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SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LÍNEAS

EQUIPO DE TRABAJO CONTROL, MEDIDA Y PROTECCIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA REPOSICIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCIÓN Y MEDIDA DE LA SUBESTACIÓN ANSERMA

MANIZALES, SEPTIEMBRE DE 2015

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TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES .................................................................................... 5

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA................................................................ 5 1.1.1. OBJETO ............................................................................................................................................ 5 1.1.2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 5 1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ...................................................................................................... 7 1.1.4. EXPERIENCIA .................................................................................................................................... 8 1.1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ..................................................................................... 9 1.1.6. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN .................................... 9 1.1.7. TRANSPARENCIA............................................................................................................................ 10

1.2. INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................................................. 10 1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ......................................................................... 10 1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO .............................................. 10 1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES........................................................................................... 11

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ......................................................... 11 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .................................................................................... 11 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. 11 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .......................................................................................... 12 1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA .................................................................................................................. 12 1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA ............................................................................................................... 12

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA ....................................................................................................... 13 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ............................................................................................................ 13 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ....................................................................................................... 13 1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ............................................................................. 16 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ................................................................................................. 16 1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ........................................................... 16 1.4.6. PRECIO ........................................................................................................................................... 17 1.4.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ........................................................................................ 19 1.4.8. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ........................................................................................ 20 1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN .................................................................................... 20 1.4.10. OTRAS CONDICIONES ............................................................................................................... 20

1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS .......................................................... 21 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................................................................................... 21 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ...................................................................................... 21 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS .......................................... 22 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA ................................................................................................................. 22 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS .................................................................................... 23 1.5.5.1. DESVIACIONES .......................................................................................................................... 23 1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN ..................................................................................................................... 23 1.5.5.1.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ...................................................................................... 23 1.5.5.1.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ................................................................................ 26 1.5.5.2. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS .................................................................... 28 1.5.5.3. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ......................................................................... 29

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1.5.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA .......................................................................................................... 29 1.5.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ............................................................................................................ 29 1.5.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ................................................................................................................ 30

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ................................................................................ 30 1.6.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ....................................................................................................... 30 1.6.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ................................................ 30 1.6.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO .......................................................................................... 31 1.6.4. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ..................................................................................................... 31 1.6.5. DOMICILIO CONTRACTUAL ............................................................................................................ 31 1.6.6. FONDOS ......................................................................................................................................... 31 1.6.7. VALOR DEL CONTRATO .................................................................................................................. 31 1.6.8. FORMA DE PAGO ........................................................................................................................... 31 1.6.9. RETENCIÓN DE PAGOS .................................................................................................................. 32

1.7. PROCEDENCIA DE LOS BIENES ..................................................................................................... 33

1.8. DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA ................................................................................................ 33

1.9. GARANTÍAS DEL CONTRATO ......................................................................................................... 33

1.10. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ..................................................................................................... 34

1.11. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ............................................................................ 34

1.12. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS .......................................................................................... 35

1.13. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ........................................................................................ 36

1.14. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ............................................................................................. 38

1.15. RESERVA DE LA INFORMACIÓN .................................................................................................... 38

1.16. REQUISITOS DE LA FACTURA ........................................................................................................ 38

1.17. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ................................................................................... 39

1.18. COMPENSACIÓN .......................................................................................................................... 39

1.19. INTERVENTORÍA ........................................................................................................................... 39

1.20. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ............................................................................................. 40

1.21. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ......................................................................................................... 40

1.22. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ........................................................................................... 40

1.23. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ......................................................... 42

1.24. INDEMNIDAD ............................................................................................................................... 43

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1.25. CONFIDENCIALIDAD ..................................................................................................................... 43

1.26. POLÍTICA AMBIENTAL .................................................................................................................. 43

1.27. CONTROL DE REGISTROS .............................................................................................................. 43

1.28. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ......................................................................................... 44

1.31. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ................................................................................................ 45

1.32. TERMINACIÓN .............................................................................................................................. 45

2. ANEXOS ................................................................................................................................. 46

2.1 ANEXO I. ESPECIFICACIONES TECNICAS .......................................................................................... 46

2.2 ANEXO II. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE EQUIPOS ...................................................................... 46

2.1 ANEXO D. ESPECIFICACIONES TÉNCIAS............................................................................................. 46

2.2 ANEXO C, - E. RESUMEN DE EXPERIENCIA Y CANTIDADES Y PRECIOS ................................................ 46

3. ANEXO E - CANTIDADES Y PRECIOS (DILIGENCIAR ANEXO) ............................. 47

4. FORMATOS .......................................................................................................................... 48

4.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ............................................................ 48

4.2. FORMATO 2 - INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS......... 51

4.3. FORMATO 3 - APARTAMIENTOS ............................................................................. 52

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1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1.1. OBJETO

Reposición de los sistemas de control, protección y medida de la Subestación Anserma

1.1.2. ALCANCE

Las actividades a desarrollar en la ejecución del objeto contractual comprenden el servicio de ingeniera básica y de detalle, presupuesto, suministro de equipos nacionales e importados, ejecución de montaje, pruebas funcionales, de conjunto, inyección y puesta en servicio del sistema de control, y protección a modernizar para todas y cada una de las bahías de CHEC existentes actualmente en operación en la Subestación Anserma en los niveles de tensión, 33 y 13.2 KV, las cuales son indicadas en el Anexo 1. Especificaciones Técnicas, el cual forma parte integral de estos términos de referencia. Igualmente se deben realizar las demás actividades no indicadas o nombradas, pero que son necesarias para llevar a cabo el alcance del contrato y obtener el objetivo de reposición señalado en el objeto de éstos términos de referencia. Además de lo anterior, el contratista deberá orientar, capacitar y retroalimentar al personal que CHEC designe en esta actividad en temas relacionados con el desarrollo de la ingeniería básica, ingeniera de detalle, arquitecturas de control y todos los demás temas que se consideren indispensables en el desarrollo de este tipo de proyectos. Para efectos de estos términos de referencia se debe entender la ingeniería básica e ingeniería de detalle como se indica a continuación, sin limitarse a ellos: INGENIERÍA BÁSICA: Es la fase de la ingeniería que sigue a la ingeniería conceptual y en la cual se determina la capacidad del sistema y se establecen las características de todos y cada uno de los equipos principales, instrumentos y demás elementos que hacen parte del proyecto. Esta parte de la ingeniería debe permitir hacer un estimativo de costos. El alcance de la ingeniería básica comprende:

Recolección de la información indispensable. Hacer descripción del proyecto y programa detallado de trabajo. Definición de formatos y del sistema de unidades a utilizar. Definición de simbología en los planos y dibujos. Definición de códigos, normas u estándares a emplear.

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Definición del sistema de codificación de documentos, de identificación de equipos, cableado y de instrumentos

Especificación de pruebas de funcionamiento del sistema. Determinación real de protecciones. Especificar todos los equipos principales y otros elementos involucrados. Determinar la ubicación de los equipos. Hacer los trazados preliminares de canalizaciones exteriores e interiores. Definir la filosofía de operación del sistema de control, protección y medida. Elaboración de:

Diagramas de flujo. Diagramas de instrumentación. Planos de distribución general de equipos. Planos con rutas preliminares de canalización Definición de clases de materiales. Unifilares. Revisión y rediseño que haya lugar de los servicios auxiliares asociados al

sistema de control, protección y medida. Presupuesto de inversión y cantidades de obra.

INGENIERÍA DE DETALLE: Es la fase final de la ingeniería de un proyecto en la cual se desarrollan las especificaciones básicas de los equipos, instrumentos y otros elementos del proyecto, basados en códigos, normas y estándares hasta obtener planos, tablas de conexionado, documentos y listados aprobados para montaje. Esta fase debe permitir hacer estimativos de costos del proyecto con una precisión de más o menos el 10% del valor de la inversión. El alcance de la ingeniería de detalle comprende:

Elaboración de condiciones y especificaciones del diseño. Definición del programa detallado de trabajo. Complementación de los listados de documentos, planos, tablas de conexionado,

dibujos, típicos y estándares. Definición de características finales e informaciones sobre equipos e instrumentos

del proyecto para poder ser comprados. Elaboración de planos, tablas de conexionado y diagramas. Manuales de instalación, mantenimiento, procedimientos y operación del sistema. Asesoría en la evaluación técnica de ofertas. Cálculo de cantidades de obra y elaboración del presupuesto. Especificación de protecciones del sistema de control, protección y medida. Complementación de la ingeniería básica para lograr que el sistema pueda ser

instalado correctamente. Elaboración de manuales de mantenimiento. Elaboración de manuales de pruebas de puesta en servicio para los equipos a

instalar.

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1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán presentar ofertas las personas jurídicas nacionales o extranjeras que tengan sucursal, filial o representante en Colombia. En el evento de no tener sucursal en Colombia, deberá cumplir todas las etapas del proceso contractual por medio de apoderado, quien deberá ser persona jurídica nacional. Deben contar con experiencia en cada una de las siguientes categorías:

a. Diseño o Interventoría de diseño de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual a 110 KV para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.

b. Montaje, pruebas y puesta en servicio de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual a 110 KV para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.

c. Diseño o interventoría de diseño o montaje o interventoría de montaje a: Sistemas de automatización de subestaciones (S.A.S. de subestaciones para

transmisión o distribución o generación), para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó

Centros de control regionales o de distribución local o centros de control de generación de energía eléctrica, para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó

Sistemas de automatización para plantas/centrales de generación, para o con destino a empresas de servicios públicos de generación de energía eléctrica.

d. Fabricación, distribución o comercialización de IED´s como los requeridos y de la misma marca que se oferta, para lo cual se deberá anexar al menos cinco (5) certificados de contratos relacionados, suscritos en los últimos cinco (5) años donde se evidencie ventas en Colombia de los equipos de la marca que se oferta

Esta experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona para que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. Para incluir la experiencia en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la

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información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. En caso de no ser fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación, debe presentar el documento que lo acredite como filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Dicho certificado deberá estar vigente por el plazo contractual y el plazo de garantía de la calidad del equipo (tres -3- años), como mínimo Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz, está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia, otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. Tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes requeridos en esta solicitud de ofertas y deben estar en capacidad de prestar el servicio de soporte técnico en el país cuando sea del caso. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales, cooperativas, asociaciones de profesionales o empresas asociativas de trabajo. De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

1.1.4. EXPERIENCIA

Se deberá certificar experiencia mínima en dos (2) proyectos completamente terminados para cada una de las tres categorías indicadas en el numeral ¡Error! No se encuentra el rigen de la referencia.. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN, literales a, b y c y para la categoría d se requieren de cinco (5) certificados, que hayan sido ejecutadas para o con destino a empresas de servicios públicos de generación o transmisión o distribución de energía y cuya fecha de contratación y ejecución se encuentre comprendida dentro de los últimos diez (10) años contados hasta la fecha de cierre de la presente solicitud pública de ofertas.

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1.1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia tienen un valor no rembolsable de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRECIENTOS CINCUENTA PESOS M/CTE ($644.350) M/CTE., valor que deberá consignarse a nombre de CHEC, NIT. 890.800.128-6, en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA, estipulando el concepto y NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse a la oficina del equipo de trabajo Cadena de Suministro de CHEC, ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico german.osorio@chec.com.co El recibo de ingreso expedido por CHEC debe ser presentado con la oferta.

1.1.6. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

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La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.

1.1.7. TRANSPARENCIA

CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432 La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra. 1.2. INFORMACIÓN GENERAL

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico. 1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.

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El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato. 1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades. 1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día viernes 25 de Septiembre de 2015. 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA

SOLICITUD DE OFERTAS. Todas las inquietudes referentes a esta solicitud pública de ofertas pueden ser consultadas en la subgerencia de Subestaciones y Líneas de CHEC; Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con los profesionales Luis Gabriel Narváez y Claudia Janeth Díaz Urbina en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. en el teléfono 8899000 extensiones 1309 y 1258 o a través de los correos electrónicos luis.narvaez@chec.com.co y claudia.diaz@chec.com.co

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Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles y en horario de oficina, antes a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de la CHEC. Ni las consultas ni las respuestas correspondientes producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 05 de Octubre de 2015 a las 10:00 am, en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. 1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

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1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín. 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a

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continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.

(Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma) b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta

y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo

de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

a) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable).

d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable)

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e) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de

acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1.5. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)

f) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la

ley 789 de 2002. (Subsanable).

g) Oferta económica, la cual debe indicar el costo unitario y total y demás componentes de la oferta, para lo cual se debe diligenciar el formato D del numeral 3. CANTIDADES Y PRECIOS. (No subsanable salvo errores aritméticos, informalidades o errores en transcripción de cifras, para lo cual se procederá como se indica en el numeral 1.5.5.1. DESVIACIONES)

h) Resumen de la experiencia, de acuerdo al Anexo C. (Subsanable). i) Lista de infraestructura, recursos destinados para el proyecto. (Subsanable).

j) Cronograma detallado o desarrollo lógico de los trabajos (subsanable)

k) Cuadro de Características Técnicas según las especificaciones técnicas del Anexo D.

(Subsanable)

l) Catálogos y demás documentos técnicos de los equipos ofertados. (Subsanable)

m) En caso de no ser fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación, debe presentar el documento que lo acredite como filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Dicho certificado deberá estar vigente por el plazo contractual y el plazo de garantía de la calidad del equipo (tres -3- años), como mínimo. Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz, está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia, otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. (Subsanable).

n) Certificado vigentes de Gestión de Calidad ISO 9001:2008. En los certificados vigentes

debe indicarse claramente que el alcance debe aplicar a cualquiera de las especificaciones del objeto de esta contratación, junto con la entidad que avala el certificado. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlos vigentes durante la ejecución del contrato, cuando las presente vigentes. (Subsanable)

o) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

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p) Formato 4 APARTAMIENTOS. En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.

En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. 1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo. 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta. 1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta debe ser presentada en sobre cerrado en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

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“REPOSICIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCIÓN Y MEDIDA DE LA

SUBESTACIÓN ANSERMA”

(Original o copia según sea el caso)

Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.4.2 Documentos de la Oferta.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados,

los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares. 1.4.6. PRECIO Los oferentes podrán ofertar los precios en cualquier moneda pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas, éstas se evaluarán en pesos colombianos utilizando la TRM del día de cierre de la solicitud de ofertas; si se presentan ofertas en monedas diferentes al dólar se utilizará el equivalente en dólares de los Estados Unidos de América de la moneda cotizada del día de cierre de las ofertas, para posteriormente ser convertidas a pesos.

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Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. La oferta deberá dar cuenta de precios firmes y fijos, los cuales se mantendrán durante toda la etapa precontractual y contractual; así las cosas, no podrán cotizarse precios reajustables, ni considerarse que son ajustables, en este caso se rechazará la oferta presentada. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. CHEC verificará el valor de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta.

En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario.

Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

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1.4.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales. El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente

Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.

- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la

presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.

- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.

- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

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1.4.8. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado de este proceso de contratación. 1.4.10. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la

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oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. 1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor de la total de la oferta incluido IVA. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas. En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único.

b. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.

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c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.

d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos

en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHECuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.

e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.

g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde

a la realidad.

i. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna

oferta. 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.

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Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.5.5.1. DESVIACIONES

Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga

multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.

b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de

subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido. c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en

palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales (a) y (b) precedentes.

d) Si el ítem se presenta con valor cero se entenderá que el oferente no cobrará algún valor por ese ítem

1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final. 1.5.5.1.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

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Análisis Contractual y legal.

Análisis Financiero

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Análisis Técnico.

Calidad comercial de la oferta.

CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.

a) Análisis contractual y legal:

Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Análisis Financiero

Este análisis será del tipo pasa / no pasa y como tal solo será habilitante para continuar el proceso de selección. Se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas, para lo cual debe obtener un puntaje igual o mayor a 14 puntos. El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 01 de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014, para lo cual se aplicarán los siguientes 4 indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Ítem Nombre del indicador

Fórmula aplicada Puntaje si cumple la condición

Condición

1 EBITDA Ingresos Operacionales-Costo de Venta Efectivos-Gastos de

Administración Efectivos 8

No puede ser menor de

$92.160.488

2 Capital de

Trabajo Neto Operativo

Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios – Cuentas por

Pagar a Proveedores de Bienes y Servicios

6 No puede ser

menor de $61.440.325

3 Índice de

Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total 3

No puede ser mayor a 0,6

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Ítem Nombre del indicador

Fórmula aplicada Puntaje si cumple la condición

Condición

4 Cubrimiento

Carga Financiera

EBITDA/Gastos Financieros del Periodo.

3 No puede ser menor que 1,5

veces

Notas:

Para efectos de calcular el EBITDA

En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.

En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.

En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.

Para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo

Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.

Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.

Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.

Datos para el cálculo de los indicadores financieros

Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.

c) Experiencia del oferente y requisitos de participación:

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Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

d) Análisis técnico: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento y en los manuales respectivos, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos.

e) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de entrega sea igual o menor al exigido en los términos de referencia. Las ofertas con plazos de entrega superiores podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. 1.5.5.1.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD Las ofertas jurídica, financiera y técnicamente válidas se someterán a la evaluación de los siguientes aspectos, con la asignación de los correspondientes puntajes máximos de ponderación:

Aspecto a evaluar Ponderación

Experiencia de la firma 10

Valor total de la propuesta

90

Total 100

La moneda de comparación para efectos de la evaluación económica será el peso colombiano, por lo cual se trasladan los precios en moneda extranjera a pesos colombianos con base en la tasa representativa del mercado vigente en la fecha de apertura de las ofertas.

a. Experiencia del oferente/Experiencia de las firmas: En este apartado se busca determinar la experiencia adicional a la mínima requerida en el numeral 1.1.4 EXPERIENCIA literales a, b y c. Se asignará un puntaje por experiencia adicional conforme a la siguiente tabla:

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Más de tres (3) certificados

adicional a los de la experiencia mínima

requerida en cualquiera de las

categorías solicitadas

Entre dos y tres (3)

certificados adicional a los

de la experiencia

mínima requerida en cualquiera de las categorías

solicitadas

Un (1) certificados

adicional a los de la

experiencia mínima

requerida en cualquiera de las categorías

solicitadas

Experiencia superior a la mínima requerida como requisito de participación en el numeral 1.1.4 EXPERIENCIA

10 6 2

Para la asignación de puntaje adicional por experiencia de la firma, NO se aceptarán contratos en ejecución en las categorías relacionadas en el numeral 1.1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPACIÓN y 1.1.4 EXPERIENCIA, y estos deben estar acompañados de las certificaciones respectivas de este numerales tal como se solicitaron. Para evaluar este aspecto se tramitará el Anexo C

b. Valor total de la propuesta

La firma que presente el valor económico más bajo tendrá una calificación de 90 puntos y los demás proponentes obtendrán un puntaje, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Donde: Vb: Precio base o precio de la propuesta más favorable. Vi: Precio de la propuesta que se está evaluando. Pi: Puntaje asignado a la oferta que se está evaluando. La evaluación económica se realizará teniendo en cuenta solo los ítems indicados en el Anexo E. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. La evaluación se realizará a partir de los valores debidamente corregidos, antes de IVA. Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de

90*Vi

VbPi

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penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. 1.5.5.2. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

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1.5.5.3. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado. El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes, así mismo, estará disponible para tales efectos en el Equipo Cadena de Suministro, en ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta. Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes. 1.5.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. 1.5.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.

Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

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1.5.6.2. AJUSTE ECONÓMICO Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas, se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta. 1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. NATURALEZA DEL CONTRATO El contrato se entenderá como de COMPRAVENTA – PRESTACION DE SERVICIOS con absoluta autonomía y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada. 1.6.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Se deben enviar las garantías requeridas al proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja). Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas

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las garantías por parte de CHEC. 1.6.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato es de 240 días calendario, contados a partir de la firma del Acta de Iniciación. El contrato se entenderá finalizado cuando se cumpla el plazo o cuando se agote el valor, cualquiera que ocurra primero. 1.6.4. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado. 1.6.5. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.6.6. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios. 1.6.7. VALOR DEL CONTRATO El contrato será de cuantía estimada y su valor real será aquel que resulte de multiplicar las cantidades de cada ítem ejecutado por el contratista por los precios aceptados y aprobados por CHEC.

1.6.8. FORMA DE PAGO Para el pago de los servicios CHEC cancelará al contratista mediante actas mensuales, donde se liquidarán las actividades recibidas a satisfacción por el interventor a los precios aceptados en su oferta, las cuales deberán ser firmadas por las partes. Para el pago de los equipos, se realizarán pagos de la siguiente forma:

a. El ochenta por ciento (80%) del valor de los equipos serán cancelados cuando el interventor de CHEC, realice verificación y pruebas individuales de los equipos. Si el resultado de las pruebas son satisfactorias el interventor procederá a autorizar el pago.

b. El veinte por ciento restantes (20%) del valor de los equipos serán

cancelados, una vez los equipos hayan sido entregados y recibidos a satisfacción por el Interventor de CHEC, en la Subestación Anserma.

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En caso de cotizar en una moneda diferente al peso Colombiano, el pago se efectuará a la TRM de la fecha de la factura, la cual debe ser igual a la fecha de recibo de la mercancía en el Subestación Anserma, en el municipio de Anserma (Caldas). Si difiere esta fecha con respecto a la de la factura, prevalecerá la TRM de la fecha de recibo de la mercancía en la subestación Anserma. CHEC hará los pagos al Contratista mediante consignación en una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. Los pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura en Soporte Administrativo (Gestión Documental) de CHEC. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

Número del contrato

Número de la suborden

Número de batch de recepción (En caso que aplique)

Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)

Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)

Para el primer pago el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. CHEC deducirá del pago las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la Ley y las estipulaciones contenidas en este documento. En ningún caso se concederá anticipo. 1.6.9. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista. En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

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Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna. 1.7. PROCEDENCIA DE LOS BIENES Cuando la mercancía sea importada por el Contratista, se deberá acreditar su procedencia remitiendo a CHEC copia de la declaración de importación, al momento de presentar la factura de venta. 1.8. DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA Si aparecen daños o defectos en los bienes suministrados, CHEC comunicará por escrito al Contratista con el fin de darle oportunidad de inspeccionarlos y/o corregirlos, dentro de los quince (15) días calendario siguiente al comunicado. Pasado este tiempo, si aún los elementos continúan dañados o defectuosos, el Contratista los deberá reponer, sin costo para CHEC, en un término que no podrá exceder los sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de la comunicación por parte de CHEC. La reposición se hará en el Almacén General de CHEC, o en la Subestación respectiva. 1.9. GARANTÍAS DEL CONTRATO El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes: a. De cumplimiento: por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del

contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la

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aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.

b. De calidad: por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y tres (3) años más.

c. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, equivalente al

20% del valor del contrato y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.

d. De Responsabilidad civil extracontractual, equivalente al 20% del valor del contrato

y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 120 días calendario adicional.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.10. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.11. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito de quien haya firmado el contrato por parte de CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o

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subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. 1.12. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, contribución de obra pública…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA

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El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA

En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. 1.13. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía

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judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes: a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del

contrato.

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma; CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. b) Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas en este contrato, éste autoriza a CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor estimado del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

c) Por suspensión injustificada del contrato

Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el contratista no ha dado inicio al mismo, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. d) Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. e) Por no reportar los accidentes de trabajo

Si no se reportan los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas calendario siguientes a la ocurrencia de los mismos, se cobrará una deducción equivalente a 0.25 SMMLV por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora.

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1.14. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO De conformidad con la ley el contratista, quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de CHEC al contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo. 1.15. RESERVA DE LA INFORMACIÓN La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.16. REQUISITOS DE LA FACTURA Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será

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radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura. 1.17. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita o por correo electrónico. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista. 1.18. COMPENSACIÓN Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista (persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal), autoriza a CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no obsta para que CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación. 1.19. INTERVENTORÍA

Constituyen la interventoría del contrato las actividades tendientes a garantizar la debida y oportuna ejecución de las obras objeto del contrato, tanto desde el punto de vista técnico como en los demás componentes que determinan el cumplimiento de dicha ejecución. CHEC ejercerá la vigilancia de este contrato a través de un interventor, quien desempeñará su labor con base en las atribuciones que aquí se le señalan, el Manual de Interventoría de CHEC, las que contemplan las normas legales y técnicas aplicables y los usos y costumbres que en tal tipo de actividades se aplican. Las principales funciones del interventor son:

Exigir el cumplimiento del contrato y de las especificaciones en todas sus partes.

Atender toda consulta sobre posibles omisiones o errores en las especificaciones.

Inspeccionar permanentemente el estado y cantidad de herramientas, los trabajos ejecutados y controlar su calidad.

Ordenar que se rehagan los trabajos que se consideren defectuosos y practicar la inspección de los mismos.

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Decidir sobre los cambios en las especificaciones que no afecten sustancialmente a estos documentos.

Vigilar que el contratista cumpla estrictamente con las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que lo complementen, en particular las relacionadas con el pago de salario y las prestaciones sociales con los valores y por los conceptos considerados en la oferta, para lo cual podrán también revisar los libros de contabilidad del contratista con el fin de verificar dichos pagos o conocer en detalle los costos que conlleva el desarrollo del contrato. Además verificar que los trabajadores tengan la debida afiliación al Sistema General de Pensiones y Seguridad Social en salud establecidos en la Ley 100 de 1993 sobre Seguridad Social Integral.

Exigir archivos completos de las hojas de vida de los trabajadores.

Todas las demás atribuciones que CHEC consideren necesarias y correspondan a funciones de la interventoría del contrato.

Todas las instrucciones, cambios o modificaciones que ordene la interventoría del contrato deberán estar por escrito.

La entrega de informes de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al contratista directamente o por conducto de su interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. El contratista deberá conocer las obligaciones que tiene el interventor en el manual de interventoría de la CHEC, el cual se encuentra publicado en la página Web de CHEC. 1.20. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre la CHEC y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. 1.21. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS El Contratista deberá proveer al personal que utilice para el desarrollo del objeto contractual las herramientas necesarias y la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad. 1.22. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014, el cual será evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC S.A. E.S.P, una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo:

A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo.

B. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) o VIGIA El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. Para contratos de prestación de servicios, mano de obra o que en su ejecución realicen labores dentro de las instalaciones de Chec, el contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo establecido en el decreto 1443 de 2014, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007, Así mismo cuando el contrato no involucre riesgos críticos, el contratista deberá contar con una disponibilidad de mínimo 96 horas equivalente a medio tiempo mensual o el número de horas suficiente para garantizar la correcta supervisión respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo en las actividades desarrolladas en la ejecución del contrato. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad

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establecidas en las instalaciones de Chec y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar. 1.23. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensión), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensión) y Caja de Compensación Familiar, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o facturas, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó el pago del impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a cargo de las sociedades, personas jurídicas y asimiladas y las personas naturales que contraten dos (2) o más personas, por lo que el oferente no deberá contemplar costos por concepto de ICBF y SENA, únicamente lo concerniente a Caja de Compensación Familiar. Igualmente se reglamentaron los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014 de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012, por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en su oferta. Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1º y 2º del artículo 25 de la ley 1607 de 2012.

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1.24. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de este contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra CHEC por este concepto, el Contratista será notificado lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.25. CONFIDENCIALIDAD El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables, conforme al objeto y alcance del contrato. 1.26. POLÍTICA AMBIENTAL El contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Política Ambiental de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que le apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Lineamientos de la Política Ambiental de CHEC

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

Requisitos legales aplicables Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la forma en que dará cumplimiento a los requisitos legales que le aplican con base en las actividades a desarrollar en el contrato. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento. 1.27. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento

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“Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros. 1.28. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista será responsable si por causas imputables hasta por culpa leve por sus actos u omisiones ante CHEC o terceros, por todos los elementos y materiales transportados por él en la ejecución del objeto del contrato, en cualquier sitio que se encuentren durante la vigencia del mismo. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato. 1.29. HOJAS DE VIDA El oferente seleccionado deberá entregar las hojas de vida del personal requerido en estos términos de referencia, para la respectiva aprobación por parte del interventor de CHEC. Siempre que se cambie el personal que prestará los servicios en este contrato la hoja de vida deberá cumplir con los requisitos solicitados en estos términos y deberá recibir la respectiva aprobación para desarrollar las actividades. 1.30. PLANOS Los planos siempre deben entregarse en medio digital adicional al físico (en caso de requerirse el físico). Para el digital, deben coordinar con el interventor del contrato en ejecución el formato que se requiere, es decir; si es DWG, DXF, SHP e igualmente la versión final del plano. Adicionalmente deben entregarse escaneados en formato PDF los planos As Built del proyecto, los cuales deben tener las firmas y sellos respectivos. Las manchetas utilizadas para los planos deben ser de acuerdo a los modelos establecidos en el Sistema de Gestión Integral de CHEC en la versión actualizada de las “ESPECIFICACIONES MANCHETAS IN-SC-01-000-003” y codificados de acuerdo al MANUAL DE PLANOTECAS MA-SC-01-000-002. Para el efecto, el interventor entregará al contratista el manual correspondiente y las especificaciones de manchetas. Se aceptarán otras especificaciones diferentes solo en el caso que al contratista le aplique una norma ISO 9000 donde se tenga normalizada otro tipo de mancheta. Las especificaciones y detalles para aplicar lo antes anotado y otras disposiciones en materia de planos debe ser coordinado directamente con el interventor de acuerdo a los

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parámetros ya preestablecidos en la empresa; lo cual se debe realizar antes del inicio del contrato y durante la ejecución del mismo. 1.31. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato “REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES” a través del cual se evaluará el desempeño del contratista, de acuerdo con los siguientes criterios:

Para contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Para los contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Oportunidad, calidad del servicio, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista. 1.32. TERMINACIÓN El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

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2. ANEXOS

2.1 ANEXO I. ESPECIFICACIONES TECNICAS

EL ANEXO I. ESPECIFICACIONES_TECNICAS se publica en el Link ANEXOS de los términos de referencia.

2.2 ANEXO II. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE EQUIPOS EL ANEXO II. ESPECIFICACIONES_TECNICAS_DE EQUIPOS se publica en el Link ANEXOS de los términos de referencia.

2.1 ANEXO D. ESPECIFICACIONES TÉNCIAS EL ANEXO D. ESPECIFICACIONES_TECNICAS se publica en el Link ANEXOS de los términos de referencia.

2.2 ANEXO C, - E. RESUMEN DE EXPERIENCIA Y CANTIDADES Y PRECIOS

EL ANEXO C y ANEXO E. RESUMEN_DE_EXPERIENCIA_Y_CANTIDADES_DE_ PRECIOS se publica en el Link ANEXOS de los términos de referencia. Se incluirá anexo en formato Excel para el diligenciamiento de la información.

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3. ANEXO E - CANTIDADES Y PRECIOS (Diligenciar Anexo) En este formulario el proponente definirá el precio de su propuesta, la cual deberá ser detallada por entregable, valores parciales de los componentes de cada entregable y valores totales de su propuesta de acuerdo al desarrollo lógico de los trabajos, secuencia de entregables y objeto de los trabajos. Para cada una de las actividades de la lista de cantidades y precios y las no indicadas pero requeridas para cumplir con el objeto del contrato y que deben incluirse a criterio del oferente, deberá realizarse la evaluación de precios unitarios, considerando mano de obra, herramienta y los demás costos, además de la totalidad de aspectos que el oferente considere debe incorporar para una adecuada valoración de sus costos, todos los cuales permitan establecer claramente el valor unitario consignado. Deben además anexarse todos los cálculos en USB usando hoja de cálculo en plataforma MS Office (Excel y MS Word). Es de anotar que para efectos de la evaluación y comparación de las ofertas solo se tendrán en cuenta los ítems indicados en esta solicitud de ofertas en este formulario Los precios indicados por el oferente en este formulario no deben incluir el impuesto sobre las ventas (IVA). El formulario de Cantidades y Precios podrá ser consultado en el link anexos de la página web de CHEC.

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4. FORMATOS

4.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha, Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC Gerente General Oficina ASUNTO: Oferta Técnico - Económica El suscrito, obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) u obrando en nombre y representación legal de la firma:__________________________________________, presenta su oferta en la cual ofrece, “Reposición de los sistemas de control, protección y medida de la Subestación Anserma” Lo propuesto tiene un valor de: ________________________________________ ($______________) incluido IVA, de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. La oferta estará vigente por 90 días, de acuerdo a lo solicitado en términos de referencia. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta

compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas, incluidos sus

adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de las

condiciones que puedan afectar su ejecución. 5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u

omisión.

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6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta, del

contrato, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene interés

en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/ó globales, tuve en cuenta todos los

gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro e instalación de los insumos, e igualmente para la ejecución de los servicios a que se refiere dicho precio.

9. Acepto incondicionalmente y me acojo en su totalidad al contenido del cuadro de la

oferta suministrado por la entidad como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la mía.

10. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 11. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor de

terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato. 12. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal

de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan.

13. Autorizo a CHEC S.A. E.S.P. para que durante el período en el cual se ponga a

consideración de los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: (Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida.) Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas

Que las pólizas sean pagadas por CHEC S.A. E.S.P. y descontadas del primer pago.

Pagaré las pólizas directamente.

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Atentamente, _______________________________________ FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE _______________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE CC El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Nombre del oferente:

NIT:

Nombre de Representante legal

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

1 El oferente deberá indicar cuál de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.

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4.2. FORMATO 2 - INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo ______________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.

FIRMA

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA

CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO

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4.3. FORMATO 3 - APARTAMIENTOS En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el presente formato para que puedan hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta, no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos. TÉCNICOS

COMERCIALES

CONTRACTUALES

OTROS