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ÁREA DE OPERACIÓN Y CALIDAD

SUBGERENCIA DE TRANSMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA A LA INFORMACIÓN DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO

EN EL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN LOCAL SDL DE CHEC S.A. E.S.P.

MAYO DE 2014

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TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES .......................................................................... 5

1.1. OBJETO ................................................................................................................................ 5

1.2. ALCANCE DEL CONTRATO .................................................................................................... 5

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ............................................................................................ 7

1.4. INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................................... 7 1.4.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................... 7 1.4.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ......................... 8 1.4.3. TRANSPARENCIA .................................................................................................................. 8 1.4.4. INSCRIPCIÓN ........................................................................................................................ 9 1.4.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ..................................... 9 1.4.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................................... 10

1.5. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN .............................................. 10 1.5.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................................... 10 1.5.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. .......................................................................................................................................... 11

1.6. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................................................... 11

1.7. CONDICIONES DE LA OFERTA ............................................................................................. 12 1.7.1. IDIOMA DE LA OFERTA ....................................................................................................... 12 1.7.2. VIGENCIA DE LA OFERTA .................................................................................................... 12 1.7.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................................................................ 12 1.7.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ................................................................. 14 1.7.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ...................................................................................... 14 1.7.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ............................................... 14 1.7.7. PRECIO ................................................................................................................................ 16 1.7.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ............................................................................ 16 1.7.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ................................................. 17 1.7.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN .................................................................... 18 1.7.11. OTRAS CONDICIONES .................................................................................................... 18

1.8. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ............................................... 19 1.8.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ........................................................................................... 19 1.8.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ........................................................................... 19 1.8.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ............................... 20 1.8.4. CLÁUSULA DE RESERVA ...................................................................................................... 20 1.8.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ......................................................................... 21 1.8.5.1. PRESELECCIÓN ............................................................................................................... 21 1.8.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ............................................................................... 21 1.8.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ......................................................................... 22 1.8.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ......................................................... 23

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1.8.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ............................................................................................... 24 1.8.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ................................................................................................. 24 1.8.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ..................................................................................................... 24

1.9. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ....................................................................... 25 1.9.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ..................................... 25 1.9.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................................................... 25 1.9.3. DOMICILIO CONTRACTUAL ................................................................................................ 25 1.9.4. FONDOS .............................................................................................................................. 25 1.9.5. FORMA DE PAGO................................................................................................................ 26 1.9.6. RETENCIÓN DE PAGOS ....................................................................................................... 26

1.10. GARANTÍAS DEL CONTRATO .............................................................................................. 26

1.11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA .......................................................................................... 28

1.12. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ................................................................. 28

1.13. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS .............................................................................. 29

1.14. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO .............................................................................. 30

1.15. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO .................................................................................. 32

1.16. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 32

1.17. REQUISITOS DE LA FACTURA ............................................................................................. 32

1.18. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ......................................................................... 33

1.19. COMPENSACIÓN................................................................................................................ 33

1.20. INTERVENTORÍA ................................................................................................................ 33

1.21. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................................... 34

1.22. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ............................................... 34

1.23. INDEMNIDAD .................................................................................................................... 35

1.24. CONFIDENCIALIDAD .......................................................................................................... 35

1.25. POLÍTICA AMBIENTAL ........................................................................................................ 35

1.26. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................... 35

1.27. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 36

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1.28. TERMINACIÓN ................................................................................................................... 36

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ............................................................................ 37

2.1. PERSONAL ......................................................................................................................... 37

2.2. ANEXO TÉCNICO ................................................................................................................ 39 2.2.1. ALCANCE DE LOS TRABAJOS ............................................................................................... 39 2.2.2. NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DETALLADAS .................................................... 39 2.2.3. ASPECTOS A VERIFICAR EN LA AUDITORÍA ......................................................................... 40 2.2.4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ......................................................................................... 44 2.2.5. FORMULARIOS CUESTIONARIOS (Capítulo 5. CREG 025 de 2013) .................................... 48

3. CARTA DE PRESENTACIÓN .................................................................................. 64

4. OFERTA ECONÓMICA ............................................................................................. 67

5. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS .............................. 68

6. RELACIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................. 69

1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. 1.1. OBJETO Prestación del servicio de Auditoría a la información del esquema de calidad del servicio en el Sistema de Distribución Local SDL de CHEC S.A. E.S.P. 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO En desarrollo del contrato y para lograr el objetivo del mismo, el AUDITOR deberá Auditar y evaluar el desempeño de CHEC con respecto a la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL, los cuales basados en la resolución CREG 025 de 2013, se tiene el siguiente alcance: - Que el numeral 11.2.5.4.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 estableció la contratación de auditorías a la información por parte de los OR, a partir de las cuales se debe verificar la calidad de la información utilizada y la correcta aplicación y cálculo de los incentivos y compensaciones, con base en la metodología establecida para tal fin. -Con base en los resultados de la consultoría y los análisis adelantados por la CREG se plantearon los criterios y consideraciones para la realización de las auditorías de información, que se encuentran contenidos en la resolución CREG 025 de 2013. -Es fundamental para la contextualización del Auditor conocer información amplia y suficiente sobre el funcionamiento de CHEC, respecto a los procesos y procedimientos relacionados con la actividad de distribución y la aplicación que ha dado al esquema de incentivos y compensaciones. - Esta resolución aplica a los Operadores de Red, OR, del Sistema de Interconectado Nacional que realizan la actividad de distribución eléctrica a través de redes que operan a los niveles de tensión 1, 2 y 3. -La ejecución de la auditoría deberá realizarse dentro de los plazos máximos establecidos en este pliego y deberá comprender la contratación y desarrollo de la auditoría, así como, la entrega al OR del informe preliminar para comentarios del OR. Después de contestar los comentarios del OR, el AUDITOR le entregará el informe final de la auditoría y un resumen de los resultados para que éste los remita a la SSPD y a la CREG, respectivamente de acuerdo al artículo ¡Error! No se

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encuentra el origen de la referencia. de la Resolución CREG 025-2013 y el cual deberá contener:

Informe con el resultado que refleje el concepto final del Auditor

Hoja de calificación detallada de todos los aspectos y criterios establecidos en los cuestionarios que debe aplicar el auditor,

Anexo con información y documentación de soporte de todos sus hallazgos y los cálculos efectuados.

Firma de Acuerdo de Confidencialidad en el cual conste el uso adecuado y fidedigno para los fines pertinentes sólo de la CHEC.

Por otra parte EL AUDITOR deberá presentar un Programa/Cronograma general y detallado de trabajo el cual es acordado conjuntamente con el Área Operación y Calidad de CHEC, para el desarrollo del trabajo, el cual debe considerar entre otros:

Entendimiento de los procesos del OR CHEC

Enfoque y metodología de la Auditoría.

Normatividad a evaluar por parte de la Auditoría

Pruebas de Auditoría definidas

Criterios para selección y tamaño de las muestras de Auditoría

Pprocedimientos a utilizar para las pruebas de Auditoría e información requerida para su aplicación.

Informe Preliminar y Validación

Reuniones de avance o enlace diarias.

Informe de Avance el cual será presentado por el Auditor semanalmente y debe contener:

Detalle del avance de la Auditoría especificando para cada prueba realizada actividades ejecutadas y pendientes.

Seguimiento al avance del cronograma

Hallazgos y recomendaciones establecidas hasta la fecha

Una vez analizada la información preliminar de la que trata la resolución CREG 025 de 2013 en el capítulo 4 numeral 4.1 “Preparativos de la visita” que será entregada con la firma del acta de inicio, EL CONTRATISTA dispondrá de 2 días calendario después de haber firmado el acta de inicio para ajustar el plan de auditoría entregado en la propuesta descrito aquí, a nivel de detalle.

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1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán presentar ofertas las personas jurídicas que designo el Consejo Nacional de operación (CON), Una vez agotado el procedimiento regulatorio establecido, CHEC solicitó la asignación aleatoria de hasta 3 auditores al CNO el cual a su vez informó a CHEC mediante oficio de abril 7 de 2014, que una vez cumplido el procedimiento previsto en el Acuerdo 676 de Abril 6 de 2014, el resultado de la asignación aleatoria de las 3 firmas Auditoras fue el siguiente: OR Better Ltda, Gestión y Auditoría Especializada Ltda., y Ernst & Young S.A.S De conformidad con lo previsto en el artículo 6 de la Resolución CREG 25 de 2013, el auditor debe ser escogido por el Operador de Red de entre los tres auditores asignados a CHEC, por el Consejo Nacional de Operación CNO, y el OR deberá informar sobre esta decisión al CNO, a la CREG y a la SSPD, mediante comunicación escrita. De acuerdo con lo expuesto CHEC considerará únicamente las propuestas de cualquiera las tres (3) personas jurídicas en las condiciones aquí previstas El objeto social de EL OFERENTE debe tener relación con la naturaleza de la presente solicitud de ofertas. No se acepta la participación de consorcios ni uniones temporales, empresas de trabajo asociado, asociaciones de profesionales o cooperativas, así como tampoco la presentación de ofertas alternativas. No podrán participar en procesos contractuales, ni celebrar contratos con CHEC directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva. 1.4. INFORMACIÓN GENERAL 1.4.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.

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1.4.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás

1.4.3. TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta

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transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432 La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra. 1.4.4. INSCRIPCIÓN EL OFERENTE debe tener inscripción vigente o estar en trámite de inscripción en la base de datos de Contratistas de CHEC, o inscripción vigente en el Registro de Proponentes de las Cámaras de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, para lo cual, debe manifestar si se encuentra inscrito en CHEC, o en caso contrario, adjuntar copia del certificado de inscripción en la Cámara de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, además de fotocopia del R.U.T. Si desea inscribirse en CHEC, enviar correo a compras@chec.com.co. 1.4.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.

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1.4.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EL OFERENTE o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. EL OFERENTE o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación de EL OFERENTE y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades. 1.5. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.5.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día miércoles 14 de mayo de 2014, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.

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1.5.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.

Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Operación y Calidad de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Lina Yaneth Obregón Cardona y Gloria Rocío Gálvez Tabares teléfono 8899000 Ext. 1247 y 1246, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través de los correos electrónicos lina.obregon@chec.com.co y gloria.galvez@chec.com.co Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales. 1.6. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día viernes 23 de mayo de 2014 a las 11:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, EL OFERENTE o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

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1.7. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.7.1. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.7.2. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad. 1.7.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte de EL OFERENTE, su estudio y evaluación por CHEC, EL OFERENTE deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato

adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)

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b) Certificado de existencia y representación legal de EL OFERENTE. (Subsanable).

c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar

la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

d) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de

pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

e) Constancia de inscripción vigente en la base de datos de contratistas de CHEC o en el de EPM o en el registro de proponentes de cualquier Cámara de Comercio del país o constancia de haber iniciado el proceso de inscripción. (Subsanable)

En todo caso para la aceptación de la oferta, el beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados.

f) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la

página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)

g) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)

h) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).

i) Oferta económica, para lo cual se debe diligenciar el formato adjunto. (Subsanable para errores aritméticos).

j) Hojas de vida del personal Especialista Informático, Especialista Administrativo u Organizacional y Experto en el sector eléctrico, que EL OFERENTE presentó ante el CNO, cuando EL OFERENTE realizó su inscripción ante el Consejo de acuerdo con los requisitos contenidos en el Capítulo 2 del Anexo General de la Resolución CREG 025 de 2013 y el Artículo 1 de la Resolución CREG 168 de 2013. (Subsanable)

k) Plan de trabajo general de acuerdo con el numeral 1.2 Alcance del contrato de

estos términos de referencia (Subsanable).

l) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que EL OFERENTE no ha sido

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sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

m) Copia del RUT actualizado para el año 2013 indicando su actividad

económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN (Subsanable)

En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. 1.7.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por EL OFERENTE y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. 1.7.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, EL OFERENTE deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta. 1.7.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

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“OFERTA PARA AUDITORIA A LA INFORMACIÓN DEL ESQUEMA DE CALIDAD DEL SERVICIO EN EL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN LOCAL SDL DE CHEC S.A.

E.S.P.”

Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. EL OFERENTE deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.7.3. Documentos de la Oferta.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y

presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte de EL OFERENTE, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga EL OFERENTE que puedan incidir en la elaboración de la oferta. EL OFERENTE deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.

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1.7.7. PRECIO La oferta se debe presentar en pesos colombianos. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. Los precios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas. Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar por CHEC, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de la póliza de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique la formalización del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. En algunas ocasiones que el contrato lo requiera tendrán que desplazarse a otros Municipios del área de influencia de CHEC. Los costos que puedan generarse por hospedaje, alimentación y otros correrán a cargo del contratista. 1.7.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA EL OFERENTE deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por EL OFERENTE, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. EL OFERENTE deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo de EL

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OFERENTE. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo EL OFERENTE garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por EL OFERENTE y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual EL

OFERENTE Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte de EL OFERENTE

Garantizado. - El retiro de la oferta de EL OFERENTE Garantizado, luego de vencido el término

fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.

- La no realización por EL OFERENTE Garantizado, de todos los trámites

necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.

- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC,

referente a la falta de seriedad de EL OFERENTE Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por EL OFERENTE. 1.7.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

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Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.7.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que EL OFERENTE haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. 1.7.11. OTRAS CONDICIONES EL OFERENTE deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso EL OFERENTE está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, EL OFERENTE hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

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1.8. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas. 1.8.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.8.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.

b. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta

solicitud de ofertas.

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c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.

d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos

requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.

e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de

la oferta por EL OFERENTE o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f. Cuando EL OFERENTE intente indebidamente enterarse de las

evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no

corresponde a la realidad.

h. Cuando EL OFERENTE presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.8.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente

ninguna oferta. 1.8.4. CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.

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Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. 1.8.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.8.5.1. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final. 1.8.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Análisis Contractual y legal.

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Análisis Técnico

Calidad comercial de la oferta

CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de EL OFERENTE a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.

a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

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b) Requisitos de participación: Se verificará el cabal cumplimiento de los requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta. c) Análisis técnico:

Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos. d) Calidad comercial de la oferta:

Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido en los términos de referencia. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. 1.8.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.

En la oferta económica sólo se admiten correcciones en las operaciones aritméticas para obtener el valor, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, antes de IVA.

Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico para el grupo al que se presenta, e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

100*1

XP

PP

Dónde: P: Puntaje de ponderación del grupo a evaluar P1: Valor grupo evaluable más bajo. Px: Valor grupo que se está ponderando.

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En caso de empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. Las ofertas se evaluaran IVA Incluido. 1.8.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.

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Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato numeral INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

1.8.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.

1.8.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratación considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas. 1.8.6.2. AJUSTE ECONÓMICO Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos estudios y análisis pertinentes, el jefe de la dependencia encargada del trámite contractual decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en el Manual de Contratación de la Empresa. En este caso, se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable.

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1.9. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1.9.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO Los contratos se perfeccionan en la fecha en que EL OFERENTE seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. La siguiente información la debe dirigir al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios:

Las garantías requeridas por CHEC, las cuales deben estar debidamente firmadas por el CONTRATISTA con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).

Certificado de existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado es superior a 60 días.

Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC. 1.9.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de 37 días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio. 1.9.3. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.9.4. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

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1.9.5. FORMA DE PAGO Se efectuará un único pago correspondiente al valor total del contrato. CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de CHEC. Será requisito indispensable para el trámite de estas cuentas y por tanto para que empiece a correr el plazo estipulado anteriormente que el contratista se encuentre al día con CHEC en la entrega de cualquier informe o documento que de acuerdo con el contrato deba suministrar. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley. En la factura se debe indicar el número de la aceptación de oferta que CHEC haya asignado o el número de contrato, y el número de la orden del sistema contable O.W. que será informado por el interventor. En ningún caso se concederá anticipo. 1.9.6. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna. 1.10. GARANTÍAS DEL CONTRATO El contratista presentará garantías a favor de particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

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Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia y preferiblemente con sucursal en Manizales. El Contratista podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación EL OFERENTE manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo de EL OFERENTE. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes: a. De cumplimiento, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor

estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

b. Calidad del servicio, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales

c. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.

d. De responsabilidad civil extracontractual, por un valor equivalente al veinte

por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será

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desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y treinta (30) días calendario adicionales.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de CHEC, para lo cual efectuará examen de la solicitud, valores, condiciones generales y particulares con sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.12. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

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1.13. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA o el impuesto al consumo tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas.

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RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. 1.14. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, EL OFERENTE favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial.

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Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes: a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del

contrato.

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma; CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento.

b) Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas en este contrato, éste autoriza a CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor estimado del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

c) Por suspensión injustificada del contrato

Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el contratista no ha dado inicio al mismo, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. d) Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.

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1.15. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO De conformidad con la ley el contratista, quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de CHEC al contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo. 1.16. RESERVA DE LA INFORMACIÓN La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.17. REQUISITOS DE LA FACTURA Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna.

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El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe indicar el número de la aceptación de oferta o contrato que CHEC haya asignado. 1.18. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita o por correo electrónico. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista. 1.19. COMPENSACIÓN Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista, autoriza a CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no obsta para que CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación. 1.20. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados.

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1.21. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. 1.22. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensiones), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensiones), Caja de Compensación, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o factura, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente.

EL OFERENTE debe tener en cuenta que la ley 1607 de 2012 creó un tributo con destinación específica denominado impuesto de renta para la equidad – CREE a cargo de las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo, y la inversión social, gravamen atribuible a la utilidad reportada en desarrollo del contrato. Pese a que las personas naturales no ostentan la calidad de sujetos pasivos del referido impuesto, el artículo 25 de la citada ley exoneró a las personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto de renta complementarios y las personas naturales empleadoras que contraten dos (2) personas o más de los aportes parafiscales con destino al SENA e ICBF a partir del 1 de mayo de 2013, sobre los trabajadores que individualmente considerados devenguen hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales, por tanto, las personas naturales y jurídicas no deberán incluir dichos conceptos como costos de personal al momento de preparar las ofertas.

EL OFERENTE debe tener presente que el Gobierno Nacional reglamentó los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014, de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a

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los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012. Por lo que EL OFERENTE no deberá contemplar estos costos en la propuesta. 1.23. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de este contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra CHEC por este concepto, el Contratista será notificado lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.24. CONFIDENCIALIDAD El Contratista se obliga a guardar absoluta reserva de la información confidencial de CHEC de la que tengan conocimiento y que les sea suministrada para la ejecución del objeto contractual. 1.25. POLÍTICA AMBIENTAL Dentro de la ejecución de las obras y/o actividades propias y derivadas del objeto del contrato, el contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la política ambiental de CHEC y de manera estricta, a la normatividad ambiental vigente que le aplique a las actividades que se deriven del contrato, garantizando la consecución de los permisos ambientales y ejerciendo control y mitigación de los impactos ambientales asociados. El equipo de trabajo Gestión Ambiental, en caso de ser necesario, llevará a cabo visitas de campo, solicitará reportes, certificados o reuniones, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de la normatividad ambiental y los lineamientos de la Política Ambiental, también asesorará al contratista y al interventor del contrato en materia ambiental, cuando así se requiera. 1.26. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.

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1.27. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio, criterios aplicados solo para los contratos de suministro de bienes. Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes se tienen los siguientes criterios: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos, y asesoría y conocimiento técnico. Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista. 1.28. TERMINACIÓN El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

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2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.1. PERSONAL La auditoría para evaluar el desempeño del Operador de Red con respecto a la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL, es exigida por la Resolución CREG 097-2008, Resolución CREG 025-2013 y por las demás normas que las complementen y/o modifiquen. La auditoría deberá presentar los informes exigidos por la ley y para ello deberá asignar personal competente y experimentado para llevar a cabo las diferentes auditorías. De acuerdo con el Anexo General, Capítulo 2, Numerales 2.2 y 2.3 de la Resolución 025-2013: Perfil de los integrantes del equipo auditor:

El equipo auditor debe estar conformado por personas naturales y tener como mínimo profesionales que cumplan con los siguientes perfiles:

Un especialista informático: profesional universitario graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería, estadística o matemáticas, con conocimiento y experiencia en sistemas de información, bases de datos y tecnologías informáticas y de comunicaciones,

Un especialista administrativo u organizacional: profesional universitario

graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería, matemáticas o administración, con conocimiento y experiencia en diseño, implementación y/o gestión de procesos y manejo organizacional,

Un experto en el sector eléctrico: profesional universitario graduado y con

matrícula profesional en las áreas de ingeniería o física, con conocimientos y experiencia en sistemas de telemedición y control, en sistemas SCADA, en sistemas de atención telefónica o en sistemas de gestión para prestación de servicios de electricidad en distribución o transmisión.

Experiencia de los integrantes del equipo auditor

Los integrantes del equipo auditor deben cumplir los requisitos que, para su correspondiente perfil, se indican a continuación:

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Especialista informático:

i. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de sistemas y bases de datos empresariales,

ii. experiencia de mínimo cinco (5) años en proyectos de evaluación y/o auditoría de sistemas de información, bases de datos y soluciones informáticas,

iii. certificación en metodologías ITIL o COBIT,

iv. al menos una certificación en auditoria, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager) o CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT).

Especialista administrativo u organizacional:

i. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de procesos, desarrollo organizacional, mejoramiento y planeación empresarial y tecnologías,

ii. experiencia mínima de cinco (5) años en proyectos de evaluación y auditoría empresarial, procesos y tecnología informática,

iii. al menos una certificación en auditoria, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager), CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT) o IRCA con orientación a seguridad de información o auditoría en gestión de calidad ISO 9001 o GP 1000; Experto en el sector eléctrico:

i. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación, administración, evaluación o auditoría de sistemas y bases de datos especializadas en procesos de operación del sector eléctrico (distribución, transmisión o mercados de energía).

ii. experiencia mínima de cinco (5) años el desarrollo de trabajos relacionados con la operación o ingeniería de: sistemas de distribución, sistemas de transmisión, mercados de energía del sector eléctrico, sistemas de supervisión y control en tiempo real de redes eléctricas, o sistemas de telemedición.

De acuerdo con lo expuesto la Auditoría será realizada por el Equipo de Especialistas y Experto que el Oferente presentó ante el CNO, cuando el oferente realizó su inscripción ante el Consejo de acuerdo con los requisitos contenidos en el Capítulo 2 del Anexo General de la Resolución CREG 025 de 2013 y el Artículo 1 de la Resolución CREG 168 de 2013.

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EL CONTRATISTA deberá garantizar la permanencia del Personal Especialista y Experto que inscribió en el CNO como mínimo por dos (2) semanas en la sede de la CHEC estación Uribe para la ejecución de la Auditoría. 2.2. ANEXO TÉCNICO En este capítulo se dan las pautas administrativas, técnicas y operativas con las cuales ELCONTRATISTA se regirá y ejecutará el objeto del contrato. EL CONTRATISTA deberá conocerlas con amplitud y suficiencia, dado que CHEC exigirá su cumplimiento. 2.2.1. ALCANCE DE LOS TRABAJOS En el ítem solicitado por CHEC, se encuentra la descripción de lo que se debe realizar por parte de EL CONTRATISTA Auditor. Los recursos humanos y técnicos suministrados por EL CONTRATISTA serán dirigidos y controlados directamente por Él, bajo la supervisión de la interventoría de CHEC. La ejecución de las actividades estará de acuerdo con lo indicado en este pliego de condiciones y se deberá garantizar el total y correcto suministro de los recursos requeridos, la protección de los elementos a él encomendados por CHEC. EL CONTRATISTA responderá ante CHEC o ante terceros por los perjuicios que se causen a personas o bienes por su culpa, o por negligencia o descuido de las personas que tenga bajo su dependencia para el desarrollo de los servicios. Los daños que se causen deberán ser reparados a satisfacción de CHEC o del afectado y se presentarán los paz y salvos respectivos cuando la interventoría del contrato los solicite. 2.2.2. NORMAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DETALLADAS En el presente anexo se establecen los requerimientos y condiciones técnicas que EL PROPONENTE deberá tener en cuenta para la preparación de la propuesta y posteriormente para el desarrollo del contrato RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR (Capítulo 1. Aspectos a verificar en la auditoría Resolución CREG 025 de 2013) Cualquier información adicional que sea solicitada por el Auditor y que esté por

fuera de lo contenido en la Resolución CREG 025.2013 será sometida a revisión

para su aprobación por parte de la Interventoría.

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Periodo a auditar. El periodo a auditar comprende desde la fecha en que el OR inició la aplicación del esquema de incentivos y compensaciones (1 de octubre de 2010) hasta la fecha de inicio de ejecución de la auditoría Verificación de cumplimiento de requisitos de aplicación.

La auditoría deberá verificar que al momento de realización de ésta el OR continúe cumpliendo los requisitos para la aplicación del esquema de incentivos y compensaciones, establecidos en el numeral 11.2.6.3 de la Resolución CREG 097 de 2008. El incumplimiento de alguno de los requisitos originará que el puntaje obtenido como resultado de la auditoría sea igual a cero, es decir, No Satisfactorio. No obstante, el auditor deberá verificar todos los demás aspectos, calificarlos y entregar en su informe final los resultados de la aplicación de cada uno de los cuestionarios.

2.2.3. ASPECTOS A VERIFICAR EN LA AUDITORÍA La auditoría a la información establecida en el numeral 11.2.5.4.2 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 deberá verificar los siguientes aspectos:

cumplimiento de los requisitos de aplicación del esquema, con el fin de garantizar la confiabilidad en los procesos y manejo adecuado de la información utilizada en la aplicación del esquema,

cumplimiento de responsabilidades y obligaciones del OR, establecidas en la regulación,

madurez de la implementación del esquema, con el fin de identificar fortalezas y debilidades en la aplicación del esquema de calidad por parte de los OR, que se reflejan en la claridad y transparencia del procesamiento de la información,

calidad de la información registrada en las bases de datos del OR, con el fin de analizar la exactitud, integralidad, el grado de vulnerabilidad de los datos a las modificaciones, la facilidad de utilización y la trazabilidad de la información generada desde las diferentes fuentes de captura de datos,

calidad de los cálculos de las variables del esquema, con el fin de revisar la adecuada aplicación de las fórmulas de cálculo de las variables utilizadas en el esquema, así como la objetividad y trazabilidad de los resultados,

calidad de la información reportada al SUI y al LAC, con el fin de evaluar la coherencia de la información registrada en las bases de datos del OR con respecto a la reportada por éste a las bases de datos del SUI y del LAC.

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Adicionalmente, el auditor deberá verificar la madurez de la implementación de las aplicaciones TIC a efectos de otorgar puntaje adicional al OR con base en el desarrollo tecnológico implementado para la aplicación del esquema. A continuación se detalla en qué consiste la verificación de cada uno de estos aspectos. Cumplimiento de requisitos de aplicación del esquema

El auditor deberá verificar que el OR cuente con la certificación resultante de la auditoría de cumplimiento de requisitos de que trata el numeral 11.2.5.4.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008 y que el OR sigue cumpliendo los requisitos establecidos en el numeral 11.2.6.3 del mismo anexo. En el caso en el que el auditor evidencie que el OR ha dejado de cumplir algún requisito de los descritos en el numeral 11.2.6.3, deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 0 de la Resolución CREG 025-2013. Para la verificación, el auditor deberá utilizar las preguntas del Cuestionario A, contenido en este numeral. Cuando sea necesario para contestar las preguntas del cuestionario, el auditor deberá utilizar muestras de datos creadas con los mismos criterios indicados en el numeral 0 del anexo de la Resolución CREG 025-2013. Cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones del OR

El auditor deberá identificar si el OR ha venido cumpliendo con las responsabilidades y obligaciones establecidas en el numeral 11.2.7.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008, aclarado por el artículo 16 de la Resolución CREG 043 de 2010. Para esto el auditor deberá solicitar al OR los soportes que demuestren el cumplimiento, tales como: presentación del anexo informativo, comunicaciones entre el OR y los comercializadores de su mercado, comunicaciones al SUI, información histórica, entre otros. El auditor deberá aplicar las preguntas del Cuestionario B, contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo. Madurez de la implementación del esquema

En esta verificación el auditor debe identificar el nivel de madurez de la implementación de los procesos y procedimientos, la estructura y organización de soporte al proceso, la utilización de recurso humano capacitado y el manejo de la documentación con la que se soporta el esquema. Para este fin, el auditor deberá aplicar el Cuestionario C, contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo.

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Cuando se requiera, se debe utilizar muestras de datos creadas con los mismos criterios indicados en el numeral 0 del anexo de la resolución CREG 025-2013. Calidad de la información registrada en la base de datos del OR

La exactitud, la integralidad, el grado de vulnerabilidad de los datos a las modificaciones, la facilidad de utilización y la trazabilidad de la información generada desde las diferentes fuentes de captura de datos, serán verificadas por el auditor. Para esta verificación el auditor deberá diseñar y utilizar muestras aleatorias que garanticen una confiabilidad global mayor del 95% y un error relativo de muestreo menor al 5%, sobre la totalidad de la información reportada en la base de datos del Sistema de Gestión de la Distribución o en los diferentes reportes. A la información de los elementos que conforman las muestras seleccionadas, el auditor deberá aplicar el Cuestionario D, contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo. Calidad de los cálculos de las variables del esquema

El auditor deberá verificar la adecuada aplicación de las fórmulas de cálculo de las variables utilizadas en el esquema y la objetividad y trazabilidad de los resultados. En los casos en que sea necesario, el auditor deberá realizar la validación sobre un conjunto de datos de prueba preparados por él, comparando los resultados obtenidos utilizando el modelo de cálculo que para el efecto la CREG publicó la circular 072 del 08 de noviembre de 2013. El auditor deberá identificar en su informe las diferencias encontradas en los dos ejercicios, en caso de haberlas, así como las razones o problemas del aplicativo de cálculo que considere que causaron estas diferencias. Para la verificación el auditor deberá utilizar el Cuestionario E, contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo. Calidad de la información reportada al SUI y al LAC

A través de esta verificación, el auditor deberá evaluar la calidad de la información que fue reportada por el OR a las bases de datos del SUI y LAC, es decir, si ésta es coherente con la información registrada en las bases de datos del OR. Para esto, durante la auditoría el OR debe permitir y acompañar al auditor en el ingreso a las bases de datos del SUI y del LAC, utilizando los usuarios y contraseñas de lectura que asigne el SUI y el LAC al auditor. El auditor comparará la información reportada con la registrada, utilizando muestras de datos creadas con

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los mismos criterios indicados en el numeral 0 del anexo de la Resolución CREG 025-2013. En esta etapa, el auditor deberá aplicar el Cuestionario F, contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo. Madurez de la implementación de las soluciones TIC

Dado que la implementación de soluciones TIC aumenta la confiabilidad y la transparencia en los procedimientos de recolección y manejo de la información a través de herramientas de tecnología e informática avanzadas, el auditor deberá revisar la solidez y madurez tecnológica con la que el OR está llevando a cabo la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL. Para esto, el auditor revisará aspectos tales como:

a) la madurez, capacidad y funcionalidad del sistema implementado para el servicio de atención telefónica. Con este fin, revisará el porcentaje de cubrimiento de usuarios que tiene el servicio, la existencia de registro electrónico de cada llamada del usuario, la posibilidad de consultar simultáneamente información del sistema comercial, la funcionalidad de la interface entre este sistema y las demás fuentes de captura de información de interrupciones, etc.,

b) la madurez, capacidad y funcionalidad del sistema SCADA o sistema de telemedición de las interrupciones. Para esto revisará el porcentaje de cubrimiento de transformadores y redes de todo el sistema del OR, la capacidad de almacenamiento de los datos registrados, etc.,

c) la capacidad y funcionalidad del sistema GIS para manejar de manera fácil e integrada la información de interrupciones del servicio con el fin de que sea recogida y registrada de forma adecuada,

d) la funcionalidad y seguridad del Sistema de Gestión de la Distribución, de que trata el numeral 11.2.5.1 de la Resolución CREG 097 de 2008, respecto a la facilidad de realizar auditoría sobre su funcionamiento, el control de reglas y los niveles de validaciones para el manejo transparente de la información,

e) la coordinación de los trabajos de campo, respecto a la capacidad de controlar la información que de ahí se obtiene y el mecanismo utilizado para capturar esta información. La facilidad de realizar auditoría sobre su proceso, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,

f) madurez y capacidad del mecanismo utilizado para la generación y envío de reportes al LAC y al SUI, respecto a la posibilidad de ser realizados por el sistema de manera automática y acertada respecto a los formatos, condiciones, oportunidad, facilidad para el soporte y requisitos relacionados con cada uno de los reportes. La facilidad de realizar auditoría sobre su

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correcta implementación, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,

g) capacidad del sistema para realizar cálculos fieles y confiables de los índices y componentes establecidos en el esquema de calidad del servicio en el SDL, su nivel de automatización, capacidad y facilidades de soporte y la facilidad de realizar auditoría sobre su correcto funcionamiento, su control y los niveles de validación utilizados para el manejo transparente de la información,

h) madurez del proceso de administración de la tecnología informática y seguridad que apoya el proceso de prestación del servicio, respecto a la capacidad del equipo, y el proceso utilizado para incorporar, soportar y mantener actualizadas las soluciones informáticas requeridas, siguiendo estándares y prácticas de la industria. El nivel de seguridad y efectividad del manejo de la información utilizada para la aplicación del esquema de calidad del servicio en el SDL.

Para esta verificación el auditor deberá aplicar el Cuestionario G, contenido en contenido en el Capítulo 5 de la Resolución CREG 025-2013 y que se transcribe en este Anexo. Este aspecto será considerado como un puntaje extra que puede obtener el OR en la calificación y por lo tanto no contar con estas herramientas TIC no implica que el OR no pueda alcanzar el puntaje mínimo para obtener un resultado Satisfactorio.

2.2.4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA EL Auditor, antes de iniciar la ejecución de la auditoria, deberá presentar al Interventor de CHEC el Plan de Trabajo de que trata el numeral 1.1.3 Alcance de estos Términos de Referencia, en donde describa a nivel de detalle las actividades y su respectivo Cronograma, acordado con el Área Operación y Calidad, para el desarrollo del objeto contractual. Preparación de la visita: Es obligación del OR garantizar que la auditoría pueda realizarse eficazmente y para ello debe coordinar y planificar con el auditor la disposición adecuada de toda la información y los medios necesarios, como mínimo en lo referente a: i) las personas de contacto durante el desarrollo de la auditoría, ii) los procedimientos de consulta de información, iii) la disponibilidad, acceso y utilización de los recursos físicos y tecnológicos necesarios, y iv) la disponibilidad del sistema de pruebas mencionado en el numeral 0 del anexo de la resolución CREG 025-2013.

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En atención a la solicitud del numeral i) la CHEC informará al Auditor cual será el

Personal de enlace y el Área a la que pertenece, para acompañar durante el

desarrollo de la auditoría en todo momento así como el Personal de enlace para la

atención de las 155 preguntas contenidas en los Cuestionarios en la el Capítulo 5 de

la Resolución CREG 025-2013, con el fin de apoyar al equipo auditor en la gestión

de la información requerida.

El LAC y el SUI proporcionarán a cada uno de los OR los “usuarios” y “contraseñas” para que los auditores realicen las consultas, sin posibilidad de modificación de la información reportada por el OR. Estos “usuarios” y “contraseñas” podrán ser usados para todas las auditorías. El LAC y el SUI determinarán la forma mediante la cual suministrarán esta información a los OR. A fin de brindarle un conocimiento amplio y suficiente de la operación de la empresa

y del esquema de incentivos y compensaciones a la calidad del servicio, y sin que

esto constituya parte de la calificación de la auditoría, la firma auditora deberá incluir

en el plan de auditoría una jornada de inducción de 4 horas a cargo de la CHEC en

la cual el OR debe brindar al Auditor, como mínimo la siguiente información:

a) información general del OR en lo relativo al área de cobertura, usuarios e

infraestructura actual para prestar el servicio de distribución,

b) estructura de procesos del OR en donde se indique el flujo extremo a extremo de los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio, con el suficiente nivel de detalle para conocer las actividades desarrolladas relacionadas con el esquema de calidad,

c) documentación relativa a la estructura organizacional, cuadros de mando y ejecución de la organización para las áreas relacionadas con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio,

d) equipos de trabajo, roles y perfiles involucrados en los procesos asociados al servicio de distribución y al manejo del esquema de calidad del servicio, el cual debe incluir el nombre de las personas que actualmente trabajan en cada uno ellos, al nivel de actividades, con la información detallada acerca de su nivel de formación, capacitación para el trabajo, conocimiento de la regulación y experiencia. Debe informarse además de los programas internos de formación y desarrollo del personal asociado a los procesos mencionados,

e) tecnología informática relacionada con la infraestructura de sistemas de información y aplicaciones implementadas por el OR, especialmente en para el manejo de eventos en su red y el manejo del esquema de incentivos y

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compensaciones, identificando la infraestructura y plataforma de cómputo, almacenamiento, respaldo, seguridad y comunicaciones,

f) procesos y organización implementados por el área de administración informática, prácticas y estándares adoptados y acuerdos de servicios y niveles de atención implementados para gestionar la infraestructura y soluciones de TIC, requeridos por los procesos operativos relacionados con la coordinación y prestación del servicio de distribución y el manejo del esquema de calidad del servicio.

Aplicación

Una vez el auditor haya recopilado y revisado la información que se indica en el numeral anterior, deberá proceder a aplicar los cuestionarios A, B, C, D, E F, G, establecidos en el capítulo 2.2.5 que se colocan en este Anexo Técnico y el mecanismo de evaluación que se establece en el numeral 0 de del anexo de la resolución CREG 025 de 2013 que se describe a continuación:

Mecanismo de evaluación

Con base en los resultados obtenidos en los cuestionarios aplicados a cada uno de los aspectos mencionados en el capítulo 2.2.3 de esta resolución, el auditor deberá determinar el resultado de la auditoría a partir de la de la siguiente fórmula:

( ) Donde: RA: Resultado de la auditoría

CR: Cumplimiento de requisitos para la aplicación del esquema

CO: Cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones del OR

k1: Factor que representa el peso de la madurez de la implementación del esquema

M: Madurez de implementación del esquema

k2: Factor que representa el peso de la calidad de la información registrada

QG: Calidad de la información registrada en las bases de datos del OR

k3: Factor que representa el peso de la calidad de los cálculos de las variables del esquema

QC: Calidad de los cálculos de las variable del esquema

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k4: Factor que representa el peso de la calidad de la información reportada al SUI y al LAC

QP: Calidad de la información reportada al SUI y al LAC

MTIC: Madurez de la implementación de soluciones TIC

A continuación se describe las características de cada componente de la fórmula. .

Componente Descripción Evaluación

CR

El auditor verifica que todos los requisitos mencionados continúan vigentes. El auditor debe utilizar el Cuestionario A.

Vigentes = 1

No vigentes = 0

CO

El auditor verifica que el OR, en el periodo de auditado, ha cumplido con las responsabilidades y obligaciones que determina la regulación. Para esto se aplica el

Cuestionario B

.

Puntaje que varía entre 0 y 90

k1 Factor multiplicador para la madurez de implementación del esquema.

1,9

M

Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario C que evalúa la madurez en la implementación del esquema.

Puntaje que al aplicar el factor k1 puede variar entre 0 y 80 puntos.

k2 Factor multiplicador para la calidad de la información registrada.

11.43

QG

Puntaje obtenido al aplicar el

Cuestionario D que evalúa la calidad

de la información que fue registrada en las bases de datos del OR.

Puntaje que al aplicar el factor k2 puede variar entre 0 y 160 puntos.

k3

Factor multiplicador para la calidad de los cálculos de los componentes y variables que hacen parte de los índices y compensaciones.

16

QC Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario E que evalúa la calidad de los cálculos de los componentes y

Puntaje que al aplicar el factor k3 puede variar entre 0 y 80 puntos.

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Componente Descripción Evaluación

variables que hacen parte de los índices y compensaciones.

k4 Factor multiplicador para la calidad de la información reportada al SUI y al LAC en las bases de datos.

5

QP

Puntaje obtenido al aplicar el

Cuestionario F que evalúa la calidad

de la información reportada a las bases de datos del SUI y el LAC.

Puntaje que al aplicar el factor k4 puede variar entre 0 y 80 puntos.

MTIC

Puntaje obtenido al aplicar el Cuestionario G que evalúa la Madurez de la implementación de soluciones TIC.

Puntaje que varía entre 0 y 57 al aplicar el cuestionario

El componente MTIC otorga un puntaje extra que permite elevar la calificación del OR por haber implementado herramientas tecnológicas y de información más avanzadas que las exigidas en la regulación. Por esta razón, no contar con estas herramientas TIC no implica que el OR no pueda alcanzar el puntaje mínimo para obtener un resultado Satisfactorio. El resultado de la auditoría, RA, es Satisfactorio si es superior a 294 puntos. De lo contrario el resultado de la auditoría es No Satisfactorio.

2.2.5. FORMULARIOS CUESTIONARIOS (Capítulo 5. CREG 025 de 2013) El auditor deberá utilizar los cuestionarios que se presentan a continuación, los cuales son anexo a la Resolución CREG 025-2013, en formato Excel para su diligenciamiento durante la auditoría. Cuestionario A

Las siguientes preguntas permiten al auditor verificar que los requisitos para la aplicación del esquema se encuentran vigentes el momento de realización de la auditoría. Las respuestas a cada una de las preguntas de este cuestionario solamente deberán ser afirmativas o negativas (sí o no). Al componente CR de la fórmula establecida en el numeral 0 del anexo de la Resolución CREG 025-2013, se le asignará un valor de 1 si todas las respuestas de este cuestionario son afirmativas.

49

En caso de que alguna de las respuestas sea negativa el valor del componente CR será igual a cero..

No.Pregunta/Actividad

Calificación

posibleCalificación Evaluación

A.1

¿Existe correcta vinculación entre los usuarios, transformadores y

circuitos? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia del 10% sobre la

obligación.

Sí/No

A.2

¿Cada uno de los componentes del Sistema de Gestión de la

Distribución del OR está funcionado correctamente, según las

funciones que deben cumplir?

Sí/No

A.3

¿Se reporta información telemedida de interrupciones al Sistema de

Gestión de la Distribución, del 90% de las cabeceras de

alimentadores? Margen de tolerancia del 5% sobre la obligación.

Sí/No

A.4

¿El OR está reportando la información de interrupciones al LAC

utilizando alguna de las opciones establecidas en la regulación para

ese fin?.

Sí/No

A.5

¿El OR tiene actualizada la Certificación de Gestión de Calidad de su

proceso de Distribución y esta contiene los procedimientos para la

medición, el registro y el reporte de las interrupciones del servicio?

Sí/No

A.6

¿Se reporta la información de interrupciones al Sistema de Gestión

de la Distribución de por lo menos dos elementos de telemedición en

el 90% de los circuitos? Margen de tolerancia del 5% sobre la

obligación. Si el OR todavía no debe cumplir con este requisito, no se

requiere revisión, únicamente asignar SI a esta pregunta.

Sí/No

Valor CR

50

Cuestionario B

Por medio de las preguntas o actividades planteadas en el siguiente cuestionario el auditor deberá verificar el cumplimento de las responsabilidades y obligaciones por parte del OR, según lo establecido en el numeral 11.2.7.1 del anexo general de la Resolución CREG 097 de 2008, aclarado por el artículo 16 de la Resolución CREG 043 de 2010. .

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

B.1

¿Antes de dar inicio al esquema, el OR suministró a los

comercializadores de su mercado los códigos de vinculación de

usuarios a circuitos y transfomadores de su red?

10 Sí/No

B.2

¿El OR mantiene el soporte de los eventos clasificados como

exclusiones en los reportes hechos al SUI y al LAC, y de los

eliminados en los reportes trimestrales al LAC, para un periodo

mínimo de 2 años ?

10 Sí/No

B.3¿El OR ha entregado cada año a los comercializadores de su mercado

el anexo informativo de funcionamiento del esquema?10 Sí/No

B.4

¿El OR cuenta con la información base generada en el Sistema de

Gestión de la Distribución y los documentos de soporte de los

cálculos de los índices, incentivos y compensaciones de los dos años

anteriores a la fecha de realización de la auditoría?

10 Sí/No

B.5 Obligaciones de Envío y oportunidad de reportes al LAC/SUI 50 Sí/No

B.5.1 ¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes diarios al LAC? 50%-100%

B.5.2 Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? 5 Sí/No

B.5.3¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes mensuales al

LAC?5

0%-100%

B.5.4 Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? 5 Sí/No

B.5.5¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes trimestrales al

LAC?5

0%-100%

B.5.6 Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? 5 Sí/No

B.5.7¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes mensuales al

SUI?5

0%-100%

B.5.8 Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? 5 Sí/No

B.5.9¿Qué porcentaje se tiene de envío a tiempo de los Reportes trimestrales al

SUI?5

0%-100%

B.5.10 Cuando hay retrasos, ¿se tienen todas las justificaciones documentadas? 5 Sí/No

Puntaje CO

51

Cuestionario C

La madurez en la implementación del esquema de calidad será verificada por el auditor utilizando las preguntas o actividades que se plantean en el siguiente cuestionario.

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

C.1 Implementación de procedimientos 12

C.1.1¿El OR tiene un procedimiento de vinculación usuario-transformador-

circuito, dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

C.1.2¿El OR tiene un procedimiento, dentro de su Proceso de Distribución, de

asignación de códigos a los transformadores, alimentadores, circuitos?1 Sí/No

C.1.3

¿El OR tiene un procedimiento para la captura y manejo de la información

proveniente de telemedición de interrupciones en la cabecera de los

circuitos, dentro de su Proceso de Distribución?

1 Sí/No

C.1.4¿El OR tiene un procedimiento de registro de llamadas relacionadas con las

interrupciones del servicio, dentro de du Proceso de Distribución?1 Sí/No

C.1.5

¿El OR tiene un procedimiento que incluye los criterios para eliminar

eventos en los reportes el LAC y son conocidos por el personal encargado de

estas funciones?

1 Sí/No

C.1.6

¿El OR tiene un procedimiento de programación, solicitudes de

consignación, de ejecución de mantenimientos y de adecuaciones en la red,

dentro de su proceso de Distribución?

1 Sí/No

C.1.7¿El OR tiene un procedimiento de intervenciones en la red por parte de las

cuadrillas y la coordinación, dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

52

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

C.1.8¿El OR tiene un procedimiento para asegurar el registro confiable de una

interrupción, sus causas y tiempos por parte de las cuadrillas?1 Sí/No

C.1.9

¿El OR tiene un procedimiento para asegurar el registro confiable de una

interrupción, sus causas y tiempos por parte de los operadores del sistema

de distribución?

1 Sí/No

C.1.10¿El OR tiene un procedimiento de manejo de la información requerida para

reportes al LAC, dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

C.1.11¿El OR tiene un procedimiento de manejo de la información requerida para

reportes al SUI, dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

C.1.12¿El OR tiene un procedimiento para cálculo de los indicadores de calidad,

dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

C.2 Estructura y organización de soporte 3

C.2.1¿El OR tiene una estructura de mando y una estructura operativa

claramente definida y formalmente documentada y aprobada? 1 Sí/No

C.2.2

¿El OR tiene definidos y documentados unos roles claros de registro,

reporte y cálculo para la aplicación del esquema de Incentivos y

Compensaciones?

1 Sí/No

C.2.3

¿El OR tiene definidas y documentadas, de manera clara y precisa, las

responsabilidades para los diferentes roles que apoyan la aplicación del

esquema de Incentivos y Compensaciones?

1 Sí/No

C.3 Conocimiento del talento humano 3

C.3.1

¿Ha llevado a cabo el OR cursos o jornadas de capacitación dirigidas al

personal que realiza funciones relacionadas con la aplicación del esquema

de Incentivos y Compensaciones?

1 Sí/No

C.3.2

¿Los temas de los cursos y capacitaciones han sido dirigidos a las funciones

específicas de cada miembro del personal, según sus funciones dentro de la

aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones?

1 Sí/No

C.3.3

¿Qué porcentaje del personal que realiza funciones relacionadas con la

aplicación del esquema de Incentivos y Compensaciones ha participado

alguna vez en los cursos o jornadas de capacitación mencionadas?

1 0%-100%

C.4Manejo de información y documentación para el soporte del

esquema6

C.4.1

¿Se tiene un procedimiento para almacenar la información histórica de los

reportes y formatos enviados al LAC y SUI, dentro de su proceso de

Distribución?

1 Sí/No

C.4.2¿Se tiene un procedimiento para almacenar la información histórica de los

índices, dentro de su proceso de Distribución?1 Sí/No

C.4.3¿La clasificación de interrupciones que usa el OR para hacer los reportes al

SUI corresponde con la indicada en la regulación?1 Sí/No

C.4.4¿La equivalencia de las causas internas definidas por el OR es coherente

con la clasificación de interrupciones indicada en la regulación?1 Sí/No

C.4.5

¿Existe soporte para los tiempos asignados a los eventos registrados y

reportados en el sistema? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia del 10%

sobre la obligación.

1 Sí/No

C.4.6¿Existen documentos de soporte en los que se sustenten las diferencias de

información entre el reporte al SUI y el reporte al LAC?1 Sí/No

C.5 Nivel de automatización 6

C.5.1¿El sistema de atención telefónica asigna automáticamente la fecha y hora

de la llamada al campo de fecha y hora de inicio del evento reportado? 1 Sí/No

C.5.2¿El tiempo de cierre de los eventos en los elementos telemedidos se asigna

automáticamente como tiempo de finalización del evento asociado? 1 Sí/No

C.5.3

¿Todos los eventos detectados en el proceso de telemedición se envían

automáticamente a la base de datos del Sistema de Gestión de la

Distribución?

1 Sí/No

53

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

C.5.4

¿Todos los eventos registrados en el proceso de atención telefónica se

envían automáticamente a la base de datos del Sistema de Gestión de la

Distribución?

1 Sí/No

C.5.5

Cuando por las diferentes fuentes es registrada la ocurrencia de un evento,

¿El sistema GIS es actualizado de forma automática y actualiza en línea los

despliegues gráficos?

1 Sí/No

C.5.6

¿El OR tiene implementada una funcionalidad centralizada para el

manejo de eventos modificados, en una estructura independiente de

la base de datos, de tal forma que preserve la información original de

los eventos como son los elementos, tiempos y causas?

1 Sí/No

C.6 Nivel de manejo integrado de la información 2

C.6.1

¿Se tiene una sola base de datos donde se integre automáticamente la

información de registro de eventos de los sistemas de atención telefónica,

Telemedición, GIS y coordinación de trabajos en la red?

1 Si/No

C.6.2¿Se tiene una misma base de datos para almacenar la información relativa a

los eventos y para la generación de reportes?1 Si/No

C.7 Nivel de intervención manual 11

C.7.1¿El operador o agente de atención telefónica asigna o modifica el tiempo de

recepción de la llamada? 1 Sí/No

C.7.2¿El operador o agente de atención telefónica asigna o modifica el código de

transformador o circuito asociado al usuario que realiza la llamada?1 Sí/No

C.7.3

¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica el tiempo de

apertura o cierre de cualquier elemento de red, en el sistema de

telemedición?

1 Sí/No

C.7.4

¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica la

identificación transformador o circuito asociado a cualquier evento de un

elemento de red en la base de datos que registra los eventos?

1 Sí/No

C.7.5

¿El operador o analista del centro de control ingresa o modifica los tiempos

asociados al inicio de cualquier evento en la base de datos en la que se

registran los eventos?

1 Sí/No

C.7.6¿La clasificación de causa de los eventos es establecida por el responsable

del registro en la base de datos, de acuerdo con su criterio? 1 Sí/No

C.7.7

¿Alguno de los eventos, datos de tiempo o elemento de red almacenados en

el Sistema de Gestión de la Distribucion son modificados durante la

elaboración del reporte diario o mensual a ser enviado al LAC?

1 Sí/No

C.7.8

¿Alguno de los datos de tiempos de interrupción, clasificación o elementos

de red son modificados por un operador o analista encargado, en los

formatos mensuales a ser enviados al SUI?

1 Sí/No

C.7.9

¿Alguno de los eventos, datos de causas o elemento de red son modificados

por un operador o analista encargado, en el reporte trimestral a ser enviado

al LAC?

1 Sí/No

C.7.10¿La marcación de eventos a ser eliminados en el reporte trimestral al LAC es

identificada en el sistema, para soporte de la auditoría? 1 Sí/No

C.7.11

¿Alguno de los valores de las variables a reportar en el SUI en los formatos

de reporte de índices de incentivos y compensaciones calculados son

modificados por un operador o analista encargado?

1 Sí/No

Puntaje M

54

Cuestionario D

Para la verificación de la calidad de la información registrada en la base de datos del OR el auditor deberá utilizar el siguiente cuestionario.

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

D.1 Verificación información 14

D.1.1

¿El OR tiene en sus bases de datos un esquema configurado y activado para

el control de acceso, con perfiles y usuarios claramente definidos y

aprobados?

1 Sí/No

D.1.2

En el sistema de atencion telefonica, ¿todas las llamadas son registradas y,

a menos que no puedan considerarse como eventos, reflejadas en el

Sistema de Gestión de la Distribución? Utilizar la muestra. Margen de

tolerancia de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.3

En el sistema de telemedicion, ¿los eventos telemedidos están relacionados

y reflejados en un evento registrado en el Sistema de Gestión de la

Distribución? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la

obligación.

1 Sí/No

D.1.4

Si se borra un evento, ¿quedan rastros o registros de auditoría que le

permiten al OR detectarlo? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 0%

sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.5¿La vinculación de usuarios y transformadores revisada está correcta y

completa? Utilizar la muestra. 1 0%-100%

D.1.6

¿La información de los eventos revisados en el sistema de atención

telefónica sobre tiempo o elemento de red afectado por una interrupción, ha

sido reflejada con exactitud en el Sistema de Gestión de la Distribución?

Utilizar la muestra.

1 0%-100%

D.1.7

¿Cuándo los eventos afectan elementos aguas abajo, la información de

afectación u ocurrencia de un evento en estos elementos puede ser

constatada?, ¿Existe coherencia? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia

de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.8

¿Se registra el inicio de los eventos por trabajos programados

inmediatamente estos comienzan? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia

de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.9

¿El tiempo de inicio de las interrupciones no programadas llega desde los

sistemas de telemedicion o atencion telefonica? Utilizar la muestra. Margen

de tolerancia de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.10

En el Sistema de Gestion de la Distribución, ¿se registra el tiempo de

terminación de un evento telemedido inmediatamente concluye? Utilizar la

muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.11¿La topología de la red está completa y actualizada en el sistema GIS?

Utilizar la muestra. 1 0%-100%

D.1.12

¿En los reportes trimestrales al LAC, que provengan del sistema de atención

telefónica, son exactos los datos de tiempos de la interrupción y existe

soporte respecto a la asignación de la causa? Utilizar la muestra. Margen de

tolerancia de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.13

¿En los reportes trimestrales al LAC, que provengan del sistema de

Telemedición, son exactos en los datos de tiempos de la interrupción, y

existe soporte respecto a la asignación de la causa? Utilizar la muestra.

Margen de tolerancia de 10% sobre la obligación.

1 Sí/No

D.1.14

¿Los eventos clasificados como interrupciones excluidas son claramente

identificables o diferenciables dentro de las causas identificadas como

eventos que no se tendrán en cuenta para el cálculo de los Índices de

calidad? Utilizar la muestra. Margen de tolerancia de 10% sobre la

obligación.

1 Sí/No

Puntaje QG

55

Cuestionario E

Por medio de las preguntas o actividades establecidas en el siguiente cuestionario, el auditor deberá verificar la calidad de los cálculos de los diferentes índices y variables que hacen parte del esquema de incentivos y compensaciones.

Cuestionario F

La calidad de los reportes hechos al SUI y al LAC deberá ser verificada por el auditor con base en las preguntas establecidas en el siguiente cuestionario:

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

E.1 Verificación de cálculos 5

E.1.1 ¿Los cálculos de índices pueden obtenerse, consultarse y utilizarse? 1 Sí/No

E.1.2¿La información para los cálculos de índices es la misma que la información

en la base de datos de eventos?1 Sí/No

E.1.3 ¿Hay consistencia de los índices calculados por el OR y el LAC? 1 Sí/No

E.1.4

Validar con un conjunto de datos de prueba preparado por el auditor la

exactitud del sistema de cálculos de índices del esquema de Incentivos y

compensaciones. ¿Es preciso?. Para esto utilizar el modelo de cálculo hecho

por la CREG.

1 Sí/No

E.1.5

Determinar la confiabilidad de la implementación de los aplicativos que

calculan los índices reportados al SUI. Usando el sistema de prueba del

aplicativo de cálculo del OR, recuperando n meses y realizando de nuevo los

cálculos, ¿se obtiene exactamente el mismo resultado reportado? Para esto

utilizar el modelo de cálculo hecho por la CREG.

1 Sí/No

Puntaje QC

56

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

F.1 Verificación de reportes hechos por el OR 16

F.1.1¿Pueden reconstruirse los reportes de elementos, tiempos y causas de

interrupciones hechos al SUI? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.2¿Los datos de elementos reportados en los formatos al SUI pueden

obtenerse, consultarse y utilizarse? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.3¿Se pueden reconstruir los reportes de eventos reportados al LAC? Utilizar

muestra.1 0%-100%

F.1.4¿Los datos en los reportes de eventos al LAC pueden obtenerse,

consultarse y utilizarse? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.5¿Los datos reportados en los formatos de Índices del SUI pueden

reconstruirse? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.6

En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todas las llamadas están

reflejadas en un registro del reporte diario o mensual al LAC? Utilizar

muestra.

1 0%-100%

F.1.7

En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todas las llamadas están

registradas y hacen parte del reporte de calidad del elemento respectivo

reportado en el formato mensual al SUI, a menos que no puedan

considerarse como eventos? Utilizar muestra.

1 0%-100%

F.1.8

En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿todos los eventos telemedidos

están relacionados con interrupciones del servicio registradas y reflejadas

en el reporte diario o mensual al LAC, a menos que no puedan considerarse

como eventos? Utilizar muestra.

1 0%-100%

F.1.9

En el Sistema de Gestión de la Distribución, ¿los eventos telemedidos

seleccionados para auditar están relacionados con interrupciones del

servicio registradas y reflejadas en el reporte mensual al SUI, a menos que

no puedan considerarse como eventos? Utilizar muestra.

1 0%-100%

F.1.10¿Están completos los elementos y datos reportados mensualmente en los

formatos de información de calidad del SUI? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.11¿La información de tiempos en los reportes está completa y precisa? Utilizar

muestra.1 0%-100%

F.1.12¿Los eventos incluidos en el reporte mensual y trimestral al LAC están

completos? Utilizar muestra.1 0%-100%

F.1.13

¿Las diferencias entre los reportes hechos al LAC y al SUI, con respecto a

elementos, tiempos y clasificación de las interrupciones, están justificadas?

Utilizar muestra.

1 0%-100%

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

F.1.14Validar con un conjunto de datos de prueba preparado por el auditor la

exactitud del sistema de generación de reportes. ¿Es preciso y confiable?1 0%-100%

F.1.15

Usando una base de datos vacía, recuperando n meses y realizando de

nuevo la generación de reportes, ¿se obtiene exactamente el mismo reporte

enviado al LAC diariamente, mensualmente y trimestralmente?

1 Sí/No

F.1.16

Usando una base de datos vacía, recuperando n meses y realizando de

nuevo la generación de reportes, ¿se obtiene exactamente el mismo

resultado enviado al SUI mensualmente y trimestralmente?

1 Sí/No

Puntaje QP

57

Cuestionario G

La madurez alcanzada por el OR en cuanto a la aplicación de soluciones de tecnología e informática deberá ser evaluada por el auditor utilizando el siguiente cuestionario.

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

G.1 Implementación Servicio de Atención telefónica 9

G.1.1¿Qué porcentaje de cubrimiento de usuarios tiene el servicio de atención

telefónica?1 0%-100%

G.1.2 ¿Se hace un registro electrónico de cada llamada de usuarios? 1 Sí/No

G.1.3¿Desde las estaciones de atención telefónica se tiene acceso a consulta del

sistema comercial?1 Sí/No

G.1.4¿Desde las estaciones de atención telefónica se tiene acceso a consulta del

sistema GIS?1 Sí/No

G.1.5¿Desde el sistema de atencion telefonica, se tiene acceso a consultar toda la

información del Sistema de Gestión de la Distribución?1 Sí/No

G.1.6¿El sistema de atención telefónica posee un sistema de grabación telefónica

de las llamadas de los usuarios?1 Sí/No

G.1.7¿El sistema de atención telefónica tiene sincronización de tiempo de forma

satelital (denominado también por GPS)?1 Sí/No

G.1.8¿El sistema de atención telefónica tiene funcionalidad y reportes para

supervisar y monitorear su funcionamiento y estadísticas de operación?1 Sí/No

G.1.9¿Se manejan índices de desempeño en el servicio de atención de llamadas?.

¿Cuáles?, registrarlos.1 Sí/No

G.2 Implementación Sistema SCADA 5

G.2.1¿Qué porcentaje de cubrimiento de transformadores y circuitos tiene el

sistema de telemedición?1 0%-100%

G.2.2¿El sistema de telemedición posee un almacenamiento histórico de eventos,

mínimo de dos años?1 Sí/No

G.2.3¿El sistema de telemedicion posee una sincronización de tiempo vía sateliltal

(GPS)?1 Sí/No

G.2.4¿Qué porcentaje de los dispositivos remotos de medición de interrupciones,

como RTU, reconectadores etc, están sincronizados vía satelital (GPS)?1 0%-100%

G.2.5¿El tiempo registrado por el sistema de telemedición es el del dispositivo

remoto?1 Sí/No

G.3 Implementación de Sistema GIS 3

G.3.1¿Qué porcentaje de la red de distribución está supervisada en el Sistema

GIS?1 0%-100%

G.3.2 ¿El sistema GIS permite consulta en línea del estado de la red? 1 Sí/No

G.3.3 ¿Se tiene un proceso de actualización permanente de la topología en el GIS? 1 Sí/No

58

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

G.4 Mecanismo de registro de los eventos 12

G.4.1

¿Son enviados de manera automática los eventos registrados en la base de

datos del Sistema de Gestión de la Distribución al área que coordina los

trabajos en la red y a partir de esto se despacha en línea las órdenes de

trabajo?

1 Sí/No

G.4.2¿El cálculo de índices se realiza de manera automática en fechas y/o horas

predefinidas en el sistema? 1 Sí/No

G.4.3

En las bases de datos originales de los componentes del Sistema de Gestión

de la Distribución, ¿se tienen restricciones a la modificación de datos

originales de registros o eventos (primer dato entrado)?

1 Sí/No

G.4.4

¿Se tiene una base de datos separada para los eventos que deban ser

modificados (estructura independiente para eventos modificados, sin alterar

el original)?

1 Sí/No

G.4.5¿El sistema posee validaciones automáticas para la entrada de fechas y

tiempos?1 Sí/No

G.4.6¿El sistema posee una selección predefinida de causas posibles de los

eventos?1 Sí/No

G.4.7¿Las causas identificadas por el OR se asocian de manera automática a las

clasificaciones establecidas en la regulación?1 Sí/No

G.4.8¿Tiene el OR un mecanismo para realizar consultas predefinidas de la

información de eventos?1 Sí/No

G.4.9¿Existe algún mecanismo en el sistema que garantice el registro de la hora

exacta de finalización del evento?1 Sí/No

G.4.10¿Existe algún control y notificación de alertas para controlar ventanas de

tiempo de la duración de los trabajos en ejecución?1 Sí/No

G.4.11¿El inicio de los eventos sucedidos durante un turno queda registrado en el

periodo de tiempo que comprende ese mismo turno?1 Sí/No

G.4.12¿El sistema posee un registro de auditoría para los cambios y modificaciones

de datos en los eventos?1 Sí/No

G.5 Mecanismo de coordinación de trabajos en la red 8

G.5.1¿Tiene el OR un despacho automatizado de cuadrillas apoyado en sistemas

móviles?1 Sí/No

G.5.2¿Tiene el OR un control en línea de ubicación y actividades de las

cuadrillas?1 Sí/No

G.5.3

¿Existen mecanismos que permitan validar las aprobaciones de trabajos

programados y controlen el inicio y terminación de la ejecución de acuerdo

con lo planeado?

1 Sí/No

G.5.4¿Las cuadrillas tienen un sistema para el reporte automatizado de tiempos y

acciones en la atención de eventos?1 Sí/No

G.5.5¿Tiene el OR un almacenamiento histórico de información de trabajos

realizados por las cuadrillas?1 Sí/No

G.5.6¿El despacho de las cuadrillas tiene un método estructurado y

automatizado?1 Sí/No

G.5.7 ¿Las cuadrillas poseen una sincronización de tiempo satelital (GPS)? 1 Sí/No

G.5.8¿El sistema verifica que se cumplan tiempos de atención definidos para las

cuadrillas?1 Sí/No

G.6 Mecanismo de generación de reportes LAC/SUI 6

G.6.1 ¿El sistema genera de manera automática su reporte diario al LAC? 1 Sí/No

G.6.2 ¿El sistema genera de manera automática su reporte mensual al LAC? 1 Sí/No

G.6.3 ¿El sistema genera de manera automática su reporte trimestral al LAC? 1 Sí/No

G.6.4 ¿El sistema genera de manera automática su reporte mensual al SUI? 1 Sí/No

G.6.5¿El sistema genera de manera automática su informe trimestral de variables

e índices al SUI?1 Sí/No

G.6.6¿El sistema tiene un registro de los cambios o modificaciones a los reportes

al SUI?1 Sí/No

59

Perfil de los integrantes del equipo auditor:

El equipo auditor debe estar conformado por personas naturales y tener como mínimo profesionales que cumplan con los siguientes perfiles:

Un especialista informático: profesional universitario graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería, estadística o matemáticas, con conocimiento y experiencia en sistemas de información, bases de datos y tecnologías informáticas y de comunicaciones,

No. Pregunta/ActividadValoración

criterio

Calificación

posibleCalificación Puntaje

G.7 Mecanismo para realizar cálculos de los Índices de Calidad 4

G.7.1 ¿El sistema genera de manera automática el cálculo de los Índices? 1 Sí/No

G.7.2¿El sistema genera de manera automática el reporte al SUI de la información

sobre variables intermedias necesarias para el cálculo de los índices?1 Sí/No

G.7.3¿El sistema tiene un registro automático de los cambios o modificaciones a

los formatos generados?1 Sí/No

G.7.4 ¿El sistema genera o guarda los soportes de los cálculos? 1 Sí/No

G.8 Mecanismo de Envío de Reportes 2

G.8.1 ¿El sistema envía de manera automática el reporte diario al LAC? 1 Sí/No

G.8.2¿El OR proporciona al LAC un acceso directo a la información de eventos

diarios?1 Sí/No

G.9 Administración de TI y Seguridad 8

G.9.1 ¿El OR tiene un plan de tecnología Informático actualizado? 1 Sí/No

G.9.2¿El OR tiene una organización de TI estructurada por procesos, con roles y

responsabilidades claramente definidas y aprobadas?1 Sí/No

G.9.3 ¿El OR tiene implementadas y adoptadas prácticas de ITIL? 1 Sí/No

G.9.4¿El OR tiene implementadas y adoptadas prácticas o certificaciones de

COBIT?1 Sí/No

G.9.5

¿El OR tiene un proceso definido e implementado, apoyado en herramienta

de Mesa de Ayuda (Help-desk) para la atención a los usuarios internos y el

registro y atención de incidentes, problemas y solicitudes de cambio en los

sistemas y plataforma informática?

1 Sí/No

G.9.6¿El OR tiene implementado un esquema de seguridad y control de acceso a

equipos e información?1 Sí/No

G.9.7¿El OR tiene implementado un esquema de respaldo de datos para

salvaguardar toda la información del Sistema de Gestión de la Distribución?1 Sí/No

G.9.8¿El OR tiene implementada una metodología de desarrollo y mantenimiento

de aplicaciones estructurada y documentada?1 Sí/No

Puntaje MTIC

60

Un especialista administrativo u organizacional: profesional universitario graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería, matemáticas o administración, con conocimiento y experiencia en diseño, implementación y/o gestión de procesos y manejo organizacional, Un experto en el sector eléctrico: profesional universitario graduado y con matrícula profesional en las áreas de ingeniería o física, con conocimientos y experiencia en sistemas de telemedición y control, en sistemas SCADA, en sistemas de atención telefónica o en sistemas de gestión para prestación de servicios de electricidad en distribución o transmisión.

Experiencia de los integrantes del equipo auditor

Los integrantes del equipo auditor deben cumplir los requisitos que, para su correspondiente perfil, se indican a continuación:

Especialista informático:

v. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de sistemas y bases de datos empresariales,

vi. experiencia de mínimo cinco (5) años en proyectos de evaluación y/o auditoría de sistemas de información, bases de datos y soluciones informáticas,

vii. certificación en metodologías ITIL o COBIT,

viii. al menos una certificación en auditoria, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager) o CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT).

Especialista administrativo u organizacional:

iv. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación o administración de procesos, desarrollo organizacional, mejoramiento y planeación empresarial y tecnologías,

v. experiencia mínima de cinco (5) años en proyectos de evaluación y auditoría empresarial, procesos y tecnología informática,

vi. al menos una certificación en auditoria, con alguno de los siguientes enfoques: CISA (Certified Information System Auditor), CIA (Certified Internal Auditor), CISM (Certified Information Security Manager), CGEIT (Certified in the Governance of Enterprise IT) o IRCA con orientación a seguridad de información o auditoría en gestión de calidad ISO 9001 o GP 1000; Experto en el sector eléctrico:

iii. experiencia de mínimo cinco (5) años en diseño, desarrollo, implementación, administración, evaluación o auditoría de sistemas y bases de datos

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especializadas en procesos de operación del sector eléctrico (distribución, transmisión o mercados de energía).

iv. experiencia mínima de cinco (5) años el desarrollo de trabajos relacionados con la operación o ingeniería de: sistemas de distribución, sistemas de transmisión, mercados de energía del sector eléctrico, sistemas de supervisión y control en tiempo real de redes eléctricas, o sistemas de telemedición.

Aspectos técnicos En este aparte, el pliego consigna los conceptos generales que permiten comprender y reglar la forma de llevar a cabo efectivamente las actividades que componen la realización del “objeto” del contrato. Normas y especificaciones técnicas EL CONTRATISTA ha de tener en cuenta que la mayoría de las actividades que comporta la ejecución del “objeto” del contrato están sujetas a reglamentaciones de orden jurídico o técnico y que, en ambos casos, ha de atenderse estricta y puntualmente a lo que dichas reglamentaciones disponen. Adicionalmente, EL CONTRATISTA se sujetará a los alcances expresos e implícitos del “Anexo Técnico” para la ejecución del contrato, si es del caso. Se entenderá que hay un incumplimiento del contrato cuando debiendo haber tenido en cuenta o aplicado una o más disposiciones de uno o más reglamentos vigentes, EL CONTRATISTA los omite o modifica más allá de lo que estos mismos permiten. Propiedad de los trabajos CHEC conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos, maquetas, conceptos, métodos y procedimientos que se comuniquen o envíen a EL CONTRATISTA y que pongan a su disposición en desarrollo del contrato y EL CONTRATISTA no podrá, sin la autorización escrita de CHEC, utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con la ejecución del contrato. La información básica, metodología, procedimientos, informes, memorias de trabajo, libretas de campo, datos, cartografía, resultados de ensayos, expedientes de calidad de los servicios, archivos, programas de computador, material de informática y técnicas especiales que se ejecuten, obtengan o desarrollen por EL CONTRATISTA y sus subcontratistas en virtud del contrato, quedarán de propiedad de CHEC, la cual podrá utilizarlos, divulgarlos o reproducirlos en la forma y para los fines que estime convenientes y deberán ser trasladados y presentados por EL CONTRATISTA a CHEC en forma aceptable para ésta y EL CONTRATISTA no podrá utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con el contrato sin la autorización previa escrita de CHEC.

62

En los contratos que EL CONTRATISTA suscriba con sus subcontratistas, dentro del desarrollo de los trabajos objeto del contrato, deberá estipularse la obligación que tienen de cumplir con lo escrito en este numeral. Reconocimiento de las condiciones en que se va a ejecutar el contrato EL CONTRATISTA hace constar expresamente que estudió cuidadosamente la disponibilidad local de los materiales, equipos y herramientas necesarios para la ejecución de los servicios y/o actividades, las condiciones de transporte y acceso al sitio de los servicios y/o actividades. Así mismo, EL CONTRATISTA hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas, que conoce cada una de las estipulaciones del pliego y ha considerado éstas en relación con las condiciones del sitio de los servicios y/o actividades y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y la naturaleza del trabajo. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución de los servicios y/o actividades y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlas fueron tenidos en cuenta por EL CONTRATISTA al formular la oferta y su influencia no será alegada por EL CONTRATISTA como causal que justifique el incumplimiento del presente contrato. Prevención de accidentes y medidas de seguridad EL CONTRATISTA en todo momento tomará las precauciones necesarias para dar la suficiente seguridad a sus empleados, a los servidores de CHEC y a terceros, aplicando por lo menos las normas que a este respecto tengan las entidades oficiales. CHEC podrá, ordenar cualquier otra medida adicional que se considere necesaria. EL CONTRATISTA deberá responsabilizarse y velar por el fiel cumplimiento de dichas medidas mediante visitas frecuentes a los sitios donde se prestan los servicios o se desarrollan las actividades. Organización, dirección y ejecución EL CONTRATISTA será responsable de la organización, dirección y ejecución de los servicios y/o actividades objeto del contrato tanto en los aspectos técnicos como administrativos, para lo cual deberá:

vigilar que los trabajos se realicen de manera económica, eficiente y efectiva y de acuerdo con el programa de trabajo establecido;

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utilizar personal calificado, capacitado y adecuado para el correcto desarrollo de los servicios y/o actividades, de acuerdo con el perfil de los Integrantes del Equipo Auditor que este presentó al CNO y que dicha entidad aprobó conforme a los lineamientos contenidos en las Resoluciones CREG 125-2013 y 168-2013;

garantizar la permanencia del Personal Especialista y Experto que inscribió en el CNO como mínimo por dos (2) semanas en la sede de la CHEC estación Uribe para la ejecución de la Auditoría.

así como controlar los criterios y técnicas empleadas de tal manera que los trabajos tengan la calidad y confiabilidad necesarias. Además de las sanciones penales a que hubiere lugar, EL CONTRATISTA será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus actividades.

EL CONTRATISTA será totalmente responsable de todos los daños, perjuicios, pérdidas, siniestros y lesiones por acción, retardo, omisión o negligencia suya o de sus empleados o agentes. Los servicios y/o actividades que sea necesario repetir por mala organización o negligencia de EL CONTRATISTA, o por no ajustarse a los requerimientos del contrato, así como los materiales y equipos entregados por CHEC a su cuidado y que resulten dañados o perdidos por causa diferente a fuerza mayor o caso fortuito, serán repetidos y repuestos por EL CONTRATISTA a su costa y a satisfacción de CHEC. EL CONTRATISTA será responsable por las investigaciones, conclusiones y recomendaciones que formule a CHEC en desarrollo del contrato y por lo tanto será civilmente responsable de los perjuicios originados por la utilización que haga CHEC, o terceros autorizados por éstas, de dichas investigaciones, conclusiones, recomendaciones, en el caso de que tales perjuicios puedan ser imputados a mal desempeño de las funciones de EL CONTRATISTA, o que su aplicación resulte en violación de la ley. Equipos y herramientas EL CONTRATISTA deberá mantener en el sitio de ejecución un número suficiente de equipos y herramientas apropiadas para ejecutar los servicios y/o actividades, de acuerdo con los documentos y dentro de los plazos estipulados en el presente contrato.

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3. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC Gerente (E) Oficina ASUNTO: Oferta Técnico - Económica El (Los) suscrito (s), obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) u obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica):__________________________________________, presenta su oferta en la cual ofrece (n), Prestación del servicio de Auditoría a la información del esquema de calidad del servicio en el sistema de distribución local SDL de CHEC S.A. E.S.P Lo propuesto tiene un valor de: ________________________________________ ($______________) incluido IVA, de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. La oferta estará vigente por 90 días, de acuerdo a lo solicitado en términos de referencia. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la

oferta compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas,

incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de

las condiciones que puedan afectar su ejecución.

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5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta,

del contrato, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona

tiene interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/ó globales, tuve en cuenta todos

los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro e instalación de los insumos, e igualmente para la ejecución de los servicios a que se refiere dicho precio.

9. Acepto incondicionalmente y me acojo en su totalidad al contenido del cuadro de

la oferta suministrado por la entidad como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la mía.

10. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 11. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a

favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

12. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna

causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan.

13. Autorizo a CHEC S.A. E.S.P. para que durante el período en el cual se ponga a

consideración de los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: (Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida.)

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Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas

Que las pólizas sean pagadas por CHEC S.A. E.S.P. y descontadas del primer pago.

Pagaré las pólizas directamente. Atentamente, _______________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DE EL OFERENTE ------------------------------------------------------------------- FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DE EL OFERENTE CC EL OFERENTE señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Nombre de EL OFERENTE:

NIT:

Nombre de Representante legal

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

1 EL OFERENTE deberá indicar cual de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.

67

4. OFERTA ECONÓMICA

ÍTEM DESCRIPCIÓN

VALOR OFERTA

1

Auditoría a la información del esquema de calidad del servicio en el sistema de distribución local SDL de CHEC S.A. E.S.P, incluyendo todos los gastos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato.

IVA

TOTAL OFERTA

NOTAS:

- El formato no puede ser alterado, so pena de rechazo de la oferta.

68

5. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte de EL OFERENTE en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.8.5.4. De estos términos de referencia.

En caso tal que EL OFERENTE no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que EL OFERENTE ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo __________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.

FIRMA

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE TANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA

CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO

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6. RELACIÓN DE DOCUMENTOS

EL PROPONENTE __________________________________________, somete la presente oferta a consideración de CHEC, cuyo contenido es el siguiente:

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Folio

DESDE HASTA

Folios de la oferta

Carta de presentación de la oferta

Certificado de existencia y representación legal del oferente.

El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja),

Constancia de inscripción vigente en la base de datos de contratistas de CHEC o en el de EPM o en el registro de proponentes de cualquier Cámara de Comercio del país o constancia de haber iniciado el proceso de inscripción

Certificado de antecedentes disciplinarios

Certificado de antecedentes fiscales

Paz y Salvo de aportes parafiscales

Oferta económica

Hojas de vida del personal Especialista Informático, Especialista Administrativo u Organizacional y Experto en el sector eléctrico

Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos

Copia del RUT actualizado para el año 2013 indicando su actividad económica principal

Plan de trabajo general