Claves Para Organizar El Tiempo

8/13/2019 Claves Para Organizar El Tiempo

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1. Consigue una libreta.Puedes utilizar tambin tu computadora (un archivo de

texto o documento Word). Personalmente prefiero un cuaderno o libreta porque no

siempre tendrs encima tu computador y te servir en cualquier momento y en

cualquier lugar (a no ser que tu computador sea del tamao de un librito jeje).

2. Cada semana (por ejemplo los domingos), habilita una hoja que corresponda a

esa semana que comienza.Anota en ella a modo de lista, sin mucho formalismo, las

actividades, metas y objetivos que vislumbras lograr en esa semana. Intenta que esa

lista sea realista en el sentido de que sientas que s puedes lograr eso que ests

escribiendo en esa semana. Cualquier tarea la puedes anotar, por ejemplo: llamar a

tal persona, buscar los anlisis de, desarrollar documento de, coser el pantaln,

cocinar etc. Esto te permitir ver panormica y globalmente, cmo te gustara que

fuera tu semana y lo que necesitas y quieres lograr. La idea no es atarte a ese

resultado, sino ayudarte a que mentalmente tengas una idea de cmo quieres que se

desarrolle. Esto te permitir estar ms alerta de tus acciones y de lo que esperas de ti.

3. Cada da (temprano en la maana)al despertarte, busca unos pocos minutos y

tranquilidad y escribe a modo de lista, qu actividades o acciones quieres lograr ese

da. Por ejemplo, mi lista del da de hoy dice: 1) Escribir mail a Rodolfo y comentarle

que, 2) Terminar pgina web de, 3) Escribir el artculo para mi boletn de esta

semana sobre, 4) Comprar paales para Mximo, 5) Comprar las cosas para

festejar mi cumpleaos etc. Esto te permitir tener en cuenta lo que hars, sea el

tipo de tareas que sean y te har sentir que avanzas. Te aseguro que te sentirs ms

entusiasmado al ver que vas logrando paso a paso, cada una de estas pequeas

acciones. No olvides que el conjunto de estas pequeas acciones conforman tu vida,

conforman tus objetivos logrados. As que, presta atencin y toma conciencia de qu

importante es esto!

1. Ubicar la escalera. Dice Stephen Covey que Si la escalera no est apoyada en la

pared correcta, lo nico que har es llevarnos antes al lugar errneo Y as es, De qu

sirve hacer muchas cosas, si no nos estn dando ningn resultado?! As, lo primero que

hay que hacer es plantearse metas. stas deben ser reales, medibles y alcanzables. El

camino ms corto, el ms fcil es preguntarse Qu es lo que realmente quiero en la

vida? La respuesta a esta pregunta sentar las bases de direccin y el lugar en donde sequiere apoyar la escalera y de esta manera las actividades que se realicen da con da,

debern estar enfocadas a lograr obtener lo que se quiere de la vida.

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2. Escribir pendientes. La escalera nos ayuda a definir el qu, el escribir los pendientes

nos ayuda al cmo. El hacer una lista implica no manejar muchos papelitos, saber en

dnde lo anotamos y tener en un solo lugar las actividades que queremos realizar, incluso

las que no son tan importantes, pero tenerlas anotadas ayudan a ocupar la mente en

cosas importantes y no en los pendientes. Cuando vemos los pendientes enlistados, nos

damos cuenta que en realidad no eran tantos y eso ayuda a descansar la mente.

3. Descansar la mente.La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Si est

acostumbrado a trabajar jornadas interminables, pregntese: Si me quedo, lo termino y

se me quita un pendiente?, si la respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse,

terminar y quitarse un pendiente; Ah! Pero si la respuesta es negativa, el quedarse no lo

vale. Por qu? Porque si no se va a acabar, no se va a comer bien, se va a salir tarde, se

va a cansar, se tiene que llegar temprano para terminar y por si fuera poco se va a dormir

mal por la preocupacin de no haber terminado lo que sea en lo que estuviera trabajando

Para qu quedarse?! Vale ms descansar la mente, disfrutar a los seres queridos, cenara gusto, dormir para descansar y llegar temprano descansado y despejado.

4. Una sola cosa a la vez.No se trata de hacer una sola actividad, sino de tener la mente

en un solo lugar. El hecho de estar en casa pensando en la oficina o viceversa, o de estar

en alguna reunin esperando o atendiendo una llamada lo nico que hace es

desequilibrarnos porque ni estamos en un lugar, ni en otro y por lo tanto perdemos vida

con nuestros seres queridos o con nosotros mismos. En fin, se pueden hacer tantas

actividades como intereses o capacidades se tengan, el secreto est en no mezclarpendientes ni actividades, es decir, un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

5. Limpiar para descansar.Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o

el lugar de trabajo despejado de papeles, tener nicamente lo que se est ocupando,

porque un lugar saturado cansa la mente y adems genera estrs. Qu hacer para lograr

tener un lugar despejado? Hay que hacer uso de lo que he llamado DATT y que se refiere

a no mover un papel si no se tiene la intencin de hacer algo con l. Esto es, cada vez que

nos llegue un documento (o e-mail, aplica igual) lo que se puede hacer se reduce a:Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que haga, maneje los papeles UNA sola
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vez para mantener el lugar de trabajo y la mente despejados.

6. Empezar por el principio.Suena tan obvio, que precisamente por eso no se realiza.

Cmo saber cul es el principio? Muy fcil, la respuesta est en tener claro a dnde

quiere llegar al subir la escalera. El saberlo determinar actividades que sern importantes

pues lo llevarn a donde quiere, todo aquello que nos aleje por urgente que sea, slo nos

quitar vida. Aprenda a enfocarse en la meta.

7. Aprender a decir que NO.Cuando tenemos claro el rumbo a donde se va es tan fcil

decir que NO! que lo nico que tendr que hacer es preguntarse, Qu pasa si no hago

esto? Si la respuesta es nada, No lo haga!, y usted podr disfrutar su vida. Decir que NO

es mucho ms importante si el pendiente es de alguien ms y no propio.

8. Usar la agenda.El secreto no es programar actividades, sino cumplir las programadas.

Una agenda no es slo de trabajo, dado que ya vimos que lo que se administra es la vida,

llevar una agenda se vuelve una programacin personal y entonces se vuelve tan

importante agendar un caf con un(a) amigo(a), asignar tiempo para el deporte, para algn

pasatiempo, para actividades familiares, o simplemente tiempo para uno mismo. Lo ms

importante en este punto de la agenda es el aprender a decir que NO a actividades que

interrumpan esta programacin.

9. No posponer.El decir al rato lo hago es tan grave como no saber decir que no.

Imagine un gran contenedor denominado Al Rato y despus imagine que todo aquello

que decide no hacer en el momento se va a ese contendor. No dudo que finalmente al

tenerlo frente a Ud. y ver la cantidad de cosas que se dejaron ah haga que en lugar de

vivir afuera de dicho contenedor, en equilibrio; viva inmerso en Todo lo que se tiene que

hacer y que generalmente resulta que era para ayer.

10. Administrarse a s mismo.Finalmente el hecho de que no es lo mismo administrar el

tiempo, que administrarse a uno mismo, implica que si se hacen o no las cosas, depende

nicamente de uno y de nadie ms. Y desde esta perspectiva si se decidi no hacerlas es

porque uno est determinando que no valen la pena en la vida y desde mi perspectiva, uno

no se da el tiempo para hacerlas.[GestioPolis te recomienda el artculo "Gestionarse a s

mismo"de Peter Drucker para obtener ms conocimiento sobre la 'gerencia de nosotros

mismos']
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Claves para un manejo del tiempo ms efectivoComencemos a desgranar estas diez claves fundamentales que les servir en la

planificacin de cada DIA de manera extraordinaria:

Clave 1.- Establezca siempre que le sea posibles momentos de tiempo

especficos para realizar cada una de las tareas que planifique. No anote

simplemente en su agenda

Hacer 30 minutos de ejercicio, sino que determine con claridad a que hora

comenzar a hacer ejercicio y en que momento terminar. De este modo tiene

instrucciones precisas que seguir, y evitar distracciones que pueden hacerle desviar

su atencin del objetivo, para terminar por no realizarlo.

El tener a lo largo del da claramente definido cuando haremos cada una de las tareas

que nosotros mismos hemos establecido que necesitan ser hechas, libera nuestra

mente de tener que estar constantemente pensando en algo para que no se olvide.

Usted podr enfocarse en cada instante en lo que tiene entre manos, ya que tendr la

certeza de que despus estar bien claro lo siguiente que tendr que hacer. Todos los

grandes realizadores trazan un plan detallado de su jornada, y despus se cien al

mximo posible a ese plan que ellos mismos han creado.

De este modo se garantizan que en cada instante estn haciendo lo ms importante

que podran hacer.

Clave 2.-Cuando reserve un tiempo para completar una tarea, respete al mximoesa cita con usted mismo.

Si ha establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12, y alguien le pide

reunirse con usted a las 11:40, solicite amablemente encontrarse a las 12. De este

modo, no tendr que interrumpir su flujo de trabajo, y ser mucho ms efectivo.

En muchas ocasiones tendemos a valorar mucho ms nuestros compromisos y

reuniones con otras personas, que las reservas de tiempo que hacemos para trabajar

en temas importantes relativos a nuestros propios objetivos.


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No caiga en esta trampa. El tiempo que reserve para usted tiene la misma prioridad

que la que tendra una reunin con la persona a la que usted ms admire en el mundo.

Asigne siempre la prioridad que merecen sus citas con usted mismo.

Clave 3.-Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga que realizar a

lo largo del da.

As, por ejemplo, si tiene una reunin con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide

verle a las 1:00, solictele adelantar la cita a las 12:45. De este modo, consigue dos

importantes beneficios.

Por una parte, reafirma el hecho de que su primera reunin ha de terminar a la hora

prevista, es decir a las 12:45, ya que a esa hora tiene otro compromiso con otra

persona.

Por otra parte, una pausa de 15 minutos entre dos reuniones, raramente es productiva,

por lo que juntando sus dos tareas ha logrado ser mucho ms efectivo y aprovechar

mejor su tiempo.

Clave 4.-Establezca un lapso de tiempo mayor para realizar una tarea del que

crea que le llevar completarla.

Si piensa que le llevar 30 minutos, planifique 45 minutos para hacerla. Si cree que le

llevar una hora y media, planifique dos horas. Esto le permitir manejar imprevistos

que puedan surgir mientras realiza la tarea.

Adems, por regla general, los seres humanos pecamos de exceso de optimismo a

la hora de calcular el tiempo que nos llevar completar cualquier tarea. Permtase un

margen para no tener que dejar siempre sus tareas a medias porque no le haya dado

tiempo a completarlas.

Clave 5.-Procure planificar las tareas que hayan de estar completadas para una

fecha determinada con anterioridad a la llegada de esa fecha.

No haga como la mayora de estudiantes que esperan hasta el ltimo instante para

preparar sus lecciones. Si un informe tiene que entregarlo el juego, planifique para

tenerlo terminado el martes o el mircoles.Esto le permitir tener un margen de tiempo para solucionar cualquier imprevisto quepueda surgir y le aportar un sentimiento de seguridad y confianza. De este modo,


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tambin ganar la reputacin de ser un persona que cumple los plazos de entrega con

los que se compromete.

Clave 6.-Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana,

procure planificar las ms importantes al comienzo de la semana.De este modo tendr ms posibilidades de que estas tareas se completen ya que

generalmente, al final de la semana el tiempo se hace ms escaso porque suele haber

ms temas que solucionar. Adems, cree el hbito de planificar aquellas tareas ms

importantes en los periodos de mxima energa para usted.No cometa el error de asignar las tareas ms importantes a los momentos del da en

los que su energa se halle bajo mnimos. De este modo conseguir que las tareas

importantes, que generalmente son tareas de envergadura y que nos cuesta realizar,

sean mucho ms llevaderas y fciles de completar.

Clave 7.-No cometa el error de planificar absolutamente todo su tiempo

disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta.Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30% sin planificar porque siempre

tendr que dar cabida a imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio

desempeo diario. Muchas personas tienden a planificar hasta el ltimo minuto, solo

para verse frustradas cuando su agenda jams se cumple.

Deje espacio en su planificacin para la flexibilidad y para poder amoldarse

rpidamente a cualquier tema importante que deba ser tratado de inmediato.

Clave 8.-Mantenga siempre una visin con la suficiente perspectiva de todos sus

objetivos en la vida.Aunque lo normal es planificar la mayora de acontecimientos de su vida con una o

dos semanas de anticipacin, procure siempre tener presentes sus mayores objetivos.

Esto aportar motivacin a su jornada, ya que ser capaz de ver sus acciones diarias

como parte del proceso de convertir sus sueos realidad.A muchas personas les falta motivacin en sus vidas porque no son capaces de ver la

relacin existente entre las tareas que hacen cada da y sus mayores sueos y

aspiraciones. No permita que esto le suceda a usted.


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Hasta la tarea ms sencilla, si est correctamente planificada, va a tener una gran

importancia ya que es un elemento importante en la construccin de sus objetivos.

Clave 9.- Su Planificacin ha de incluir tanto los aspectos profesionales de su

vida, como los aspectos personales.Tome conciencia de la importancia de planificar momentos especficos de tiempo con

su familia, realizando actividades de ocio o de disfrute personal, disfrutando de sus

amistadesY tome tambin el tiempo necesario para mejorarse como persona. Dedique un tiempo

diario a cuidar la herramienta ms importante que posee: usted mismo.

Clave 10.- Haga una prioridad el hecho de disfrutar de cada instante de su vida.

En la vida todos tenemos que hacer tareas que nos resultan agradables,

mientras que otras no lo son tanto.Aprenda a disfrutar tanto unas como las otras. Aprenda a saborear lo bueno de cada

situacin, y enfquese en hacer de cada instante de su vida un momento mgico y

especial. Tome conciencia de que el hacerlo dependo nica y exclusivamente de

usted.Usted puede hacer que redactar ese informe pesado y aburrido sea un gran momento,

si decide conscientemente convertirlo en un gran momento.Hgase la pregunta Cmo puedo transformar la realizacin de este trabajo en algo

especial? Le garantizo que su mente comenzar a darle respuestas de cmo hacerlo.

En definitiva, TOME EL CONTROL.Puede que usted no controle algunos de los

acontecimientos de su vida, pero le garantizo que lo que siempre controla es como

reacciona ante esos acontecimientos.En su mano est el permitir que esos acontecimientos le afecten negativamente, o que

usted los transforme en experiencias maravillosas.

Claves Para Organizar El Tiempo

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