiaspara incentivar laparticipación de los grupospoblacionales, actores yorganizaciones socialesrepresentativas en elproceso de rendición decuentas.
Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial
Permanente
Una (1) estrategiaimplementada paraincentivar laparticipación de losgrupos poblacionales,actores yorganizacionessocialesrepresentativas en elproceso de rendiciónde cuentas.
Permanente
Se convoca a los diferentesgrupos poblacionales paraintegrar las diferentes mesastécnicas y temáticas queexisten en el Municipio paraconstruir y realizar elseguimiento al Plan deDesarrollo Municipal"Palmira avanza con sugente".
5.3 Movilizaciónciudadana
5.3.4 Consultar los temasde mayor interés para laciudadanía.
Secretarías deDespacho yJefes de Oficina
Permanente
No. de consultasrealizadas/No. deconsultasprogramadas
Permanente
Previo a la rendición decuentas se convoca a laciudadania y a los actoresorganizacionales a quepropogan temas de interésgeneral, para ser tratadodentro del informe.
5.4.1 Definir con laciudadanía los espacios,canales y momentos másadecuados para dialogar.
Oficina AsesoradeComunicacionesy Secretaría deParticipaciónComunitaria
Una (1) estrategiaimplementada acercade la definición losespacios, canales ymomentos másadecuados paradialogar con laciudadanía.
Permanente
En los diferentes eventosdonde se involucre lacomunidad, se crea elespacio adecuado para eldiálogo, siguiendo loslineamientos del Plan deMedios.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.3 Movilizaciónciudadana
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.4 Diálogo con laciudadanía.
Permanente
5.4.2 Seleccionar y divulgarla metodología y canalespara promover el diálogoen las jornadas derendición de cuentas.
Oficina AsesoradeComunicaciones,Oficina deInformática yGobierno enLínea
Una (1) metodologíacon canales definidospara promover eldiálogo en lasjornadas de rendiciónde cuentas.
Permanente
En el plan de medios seestablecen los canales yestrategias que seimplementan para llevar acabo la rendición decuentas.
5.4.3 Convocar a laciudadanía o atenderpeticiones ciudadanas parael diálogo.
Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria ySecretaríaGeneral
PermanenteNo. de convocatoriasrealizadas/No. deeventos realizados
Permanente
Cuando se establece lafecha para la rendición decuentas, se pone en marchael plan de medios, paraconvocar a la ciudadania yatender sus peticiones.
5.4.4 Diseñar la agenda delas jornadas de diálogo ypreparar la logística deeventos.
SecretaríaGeneral yOficina AsesoradeComunicaciones
Permanente
Una (1) agenda dejornada de diálogos ylogística debidamentepreparados.
Permanente
A tráves de la oficina deprotocolo se desarrolla lalogística del evento.
5.4.5 Alistar la informaciónpara entregar a laciudadanía.
Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones
Permanente
Una (1) estrategia dealistamiento de lainformacióndebidamenteimplementada.
Permanente
La Oficina Asesora deComunicaciones se encargade mejorar el estilo de laredacción del informe.
5.4.6 Jornadas de diálogo,participativas e interactivas,presupuesto participativo.
Permanente
No. de jornadas dediálogo realizadas/No.de jornadas dediálogo programadas
Permanente
Reuniones de socialización ala comunidad sobre elestado actual delpresupuesto participativototal o parcial en susrespectivas zonas de acción.
5.4.7 Evaluar las jornadasde diálogo y divulgar lasActas de las jornadas dediálogo.
Permanente
No. de jornadas dediálogo evaluadas/No.de jornadas dediálogo realizadas
Permanente
Este equipo de gobiernorealiza esta actividad y deacuerdo con la jornada, esaSecretaría archiva el acta, lacual queda a disposición dequien la requiera.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.4 Diálogo con laciudadanía.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.4 Diálogo con laciudadanía.
Permanente
Secretaría dePlaneación,SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones
5.5.1 Recopilar,sistematizar y analizarperiódicamente laspropuestas yobservaciones efectuadaspor la ciudadanía en elproceso de rendición decuentas.
Secretaría dePlaneación,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina AsesoradeComunicacionesy Oficina deControl Interno
Permanente
Una (1) estrategiaimplementada parasistematizar y analizarperiódicamente laspropuestas yobservacionesefectuadas por laciudadanía en elproceso de rendiciónde cuentas.
Permanente
En cada socialización queparticipa el Alcalde y sugabinete municipal, cadaSecretario(a) de Despacho,de acuerdo a sucompetencia, toma apunte yse encarga de darle soluciónal problema o sugerenciarealizada por la comunidad.
5.5.2 Revisar y ajustar laplaneación institucional:Metas misionales y planesde mejoramiento.
SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación,Oficina de CtrlInterno y OficinaAsesora deComunicaciones
Permanente
Una (1) estrategiaimplementada paraRevisar y ajustar laplaneacióninstitucional: Metasmisionales y planesde mejoramiento.
Permanente
Al igual que el seguimientoal PDM, se revisa y ajustacada 3 meses a cargo de lasdependencias responsables.
5.5.3 Canalizar propuestasde mejora de políticaspúblicas ante organismoscompetentes.
Secretaría dePlaneación,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial y OficinaAsesora deComunicaciones
Permanente
Una (1) estrategiaimplementada paracanalizar propuestasde mejora de políticaspúblicas anteorganismoscompetentes.
Permanente
Existen enlaces municipalesque realizan con líderes ocabezas visibles de lasdiferentes poblacionesreuniones o mesas detrabajo para tal fin.
5.5.4 Socializar a lacomunidad los resultadosde la rendición de cuentasy de los planes de mejora.
Permanente
No. de socializacionesejecutadas/No. desocializacionesprogramadas
Permanente
Se programa cada año unaaudiencia pública, peronuestro Alcalde lo hace cadaque se presenta ante laciudadanía.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.5 Valoración yconsolidación.
5.5 Valoración yconsolidación.
5.5.5 Establecermecanismos para elseguimiento acompromisos.
Permanente
No. de seguimientosde compromisosrealizados/No. decompromisosadquiridos
Permanente
Seguimiento trimestral demetas del PDM, concejo degobierno, encuentroscomunitarios, audiencias derendición de cuentas yreunión semanal dearticulación de Secretarías.
5.5.6 Evaluar el proceso derendición pública decuentas e identificarlecciones aprendidas.
SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones
Permanente
Una (1) estrategiaejecutada para laevaluación delproceso de rendiciónpública de cuentas.
Permanente
Se tiene diseñado unformato que se le entrega ala comunidad para queevalue la rendición decuentas. De la informaciónrecibida por parte de lacomunidad se tabuló y setiene en cuenta dentro de laimplementación de póliticasde esta administración, aligual se realizaretroalimentación frente a lasaudiencias que se hanpresentado año tras añopara ser mejores en lapróxima.
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.5 Valoración yconsolidación.
5.5.7 Reiniciar laorganización del procesode rendición de cuentas.
SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones
Permanente
Una (1) estrategiadefinida para larendición permanentede cuentas.
Permanente
Dentro del plan de medios sedictan los pasos para reiniciarcon el proceso de Rendición decuentas. El Comité de rendiciónde cuentas se activa cada vezque se requiere de suorganización.
Acompañó: Arvey Lozano - Profesional Universitario 1Proyectó: Germán A. Duque M. - Profesional Universitario 2Compiló: Esperanza Forero Sanclemente - Secretaria de Planeación
SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones
5. RENDICIÓNDE CUENTAS
5.5 Valoración yconsolidación.