Clase1
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Objetivos
Entender los componentes de los Estados Financieros de las CSFL
Entender el sistema de Código de Cuenta
Conocer los distintos Estados Financieros de las CSFL
Conocer algunos Pronunciamientos Para Entidades Sin Fines de Lucro
Poder interpretar los estados financieros
Transacción
Económica Documento
Físico
Mayor General
Estado de Situación
Financiera
Estado de
Actividades
Estado de Flujo
de Efectivo
Proceso de Registrar una Transacción en Contabilidad
Componentes del
Sistema de Contabilidad
• Código de cuentas
• Mayor general
• Entradas de Jornal
• Cuenta de Cheques
• Controles Internos
• Manual de Procedimientos Financieros y Contables
• Estados Financieros
El Sistema de Cuentas
Es una lista de todas la cuentas en el Mayor General
Definir la cuentas que se van a utilizar en la entidad.
Es diseñado para capturar la información financiera que la entidad necesita.
El número y tipos de cuentas utilizados en las organizaciones va a depender de la complejidad de la entidad.
Característica de la Contabilidad y Reportes
Financieros de las OSFL
Sigue básicamente los principios de contabilidad usado por los negocios con fines de lucro.
Algunas diferencias son: Ingresos
Promesas de ingresos recibidos
Activos netos Sin restricciones
Temporeramente restrictos
Permanentemente restrictos
Presentaciones de los Estados financieros
El Sistema de Cuentas
Número de Cuenta Descripción
1XXX Activos (Assets)
2XXX Pasivos (Liabilities)
3XXX Activos Neto (Net Asset)
4XXX Ingresos (Income)
5XXX Gastos (Expense)
cont... VER EJEMPLO
Estados Financieros Presentan información monetaria sobre la
utilización de los recursos económicos de la
entidad y su condición financiera
Se preparan por lo menos una vez al año.
Incluyen notas que detallan información
adicional de la institución.
Para las entidades sin fines de lucro hay unas
normas de contabilidad específicas que rigen
el formato y contenido de los estados
financieros que son preparados para uso
externo.
Estados Financieros
Limitaciones
Los estados financieros no presentan un cuadro
completo de las operaciones de la entidad.
No miden los niveles de servicio al cliente, la
preparación de la fuerza laboral, ni la efectividad
de su estructura administrativa.
Están limitados a la información que se pueda
cuantificar en dólares y centavos.
cont...
Pronunciamientos Para
Entidades Sin Fines de Lucro
SFAS NO. 117 “Financial Statements of Not-
for-Profit Organization”
SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions
Received and Contributions Made”
AICPA Audit and Accounting Guide, “Not-
for-Profit Organizations”.
Estados Financieros de
Entidades Sin fines de Lucro (SFAS NO. 117 )
Estado de Situación Financiera (Statement of Financial Position)
Estado de Actividades (Statement of
Activities)
Estado de Flujos de Efectivo (Statement of Cash Flows)
Estado de Gastos por Función (Statement of
Functional Expenses)
Notas a los Estados Financieros (Notes of
Financial Statement)
Estado de Situación Financiera Recursos económicos de la entidad y todos los
reclamos contra estos recursos a una fecha específica.
30 de septiembre de 2013
Informa sobre:
Total de Activos
Total de Pasivos
Total de Activos Netos
Liquidez – lo más cercano a efectivo de un
activo o pasivo
Flexibilidad Financiera - la habilidad para tomar
acciones efectivas para alterar flujos de efectivo
para responder a necesidades inesperada y
oportunidades.
Estado de Situación Financiera
El SFAS NO. 117 requiere el uso de uno de los
siguientes métodos para presentar información
sobre liquidez y flexibilidad financiera:
Presentar los activos en secuencia de liquidez y los pasivos en secuencia de madurez y el resultante de uso de efectivo.
Clasificando los activos y pasivos como corriente y no corriente.
Divulgar en las notas a los estados financieros información relevante sobre la liquidez, incluyendo las restricciones sobre el uso de activos.
cont...
Los Activos son recursos económicos de la
organización. Hay varios tipos de activos:
Efectivo en caja (cash)
Efectivo en los bancos (cash in bank)
Suministros de oficina (Office Supplies)
Inversiones (Investment)
Cuentas por cobrar (Accounst Receivable)
Gastos prepagados (Prepaid Expense)
Vehículos (Vehicle)
Edificios (Building)
Terreno (Land)
Componentes del Estado de Situación Financiera
Activos Fijos
Componentes del Estado de Situación
Financiera
Los activos fijos son recursos tangibles y de una
naturaleza relativamente permanente que se
usan en las operaciones diarias de la entidad.
Se registran al costo generalmente y su costo se
reduce periódicamente mediante una provisión
de depreciación acumulada que se resta al
costo del activo. La única excepción es el
terreno.
cont...
Activo vs. Gasto
Básicamente los activos proveen beneficios a la entidad más de un período.
Desembolso significativo.
Se determina dentro de las políticas de la entidad.
Ejemplo: Todo equipo comprado por la Entidad que tenga un valor mayor de $500.01 será considerado como equipo.
Componentes del Estado de Situación
Financiera
La depreciación es un método de distribuir el costo
de un activo sobre el tiempo estimado en que se
espera que éste genere beneficios para la entidad.
Métodos de Depreciación
Línea Recta
Depreciación Creciente (inferior en los primeros años)
Depreciación decreciente (mayor en los primeros años)
La depreciación acumulada refleja la cantidad total
del costo del activo que ha sido cargada contra los
ingresos.
cont...
Ejercicio de Depreciación Compra de Fotocopiadora $3,500
Vida útil 5 años
Calcule el gasto de depreciación anual
Calcule la depreciación acumulada desde el
primer año hasta el año 5.
Utilice depreciación línea recta
Calcule la depreciación Anual y acumulada para
los 5 años de vida útil de la fotocopiadora.
Resultado Ejercicio
Precio: 3,500
Vida útil: 5 años
Depreciación anual línea recta
Depreciación Anual
3,500/5= $700
Depreciación Acumulada
Año 1 = 700
Año 2 = 1,400
Año 3 = 2,100
Año 4 = 2,800
Año 5 = 3,500
Componentes del Estado de Situación
Financiera
Pasivos - Obligaciones de pagos o servicios de la
entidad.
Activos Netos – la equidad o la diferencia entre
los activos y pasivos.
Sin restricciones (Unrestricted Fund)
Con restricciones temporeras (Temporarily
Restricted)
Con restricciones permanentes
(Permanently Restricted)
cont...
Estado de Actividades
Resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad durante un período de tiempo.
Para el mes que termina el 30 de septiembre de 2013
Estado financiero más importante ya que indica si existen suficientes ingresos para cubrir gastos.
Provee información sobre los cambios en los activos netos.
El cambio en activo neto tiene que estar segregado entre Restrictos Permanente, Restrictos Temporeramente y no restrictos.
Estado de Actividades
Los ingresos deben clasificarse dentro de las secciones de activos netos restrictos y no restrictos.
Los gastos siempre se informan como una disminución de activos no restrictos.
SFAS No. 117 requiere que los ingresos y gastos se informen por tipo de actividad o programa.
Los gastos deben segregarse entre servicios programáticos y servicios de apoyo.
cont...
Tipos De Estado de Actividades
Base de efectivo (cash basis)
Se reconocen los ingresos cuando se reciben y
los gastos cuando son pagados.
Base de acumulación (accrual basis)
Los ingresos son reconocidos cuando son
devengados y los gastos en el período que son
incurridos, independiente de si los ingresos han
sido recibidos y los gastos pagados.
24
Contabilidad a
base de
acumulación
Contabilidad a
base de efectivo
La entidad proveyó
un seminario por
$250 el 10 enero y
el cliente se
comprometió a
pagar en 15 días.
Reconoce el
ingreso de $250.00
el 10 de enero.
Aparece como una
cuenta por cobrar.
El cliente pago los
$250.00 el 25 de
enero.
Reconoce el
ingreso de $250.00
el 25 de enero.
Componentes del Estado de Actividades
Ingresos - son los beneficios monetarios
recibidos por la entidad.
Gastos - son aquellos costos que se incurren
y por lo general son clasificados por
actividad/proyecto.
Cambio en activos netos - es la diferencia
entre los ingresos y los recursos utilizados.
cont...
Estado de Gastos Funcionales
SFAS NO. 117 – requiere que se provea
información sobre los gastos clasificados por
función para asistir a los usuarios en la
evaluación de el esfuerzo de la entidad en
ofrecer los servicios.
Este estado es bien útil para evaluar el efecto
financiero de añadir o eliminar cierto programas.
La entidad debe mantener un buen sistema de
costos para la segregación de gastos por
programa.
SFAS No. 117 – requiere la presentación de
este estado financiero.
Contrario a los otros estados financieros no se
requiere la segregación en activos restrictos y
no restrictos.
Desglosa el efectivo generado o utilizado en
las actividades operacionales de la entidad,
así como también en las actividades de
inversión y financiamiento.
Reconcilia los cambios en el balance de
efectivo de un período a otro.
30
Estado de Flujo de Efectivo
Notas a los Estados Financieros
El propósito principal es divulgar información que es requerida por los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Provee información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y sobre otra información de interés.
Son parte integral de los estados financieros y se deben revisar minuciosamente para entender la condición financiera de la entidad.
Contribuciones (contributions)
Promesas incondicionales de dar (pledges)
Servicios donados (contributed services)
Gastos programáticos y servicios de apoyo
SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions
Received and Contributions Made”
Contribuciones (Contribution)
Contribuciones son transferencias incondicionales de activos o liquidación de deudas en una transferencia voluntaria y no recíproca.
Tipos de transferencias:
Efectivo, valores, propiedades, uso de facilidades, materiales, servicios y promesas incondicional de dar.
Tratamiento contable
Se reconoce a su justo valor
Se reconoce en el momento aún cuando el donante haya restricto su uso para una ocasión futura.
Promesas Incondicionales de Dar
SFAS No. 116 requiere documentación verificable antes de ser reconocida en los estados financieros.
Se considera suficiente documentación para las
promesas orales lo siguiente,
Nombre, dirección y número de teléfono del donante.
Cantidad prometida, el plazo de tiempo y la
fecha en que se realiza la promesa.
El nombre del empleado o representante de la organización al que se le hizo la promesa.
Promesas Incondicionales De Dar
Se reconoce a su justo valor
Se reconoce de inmediato independiente si el plazo de la promesa excede un año.
Ejemplo: Una promesa de $10,000 en junio. En septiembre 30 recibieron los $10,000 de la promesa (pledge).
cont...
Servicios Donados
SFAS No. 116 requiere que se reconozcan a su justo valor.
Debe reunir los siguientes atributos:
Crea o aumenta el valor de un activo no
financiero
Representa una destreza especializada que
hubiera sido necesario comprarla si no fuera
donada.
Debe ser documentada.
Gastos Programáticos
Los gastos de la entidad deben distribuirse
entre los programas directos que se ofrecen
y los servicios de apoyo.
Los costos directos e indirectos incurridos en
proveer servicios a través de los programas de la entidad.
Deben estar segregados por categorías
mayores de programas.
Servicios De Apoyo
Gastos no relacionados directamente con los programas de la entidad.
Generalmente se clasifican como: Administrativos y generales
“Fund raising”
Desarrollo de membresía
Informes Internos:
Estado de Actividades y Cambios en Activos Netos
(Interino):
Se debe preparar periódicamente para analizar el
movimiento de Ingresos y Egresos comparado con
Presupuesto. Nos provee información sobre posibles
variaciones.
Las Variaciones en Fondos Restrictos pueden causar
pérdidas y devolución de Fondos.
Herramientas de Análisis en una OSFL:
Existen dos vías en el análisis de los Estados
Financieros:
Cuantitativa – Se analizan los cambios y las
tendencias que presentan las cifras.
Cualitativa – Se analizan los efectos que las Notas en
los Estados Financieros nos proporcionan, tanto sobre
la situación actual, como sobre eventos futuros y/o
acumulativos.
Herramientas de Análisis en una OSFL:
Los “RATIOS” – Son herramientas de análisis que se
expresan básicamente en porcientos o en tiempos.
Clasificaciones básicas:
Ratios de Liquidez
Ratios de Capacidad Financiera
Ratios de “Cash Flow”
Los Ratios de Liquidez:
Miden la habilidad de la organización para cumplir
con sus obligaciones corrientes:
Current Ratio = Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
Las Guías generales de comercio han establecido
como un “Current Ratio” saludable un resultado de
2 ó más.
Los Ratios de Liquidez:
“Working Capital” =
Activos Corrientes – Pasivos Corrientes
El resultado se presenta en términos de dólares. Debe
ser comparado con otros períodos. Representa la
Solvencia Inmediata de la organización. Siempre
debe resultar en un número positivo.
Los Ratios de Liquidez:
“Cash Ratio” =
Efectivo y Equivalentes *
Pasivos Corrientes
El resultado mide la capacidad de pago inmediato
de las obligaciones contraídas a la fecha de los
Estados. No se incluyen otros activos, pues no pueden
ser convertidos a “Cash” de manera inmediata.
Los Ratios de Capacidad Financiera:
Debt Ratio = Total Liabilities
Total Assets
Resulta en el porciento de obligaciones sobre recursos
totales. A mas bajo, mayor salud financiera.
También es aplicado sólo a Fondos No-restrictos.
Los Ratios de Flujo de Efectivo “Cash Flow”
Miden la capacidad de la organización para
generar el efectivo necesario para cumplir con sus
obligaciones corrientes y financiar sus programas:
Cash Flow/Current Debt = Net Cash .
Current Debt = Current Portion of Long Term Debt
Asignación 14 de diciembre de 2013
Utilizando los estados de Caribe Girl
Scouts Council, Inc. Compute lo siguiente:
Current Ratio
Working Capital
Cash Ratio
Debt Ratio
Control y Análisis de la Información
Financiera
Conclusiones:
Las OSFL hay que administrarlas tal como EMPRESAS.
Los Estados de una OSFL se deben analizar con
herramientas propias de las Empresas exitosas.
Muchas decisiones dependen de los análisis y demás
información provista por el área de finanzas.
Referencias Guide Star
http://www.guidestar.org/help/tutorial/990_0intro.jsp
Cómo entender y usar información financiera: Manual
Básico para Entidades sin Fines de Lucro. CPA Lianabel
Oliver Bigas, Colegio de CPA de PR y Fundación Ángel
Ramos, Inc.
Departamento de Hacienda:
http://www.hacienda.gobierno.pr
http://www.estado.gobierno.pr
Referencias
Basic Guide to Non-Profit Financial Management
Written by Carter McNamara, MBA, PhD
http://www.managementhelp.org
Financial accounting standards board
http://www.fasb.org/home
Non profit Assitance Fund:
https://nonprofitsassistancefund.org/sites/default/fil
es/publications/nonprofit_financial_ratios_2013.pd
f
PREGUNTAS
