CODIFICACION DE MATERIALESLa codificacin es el mtodo que permite convertir un carcter de un lenguaje natural (alfabeto) en un smbolo de otro sistema de representacin, como un nmero, aplicando normas o reglas de codificacin las cuales definen la forma en la que se codifica dado el sistema de representacin. La codificacin ayuda a que se alcance ms eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su organizacin o bsqueda. Se unen para distinguir un grupo de datos que tienen caractersticas diferentes de otro. stos se listan en manuales y se distribuyen para que el personal de trabajo pueda localizarlos fcilmente. Muchas veces el personal de trabajo llega a familiarizarse tanto con los cdigos frecuentemente usados que los memoriza. Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente, la descripcin del concepto parece ser un nmero largo. Sin Embargo, para los vendedores el nmero esta compuesto de unos cuantos nmeros mas pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Por ejemplo, los primeros tres dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un cdigo de subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase. Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la administracin, de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos de la bodega y control eficiente de las existencias. CATALOGACIN: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. SIMPLIFICACIN: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. ESPECIFICACIN: Significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara.

NORMALIZACIN: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. ESTANDARIZACIN: Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. De esta forma la catalogacin, simplificacin, normalizacin y estandarizacin constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar los materiales.CatalogacinSimplificacinClasificacinEspecificacinCodificacinNormalizacinEstandarizacinClasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin, etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico. EL SISTEMA ALFABTICO: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. ste limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. EL SISTEMA ALFANUMRICO: Es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. EL SISTEMA NUMRICO: Es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado numero de artculos que abarca. Comnmente se denomina sistema decimal, porque las informaciones bsicas son proporcionadas por medio de varios conjuntos de dos nmeros. La primera decena, es decir, el primer par de nmeros, clasifica las principales clases de materiales:

Dnos un ejemplo

01.- Materias Primas06.- Materiales de Oficina02.- Materiales en Procesamiento07.- Materiales de Limpieza03.- Materiales Semiacabados08.- Materiales Inflamables04.- Materiales Acabados 09.- Combustibles, aceites y lubricantes05.- Productos Acabados10.- Materiales diversos

La segunda decena clasifica los principales grupos de materiales en cada clase representada por la primera decena. Mientras la primera decena indica la clasificacin general, la segunda decena indica los diversos grupos de materiales en cada clase. Por ejemplo considerando la clase 06, con los siguientes grupos de materiales:

06.- Materiales de oficina01.- papel de apuntes05.- gomas02.- block de carta06.- clips03.- papel tamao carta07.- sobres04.- lpices 08.- otros materiales

Entonces la segunda decena representa la codificacin individualizadota. Muchas veces es necesario contar con una tercera decena apara definir mejor los diversos tipos de materiales. Por ejemplo si consideramos la codificacin Por ejemplo si consideramos la codificacin individualizadora 04.- lpices, quedara definida mejor

06-0401.- marca bic, color azul, punta fina02.- marca bic, color rojo, punta fina03.- marca bic, color negro, punta fina04.- marca faber, color azul, punta fina etc.

El sistema decimal permite una enorme amplitud de variaciones, pues puede ser dividido en clases, grupos, subclases y subgrupos, conforme a la necesidad de cada empresa.

La codificacin debe sustituir el nombre del material en todos los documentos de la empresa, principalmente en las requisiciones de materiales.

Clasificacin Abc por Vilfredo Pareto

Vilfredo Pareto fue un socilogo y economista italiano quien en 1897, afirm que el 20% de las personas ostentaban el 80% del poder poltico y la abundancia econmica, mientras que el 80% restante de la poblacin (denominada "masas") se reparta el 20% restante de la riqueza y de la influencia poltica. Este principio es susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los cuales cabe destacar el control de calidad, lalogstica(de distribucin), y laadministracin de inventarios. En el control interno de stock, este principio significa que unas pocas unidades de inventario representan la mayor parte del valor de uso de los mismos.En toda organizacin se hace necesaria una discriminacin de artculos con el objetivo de determinar aquellos que por sus caractersticas precisan un control ms riguroso.LaClasificacin ABCes una metodologa de segmentacin de productos de acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayora de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificacin son relativamente arbitrarios.Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificacin corresponde estrictamente al 80% de la valorizacin del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho ms comn, por el hecho de la conservacin del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una gua aplicada en muchas organizaciones, cada organizacin y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quin aplique cada principio de ponderacin debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.Controles para las zonas de la clasificacin

Control para ZONAS "A"Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor ms alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que presentan una parte importante del valor total del inventario. El mximo control puede reservarse a las materias primas que se utilicen en forma continua y en volmenes elevados. Para esta clase de materia prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporcin de utilizacin, tomando en cuenta medidas preventivas de gestin del riesgo como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a Gestin del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicacin y espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la organizacin.

Control para ZONAS "B"Las partidas B debern ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados con revisiones peridicas por parte de la administracin.Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de existencias para este tipo de unidades debern ser moderados a bajos y las existencias de seguridad debern brindar un control adecuado con el quiebre de stock, an cuando la frecuencia de rdenes es menor.

Control para ZONAS "C"Esta es la zona con mayor nmero de unidades de inventario, por ende un sistema de control diseado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto de rerden que no requiera de evaluacin fsica de las existencias suele ser suficiente.

CMO REALIZAR LA CLASIFICACIN ABC?La clasificacin ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su valor por unidad de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada temi,donde:Di= Demanda "anual" del temi(unidades/ao)vi= Valor (costo) unitario del temi(unidades monetarias/unidad)Valor Totali= Di*vi(unidades monetarias/ao)Antes de aplicar el anterior ejercicio matemtico a los tems es fundamental establecer los porcentajes que harn que determinadas unidades se clasifiquen en sus respectivas zonas (A, B o C).Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorizacin de los artculos, se procede a calcular el porcentaje de participacin de los artculos, segn la valorizacin (suele usarse tambin en cantidad, "particiapcin en cantidad"). Este ejercicio se efecta dividiendo la Valorizacin de ada tem entre la suma total de la valorizacin de todos los tems.luego se precede a organizar los artculos de mayor a menor segn sus porcentajes, ahora estos porcentajes se acumulan. por ltimo, se agrupan teniendo en cuenta el criterio porcentual determinado en la primera parte del mtodo. De esta manera quedan establecidas las unidades que pertenecen a cada zona.

Qu es y cmo funciona dientes de sierra?Es un modelo de inventario que en forma grfica, muestra la manera de cmo mantener un inventario idneo en una organizacin, basndose en una similitud de un serrucho o los dientes de una sierra, indicando el rango de control sobre la variable del inventario, de igual manera indica la cantidad de inventario que hay y la cantidad de pedido ptimo que debe hacerse a los proveedores.Conceptos fundamentales utilizados en la gestin de inventarios. Stock de seguridad:Tambin llamado stock de proteccin, lo podemos definir como el volumen de existencias que se tiene en el almacn, por encima de lo que normalmente se espera necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la entrega de los pedidos. Si los aprovisionamientos no son instantneos, y existe un cierto tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que ste llega al almacn, ser necesario disponer de cierto nmero de existencias para hacer frente a la demanda o salidas de almacn, durante dicho plazo de reposicin. Y si la demanda en dicha unidad de tiempo es conocida exactamente, no habr problema al calcular las existencias necesarias destinadas a este fin. Pero si la demanda es aleatoria, aparece un factor de incertidumbre sobre la necesidad futura de existencias para hacer frente a esta demanda. Por lo que ser necesario tener en almacn un nmero de existencias, a la hora de hacer un pedido, igual al consumo normal que tiene lugar durante el plazo de reposicin, ms una cierta cantidad que, aunque no esperamos salga del almacn antes de que llague el nuevo aprovisionamiento, es de hecho necesaria para prevenir las posibles fluctuaciones imprevistas dela demanda. Tambin se hace necesaria la presencia del stock de seguridad en el almacn cuando la demanda es totalmente conocida en cada unidad de tiempo sin ningn tipo de incertidumbre, pero el plazo de reposicin s adolece de este factor de incertidumbre. Cuando el plazo de reposicin es aleatorio y puede fluctuar, es imprescindible abastecerse de un cierto nmero de existencias, suficientes para atender la demanda durante los das en que el nuevo pedido puede tardar en llegar al almacn, por encima del tiempo que se considera como plazo normal; de lo contrario, corremos el riesgo de que haya "ruptura en el almacn, es decir, de que nos falten existencias para atender a las salidas ciertos das, si el nuevo pedido tarda en llegar un tiempo imprevisto.

Diagrama de GANTT2. Diagrama de GANTT Es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Permite al usuario modelar la planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.3. Diagrama de GANTT Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado periodo de tiempo. Por esta razn, se requiere el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas relacionan las actividades de manera que se puede ver el camino crtico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y determinacin del presupuesto.4. Diagrama de GANTT En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una lnea, mientras que las columnas representan los das, semanas o meses del programa, dependiendo de la duracin del proyecto. El estimado para cada tarea se muestra a travs de una barra horizontal. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente.5. Diagrama de GANTT A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalizacin. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea.

PERT (Tcnica de evaluacin y revisin de Programas)

11. PERT (Tcnica de evaluacin y revisin de programas) Es un modelo para la administracin y gestin de proyectos. Es bsicamente un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total.12. Redes PERT y principios Principio de designacin sucesiva: Se nombra a los vrtices segn los nmeros naturales, de manera que no se les asigna nmero hasta que han sido nombrados todos aquellos de los que parten aristas que van a parar a ellos. Principio de unicidad del estado inicial y el final: Se prohbe la existencia de ms de un vrtice inicial o final. Slo existe una situacin de inicio y otra de terminacin del proyecto. Principio de designacin unvoca: No pueden existir dos aristas que tengan los mismos nodos de origen y de destino. Normalmente, se nombran las actividades mediante el par de vrtices que unen. Si no se respetara este principio, puede que dos aristas recibieran la misma denominacin. Son la parte ms famosa de PERT, son diagramas de lneas de tiempo que se interconectan. PERT est diseado para proyectos de gran escala, que se ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios.13. Pasos de la Tcnica de PERT. Paso 1 FORMACIN DE UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES QUE INTEGRAN EL PROYECTO. Paso 2 DETERMINACIN DE LA SECUENCIA U ORDEN DE LAS ACTIVIDADES Paso 3 TRAZO DE LA RED Actividad-Evento Numeracin de eventos Nombramiento de las Actividades De un evento pueden salir y llegar varias actividades Las flecas pueden ser ascendentes o descendentes, lneas continuas o quebradas

Costos de posesinTodo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de posesin o costos de existencias. Dependen de dos variables: la cantidad en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores sern los costos de posesin. El costo de posesin (CE) es la suma de dos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP). Veamos:1. Costo de almacenamiento (CA) Se calcula mediante la siguiente ecuacin:CA = Q/2 T P IDonde:Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.T= Tiempo de almacenamiento.P= Precio Unitario de material y,I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el coste de almacenamiento esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otros). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula ms amplia: la tasa de almacenamiento (TA), que constituye la suma de las siguientes tasas (todas expresadas en porcentaje):

Ta = Tasa de almacenamiento Fsico:Ta = (100 A Ca) / (C P)

Donde: A= rea ocupada por las existencias.Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.C= Consumo anual del material.P= Precio Unitario material.Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias: Tb= (100 Ganancia) / (Q P)

Donde: Q P= Valor de los productos almacenados. Tc= Tasa de seguros del material almacenado:Tc= (100 Costo anual del equipo) / (Q P)

Td= Tasa de transporte ,manipulacin y distribucin del material:Td= (100 devaluacin anual del equipo) / (Q P)

Te= Tasa de obsolescencia del material:Te= (100 Perdidas anuales por antigedad) / (Q P)

En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf2. Costo de pedido: El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el nmero de pedidos procesados en el pedido. CP= Costo anual de los pedidos (CAP) / Numero de pedidos en el ao (N)

El CAP se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el ao: - Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.- Materiales utilizado en la confederacin del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).- Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, telfono, fax, gastos de oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:CE = CA + CPTodos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mnimo el CE.