CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Empecemos por entender lo que significa “CICLO DE VIDA”

CICLO DE VIDA es un conjunto organizado de actividades y fases,tanto técnicas como de gestión, que es necesario desarrollar a lo largo de la vida del sistema, desdeque se decide su necesidad hastaque el sistema deja de ser utilizado.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

La misión principal del sistema es proporcionar la información correcta a la persona adecuada en el momento adecuado en la forma correcta, en cualquier parte del mundo. Aunque el sistema de llamada se refiere comúnmente como el DB (base de datos), no es verdaderamente una base de datos. La base de datos abarca los procesos y metodologías establecidas, motores de búsqueda, herramientas avanzadas, una aplicación de gestión de registros, sistemas de gestión de documentos, las líneas de comunicación, y numerosos sistemas de información, y está disponible a través de la World Wide Web (WWW). 

Cada componente del sistema en su conjunto se desarrolló e implementó para llevar a cabo una función específica, así como para contribuir a la funcionalidad y las posibilidades generales de la Biblioteca Virtual de Investigación.Este enfoque se aplica a la verdadera definición de un sistema de gestión del conocimiento. Muchos sistemas trabajan juntos para proporcionar la información en el nivel deseado o necesario, si se trata de datos brutos, documentos primarios o secundarios y los registros o la información analizada.

Uno de los muchos desafíos que enfrentan los registros y gestión de la información (RIM), los profesionales de hoy es capturar los registros y la información eficazmente. Llamar a los expertos en la materia (PYME) han estado luchando con este dilema desde hace algún tiempo y han llegado a la conclusión de que los directivos de RIM debe tener la capacidad de capturar o adquirir los documentos electrónicos en su creación o puntos de aprobación

Entonces, el sistema sería capaz de capturar el registro oficial una vez que la división o la persona que se ha delegado la autoridad para "firmar" y los registros de liberación ha aprobado y se guarda el documento / registro como "final". Este proceso puede parecer sencillo, pero, de hecho, requiere una cuidadosa planificación, integración e implementación de numerosos sistemas y la utilización cruzada de personal de información y RIM. 

Estos sistemas utilizan las redes de área local y requieren configuraciones funcionales y técnicas de los sistemas de gestión de flujo de trabajo y documentos que mejoren los usuarios, la acción de los agentes de las capacidades y proporcionarles herramientas útiles en sus escritorios.

Estas herramientas deben ser fáciles de usar, ofrecen capacidades de gestión de archivos, y contribuir al proceso de acción / agente del usuario de negocios de todos los días de la creación, enrutamiento, y la identificación de los registros. Si los agentes de acción se puede utilizar el mismo software para organizar y ubicar los registros en su espacio de archivos personales.

Lo más importante es siempre un conjunto mínimo de metadatos requeridos para identificar y gestionar la información como un registro. También define los requisitos del sistema para llevar a cabo la función de gestión con una aplicación de software. Esta norma vale la pena mirar, digerir y aplicar al sistema de una organización de registros, ya sea analógico o digital.El componente de conversión de cualquier sistema de información por lo general se ocupa de la migración de los datos existentes que deben ser mantenidos en conformidad con los requisitos de disposición. Estos registros y / o tipos de datos son por lo general son un proceso de captura secundaria de datos heredados. 

La conversión se mueve a través de cambios graduales que pueden pasar desapercibidos hasta que se requieren cambios mayores. Dos cuestiones relacionadas con la conversión de software son el control de versiones y los cambios del sistema operativo. * Control de versiones - Un ejemplo de control de versiones se convierte Microsoft [R] Word versión 2.0 a la versión 5.0. Esta conversión se realiza a nivel de sistema, y ayudaría a mantener un registro lo más cerca posible a la tecnología actual con un impacto mínimo sobre la inversión financiera.

Los clientes de paquetes de software de RMA, como TRIM, no son sólo los registros y gestores de información, también los oficiales de acción, jefes de departamento y empleados de toda la organización. TRIM tiene la capacidad de crear plantillas de metadatos de entrada utilizando diversas estructuras, tales como un plan de archivo, serie de archivos, o la retención de archivos.

Esta estructura de valor agregado ofrece a los usuarios una opción adicional para la búsqueda, o "navegar" a través de los registros dentro del sistema de gestión de ciclo de vida de la utilización de metadatos, el contenido del documento, o ambas cosas.El beneficio final se transmite a los usuarios finales. sistemas digitales de almacenamiento necesarias para mantener los registros puede ser tan simple como un ordenador portátil o tan elaborado como un servidor de vídeo que puede transmitir vídeo a 5.000 usuarios simultáneos. 

El hecho de que sus registros han sido almacenados y son físicamente bajo su custodia no significa que usted puede recuperar los registros. El sistema de almacenamiento y los medios elegidos son afectados por elementos mecánicos y ambientales que pueden mejorar drásticamente o degradar su capacidad para mantener sus registros, así que elige sabiamente sobre la base de todas sus necesidades.

El equipo está explorando la posibilidad de aplicar este tipo de tecnología a los registros convertidos y puros registros electrónicos en formatos distintos de HTML. de minería de datos y visualización de paquetes de minería de datos y la visualización son herramientas críticas que ayuden a los usuarios de la información y los conjuntos de conocimientos en el emparejamiento por la cantidades masivas de datos que corresponden a su consulta.

El acceso de acceso a cada sistema debe ser controlado. Este control se realiza generalmente mediante el uso de contraseñas u otros medios más sofisticados. Algunos métodos de control de uso de huellas dactilares, voz, escáner de retina, y las características faciales para autenticar el acceso, sin embargo, el nivel de protección utilizada debe ser sopesado frente a la pérdida o corrupción de los conjuntos de registros.

Luis Alberto Alvarez