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DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Centro de Referencia de Salud San Rafael de la Florida Número de Informe: 173/2012 08 de abril de 2013
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DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SEGUIMIENTO
Centro de Referencia de Salud San Rafael de la Florida
Número de Informe: 173/2012 08 de abril de 2013
MEN' NE
OZA ZUNiGt, L DE LA REP1j21-1QA
F:Aco , r; CONTRALOR
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N° 3.185/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA
SANTIAGO, 8. gi3n 3 *0216'6'3
Remito a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento respecto del Informe Final N° 173, de 2011, debidamente aprobado, sobre Examen de Cuentas al Subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, efectuado al Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
Saluda atentamente a Ud.,
AL SENOR MINISTRO DE SALUD PRESENTE
iy:(N1SS/RMC X1 N OS 223.187/2012
223.678/2012
3,D Lilpjefe Subrogante
DivisiOn • Auditoria Administrativa
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N° 3.184/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA
SANTIAGO, f3'd.:48iii3it0 2
Remito a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento respecto del Informe Final N° 173, de 2011, debidamente aprobado, sobre Examen de Cuentas al Subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, efectuado al Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
Saluda atentamente a Ud.,
L:?t) ALA SENORA DIRECTORA CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA
RESENTE MSS/RMC
EFS. N OS 223.187/2012 223.678/2012
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N° 3.186/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA
SANTIAGO, 08. ‘4I3 1 3 .0, 021() 5
Remito a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento respecto del Informe Final N° 173, de 2011, debidamente aprobado, sobre Examen de Cuentas al Subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, efectuado at Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
Saluda atentamente a Ud.,
--Por - Or n detContrafor-Gerreral----- S fe Subrogante
Division de Auditoria Administrativa
AL SENOR DIRECTOR SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR ORIENTE
,PRESENTE mSS/RMC
REFS. N OS 223.187/2012 223.678/2012
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N° 3.187/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA
SANTIAGO, 6Ji ti ii 3 * 0 21VA
Remito a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento respecto del Informe Final N° 173, de 2011, debidamente aprobado, sobre Examen de Cuentas al Subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, efectuado al Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
Saluda atentamente a Ud.,
---Ptt • • -COTta or General jefe Subrogante
Division de Auditoria Administrativa
A LA SENORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE
.41 -4/1SS/RMC REFS. N °5 223.187/2012
223.678/2012
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DAA N° 3.188/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA
SANTIAGO, Q 8, kBR 'I 3 *021C-J7
Remito a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento respecto del Informe Final N° 173, de 2011, debidamente aprobado, sobre Examen de Cuentas al Subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, efectuado al Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
Saluda atentamente a Ud.,
for Oro Contralor General Subje Subrogante
Division de Auditoria Administrativa
AL SENOR JEFE UNIDAD AUDITORIA INTERNA CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD SAN RAFAEL DE LA FLORIDA PRESENTE
REFS. N °5 223.187/2012 223.678/2012
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
USEG N° 19/2012 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 173, DE 2011, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL SUBTITULO 22, BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO, EFECTUADO EN EL CENTRO DE REFERENCIA DE SALUD, CRS, SAN RAFAEL DE LA FLORIDA.
SANTIAGO,
ABR. 2013
En cumplimiento del plan anual de
fiscalizacion de esta Contraloria General, se realiza un seguimiento con la finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas por la Entidad examinada, para subsanar las observaciones y atender los requerimientos contenidos en el Informe
Final N° 173, de 2011, sobre examen de cuentas al subtitulo 22, bienes y servicios de consumo del Centro de Referencia de Salud, CRS, San Rafael de La Florida.
El proceso de seguimiento considero el Informe de Estado de Observaciones IF 173/2011 SEG SAMA 19, enviado mediante oficio N° 61.876, de 2012, cuya respuesta fue remitida mediante memorandum
N° 137, del mismo ano a este Organo Contralor.
Los antecedentes aportados fueron
analizados a fin de verificar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican:
1-15. cts
1)
4 A LA SENORA SUBJEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
0 PRESENTE SS/RMC
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1. Observaciones subsanadas
N° ObservaciOn Descripci6n de la observacion Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones
realizadas ConclusiOn
Manual de 1.1. Procedimientos de
Abastecimiento.
El Manual de Procedimientos de Abastecimiento se encuentra incompleto y no se halla publicado en el Sistema de InformaciOn de Compras y ContrataciOn POblica, lo que constituye un incumplimiento al articulo 4°, del reglamento de la ley N° 19.886, aprobado por decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.
El Servicio fiscalizado senala, que mediante resolucion exenta N° 195, de 2012, se aprueba un nuevo Manual de Procedimientos de Abastecimiento que incluye entre otras, materias de compra por convenio marco y politicas de inventario. Agrega, que en el Portal Mercado POblico se encuentra publicado el Manual en referencia.
La aprobaciOn y publicaciOn del citado manual, permite dar por subsanada la observaciOn formulada, sin perjuicio de las verificaciones que se realizaran, en futuras auditorias sobre Ia materia.
Se dan por subsanadas las observaciones consignadas en el Informe Final.
1.2. ProgramaciOn de Adquisiciones.
Se advirtiO que el CRS no confecciona un programa anual de compras y aplica uno semestral, el que, a su vez, no es formalmente aprobado por la respectiva Jefatura Superior, situaci6n que vulnera lo establecido en el articulo 57, letra e) del referido decreto N° 250, de 2004.
El CRS indica, que mediante resoluciOn exenta N°207, de 2012, se aprueba el Programa Anual de Compras del mismo alio, el cual se encuentra publicado en el portal Mercado Public°.
La revision del Plan Anual de Compras, y su publicaciOn en el Portal Mercado Public°, permite dar por subsanada la observaciOn formulada, sin perjuicio de la verificacion que se realizara, en futuras auditorias sobre la materia.
1.4. Documentos en garantia.
La Unidad de Tesoreria carece de un registro donde se consignen los diversos documentos en garantia, el cual permita conocer en forma rapida y expedita la cantidad de cauciones, a una fecha dada.
El Establecimiento auditado seriala, que la Unidad de Contabilidad ha generado una planilla actualizada de documentos en garantia.
La aplicaciOn del referido registro, y la devoluciOn de as garantias pendientes, permite dar por subsanada la observacion, sin perjuicio de las validaciones que se realizaran, en futuras auditorias sobre Ia materia. Existen garantias que tienen plazo de vigencia
expirado, y estas no han sido retiradas por los proveedores respectivos.
En su respuesta, el Servicio seriala, que los proveedores no se interesan en retirar las boletas de garantia porque despues de Ia fecha de vencimiento pierden su valor, por lo que resolvio devolverlas mediante memorandum, lo cual se encuentra en ejecuci6n.
1.5. Contratos con terceros•
La Unidad de Abastecimiento del CRS, no cuenta con un catastro completo y actualizado de los convenios suscritos con terceros.
El CRS sefiala, que por resoluciOn N° 212, de 2012, se aprueba el catastro de Convenios del CRS. Agrega, que actualmente, se encuentra en proceso de revision y actualizaciOn los convenios vigentes, segun cada caso en particular.
La confecciOn del mencionado documento, permite dar por subsanada la observacion formulada.
El contrato suscrito el 2 de mayo de 2001 con el Laboratorio Neurofisiologico de Santiago Limitada, para Ia adquisiciOn de servicios de electroencefalogramas y otros procedimientos de neurofisiologia, con vigencia hasta el 31 de diciembre de ese ano y prorrogable de forma automatica por otro periodo, se utiliza hasta Ia fecha de la presente auditoria, para respaldar la adquisicion de los citados servicios, no obstante su caducidad al 31 de diciembre de 2002.
El Establecimiento indica, que elaboro un nuevo Convenio con Medicenter S.A. por prestaci6n de servicios de electroencefalogramas, segun resolucion exenta N° 375, de 2011, y licitacion publica N° 1675-96-LE11.
La licitaciOn del servicio objetado en el Informe Final, permite dar por subsanada la observaciOn formulada.
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ERAL
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N° Observacion Descripci6n de la observacion Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones
realizadas Conclusion
1.6. Recepci6n de facturas.
No existe una dependencia Unica para la recepcion de las facturas remitidas por los proveedores y en la mayoria de los casos estos documentos no tienen consignada de manera explicita la data en que son recepcionadas en el Establecimiento.
El Servicio fiscalizado senala, que existe un Libro de Recepcion de facturas en Secretaria de Ia Direccion, en el cual no se registraban todas las facturas que ingresaban al centro de salud. Afiade, que a contar del 2 de enero de 2012, todas las facturas se recepcionan y registran en el mencionado libro de registro, para posteriormente ser remitidas a las unidades que correspondan.
Se revisa la existencia de un libro de recepciOn de facturas, junto con un registro en formato Excel, de documentos ingresados al Servicio, lo que permite dar por subsanada la observaciOn formulada.
Se dan por subsanadas las observaciones consignadas en el Informe Final.
Carencia de un registro Onico relativo a la recepciOn de los documentos aludidos, que contenga, entre otros datos, la fecha en que estos fueron recibidos desde el proveedor; por lo tanto, no se cuenta con informaciOn sobre esta materia, en forma expedita y rapida.
El CRS indica, que la Secretaria de Ia Direccion trabaja con un archivo en formato Excel, con datos coma fecha de recepciOn y procedencia, entre otros.
1.7. Niveles de inventario.
Se advirtiO que el Establecimiento no ha definido criterios para determinar los niveles maximos, minimos y criticos de las existencias, con el fin de evitar posibles trastornos en el normal funcionamiento del Centro de Referencia de Salud.
El Establecimiento auditado senala, que ha definido los niveles critico, minima y maxim° de los insumos y medicamentos, para el efectivo proceso logistico del Establecimiento.
La definiciOn de niveles de inventario, permite dar por subsanada la observaciOn en cuestiOn.
1. 9 Comprobantes de egreso.
Se constato que la Unidad de Tesoreria no usa un timbre para inutilizar las facturas y los comprobantes de egreso despues de realizados los correspondientes pagos.
En su respuesta, el Servicio auditado indica, que confeccion6 un timbre con el concepto "CANCELADO", para inutilizar los documentos que lo requieran, siendo utilizado desde octubre de 2012.
La utilizacion del mencionado timbre, permite dar por subsanada la observaciOn formulada, cuyo use se verificara en futuras auditorias sobre la materia.
Adquisiciones fuera del Sistema de InformaciOn
11.2. de Compras y
ContrataciOn Publica.
Se constatO que en los meses de marzo y abril de 2011 se emitieron 6rdenes de compra manuales, por un total de M$ 4.209; monto en el cual no se incluyen los valores de las 6rdenes N°1675-1 y 1675-33.
El CRS senala, que las 6rdenes de compra elaboradas en forma manual, fueron ingresadas al portal Mercado Public°. Agrega, que habilito perfil de Supervisor a Ia funcionaria dona Amalia Belaunde; perfil de Operador a dona Fabiola Lepin y dona Carolina Astete; por lo tanto, ya no se emiten Ordenes de compra en forma manual.
Se verifico la regularizaciOn de las 6rdenes de compra emitidas en forma manual, situacion que permite dar por subsanada la observaciOn formulada, sin perjuicio de futuras validaciones que realizara este Organismo de Control.
Sistema de Informacion 11.3. de Compras y
ContrataciOn Publica.
Se verific6 que no todos los antecedentes relacionados con algunos procesos de compra, se encontraban publicados en el Sistema de Informacion de Compras y Contrataci6n Publica.
El Servicio auditado senala, que el Manual de Procedimientos de Compras y Contrataci6n Publica vigente, incluye todos los procedimientos necesarios para los procesos de compras.
La elaboracion del citado manual, permite dar por subsanada la observacion, sin perjuicio de las verificaciones que se realizaran, en futuras auditorias sobre la materia.
Inscripcion en 11.4.
ChileProveedores.
Se advirtiO que algunas adquisiciones fueron adjudicadas a entidades que no se encontraban inscritas en el registro de ChileProveedores.
El Establecimiento indica, que en el caso particular del proveedor Carlos Daille y Campania Limitada, si bien se encuentra inscrito en ChileProveedores, no esta con su contrato vigente en el portal Mercado POblico, lo cual es de su responsabilidad. Afiade, que toda contrataci6n exige que los oferentes se encuentren debidamente inscritos en ChileProveedores, lo cual se esta cumpliendo.
Las instrucciones sefialadas por el Servicio, permiten dar por subsanada la observacion, situacion que sera verificada en futuras auditorias sobre la materia.
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N° ObservaciOn Descripci6n de la observaciOn Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones
realizadas Conclusion
11.7. Compras de servicios.
El CRS ha comprado examenes radiologicos en forma recurrente a las empresas Servicios Medicos Vespucio Limitada y Diagn6stico por Imagen San Vicente de Paul Limitada, sin que exista una resoluciOn que apruebe las adquisiciones de tales servicios y que respalden los correspondientes pagos del periodo, incumpliendo lo serialado en los articulos 3 y 5, de la ley N 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la AdministraciOn del Estado.
El Servicio auditado, informa la adopciOn de las siguientes medidas: a) Por resolucion exenta N° 108, de 2012, se aprueba compra de servicios de examenes con empresa Diagn6stico por Imagen Ltda., mediante licitaciOn pilblica N° 1675-1-R112. b) La Directora del CRS, mediante memorandum N 54, de 2012, informa al Director del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, respecto de la observacion de la CGR en informe 173, de 2011. c) Ha instruido sumario administrativo, por resoluciOn N° 1.836, de 2012, destinado a determinar eventuales responsabilidades por incumplimientos de las normas de compras publicas.
Las medidas adoptadas por el Servicio, permiten dar por subsanada la observacion formulada.
Se dan por subsanadas las observaciones consignadas en el Informe Final.
11.8. Documento de tesoreria. I
Se advirtiO que el Documento de Tesoreria del SIGFE es confeccionado con posterioridad al documento extracontable Comprobante de Egreso, para respaldar la emisi6n del cheque manual a los proveedores, lo que implica que la factura aparece pagada, no obstante que dicha operaci6n de Tesoreria no ha sido reconocida oportunamente en los registros del aludido Sistema.
El CRS seriala, que desde el mes de octubre del 2012 el documento de tesoreria se esta confeccionando oportunamente, junto con as correcciones solicitadas por el Organismo Contralor.
La revision de comprobantes del periodo senalado, permite dar por subsanada la observaciOn, sin perjuicio del examen que se efectuara sobre el tema, en futuras auditorias Ilevadas a cabo por este Organismo Contralor.
El Documento de Tesoreria es preparado y aprobado por la misma persona, lo que representa una debilidad de control interno.
El Establecimiento auditado indica, que el documento es confeccionado por Tesoreria y lo aprueba la misma persona, debido a que no existen mas claves para ingresar al sistema, las otras claves estan en la Unidad de Contabilidad por razones de buen servicio y no podria aprobarla Ia misma unidad que confecciona el egreso.
Considerando los argumentos proporcionados, se da por subsanada la observaciOn, sin perjuicio de las verificaciones que se realizaran en futuras auditorias sobre Ia materia.
El CRS San Rafael de La Florida no adjunta entre la documentaciOn sustentatoria del comprobante de egreso, un ejemplar del formulario Documento de Tesoreria, ni del registro del asiento de la instancia del devengado de la operaci6n.
El CRS seriala, que desde el mes de octubre del ario 2012 el documento de Tesoreria se esta confeccionando oportunamente, junto con as correcciones solicitadas por el Organismo Contralor.
La revision de comprobantes del periodo serialado, permite dar por subsanada la observaciOn, sin perjuicio del examen que se efectuara sobre el tema, en futuras auditorias Ilevadas a cabo por este Organismo Contralor.
Se verifico que el Comprobante de Egreso no esta asociado con el ID del Documento de Tesoreria que se encuentra registrado en el SIGFE, lo que impide relacionar en forma rapida y expedita tales documentos.
El CRS sefiala, que desde el mes de octubre del ano 2012 el documento de Tesoreria se esta confeccionando oportunamente, junto con las correcciones solicitadas por el Organismo Contralor.
La revision de comprobantes del periodo serialado, permite dar por subsanada la observacion, sin perjuicio del examen que se efectuara sobre el tema, en futuras auditorias Ilevadas a cabo por este Organismo Contralor.
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-- vAE.RAL
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UNIDAD DE SEGUIMIENTO 0 _ 26- , 11-1927
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N° Observacion Descripci6n de la observaciOn Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones
realizadas Conclusion
11.9. Conciliaciones bancarias.
La conciliaciOn bancaria no incluye el monto total del mes, tanto de dep6sitos como de giros; por tanto, dicho documento muestra una cuadratura aritmetica que no constituye un medio de control y, ademas, no consigna de manera explicita la fecha en que fue confeccionada.
El Establecimiento fiscalizado indica, que en la conciliaciOn bancaria se adjunta movimiento del mes respecto del banco y registra la fecha de la confecci6n.
La revisiOn de la conciliaciOn bancaria, con as respectivas modificaciones, permite dar por subsanada la observaciOn formulada.
Se dan por subsanadas as observaciones consignadas en el Informe Final.
11.11. Anticipo a proveedores.
Se observ6 que en el comprobante de egreso no se estampa el nombre del responsable de retirar el cheque y de quien debera efectuar la rendici6n a caja con la documentaci6n respaldatoria del gasto, como lo establece Ia DPI antes mencionada.
El CRS sefiala, que agreg6 al comprobante de egreso el nombre del funcionario responsable del anticipo.
La medida informada y aplicada por la Entidad auditada, permite dar por subsanada la observaciOn formulada.
11.12. Resoluciones de compra.
Se observo que en los vistos de las resoluciones se cita legislaciOn que a la fecha de la generaci6n de tales documentos se encontraba derogada.
El Servicio senala, que la Unidad de Auditoria visa as resoluciones de compra, verificando que los vistos esten plenamente vigentes, citando como ejemplo Ia resoluciOn N° 220 de 2012 con pie de firma del Jefe de Auditoria, don Javier Montenegro.
La aplicaciOn de la medida informada por el Servicio fiscalizado, permite dar por subsanada la observacion formulada, lo que sera verificado en futuras auditorias. No obstante, se hace presente que conforme a los principios de control, la Unidad de Auditoria no deberia ejecutar labores de linea como la descrita, toda vez que ello corresponde a las unidades operativas del Servicio.
Se advirtio que en algunas compras las referidas resoluciones fueron firmadas por el Subdirector Administrativo, debiendo ser formalizadas por la Directora del CRS.
El CRS indica, que de acuerdo a resoluciOn exenta N° 1.340, de 2011, las resoluciones de compras son firmadas exclusivamente por la Directora del Centro de Referencia de Salud San Rafael, dorm Carmen Altimira. Afiade, que en cuanto a los motivos por los cuales las resoluciones observadas fueron firmadas por el Subdirector Administrativo de Ia epoca, se ofici6 por memorandum N° 54, de 2012, al Director del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, para Ia sustanciaci6n de la investigaciOn sumaria correspond iente.
La resoluciOn exenta adjunta, permite dar por subsanada la observacion formulada, sin perjuicio de Ia finalizaciOn de Ia investigacion sumaria citada anteriormente.
11.14. Bodegas del Establecimiento.
Se observ6 la carencia de un Manual de Procedimientos de Bodega que describa las diversas actividades relacionadas con la recepci6n, almacenamiento, custodia y despacho de los diferentes articulos.
En su respuesta, el Servicio fiscalizado entrega copia de la resolucion exenta N° 334, de 2012, que aprueba el manual requerido.
La confecciOn del Manual de Procedimientos de Bodega, permite dar por subsanada la observaciOn formulada, sin perjuicio de Ia revisiOn que se efectuara en una futura auditoria sobre la materia.
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N° ObservaciOn Descripci6n de la observacion Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta verificacionesuesta y realizadas ConclusiOn
Bodegas del 11.14.
Establecimiento.
Se constatO la falta de correlatividad numerica en el documento "Solicitud Salida de Bodega", utilizado por las diferentes unidades para demandar los articulos, lo que implica que en las tarjetas de bodegas no se registre el numero del documento.
El Establecimiento auditado indica, que implementO nuevo formulario "Salida de Bodega" debidamente foliado.
Se revise la existencia del citado formulario, lo que permite dar por subsanada la observaciOn.
Se dan por subsanadas las observaciones consignadas en el Informe Final.
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Se constat6 la inexistencia de un calendario aprobado por la jefatura pertinente, en que se establezcan los dias y la jornada en que preferentemente se efectuaran las entregas a las distintas Unidades solicitantes.
El CRS seriala, que Ia Unidad de Bodega ha implementado un calendario de entrega de articulos por Servicios o Unidades.
La implementaciOn del mencionado calendario de entrega, permite dar por subsanada Ia observacion.
11.15.2. Compromisos a futuro.
Se advirtiO que los compromisos provenientes de la suscripciOn de convenios con diferentes proveedores por la compra de bienes y servicios, no son ingresados como obligaciones a futuro en el SIGFE, lo que implica que a una determinada fecha no se conozcan los compromisos contraidos por el Centro Asistencial.
En su respuesta, el CRS seriala que actualmente, al existir una orden de compra por el monto total, esta es enviada a la Unidad de Contabilidad donde se compromete y se devenga contra las facturas mensuales.
La revisiOn de comprobantes del periodo serialado, permiten dar por subsanada la observaciOn, sin perjuicio de futuras auditorias que sobre la materia Ileve a cabo este Organismo Contralor.
11.16. Endeudamiento hospitalario.
Se advirtiO que, por lo general, en las facturas no se consigna Ia fecha de su recepciOn en el CRS, lo cual impide establecer la oportunidad con que Ia Unidad de Contabilidad registra el devengamiento de los compromisos, toda vez que solo se conoce la fecha de emision del documento por parte del proveedor.
El Servicio auditado senate, que en las facturas y documentacion recibida en Ia Unidad de Contabilidad, se coloca timbre con fecha de recepci6n
La existencia del serialado timbre, permite dar por subsanada la observacion, cuya utilizaciOn se verificare en futuras auditorias sobre Ia materia.
Se verificO que en los arlos 2010 y 2011, no existiO un cabal cumplimiento de la glosa 02, letra e) de la partida 16, del Ministerio de Salud, de las respectivas Leyes de Presupuestos del Sector Public°, que sefiala "Las obligaciones devengadas de cada Servicio de Salud deberan ser pagadas en un plazo que no podra exceder de 45 dias, a contar de la fecha en que la factura es aceptada".
El Establecimiento indica, que actualmente los pagos estan al die, que estos se realizan en los plazos establecidos y, que actualmente la deuda es igual a 0.
La revisiOn de comprobantes del period() sefialado, permiten dar por subsanada la observaciOn, sin perjuicio de futuras auditorias que sobre la materia Ileve a cabo este Organismo Contralor.
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2. Observaciones no subsanadas
N° ObservaciOn Descripci6n de Ia observaciOn Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones realizadas
Conclusion Acci6n derivada
Reveladora 11.6. de peliculas
radiograficas.
Se determin6 que el proveedor Ebensperger y Pesce Limitada por concepto de arriendo de una reveladora autornatica de peliculas radiograficas presenta boleta de yentas y servicios, en circunstancias que debia entregar factura, de acuerdo con la normativa tributaria y lo estipulado en Ia clausula sexta del convenio suscrito con el Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, el cual fue aprobado por resoluciOn exenta N 1.864, de 2010, del referido Servicio. Junto con ello, se determin6 que para algunas prestaciones de servicios, la boleta entregada corresponde al ejemplar "Duplicado Cliente" y no la original. Ademas, a la documentacion del referido pago no se adjunta la certificaciOn del inspector tecnico del servicio.
El Servicio en su respuesta, senala lo siguiente: a) El contrato de arriendo de reveladora de placas radiograficas, segun ResoluciOn Exenta N° 1.864, de 2010, venci6 el 1 de septiembre de 2012. b) En relacion a las boletas de yenta presentadas por el proveedor, se le comunic6 en su oportunidad, por el anterior Subdirector Administrativo, que debia presentar factura, lo cual a la fecha no ha realizado, por tanto no se le ha pagado la deuda pendiente. c) Insistira ante el proveedor, mediante un nuevo documento, a fin de finiquitar Ia deuda contraida. d) Mediante correo electrOnico de fecha 13 de febrero de 2012, el entonces Subdirector Administrativo informa al proveedor Ia normativa que debe cumplir para los efectos. A la fecha y posterior a esta observaciOn, no se han recibido boletas "Duplicado Clientes", para el proceso de pago.
Dado que persiste la no presentaciOn de facturas por parte del proveedor, se mantiene la observacion, en cuanto dicho oferente no normalice la situaciOn.
El Servicio debera proceder unicamente al pago, previa presentaciOn de factura, de manera de dar cumplimiento a la normativa tributaria, lo que sera verificado en una prOxima auditoria al CRS y/o al futuro Hospital de La Florida.
Se verificaran as medidas implementadas en una pr6xima visita de fiscalizacion que realice este Organismo de Control.
11.9. Conciliaciones bancarias.
Se constato que existe atraso en la preparaciOn de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N° 9731164, del BancoEstado, destinada a la administraciOn de los gastos generales del Establecimiento de Salud, toda vez que no se encontraban confeccionadas las correspondientes a los meses de abril y mayo de 2011.
El CRS informa, que las conciliaciones bancarias se encuentran al dia, pero no estan firmadas, debido a que existen problemas de cuadratura en las del afio 2009, 2010 2011 y 2012. Agrega, que esta trabajando para dar soluciOn al problema integralmente, si ello es posible. Se solicito una investigaciOn sumaria, la que deriv6 en sumario administrativo y se espera el resultado para proceder en consecuencia y, en lo posible, tratar de solucionar algunas diferencias.
Debido a que persisten deficiencias en la confeccion de dichos documentos, se mantiene la observaciOn.
Se mantiene Ia observaciOn formulada, debiendo ese Servicio regularizar dichas conciliaciones bancarias.
Implement& medidas e informar en un plazo maxima de 30 dias habiles, a esta Unidad de Seguimiento.
Las conciliaciones del period° octubre de 2010 a marzo de 2011, no contaban con las firmas pertinentes para su aprobaciOn.
El CRS indica, que sus fundamentos corresponden a los mismos del punto precedente.
En el listado de "Cheques Girados y no Cobrados" que se adjunta como anexo a las conciliaciones bancarias, se detallan documentos que tienen su plazo legal de cobro expirado.
El Establecimiento auditado seriala, que elabora una lista de cheques caducados, pero esta en revision para ver que no se trate de cheques nulos o que solo se deba a problemas de contabilizaciOn. De acuerdo a la planificacion del trabajo, en el mes de noviembre 2012, esta situaciOn quedaria regularizada.
La revision efectuada, permitio constatar que persisten documentos pendientes de regularizacion, por lo que se mantiene la observacion formulada en el Informe Final.
Se mantiene la observaciOn formulada, debiendo ese Establecimiento corregir la contabilizaciOn de los documentos expirados.
Documentos 11.10.
caducados.
Se determine la inexistencia de analisis practicados a la partida documentos caducados por parte de la Unidad de Contabilidad.
El CRS en su respuesta indica, que efectu6 analisis de esta cuenta; debido a lo anterior, se confeccion6 una planilla de cheques caducados por fecha y algunos de ellos estan prescritos, por lo tanto se efectuara la contabilizacion para el ingreso a presupuesto. Lo anterior, en el mes de noviembre 2012, quedara solucionado.
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26-111-1927
CHILE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
N° Observacion Descripci6n de la observaciOn Respuesta del Servicio Analisis de la respuesta y verificaciones realizadas
Conclusion Accion derivada
Anticipo a 11.11.
proveedores.
La cuenta contable Anticipo a Proveedores, presentaba un saldo de M$ 34.272, cuyos fondos fueron entregados para determinadas adquisiciones y que no han sido rendidos, ademas, exceden el plazo de liquidaciOn establecido en la Directiva Permanente Interna, DPI N° 18, del Ministerio de Salud, toda vez que deben remitirse en un plazo no superior a 24 horas, contado desde la recepcion de las mercaderias por parte del Centro de Salud.
En su respuesta, el establecimiento sefiala, que regularize) esta cuenta dentro del alcance, en cuanto se encontr6 documentaci6n respaldatoria.
Debido a que persiste un saldo de M$9.046.- en la cuenta aludida, se mantiene la observacion formulada.
Se mantiene la observaciOn formulada, debiendo ese Servicio regularizar la diferencia pendiente.
Implementar medidas e informar en un plazo maxim° de 30 dias habiles, a esta Unidad de Seguimiento.
Se determine) que no se han realizado los analisis contables de Ia partida examinada, con el fin de establecer la antiguedad de los saldos e informar de aquellos pendientes sin rendir.
El Servicio seriala, que efectuaron los analisis contables pertinentes.
11.13. Control de existencias.
Se verific6 que desde el alio 2009, no se habia practicado recuentos selectivos de articulos en forma periodica, tarea que estaba asignada informalmente a la Unidad de Contabilidad.
El Servicio auditado sefiala, que la periodicidad de los recuentos selectivos ha sido inferior a la comprometida, dado la mayor carga de trabajo que se ha generado por el proceso de cierre, debido a la futura apertura del Hospital de La Florida.
Dado que no se ha regularizado la situaci6n, acorde al compromiso establecido por el Servicio, se mantiene la observacion formulada.
Se mantienen las observaciones formuladas, debiendo ese establecimiento tener en consideraci6n lo observado en Ia definici6n de procesos del nuevo Hospital de la Florida.
Se verificaran las medidas implementadas en una proxima visita de fiscalizaciOn que realice este Organismo de Control al futuro Hospital de La Florida.
Unidades 11.15.1.
demandantes.
Se determine que el CRS no ha desagregado su presupuesto en Unidades Demandantes, por lo tanto, esta opciOn no ha sido implementada en la operatoria presupuestaria.
El CRS sefiala, que el Servicio de Salud Sur Oriente por medio del Jefe de Finanzas, informa la alternativa posible para la problematica de Unidades Demandantes, segun memorandum N° 56, de 2012. Esta opci6n considera crear al CRS como organismo de compra autonomo, con la consiguiente necesidad de hacer una migraci6n de datos de Ia unidad actual a una nueva unidad de compra. El analisis de esta opci6n, especificamente con el tema de tener que hacer una migraci6n de datos y por la posibilidad de que esta medida pueda afectar los procesos contables (Sistema SIGFE), la Subdirecci6n Administrativa del CRS en conjunto con la Unidad de Abastecimiento, estimaron no innovar en la materia, especialmente porque el Establecimiento se encuentra abocado a un Plan de Cierre como consecuencia de la futura puesta en marcha del Hospital de La Florida.
No obstante los argumentos proporcionados por el establecimiento y en consideraci6n a la no implementaciOn de medidas correctivas, no es posible dar por subsanada la observacion.
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE SEGUIMIENTO
CONCLUSIONES
En merito de lo expuesto, es posible concluir que el Centro de Referencia de Salud San Rafael de La Florida, ha realizado acciones que permiten subsanar las observaciones detalladas en el cuadro N° 1 del presente informe, sin perjuicio de que Ia efectividad e implementacion de dichos procedimientos, sera verificada en futuras auditorias, lo que sera informado a Ia Unidad Tecnica de Control Externo, de esta Contraloria General.
No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones representadas en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que en cada caso se serialan.
Respecto de las materias, en que se ha otorgado un nuevo plazo para remitir antecedentes a esta Unidad de Seguimiento, se informa que este comenzara a regir a partir del dia siguiente de Ia recepcion de este oficio.
Saluda atentamente a Ud.,
ROSA MORALES CAMPOS Jefe Unidad de Seguimiento
Division de Auditoria Administrative
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