TALLER DE VOCEROS“Media Training”

Información y comunicación no son lo mismo.

Comunicarse de verdad es más complejo y delicado que poner en marchas sistemas de información.

La comunicación no debe confundirse con los medios que utiliza.

Querer comunicar, tener voluntad de comunicar, no es suficiente. Además hay que ser “capaz” y disponer de los medios indispensables.

Para que exista auténtica comunicación no es suficiente con que haya información recíproca; deben existir intercambios reales (sentimientos) y modificación del conocimiento mutuo que pueda afectar las pautas del comportamiento del otro.

CUESTIONES PREVIAS

Cualquier contacto con terceras partes relacionado al desempeño financiero o comercial de la empresa, sus estrategias, adquisiciones, escisiones, litigios o cualquier tipo de información, está restringido al Gerente General y a las personas que él autorice.

Sin embargo, las principales gerencias/áreas deben ser proactivas para comunicar y promover sus logros, así como para difundir aspectos que sean relevantes para la empresa.

El Gerente de Asuntos Corporativos será responsable de la coordinación y gestión de las comunicaciones internas y externas.

El Comité de Crisis de Comunicación (Gtes. de RRHH, Legal y Asuntos Corporativos) es la instancia formal par discutir/definir los temas de comunicación críticos.

ROLES DE LAS PARTES

El objetivo de un taller de voceros es capacitar a altos directivos de la empresa para transmitir una imagen positiva y coherente de la organización en los medios de comunicación.

La exposición en medios es una oportunidad que no debemos desaprovechar para transmitir nuestros mensajes; pero hay que estar preparados.

Las organizaciones no son “islas” y tarde o temprano los medios de comunicación tocarán la puerta (o nosotros tocaremos la suya). Si somos proactivos, podremos capitalizar estos encuentros.

Para enfrentar las crisis hay que estar preparados.

¿POR QUÉ REALIZAR UN TALLER DE VOCEROS?

Antes de dar declaraciones a los medios de comunicación es vital saber qué IMAGEN vamos a transmitir.

Las intervenciones en los medios deben estar de acuerdo con el posicionamiento de la empresa/el Grupo.

El no contar con un posicionamiento previamente definido para llegar a los medios de comunicación distorsiona la imagen de la organización. En lugar de convertirse en un medio de apoyo puede llevar a confusiones.

Las declaraciones a la prensa se constituyen en uno de los elementos claves para transmitir a diferentes públicos un posicionamiento de éxito y coherencia.

¿QUÉ IMAGEN DESEAMOS TRANSMITIR?

¿QUÉ IMPORTANCIA TIENEN LOS MEDIOS DE

COMUNICACIÓN EN LA IMAGEN DE SU

ORGANIZACIÓN?

Un principio básico:

HACERLO BIEN y COMUNICARLO

BIENDos niveles:

1. HACERLO BIEN = Un nivel ético

2. COMUNICARLO BIEN = Un nivel de información

Los medios de comunicación son canales que colocan a su organización "en vitrina".

Los medios de comunicación son una herramienta clave para llamar la atención y conseguir una buena imagen pública.

Los mensajes que son difundidos a través de los medios de comunicación influyen en el público en general y las audiencias objetivo.

Los medios, al prestar atención a algunos temas e ignorar otros, ejercen un efecto sobre la opinión. La gente conoce los temas que ocupan los medios y tiende a adoptar su orden de prioridades.

LOS MEDIOS COMO CANAL DE INFORMACIÓN

TIPOS DE ENCUENTROSCON LOS PERIODISTAS

• La NDP es el medio por el cual se comunica una empresa con la prensa.

• La NDP debe contener información de interés social.

• La NDP debe ser clara y precisa.

NOTA DE PRENSA • Esta clase de entrevista permite una mayor relación entre el periodista y el vocero. Pero no se confíe esta puede ser un arma de doble filo.

• Debe tener en cuenta que el periodista esta trabajando y no de visita.

• Sus respuestas deben ser lo más claras posibles. Nunca pida ver la información antes de que está se publique.

ENTREVISTAS EN MEDIOS ESCRITOS

• No dé declaraciones sin tener bien definido lo que quiere comunicar.

• Confirme los temas que el periodista quiere tratar.

• No se extienda en un solo punto. Debe tener en cuenta que debe exponer todos los mensajes que se ha planteado.

ENTREVISTAS TELEFONICAS

• Asegúrese si el programa es grabado o en vivo, puede tener la oportunidad de rectificar.

• Utilice notas de apoyo.• Tenga una buena postura y buena

dicción.

ENTREVISTAS PARA RADIO

TIPOS DE ENCUENTROS CON LOS PERIODISTAS

• Sea puntual.• Vista apropiadamente.• Relájese y mire siempre al

entrevistador, nunca a la cámara.• Responda directa y brevemente.• Sea siempre positivo en sus

respuestas.• Tenga una buena postura, trate de

controlar sus muecas y ademanes.

ENTREVISTAS EN TELEVISIÓN

En una conferencia de prensa o rueda de prensa, el vocero se somete a preguntas de los periodistas, normalmente, tras una breve declaración inicial.

• Asegúrese de tener claro lo que va a comunicar.

• No olvide las preguntas difíciles.• Sea puntual.• No hable previamente con los

periodistas.• Su exposición no debe sobrepasar

los 20 minutos• Facilite documentación escrita.

CONFERENCIAS DE PRENSA

• Sirve para iniciar o mantener una relación más estrecha con los periodistas.

• Se convocan en forma de desayunos, almuerzos, etc. con periodistas especializados.

• La información debe ser selectiva y exclusiva o debe tener una relación directa con el periodista.

REUNIONES DE TRABAJO

TIPOS DE ENCUENTROS CON LOS PERIODISTAS

TÉCNICAS PARA SER UN BUEN

ENTREVISTADO

Ninguna entrevista es una conversación casual, nunca improvise.Empiece poco a poco, con grupos pequeños.Mantenga el control de la entrevista.Regrese a los puntos básicos tantas veces como pueda (argumentario).Minimice las distracciones.Haga contacto visual con el periodista y, eventualmente con la cámara.Nunca repita un comentario en negativo. Todo debe ser fraseado en positivo.No use jerga, ni lenguaje técnico complicado, hable como lo hace normalmente.Nunca especule, si hay algo que usted no sabe sobre su empresa o tiene dudas de su impacto, siempre es posible comprometerse a obtener esa información en un plazo breve.Responda, pero recuerde que su misión es transmitir los mensajes claves.

LOS DIEZ “MANDAMIENTOS”

El mensaje que queremos comunicar debe ser una noticia (una historia) y por lo tanto debe tener las siguientes características:

1. Novedosa y actual.

2. Comprensible.

3. Debe ser de interés general para el público.

El mensaje debe ser articulado:

4. Primero lo más importante.

5. Usar ejemplos puntuales y explicativos.

6. Al final agregarle información general o del sector.

El vocero debe ser capaz de manejar diferentes lenguajes, en función de la audiencia a la que se dirige.

¿CÓMO DEFINIR NUESTRO MENSAJE?

PRIORIDADES EN EL MENSAJE

Es esencial que todas las declaraciones – orales o por escrito – por parte de Camposol reflejen las siguientes prioridades:

1. La Gente: siempre tiene el primer lugar

2. El Medio Ambiente: la segunda prioridad

3. La empresa y sus activos: subordinados a la gente y al medio ambiente

Siempre trate a los periodistas de manera profesional y cortés, independientemente de la posición que ocupen en el medio en el que trabajen. Antes de acordar llevar a cabo una entrevista recuerde:

¿A qué medio representa el periodista? Es apropiado preguntarlo directamente.

¿Cuál es la audiencia? De manera que Usted pueda enfocar el mensaje con ese público en mente.

¿Qué ángulo le están dando a la historia? y ¿Con quién más han hablando al respecto? Así Usted se puede preparar ante preguntas eventuales.

¿Cuáles son los objetivos y mensajes que se quieren comunicar?

ANTES DE UNA ENTREVISTA

Una entrevista no es una conversación, es una oportunidad focalizada y concreta para presentar información positiva sobre sus actividades, planes y proyectos, productos y sobre la empresa/el Grupo en general.

Presente sus ideas al principio de la entrevista.

Manténgase en control usando el método ABC (Acklnowlege, Bridge & Communicate), que consiste en referirse a la pregunta, usar una frase puente y luego reforzar el mensaje positivo.

DURANTE LA ENTREVISTA

Nunca diga “sin comentarios”, explique por qué usted no es la persona apropiada para dar esa información (use una frase puente y vuelva a un mensaje positivo).

Si usted no tiene o no está seguro de la información es apropiada, dígalo abiertamente y comprométase a obtener la respuesta en un plazo razonable.

Mantenga el contacto visual, use lenguaje no verbal positivo, sonría y vístase apropiadamente.

Durante la entrevista, muéstrese interesado todo el tiempo, acepte sólo agua y respire profundo para relajarse.

RECUERDE

RECOMENDACIONES PARA VOCEROS

EFECTIVOS

El mensaje tiene que ser claro, conciso y sencillo.No se dirija al periodista, sino al público del medio de comunicación.Un entrevistado nervioso y poco seguro le quita credibilidad a los mensajes.No tome nada como algo personal, USTED ES LA EMPRESA.Si lo critican o cuestionan tómelo como que están hablando de otro.El MOMENTO y el CONTEXTO son importantes para aclarar las dudas.

ELEMENTOS CLAVE PARA EL MOMENTO DE LA ENTREVISTA

1. Prepárese: es la clave del éxito

2. Sea usted mismo

3. Hay que mostrarse abierto y honrado

4. Sea breve

5. Sea sencillo

6. Vístase para la ocasión

7. El entrevistador no es su enemigo

8. Repetir su smensaje sclave

9. No permita que el entrevistador domine.

10. Nunca diga “sin comentarios”.

DECÁLOGO DEL BUEN ENTREVISTADO

LA COMUNICACIÓN EN

MOMENTOS DE CRISIS

Las crisis surgen en dos situaciones:

o Porque hemos subestimado o ignorado un tema difícil.o Porque ocurre un desastre (de fuente externa).

En casos de crisis, sus objetivos de comunicación deben ser:

o Minimizar publicidad/apariciones negativas.o Eliminar la cobertura en el mediano y largo plazo.o Preservar la confianza pública.o Identificar aspectos positivos.o Asegurar un balance en la presencia en medios.

LA COMUNICACIÓN EN MOMENTOS DE CRISIS

Cuando enfrente una crisis refiérase siempre a las personas, exprese preocupación y compromiso con aquellos que hayan podido ser afectados y muestre resultados concretos de las acciones que se están tomando al respecto.

Mantener la calma, no entrar en pánico.

Conocer los hechos.

Organizar el equipo de crisis.

Abrir los canales de comunicación entre todos.

Convocar al Comité responsable del tema.

¿QUÉ HACER DURANTE UNA CRISIS?

No especule, culpe o admita la culpa hasta que se conozcan todos los hechos en profundidad.

Esperar a que la crisis se vaya sola y no hacer nada.

Tratar de manejar la crisis solo.

Dar respuestas inmediatas a los periodistas sin tener conocimiento del tema.

¿QUÉ NO HACER DURANTE UNA CRISIS?

Ganar tiempo, para estar seguro de los hechos.

Ser amigable, no confrontacional.

Obtener información de los periodistas que llamen. (¿De que medio son, nombre, teléfonos y hora límite que tienen para responder?)

Si es abordado de manera inesperada por cámaras o micrófonos, pida de manera cortés apagar por unos segundos los equipos para que usted pueda entender la naturaleza de la entrevista y asegurarse de que es la persona apropiada para dar declaraciones sobre el tema.

¿QUÉ HACER ANTE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

1. Prometer algo a los medios de comunicación y no cumplir.

2. Tratar de especular o responder preguntas de los periodistas sin conocer plenamente los hechos.

3. Asumir que la información que tienen los medios es correcta sin verificarla.

4. Ofrecer opiniones personales.

5. Brindar los teléfonos de los directivos principales.

¿QUÉ OTRAS COSAS NO HACER ANTE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

1. Analice bien si está realmente ante una crisis o un problema de “mala prensa”.

2. Tenga un Comité de Crisis siempre preparado y profesionales capaces de hablar con los medios.

3. Acepte su responsabilidad aunque crea fervientemente ser victima.

4. Asegúrese de estar siempre al tanto de qué pasa en su empresa antes de que se enteren los medios.

5. Asegúrese de que sus empleados conozcan su visión antes de que salga en los medios. De lo contrario puede agravar el clima interno.

6. No trate a los medios como enemigos. La información que no les dé, la buscarán en otra fuente.

7. No se vuelva ahorrativo a la hora de decidir una costosa recuperación de producto o compensación de "damnificados".

8. Busque aliados que, en medio de la crisis, puedan hablar a favor de la empresa. Serán más creíbles.

9. Recuerde que las primeras 24 horas harán la gran diferencia en el manejo de crisis.

10. Usted representa a la empresa, siéntase seguro del discurso que dará. No lo olvide, es importante prepararse.

DECÁLOGO DE LA CRISIS