Presentaciones orales efectivas

Andrés Ricardo SchuschnyPlanificación Estratégica

Mágister en Gestión PúblicaUniversidad de Santiago de Chile

2007

“... Si tuviera 8 horas para cortar un árbol, 6 de ellas las pasaría afilando el hacha”

Abraham Lincoln

Preparación de una presentación

¿A quién va dirigida? Grupo

¿Para qué? Objetivo

¿Qué? Tema

¿Cómo? Estilo–medios disponibles

¿Cuándo? Momento – situación

¿Dónde? Lugar

Tipos de asistentes• Enemigo:

– Problema: contradice al expositor, a menudo sin razón y cuestiona el liderazgo del presentador.

– Acción: Agradecer las preguntas u opiniones y pedir a otros que opinen sobre lo que dice. Dar la razón cuando la tenga.

• Falta de base– Problema: pregunta aspecto que ya se dan por entendidos y

hace perder tiempo a los demás.– Acción: Agradecer participación y recordar que el tema se trató

anteriormente. Decirle que en el descanso hablará con él. Payaso

• Payaso– Problema: exceso de bromas que hacen perder tiempo y

concentración al resto.– Acción: Ignorarlo y poco a poco se dará cuenta que está de

más. Con simpatía entrar en su “onda” algunas veces.

Tipos de asistentes• Desinteresado

– Problema: se pone a leer el diario, a hablar con el vecino o a dormir.

– Acción: Ignorarlo, pero en el primer descanso preguntarle si tiene algún problema, puede que haya sido invitado sin razón.

• Cooperador– Problema: Si el expositor se apoya demasiado en él, puede

enfrentarlo al grupo.– Acción: Apoyarse en él cuando actúan el enemigo, el payaso,

el monopolizador o el sabio.• Monopolizador

– Problema: pregunta demasiado sin dejar hablar al expositor y haciendo perder el tiempo en cuestiones marginales.

– Acción: escuchar y hacer acotación para retomar la palabra. De forma pausada pedir opiniones a otros. Caminar y ponerse a su lado para hacer lo anterior.

Tipos de asistentes• Sabio

– Problema: quiere que se vaya más rápido, lo sabe todo, trata de romper los esquemas del presentador.

– Acción: agradecer su aporte y retomar la iniciativa, señarlar que otros pueden tener otro ritmo.

• Líder– Problema: el grupo está pendiente de él, si es positivo es muy

cooperador, si es negativo puede perjudicar la marcha. – Acción: reconocerle el liderazgo y proponerle cuestions que le hagan

cooperar positivamente, indagar las razones de su actitud. 2do. de a bordo

• 2do. de a bordo– Problema: siguen ciegamente al líder. – Acción: conseguir que el líder sea cooperador.

• Oveja negra– Problema: el grupo se burla de él. – Acción: intentar valorizarlo y responderle con excesiva cordialidad.

Tipos de asistentes• Antagonistas

– Problema: se enfrentan entre ello en la situación. – Acción: reconocer los diversos puntos de vista que

pueden existir y proponer debates liderados por ellos.

Presentaciones eficaces• Mientras más nos enfoquemos en las

necesidades del otro y no en las propias, más exitoso será nuestro desempeño.

• La necesidad de los otros, no lo que se dice, es la clave para una exposición efectiva.

• Palabras clave es: EMPATÍA, ALTERIDAD, CLARIDAD, BREVEDAD

Tipos de expositores• Enemigo

– Problema: considera que los asistentes no tienen nivel ni interés, menosprecia a las personas.

– Acción: plantearse cuál es su verdadera vocación con relación a la comunicación, comprobar las cualidades positivas de los participantes.

• Falta de base– Problema: no conoce el contenido ni las técnicas de comunicación

suficiente. – Acción: preparar mejor el contenido y sus métodos de trabajo.

• Payaso– Problema: suple sus carencias de contenido con un exceso de

bromas que desvirtúan la acción comunicadora. – Acción: dosificar las bromas, comprobando que están

relacionadas con el tema, suplir las carencias de contenido.

Tipos de expositores• Egocéntrico

– Problema: sólo se centra en él y no piensa en los intereses de los demás.

– Acción: intentar que el centro sean otros.

• Sabio– Problema: sólo está preocupado en demostrar que él sabe

mucho. No le interesa que los demás aprendan o capten.– Acción: preocuparse más por el conocer de los otros que por

demostrar su sabiduría.

• Nervioso– Problema: inseguridad, miedo, vergüenza. Actúa muy por debajo

de sus posibilidades. – Acción: para mejorar hay que formarse, ensayar, desarrollar más

autoconfianza.

Percepción y postura psicológica

• La percepción es un proceso psicológico por el que el individuo recibe estímulos, los interpreta y los traduce en una respuesta.

• La percepción da origen a la postura, que refiere a un estado general de prevención.

• La actitud es una organización de concepto, motivos, cualidades, hábitos y conocimientos, reunidos a modo valorativo con respecto a algo o alguien.

• En lo posible es necesario conocer los prejuicios, actitudes y necesidades del auditorio, que cual ofrece indicios, verbales y gestuales.

Pérdidas en la comunicaciónProceso de la Comunicación:

Emisor – Mensaje – Receptor Dispersión de la información:• Se puede saber mucho• Sólo una parte es importante• De eso, no todo lo recuerdo• Lo que recuerdo, no todo lo sé decir.• De lo que digo bien, no todo lo oye el otro• De lo que oye el otro, no todo lo cree• De lo que cree, no todo es importante• Sólo una parte está relacionada con sus

motivaciones

3 preguntas para preparar una presentación

• ¿Cuales son los objetivos que se propone alcanzar?

• ¿Qué métodos seleccionará para obtener mejor los objetivos?

• ¿Cómo saber si se han alcanzado dichos objetivos?

5 factores del correcto camino• Público correcto: ¿quiénes son? ¿a qué se dedican?

¿cuáles son sus intereses? ¿cómo se les puede ayudar?

• Ideas correctas: expresar ideas que generen interés con seguridad y comodidad.

• Secuencia de transmisión correcta: cuidar la lógica y la fuerza persuasiva, dar razones por las que se habla, guardar ideas fuerza para reforzar, primero evidencia, luego conclusión.

• Palabras correctas: eliminar los “peros”, la duda, la indecisión, mostrar naturalidad.

• Destreza verbal y física correctas: mostrar entusiasmo, emoción y convicción, sinceridad, y dicción clara.

Reglas de oro del expositor• Estar erguido pero sin rigidez.• No usar ademanes groseros, palabras

altisonantes o mirados inquisidoras.• Tener la mirada tranquila, sin que se demuestre

inseguridad o miedo.• Tener cuidado con los movimientos, que estos

sean flexibles y naturales.• No caminar de un lado para el otro,

desplazarse, pero con discreción.• Procurar que los movimientos sean congruentes

con lo que se dice.• Alimentar las expresiones verbales con gestos

corporales, pero con delicadeza.

Esquema de una presentación• Esqueleto: Idea central, finalidad de la presentación.• Cuerpo: ideas integrantes de la idea principal, lo ideal es

que se componga de tres partes: (i) Aperitivo, (ii) Plato fuerte y (iii) Postre.

• Fantasía: un poco de adorno es útil (imágenes, anécdotas, elementos psicológicos).

• Carne del esqueleto: Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas.

• Sangre: sentimiento, lo que da calor al discurso, consonancia afectiva.

• El alma: lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor.

• Vestido: es el vocabulario (sencillo y simple).• Conclusión: preparar siempre el remate o aterrizaje

final.

Preparación física• Dormir al menos 7 horas las noche anterior.• Antes de la presentación caminar pausadamente

para relajarse.• Evitar comidas pesadas.• Usar vestimenta formal pero cómoda.• Nunca usar zapatos nuevos.• No fumar durante la presentación.

Preparación psicológica• Adoptar una actitud mental positiva y de triunfo. • Saber que ud. tiene condiciones especiales que los

asistentes no poseen (el conocimiento).• Relajarse, pues ud. sabe más que ellos sobre lo que

expondrá.• Los asistentes son personas que cómo uno tienen

miles de limitaciones. • Piense que está conversando con un grupo de amigos. • Los primeros 3 minutos son los complicados (preparar

la entrada, con algunas frases)• Repítase a sí mismo: soy capaz.

Algunos consejos• Buscar el contacto visual con la audiencia.• Observarse y sentir la postura que se tiene. Si es

necesario cambiarla.• No hacer ruidos indeseables.• Siempre tener material adicional preparado (otros

argumentos, anécdotas, ejemplos, imágenes, archivos, etc.).

• Cuando se inicia una presentación, la audiencia se fija y analiza muchos factores (movimientos, nerviosismo, vestimenta, tono, gestos, etc.) y con eso se forma una imagen que puede considerar interesante, aburrida, sugerente, ridícula, etc.

Algunos consejos• Revisar la propia actuación:

– Lenguaje: ¿es excesivamente técnico?– Mala vocalización– Voz monótona– Frases muy largas– Muchos conceptos– No dejar participar– Se improvisa demasiado– Hay poca variedad– Es agresivo

• Muchos se sorprenderán de lo que ven en sí mismos.

Algunos elementos útiles• El arte de la pausa

– La pausa correctamente medida denota reflexión– No completar con “eeeeeeh”, “esteeeeeh”, “cachaiiiih”– Usar la pausa para mirar y controlar

• El humor– El mejor es el improvisado y directo– Reírse de uno mismo.– Cuidar el ritmo y la oportunidad

• Las interrupciones– Agradezca– Si corresponde, pida autorización para responder después – Pueden servir para aclarar– Pueden ser aprovechadas a favor de la presentación (a veces

conviene guardarse cosas evidentes para que las pregunten)