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Centro Comercial Cruz Azul Portal de Proveedores

Manual de Operación softime@2018 Página: 1

CENTRO COMERCIAL CRUZ AZUL, S.A DE C.V

PORTAL DE PROVEEDORES

MANUAL DE OPERACIONES



CONTENIDO

I. DESCRIPCIÓN...........................................................................3

II. INSTRUCCIONES DE ACCESO................................................3

III.ORDENES DE COMPRA (OC)...................................................4

III-1. Órdenes de Compra PDF................................................5

IIII-2. Aviso de Embarque.........................................................6

III-3. Consulta de Entradas......................................................7

IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS...................................................8

IV-1. SUBIR FACTURAS.........................................................8

IV-2. CONSULTAR FACTURAS............................................10

IV-2.1.CAMBIO Y ELIMINACIÓN DE FACTURAS.............11

IV-3. PROCESO INICIAL DE REVISIÓN...............................12

V.CONTRARECIBOS...................................................................14



I. DESCRIPCIÓN.

EL PORTAL DE PROVEEDORES del Centro Comercial Cruz Azul (CECOM) es unaherramienta web, cuyo propósito principal a los proveedores la captura de facturaselectrónicas para para la revisión, así como la consulta de órdenes de compra,contrarecibos, saldos.

II. INSTRUCCIONES DE ACCESO

Abrir el navegador de acceso a Internet y captura la dirección https://scicloud.com.mx.El portal funciona en los navegadores Internet Explorer, Firefox, Google Chrome,Opera, Microsoft Edge.

Al entrar al enlace anterior, se le direccionará a la siguiente página, el cual contendrála siguiente leyenda “Nota: La nueva versión es compatible con TODOS losexploradores”. En la parte superior de esa nota habrá dos botones, primero seráacceder al Portal Anterior, y el botón de la derecha es acceder al Portal Nuevo. Encaso de no escoger ninguna de las dos, en 10 segundos se redireccionará a la nuevaversión automáticamente

El portal solicita inicialmente el usuario y su contraseña.

https://scicloud.com.mx



La clave de usuario para ingresar al portal será el número de proveedor asignado porCECOM. Esté número se localiza en la parte superior de las órdenes de compra.Además, a través del correo de invitación se notifica al proveedor tanto su usuariocomo la contraseña inicial generada por el sistema.

A continuación, se despliega la pantalla de base del portal con el menú principal.

III. ORDENES DE COMPRA (OC).

Una vez que el área de COMPRAS registre una nueva ORDEN DE COMPRA (OC),en su SISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL, en forma inmediata esta información sesube al portal para el conocimiento del Proveedor.



Una OC tiene los siguientes estados dentro del Portal:

Colocadas (C): Registrada por el área de Compras.

Leída (L): Una vez que el Proveedor ya la consultó dentro del portal.

Aviso-Embarque (A): Cuando el Proveedor ya envió el Aviso de Embarquecorrespondiente al CECOM.

Revisada (R): Cuando el área de Compras del CECOM ya ha revisado el avisode embarque.

Entregada (E): En cuanto se registre al menos una entrada relacionada con laorden de compra en el almacén del CECOM.

A través del selector el usuario puede filtrar por estado las OC´s registradas en elsistema.

III-1. Órdenes de Compra PDF

Utilizando el botón, es posible guardar la OC emitida por el CECOM como un archivoen formato PDF. El usuario determina la ubicación y nombre del archivo.



IIII-2. Aviso de Embarque.

Oprimiendo el botón e EMBARQUE, el Proveedor ingresa a una pantalla donderegistra el aviso de EMBARQUE; esto es, le notifica al CECOM para cada partida dela OC, la cantidad que surtirá, así como el importe y el descuento que le aplicará acada producto. El Proveedor modificará por excepción, puesto que se asume quehubo una negociación previa entre él y el funcionario del CECOM, en la que seestablecieron todos estos atributos.



Mientras que el botón de GUARDAR, almacena los cambios registrados por elProveedor en el Aviso de Embarque. El botón de GUARDAR y ENVIAR, ademásenvía al CECOM la notificación de que el Proveedor ya realizó el Aviso de Embarque.

III-3. Consulta de Entradas.

Al oprimir el botón rectangular ubicado a la izquierda de cada OC, el sistemadespliega las entradas registradas en el almacén del CECOM, asociadas a la OCseñalada.



Desde esta pantalla, el usuario puede descargar la ENTRADA en formato PDF, paraposteriormente visualizarla y/o imprimirla. Simplemente le da un clic en el íconocorrespondiente, selecciona la ruta y define el nombre del archivo.

IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS.

A través de este módulo, el Proveedor puede SUBIR al Portal sus facturaselectrónicas, CONSULTARLAS y realizar un proceso inicial de REVISIÓN.

IV-1. SUBIR FACTURAS

Al ingresar a la opción de SUBIR, el portal presenta una pantalla donde el Proveedorsube a la base de datos los dos tipos de archivos que integran una factura electrónica,PDF y XML.



A través del explorador de Windows, el Proveedor selecciona desde una carpeta losarchivos XML que desee subir.Primero deberá darle clic en el botón de EXAMINAR, y posteriormente darle clic en elbotón de ACEPTAR XML..

Se hace el mismo procedimiento, pero ahora con el archivo PDF.



El botón de VALIDAR se pone activa para que el sistema verifique tanto la estructura,como la validez de su registro ante la autoridad fiscal (SAT) de cada uno de losarchivos XML seleccionados.

Una vez validados y positivamente, el botón de SUBIR FACTURA se ponga visiblepara que las facturas ahora si se ingresen a la base de datos del CECOM.

IV-2. CONSULTAR FACTURAS.

A través del portal, es posible consultar las facturas del Proveedor registradas en labase de datos del CECOM.



El Proveedor visualiza, entre otros atributos, el estado de pago de cada factura, elcontrarecibos en el que se encuentran asociada, etc. A través de los íconos PDF yXML puede incluir bajar los archivos en una carpeta local.Una FACTURA tiene los siguientes estados dentro del Portal:

(M/N).- Factura nueva subida a la base de datos del CECOM.(E).- Factura que ya fue asociada a un contrarecibo.(P) .- Factura ya pagada por el CECOM.

IV-2.1. CAMBIO Y ELIMINACIÓN DE FACTURAS.

En caso de que el Proveedor quiera cambiar de localidad o eliminar la factura, setendrá que seleccionar la primera fila de la derecha y se activarán los dos botones.



IV-3. PROCESO INICIAL DE REVISIÓN.

Con el propósito de que el Proveedor ya no presente físicamente al proceso derevisión de facturas en el área de Cuentas por Pagar del CECOM, el portal permite alProveedor realizar un proceso PREVIO DE REVISION.



Este proceso previa de revisión, consiste en que el Proveedor asocie las facturas ynotas de crédito que previamente subió, contra las entradas y devoluciones que elCECOM registró en su almacén.

El sistema totaliza por columna y presenta una diferencia. El Proveedor puede enviara Cuentas por Pagar este “Pre-Contrarecibo”, siempre y cuando la diferencia entreambas columnas sea menos a diez pesos ($10.00).

Una vez que se envía el “Pre-Contrarecibo”, el área de CXP lo revisa y los convierteen un contrarecibo definitivo que se publica en el portal para consultar por parte delProveedor.



Desde esta pantalla, el usuario puede descargar una ENTRADA emitida por elusuario Almacén del CECOM en formato PDF, para posteriormente visualiza y/oimprimirlas. Simplemente, elige la entrada de su interés dando clic en el íconocorrespondiente, selecciona la ruta y defina el nombre del archivo.

V. CONTRARECIBOS

Este módulo de la herramienta se diseñó para que se pueden consulta losCONTRARECIBS (CR) emitidos por el CECOM en favor del Proveedor.



Dando clic en el ícono PDF, el portal permite bajar el CR como un archivo PDF en laubicación y con el nombre definido por el Proveedor.

El archivo PDF puede ser simplemente visualizado, o bien impreso, según lasnecesidades del Proveedor.

Un CONTRARECIBO (CR) tiene los siguientes estados dentro del portal:

(N).- CR recién creado por CXP de CECOM.(A).- CR en programación de pagos en CXP de CECOM.(T).- CR en Tesorería de CECOM para pago.(R).- CR ya pagado por el CECOM.(C).- CR cancelada por CECOM.

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