Código SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CALIDAD 1 42 … 2016.pdfSISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y...

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y

MANUAL PLAN INSTITUCIONAL DE

ELABORADO POR

CARGO

COORDINADOR DE CALIDAD

NOMBRE EMERSON FRANCISCO GONZÁLEZ

FIRMA

FECHA

VERSIÓN No

FECHA DE APROBACIÓN

00


CALIDAD


ARCHIVO PINAR

Código: Página Versión: 0Vigente a partir de : marzo de 2017

ELABORADO POR

REVISADO POR

R DE ASESOR DESARROLLO ORGANIZACIONAL

EMERSON FRANCISCO SELMIRA ESTUPIÑÁN FLOR ALICIA

CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE

APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

GUÍA PARA LA PLANEACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE LA TECNOLOGÍA

: GD.GD.M.P-001

Página 1 de 42 Versión: 01 Vigente a partir de : 8 de marzo de 2017

APROBADO POR

GERENTE

FLOR ALICIA CÁRDENAS PINEDA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

GUÍA PARA LA PLANEACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE LA



ESE, HOSPITAL REGIONAL DE DUITAMA

Plan Institucional de Archivos


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ESE, HOSPITAL REGIONAL DE DUITAMA

Plan Institucional de Archivos

PINAR

FLOR ALICIA CÁRDENAS

Gerente

Diciembre ,2016

: GD.GD.M.P-001




INTRODUCCIÓN

La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia 2016- 2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento,es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de historias clínicas y los factores físicos visuales por mejorar.

Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes que esté adelantando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.

Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la Información, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia

2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento,es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de historias clínicas y los factores físicos visuales por mejorar.

Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes ntando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y

el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.

Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la nformación, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.

: GD.GD.M.P-001


La ESE, Hospital Regional de Duitama, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y Decretos reglamentarios, 2609, artículo 8 “INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS”, implícito en el Decreto Único de la Cultura, 1080 de 26 de mayo de 2015, ha previsto para la vigencia

2020 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en las encuestas aplicadas a los funcionarios en cada etapa del ciclo vital del documento, es decir archivo de gestión, archivo central e histórico e igualmente, el archivo de

Esta herramienta se articulará al Plan de Desarrollo del ente hospitalario y demás planes ntando la entidad y será el instrumento de referencia para la planeación y

el desarrollo de la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.

Es fundamental elaborar y dar cumplimiento al Plan Institucional de Archivo y garantizar los recursos para su desarrollo pues se debe tener presente el Decreto 103 de enero de 2015, que reglamenta la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho a la nformación, y exige a los servidores públicos mantener organizada la documentación física y sistemática que por razones de funciones propias debe estar dispuesta como fuente de información primaria y potencialmente como patrimonio documental.



1. Metodología

La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su e

2. Antecedentes

Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo presente 4 fases vitales en los archivos: Gestión,Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a elaborar con más precisión esta herramienta estratégica.

La ESE Hospital Regional de Duitama, ha venido desarrollandogestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en el Archivo Central.

En el año 2012 se adecuó el espacio físichospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación, estantería, almacenamiento y condiciones ambient

Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a los 100 metros lineales.

El Archivo de Historias Clínicas, se encuentra eadministrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y dificultando la manipulación de las mismas. Actualmente se cue


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


dología

La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su e

Antecedentes

Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo presente 4 fases vitales en los archivos: Gestión, Central, histórico e Historias Clínicas. Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a elaborar con más precisión esta herramienta estratégica.

La ESE Hospital Regional de Duitama, ha venido desarrollando diferentes procesos de gestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en

En el año 2012 se adecuó el espacio físico de almacenamiento de la documentación del hospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación, estantería, almacenamiento y condiciones ambientales.

Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a los 100 metros lineales.

El Archivo de Historias Clínicas, se encuentra en un espacio aparte del archivo administrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y dificultando la manipulación de las mismas. Actualmente se cuenta con 3 depósitos de

: GD.GD.M.P-001


La metodología utilizada para la elaboración del Plan Institucional de Archivos fue la diseñada por el Archivo General de la Nación, ente rector de la política archivística en país, ya que el hospital no cuenta con procedimientos que soporten su elaboración.

Para identificar los aspectos críticos de la gestión documental del hospital, nos basamos en la aplicación de las encuestas a los funcionarios de diferentes dependencias teniendo

Central, histórico e Historias Clínicas. Igualmente, en un diagnóstico visual soportado con fotografías que nos ayudaron a

diferentes procesos de gestión documental, los cuales ha documentado en el Sistema de Gestión de Calidad, y viene implementándolos en el Archivo de Gestión, en la unidad de correspondencia y en

o de almacenamiento de la documentación del hospital y funcionamiento del archivo central. Dicho depósito cuenta con las especificaciones básicas contempladas en el Acuerdo 037 de 2002 respecto a ubicación,

Se evidencia el avance de procesos archivísticos en gran parte en el archivo de Gestión y se continúa con la intervención de los fondos acumulados que a la fecha se aproxima a

n un espacio aparte del archivo administrativo. Está dotado de archivo rodante pero su capacidad no es suficiente para el número de HC que allí reposan, sobrepasando el tope de cada entrepaño y

nta con 3 depósitos de



archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada.

A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de gestión documental desde la producción, control de entrada y salida de las comunicaciones oficiales hasta la disposición final del mismo.

2.1 Situación Actual: Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) para archivo de gestión con una muestraCentral con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo dedocumentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en cada fase del ciclo vital del documento.

A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar la información recolectada.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada.

A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de desde la producción, control de entrada y salida de las

comunicaciones oficiales hasta la disposición final del mismo.

Situación Actual:

Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) para archivo de gestión con una muestra de 27 funcionarios Dos (2) para Archivo Central con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo dedocumentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en cada fase del ciclo vital del documento.

A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar la información recolectada.

: GD.GD.M.P-001


archivo los cuales se pueden considerar fondos acumulados, ya que actualmente la

A través del Sistema de Gestión de Calidad, se ha documentado parte de los procesos de desde la producción, control de entrada y salida de las

Para apoyar el diagnóstico visual, aplicamos tres tipos encuestas así: Una (1) de 27 funcionarios Dos (2) para Archivo

Central con una muestra de 2 funcionarias Tres (3) para Archivo de Historias Clínicas con una muestra de 2 funcionarias. La encuesta se aplicó aquellos funcionarios que por dependencia son responsables del manejo de la documentación y responsables de ejecutar procesos de Gestión Documental en

A continuación presentamos el resultado de la encuesta que se dio al tabular y procesar



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1 ¿Conoce la normatividad archivística?

2 ¿Conoce la Tabla de Retención Documental?

3 ¿Aplica la tabla de Retención Documental?

4 ¿ La Tabla de Retenciónoficina de acuerdo con sus funciones, procesos y procedimientos?

5

¿Recibe continua capacitación y apoyo en los procesos de Gestión documental que usted como funcionario debe adelantar?

6 ¿Cuenta con los inventarios respectivos de Archivo de Gestión?

7 ¿Cada expediente cuenta con la hoja de control o lista de chequeo?

8 ¿La documentación se encuentra en el mobiliario adecuado y debidamente marcado?

9 ¿La ubicación física de la documentación se encuentra ubicada en el orden establecido en la TRD?

10 ¿La documentación se encuentra sin material abrasivo, ni copias, ni documentos que no pertenecen a la serie documental?

11 ¿Los documentos organizados dentro del expediente se encuentran también en otras oficinas?


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ARCHIVO DE GESTIÓN Pregunta

¿Conoce la normatividad archivística?

¿Conoce la Tabla de Retención Documental?

¿Aplica la tabla de Retención Documental?

La Tabla de Retención aplica a los documentos que genera la oficina de acuerdo con sus funciones, procesos y

Recibe continua capacitación y apoyo en los procesos de Gestión documental que usted como funcionario debe

con los inventarios respectivos de Archivo de Gestión?

¿Cada expediente cuenta con la hoja de control o lista de

documentación se encuentra en el mobiliario adecuado y debidamente marcado?

ubicación física de la documentación se encuentra ubicada en el orden establecido en la TRD?

documentación se encuentra sin material abrasivo, ni copias, ni documentos que no pertenecen a la serie

¿Los documentos organizados dentro del expediente se encuentran también en otras oficinas?

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12 ¿La documentación se encuentra sin rasgaduras y material abrasivo o adhesivo?

13 ¿Las carpetas están rotuladas y marcadas de acuerdo conTRD?

14 ¿Cuenta con el mobiliario suficiente para la producción anual de la documentación generada en la dependencia?

15

¿Organiza usted el expediente hasta cuando termina el Trámite?

16

¿Cuenta usted con los inventarios de las transferencias documentales que ha efectuado con su respectivo recibo a satisfacción y ubicación topográfica por parte del archivo central?

17 ¿ Lleva un control de la información en medios magnéticos producida o recibida?

18 ¿Cuenta con unidades de conservación adecuadas para la preservación y conservación de los medios magnéticos?

19 ¿Produce y maneja archivos digitales?

20 ¿ Si produce y maneja archivos digitales, estos están contemplados en la TRD?

21 ¿Digitaliza usted los documentos producidos en la dependencia por cada serie documental y arma los expedientes digitales de acuerdo con la TRD?

22 ¿Recibe en la oficina comunicaciones oficiales?


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


¿La documentación se encuentra sin rasgaduras y material abrasivo o adhesivo?

¿Las carpetas están rotuladas y marcadas de acuerdo con la

¿Cuenta con el mobiliario suficiente para la producción anual de la documentación generada en la dependencia?

usted el expediente hasta cuando termina el

usted con los inventarios de las transferencias documentales que ha efectuado con su respectivo recibo a satisfacción y ubicación topográfica por parte del archivo

Lleva un control de la información en medios magnéticos producida o recibida?

¿Cuenta con unidades de conservación adecuadas para la preservación y conservación de los medios magnéticos?

¿Produce y maneja archivos digitales?

¿ Si produce y maneja archivos digitales, estos están contemplados en la TRD?

¿Digitaliza usted los documentos producidos en la dependencia por cada serie documental y arma los expedientes digitales de acuerdo con la TRD?

¿Recibe en la oficina comunicaciones oficiales?

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23 ¿Transfiere al archivo central el material de apoyo?

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¿Transfiere al archivo central el material de apoyo?

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# DE PREGUNTA

Archivo Central

SI NO

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1 ¿Los depósitos de archivo cumplen con los requerimientos básicos para la conservación y preservación de la información?

2 ¿El archivo central está ubicado dentro de la estructura orgánica de la entidad?

3

¿El depósito de archivo está ubicado lejos de cualquier peligro como inundaciones, o cerca de alguna instalación eléctrica que pueda poner en peligro la información?

4 ¿El archivo central está dotado del mobiliario adecuado para la preservación y información?

5 ¿El mobiliario es suficiente para almacenar la documentación organizada del fondo acumulado y recibir las transferencias documentales?

6

¿El archivo central está dotado de los elementos de seguridad, como extintores CO2, termómetros para medir la temperatura y detector o sensores para roedores?

7 El archivo central realiza su aseo diario y cuenta con una aspiradora para la limpieza de documentos almacenados?

8 ¿Anualmente se lleva a cabo la fumigación de los archivos almacenados en los depósitos?

9 ¿La entidad cuenta con fondos acumulados?


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ARCHIVO CENTRAL

PREGUNTA SI

depósitos de archivo cumplen con los requerimientos básicos para la conservación y preservación de la información?

2

archivo central está ubicado dentro de la estructura orgánica de la entidad?

2

depósito de archivo está ubicado lejos de cualquier peligro como inundaciones, o cerca de alguna instalación eléctrica que pueda poner en peligro la información?

0

¿El archivo central está dotado del mobiliario adecuado para la preservación y conservación de la 2

mobiliario es suficiente para almacenar la documentación organizada del fondo acumulado y recibir las transferencias documentales?

0

archivo central está dotado de los elementos de seguridad, como extintores CO2, termómetros para medir la temperatura y detector o sensores para

2

El archivo central realiza su aseo diario y cuenta con una aspiradora para la limpieza de los documentos almacenados?

1

¿Anualmente se lleva a cabo la fumigación de los archivos almacenados en los depósitos?

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¿La entidad cuenta con fondos acumulados? 2

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10 ¿La entidad cuenta con un sistema integrado de conservación de documentos?

11 ¿La entidad cuenta con algún medio sistemático permita la consulta de los documentos del archivo central?

12 ¿La entidad cuenta con Tablas de Valoración Documental?

13 ¿El archivo central está dotado de los inventarios documentales de fondo acumulado y transferencias documentales?

14 ¿La documentación en el Archivo central está ubicado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, tanto para el fondo acumulado por cada época como para las transferencias

15 ¿Utiliza para el control el testigo documental?

16 ¿Facilita oportunamente la información requerida por el personal del hospital y personas

17 ¿La entidad cuenta con más de dos depósitos de fondo acumulado?

18 ¿El Archivo central adelanta procesos de digitalización teniendo como prioridad los documentos históricos?

19 ¿El archivo central está dotado de una sala de consulta que evite la salida exterior de los documentos?

20

¿Los suministros deespecificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación para la preservación y conservación de los documentos?

21

¿El diseño de los rótulos de las unidades de conservación cumpleclaras para su marcación que permite identificar el asunto o detalle de cada expediente?


CALIDAD


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¿La entidad cuenta con un sistema integrado de documentos?

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¿La entidad cuenta con algún medio sistemático permita la consulta de los documentos del archivo 1 1

¿La entidad cuenta con Tablas de Valoración 0 2

¿El archivo central está dotado de los inventarios documentales de fondo acumulado y transferencias 2 0

¿La documentación en el Archivo central está ubicado de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, tanto para el fondo acumulado por cada época como para las transferencias primarias?

1 1

¿Utiliza para el control el testigo documental? 0 2

¿Facilita oportunamente la información requerida por el personal del hospital y personas externas?

2 0

¿La entidad cuenta con más de dos depósitos de fondo acumulado?

2 0

¿El Archivo central adelanta procesos de digitalización teniendo como prioridad los documentos históricos?

0 2

¿El archivo central está dotado de una sala de consulta que evite la salida exterior de los 0 2

¿Los suministros de archivo cumplen con las especificaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación para la preservación y conservación de los documentos?

1 1

¿El diseño de los rótulos de las unidades de cumple con las especificaciones

claras para su marcación que permite identificar el asunto o detalle de cada expediente?

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ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS


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# DE PREGUNTA


SI NO

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1 ¿Conoce la normatividad manejo de las historias clínicas?

2 ¿Conoce la Tabla de Retención Documental del HRD?

3 ¿En la TRD del HRD se encuentra la serie de historias clínicas?

4 ¿Organiza la historia clínica de acuerdo con establecido en la TRD del HRD?

5 ¿El archivo de historias clínicas está clasificado en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico?

6

¿La ubicación física de las historias clínicas se encuentra en un área restringida con acceso limitado al personal de salud autorizado, que garantice las condiciones de integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información, de acuerd1995 de 1999 emanados del Ministerio de Salud?

7 El HRD tiene conformado el Comité de Historias Clínicas?

8 ¿Se ha realizado depuración de Historias Clínicas de acuerdo con lo estipulado en la Resolución

9 ¿La organización interna de la Historia Clínica la realiza cronológicamente?


CALIDAD


ARCHIVO PINAR



PREGUNTAS SI

¿Conoce la normatividad archivística para la organización y manejo de las historias clínicas?

2

¿Conoce la Tabla de Retención Documental del HRD? 1

¿En la TRD del HRD se encuentra la serie de historias 0

¿Organiza la historia clínica de acuerdo con el orden establecido en la TRD del HRD?

0

¿El archivo de historias clínicas está clasificado en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico?

2

¿La ubicación física de las historias clínicas se encuentra en un área restringida con acceso limitado al personal de salud autorizado, que garantice las condiciones de integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información, de acuerdo con lo estipulado en la resolución 1995 de 1999 emanados del Ministerio de Salud?

1

El HRD tiene conformado el Comité de Historias Clínicas? 2

¿Se ha realizado depuración de Historias Clínicas de acuerdo con lo estipulado en la Resolución 1995 de 1999?

1

¿La organización interna de la Historia Clínica la realiza cronológicamente?

1

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10 ¿Después de cinco años transcurridos desde la última vez en que el paciente estuvo en consulta, ha trasferido estas historias clínicas al archivo

11

Después de 20 años de permanencia de la Historia Clínica en el Archivo Central, tomado como tiempo precaucional, tiempo en el que la entidad asegura la disponibilidad de la información para el paciente, familiares o responsables, para estudios o investigaciones epidemiológicas, como soporte de investigaciones o procesos jurisdiccionales, se ha llevado a cabo el proceso de selección para la disposición final que garantice una muestra representativa de consulta para la historia, la cienci

12 En el proceso archivístico de ordenación se ha llevado a cabo la limpieza del expediente? Es decir retiro de copias, material abrasivo,

13 Las HC están foliadas, rotuladas y la TRD?

14 Se encuentra inventario de recuperación de la información?

15 Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas?

16 Cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para la ubicación física de ladiaria de las mismas?

17 Archiva las HC en las carpetas adecuadas de acuerdo con la normatividad archivística?

18 La Historia Clínica es una sola, por paciente están unidas las de atención clínica médica y odontológica o sicológica?

19 Se ha llevado a cabo el proceso de digitalización para las historias clínicas de más de 25 años en el que el paciente asistió a cita médica por última vez?

20 Se encuentran inventario de información?

21 Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas?

22 Actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada?


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


¿Después de cinco años transcurridos desde la última vez en que el paciente estuvo en consulta, ha trasferido estas historias clínicas al archivo central?

1

Después de 20 años de permanencia de la Historia Clínica en el Archivo Central, tomado como tiempo precaucional, tiempo en el que la entidad asegura la disponibilidad de la información para el paciente, familiares o responsables,

estudios o investigaciones epidemiológicas, como soporte de investigaciones o procesos jurisdiccionales, se ha llevado a cabo el proceso de selección para la disposición final que garantice una muestra representativa de consulta para la historia, la ciencia y la investigación?

0

En el proceso archivístico de ordenación se ha llevado a cabo la limpieza del expediente? Es decir retiro de copias, material abrasivo, sin rasgaduras o material adhesivo.

0

Las HC están foliadas, rotuladas y marcadas de acuerdo con 0

Se encuentra inventario de recuperación de la información? 0

Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas? 0

Cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para la ubicación física de la serie que facilite la manipulación diaria de las mismas?

0

Archiva las HC en las carpetas adecuadas de acuerdo con la normatividad archivística?

0

La Historia Clínica es una sola, por paciente están unidas las de atención clínica médica y atención clínica odontológica o sicológica?

2

Se ha llevado a cabo el proceso de digitalización para las historias clínicas de más de 25 años en el que el paciente asistió a cita médica por última vez?

0

Se encuentran inventario de recuperación de la 0

Existe algún informe o estadística de Historias Clínicas? 0

Actualmente la Historia Clínica se encuentra sistematizada? 2

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23 La Historia Clínica si está sistematizada, cuenta con un sistema de seguridad que garantice la reserva e inviolabilidad de los datos del paciente?

El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Docomo lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.

ARCHIVO DE GESTIÓN

En esta fase del ciclo vital del documento, se evidenció que el hospital cuenta con:

� Programa de Gestión Documental, PGD� Tablas de Retención � Procesos documentados de Gestión Documental� Implementación de TRD� Personal capacitado en el tema� Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentación� Se realizan transferencias documentales� Se maneja correo institucional para e

comunicaciones oficiales� Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la

Directiva presidencial 04 de abril de 2012 del CERO PAPEL. “Bases del Plan NacionaNacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en lpapel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto iadministrativa.”


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


La Historia Clínica si está sistematizada, cuenta con un seguridad que garantice la reserva e

inviolabilidad de los datos del paciente?

2

El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Docomo lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.


Programa de Gestión Documental, PGD Tablas de Retención Documental Procesos documentados de Gestión Documental Implementación de TRD Personal capacitado en el tema Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentaciónSe realizan transferencias documentales Se maneja correo institucional para el control de la entrada y salida de las comunicaciones oficiales Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la Directiva presidencial 04 de abril de 2012 del CERO PAPEL. “De conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia

: GD.GD.M.P-001


0 2

El resultado de la encuesta y el diagnóstico visual, nos arrojó la situación actual de los procesos de gestión documental en cada fase del ciclo vital del documento incluido el proceso de las Historias Clínicas, teniendo presente los procesos de Gestión Documental, como lo son las medidas de preservación , conservación físicas, y estructurales.


Suministros básicos de archivo adecuados para guardar la documentación

l control de la entrada y salida de las

Se evidencia que se ha dado inicio al uso racional del papel dando aplicabilidad a la De conformidad con las

2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la

a sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de

ncrementar la eficiencia



� Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la

directriz presidencial del CERO PAPEL.� Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar

cumplimiento a la Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y anticorrupción .

� Falta documentar el proceso de Gobierno en línea.� No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de

seguridad. ARCHIVO CENTRAL

� Cuenta con un depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN acuerdo 037 de 2002l

� El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentales� Está dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicació

la documentación organizada y recibo de transferencias documentales� Su ubicación es un sitio equidistante al área administrativa� Falta una adecuada ubicación topográfica de la documentación� Se han adelantado procesos archivísticos de clasificación,

documental del fondo acumulado en un 40% aproximadamente.� Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo

acumulado � No se ha elaborado tabla de valoración documental� No se cuenta con testigos documen� Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo central� No cuenta con sala de consulta y atención al usuario� No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.

ARCHIVO HISTÓRICO

� No cuenta con clasificaci ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la directriz presidencial del CERO PAPEL. Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar

a Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y

Falta documentar el proceso de Gobierno en línea. No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de

depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN acuerdo 037 de 2002l El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentalesEstá dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicacióla documentación organizada y recibo de transferencias documentalesSu ubicación es un sitio equidistante al área administrativa Falta una adecuada ubicación topográfica de la documentación Se han adelantado procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción documental del fondo acumulado en un 40% aproximadamente. Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo

No se ha elaborado tabla de valoración documental No se cuenta con testigos documentales Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo centralNo cuenta con sala de consulta y atención al usuario No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.

ARCHIVO HISTÓRICO

No cuenta con clasificación de documentos con valores secundarios.

ARCHIVO HISTORIAS CLÍNICAS

: GD.GD.M.P-001


Falta documentar los procesos y procedimientos para dar total cumplimiento al la

Se está trabajando en la aplicación de procesos de Gobierno en línea para dar a Ley 1712 de 2015 respecto a la Ley de transparencia y

No se evidencian soportes adecuados para guardar los medios magnéticos y copias de

depósito de archivo con las especificaciones básicas dadas por el AGN

El espacio físico no es suficiente para almacenar futuras transferencias documentales Está dotado de mobiliario rodante que permite aprovechar el espacio y ubicación de la documentación organizada y recibo de transferencias documentales

ordenación y descripción

Se cuenta con inventarios documentales de la documentación organizada del fondo

Se lleva control para el préstamo de los documentos de archivo central

No existen áreas suficientes para el desarrollo de los procesos archivísticos.

ón de documentos con valores secundarios.



� Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2

corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que el paciente estuvo por últfinal.

� La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice la norma.

� Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de ordenación.

� El personal para atender los procesos de organización no es suficiente por el número

creciente de HC

� La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el continuo acceso a ellas.

� Gran parte de las carpetas de las HC se encuentran deteriorada� En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el

piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes microorganismos que se alm

� El represamiento de HC dificulta la búsqueda de la información� Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres

depósitos � Actualmente se encuentra sistematizada la Historia clínica

3. Contexto Estratégico

El contexto estratégico que le da soporte y en el que se basaHospital Regional de Duitama

3.1 Misión

Nos comprometemos con la atención humanizada y segura de nuestros usuarios,

buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a

reconocemos al usuario y su familia como parte de nuestro compromiso

institucional, promoviendo el desarrollo integral de nuestros colaboradores.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2 corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que el paciente estuvo por última vez en consulta pero que no se ha dado disposición

La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice

Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de

a atender los procesos de organización no es suficiente por el número

La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el continuo acceso a ellas. Gran parte de las carpetas de las HC se encuentran deterioradas En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes microorganismos que se almacenan. El represamiento de HC dificulta la búsqueda de la información Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres

Actualmente se encuentra sistematizada la Historia clínica

Contexto Estratégico

contexto estratégico que le da soporte y en el que se basa el PINAR de la ESE Hospital Regional de Duitama es:


buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a



: GD.GD.M.P-001


Existe 3 depósitos de archivo de Historias Clínicas. Uno es de gestión y 2 corresponden a fondos acumulados de historias Clínicas de más de 20 años en las que

ima vez en consulta pero que no se ha dado disposición

La HC se encuentran ubicadas físicamente por número de identificación como lo dice

Las historias Clínicas internamente no cuenta con procesos de sistemas de

a atender los procesos de organización no es suficiente por el número

La estantería rodante no es recomendable para la ubicación física de las HC por el

En los depósitos de fondo acumulado de HC, el represamiento de HC y cajas en el piso, causa deterioro a las unidades de almacenamiento y a la documentación almacenada, por la cantidad de polvo, roedores, insectos y diferentes

Mobiliario insuficiente para la ubicación de todas las historias clínicas de los tres

el PINAR de la ESE


buscamos la comprensión de su dolor, la respuesta oportuna a sus necesidades y





3.2. Visión

Seremos reconocidos en los próximos cinco años por ser la mejor entidad

prestadora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra

atención humanizada, bajo criterios de sostenibilidad financiera, apuntando a la

competitividad y excelencia.

3.3 Principios y valores

• Calidad: es una doctrina institucional que busca

atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.

• Seguridad en la atenciónocurrencia de situaciones que afecten la seguridad eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos que la seguridad del paciente prevalece sobre todasadministrativas.

• Humanismo: Concebida como la valorsu familia, con humildad y sin discriminación.

• Vocación del servicio:mejoramiento de las condiciones de salud y/o calidad de vidatodo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.

• Trabajo en equipo: Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de propósitos y fines comunes.

• Responsabilidad social:parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores servicios que generen impacto positivo en la salud de

4. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos

Para el año 2020 la ESE Hospital Regional de Duitama,corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los


CALIDAD


ARCHIVO PINAR



ora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra


competitividad y excelencia.

valores

es una doctrina institucional que busca alcanzar estándares superiores de atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.

atención del paciente: atendemos bajo la premisa de prevenir la ocurrencia de situaciones que afecten la seguridad del paciente, procuramos reducir los eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos que la seguridad del paciente prevalece sobre todas las acciones asistenciales y

Concebida como la valoración y comprensión de la condición del usuario y su familia, con humildad y sin discriminación.

servicio: Es el convencimiento de que nuestra misión está orientada al mejoramiento de las condiciones de salud y/o calidad de vida de los pacientodo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.

Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de propósitos y fines comunes.

social: Es contribuir al desarrollo de la comunidad de la cual hacemos parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores servicios que generen impacto positivo en la salud de la población.

Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos- PINAR.

año 2020 la ESE Hospital Regional de Duitama, garantizará a largo, mediano y corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los

: GD.GD.M.P-001



ora de servicios de salud del Departamento de Boyacá, por nuestra


alcanzar estándares superiores de atención asistencial y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios.

atendemos bajo la premisa de prevenir la del paciente, procuramos reducir los

eventos adversos y a la vez generamos confianza entre nuestros usuarios. Consideramos las acciones asistenciales y

ación y comprensión de la condición del usuario y

Es el convencimiento de que nuestra misión está orientada al de los pacientes y en

todo caso brindando apoyo cuando la ciencia o la tecnología no permitan ofrecer más.

Es el actuar sinérgico del talento humano para el logro de

la comunidad de la cual hacemos parte, atendiendo las necesidades de nuestros usuarios con la prestación de mejores

garantizará a largo, mediano y corto plazo, el desarrollo de los procesos de gestión documental en cada etapa del ciclo vital del documento físico y digital, garantizando la preservación y conservación de los



documentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales.

4.1 Objetivos:

1. Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística

2. Conservar el patrimonio cultural y documental 3. Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los

documentos 4. Documentar el Sistema Integr

descripción de documentos vitales5. Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y

conservación de documentos en cualquier soporte.6. Garantizar la conservación y preservación de la 7. Crear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la

conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo.8. Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los

requisitos de preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos por la normatividad vigente.

9. Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en consideración quel departamento y la Nación.

10. Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se encuentran en el fondo acumulado

11. Eliminar los documentos que no poseen valores secundariosprocedimiento de acuerdo con la normatividad vigente.

12. Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores secundarios

5. Aspectos Críticos

Para identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las fortalezas y debilidades en materia de Gestión Documental.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ocumentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales.

Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística Conservar el patrimonio cultural y documental Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los

Documentar el Sistema Integrado de Conservación, Reprografía, Conservación y descripción de documentos vitales Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y conservación de documentos en cualquier soporte. Garantizar la conservación y preservación de la información electrónicaCrear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo.Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los requisitos de autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos por la normatividad vigente. Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en consideración que éste hace parte del patrimonio documental del municipio, el departamento y la Nación. Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se encuentran en el fondo acumulado Eliminar los documentos que no poseen valores secundariosprocedimiento de acuerdo con la normatividad vigente. Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores

Aspectos Críticos

identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las

zas y debilidades en materia de Gestión Documental.

: GD.GD.M.P-001


ocumentos y brindará un mejor servicio de información física y digital al usuario de

Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la

Prestar adecuadamente el servicio de consulta y reproducción de los

ado de Conservación, Reprografía, Conservación y

Racionalizar los costos de insumos destinados al almacenamiento, custodia y

información electrónica Crear los mecanismos archivísticos y tecnológicos que garanticen la conservación de los documentos históricos del hospital en el largo plazo. Propender porque los documentos electrónicos de archivo cumplan con los

autenticidad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación, tomando en cuenta los parámetros establecidos

Asegurar la conservación del patrimonio documental de la Entidad, tomando en e éste hace parte del patrimonio documental del municipio,

Valorar los documentos que aún tienen valores primarios y secundarios que se

Eliminar los documentos que no poseen valores secundarios siguiendo el

Dotar al Archivo Central de los elementos tecnológicos para implementar el proceso de digitalización de las Historias Clínicas y documentos con valores

identificar los aspectos críticos de gestión documental que tiene elhospital, nos basamos las encuestas aplicadas al personal y el diagnóstico visual de archivo en cada fase del ciclo vital incluidas las Historias Clínicas, que nos da a conocer las



La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de acuerdo con los aspectos críticos deteprocesos de Gestión Documental.

ASPECTOS CRÍTICOS

1. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.

2. REVISAR Y AJUSTAR LAS LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN, PROCESOS E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD.

3.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de acuerdo con los aspectos críticos detectados como avances y faltantes en los procesos de Gestión Documental.

CRÍTICOS RIESGO

EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL

.FALTA DE COMPROMISO Y DESINTERÉSFUNCIONARIO -EL FUNCIONARIO NO APLICA LOS PROCESOS DADOS EN LAS CAPACITACIONES.EL FUNCIONARIO ESPERA QUE OTROS LE IMPLEMENTEN LOS PROCESOS.-EL FUNCIONARIO APLICA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL A CRITERIO PROPIO.

Y AJUSTAR LAS LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN, PROCESOS E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD.

-NO SE LLEVE EL CONTROL ADECUADO EN LAS LISTAS DE CHEQUEO -EL FUNCIONARIO NO ALIMENTA LA LISTA DE CHEQUEO -SE DILIGENCIA MAL LA LISTA DE CHEQUEO

3.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO NO RESCATAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÉRDIDA DE LA DOCUMENTACIÓNDUPLICIDAD DE DOCUMENTOSINADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE

: GD.GD.M.P-001


La siguiente tabla es una relación de los aspectos críticos y los ejes articuladores dados por el Archivo General de la Nación para la medición de las prioridades de

ctados como avances y faltantes en los

.FALTA DE COMPROMISO Y DESINTERÉS DEL

EL FUNCIONARIO NO APLICA LOS PROCESOS DADOS EN LAS CAPACITACIONES .EL FUNCIONARIO ESPERA QUE OTROS LE IMPLEMENTEN LOS PROCESOS. EL FUNCIONARIO APLICA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL A CRITERIO PROPIO. NO SE LLEVE EL CONTROL ADECUADO EN LAS

EL FUNCIONARIO NO ALIMENTA LA LISTA DE

STA DE CHEQUEO NO RESCATAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÉRDIDA DE LA DOCUMENTACIÓN DUPLICIDAD DE DOCUMENTOS INADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE



4. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

5.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

6. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

7.ADECUACIÓN DE ESPACIO LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


INFORMACIÓN -DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN. -ELABORAR INADECUADAMENTE EL INVENTARIO DOCUMENTAL -FALTA DE SEÑALIZACIÓN DE LA UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA

ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

-ORGANIZACIÓN INADECUADA DEL FONDO ACUMULADO -DESORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS-PÉRDIDA DE DOCUMENTOS

5.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA

-EL COMITÉ CIENTÍFICO NO REUNE PARA APROBAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC PARA CONSERVAR Y ELIMINAR DE ACUERDO CON LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 1995 DE 1999.-NO SE CUENTA CON PERSONAL SUFICIENTE IDÓNEO PARA REALIZAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC. -PÉRDIDA DE HISTORIA CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS.

DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

NO SE CUENTA CON LOS ELEMENTOS REQUERIDOS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN PASAR AL INFORMACIÓN A OTROS FORMATOS.-NO SE CUENTA CON EL PERSONAL IDÓNEO PARA ADELANTAR LOS PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN DE FORMA ADECUADA LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. -NO SE ESTABLECEN LOS CONTROLES PARA LA CONSULTA DE LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICA.

-NO SE ELABORA Y DOCUMENTA EL SINTEGRADO DE CONSERVACIÓN.

7.ADECUACIÓN DE ESPACIO FÍSICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS

-

: GD.GD.M.P-001


DEMORA EN LA BÚSQUEDA DE LA

INADECUADAMENTE EL INVENTARIO

FALTA DE SEÑALIZACIÓN DE LA UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA ORGANIZACIÓN INADECUADA DEL FONDO

DESORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

NTÍFICO NO REUNE PARA APROBAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS HC PARA

DE ACUERDO CON LO ESTIPULADO EN LA RESOLUCIÓN 1995 DE 1999. NO SE CUENTA CON PERSONAL SUFICIENTE IDÓNEO PARA REALIZAR LA CLASIFICACIÓN DE

PÉRDIDA DE HISTORIA CLÍNICAS CON VALORES

NO SE CUENTA CON LOS ELEMENTOS REQUERIDOS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN PASAR AL INFORMACIÓN A OTROS FORMATOS. NO SE CUENTA CON EL PERSONAL IDÓNEO PARA ADELANTAR LOS PROCESOS TECNOLÓGICOS QUE PERMITAN DE FORMA ADECUADA LA RECUPERACIÓN DE LA

NO SE ESTABLECEN LOS CONTROLES PARA LA CIÓN TECNOLÓGICA.

NO SE ELABORA Y DOCUMENTA EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.



CLÍNICAS

8. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL. 9. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS.

6. Prioridades

Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnolarticulación. De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo

plazo.

ASPECTO CRITICO

1. CAPACITAR EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.

-

AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS

Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.

-

Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad, fortalecimiento y

De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo

EJES ARTICULADORES

Administración de

archivos

Acceso a la

información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológic

os y de seguridad

Fortalecimiento y articulaci

5 3 3 2

: GD.GD.M.P-001


Las prioridades hacen referencia a los criterios críticos que se han identificado y que de acuerdo con los valores que se le dan en cada eje articulador: Administración de archivos, acceso a la información, preservación de la

ógicos y de seguridad, fortalecimiento y

De acuerdo con cada valor la entidad desarrollará cada plan o proyecto según la prioridad establecida que incidirá en el presupuesto a corto, mediano y largo

Fortalecimiento y articulaci

ón

TOTAL Ʃ

4 17



2. NORMALIZAR E IMPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.

3. ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO

4. ELABORAR TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

5. CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLÍNICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

6. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

7. ADECUAR ESPACIO FÍSICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


7 4 3 2

7 6 5 5

7 6 5 4

8 7 5 5

8 6 5 7

9 5 3 4

: GD.GD.M.P-001


5

21

3 28

3 25

4 29

3

29

5 25



Se anexa tabla de priorización de

7. Resultado de la matriz de prioridades

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores,

según la sumatoria del impacto.

ASPECTOS CRÍTICOS

1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.

2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA

8. COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.

9. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLÍNICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS.

TOTAL Ʃ


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


de aspectos críticos y ejes articulares

Resultado de la matriz de prioridades

Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores,

según la sumatoria del impacto.

CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES

AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES

32 ASPECTOS TECNOLÓGICOSSEGURIDAD


29 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

4 2 6 2

7 5 7 8

55 42 28 33

: GD.GD.M.P-001


Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, de mayor a menor

EJES ARTICULADORES VALOR

TECNOLÓGICOS Y DE 8

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 8

3 17

5 32

34 231



CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

3. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

4. ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO

5. ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

6. .ADECUAR EL ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS

7. NORMALIZAR E IMPLEMENTALISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.


9. COMPRAR SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL.

8. Visión estratégica:

La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales, documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente, implementará medidas tecnológicalos documentos con valores secundarios.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR


EL FONDO 28 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL


ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE


MPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS

TRATACIÓN ACUERDO CON LA TRD.


EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.


SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA

17 PRESERVAR Y CONSERVAR

Visión estratégica:

La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales, para garantizar la preservación y conservación de los documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente, implementará medidas tecnológicas que garanticen la preservación y conservación de los documentos con valores secundarios.

: GD.GD.M.P-001






DE ARCHIVOS 7


PRESERVAR Y 7

La ESE Hospital Regional de Duitama, dará cumplimiento a la normatividad vigente y para garantizar la preservación y conservación de los

documentos en cada fase del ciclo vital del documento y así garantizar a los usuarios internos y externos el servicio eficiente y eficaz de la información. Igualmente,

s que garanticen la preservación y conservación de



9. Formulación de objetivos

Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes articuladores, los cuales son 9 en total y se decidarle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no se culminaron y algunos no han iniciamayor a menor según el resultado de la matriz.

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES


2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

3. DIGITALIZAR HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


Formulación de objetivos

Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes articuladores, los cuales son 9 en total y se decidió incluir todos los aspectos críticos y darle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no se culminaron y algunos no han iniciado. Por tal motivo, se dejan los más críticos de mayor a menor según el resultado de la matriz.

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS

DOTAR AL ARCHIVO

DIGITALIZACIÓN DE LAS

VALORES SECUNDARIOS.

-Recepcionar, estudiar y presentar lpropuestas sobre tecnología adecuada qpermita cumplirlos Objetivos del sistema de Gestión Documenpara su adquisición. -Establecer medidas tecnológicas que permitan al personal de archivo desarrollar procesos sistemáticos para dar cumplimientoa la normatividad vigente y políticas institucionales encaminados a la preservación y conservación de los documentos con valor secundario. -Tomar medidas preventivas antes de eliminar documentación.

PARA LA HISTORIA, LA

-Aplicar la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud - Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta -Valorar las historias clínicas seleccionadas por parte del Comité científico para ser eliminadas y de conservación total Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y

: GD.GD.M.P-001


Para la formulación de los objetivos, se tuvieron en cuenta los aspectos críticos y ejes dió incluir todos los aspectos críticos y

darle la prioridad en el tiempo ya que ellos consolidan gran parte de la situación crítica de la entidad. Pues todo obedece a que muchos de estos procesos se iniciaron pero no

do. Por tal motivo, se dejan los más críticos de

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

entar las que

ntal

Establecer medidas tecnológicas que permitan al personal de archivo desarrollar

cumplimiento a la normatividad vigente y políticas institucionales encaminados a la preservación y conservación de los documentos con valor

Tomar medidas preventivas antes de

PLAN DE COMPRAS

del

Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última

Valorar las historias clínicas seleccionadas por parte del Comité científico para ser

PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias

las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y

PROGRAMA GESTIÓN

DOCUMENTAL



PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

4.ORGANIZAR TODO EL FONDO ACUMULADO

5.ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

6. ADECUAR EL ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


eficaz.

4.ORGANIZAR TODO EL

-Recuperar la documentación la cual es fundamental para ser consultada. -Identificar los documentos teniendo en cuenta el principio de procedencia y orden original. -Garantizar un orden y control de los documentos organizados.

TABLAS DE VALORACIÓN

-Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados -Valorar los documentos con valores primarios y secundarios dentro del fondo acumulado. -Aplicar la TVD al fondo acumulado para liberar espacio físico de almacenamiento.

ADECUAR EL ESPACIO

LAS HISTORIAS CLINICAS

-Optimizar la infraestructura de depósitos de archivo existentes. -Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su preservación y Conservación. -Concentrar todas las HC en un sólo depósito.-Centralizar el Archivo General del Hospital sin mezclar el archivo Administrativo con el de Historias Clínicas.

: GD.GD.M.P-001


Recuperar la documentación la cual es

Identificar los documentos teniendo en el principio de procedencia y orden

Garantizar un orden y control de los

PGD

Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos

Valorar los documentos con valores primarios y secundarios dentro del fondo

Aplicar la TVD al fondo acumulado para

PGD

a de los

Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen

Concentrar todas las HC en un sólo depósito. Archivo General del Hospital

sin mezclar el archivo Administrativo con el

MANTENIMIENTO



7. NORMALIZAR E IMPLEMENTAR LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E DE ACUERDO CON LA TRD.


9. COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.

10. PLANES ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS

Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de aspectos críticos y ejes articulados, lo que facilita a que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


IMPLEMENTAR LISTAS DE

ACUERDO CON LA TRD.

-Elaborar un instrumento de control para los expedientes de mayor consulta y requeridos por la Contraloría y la Procuraduría. -Diseñar un instrumento que permita al funcionario hacer seguimiento a las unidades documentales que debe contener el expediente de acuerdo con lo establecido en la TRD. -Construir e implementar las herramientnecesarias que exige la gestión documentpara el control y recuperación de información.

CAPACITAR EN

ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL

Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e implementación. -Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su cargo.

COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.

-Comprar los suministros de archivo y mobiliario requerido para la organización y ubicación física de la documentación organizada en el archivo central e historias clínicas-Prever los suministros de archivo suficientes para la ejecución de procesos técnicos requeridos en cada fase del ciclo vital del documento. -Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre suministros de archivo(cajas, carpetas y ganchos y demás elementos requeridos para la ejecución de procesos técnico-operativo de la función archivística en cada fase del ciclo vital del documento.

PLANES ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS

Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de aspectos críticos y ejes articulados, lo que facilita a la entidad una planeación ordenada que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.

: GD.GD.M.P-001


para los expedientes de mayor consulta y requeridos

Diseñar un instrumento que permita al funcionario hacer seguimiento a las unidades documentales que debe contener el expediente de acuerdo con lo establecido en

tas tal

la

SIG

Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad

ario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los

PROGRAMA DE EDUCACIÓN

los suministros de archivo y mobiliario requerido para la organización y ubicación física de la documentación organizada en el archivo central e historias

Prever los suministros de archivo suficientes para la ejecución de procesos

idos en cada fase del ciclo

Recepcionar, estudiar y presentar las propuestas sobre suministros de archivo (cajas, carpetas y ganchos y demás elementos requeridos para la ejecución de

función archivística en cada fase del ciclo vital del

PLAN DE COMPRAS

Los planes se formularon de acuerdo con las necesidades priorizadas en la matriz de la entidad una planeación ordenada

que facilitará el desarrollo de cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.



Nombre: 1. COMPRA DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNObjetivo: Recepcionar, estudiarcumplir los objetivos del sistema de

Alcance: Involucra la Gerencia y Subgerencia Administrativa

Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD Responsable

DEFINIR LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS PARA LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

RESERVA PRESUPUESTAL SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

COMPRA DE ESCÁNER PARA EL ARCHIVO CENTRAL CON GRAN CAPACIDAD

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

INDICADORES

INDICADOR

COMPRA ESCÁNER

INSTALACIÓNPUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LOS ESCÁNERARCHIVO CENTRAL

TIPO CARACTERISTICAS

HUMANO

TRES AUXILIARES O ASISTENTES DE ARCHIVO CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS

udiar y presentar las propuestas sobre tecnología dema de Gestión Documental para su adquisición.

Alcance: Involucra la Gerencia y Subgerencia Administrativa


Responsable Fecha de

Inicio Fecha Final

Entregable

GESTIÓN DOCUMENTAL

2016 2016 FICHA TÉCNICA


2016 2017 CDP


2017 2017 ESCANER

INDICADORES

INDICE SENTIDO META INSTALACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE

ESCÁNER EN EL ARCHIVO CENTRAL

CRECIENTE

100%

RECURSOS

CARACTERISTICAS OBSERVACIONES

TRES AUXILIARES O ASISTENTES DE ARCHIVO CON EXPERIENCIA EN EL

DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES

: GD.GD.M.P-001


DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE

de cuada que permita

Entregable Observaciones

FICHA TÉCNICA

Se debe dejar presupuestado para el año 2017.

Los escáner deben ser de gran tecnología que garantice la preservación, conservación y posterior consulta clara y eficaz del documento.

DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES



NOMBRE: 2. CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

Objetivo: Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.

Alcance: 3000 historias Clínicas para la vigencia del 2017 a 2020

Responsable del Plan: HOSPITAL


CLASIFICAR 3000 HISTORIAS CLÍNICAS

COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALCOMITÉ CIENTÍFICA

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE

750 HISTORIAS CLÍNICAS CLASIFICADAS POR AÑO 2017, 2018,2019,2020

PORCENTAJE CLASIFICADO POR AÑO

TIPO CARACTERÍSTICAS

HUMANO Y FINANCIERO

1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO-TRES ASISTENTES EXPERTOS EN EL ÁREA. PRESUPUESTO


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN

Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.

3000 historias Clínicas para la vigencia del 2017 a 2020


Inicio Fecha Final

Entregable

COORDINADOR PROCESO DE

DOCUMENTAL CIENTÍFICA

2017 2020

-PARA EL 2017, 2018, 2019, 2020, POR CADA AÑO, SE ENTREGARÁN CLASIFICADAS 750 HISTORIAS CLÍNICAS.

INDICADORES

ÍNDICE SENTIDO META

PORCENTAJE CLASIFICADO POR CRECIENTE 100%

RECURSOS

CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL

COMO COORDINADOR DE PROYECTO

ASISTENTES EXPERTOS EN EL

PRESUPUESTO

DE ACUERDO A LAS NECESIDADES. SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.

: GD.GD.M.P-001


VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA

Clasificar las historias clínicas de más de 20 años en que el paciente acudió por última vez a consulta.

Entregable Observaci

ones

PARA EL 2017, 2018, 2019, 2020, POR CADA AÑO, SE ENTREGARÁN CLASIFICADAS 750 HISTORIAS CLÍNICAS.

SE EJECUTARÁ DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA



NOMBRE: 3. DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN

Objetivo: Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y eficaz.

Alcance: Digitalización de 3000 historias

Responsable del Plan: HOSPITAL


RESERVA PRESUPUESTAL


CLASIFICAR ORDENAR Y DESCRIBIR

COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE

3000 HISTORIAS CLÍNICAS DIGITALIZADAS

750 ANUAL HISTORIA CLÍNICAS DIGITALIZADAS


HUMANO Y FINANCIERO

1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL COMO COORDINADOR DE PROYECTO-DOS ASISTENTES


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA DOCUMENTACIÓN.

Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar las herramientas tecnológicas que permitan su consulta ágil y eficaz.

Digitalización de 3000 historias clínicas.


Inicio Fecha Final

Entregable

SUBGERENCIA ADMINISTRATIV 2017 2020 CDP PRESUPUESTO


DOCUMENTAL

2017 2020

-PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL

FONDO 0 DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO-100 METROS DE FONDO

DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO

(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA

TOPOGRÁFICA

INDICADORES


ANUAL DE HISTORIA CLÍNICAS DIGITALIZADAS

CRECIENTE 100%

RECURSOS

CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES 1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO DOS ASISTENTES

DE ACUERDO A LAS NECESIDADES.SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.

: GD.GD.M.P-001


DIGITALIZACIÓN DE 3000 HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA

Aplicar políticas para la organización, preservación y conservación de las historias clínicas y determinar


CDP PRESUPUESTO


PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL

0 DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO 100 METROS DE FONDO

DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO

(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA

TOPOGRÁFICA


NECESIDADES.



EXPERTOS EN EL ÁREA.

NOMBRE: 4. ORGANIZACIÓN 100 METROS LINEALES DE FONDO ACUMULADO

Objetivo: Formular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la entidad y determinar herramientas tecnológica para la gestión documental

Alcance: Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del fondo acumulado del hospital

Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y


CLASIFICAR ORDENAR Y DESCRIBIR

COORDINADOR PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INDICADORES

INDICADOR INDICÉ

20 METROS DE FONDO DOCUMENTAL ORGANIZADO POR AÑO

PORCENTAJE DE ORGANIZACIÓN ANUAL DE FONDO ACUMULADO



CALIDAD


ARCHIVO PINAR


EXPERTOS EN EL ÁREA.

ORGANIZACIÓN 100 METROS LINEALES DE FONDO ACUMULADO

ormular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la herramientas tecnológica para la gestión documental

Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS


Inicio Fecha Final

Entregable


DOCUMENTAL

2017 2020

-PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL FONDO DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO-40 METROS DE FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO ORGANIZADO (CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y SIGNATURA TOPOGRÁFICA

INDICADORES

INDICÉ SENTIDO META PORCENTAJE DE ORGANIZACIÓN ANUAL DE FONDO ACUMULADO

CRECIENTE 100%

RECURSOS


: GD.GD.M.P-001


ormular políticas para la organización, preservación y conservación del fondo acumulado de la

Garantizar el acceso oportuno a la información, la preservación y conservación de los documentos del

FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS


PARA EL 2017 CLASIFICACIÓN DEL FONDO DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO 40 METROS DE FONDO

(CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR)CON SU INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y




HUMANO Y FINANCIERO

1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN EL ÁREACOORDINADOR DE PROYECTO-DOS ASISTENTES EXPERTOS EN EL ÁREA

Nombre: 5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Crear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados

Alcance: ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO ACUMULADO

Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD


-RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA ELABORAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -ELABORAR LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -APROBACIÓN DE LA TVD POR PARTE DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL HOSPITAL

-SUBGEREADMINISTRATIVA,

GESTIÓN DOCUMENTAL-COMITÉ DE ARCHIVO

INDICADORES

INDICADOR

PROYECTO DE TVD

TVD APROBADA POR EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Y ENVIADA AL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


1 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA

ÁREA COMO COORDINADOR DE PROYECTO

ASISTENTES EXPERTOS EN EL

DE ACUERDO A LAS NECESIDADES. SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE CADA AÑO.

ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

rear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados

ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD


Inicio Fecha Final

Entregable

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA,

GESTIÓN CUMENTAL COMITÉ DE ARCHIVO

ENERO 2017

MAYO 2017

PROYECTO DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBAN LAS TVD

INDICADORES

INDICÉ SENTIDO META TVD APROBADA POR EL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Y ENVIADA AL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO

CRECIENTE 100%

: GD.GD.M.P-001


SE DEBE DEJAR DENTRO DEL PRESUPUESTO DE

rear la herramienta archivística necesaria para la organización de los fondos acumulados

ELABORAR DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL PARA IMPLEMENTARLAS EN EL FONDO

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ,GESTIÓN DOCUMENTAL Y CALIDAD

Observaciones

VALORACIÓN

DEL CUAL SE

SU IMPLEMENTACIÓN SERÁ DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN




FINANCIEROS Y HUMANOS -1 PROFESIONAL EN EL ÁREA -PRESUPUESTO

Nombre: 6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS Objetivo: -Optimizar la in-Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su Conservación.

Alcance: AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

Responsable del Plan: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD


-CONTRATAR EL DISEÑO Y EJECUCIÓN DE OBRA PARA LA AMPLIACIÓN Y ADECUACIÓN DE LOS ESPACIOS FÍSICOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

GERENCIASUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA

INDICADORES

INDICADOR

CULMINACIÓN Y ENTREGA DE LA OBRA

OBRA CON RECIBO A SATISFACCIÓN


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


RECURSOS


1 PROFESIONAL EN EL ÁREA PRESUPUESTO

COMPROMISO ADMINISTRATIVO

ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS

nfraestructura de los depósitos de archivo existeCrear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su

AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD

Responsable

Fecha de Inicio

Fecha Final

Entregable

GERENCIA SUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA 2016 2016

OBRA CULMINADA DE LA APLICACIÓN Y ADECUACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL.

INDICADORES

INDICÉ SENTIDO META OBRA CON RECIBO A SATISFACCIÓN

CRECIENTE 100%

: GD.GD.M.P-001


ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS

entes. Crear las condiciones básicas de almacenamiento para las HC, que garanticen su preservación y

AMPLIAR Y ADECUAR EL ESPACIO EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL PARA UBICAR EL FONDO DE LAS HISTORIAS CLINICAS CON ESPACIOS INDEPENDIENTES DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA, GESTIÓN DOCUMENTAL, CALIDAD

Observaciones

ADECUACIÓN DEL ARCHIVO

La ampliación debe quedar con espacios independientes uno para almacenar las historias clínicas y otro para el archivo administrativo



TIPO

FINANCIEROS Y HUMANOS

PRESUPUESTO YHUMANO

Nombre: 7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.Objetivos: -ELABORAR UN INSTRUMENTO DE CONTROL QUE PERMITA A LOS FUNCIONARIOS ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.Alcance: Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos administrativos y financieros

Responsable del Plan: Todos los funcionarios de HOSPITAL


DISEÑAR LISTAS DE CHEQUEO DE ACUERDO CON LA TRD.


CALIDADGESTIÓN

DOCUMENTAL

INDICADORES

INDICADOR

Se hará seguimiento mensual a la aplicación de las listas de chequeo

Listas de chequeo aplicadas


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


RECURSOS


PRESUPUESTO Y CAPITAL HUMANO


7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.

ELABORAR UN INSTRUMENTO DE CONTROL QUE PERMITA A LOS FUNCIONARIOS DEL HOSPITAL INTERVENIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.

Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos

Todos los funcionarios de HOSPITAL


Inicio Fecha Final

Entregable


CALIDAD GESTIÓN

DOCUMENTAL

2016 MAYO2017

LISTA DE CHEQUEO PARA LA SERIES: CONTRATOS

INDICADORES

INDICÉ SENTIDO META

Listas de chequeo aplicadas

CRECIENTE

100%

: GD.GD.M.P-001


7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE

DEL HOSPITAL INTERVENIR Y ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.

Aplica para todas las dependencias de la entidad y funcionarios involucrados en los procesos

Observaciones

CHEQUEO PARA Se hará seguimiento mensual a la aplicación de las listas de chequeo



TIPO CARACTERÍS

HUMANOS RECURSO HUMANO

Nombre: 8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL Objetivos: -Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e implementación. -Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su cargo.

Alcance: Funcionarios nuevos del hospital de planta y contratistas.

Responsable del Plan: Todos los funcionarios de HOSPITAL


CAPACITACIÓN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA, TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL E IMPLEMENTACIÓN -PLANTEAR INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN


GESTIÓN DOCUMENTAL

INDICADORES

INDICADOR


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


RECURSOS


RECURSO HUMANO COMPROMISO ADMINISTRATIVO

8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL

Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e

Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su

Funcionarios nuevos del hospital de planta y contratistas.

Todos los funcionarios de HOSPITAL

Responsable Fecha

de Inicio Fecha Final

Entregable


GESTIÓN DOCUMENTAL

MARZO 2017

MARZO2020

LISTA DE ASISTENCIA A LAS CAPACITACIONES

INDICADORES

INDICÉ SENTIDO MET

A

: GD.GD.M.P-001



8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL,

Capacitar al personal nuevo del hospital incluidos los contratistas en normatividad archivística, TRD e

Concientizar al funcionario del hospital la responsabilidad que tiene frente a los documentos que tiene a su

Observaciones

Sujeto al plan de capacitaciones de la entidad.



Se hará seguimiento al cumplimiento y asistencia a la capacitación

Control lista de asistencia

TIPO

HUMANOS RECURSO HUMANO

Nombre: 9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITALY MOBILIARIO FALTANTE EN EL ARCHIVO CENTRAL.Objetivo: COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y UBICACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS

Alcance: Aplica para el Archivo Central, Archivo Historias Clínicas.

Responsable del Plan: Subgerencia administrativa, Compras


-Elabora plan de Compras. -Solicitar disponibilidad presupuestal. - Realizar las compras de los suministros y mobiliario requerido.

GERENCIASUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA-GESTIÓN

DOCUMENTAL

INDICADORES

INDICADOR

-Plan de compras Seguimiento uso


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


Control lista de asistencia

CRECIENTE 100%

RECURSOS


RECURSO HUMANO COMPROMISO ADMINISTRATIVO

SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITALY MOBILIARIO FALTANTE EN EL ARCHIVO CENTRAL.

COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS

Aplica para el Archivo Central, Archivo Historias Clínicas.

ubgerencia administrativa, Compras


Inicio Fecha Final

Entregable

GERENCIA SUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA GESTIÓN

DOCUMENTAL

2016 2020 Entrega de suministros y mobiliario

INDICADORES


Seguimiento uso CRECIENTE 80%

: GD.GD.M.P-001


SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL

COMPRAR LOS SUMINISTROS DE ARCHIVO Y MOBILIARIO REQUERIDO PARA LA ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA EN EL ARCHIVO CENTRAL E HISTORIAS CLÍNICAS

Observaciones

Se verificará el buen uso de los suministros y mobiliario.



-Acta de entrega de suministros

de suministros y mobiliario


FINANCIEROS Y HUMANOS


11. Mapa de Ruta Los planes establecidos para desarrollar el PINAR

1. DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON VALORES SECUNDARIOS. 2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN 3. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN

Plan o Proyecto

Tiempo


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


de suministros y mobiliario

RECURSOS




Los planes establecidos para desarrollar el PINAR

Corto plazo

(1 año)

Mediano plazo (1 a 4 años)

2016 2017 2018 2019 2020 2021DOTAR AL ARCHIVO CENTRAL DE LOS

EQUIPOS TECNOLÓGICOS PARA LLEVAR A CABO LA DIGITALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS CLINICAS Y DOCUMENTOS CON


DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS

CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

Tiempo

: GD.GD.M.P-001


Largo plazo (4 años en adelante)

2021 2022 2023 2024 2025



4. ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO

5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS 7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON LA TRD. 8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL. 9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.

12. Herramienta de seguimiento:

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

INDICADORES


COMPRA DE

TRES ESCÁNER

2.CLASIFICAR LAS HISTORIAS CLINICAS CON VALORES SECUNDARIOS QUE

3000 HISTORIAS CLASIFICADAS


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO

5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE

ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA

LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS

7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE QUEO PARA LOS

EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN E HISTORIAS LABORALES DE ACUERDO CON

CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD

ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO

ARCHIVO PARA LA

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO

Herramienta de seguimiento:

INDICADORES META

ANUAL

Medición anual

1

2

3 4 5

COMPRA DE ESCÁNER

2017-2018

50% 50%

100%

3000 HISTORIAS CLASIFICADAS

2017-2020

25% 25% 25% 25% 100%

: GD.GD.M.P-001


OBSERVACIONES GRÁFICA



SIRVAN DE CONSULTA PARA LA HISTORIA, LA CIENCIA Y LA INVESTIGACIÓN 3. DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS COMO MEDIDA TECNOLÓGICA Y PREVENTIVA PARA PRESERVAR Y CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

3000 HISTORIAS CLÍNICAS

DIGITALIZADAS

4.ORGANIZACIÓN TOTAL DEL FONDO ACUMULADO

100 METROS DE FONDO

DOCUMENTAL ORGANIZADO

5.ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

PROYECTO DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

6. ADECUACIÓN DE ESPACIO FISICO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LAS HISTORIAS CLINICAS

RECIBO A SATISFACCIÓN DE LA OBRA DE ADECUACIÓN

7. NORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO PARA LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE ACUERDO CON LA TRD.

LISTAS DE CHEQUEO PARA LA SERIE CONTRATOS Y LISTA DE CHEQUEO PARA HISTORIAS LABORALES

8. CAPACITACIÓN EN NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL PERSONAL NUEVO DEL HOSPITAL.

LISTA DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN

9. SUMINISTROS DE ARCHIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS

PLAN DE COMPRAS -ACTA DE


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


3000 HISTORIAS

DIGITALIZADAS

2017-2020

25% 25% 25% 25% 100%

100 METROS DE

DOCUMENTAL ORGANIZADO

2017-2020

25% 25% 25% 25% 100%

PROYECTO DE

2017-2017

100% 100%

SATISFACCIÓN DE LA OBRA DE

2016-2016

100% 100%

CHEQUEO PARA

CONTRATOS Y

CHEQUEO PARA

2016-2017

50% 50% 100%

ASISTENCIA A CAPACITACIÓN

2017-2020

25%

25%

25%

25% 100%

2017-2020

25%

100%

: GD.GD.M.P-001




DOCUMENTOS EN CADA FASE DEL CICLO VITAL Y MOBILIARIO FALTANTE.

ENTREGA DE SUMINISTROS Y MOBILIARIO

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS CARLOS A. et al.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y PINAR AGN 2014

COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p. 1. Articulo 3

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI:


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


SUMINISTROS Y

25%

25%

25%

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS-WEBGRAFÍA

GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y

COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. URI: http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab

: GD.GD.M.P-001


GONZÁLEZ FLÓREZ JHON A. et al. (2014). Manual Formulación del Plan Institucional de PINAR. Archivo General de la Nación. Colombia: Editorial, ZAPATA CÁRDENAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. www.archivogeneral.gov.co/. Diagnóstico para PGD y

COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá. D.C., 2000.p.

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/



ANEXOS

ANEXO 1 HERRAMIENTA ENCUESTA

ANEXO 2 REGISTRO FOTOGRÁFICO


CALIDAD


ARCHIVO PINAR


ANEXO 1 HERRAMIENTA ENCUESTA

NEXO 2 REGISTRO FOTOGRÁFICO

: GD.GD.M.P-001


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