Charla sobre gestión de documentos electrónicos: gestión...

07/09/2015

1

"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015

Gestión de documentos electrónicos:Gestión documental y preservación digital

Jordi Serra SerraMaestría de Gestión Documental

e Información en las Empresas (MGDIE)http://www.mgdie.net/es/formacio/master/

Universidad de Costa Rica

Agosto de 2015


¿Podemos gestionar una organizaciónsin gestionar documentos?

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El concepto de información

• Información vs. dato

• Información vs. conocimiento

• Información vs. evidencia

• Información vs. documento


El concepto de documento

• Documento externo vs. interno

• Documento administrativo vs. cognitivo

• Documento digitalizado vs. born digital

• Documento electrónico vs. digital

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Como se manifiestan los documentos?

Papel/plástico/otros Electrónico/digital

Documentos textuales � �

Imágenes fijas � �

Sonido �

Video �

Mensajería �

Páginas Web �

Colaboración en redes �

Información estructurada �


Cómo se generan los documentos

• Matricularse en este taller

• Participar en el proceso de evaluación

• Expedir un certificado de formación

• Comprar un billete de avión

• Pagar con tarjeta de crédito

• Imponer y cobrar una sanción

• Recetar un medicamento

• Pedir una beca o ayuda

• …

• Y todo esto lo debemos gestionar y conservar!

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Sistemasde gestión

de procesos(BPM)

CRM

La tramitación por medios electrónicos (PRV)

Portales Weby redes sociales

Sistemas de otras organizaciones o administraciones

Sistemasde gestión

(ERP)

Sistemasde gestión

documental(ECM)

Plataforma interoperabilidad


Buzón de notificación telemática

Registro telemático

La tramitación por medios electrónicos (PUB)

Portal de tramitación telemática

Sistemas de otros departamentos o administraciones

Sistemas departamentales

Sistemas corporativos

Plataforma interoperabilidad

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¿Cómo són los documentos electrónicos?


El documento electrónico

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Los componentes estructuralesde un documento electrónico

Entidadintel·lectual

Representaciónmanifestación

Fichero (file)

Bitstream

Filestream


Intellectual entity

Representation

File

Bitstream / Filestream

Informe

R1: html R2: pdf

Logo JPGText

HTMLPDF

Logo TextSignat.

electr.

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El documento electrónico

SOPORTE

Disco duroCD / DVD

Token USBetc.

CONTENIDO

1010101010001001110100101010101110101100

SOFTWARE

WordExplorerWindows

etc.

CONTEXTO

FirmasCabeceras

Contraseñas

objeto FÍSICOobjeto LOGICOobjeto experimentado


La disociación del soporte

SOPORTE

Disco duroCD / DVD

Token USBetc.

CONTENIDO

1010101010001001110100101010101110101100

SOFTWARE

WordExplorerWindows

etc.

CONTEXTO

FirmasCabeceras

Contraseñas


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La virtualidad del documento

SOPORTE

Disco duroCD / DVD

Token USBetc.

CONTENIDO

1010101010001001110100101010101110101100

SOFTWARE

WordExplorerWindows

etc.

CONTEXTO

FirmasCabeceras

Contraseñas



La vulnerabilidad del contenido

SOPORTE

Disco duroCD / DVD

Token USBetc.

CONTENIDO

1010101010001001110100101010101110101100

SOFTWARE

WordExplorerWindows

etc.

CONTEXTO

FirmasCabeceras

Contraseñas


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La obsolescencia

SOPORTE

Disco duroCD / DVD

Token USBetc.

CONTENIDO

1010101010001001110100101010101110101100

SOFTWARE

WordExplorerWindows

etc.

CONTEXTO

FirmasCabeceras

Contraseñas



¿Cómo logramos que los documentossirvan de prueba?

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Copia c/s cambio de formato

Digitalización certificada

Impresión con código (CSV)

Transformaciones válidas


Digitalizar para sustituir el original

Digitalización segura

Digitalización certificada

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Escenarios de aplicación de la digitalización certificada y/o segura

En orígen

• En registro general

• En oficina dedicada

En tramitación

• Centralizada

• En autoservicio

En archivo

• Retrospectiva

• A demanda

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Principios de la seguridad informática

• Seguridad integral: Elementos técnicos, humanos, materiales y organizativos.

• Basada en la gestión del riesgo: Valor + exposición.

• Prevención, detección, reacción y recuperación.

• Líneas de defensa múltiples de naturaleza organizativa, física y lógica.

• Sujeta a reevaluación periódica.

• Función diferenciada: Responsables de la información, del servicio y de la seguridad.

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Dimensiones de la seguridad

• D - Disponibilidad

• C - Confidencialidad

• I - Integridad

• A - Autenticidad

• T - Trazabilidad


Riesgos asociados

• D - Disponibilidad

• C - Confidencialidad

• I - Integridad

• A - Autenticidad

• T - Trazabilidad

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Entornos de aplicación de lossistemas de seguridad

A nivel de sistema A nivel de objeto

Perímetro de seguridad

Sistema

Identidades

verificables

Trazas de

actividad

Documento / SOAP / etc.

Otros sistemas

Identidad

verificable

Trazade

integridad


La importancia deacreditar la identidad

Identidad real

Representación

Autoría

(responsabilidad)

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"Gestión de documentos electrónicos: Gestión documental y preservación digital" - Jordi Serra Serra - Agosto de 2015 15

Sistemas de acreditación de laidentidad (autentificación)

• Relacionados con la propiedad

• Relacionados con el conocimiento

• Basados en factores inherentes

• Autentificación fuerte (multifactor)

• Federación de identidades


Acreditar la identidad:el certificado electrónico

• Identificación del propietario

• Clave pública el usuario

• Plazo de validez

• Identificación de la entidad de certificación*

• Firma de la entidad de certificación*

* * También llamada autoridad También llamada autoridad de de certificacióncertificación

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Tipos más habitualesde certificado electrónico


La firma electrónica: usos habituales

• Firma de documentos

• Firma de correos electrónicos

• Autentificación de copias de documentos

• Validación de trámites telemáticos

• Validación de trámites automatizados

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La firma electrónica avanzada

• Garantizar la confidencialidad (cifrado)

• Garantizar la autenticidad (firma)

• Garantizar la integridad (hash en firma)

• Garantizar el no repudio (sello de fecha y hora)


La firma electrónica longeva(formatos avanzados de firma)

• AdES-BES: forma básica que únicamente cumple los requisitos de la directiva europea para la firma electrónica avanzada.

• AdES-EPES: añade información sobre política de firma.

• AdES-T (timestamp): añade un sello de tiempo para garantizar el no repudio.

• AdES-C (complete): añade referencias a datos de verificación (certificados y listas de revocación) para permitir la verificación y validación offline en el futuro.

• AdES-X (extended): Añade sellos de tiempo a las referencias de AdES-C para proteger la cadena de certificados.

• AdES-X-L (extended long-term): añade los propios certificados y las listas de revocación para permitir la verificación completa en el futuro.

• AdES-A (archive): añade la posibilidad de un resellado de tiempo periódico para proteger la vulnerabilidad de los algoritmos.

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La seguridad a nivel de sistema:la triple A

Auditoría

Quéhago

Autorización

Quépuedo hacer

Autentificación

Quiensoy


El control del acceso y el uso:la matriz de control de acceso

Recurso 1

Recurso 2

Recurso 3

Usuarios

o grupos

Rol 1Acción 1

Acción 2Acción 3

Acción 2

Rol 2Acción 1

Acción 2Acción 1

Rol 3Acción 1

Acción 3

Acción 2

Lampson, Butler W. "Protection". Proceedings of

the 5th Princeton Conference on Information

Sciences and Systems, 1971.

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¿Qué nos ofrece la tecnología?


Alcance de la gestión documental

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Mapa de sistemas de información

Herramientas

de oficina

Entorno de

Colaboración

Gestor de

procesos (BPM)

Gestor documental (DM)

Gestor del ciclo de vida (RM)

Aplicaciones

Sistema de archivo permanenteInteligencia competitiva (BI)


¿Qué es un entorno de gestión híbrido?

Herramienta común

Copias auténticas

(producto de transformación)

Originales en soporte

electrónico

Originales en soporte papel u otros soportes

físicos

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Modelos de Prestación

Mientras se avanza para modelos más SaaS, la organización puede despreocuparse

de los niveles más técnicas de su solución y enfocarse únicamente en su negocio.

Negocio

Aplicaciones

Datos

Ejecución

Middleware

Sistemas Operativos

Virtualización

Servidores

Almacenamiento

Conectividad

IaaS

Negocio

Aplicaciones

Datos

Ejecución

Middleware

Sistemas Operativos

Virtualización

Servidores

Almacenamiento

Conectividad

PaaS

Negocio

Aplicaciones

Datos

Ejecución

Middleware

Sistemas Operativos

Virtualización

Servidores

Almacenamiento

Conectividad

SaaS

Negocio

Aplicaciones

Datos

Ejecución

Middleware

Sistemas Operativos

Virtualización

Servidores

Almacenamiento

Conectividad

On Premise

O híbrido?

© Virgilio Gaspar, 2014.


¿Qué nos ofrece la archivística?

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El documento puede ir solo?


Los procesos en la organización

Proveedor Input Proceso Output Cliente



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Tipos de procesos

Procesos

Reglados

Secuenciales

Radiales

MúltiplesNo reglados


Nivelfuncional

Nivelorgánico

Las agrupaciones documentales:eje de la gestión documental

Acción concreta

Tramitación concreta

Actividad o procedimiento

Unidad o departamento

Organización Fondo

Subfondo

Serie documental

Unidad documental compuesta (expediente)

Unidad documental simple (documento)

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La jerarquía de agrupaciones documentales

Fondo 1

Subfondo

1.1

Serie 1.1.1

Expediente

01

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Expediente

02

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Serie 1.1.2

Expediente

01

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Expediente

02

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Subfondo

1.2

Serie 1.2.1

Expediente

01

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Expediente

02

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Serie 1.2.2

Expediente

01

Documento Documento

01

Documento Documento

02

Expediente

02

Documento Documento

01

Documento Documento

02


Los procesos y la gestión documental

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Función oActividad

Órgano

La serie documental

Fondo 1

SubfondoSubfondo1.1

Serie 1.1.1

Expediente Expediente 01

SubfondoSubfondo1.2

Serie 1.2.1


Fondo 2

SubfondoSubfondo2.1

Serie 2.1.1



1 proceso = 1 tipo de expediente?

No, por el soporte o formato Pero con el expediente híbrido ...

Tramitación de una reclamación

Expediente de la reclamación

Localización de la carpeta en papel

Datos estructurados de

la reclamación

Tramitación de una

reclamación

Expediente papel de la

reclamación

Base de datos de

reclamaciones

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1 proceso = 1 tipo de expediente?

No, por el productor

Tramitación del pago de una factura

Expediente de la Unidad de

Compras

Expediente de la Unidad de Contabilidad

Pero con el expediente electrónico ...

Tramitación del pago de una factura

Expediente del pago de la

factura

Acceso de la Unidad de Compras

Acceso de la Unidad de

Contabilidad


La normativa técnica de la gestión de los documentos electrónicos

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Marco normativo de la gestión documental

© Carlota Bustelo, 2014.


Principios de la gestión documental

• Los documentos administrativos (records) son creados o recibidos en el desarrollo de las actividades propias de la organización, son su resultado directo.

• Los documentos de las organizaciones deben mantenerse fiables, auténticos y usables (accesibles).

Principios fundamentales

• Los documentos administrativos (records) tienen limitaciones de acceso.

• Los usuarios deben localizar rápidamente los documentos cuando los necesitan.

• Los usuarios deben poder recuperar los documentos en una forma utilizable.

Del acceso y el uso

• Los documentos deben gestionar a lo largo de su ciclo de vida.

• Los documentos deben conservarse sólo mientras sean útiles a la organización.

• Sólo aquellos que tengan valor para terceros deben conservarse permanentemente.

De la conservación y

eliminación

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Requisitos del sistema (ISO 15489)

• Fiabilidad

• Integridad

• Cumplimiento

• Exhaustividad

• Sistematicidad


Dos niveles de actuación

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Entorno externo

Dimensión conceptual

Dimensión física

Componentes del sistema

Subsistema de

clasificación

Subsistema de

descripción

Subsistema de

evaluación y

selección

Subsistema de

control

de acceso y uso

Subsistema de

conservación


¿Cómo podemos gestionar documentos electrónicos?

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• Captura

• Registro

• Clasificación• Clasificación funcional

• Clasificación de seguridad y acceso

• Asignación de disposición

• Almacenamiento

• Utilización y registro de auditoría

• Implantación de la disposición (selección)

Procesos del sistema


La importancia del proceso de captura

Documento

Relacionado con su contexto y vinculado a otros documentos

Ubicado en un entorno controlado que permite que sea gestionado adecuadamente

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Registro

• Carácter evidencial e inmodificable

• Generación de la descripción de UDS:

• ID único

• Fecha y hora

• Título o descripción

• Autor, emisor y / o receptor


Descripción: los metadatos

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Tipo de metadatos

Según la visibilidad

• Metadatos explícitos

• Endógenos

• Exógenos

• Metadatos implícitos

Según la utilidad

• Descriptivos o de

recuperación

• Administrativos o de gestión

• Tecnológicos o de

preservación


Las tres dimensiones funcionalesde la clasificación

Accedo a él

• (lo recupero)

Actúo sobre él

• (lo modifico, elimino, etc.)

Sé donde está

• (lo ubico)

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La clasificación según MoReq

Modelo jerarquizado Modelo flexibilizado


El rol de la serie en ladefinición del sistema

Series documentales

Funciones y actividades

Ciclos de vida

Tipos de documentos

Sistemas y aplicaciones

Procesos y trámites

Actores / agentes

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Principios de la valoración de los documentos electrónicos

• Hay que evaluar las funciones y los procesos que producen documentos, y sólo en una segunda fase su forma documental.

• Son los archiveros y expertos en gestión documental quienes deben definir los requisitos funcionales para la gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos de una organización.

• La valoración debe realizarse preferentemente en la fase de diseño de los sistemas de información.

• Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos deben incluir elementos que sirvan para describir y ejecutar las diferentes etapas de su ciclo de vida.


Valorar por…

Valores/usos

• Primarios

• Secundarios

Condicionantes

• Riesgo

• Coste/beneficio

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Las reglas de conservación

ResoluciónResoluciónEvento y Evento y

plazoplazoSoporte y Soporte y formatoformato

Ente y Ente y depósitodepósito

ReglaRegla


Resoluciones múltiples o combinadas

Función/actividad

ProductorTipo

documental

Combinación

de reglas de

contenido y de

ciclo de vida

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¿Cómo podemos conservar los documentos electrónicos?


OAIS

Ingreso Conservación Acceso

Naturaleza

Problemática

FormatosDIPAIPSIP

Evaluación / certificación

Plan de preservación

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Continuidad digital

• Accesibilidad: poder localizar y abrir el documento que necesito.

• Usabilidad: poder utilizar el documento en la forma en que lo necesito.

• Significación: poder entender qué es el documento, y de qué trata, y confiar en todos sus aspectos.

Digital Continuity

The National Archives


Propiedades significativas

�Las características de los objetos digitales que

deben ser conservadas a lo largo del tiempo

para asegurar la continua accesibilidad,

usabilidad y significación de dichos objetos.

Proyecto INSPECT

Transformational Information Properties (OAIS)

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Tipos de formatos

• Formatos de fichero

• Codificaciones de cadena de bits

• Contenedores y formatos encapsulados

• Contenedores de cadenas de bits (p.e. TIFF)

• Contenedores de ficheros simples (p.e. ZIP)

• Contenedores de ficheros autodescritos (p.e. METS)


Factores de sostenibilidad a valorar en un formato de archivo

• Nivel de conocimiento y publicidad

• Nivel de adopción (utilización)

• Transparencia del código

• Nivel de autodescripción

• Dependencias externas (hard / soft)

• Impacto de patentes y licencias

• Mecanismos de protección / integridad

Font: National Digital Information Infrastructure & Preservation Program. Library of Congress.

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Problemática

Disociación

Virtualidad

Vulnerabilidad

Obsolescencia


Problemática

• No es problemaDisociación

• Empaquetado (Packaging)Virtualidad

• Recopiado (refreshing)Vulnerabilidad

• Estrategias de preservaciónObsolescencia

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Estrategias de preservación(rendering methods)

Estrategias de

preservación digital

Conservación

de la tecnología

Migración Emulación

De forma sucesivo De forma puntual

De forma irreversible De forma reversible

Conversión a formato

estándar

Traslada a Otro medio


estándar emulable

De documentos

De sistemas

Sin modificar

el código fuente

Encapsulado

Virtualización de

plataformas

Desarrollo de

emuladores

Modificando

el código fuente

Del documentoDel entorno

tecnológico


propietario


interoperable

De forma planificada A partir de la demanda

A partir de la última versión A partir del original


Sistemasoperacionales

(órganos productores)

Formas

tecnológicas

originales

Depósitopermanente

Formas

tecnológicas

originales

TransferenciaObsolescencia

Formas

tecnológicas

obsoletas

Del modelo benign neglect…

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Sistemasoperacionales

(órganos productores)

Formas

tecnológicas

originales

Depósitopermanente

Formas

tecnológicas

preservables

Creación

objeto

preservable

Actualización

tecnológica

Creación

objeto

accesible

Caracterización

Normalización

Validación

Encapsulado

…al modelo OAIS

Modelo

de objeto


Componentes del OAIS

Entorno externo

Componentes funcionales

Objetos de información

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El entorno externo

Clientes

Productores

Gestores

OAISComunidad

designada


Clie

nte

sP

rod

uct

ore

s

Gestores

OAIS

Gestión de la información

Planificación de la preservación

AccesoConservación

Administración

Ingesta

Los componentes funcionales

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Clie

nte

sP

rod

uct

ore

s

Gestores

OAIS

SIP DIPAccesoConservación Ingesta AIP AIP

El modelo de información


Información de encapsulado

Información de contenido

Objeto de datos de contenido

Información de representación

Información descriptiva

sobre la preservación (PDI)

Información

de referencia

Información

de procedencia

Información

de contexto

Información

de integridad

Información

descriptiva

Información

estructural

Información

semántica

El objeto de información de archivo (AIP)

Derechos

de acceso (V2)

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Metadata Encoding &Transmission Standard (METS)

• Header (Optional)

• Descriptive Metadata Sección (Optional)

• Administrative Metadata Sección (Optional)

• File Section (Optional but typical)

• Structural Map Sección (Required)

• Behavior section (Optional)


Modalidades de captura

Captura

De documentos (objetos)

De forma manual

Por eventos o procesos

Por análisis del contenido

Bulk import

De sistemas

Snapshot

Temporal (historificación)

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Arxiu digital (OAIS)

El proceso de ingesta

Creacióndel SIP

Metadatos

Objetos

Extracciónde metadatos

Caracterizacióny/o normalización

De los ficheros

Creacióndel AIP

Clie

nte

s

Pro

du

cto

res

Herramientas de reconocimiento y

registros de formatos

Herramientas de normalización de

formatos

Herramientas de extracción

automática de metadatos

Herramientas de generación de AIP



Localizaciónde afectaciones

Vigilanciatecnológica

Actualizaciónde los ficheros

Actualizaciónde metadatos

Creacióndel nuevo AIP

Clie

nte

s

Pro

du

cto

res Metadatos

Objetos

El proceso de conservaciónHerramientas de

alerta de obsolescencia

tecnológica

Herramientas de migración o conversión

Herramientas de firma/refirmado

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Visualizaciónpor el usuario

Elección del visoro transformación

Metadatos

Objetos

Búsqueda

Creacióndel DIP

Clie

nte

s

Pro

du

cto

res

El proceso de diseminación

Visores o emuladores


Ámbitos de especialización…

Preservacióndigital

Preservacióndigital

Archivos Web

• Recopilaciones nacionales

• Captura snapshot

• Contenidos en redes sociales

Archivos Web

• Recopilaciones nacionales

• Captura snapshot

• Contenidos en redes sociales

Repositoriosinstitucionales (OAI)

• Documentación cognitiva

• Titularidad difusa

• Depósito voluntario

Repositoriosinstitucionales (OAI)

• Documentación cognitiva

• Titularidad difusa

• Depósito voluntario

Archivos de datosestructurados

• Datos administrativos

• Datos científicos

• Explotación (Big Data)

Archivos de datosestructurados

• Datos administrativos

• Datos científicos

• Explotación (Big Data)

Archivos administrativos

• Expedientes electrónicos

• Procesos de trabajo

• Copia auténtica electr.

• Colaboración

Archivos administrativos

• Expedientes electrónicos

• Procesos de trabajo

• Copia auténtica electr.

• Colaboración

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Ámbitos críticos de la preservación


Planificar la preservación digital

Política

• Objetivos

• Gobernanza

• Sostenibilidadfinanciera

• Contingencias

• Continuidad y sucesión

Estrategia

• Procedimientos

• Seguridad

• Formatos y metadatos

• Vigilancia tecnológica

• Acciones de preservación

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El proyecto de Archivo Digital de la Universidad de Costa Rica


Prospectiva de contexto

• El funcionamiento de distintos sistemas de información institucionales está empezando a generar documentos electrónicos originales que es necesario conservar, de forma legible y auténtica, a medio y largo plazo.

• La Universidad de Costa Rica no dispone a día de hoy de ninguna infraestructura de archivo electrónico a medio y largo plazo, ni de pautas corporativas para la conservación de los documentos originales electrónicos.

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Objetivos del proyecto

• Evaluar y dar respuesta metodológica a las necesidades de preservación digital de la Universidad de Costa Rica.

• Definir una política de preservación digital, de carácter institucional, para la Universidad de Costa Rica.

• Definir los requisitos funcionales para el desarrollo y puesta en marcha de una archivo digital a medio y largo plazo.

• Definir el modelo de protocolo de ingreso y custodia para la conservación de los documentos electrónicos generados por los sistemas de información de la Universidad de Costa Rica.


Joint project

Pre

vio

us

ph

ase Raise awareness and

training

Fir

stp

ha

se Preliminary needs analysis

Functional and technical definition

Digital preservation policydevelopment

Pilot test of submission agreement (by series) S

eco

nd

ph

ase Establish the main controller

agent

Create and train the Digital Archive Unit

Feasibility and sizing analisysof infrastructure and software

Select the technologicalsolution

Th

ird

ph

ase Carry out the technological

developments

Launch the Digital Archive service

Activate the regular development of submission agreements

2012 2013 2014 2015

07/09/2015

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Fases del proyecto

1. Nivel estratégico: Política de preservación

•1.1. Evaluación de riesgos para la continuidad digital

•1.2. Análisis de contexto y definición del tipo de archivo

•1.3. Definición funcional y técnica del archivo digital

•1.4. Elaboración de la política institucional de preservación

2. Nivel operativo: Reglas de preservación

•2.1. Selección y priorización del proceso piloto

•2.2. Análisis del proceso piloto

•2.3. Definición del protocolo de ingreso y custodia


Project deliverables

PRESERVA-UCR-1A. Risk and context assessment report

PRESERVA-UCR-1B. Functional and technical model for Digital Archive

PRESERVA-UCR-1Ca. Institutional digital preservation policy

PRESERVA-UCR-1Cb. Digital preservation strategy

PRESERVA-UCR-1D. Submission agreement model

PRESERVA-UCR-1E. Proposed schedule of further actions

PRESERVA-UCR-2A. Guidelines for evidence identification

PRESERVA-UCR-2B-Pt-02-01-3. Travel expenses submission agreement

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Política de preservación digital

• Documento institucional, aprobado por rectoría, que incluye:

• La definición de participantes y responsabilidades

• La definición de la estrategia de preservación

• La relación de formatos admitidos y estándares

• Y se complementa con los protocolos de ingreso y custodia que se vayan suscribiendo.

• Misión del archivo digital: conservar y dar acceso a los documentos, datos y a cualquier tipo de evidencia de información en formato digital producto de las funciones de la Universidad de Costa Rica.


Muchas gracias.

Jordi Serra Serra

Maestría de Gestión Documentale Información en las Empresas (MGDIE)

http://www.mgdie.net/es/formacio/master/

[email protected]

http://bd.ub.es/pub/serra/

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