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CoC PR-503 Acta
Asamblea Extraordinaria de Miembros del PR 503 CoC 28 de marzo de 2017
Esta reunión extraordinaria de la Junta Directiva de Coc PR 503 se llevó a cabo en las Facilidades de la Primera Iglesia Bautista de Caguas y fue llamada a orden por su presidente Walter Pérez a las (10:50 am). Asistieron a la reunión: Corporación Milagros de Amor, Guara Bi, Municipio de Yauco, Municipio de Hormigueros, Coalición de Coaliciones, IPVI PR, PATH ASSMCA, IPVI Arecibo, COSSMA, Hogar Crea, Hogar Fortaleza del Caído, Estancia Corazón, Municipio de Coamo, Lucha Contra el Sida, Fundesco, Municipio de Caguas, Hogar Nueva Mujer, CABHI ASSMCA, Municipio de Cayey, Municipio de Guayama, Centro Cristo Pobre, Departamento de la Familia, Municipio de Aguas Buenas. Invitados: Ernesto Cruz (proveedor de Asistencia Técnica). El propósito general de esta reunión fue: aprobar la nueva Entidad Colaboradora. A tales efectos, los asuntos discutidos se detallan a continuación, a saber:
1. El Sr. Iván Moratiel secretario de la Junta de Directores determina quorum con 35 presentes, 21 votantes.
2. Se escogen los voluntarios para el Comité de Escrutinio Sandra Cruz Ramírez – IPVI de PR (representante del Comité) Beatriz Grau – CABHI ASSMCA Dalimar González – Municipio de Cayey
El pleno aprobó estas personas lleven el Comité de Escrutinio no hubo objeción.
3. Iris de León notificó que la minuta de la Asamblea General del 7 de julio de 2016 había sido modificada según los cambios sugeridos en la Asamblea del 24 de febrero de 2017 en el Centro de Convenciones de Guayama, se indicó se enviaría por correo electrónico al pleno para ser aprobada en la próxima Asamblea General de Miembros del PR 503 CoC.
4. Walter Pérez dio un resumen de cómo se determinó la nueva Entidad Colaboradora, indico cuales fueron los proceso de evaluación para los proponentes (Hogar Crea y Municipio de Caguas). Realizo lectura de la Moción enviada por el Comité Evaluador en donde indicaba que el Municipio de Caguas había tenido la mayor puntuación y por ende la recomendaban para la designación como la nueva Entidad Colaboradora.
5. Se lleva votación para ratificar al Municipio de Caguas como la nueva Entidad Colaboradora.
A favor 16 En contra 3 Abstenidos 2
Total: 21 votantes
6. El Sr. Carlos Pagan del Hogar Crea solicita se le envié por correo electrónico el documento que se utilizó para elegir la nueva Entidad Colaboradora. El presidente Walter Pérez le indico que el secretario de la Junta Iván Moratiel le enviara la información solicitada tan pronto se haga posible.
7. Iris de León realiza lectura de las personas que se anotaron el 8 de febrero de 2017 en Comités por Reglamento. Cabe destacar que se anotaron nuevas personas.
8. Asuntos nuevos: Ivelisse Mussenden indica que como parte del proceso de fondos ESG se
requiere la participación de los Miembros del CoC en los Comités por Reglamento, que será un criterio de evaluación a la hora de asignación de fondos. El Departamento de la Familia estará pidiendo una certificación de asistencia a la Junta de Directores de las organizaciones que participaron en los Comités por Reglamento.
Beatriz Grau indica que el Programa de ASSMCA tiene unos fondos disponibles para dar adiestramientos y asistencia técnica a organizaciones que identifiquen necesidad en distintas áreas de interés. Entrego un Estudio de necesidades el cual debía ser llenado y entregado para su acción correspondiente.
Hamill Álvarez indica que tienen clínicas disponibles para estabilizar personas bajo el tratamiento de buprenorfina, brindo información de contacto.
Juan de Dios Videao indica tiene Programas de Vivienda Permanente para personas sin hogar crónicos viviendo con VIH, 30 camas de albergue de emergencia para hombres y 10 camas de albergue de emergencia para mujeres. También nos indica que tiene dos apartamentos para familiar los cuales al momento están vacíos, brindo la información de contacto.
Se le agradece al Sr. Francisco Rodríguez por su dedicación y compromiso durante estos años.
La reunión se dio por terminada a las 11:50 am, luego de una moción de cierre por parte de Juan de Dios Videao y secundada por Ivelisse Mussenden. La próxima Asamblea de Miembros del PR 503 CoC será el 23 de junio de 2017 en el Centro de Convenciones de Guayama a las 8:30 am se enviara invitación y agenda por correo electrónico. Aprobado conforme al reglamento, durante la reunión llevada a cabo el día martes, 28 de marzo de 2017 en Caguas, Puerto Rico. _____________________ ____________________ Walter Pérez Iván Moratiel Presidencia Secretaría
PR-503 CoC SUR/SURESTE
Asamblea de Miembros del PR–503 CoC
Lugar: Centro de Convenciones
Guayama P.R
Fecha: viernes, 23 de junio de 2017
Hora: 8:30 am
COCPR503@GMAIL. COM
AGENDA
1. Identificación y Registro de Participantes
2. Saludo y Bienvenida
3. Constitución del Quórum
4. Invocación
5. Establecimiento del proceso parlamentario para efectuar los trabajos
6. Establecimiento del sistema de votación
7. Lectura, modificación y aprobación de la agenda
8. Lectura, modificación y aprobación de las minutas de Asambleas anteriores:
7 de julio de 2016
24 de febrero de 2017
28 de marzo de 2017
9. Informe Junta de Directores
10. Elección Nueva Junta
11. Aprobación enmiendas al CAS
12. Informe Datos del Conteo 2017
13. Asuntos Nuevos
14. Fecha de Próxima Reunión y Cierre
Estándares Escritos
CoC PR-503 Sur/Sureste
1
Tabla de Contenido
Introducción……………………………………………………………………..2
Descripción General……………………………………………………………3
Elegibilidad……………………………………………………………………….6
Políticas del Sistema de Cuidado Continuo CoC PR-503……………….7
Estándares Mínimos.………………………………………………………...….10
Requisitos para el Mantenimiento de Expedientes………………………11
Participación Requerida………………………………………………………11
Anejos: Estándares
Alcance Comunitario…………………………………………………..13
Servicios Breves – Desvío……………………………………………….15
Prevención………………………………………………………………..16
Albergue de Emergencia……………………………………………...17
Albergue de Emergencia Violencia Doméstica…………………..22
Vivienda Transitoria………………………………………………………24
Albergue Seguro – Safe Haven………………………………………..26
Vivienda Permanente con Servicios de Apoyo……………………27
Vivienda Permanente de Reubicación Rápida…………………..,32
2
CoC PR-503 Sur/Sureste
INTRODUCCIÓN En el 2009, la ley conocida como McKinney-Vento Homeless Assistance Act (Act) fue enmendada por
la ley Homeless Emergency Assistance and Rapid Transition to Housing Act (HEARTH Act). A través del
HEARTH Act, se consolidaron los Programas de Servicios de Apoyo (Supportive Housing Program),
Programas de Albergue Más Cuidado (Shelter Plus Care program), y Programa de Sección 8 –
Rehabilitación Moderada para Unidades de Ocupación (Section 8 Moderate Rehabilitation Single
Room Occupancy Program) bajo el Programa de Cuidado Continuo (CoC por sus siglas en inglés),
administrado por el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD por
sus siglas en inglés). A través de la ley HEARTH también se introduce el requisito de que los
subrecipientes de fondos del CoC fortalezcan la coordinación de los servicios y el apoyo brindado a
personas sin hogar a través de los Sistemas de Cuidado Continuo para Personas sin Hogar (CoC por
sus siglas en inglés).
El Aviso de HUD CPD-17-01 del 23 de enero de 2017, titulado “Notice Establishing Additional
Requirements for a Continuum of Care Centralized or Coordinated Assessment System”, establece
nuevos requerimientos a los Sistemas de Cuidado Continuo, los recipientes del Programa de Cuidado
Continuo y el Programa de Soluciones de Emergencia (ESG por sus siglas en inglés) tienen que cumplir
en el desarrollo y uso de un sistema coordinado de entrada.
Estos estándares han sido elaborado con el propósito de establecer los procesos y políticas que
regirán la implementación del Sistema Coordinado de Entrada, según enmendado, a ser utilizado en
el área geográfica que comprende el CoC PR-503: Adjuntas, Aguada, Aguadilla, Aguas Buenas,
Añasco, Arroyo, Cabo Rojo, Caguas, Canóvanas, Cayey, Ceiba, Cidra, Coamo, Culebra, Fajardo,
Guánica, Guayama, Guayanilla, Gurabo, Hatillo, Hormigueros, Humacao, Isabela, Jayuya, Juana
Díaz, Juncos, Lajas, Las Marías, Las Piedras, Loíza, Luquillo, Manatí, Maricao, Maunabo, Mayagu ̈ez,
Moca, Naguabo, Patillas, Peñuelas, Ponce, Quebradillas, Rincón, Río Grande, Sabana Grande,
Salinas, San Germán, San Lorenzo, San Sebastián, Santa Isabel, Trujillo Alto, Vieques, Villalba, Yabucoa,
y Yauco.
Figura 1. Área Geográfica del CoC PR-503
3
Estos estándares tienen el propósito de estandarizar los procesos de entrada, evaluación,
identificación de recursos, coordinación de referidos y ubicación para que los participantes reciban
servicios preventivos de vivienda y otros servicios de apoyo relacionados, dirigidos a la estabilización
en vivienda de largo plazo, además de asegurar que los individuos y familias ubicadas en vivienda
vuelvan a quedar sin vivienda.
El CoC PR-503 dirige sus esfuerzos a garantizar que las personas sin hogar reciban servicios de alta
calidad, sensibilidad y de excelencia; partiendo del respeto a su dignidad, integridad y libertad como
seres humanos, asegurando la protección de sus derechos civiles, contenidos en la Parte 24, CRF
578.93, con relación al “Fair Housing and Equal Opportunity” y “Equal Access Rule”, según plublicada.
Este es un documento vivo, cuyas enmiendas tienen que ser aprobadas por los Miembros del PR 503
CoC antes de su implementación. Además, será revisado anualmente según las necesidades
surgidas a través de los procesos de la evaluación continua de los procesos del Sistema Coordinado
de Entrada.
Conforme con la Parte 24 del Código de Regulaciones Federales (24 CFR) que gobierna el CoC PR-
503(24 CFR 578) y el Programa ESG (24 CFR 576), así como la reglamentación final de Departamento
de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), relacionada a la definición de persona
sin hogar y persona sin hogar crónica (24 CFR 91), se han desarrollado los siguientes estándares escritos
para establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada – Coordinated Entry System (CES), de
ahora en adelante denominado “Sistema Coordinado de Entrada”.
Descripción General El Continuum of Care Interim Rule [578.7 (a) (8)] identifica varias responsabilidades para el Sistema de
Cuidado Continuo. Una de éstas es establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada, el cual
se define como un proceso diseñado para coordinar el acceso, evaluación de necesidades, referidos
y ubicación en alternativas de vivienda a individuos y familias sin hogar que solicitan servicios
relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles, incluyendo el alcance comunitario, la
prevención y el desvío a otros sistemas de asistencia social, así como los Estándares Escritos que
habrán de uniformizar estos procesos en toda el área geográfica del CoC PR-503.
El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a nivel de todo el CoC para facilitar la conexión a
todos los recursos destinados a individuos y familias sin hogar de una manera coordinada y
estandarizada, y refiriendo a los participantes a la estrategia de servicio o la intervención de vivienda
más adecuada según sus necesidades. Este sistema debe asegurar que las personas sin hogar tengan
un acceso equitativo, coordinado y puntual de los recursos de vivienda, con un enfoque centrado
en la persona, respetando la decisión, selección y dignidad de los participantes.
Además, se define el Sistema Coordinado de Entrada como un proceso diseñado para coordinar el
acceso, evaluación, identificación, referidos y ubicación a individuos y familias sin hogar que solicitan
servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles en alternativas de vivienda
disponible. Como parte de este proceso se deben desarrollar políticas estandarizadas que guíen la
operación del Sistema Coordinado de Entrada en su atención a las necesidades de los participantes;
siempre en cumplimiento con los requisitos establecidos por HUD. El Sistema Coordinado de Entrada
tiene como principal propósito el que las personas sin hogar puedan tener acceso a alternativas de
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vivienda y los servicios disponibles de acuerdo a sus necesidades, dentro del cuidado continuo de
personas sin hogar, de manera rápida y con el mínimo de barreras de acceso.
Los requerimientos contenidos en el Aviso CPD-17-001 incluyen:
1. Cobertura Geográfica Completa a Todo el CoC;
2. Uso de Puntos de Acceso y Determinación de Elegibilidad y Necesidades Estandarizados;
3. Uso de Procesos Estandarizados de Priorización y Referido;
4. Disminución de Barreras de Acceso;
5. Mercadeo;
6. Alcance Comunitario;
7. Servicios de Emergencia;
8. Servicio de Prevención;
9. Referido a Proyectos Participantes;
10. Planificación de Seguridad;
11. Autonomía de los Participantes;
12. Protecciones a la Privacidad;
13. Protecciones a la Seguridad de los Datos;
14. Adiestramiento;
15. Procesos de Planificación Continua y Consulta con la Comunidad.
El Sistema Coordinado de Entrada se establece además como mecanismo para el logro de los
indicadores de desempeño de los sistemas de cuidado continuo (System Performance Measures), los
cuales incluyen:
Tiempo de l@s participantes como persona sin hogar – reducción en el número de personas sin
hogar no albergadas;
Regreso a la situación sin hogar;
Acceso o cobertura – alcance a las personas que se encuentran sin hogar;
Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia;
Aumento en el empleo e ingresos de las personas sin hogar;
Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia por primera vez; y,
Otros determinantes de logros relacionados con la reducción de la deambulancia.
Cónsono con estos indicadores, las expectativas o beneficios de operar un Sistema Coordinado de
Entrada de manera efectiva son:
Alinear la intervención con los individuos o familias de manera adecuada, particularmente
considerando los participantes con mayor necesidad.
Reducir las barreras para encontrar vivienda o servicios relacionados a vivienda.
Promover la efectividad en los procesos de ubicación en los programas de vivienda.
Aumentar la calidad y satisfacción de los participantes en su acceso directo a vivienda y su
proceso de recuperación.
Fomentar una mayor colaboración entre los proveedores que ofrecen asistencia a las personas sin
hogar.
Exigir los más altos estándares en el manejo de personas sin hogar; y así mejorar el desempeño de
los programas dentro del sistema.
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Desarrollar uniformidad en los procesos de elegibilidad, identificación, referidos y ubicación en
vivienda en el CoC PR-503, sin importar quién sea el o la participante o cómo llegue.
Aumentar los niveles de ocupación de los proyectos existentes en el sistema de cuidado continuo,
en cumplimiento por lo establecido por HUD.
El Sistema Coordinado de Entrada tiene además dos metas básicas:
1. Crear un proceso estandarizado de acceso y evaluación para todos los participantes.
2. Crear un proceso de identificación, referido y ubicación coordinado para los participantes, que
sea libre de barreras de exclusión y acceso.
Una vez aprobados estas enmiendas a los procedimientos por el CoC PR-503, cada agencia
participante que recibe fondos de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar, o que tienen
requerimientos reglamentarios de otros fondos de HUD o cualquier otra agencia federal y estatal,
dentro del CoC PR-503 deberá suscribirse y participar activamente en los procesos establecidos por
el Sistema Coordinado de Entrada, como medida de cumplimiento y ejecución en el sistema de
cuidado continuo, y cumplimiento con el Aviso emitido. Así mismo, los referidos se llevarán a cabo
tomando en cuenta todo el continuo de programas, incluyendo sus poblaciones de enfoque, las
necesidades específicas, los servicios ofrecidos, y la disponibilidad de camas o espacios de vivienda
disponibles.
El Sistema Coordinado de Entrada operará y estará disponible a toda persona o familia sin importar
su raza, color, origen nacional, religión, sexo, edad, estatus familiar, condición de impedimento,
orientación sexual real o percibida, identidad de género, o estatus matrimonial.
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ELEGIBILIDAD El Sistema Coordinado de Entrada está dirigido a servir a todo individuo o familia sin hogar que se
encuentra en la búsqueda de vivienda. Según establecido por HUD, hay cuatro categorías definidas
bajo las cuales los individuos y familias podrían clasificarse o definirse como personas sin hogar:
Categoría 1: Literalmente sin hogar
Individuo o familia que carece de un lugar fijo, regular, y adecuado para pernoctar (pasar la
noche), significando que:
1. Tiene como residencia nocturna principal un lugar público o privado no apto para la habitación
humana;
2. Vive en un albergue público o privado designado para proveer ubicación temporera
(incluyendo albergue de emergencia, vivienda transitoria, y hoteles y moteles pagados por
organizaciones caritativas o por programas federales, estatales o locales; o
3. Está saliendo de una institución donde ha residido durante los pasados 90 días o menos y que
residió en un albergue de emergencia o lugar no apto para la habitación humana
inmediatamente antes de entrar a la institución.
Categoría 2: En inminente riesgo de deambulancia
Individuo o familia que se encuentra en inminente riesgo de perder su residencia nocturna
principal, y que:
1. Perderá la residencia dentro de los próximos 14 días de la fecha de solicitud de asistencia como
persona sin hogar;
2. Otra alternativa de residencia no ha sido identificada; y
3. Individuo o familia carece de recursos o redes de apoyo necesario para obtener otra vivienda
permanente.
Categoría 3: Persona sin hogar bajo otros estatutos federales
Persona sola menor de 25 años de edad, o familias con solo jóvenes y niños, que de otra manera
no cualifican como personas sin hogar bajo esta definición, pero:
1. Es definida como persona sin hogar bajo otra reglamentación federal;
2. No ha tenido arrendamiento, interés propietario, o acuerdo de ocupación en vivienda
permanente durante los pasados 60 días con anterioridad a la solicitud de asistencia;
3. Ha experimentado inestabilidad persistente, medido por dos mudanzas o más durante los
pasados 60 días; y
4. Se espera que continúe en esta situación por periodo indeterminado de tiempo debido a una
necesidad especial o barrera.
Categoría 4: Huyendo/intentando huir de violencia doméstica
Cualquier individuo o familia que:
1. Está huyendo o intenta huir de violencia doméstica;
2. No tiene otra residencia; y
3. Carece de recursos o redes de apoyo para obtener otra vivienda permanente.
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Políticas del Sistema de Cuidado Continuo
CoC PR-503
El CoC PR-503 establece la política del Sistema de Cuidado Continuo que representa e integra en
cumplimiento con la reglamentación federal aplicable, según enmendada, como un sistema de
amplio y de libre acceso, determinación de elegibilidad, identificación, coordinación y ubicación
que representa un componente crítico en el esfuerzo de una comunidad para terminar y prevenir la
cifra de personas sin hogar dentro del área geográfica que representa.
Las siguientes políticas describen las características que habrán de definir la oferta de servicios a
individuos y familias sin hogar que se proveerán en el área geográfica del PR-503.
Acceso justo y equitativo a vivienda y servicios: El Sistema Coordinado de Entrada promueve el
fácil acceso para los individuos y familias sin hogar en que se encuentran en la búsqueda de
alternativas de vivienda y servicios de apoyo en toda el área geográfica del CoC PR-503. El Sistema
Coordinado de Entrada deberá proveer diferentes modos de acceso, ya sea a través de sistemas
telefónicos libres de costo, acceso directo mediante centros de servicio estratégicamente
localizados, referidos recibidos por miembros de la comunidad, o desde las agencias de servicio
público y privada, y mediante la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo que reciben
fondos del Programa CoC, el Programa ESG, o cualquier otro programa, sin importar la fuente de
fondos que financian a dichos programas. Esta política impulsa estrategias de “visibilidad social”
que incluyen el componente de alcance comunitario en la calle, y opúsculos informativos sobre el
programa, medios de comunicación en masa, o mediante acuerdos con agencias públicas y
privadas interesadas en servir de facilitadores de acceso al sistema de cuidado continuo, entre
otras. Estos procedimientos aseguran que los centros de servicio directo tengan localizaciones
geográficas estratégicas y culturalmente accesibles a una diversidad de poblaciones con
diferentes necesidades especiales y de fácil acceso a transporte público. El Sistema Coordinado
de Entrada deberá servir a los participantes en igualdad de condiciones y modalidades lingüísticas,
facilitando el acceso a los servicios y a su vez respetando la diversidad cultural de la población,
sobrepasando barreras idiomáticas, culturales y sociales.
Acceso y evaluación estandarizados: La entrada de los participantes al sistema de cuidado
continuo estará guiada por protocolos estandarizados de acceso, evaluación, referidos y
ubicación. De esta manera se proveerá un sentido de unidad y uniformidad al proceso de toma
de decisiones.
Agencia líder: Coalición de Coaliciones es la Agencia Coordinadora del Sistema Coordinado de
Entrada y deberá establecer y formalizar acuerdos de colaboración con las agencias que forman
parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas sin hogar del CoC PR-
503 que garanticen su integración en los procedimientos incluidos en este Manual.
Área geográfica: El Sistema Coordinado de Entrada deberá servir a los individuos y familias sin hogar
que se encuentran en la búsqueda de alternativas de vivienda y servicios de apoyo localizados en
los 54 municipios que comprenden el área geográfica del sistema de cuidado continuo del CoC
PR-503. Dada la movilidad geográfica que caracteriza la experiencia de estar sin hogar, los
servicios del Sistema Coordinado de Entrada estarán disponibles para atender personas sin hogar
localizadas en los 78 municipios de Puerto Rico, tomando en consideración situaciones de
seguridad, disponibilidad de alternativas de vivienda y preferencia de las personas sin hogar.
Capacitación y adiestramiento: Se desarrollarán actividades para capacitar y adiestrar, al menos
una vez al año, tanto al equipo de trabajo directo del Sistema Coordinado de Entrada, como al
personal de las agencias que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de
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apoyo a personas sin hogar del CoC PR-503 con el propósito de implementar adecuadamente y
de manera uniforme el Sistema Coordinado de Entrada. Se adoptará un currículo basado en la
política pública federal y estatal que cobija a las personas sin hogar, los determinantes sociales de
la salud, la reducción de estigmas hacia las personas sin hogar, la reducción de daños, la
eliminación de barreras de acceso a las alternativas de vivienda disponibles, y la utilización de
modelos de intervención culturalmente sensibles y basados en evidencia probada. Se
desarrollarán actividades de capacitación y adiestramiento disponibles en diferentes modalidades
tecnológicas, desde el adiestramiento individualizado, grupos pequeños, sistemas digitales, videos,
entre otros.
Competencia cultural: El personal encargado de proveer todos los servicios de vivienda y apoyo,
incluyendo sin limitarse a, actividades de alcance comunitario, realización de entrevistas de
cernimiento y evaluación, a todo personal en contacto directo con individuos y familias sin hogar,
deben usar prácticas que propicien la competencia cultural e instrumentos que incluyan lenguaje
basado en competencia cultural. Por ejemplo, el lenguaje utilizado debe reflejar un entendimiento
sobre asuntos y necesidades relacionados a la comunidad LGBTQ y otras comunidades y grupos
culturales, así como condiciones sociales, raciales, económicas y de impedimento. Todo el
personal debe estar capacitado para utilizar lenguaje de forma apropiada y respetuosa, y ofrecer
opciones que reflejen las necesidades específicas de cada población. Siguiendo las políticas de
HUD, la ubicación en alternativas de vivienda de participantes transgénero y transexuales será
según la categoría por la cual se auto-identifique la persona. *
Composición del Sistema Coordinado de Entrada: El personal relacionado al Sistema Coordinado
de Entrada incluye a todo personal designado como representante autorizado, sin limitarse a:
o Personal de trabajo designado por Coalición de Coaliciones al Sistema Coordinado de Entrada
(Coordinador(a) de Proyecto, Oficial de Apoyo Operacional, Trabajo de Alcance Comunitario,
Navegación, Manejo de Caso de Sistema Coordinado de Entrada, y Trabajo Social).
o Personal asignado a las operaciones del Sistema Coordinado de Entrada de las agencias
participantes colaboradores que forman parte del CoC PR-503 y que reciben fondos del
Programa CoC, ESG o cualquier otra fuente de fondos destinados a proveer servicios a individuos
o familias sin hogar.
Protección de Confidencialidad y Privacidad: La protección a la privacidad es uno de los principios
más valiosos del trabajo del Sistema Coordinado de Entrada y el CoC PR-503, con el propósito de
asegurar el consentimiento, proteger y hacer uso adecuado de la información de los participantes.
En el cumplimiento de esta política, todo individuo o familia sin hogar deberá firmar un
consentimiento que autorice a recolectar, almacenar y compartir información que estos puedan
considerar confidencial, sin menoscabo en los servicios a los que tienen derecho.
Determinación de Prioridades: La reglamentación federal establece que un Sistema Coordinado
de Entrada efectivo asegura que las personas con mayor necesidad tengan prioridad al momento
de acceder a oportunidades de cualquier tipo de vivienda para personas sin hogar disponible.
Enfoque en la persona: Se tomará en cuenta la autonomía del participante y su libertad para
negarse a contestar preguntas y alternativas de vivienda y servicios, sin menoscabo al acceso a los
servicios. Se incorporará el elemento de autodeterminación en la toma de decisiones, donde el/la
participante decide entre las opciones disponibles: localización, tipo de programa de vivienda,
niveles de servicio y cuidado, y otras decisiones concernientes a sus necesidades. Los participantes
serán tratados de acuerdo con su identidad de género auto informada, independientemente de
la apariencia, genitales u otras características físicas, o la documentación e identificación legal
(e.g. licencia de conducir). Las personas con diferentes características o identificación sexual que
se refieren a los proyectos de vivienda adscritos al Sistema Coordinado de Entrada no podrán ser
rechazadas o referidos a otro albergue o programa, la duración o extensión de su transición de
género, y / o porque no cumplen con las expectativas de lo que un hombre o una mujer “se
supone” debe ser. La información privada, como la información médica acerca del estado o la
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transición de un participante, es confidencial. El personal deberá dirigirse a los participantes con
los nombres, títulos, pronombres y otros términos compatibles con su identidad de género y de
acuerdo a la preferencia expresada por el participante.
Evaluación de participantes y otros sectores de la comunidad: Se requiere que los participantes
lleven a cabo un proceso anual de evaluación sobre la satisfacción de los servicios recibidos,
referidos, y coordinados a través del Sistema Coordinado de Entrada y sus componentes.
Expectativa para Proyectos Comunitarios: Los programas dedicados al trabajo con personas sin
hogar deben garantizar la máxima utilización de los recursos de vivienda existentes manteniendo
altos niveles de ocupación y asegurar la permanencia y estabilidad a largo plazo en vivienda
permanente.
Inclusivo: A través del Sistema Coordinado de Entrada se proveen servicios a distintas poblaciones
o grupos poblacionales, incluidas personas sin hogar crónicas, veteranos, familias, jóvenes,
personas con condiciones asociadas al uso problemático de sustancias, incluyendo alcohol,
personas viviendo con VIH/sida, sobrevivientes de violencia doméstica, personas pertenecientes a
la comunidad LGBTQ, menores de edad, inmigrantes, entre otras. Sin embargo, de acuerdo a las
categorías establecidas por la reglamentación federal, las poblaciones atendidas se clasificarán
como:
o Familias de Adultos acompañados de menores
o Familias de Adultos Solamente (sin menores)
o Familias de Jóvenes Solamente
o Víctimas de violencia de doméstica o huyendo de situaciones de violencia de doméstica
Informar la planificación local: La información obtenida a través del Sistema Coordinado de
Entrada se utilizará para guiar otros procesos de planificación de servicios a ser ofrecidos a la
población sin hogar y esfuerzos para generar cambios en los sistemas de servicio.
Modelo de servicio: El Sistema Coordinado de Entrada sigue una estructura descentralizada, lo cual
significa que los participantes tienen varias puertas de entrada al sistema. Los participantes pueden
llamar a una línea telefónica o visitar personalmente los centros del Sistema Coordinado de Entrada
ubicados en Caguas y Ponce, agencias que ofrecen servicio a personas sin hogar o agencias de
servicio a ciudadanos en los municipios dentro del área geográfica del CoC PR-503. En adición, el
componente de alcance comunitario servirá de puente de acceso directo al Sistema Coordinado
de Entrada a aquella población que por diferentes circunstancias se encuentran en lugares no
aptos para la habitación humana, o carecen de un lugar seguro y estable para vivir de manera
saludable y decente.
Orientación hacia el Modelo Vivienda Primero: El modelo de Vivienda Primero parte de la premisa
de que la vivienda es un derecho humano básico, siendo un valor al que aspira todo ser humano.
Por lo que el modelo promueve que los participantes puedan ser ubicados en vivienda de forma
rápida, sin pre-condiciones o requisitos de participación en servicios. El Sistema Coordinado de
Entrada deberá reforzar la utilización de elementos que forman parte de este modelo, a saber:
poco o ningún ingreso; historial o abuso activo de sustancias; historial criminal; historial de violencia
de género (órdenes de protección) al momento de la evaluación. La existencia de condiciones
para la terminación de los programas, tales como: negativa de participar en los servicios; falta de
progreso en los planes de servicios; pérdida de ingreso o incapacidad para aumentar ingresos; ser
víctima de violencia de género o; cualquier otra razón no justificada y en clara violación de los
derechos de los residentes de vivienda asistida.
Derecho a Disponibilidad Continua de Servicios: El CoC PR-503 protege el derecho de todo
residente y participante de cualquiera de los proyectos de vivienda y servicios de apoyo dentro de
la red de proveedores a ser reconsiderado para reingreso o readmisión a cualquier servicio luego
de que voluntariamente o por cualquier otra razón, haya tenido que darse por terminado el
servicio, sin que la situación previa de ninguna manera sea considerada al momento del reingreso,
solamente se considerará la situación existente al momento de la solicitud, así como las
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consideraciones relacionadas con requisitos de elegibilidad y otros requerimientos reglamentarios
del programa de servicios al que tiene derecho.
Planificación segura: Se establecerá un protocolo de seguridad, que garantice la seguridad de los
individuos, personal y programas que reciben y proveen asistencia; con particular atención al
manejo del Sistema Coordinado de Entrada en los casos de violencia de doméstica (según la Ley
Federal: “Violence Against Woman Act” (VAWA), y la Ley 54 del 15 de agosto de 1989, del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico).
Protocolo de referidos: Los programas que participen en el CoC PR-503, deberán realizar y recibir
todos los referidos elegibles realizados por el Sistema Coordinado de Entrada. De tener algún motivo
o justificación para no recibir el referido de algún participante, los programas tendrán que explicar
y justificar la decisión, permitiendo que los participantes puedan identificar y acceder otros
programas de servicios disponibles.
Reducir las Barreras: El Sistema Coordinado de Entrada permite que los programas de vivienda
disponibles disminuyan las barreras de acceso.
Referidos a proyectos: Se realizarán referidos a todos los proyectos de servicio en el CoC PR–503
que reciban fondos, incluyendo programas: Albergues de Emergencia, Reubicación Rápida,
Vivienda Transitoria, Asistencia de Renta, Safe Haven, Sección 8, Vivienda Subsidiada, Vivienda
Pública, HUD-VASH, Supportive Services for Veterans Families (SSVF), entre otros.
Servicios de emergencia: El Sistema Coordinado de Entrada no podrá retrasar el acceso a servicios
de emergencia, pudiendo acceder a los servicios de albergue disponibles la noche que lo
requieran mientras se completa la evaluación de necesidades y la identificación de oportunidades
de vivienda disponibles.
Utilización del Sistema de HMIS Conexión Boricua: es un requisito reglamentario compulsorio para
el cumplimiento programático de todas las agencias participantes del Sistema Coordinado de
Entrada que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas
sin hogar del CoC PR-503 la entrada de datos de todas las personas sin hogar atendidas que hayan
firmado un Consentimiento, en el sistema de manejo de información para personas sin hogar (HMIS)
Conexión Boricua. El personal del Proyecto de HMIS Conexión Boricua deberá garantizar el acceso
a todos los instrumentos y módulos disponibles en el sistema electrónico para la entrada de datos
del Sistema Coordinado de Entrada, así como proveer el adiestramiento y el apoyo técnico
necesario que garantice las operaciones óptimas del Sistema Coordinado de Entrada.
ESTÁNDARES MÍNIMOS De acuerdo a los requerimientos de la reglamentación del Programa CoC, las agencias participantes
del Sistema Coordinado de Entrada operarán de acuerdo a estándares mínimos, garantizando un
sistema uniforme y de igual acceso para todas las personas que necesiten acceder al sistema de
servicios designado como sistema de cuidado continuo. Algunos de los principios que guiarán los
estándares mínimos esperados serán, sin limitarse a:
Todas las agencias participantes que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios
de apoyo para personas sin hogar acuerdan considerar dar por terminada la estadía solamente a
través de los mecanismos de comunicación y coordinación establecidos por el Sistema
Coordinado de Entrada, utilizando principalmente el modelo de vivienda primero.
Todas las organizaciones que proveen servicios con fondos del Programa CoC y ESG deben tener
una política justa y clara de terminación de servicios, estadías, reclamaciones, quejas y resolución
de conflictos. Las políticas deben asegurar que un residente tenga el derecho de disputar
formalmente una decisión que ponga en riesgo su estadía en el proyecto de vivienda y su
estabilidad. Esta política deberá ser informada al residente al momento de su admisión al proyecto
11
e incluida en el acuerdo o contrato de arrendamiento firmado entre las partes, copia del cual
deberá ser entregado al residente.
Todas las organizaciones deben tener políticas que garanticen a los residentes recibir un aviso por
escrito que contenga las razones claras para la terminación del servicio o estadía, que incluya una
declaración detallada de los hechos, la fuente de la información en que se basa, y el derecho del
residente a una revisión de su expediente del proyecto, toda evidencia en la que se basó la
decisión y el derecho a solicitar una reconsideración o apelación imparcial de la decisión.
Si por alguna razón justificada una agencia colaboradora del Sistema Coordinado de Entrada
decide la terminación o transferencia de un residente, deberá comunicarse con la Junta de
Directores del CoC PR-503 y el Sistema Coordinado de Entrada en un término no menor de 48 horas
mediante comunicación escrita. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará un formulario
estandarizado para documentar cualquier situación que requiera la terminación, cierre o
transferencia de un residente. De surgir una situación que obligue al cese de operaciones de los
proyectos de vivienda, la misma deberá notificarse a la Junta de Directores del CoC PR-503 en un
término no menor de 30 días mediante notificación por escrito.
REQUISITOS PARA EL MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES La documentación para la administración y el seguimiento de servicios efectivo se mantendrá
actualizado y se conservará la confidencialidad de los residentes de los programas.
ESTÁNDARES MÍNIMOS
Cada expediente del participante y residente deberá incluir, como mínimo, un documento de
consentimiento para recopilar, compartir e ingresar información al sistema electrónico que se
considere confidencial, información y documentación de respaldo de elegibilidad requerida por
las agencias proveedoras de los fondos, los acuerdos de participación y / o contratos de
arrendamiento firmados, planes de servicio, notas del Sistema Coordinado de Entrada, información
sobre los servicios provistos tanto directamente como a través de referidos, y cualquier dato de
seguimiento y evaluación que se recopile mientras dure la participación.
La información de los participantes y residentes deberá ser entrada al Sistema de HMIS Conexión
Boricua, asegurándose de contar con la autorización y firma de un consentimiento para el
almacenamiento de información en formato electrónico, mantener la calidad de los datos, en el
tiempo determinado y siguiendo los requisitos adicionales establecidos por Sistema de HMIS
Conexión Boricua.
El proyecto de vivienda y servicios de apoyo a persona sin hogar participante del Sistema
Coordinado de Entrada y adscrito al CoC PR-503 deberá mantener cada expediente de los
participantes y residentes en un lugar seguro y de difícil acceso, se compromete a informar sobre
el derecho a negarse a compartir información que se considere confidencial, a menos que la
información sea necesaria para establecer o documentar la elegibilidad a un programa de
acuerdo a la reglamentación aplicable, no divulgar datos del expediente sin la autorización por
escrito del participante o residente, excepto para el personal del proyecto y otras agencias, según
exige la ley. Los participantes deberán dar su consentimiento informado para usar o compartir los
datos que identifica a un de participante o residente si se utilizan para una investigación, educar e
interpretación del público.
PARTICIPACIÓN REQUERIDA HUD y la Administración de Veteranos (VA) han impartido instrucciones requiriendo que todas las
organizaciones y agencias participen y colaboren con el Sistema Coordinado de Entrada del CoC
correspondiente. Cualquier proyecto que recibe fondos de HUD (Programa CoC y ESG) o fondos de
12
VA (Supportive Services for Veteran Families [SSVF], Veterans Affairs Supportive Housing [HUD-VASH] y
Grants Per-Diem [GPD]) deben cumplir con los requisitos de participación.
Para dar formalidad a este requerimiento, se requiere la firma de un acuerdo de participación o
Memorando de Entendimiento, para asegurar que todos los proveedores de vivienda y servicios
localizados en el área geográfica del CoC utilicen el Sistema Coordinado de Entrada de una manera
abierta, transparente y consistente. Además, este documento establece las responsabilidades entre
Coalición de Coaliciones, el CoC PR-503 y las agencias colaboradoras del Sistema Coordinado de
Entrada.
13
ESTÁNDARES MÍNIMOS SEGÚN SERVICIO DE VIVIENDA
ALCANCE COMUNITARIO
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:
Categoría 1 – literalmente persona sin hogar
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
El alcance comunitario sirve como
puente de acceso desde la
comunidad y la calle hasta los
servicios dirigidos a personas sin
hogar. Las actividades están
diseñadas para satisfacer las
necesidades inmediatas de las
personas sin hogar que viven en
áreas no adecuadas para
pernoctar (ej.: parques, puentes,
calle), conectándolos con
albergues de emergencia, vivienda
y/o servicios de salud (§ 576.101).
La modalidad de alcance
comunitario está diseñada para
trabajar de manera integrada
dentro del sistema de cuidado
continuo. El alcance comunitario
tiene como objetivo principal la
identificación de personas
literalmente sin hogar con el
propósito de ser ubicados en las
alternativas de vivienda disponibles
dentro del sistema de cuidado
continuo de acuerdo a sus
necesidades. El trabajo de alcance
comunitario se caracteriza como
uno dinámico y dirigido a vincular a
Toda actividad y servicio de Alcance
Comunitario deberá ser
proporcionado directamente en la
calle, no en facilidades, oficinas u
organizaciones.
Contarán con personal adiestrado y
competente para identificar las
necesidades y completar
instrumentos de evaluación
estandarizados.
El Alcance Comunitario se dedicará
a localizar, identificar y establecer
relaciones con las personas sin hogar
que se encuentran en la calle y otros
lugares identificados.
Deberán estar enfocados y
comprometidos en proveerles
asistencia inmediata, intervención, y
conexiones con programas de
servicio para personas sin hogar y/o
servicios sociales necesarios.
Deberán desarrollar la confianza del
participante para lograr un
compromiso de parte de éstos, en
especial para aquellas personas sin
hogar de difícil alcance y manejo.
Proveerán un servicio coordinado y
completo con el Sistema Coordinado
30 – 90
días
El ___% de los participantes se
comprometan consistentemente
con el servicio de alcance
comunitario.
El ___% de los participantes
desarrollan un plan de manejo de
Sistema Coordinado de Acceso
dentro de los primeros 30 días.
El ___% de los participantes son
conectados a los principales
recursos que incluyen beneficios
financieros, tratamiento médico,
salud mental y tratamiento para uso
problemático de sustancias dentro
de los primeros 30 días.
El __% de los participantes está
relacionado a un representante
autorizado del Sistema Coordinado
de Acceso en la comunidad,
vivienda u otro escenario (hospital,
reunificación de familia, etc.) en los
primeros 90 días.
14
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
los participantes a los servicios
disponibles el sistema de cuidado
continuo.
Actividades relacionadas:
“Enganche” o conexión inicial
Intervenciones de emergencia de
salud mental.
Manejo de Sistema Coordinado de
Acceso.
Transportación.
Intervenciones de salud urgentes.
Intervenciones a poblaciones con
necesidades especiales.
de Acceso hasta alcanzar la
ubicación en una alternativa de
vivienda ajustada a su necesidad.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja de
Cernimiento y Determinación de
Elegibilidad Inicial”; “Entrevista de
Evaluación”; y, “Vulnerability Index -
Service Prioritization Decision
Assistance Tool” (VI-SPDAT).
Facilitarán la asistencia necesaria
para la provisión de alimentos, ropa,
intervención en crisis, sábanas,
vestimenta, artículos de primera
necesidad y personales, y
transportación.
Facilitarán los contactos de los
principales recursos disponibles,
incluyendo el del representante
autorizado que realiza el alcance.
15
SERVICIOS BREVES - DESVÍO
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Ser una persona en riesgo de perder su hogar que cumple con la siguiente categoría de persona sin hogar:
Categoría 2- Persona en Riesgo Inminente
Descripción del programa Estándares mínimos Límite de
tiempo Outcomes esperados
Un programa que canaliza los servicios a
individuos y familias sin hogar de entrar al
sistema de cuidado continúo para personas sin
hogar, ayudándolos a identificar arreglos
inmediatos de vivienda y conectándolos a
servicios y ayudas financieras de ser necesario
fuera del CoC. Orienta a los solicitantes de otras
alternativas para la satisfacción de otras
necesidades y hace referido de ser necesario.
Completar instrumento para
verificar elegibilidad.
Proveer plan de estabilización de
vivienda.
Proveer mediación de conflicto.
Proveer servicios de ubicación de
vivienda.
Proveer servicios de estabilización
financiera para vivienda.
Proveer conexión a los principales
recursos según preferencia del
participante y las necesidades.
Ninguno El __% de los individuos
o familias que reciben
asistencia no entraran
al sistema de falta de
vivienda.
El __% de los los
individuos o familias
que reciben asistencia
se mantendrán fuera
del sistema de falta de
vivienda por un año
16
PREVENCIÓN
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles para recibir servicios
de prevención:
Categoría 2 – Persona en riesgo inminente
Categoría 3 – Persona sin hogar bajo otro estatuto federal
Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Las actividades de prevención están
diseñadas para prevenir la experiencia de la
deambulancia, la entrada al sistema de
servicios a personas sin hogar y promover la
retención de vivienda a través de la
asistencia financiera y servicios de
estabilización de corto a mediano plazo (§
576.103).
Actividades permitidas:
ayuda para el alquiler a corto plazo
ayuda para el alquiler a medio plazo
alquileres atrasados
Costos elegibles (ayuda financiera):
Depósito de seguridad renta
Atrasos de renta
Depósitos de utilidades
Pagos por utilidades
Costos de mudanza
Costos elegibles (servicios):
Búsqueda de vivienda y ubicación
Estabilidad de vivienda
Manejo de Sistema Coordinado de
Acceso
Mediación
Servicios Legales
Reparación de crédito
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”.
Proveer servicios de estabilización
de vivienda necesaria que
incluyen servicios tanto de apoyo
como financieros.
Proveer conexión a través del
Sistema Coordinado de Acceso a
los servicios disponibles centrado
en las preferencias de los
solicitantes, elegibilidad y
necesidad.
Deberá proveer evidencia a
través de documentación que
valide los atrasos en renta y
utilidades.
24 meses El __% de los individuos o
familias que reciben
asistencia,
permanecerán en
vivienda.
El __% de los individuos o
familias que reciban
asistencia no regresarán
por servicios adicionales
de prevención al menos
por un (1) año.
17
ALBERGUE DE EMERGENCIA
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Los participantes deben cumplir con al menos una de las siguientes categorías de persona sin hogar establecida por el
HUD:
Categoría 1 – Literalmente persona sin hogar,
Categoría 2 – Persona en Riesgo Inminente,
Categoría 3 – Persona sin hogar bajo otro estatuto federal,
Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
El propósito de los albergues de
emergencia es proveer un lugar
seguro y a corto plazo donde las
personas sin hogar puedan
pernoctar durante la noche, en lo
que se les puede asistir para tener
acceso a vivienda segura y
asequible fuera del albergue. Los
albergues no requieren que los
participantes firmen acuerdos de
arrendamiento (§ 576.102).
Costos elegibles (servicios):
Manejo de Sistema Coordinado
de Acceso
Cuido de niños
Servicios de educación
Asistencia en el empleo y
adiestramientos
Servicios ambulatorios de salud
Servicios legales
Destrezas de vida
Servicios de salud mental
Tratamiento para uso
problemático de sustancias
Transportación
Todos los proveedores de servicio
de albergue deberán participar
del Sistema Coordinado de
Acceso.
Los albergues de emergencia que
reciban participantes deberán
utilizar los procesos de acceso y
entrada estandarizados,
establecidos en el Sistema
Coordinado de Acceso.
Contarán con personal adiestrado
y competente para identificar las
necesidades y completar
instrumentos de evaluación
estandarizados.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
Establecerán un plan individual de
servicios que incluya la meta de
reubicación lo más pronto posible
90 días El __% es ubicado en un espacio
seguro.
El __% completa la evaluación de
necesidades.
El __% cuenta con un plan
individual de servicios para la
estabilidad de vivienda.
El __% recibe manejo de Sistema
Coordinado de Acceso como
parte de los servicios de vivienda.
El __% se mueve a una vivienda
permanente u otra alternativa de
acuerdo a su necesidad.
El ___% aumenta su ingreso.
18
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Servicios para población con
necesidades especiales
Personal designado en horarios
no tradicionales y fines de
semana para evitar
interrupciones en el acceso en
situaciones de emergencia.
en una vivienda permanente u
otra alternativa de vivienda
disponible de acuerdo a sus
necesidades.
Deberán proveer los servicios de
apoyo necesario, incluyendo
gestiones para completar
documentos necesarios y de
elegibilidad que permitan el
acceso a alternativas de vivienda
disponibles y otros servicios de
apoyo.
Acceso a las facilidades de
albergue 24 horas, 7 días de la
semana.
El personal de servicio del
albergue de emergencia
proveerá un ambiente acogedor,
seguro y cómodo, con respeto y
dignidad para todos los
participantes.
Los participantes que soliciten
servicio de albergue de
emergencia serán admitidos de
acuerdo a la identificación de
sexo con el cual se identifica la
persona. A las personas
identificadas como transgéneros y
transexuales, se les ofrecerán los
mismos servicios y recursos que a
todos los demás.
TODA información se tratará con
carácter confidencial, por lo que
el personal de servicio del
albergue de emergencia NO
19
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
podrá divulgar, compartir o
difundir de ninguna manera la
identificación sexual de los
participantes.
Todo individuo o grupo de
individuos sin importar la edad,
género, orientación sexual o
estatus marital que se identifique
como familia en un albergue para
familias debe ser atendido como
familia. *
Los miembros de las familias en
albergues de emergencia para
familias no pueden ser separados
al momento de entrada al
albergue.
No podrán hacerse
cuestionamientos, requerimientos
de documentación o evidencia
de estatus familiar, identificación
de género y/u orientación sexual.
Sin embargo, esto no incluye
realizar las preguntas relacionadas
al sexo con el propósito ÚNICO de
determinar su ubicación
temporera en albergues de
emergencia debido a la
disposición de las habitaciones y
facilidades sanitarias, o para
determinar la cantidad de cuartos
a los que el grupo familiar
cualifica.
La edad y/o género de un menor
de 18 años no debe ser utilizada
como base para negar la
20
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
admisión de ninguna familia a un
albergue de emergencia
financiado con fondos de los
Programas ESG o THP, si sirven a
familias con menores de 18 años.
No hay cargos económicos a los
participantes de un albergue de
emergencia.
Deberá operar bajo una política
de puertas abiertas y libre de
barreras.
La ausencia de documentación
(ID con foto, certificado de
nacimiento, etc.) no se
considerará una barrera para
proveer albergue de emergencia.
La identificación será requerida
cuando se considere necesario
para propósitos de seguridad.
Todos los participantes del
albergue de emergencia serán
notificados sobre la política de
quejas o agravios de la agencia.
Cuando no sea posible proveer
acceso a un participante en un
albergue de emergencia, el
representante autorizado deberá
comunicarse con el Sistema
Coordinado de Acceso coordinar
la búsqueda de otras alternativas.
Los albergues de emergencia
deberán desarrollar e implantar
políticas y procedimientos que
provean un ambiente seguro para
21
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
los participantes y el personal de
servicio.
Tener la capacidad para servir a
participantes que necesitan
acomodo especial.
Prioridad de albergue para las
familias:
Los albergues darán prioridad a
familias que:
No pueden ser separadas y
divididas;
Se encuentran literalmente sin
hogar;
Pueden ser acomodados en un
albergue; y
No necesiten servicios médicos o
psiquiátricos o que signifiquen un
riesgo a la seguridad a sí mismos o
a los demás.
22
ALBERGUE PARA VÍCTIMA DE VIOLENCIA DOMÉSTICA
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Cualquier persona de cualquier género, huyendo de violencia doméstica.
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Albergues de emergencia
dedicados a proveer alternativas
de albergues seguros y
confidenciales para individuos y
familias de cualquier género que se
encuentren en crisis de vivienda y
huyendo de violencia doméstica.
La existencia de órdenes de
protección no será un requisito de
admisión y ubicación de esta
población.
Acceso 24 horas, 7 días a la
semana.
Ambiente físico seguro y
confidencial.
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
Los albergues de emergencia
que reciban participantes
deberán utilizar los procesos de
entrada establecidos a través del
Sistema Coordinado de Acceso.
Desarrollará un plan individual
para lograr la estabilidad de
vivienda y otros servicios de
apoyo necesarios.
Proveerá servicios de manejo de
Sistema Coordinado de Acceso.
Proveerá conexión a recursos
necesarios.
90 días
El __% recibe un espacio de
albergue seguro.
El __% completa la evaluación de
necesidades.
El __% cuenta con un plan
individual para la estabilidad de
vivienda y otros servicios de apoyo
necesarios.
El __% recibe servicio de manejo
de Sistema Coordinado de
Acceso.
El __% se mueve a una vivienda
permanente.
El __% aumenta su ingreso.
23
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Servicios de intercesoria legal
para garantizar la orientación y la
protección de las víctimas.
24
Vivienda transitoria
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:
Categoría 1 – literalmente sin hogar,
Categoría 2 – en riesgo inminente, o
Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica.
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Servicios de vivienda a mediano
plazo para la transición de
individuos y familias sin hogar a una
vivienda permanente apropiada.
Al momento de la ubicación de
una persona sin hogar en un
proyecto de vivienda transitoria,
deberá tomarse en consideración
cómo se afectará la definición de
persona sin hogar crónica ante
futuras consideraciones de
ubicación en alternativas de
vivienda permanente con servicios
de apoyo.
Los programas de vivienda
transitoria proveerán facilidades
de vivienda seguras y accesibles
que satisfagan las necesidades
específicas de los participantes.
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
El personal de manejo de Sistema
Coordinado de Acceso deberá
tener la habilidad y experiencia
para cumplir las necesidades
únicas de la población a la que
sirve.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
24 meses EL ___% se mueve a una vivienda
permanente en 90 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 180 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 270 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 2 años.
El __% mantiene o aumenta su
ingreso.
25
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Proveerán asistencia para la
transición a una vivienda
permanente.
Proveerán apoyo intensivo
durante la duración de la estadía
en vivienda transitoria.
Los participantes del programa
de vivienda transitoria deberán
completar un acuerdo de
arrendamiento por un término de
al menos un mes. El acuerdo de
arrendamiento debe ser
renovado automáticamente al
expirar, excepto cuando sea
notificado por escrito con
antelación por cualquiera de las
dos partes, o hasta un máximo de
24 meses.
26
Safe Haven (Albergues Seguros)
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:
Categoría 1 – literalmente sin hogar,
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Los “Safe Haven”, o Albergues
Seguros es una forma de vivienda
con servicios de apoyo que sirve a
personas sin hogar que representan
un reto a los servicios debido a sus
condiciones de enfermedad
mental severa y abuso de
sustancias que vienen
directamente de la calle y se les
dificulta participar o deciden no
participar en otros programas de
vivienda y servicios de apoyo.
La Ley HEARTH eliminó esta
categoría de vivienda y HUD
continuará financiando solamente
a los proyectos existentes bajo la
categoría de renovaciones,
siempre que mantengan el mismo
nivel de servicios y ocupación. Para
ser elegible para continuar
recibiendo fondos de renovación,
los Safe Havens tienen que:
Permitir la residencia 24 horas
por un periodo no específico de
tiempo;
Proveer acomodo privado o
semi-privado;
Los programas de safe haven
proveerán facilidades de
vivienda seguras y accesibles que
satisfagan las necesidades
específicas de los participantes.
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
El personal de manejo de Sistema
Coordinado de Acceso deberá
tener la habilidad y experiencia
para cumplir las necesidades
únicas de la población a la que
sirve.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
Proveerán asistencia para la
transición a una vivienda
permanente.
24 meses EL ___% se mueve a una vivienda
permanente en 90 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 180 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 270 días.
El __% se mueve a una vivienda
permanente en 2 años.
El __% mantiene o aumenta su
ingreso.
27
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Tener una ocupación limitada a
no más de 25 personas;
Prohibir el uso de drogas ilegales
en las facilidades; y,
Proveer acceso a los servicios
necesarios en una facilidad de
baja demanda, pero no puede
requerir a los participantes su
participación.
Proveerán apoyo intensivo
durante la duración de la
estadía.
VIVIENDA PERMANENTE CON SERVICIOS DE APOYO
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:
Categoría 1- Literalmente sin hogar
Categoría 4 - Huyendo de violencia doméstica
Primera prioridad: Individuos y Familias sin hogar crónicos; con mayor tiempo sin hogar, con criterios mayores de cronicidad
y vulnerabilidad, con necesidades de servicio más severas.
Segunda prioridad: individuos y familias sin hogar crónicos con mayor tiempo sin hogar.
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
La Vivienda Permanente con
Servicios de Apoyo es una
alternativa de vivienda segura,
asequible, y accesible, cuya
finalidad es proporcionar
vivienda sin un tiempo de estadía
particular y por tiempo ilimitado.
Deberán utilizarse los criterios de
priorización y preferencia de
unidades de vivienda
permanente con servicios de
Los programas de vivienda
permanente con servicios de
apoyo proveerán facilidades de
vivienda seguras y accesibles que
satisfagan las necesidades
específicas de los residentes.
Todos los participantes elegibles a
los proyectos de vivienda
permanente con servicios de
apoyo PSH serán referidos a través
Tiempo
Ilimitado
El __% de los residentes
permanecen en vivienda
permanente con servicios de
apoyo por un término de al menos
12 meses.
El __% de los residentes mantiene o
aumenta su ingreso a través de
adquisición de beneficios, empleo
o una combinación de ambos
durante los primeros 12 meses
28
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
apoyo contenidos en el “Notice:
CPD-16-11; July 25, 2016;
Prioritizing Persons Experiencing
Chronic Homelessness and Other
Vulnerable Homeless Persons in
Permanent Supportive Housing.”
del Sistema Coordinado de
Acceso.
Los proyectos de vivienda con
servicios de apoyo deberán
utilizar el modelo de Vivienda
Primero al momento de proveer
acceso y durante la estadía de
los residentes.
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
El personal de manejo de Sistema
Coordinado de Acceso deberá
tener la habilidad y experiencia
para cumplir las necesidades
únicas de la población a la que
sirve.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
Proveerán apoyo intensivo
durante la duración de la estadía
de los residentes en vivienda
permanente con servicios de
apoyo.
Los residentes de los proyectos de
vivienda permanente con
servicios de apoyo deberán firmar
El __% de los residentes que salen
de los proyectos de vivienda
permanente con servicios de
apoyo están destinados a otras
alternativa de vivienda
permanente.
29
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
un contrato de arrendamiento
por un término no menor de un (1)
año.
El contrato de arrendamiento
deberá ser renovado
automáticamente por un término
no menor de un (1) mes, excepto
cuando sea notificado por escrito
con antelación por cualquiera de
las dos partes.
El proceso de renovación de
contrato deberá incluir la
actualización de información y
documentación de apoyo
necesaria.
El contrato de arrendamiento
deberá contener los términos y
condiciones de estadía,
incluyendo provisiones
relacionadas con decisiones
adversas a su estadía.
El contrato de arrendamiento
deberá tener mecanismos
imparciales de apelación y
reclamaciones ante decisiones
adversas a su estadía.
Toda decisión que deba ser
tomada que afecte el estatus de
la estadía de los residentes de los
proyectos de vivienda
permanente con servicios de
apoyo deberá ser comunicada al
Sistema Coordinado de Acceso
para la discusión de alternativas
de vivienda.
30
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
El proyecto de vivienda con
servicios de apoyo deberá contar
con estrategias dirigidas a
reubicar a los residentes a otra
alternativa de vivienda
permanente, de acuerdo a sus
necesidades específicas, y
cuando el residente así lo solicita.
31
VIVIENDA PERMANENTE DE REUBICACIÓN RÁPIDA
CRITERIO DE ELEGIBILIDAD
Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:
Categoría 1- Literalmente sin hogar
Categoría 4 - Huyendo de violencia doméstica
Si cumple con la categoría 4, también deberán residir en uno de los lugares establecidos en la categoría 1 al momento
en que se determine la elegibilidad.
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Estas actividades están diseñadas
para ubicar a personas sin hogar
de forma rápida a una vivienda
permanente a través de servicios
de reubicación rápida y
estabilización de vivienda y la
asistencia de alquiler a corto y/o
medio plazo.
El Programa de Reubicación
Rápida es un servicio ofrecido sin
precondiciones (como empleo,
ingreso, ausencia de récord
criminal o sobriedad) y los recursos
y servicios que se proveen son
típicamente ajustados a las
necesidades de los participantes
(§576.104).
Costos elegibles (ayuda
financiera):
Gastos de solicitud
Depósito de seguridad
Renta del último mes
Depósitos de utilidades
Los programas de vivienda
permanente de reubicación
rápida con servicios de apoyo
proveerán facilidades de vivienda
seguras y accesibles que
satisfagan las necesidades
específicas de los residentes.
Todos los participantes elegibles a
los proyectos de vivienda
permanente con servicios de
apoyo serán referidos a través del
Sistema Coordinado de Acceso.
Los proyectos de vivienda de
reubicación rápida deberán
utilizar el modelo de Vivienda
Primero al momento de proveer
acceso y durante la estadía de
los residentes.
Contarán con personal
adiestrado y competente para
identificar las necesidades y
completar instrumentos de
evaluación estandarizados.
El personal de manejo de Sistema
Coordinado de Acceso deberá
24 meses El __% de los residentes
mantienen estadías
estables por un término
al menos de 6 meses.
El __% de los residentes
mantienen estadías
estables por un término
al menos de 12 meses.
El __% de los residentes
mantienen estadías
estables por un término
al menos de 24 meses.
El __% de los residentes
aumentan sus ingresos
mediante un empleo o
beneficios.
El __% de los residentes
proporcionan un mejor
entorno familiar para los
niños (por ejemplo,
mejoría en asistencia a
la escuela).
El __% de los residentes
que salen de los
proyectos de vivienda
32
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
Pagos por utilidades
Costos de mudanza
Costos elegibles (servicios):
Búsqueda de vivienda y
Colocación
Estabilidad de vivienda
Manejo de Sistema Coordinado
de Acceso os
Mediación
Servicios Legales
Reparación de crédito
tener la habilidad y experiencia
para cumplir las necesidades
únicas de la población a la que
sirve.
Utilizarán los instrumentos de
evaluación estandarizados: “Hoja
de Cernimiento y Determinación
de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista
de Evaluación”; y, “Vulnerability
Index - Service Prioritization
Decision Assistance Tool” (VI-
SPDAT).
Proveerán apoyo intensivo
durante la duración de la estadía
de los residentes en vivienda
permanente de reubicación
rápida.
Los residentes del programa de
vivienda permanente de
reubicación rápida deberán
firmar un contrato de
arrendamiento por un término no
menor de un (1) mes.
El contrato de arrendamiento
deberá ser renovado
automáticamente por un término
no menor de un (1) mes, excepto
cuando sea notificado por escrito
con antelación por cualquiera de
las dos partes.
El contrato de arrendamiento
deberá contener los términos y
condiciones de estadía,
incluyendo provisiones
permanente de
reubicación rápida
están destinados a otras
alternativa de vivienda
permanente.
33
Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de
Tiempo Resultados Esperados
relacionadas con decisiones
adversas a su estadía.
El contrato de arrendamiento
deberá tener mecanismos
imparciales de apelación y
reclamaciones ante decisiones
adversas a su estadía.
Toda decisión que deba ser
tomada que afecte el estatus de
la estadía de los residentes de los
proyectos de vivienda
permanente con servicios de
apoyo deberá ser comunicada al
Sistema Coordinado de Acceso
para la discusión de alternativas
de vivienda.
El proyecto de vivienda de
reubicación rápida deberá
contar con estrategias dirigidas a
reubicar a los residentes a otra
alternativa de vivienda
permanente, de acuerdo a sus
necesidades específicas, cuando
lo estime necesario y justificado, y
cuando el residente así lo solicita.
Deberá realizarse una inspección
de calidad de vivienda de
acuerdo a la reglamentación
federal.
Sistema Coordinado de Entrada
CoC PR-503 Sur/Sureste
Manual de Políticas
Procedimientos Operacionales
1
Tabla de Contenido
Introducción……………………………………………………………………..2
Descripción General……………………………………………………………3
Elegibilidad……………………………………………………………………….5
Políticas del Sistema Coordinado de Entrada: Determinación de
Elegibilidad y Ubicación……………………………………………………….7
Estándares Mínimos.………………………………………………………...….10
Requisitos para el Mantenimiento de Expedientes………………………11
Participación Requerida………………………………………………………11
Proceso:
Acceso……………………………………………………………………..12
Evaluación…………………………………………………………………12
Identificación……………………………………………………………..13
Ubicación………………………………………………………………….13
Instrumentos de Cernimiento y Evaluación…………………………13
Lista de Espera…………………………………………………………… 14
Desvío……………………………………………………………………… 14
2
CoC PR-503 Sur/Sureste
INTRODUCCIÓN En el 2009, la ley conocida como McKinney-Vento Homeless Assistance Act (Act) fue enmendada por
la ley Homeless Emergency Assistance and Rapid Transition to Housing Act (HEARTH Act). A través del
HEARTH Act, se consolidaron los Programas de Servicios de Apoyo (Supportive Housing Program),
Programas de Albergue Más Cuidado (Shelter Plus Care program), y Programa de Sección 8 –
Rehabilitación Moderada para Unidades de Ocupación (Section 8 Moderate Rehabilitation Single
Room Occupancy Program) bajo el Programa de Cuidado Continuo (CoC por sus siglas en inglés),
administrado por el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD por
sus siglas en inglés). A través de la ley HEARTH también se introduce el requisito de que los
subrecipientes de fondos del CoC fortalezcan la coordinación de los servicios y el apoyo brindado a
personas sin hogar a través de los Sistemas de Cuidado Continuo para Personas sin Hogar (CoC por
sus siglas en inglés).
El Aviso de HUD CPD-17-01 del 23 de enero de 2017, titulado “Notice Establishing Additional
Requirements for a Continuum of Care Centralized or Coordinated Assessment System”, establece
nuevos requerimientos a los Sistemas de Cuidado Continuo, los recipientes del Programa de Cuidado
Continuo y el Programa de Soluciones de Emergencia (ESG por sus siglas en inglés) tienen que cumplir
en el desarrollo y uso de un sistema coordinado de entrada.
Este manual ha sido elaborado con el propósito de establecer los procesos y políticas que regirán la
implementación del Sistema Coordinado de Entrada, según enmendado, a ser utilizado en el área
geográfica que comprende el CoC PR-503: Adjuntas, Aguada, Aguadilla, Aguas Buenas, Añasco,
Arroyo, Cabo Rojo, Caguas, Canóvanas, Cayey, Ceiba, Cidra, Coamo, Culebra, Fajardo, Guánica,
Guayama, Guayanilla, Gurabo, Hatillo, Hormigueros, Humacao, Isabela, Jayuya, Juana Díaz, Juncos,
Lajas, Las Marías, Las Piedras, Loíza, Luquillo, Manatí, Maricao, Maunabo, Mayagu ̈ez, Moca, Naguabo,
Patillas, Peñuelas, Ponce, Quebradillas, Rincón, Río Grande, Sabana Grande, Salinas, San Germán,
San Lorenzo, San Sebastián, Santa Isabel, Trujillo Alto, Vieques, Villalba, Yabucoa, y Yauco.
El Sistema Coordinado de Entrada del CoC PR-503 servirá a individuos y familias de los 54 municipios
que comprende el área geográfica del sistema de cuidado continuo.
Figura 1. Área Geográfica del CoC PR-503
3
Este documento tiene el propósito de estandarizar los procesos de entrada, evaluación, identificación
de recursos, coordinación de referidos y ubicación para que los participantes reciban servicios
preventivos de vivienda y otros servicios de apoyo relacionados, dirigidos a la estabilización en
vivienda de largo plazo, además de asegurar que los individuos y familias ubicadas en vivienda
vuelvan a quedar sin vivienda.
El CoC PR-503 dirige sus esfuerzos a garantizar que las personas sin hogar reciban servicios de alta
calidad, sensibilidad y de excelencia; partiendo del respeto a su dignidad, integridad y libertad como
seres humanos, asegurando la protección de sus derechos civiles, contenidos en la Parte 24, CRF
578.93, con relación al “Fair Housing and Equal Opportunity” y “Equal Access Rule”, según plublicada.
Este es un documento vivo, cuyas enmiendas tienen que ser aprobadas por los Miembros del PR 503
CoC antes de su implementación. Además, será revisado anualmente según las necesidades
surgidas a través de los procesos de la evaluación continua de los procesos del Sistema Coordinado
de Entrada.
Conforme con la Parte 24 del Código de Regulaciones Federales (24 CFR) que gobierna el CoC PR-
503(24 CFR 578) y el Programa ESG (24 CFR 576), así como la reglamentación final de Departamento
de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), relacionada a la definición de persona
sin hogar y persona sin hogar crónica (24 CFR 91), se han desarrollado los siguientes estándares escritos
para establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada – Coordinated Entry System (CES), de
ahora en adelante denominado “Sistema Coordinado de Entrada”.
Descripción General del
Sistema Coordinado de Entrada El Continuum of Care Interim Rule [578.7 (a) (8)] identifica varias responsabilidades para el Sistema de
Cuidado Continuo. Una de éstas es establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada, el cual
se define como un proceso diseñado para coordinar el acceso, evaluación de necesidades, referidos
y ubicación en alternativas de vivienda a individuos y familias sin hogar que solicitan servicios
relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles, incluyendo el alcance comunitario, la
prevención y el desvío a otros sistemas de asistencia social.
El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a nivel de todo el CoC para facilitar la conexión a
todos los recursos destinados a individuos y familias sin hogar de una manera coordinada y
estandarizada, y refiriendo a los participantes a la estrategia de servicio o la intervención de vivienda
más adecuada según sus necesidades. Este sistema debe asegurar que las personas sin hogar tengan
un acceso equitativo, coordinado y puntual de los recursos de vivienda, con un enfoque centrado
en la persona, respetando la decisión, selección y dignidad de los participantes.
Además, se define el Sistema Coordinado de Entrada como un proceso diseñado para coordinar el
acceso, evaluación, identificación, referidos y ubicación a individuos y familias sin hogar que solicitan
servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles en alternativas de vivienda
disponible. Como parte de este proceso se deben desarrollar políticas estandarizadas que guíen la
operación del Sistema Coordinado de Entrada en su atención a las necesidades de los participantes;
siempre en cumplimiento con los requisitos establecidos por HUD. El Sistema Coordinado de Entrada
tiene como principal propósito el que las personas sin hogar puedan tener acceso a alternativas de
vivienda y los servicios disponibles de acuerdo a sus necesidades, dentro del cuidado continuo de
personas sin hogar, de manera rápida y con el mínimo de barreras de acceso.
4
Los requerimientos contenidos en el Aviso CPD-17-001 incluyen:
1. Cobertura Geográfica Completa a Todo el CoC;
2. Uso de Puntos de Acceso y Determinación de Elegibilidad y Necesidades Estandarizados;
3. Uso de Procesos Estandarizados de Priorización y Referido;
4. Disminución de Barreras de Acceso;
5. Mercadeo;
6. Alcance Comunitario;
7. Servicios de Emergencia;
8. Servicio de Prevención;
9. Referido a Proyectos Participantes;
10. Planificación de Seguridad;
11. Autonomía de los Participantes;
12. Protecciones a la Privacidad;
13. Protecciones a la Seguridad de los Datos;
14. Adiestramiento;
15. Procesos de Planificación Continua y Consulta con la Comunidad.
El Sistema Coordinado de Entrada se establece además como mecanismo para el logro de los
indicadores de desempeño de los sistemas de cuidado continuo (System Performance Measures), los
cuales incluyen:
Tiempo de l@s participantes como persona sin hogar – reducción en el número de personas sin
hogar no albergadas;
Regreso a la situación sin hogar;
Acceso o cobertura – alcance a las personas que se encuentran sin hogar;
Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia;
Aumento en el empleo e ingresos de las personas sin hogar;
Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia por primera vez; y,
Otros determinantes de logros relacionados con la reducción de la deambulancia.
Cónsono con estos indicadores, las expectativas o beneficios de operar un Sistema Coordinado de
Entrada de manera efectiva son:
Alinear la intervención con los individuos o familias de manera adecuada, particularmente
considerando los participantes con mayor necesidad.
Reducir las barreras para encontrar vivienda o servicios relacionados a vivienda.
Promover la efectividad en los procesos de ubicación en los programas de vivienda.
Aumentar la calidad y satisfacción de los participantes en su acceso directo a vivienda y su
proceso de recuperación.
Fomentar una mayor colaboración entre los proveedores que ofrecen asistencia a las personas sin
hogar.
Exigir los más altos estándares en el manejo de personas sin hogar; y así mejorar el desempeño de
los programas dentro del sistema.
Desarrollar uniformidad en los procesos de elegibilidad, identificación, referidos y ubicación en
vivienda en el CoC PR-503, sin importar quién sea el o la participante o cómo llegue.
Aumentar los niveles de ocupación de los proyectos existentes en el sistema de cuidado continuo,
en cumplimiento por lo establecido por HUD.
5
El Sistema Coordinado de Entrada tiene además dos metas básicas:
1. Crear un proceso estandarizado de acceso y evaluación para todos los participantes.
2. Crear un proceso de identificación, referido y ubicación coordinado para los participantes, que
sea libre de barreras de exclusión y acceso.
Una vez aprobados estas enmiendas a los procedimientos por el CoC PR-503, cada agencia
participante que recibe fondos de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar, o que tienen
requerimientos reglamentarios de otros fondos de HUD o cualquier otra agencia federal y estatal,
dentro del CoC PR-503 deberá suscribirse y participar activamente en los procesos establecidos por
el Sistema Coordinado de Entrada, como medida de cumplimiento y ejecución en el sistema de
cuidado continuo, y cumplimiento con el Aviso emitido. Así mismo, los referidos se llevarán a cabo
tomando en cuenta todo el continuo de programas, incluyendo sus poblaciones de enfoque, las
necesidades específicas, los servicios ofrecidos, y la disponibilidad de camas o espacios de vivienda
disponibles.
El Sistema Coordinado de Entrada operará y estará disponible a toda persona o familia sin importar
su raza, color, origen nacional, religión, sexo, edad, estatus familiar, condición de impedimento,
orientación sexual real o percibida, identidad de género, o estatus matrimonial.
6
ELEGIBILIDAD El Sistema Coordinado de Entrada está dirigido a servir a todo individuo o familia sin hogar que se
encuentra en la búsqueda de vivienda. Según establecido por HUD, hay cuatro categorías definidas
bajo las cuales los individuos y familias podrían clasificarse o definirse como personas sin hogar:
Categoría 1: Literalmente sin hogar
Individuo o familia que carece de un lugar fijo, regular, y adecuado para pernoctar (pasar la
noche), significando que:
1. Tiene como residencia nocturna principal un lugar público o privado no apto para la habitación
humana;
2. Vive en un albergue público o privado designado para proveer ubicación temporera
(incluyendo albergue de emergencia, vivienda transitoria, y hoteles y moteles pagados por
organizaciones caritativas o por programas federales, estatales o locales; o
3. Está saliendo de una institución donde ha residido durante los pasados 90 días o menos y que
residió en un albergue de emergencia o lugar no apto para la habitación humana
inmediatamente antes de entrar a la institución.
Categoría 2: En inminente riesgo de deambulancia
Individuo o familia que se encuentra en inminente riesgo de perder su residencia nocturna
principal, y que:
1. Perderá la residencia dentro de los próximos 14 días de la fecha de solicitud de asistencia como
persona sin hogar;
2. Otra alternativa de residencia no ha sido identificada; y
3. Individuo o familia carece de recursos o redes de apoyo necesario para obtener otra vivienda
permanente.
Categoría 3: Persona sin hogar bajo otros estatutos federales
Persona sola menor de 25 años de edad, o familias con solo jóvenes y niños, que de otra manera
no cualifican como personas sin hogar bajo esta definición, pero:
1. Es definida como persona sin hogar bajo otra reglamentación federal;
2. No ha tenido arrendamiento, interés propietario, o acuerdo de ocupación en vivienda
permanente durante los pasados 60 días con anterioridad a la solicitud de asistencia;
3. Ha experimentado inestabilidad persistente, medido por dos mudanzas o más durante los
pasados 60 días; y
4. Se espera que continúe en esta situación por periodo indeterminado de tiempo debido a una
necesidad especial o barrera.
Categoría 4: Huyendo/intentando huir de violencia doméstica
Cualquier individuo o familia que:
1. Está huyendo o intenta huir de violencia doméstica;
2. No tiene otra residencia; y
3. Carece de recursos o redes de apoyo para obtener otra vivienda permanente.
7
Políticas del Sistema Coordinado de Entrada
DETERMINACIÓN DE ELEGIBILIDAD Y UBICACIÓN El CoC PR-503 establece la política del Sistema Coordinado de Entrada como un sistema de amplio y
libre acceso, determinación de elegibilidad, identificación, coordinación y ubicación que representa
un componente crítico en el esfuerzo de una comunidad para terminar y prevenir la cifra de personas
sin hogar dentro del área geográfica que representa.
Las siguientes políticas del Sistema Coordinado de Entrada describen las características que habrán
de definir la oferta de servicios a individuos y familias sin hogar que se proveerán en el área geográfica
del CoC PR-503.
Acceso justo y equitativo a vivienda y servicios: El Sistema Coordinado de Entrada promueve el
fácil acceso para los individuos y familias sin hogar en que se encuentran en la búsqueda de
alternativas de vivienda y servicios de apoyo en toda el área geográfica del CoC PR-503. El Sistema
Coordinado de Entrada deberá proveer diferentes modos de acceso, ya sea a través de sistemas
telefónicos libres de costo, acceso directo mediante centros de servicio estratégicamente
localizados, referidos recibidos por miembros de la comunidad, o desde las agencias de servicio
público y privada, y mediante la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo que reciben
fondos del Programa CoC, el Programa ESG, o cualquier otro programa, sin importar la fuente de
fondos que financian a dichos programas. Esta política impulsa estrategias de “visibilidad social”
que incluyen el componente de alcance comunitario en la calle, y opúsculos informativos sobre el
programa, medios de comunicación en masa, o mediante acuerdos con agencias públicas y
privadas interesadas en servir de facilitadores de acceso al sistema de cuidado continuo, entre
otras. Estos procedimientos aseguran que los centros de servicio directo tengan localizaciones
geográficas estratégicas y culturalmente accesibles a una diversidad de poblaciones con
diferentes necesidades especiales y de fácil acceso a transporte público. El Sistema Coordinado
de Entrada deberá servir a los participantes en igualdad de condiciones y modalidades lingüísticas,
facilitando el acceso a los servicios y a su vez respetando la diversidad cultural de la población,
sobrepasando barreras idiomáticas, culturales y sociales.
Acceso y evaluación estandarizados: La entrada de los participantes al sistema de cuidado
continuo estará guiada por protocolos estandarizados de acceso, evaluación, referidos y
ubicación. De esta manera se proveerá un sentido de unidad y uniformidad al proceso de toma
de decisiones.
Agencia líder: Coalición de Coaliciones es la Agencia Coordinadora del Sistema Coordinado de
Entrada y deberá establecer y formalizar acuerdos de colaboración con las agencias que forman
parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas sin hogar del CoC PR-
503 que garanticen su integración en los procedimientos incluidos en este Manual.
Área geográfica: El Sistema Coordinado de Entrada deberá servir a los individuos y familias sin hogar
que se encuentran en la búsqueda de alternativas de vivienda y servicios de apoyo localizados en
los 54 municipios que comprenden el área geográfica del sistema de cuidado continuo del CoC
PR-503. Dada la movilidad geográfica que caracteriza la experiencia de estar sin hogar, los
servicios del Sistema Coordinado de Entrada estarán disponibles para atender personas sin hogar
localizadas en los 78 municipios de Puerto Rico, tomando en consideración situaciones de
seguridad, disponibilidad de alternativas de vivienda y preferencia de las personas sin hogar.
Capacitación y adiestramiento: Se desarrollarán actividades para capacitar y adiestrar, al menos
una vez al año, tanto al equipo de trabajo directo del Sistema Coordinado de Entrada, como al
personal de las agencias que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de
apoyo a personas sin hogar del CoC PR-503 con el propósito de implementar adecuadamente y
de manera uniforme el Sistema Coordinado de Entrada. Se adoptará un currículo basado en la
política pública federal y estatal que cobija a las personas sin hogar, los determinantes sociales de
8
la salud, la reducción de estigmas hacia las personas sin hogar, la reducción de daños, la
eliminación de barreras de acceso a las alternativas de vivienda disponibles, y la utilización de
modelos de intervención culturalmente sensibles y basados en evidencia probada. Se
desarrollarán actividades de capacitación y adiestramiento disponibles en diferentes modalidades
tecnológicas, desde el adiestramiento individualizado, grupos pequeños, sistemas digitales, videos,
entre otros.
Competencia cultural: El personal encargado de proveer todos los servicios de vivienda y apoyo,
incluyendo sin limitarse a, actividades de alcance comunitario, realización de entrevistas de
cernimiento y evaluación, a todo personal en contacto directo con individuos y familias sin hogar,
deben usar prácticas que propicien la competencia cultural e instrumentos que incluyan lenguaje
basado en competencia cultural. Por ejemplo, el lenguaje utilizado debe reflejar un entendimiento
sobre asuntos y necesidades relacionados a la comunidad LGBTQ y otras comunidades y grupos
culturales, así como condiciones sociales, raciales, económicas y de impedimento. Todo el
personal debe estar capacitado para utilizar lenguaje de forma apropiada y respetuosa, y ofrecer
opciones que reflejen las necesidades específicas de cada población. Siguiendo las políticas de
HUD, la ubicación en alternativas de vivienda de participantes transgénero y transexuales será
según la categoría por la cual se auto-identifique la persona. *
Composición del Sistema Coordinado de Entrada: El personal relacionado al Sistema Coordinado
de Entrada incluye a todo personal designado como representante autorizado, sin limitarse a:
o Personal de trabajo designado por Coalición de Coaliciones al Sistema Coordinado de Entrada
(Coordinador(a) de Proyecto, Oficial de Apoyo Operacional, Trabajo de Alcance Comunitario,
Navegación, Manejo de Caso de Sistema Coordinado de Entrada, y Trabajo Social).
o Personal asignado a las operaciones del Sistema Coordinado de Entrada de las agencias
participantes colaboradores que forman parte del CoC PR-503 y que reciben fondos del
Programa CoC, ESG o cualquier otra fuente de fondos destinados a proveer servicios a individuos
o familias sin hogar.
Protección de Confidencialidad y Privacidad: La protección a la privacidad es uno de los principios
más valiosos del trabajo del Sistema Coordinado de Entrada y el CoC PR-503, con el propósito de
asegurar el consentimiento, proteger y hacer uso adecuado de la información de los participantes.
En el cumplimiento de esta política, todo individuo o familia sin hogar deberá firmar un
consentimiento que autorice a recolectar, almacenar y compartir información que estos puedan
considerar confidencial, sin menoscabo en los servicios a los que tienen derecho.
Determinación de Prioridades: La reglamentación federal establece que un Sistema Coordinado
de Entrada efectivo asegura que las personas con mayor necesidad tengan prioridad al momento
de acceder a oportunidades de cualquier tipo de vivienda para personas sin hogar disponible.
Enfoque en la persona: Se tomará en cuenta la autonomía del participante y su libertad para
negarse a contestar preguntas y alternativas de vivienda y servicios, sin menoscabo al acceso a los
servicios. Se incorporará el elemento de autodeterminación en la toma de decisiones, donde el/la
participante decide entre las opciones disponibles: localización, tipo de programa de vivienda,
niveles de servicio y cuidado, y otras decisiones concernientes a sus necesidades. Los participantes
serán tratados de acuerdo con su identidad de género auto informada, independientemente de
la apariencia, genitales u otras características físicas, o la documentación e identificación legal
(e.g. licencia de conducir). Las personas con diferentes características o identificación sexual que
se refieren a los proyectos de vivienda adscritos al Sistema Coordinado de Entrada no podrán ser
rechazadas o referidos a otro albergue o programa, la duración o extensión de su transición de
género, y / o porque no cumplen con las expectativas de lo que un hombre o una mujer “se
supone” debe ser. La información privada, como la información médica acerca del estado o la
transición de un participante, es confidencial. El personal deberá dirigirse a los participantes con
los nombres, títulos, pronombres y otros términos compatibles con su identidad de género y de
acuerdo a la preferencia expresada por el participante.
9
Evaluación de participantes y otros sectores de la comunidad: Se requiere que los participantes
lleven a cabo un proceso anual de evaluación sobre la satisfacción de los servicios recibidos,
referidos, y coordinados a través del Sistema Coordinado de Entrada y sus componentes.
Expectativa para Proyectos Comunitarios: Los programas dedicados al trabajo con personas sin
hogar deben garantizar la máxima utilización de los recursos de vivienda existentes manteniendo
altos niveles de ocupación y asegurar la permanencia y estabilidad a largo plazo en vivienda
permanente.
Inclusivo: A través del Sistema Coordinado de Entrada se proveen servicios a distintas poblaciones
o grupos poblacionales, incluidas personas sin hogar crónicas, veteranos, familias, jóvenes,
personas con condiciones asociadas al uso problemático de sustancias, incluyendo alcohol,
personas viviendo con VIH/sida, sobrevivientes de violencia doméstica, personas pertenecientes a
la comunidad LGBTQ, menores de edad, inmigrantes, entre otras. Sin embargo, de acuerdo a las
categorías establecidas por la reglamentación federal, las poblaciones atendidas se clasificarán
como:
o Familias de Adultos acompañados de menores
o Familias de Adultos Solamente (sin menores)
o Familias de Jóvenes Solamente
o Víctimas de violencia de doméstica o huyendo de situaciones de violencia de doméstica
Informar la planificación local: La información obtenida a través del Sistema Coordinado de
Entrada se utilizará para guiar otros procesos de planificación de servicios a ser ofrecidos a la
población sin hogar y esfuerzos para generar cambios en los sistemas de servicio.
Modelo de servicio: El Sistema Coordinado de Entrada sigue una estructura descentralizada, lo cual
significa que los participantes tienen varias puertas de entrada al sistema. Los participantes pueden
llamar a una línea telefónica o visitar personalmente los centros del Sistema Coordinado de Entrada
ubicados en Caguas y Ponce, agencias que ofrecen servicio a personas sin hogar o agencias de
servicio a ciudadanos en los municipios dentro del área geográfica del CoC PR-503. En adición, el
componente de alcance comunitario servirá de puente de acceso directo al Sistema Coordinado
de Entrada a aquella población que por diferentes circunstancias se encuentran en lugares no
aptos para la habitación humana, o carecen de un lugar seguro y estable para vivir de manera
saludable y decente.
Orientación hacia el Modelo Vivienda Primero: El modelo de Vivienda Primero parte de la premisa
de que la vivienda es un derecho humano básico, siendo un valor al que aspira todo ser humano.
Por lo que el modelo promueve que los participantes puedan ser ubicados en vivienda de forma
rápida, sin pre-condiciones o requisitos de participación en servicios. El Sistema Coordinado de
Entrada deberá reforzar la utilización de elementos que forman parte de este modelo, a saber:
poco o ningún ingreso; historial o abuso activo de sustancias; historial criminal; historial de violencia
de género (órdenes de protección) al momento de la evaluación. La existencia de condiciones
para la terminación de los programas, tales como: negativa de participar en los servicios; falta de
progreso en los planes de servicios; pérdida de ingreso o incapacidad para aumentar ingresos; ser
víctima de violencia de género o; cualquier otra razón no justificada y en clara violación de los
derechos de los residentes de vivienda asistida.
Derecho a Disponibilidad Continua de Servicios: El CoC PR-503 protege el derecho de todo
residente y participante de cualquiera de los proyectos de vivienda y servicios de apoyo dentro de
la red de proveedores a ser reconsiderado para reingreso o readmisión a cualquier servicio luego
de que voluntariamente o por cualquier otra razón, haya tenido que darse por terminado el
servicio, sin que la situación previa de ninguna manera sea considerada al momento del reingreso,
solamente se considerará la situación existente al momento de la solicitud, así como las
consideraciones relacionadas con requisitos de elegibilidad y otros requerimientos reglamentarios
del programa de servicios al que tiene derecho.
Planificación segura: Se establecerá un protocolo de seguridad, que garantice la seguridad de los
individuos, personal y programas que reciben y proveen asistencia; con particular atención al
manejo del Sistema Coordinado de Entrada en los casos de violencia de doméstica (según la Ley
10
Federal: “Violence Against Woman Act” (VAWA), y la Ley 54 del 15 de agosto de 1989, del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico).
Protocolo de referidos: Los programas que participen en el CoC PR-503, deberán realizar y recibir
todos los referidos elegibles realizados por el Sistema Coordinado de Entrada. De tener algún motivo
o justificación para no recibir el referido de algún participante, los programas tendrán que explicar
y justificar la decisión, permitiendo que los participantes puedan identificar y acceder otros
programas de servicios disponibles.
Reducir las Barreras: El Sistema Coordinado de Entrada permite que los programas de vivienda
disponibles disminuyan las barreras de acceso.
Referidos a proyectos: Se realizarán referidos a todos los proyectos de servicio en el CoC PR–503
que reciban fondos, incluyendo programas: Albergues de Emergencia, Reubicación Rápida,
Vivienda Transitoria, Asistencia de Renta, Safe Haven, Sección 8, Vivienda Subsidiada, Vivienda
Pública, HUD-VASH, Supportive Services for Veterans Families (SSVF), entre otros.
Servicios de emergencia: El Sistema Coordinado de Entrada no podrá retrasar el acceso a servicios
de emergencia, pudiendo acceder a los servicios de albergue disponibles la noche que lo
requieran mientras se completa la evaluación de necesidades y la identificación de oportunidades
de vivienda disponibles.
Utilización del Sistema de HMIS Conexión Boricua: es un requisito reglamentario compulsorio para
el cumplimiento programático de todas las agencias participantes del Sistema Coordinado de
Entrada que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas
sin hogar del CoC PR-503 la entrada de datos de todas las personas sin hogar atendidas que hayan
firmado un Consentimiento, en el sistema de manejo de información para personas sin hogar (HMIS)
Conexión Boricua. El personal del Proyecto de HMIS Conexión Boricua deberá garantizar el acceso
a todos los instrumentos y módulos disponibles en el sistema electrónico para la entrada de datos
del Sistema Coordinado de Entrada, así como proveer el adiestramiento y el apoyo técnico
necesario que garantice las operaciones óptimas del Sistema Coordinado de Entrada.
ESTÁNDARES MÍNIMOS De acuerdo a los requerimientos de la reglamentación del Programa CoC, las agencias participantes
del Sistema Coordinado de Entrada operarán de acuerdo a estándares mínimos, garantizando un
sistema uniforme y de igual acceso para todas las personas que necesiten acceder al sistema de
servicios designado como sistema de cuidado continuo. Algunos de los principios que guiarán los
estándares mínimos esperados serán, sin limitarse a:
Todas las agencias participantes que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios
de apoyo para personas sin hogar acuerdan considerar dar por terminada la estadía solamente a
través de los mecanismos de comunicación y coordinación establecidos por el Sistema
Coordinado de Entrada, utilizando principalmente el modelo de vivienda primero.
Todas las organizaciones que proveen servicios con fondos del Programa CoC y ESG deben tener
una política justa y clara de terminación de servicios, estadías, reclamaciones, quejas y resolución
de conflictos. Las políticas deben asegurar que un residente tenga el derecho de disputar
formalmente una decisión que ponga en riesgo su estadía en el proyecto de vivienda y su
estabilidad. Esta política deberá ser informada al residente al momento de su admisión al proyecto
e incluida en el acuerdo o contrato de arrendamiento firmado entre las partes, copia del cual
deberá ser entregado al residente.
Todas las organizaciones deben tener políticas que garanticen a los residentes recibir un aviso por
escrito que contenga las razones claras para la terminación del servicio o estadía, que incluya una
declaración detallada de los hechos, la fuente de la información en que se basa, y el derecho del
residente a una revisión de su expediente del proyecto, toda evidencia en la que se basó la
decisión y el derecho a solicitar una reconsideración o apelación imparcial de la decisión.
11
Si por alguna razón justificada una agencia colaboradora del Sistema Coordinado de Entrada
decide la terminación o transferencia de un residente, deberá comunicarse con la Junta de
Directores del CoC PR-503 y el Sistema Coordinado de Entrada en un término no menor de 48 horas
mediante comunicación escrita. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará un formulario
estandarizado para documentar cualquier situación que requiera la terminación, cierre o
transferencia de un residente. De surgir una situación que obligue al cese de operaciones de los
proyectos de vivienda, la misma deberá notificarse a la Junta de Directores del CoC PR-503 en un
término no menor de 30 días mediante notificación por escrito.
REQUISITOS PARA EL MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES La documentación para la administración y el seguimiento de servicios efectivo se mantendrá
actualizado y se conservará la confidencialidad de los residentes de los programas.
ESTÁNDARES MÍNIMOS
Cada expediente del participante y residente deberá incluir, como mínimo, un documento de
consentimiento para recopilar, compartir e ingresar información al sistema electrónico que se
considere confidencial, información y documentación de respaldo de elegibilidad requerida por
las agencias proveedoras de los fondos, los acuerdos de participación y / o contratos de
arrendamiento firmados, planes de servicio, notas del Sistema Coordinado de Entrada, información
sobre los servicios provistos tanto directamente como a través de referidos, y cualquier dato de
seguimiento y evaluación que se recopile mientras dure la participación.
La información de los participantes y residentes deberá ser entrada al Sistema de HMIS Conexión
Boricua, asegurándose de contar con la autorización y firma de un consentimiento para el
almacenamiento de información en formato electrónico, mantener la calidad de los datos, en el
tiempo determinado y siguiendo los requisitos adicionales establecidos por Sistema de HMIS
Conexión Boricua.
El proyecto de vivienda y servicios de apoyo a persona sin hogar participante del Sistema
Coordinado de Entrada y adscrito al CoC PR-503 deberá mantener cada expediente de los
participantes y residentes en un lugar seguro y de difícil acceso, se compromete a informar sobre
el derecho a negarse a compartir información que se considere confidencial, a menos que la
información sea necesaria para establecer o documentar la elegibilidad a un programa de
acuerdo a la reglamentación aplicable, no divulgar datos del expediente sin la autorización por
escrito del participante o residente, excepto para el personal del proyecto y otras agencias, según
exige la ley. Los participantes deberán dar su consentimiento informado para usar o compartir los
datos que identifica a un de participante o residente si se utilizan para una investigación, educar e
interpretación del público.
PARTICIPACIÓN REQUERIDA HUD y la Administración de Veteranos (VA) han impartido instrucciones requiriendo que todas las
organizaciones y agencias participen y colaboren con el Sistema Coordinado de Entrada del CoC
correspondiente. Cualquier proyecto que recibe fondos de HUD (Programa CoC y ESG) o fondos de
VA (Supportive Services for Veteran Families [SSVF], Veterans Affairs Supportive Housing [HUD-VASH] y
Grants Per-Diem [GPD]) deben cumplir con los requisitos de participación.
Para dar formalidad a este requerimiento, se requiere la firma de un acuerdo de participación o
Memorando de Entendimiento, para asegurar que todos los proveedores de vivienda y servicios
localizados en el área geográfica del CoC utilicen el Sistema Coordinado de Entrada de una manera
abierta, transparente y consistente. Además, este documento establece las responsabilidades entre
Coalición de Coaliciones, el CoC PR-503 y las agencias colaboradoras del Sistema Coordinado de
Entrada.
12
PROCESO El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a través del cual se evalúan las necesidades de los
individuos y familias sin hogar que solicitan servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda
disponibles, organiza en orden de prioridad a los individuos y familias sin hogar más vulnerables y de
mayor necesidad, identifica las alternativas de vivienda y servicios que más se ajusten a sus
necesidades particulares, y realiza referidos a los recursos de vivienda disponibles y adecuados de
una manera sistemática y eficiente. El equipo del Sistema Coordinado de Entrada ha desarrollado un
manual como guía para establecer cómo se debe operar cada proceso según la etapa dentro del
Sistema Coordinado de Entrada. Este documento incluye información sobre el personal encargado
en cada etapa, los formularios necesarios para llevar a cabo la operación y el tiempo estimado que
debe tardar el proceso, antes de pasar a la siguiente etapa.
El proceso del Sistema Coordinado de Entrada consta de cuatro principales componentes o etapas:
acceso, evaluación, identificación y ubicación.
ACCESO La primera etapa tiene el propósito de determinar la elegibilidad de individuos o familias para recibir
servicios del CoC a través del Sistema Coordinado de Entrada. La primera parte del proceso lleva a
cabo un cernimiento de los individuos y familias que solicitan los servicios. El CoC PR-503 sigue un
modelo híbrido donde se han establecido cuatro (4) puntos de entrada para acceder a los servicios
relacionados a vivienda. Los puntos de acceso son: (a) línea telefónica libre de costo; (b) centros de
servicios operados por el Sistema Coordinado de Entrada localizados en Caguas y Ponce; (c) alcance
comunitario; y, (d) organizaciones/agencias colaboradoras del CoC PR-503.
Desde cualquiera de los puntos de acceso se podrá realizar el cernimiento inicial para determinar la
elegibilidad del individuo o familia para recibir servicios de vivienda bajo la definición de persona sin
hogar. Sin embargo, todos los puntos de entrada utilizarán el mismo método de cernimiento,
evaluación, identificación y ubicación, utilizando un proceso uniforme para la toma de decisiones.
EVALUACIÓN La segunda etapa tiene el propósito de recopilar la información necesaria de los solicitantes con el
propósito de evaluar las necesidades específicas de vivienda y servicios de apoyo que fomenten la
ubicación adecuada a las opciones disponibles de ubicación en alternativas de vivienda y su
estabilización de largo plazo. Una vez firmado un consentimiento informado y mediante entrevista
con el/la participante y utilizando un instrumento estandarizado, se procurará recopilar la información
necesaria para conocer: datos de identificación, de vivienda y experiencia de deambulancia,
situación económica, salud física y mental, situaciones de violencia de género, o cualquier otra
situación que esté experimentando que afecte su vida. Como parte de esta etapa es necesario
evidenciar y documentar la veracidad de que el individuo o familia que solicita servicios cumple con
la definición de persona sin hogar, de acuerdo a su situación. Esta evidencia se deberá incluir en el
expediente del participante.
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IDENTIFICACIÓN La tercera etapa la constituye el proceso de identificación de la mejor alternativa de vivienda
y servicios de apoyo disponibles, de acuerdo a las necesidades específicas identificadas en el
proceso de evaluación y a los objetivos y preferencias. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará la
información suministrada por el sistema de HMIS-AWARDS para la disposición de camas actual en el
sistema de cuidado continuo para así poder destinar los referidos correspondientes a la mejor
alternativa disponible que atienda la necesidad de vivienda del participante.
UBICACIÓN La cuarta etapa lo constituye el proceso de ubicación por el cual se coordina y conecta a cada
individuo o familia con la opción de vivienda y servicio más apropiado para cada participante
previamente identificada. Todo referido deberá hacerse a través del Sistema Coordinado de
Entrada, luego de una comunicación y discusión de caso con los representantes autorizados de las
agencias y organizaciones colaboradoras y los participantes. Al hacer los referidos es fundamental
tomar en cuenta, valorar, considerar y respetar los objetivos y preferencias de los/las participantes al
momento de tomar decisiones que les afecten.
INSTRUMENTOS DE CERNIMIENTO Y EVALUACIÓN El Sistema Coordinado de Entrada y sus agencias colaboradoras utilizarán como paso inicial la “Hoja
de Cernimiento y Determinación de Elegibilidad Inicial”, en la cual se determina la elegibilidad del
solicitante dentro de los criterios reglamentarios de la definición de persona sin hogar.
Una vez certificada su elegibilidad, se completará el instrumento de “Entrevista de Evaluación”, en el
cual se realiza una entrevista completa con el propósito de conocer las circunstancias de la situación
del solicitante al momento de la entrevista, así como sus necesidades y condiciones específicas.
Como parte de la segunda etapa del proceso de entrada del Sistema Coordinado de Entrada es
preciso hacer una Entrevista de Evaluación a cada solicitante, una vez se determine que es elegible
para recibir servicios de vivienda bajo la definición de persona sin hogar, según aplique. Para hacer
esta entrevista se utilizará un instrumento de forma estandarizada a todos los/las solicitantes,
independientemente de la demografía y localización. El instrumento Entrevista de Evaluación ha sido
diseñado en cumplimiento con los requisitos de HUD establecidos por los Estándares de Datos vigentes
para las operaciones del Sistema de HMIS Conexión Boricua, para recopilar la información necesaria
que ayude a conocer: los datos de identificación, de vivienda y deambulancia, situación económica,
salud física y mental, incluyendo uso de sustancias. La Entrevista de Evaluación servirá de guía para
completar el VI-SPDAT y poder evaluar las opciones disponibles para la ubicación de cada
participante en las alternativas de vivienda disponibles al momento de la entrevista.
Figura 2. Flujograma del proceso del Sistema Coordinado de Entrada
Acceso Evaluación
Acceso y evaluación
estandarizados
Identificación/Ubicación coordinados
Identificación Ubicación
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La información contenida en la Entrevista de Evaluación brindará la información necesaria para
completar el instrumento conocido como “Vulnerability Index - Service Prioritization Decision
Assistance Tool” (VI-SPDAT). El VI-SPDAT servirá de herramienta para el establecimiento del orden de
prioridad, basado en las condiciones y necesidades específicas de cada individuo o familia sin hogar,
en la segunda etapa de evaluación. Esta herramienta permite el establecimiento del orden de
priorización basada en la vulnerabilidad a través de cinco componentes: (a) historial de vivienda y
deambulancia, (b) los riesgos, (c) la socialización y el funcionamiento diario, (d) bienestar - incluyendo
las condiciones de salud crónicas, uso de sustancias, enfermedad mental, y trauma y, (e) composición
de la familia (si aplica).
El VI-SPDAT permite a los proveedores de servicios evaluar y dar prioridad al universo de personas sin
hogar que entran al sistema de cuidado e identificar el orden de prioridad adjudicar al momento de
considerar las alternativas de ubicación de vivienda, a base de la severidad y nivel de complejidad
de sus necesidades.
La siguiente tabla muestra las recomendaciones sobre alternativas de vivienda según la puntuación
total del VI-SPDAT:
Puntuación Recomendación
8 o más Prioridad para Vivienda Permanente con Servicios de Apoyo (PSH)
4-7 Prioridad para Vivienda Transitoria (TH)
4-7 Prioridad para Reubicación Rápida (RRH)
0-3 Prevención
LISTA DE ESPERA Todo individuo o familia sin hogar para quien por alguna razón no pueda identificarse una alternativa
de vivienda disponible que atienda su necesidad de vivienda será incluido en una Lista de Espera de
acuerdo al nivel de prioridad determinado.
DESVÍO Todo individuo o familia que una vez entrevistada y evaluada se determina que no cualifica para ser
atendida dentro de la red de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar del Sistema de
Cuidado Continuo CoC PR-503 deberá ser referido a un sistema alterno de asistencia social disponible
que permita la satisfacción de la necesidad identificada.
Presentes:
Coalición de Coaliciones
Centro Cristo Pobre
Departamento de la Familia
Pathstone
Corporación Milagros del Amor
Hogar Fortaleza del Caído
Hogar Luz de Vida
Guara Bi
Transformados por su Presencia
ASSMCA
Estancia Corazón
IPVI PR
COSSMA
Proyecto Matria
Lucha Inc.
Hogar Nueva Mujer
Hogar Crea
Fundesco
Casa de la Bondad
Municipio de Coamo
Municipio de Caguas
Municipio de Mayagüez
Municipio de Gurabo
Municipio de Jayuya
Municipio de Hormigueros
Municipio de Salinas
Municipio de Isabela
Municipio de Humacao
Municipio de Cayey
Municipio de Naguabo
Municipio de Guayama
Municipio de Ponce
Representación de la población sin hogar
PR-503 CoC
SUR/SURESTE
Asamblea de Miembros del PR–503 CoC
Lugar:
Centro de Convenciones
Guayama P.R
Fecha: Viernes, 24 de febrero de 2017
Hora: 8:30 am
MINUTA
Asuntos discutidos:
Comienza la asamblea a las 9:45 am
Se establece cuórum para llevar a cabo la Asamblea con 55 personas en lista de asistencia,
de estas son: 32 agencias y un representante de la población sin hogar.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que comiencen los
trabajos, secunda la moción la Sra. Idalia Pérez del Municipio de Jayuya.
Saludo y bienvenida por el presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez.
El Sr. Miguel Rivera parlamentarista indica las normas y recomienda que el CoC PR 503
tenga un Manual Parlamentario.
Walter Pérez presidente indica que la Sra. Yolanda Ramos trabajara como observadora de
la Asamblea además menciono que es de una comunidad religiosa y que la misma
realizara un informe de lo que allí suceda y se lo entregara a la Junta de Directores.
Se nominan voluntarios para el Comité de Escrutinio
o María Rodríguez – Pathstone
o Luis Rodríguez – Centro Cristo Pobre
o Arnaldo Rodríguez – Municipio de Guayama
Idalia Pérez del Municipio de Jayuya presenta moción para que se apruebe el comité de
escrutinio, secunda la moción Marisol Meléndez del Municipio de Naguabo y Andrés
Rodríguez de Hogar Crea Inc.
*El pleno aprobó por voto mayoritario que estas personas lleven a cabo las labores del
comité de escrutinio no hubo objeción ni oposición.
José Luis Vázquez realizo lectura de la minuta de la Asamblea del 7 de julio de 2017.
La Sra. Sandra Rosas del Municipio de Hormigueros indica que la Sra. Miriann Matos
aparece en el Municipio de San German y es del Municipio de Hormigueros. En adición
indica que se modifique la minuta y se añadan los apellidos a todos los nombres.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez indica que en la lista de los presentes al
comienzo de la minuta no aparece representación del Municipio de Mayagüez aunque
aparece como votante. Indica que falta información en la minuta que debe ser
completada para poderse aprobar.
Yamina Apolinaris de Corporación de Milagros del Amor indica que hay un planteamiento
en la minuta en que indica que ella menciono que las personas sin hogar no tendrán voto,
aclara que hubo un proceso antes de ella hacer ese comentario y fue que la Asamblea
determino que las personas sin hogar no tendrían voto por que en el reglamento indicaba
que no se le daría voto a las personas sin hogar, que ella personalmente indico que no
estaba de acuerdo con esa decisión.
Sandra Velázquez del Municipio de Caguas indica que lo que se planteo fue si la cantidad
de personas sin hogar que tenían derecho a voto eran todas las presentes o solo una que
el reglamento no era claro en ese punto.
Doris Quiñones de Estancia Corazón indico que debían establecerse todos los procesos y
ser más específicos que se perdieron muchos detalles importantes.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que no se apruebe la
minuta hasta que se arregle, que sea circulada al pleno para aprobación en la próxima
asamblea. Secunda la moción Juan de Dios del Centro Cristo Pobre. No hubo oposición ni
objeción por voto unánime queda debidamente aprobada la moción.
Doris Quiñones de Estancia Corazón le solicita al presidente Walter Pérez que haga el
proceso correcto de votación dejándose llevar por las recomendaciones del Sr. Miguel
Rivera parlamentarista. Se lleva a votación la moción del Sr. Jaime Rosario del Municipio
de Mayagüez.
o A favor 22
o En contra 0
o Abstenidos 1 (Doris Quiñones de Estancia Corazón)
La Sra. Amarilis Pagan del Proyecto Matria presenta moción para que se altere el orden
de la Agenda, que se presente primero el Informe del Cuerpo Directivo y la Agencia
Coordinadora y el Comité que trabajo con la Guía del Solicitante Colaborativo. La moción
no fue secundada ni aprobada por el pleno.
Ivelisse Mussenden del Departamento de la Familia presenta las enmiendas al
Reglamento e indico como fue el proceso y el protocolo para realizar las mismas.
Menciona que el 10 de febrero de 2017 se circuló el Acuerdo Comunitario vigente el
borrador del Nuevo Reglamento, el formulario de enmiendas, el RFP y la Guía de Solicitud
de la Entidad Colaboradora, que se circuló a todos los miembros del CoC PR 503 para que
sometieran enmiendas al Reglamento. Que las enmiendas debían ser en el Formulario
enviado, agradece a todas las personas que se tomaron el tiempo de hacer el ejercicio. Se
recibieron 6 formularios de enmiendas 5 organizaciones de base comunitaria y 1
municipio. Que muchas de las enmiendas eran de sintaxis, formato, semítica uniformidad
y de ser consistentes en el lenguaje esas enmiendas se acogieron y se corrigieron. Algunas
enmiendas fueron de contenido las cuales el comité miro las llevo al Cuerpo Directivo se
discutieron y son las que se van a presentar en el día de hoy.
Lectura de la Enmienda #1 del Reglamento
La Sra. Amarilis Pagan del Proyecto Matria pregunto cuál era el tiempo establecido para
que las enmiendas fueran circuladas al pleno según el Acuerdo Comunitario. Ivelisse
Mussenden del Departamento de la Familia le indica que entiende que eso no está
específico en el Acuerdo Comunitario pero aclara que cuando circularon el mismo se les
estipulo un tiempo específico para enviar sus enmiendas y contestar. La Sra. Amarilis
Pagan del Proyecto Matria indica que en el Acuerdo Comunitario específica que las
enmiendas deben ser enviadas que con dos semanas de anticipación, que al día 10 de
febrero de 2017 se cumplían los 10 días y que algunas personas estaban viendo el
Reglamento hoy por primera vez, que no tuvieron tiempo de revisar el documento y hacer
sus consultas, ya que muchos son juntas directivas. Ivelisse Mussenden del Departamento
de la Familia menciona para efectos de aclaración, que en una Reunión Extraordinaria del
CoC PR 503 en vista de los señalamientos de HUD se recomendó que se enmendara y se
revisara el Acuerdo Comunitario. Que se envió a todos los componentes el Acuerdo
Comunitario viejo el borrador del Reglamento nuevo con el propósito de que se observara
lo que había y en base a eso hacer sus recomendaciones.
Hammil Álvarez de COSSMA indica que es importante aclarar a los presentes que este CoC
está siendo mirado por HUD, que muchas de las cosas trabajadas son en respuesta a una
exigencia de la fuente de fondos que las cosas señaladas se hacen antes de las fechas
estipuladas o desaparece el CoC que esta consiente de lo que indico la compañera
Amarilis Pagan del Proyecto Matria que talvez no tuvo tiempo de leerlo que algunos no le
llego pero que no hay tiempo para que los trabajos del CoC se detenga.
El parlamentarista Miguel Rivera indica que se proceda a la votación de la Enmienda #1
del Reglamento.
Amarilis Pagan del Proyecto Matria indica si habrá la posibilidad de hacer una Asamblea
antes del 31 de marzo de 2017. Walter Pérez indica que HUD les dio hasta esa fecha para
entregar las enmiendas al Reglamento, la selección de la Nueva Entidad Colaboradora y
otros asuntos que fueron planteados en un calendario que se le entrego a HUD. Que
realizar una Asamblea atrasaría todos los procesos.
Ramfis Pérez de Lucha Inc. indicó que en la Reunión Extraordinaria se planteó cual iba a
ser el itinerario de los procesos.
Idalia Pérez del Municipio de Jayuya presenta moción para que continúen los trabajos
secunda la moción Juan de Dios de Cristo Pobre.
o A favor 31
o En contra 3
o Abstenidos 0
Enmienda #1
o A favor 28
o En contra 2
o Abstenidos 4
Total: 30
La enmienda queda debidamente aprobada, cuatro personas no ejercieron su
derecho al voto.
El parlamentarista Miguel Rivera indica que las personas que no levanten la mano para
votar se contaran como votos abstenidos.
Enmienda #2
o A favor 29
o En contra 0
o Abstenidos 5
o Total: 34
La enmienda queda debidamente aprobada
Enmiendas #3
o A favor 25
o En contra 0
o Abstenidos 9
o Total: 34
La enmienda queda debidamente aprobada
Enmienda #4
Afife Torres Coordinadora del CAS PR 503 pregunta por qué ellos solo tienen voz y no
derecho al voto. Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indica que ella
también tiene esa misma pregunta pues en reunión del comité se había decidido que
tanto HMIS como el CAS tendrían voz y voto, que solo la Agencia Coordinadora tendría
voz pero no voto.
Walter Pérez presidente aclara que como los tres HMIS, CAS y Agencia Coordinadora son
dirigidas por la misma organización al momento, por eso se decidió que tuvieran voz pero
no voto y que el restante de los 13 que componen la Junta tendrán voz y voto.
Ivelisse Mussenden indica que esto va más allá que el HMIS, CAS y Agencia Colaborador
que esto fue realizado por componente para que haya representación de todos para
poder trabajar en nuestro norte que es la población sin hogar.
Doris Quiñones de Estancia Corazón indica que cuando hablamos del CoC hay 3 entidades
que tienen posición poder decisional sobre muchos elementos estos son HMIS, Agencia
Colaboradora y el CAS. Estas entidades van a dar cuenta de lo que pasa con la ejecución
y funcionamiento de las demás agencias. En ese sentido se hace de esta manera de que
tengan voz pero no voto para evitar conflicto de interés.
Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama indico que no recibió el correo electrónico
de las enmiendas, recomienda se hagan las entregas también por correo regular como
método de acuse de recibo para que garantice que todos reciban los documentos.
Adicional indica que se abstuvo de las enmiendas al Reglamento por que mencionaba algo
de la política y el municipio, menciono que hay leyes de ética gubernamental y las leyes
que aplican a los municipios y sus empleados, que no debe de haber un trato distinto
porque se lleve a cabo una elección cada 4 años.
Walter Pérez presidente indica que el asunto de entrega de documentos será discutido
en asuntos nuevos.
Votación Enmienda #4
o A favor 26
o En contra 3 (Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indico que está
en contra porque desea que allá representación de dos personas sin hogar)
o Abstenidos 5
o Total: 34
La enmienda queda debidamente aprobada
Enmienda # 5
Ivelisse Mussenden del Departamento de la Familia indico que en medio del proceso de
las enmiendas se percataron que el Código de Ética no había sido circulado, menciono
que se circuló el 22 de febrero de 2017. Moción para que se apruebe el Código de ética
según recomendación del parlamentarista Miguel Rivera.
o A favor 28
o En contra 2
o Abstenidos 4
o Total: 34
o La enmienda queda debidamente aprobada
Enmienda #6
o A favor 24
o En contra 0
o Abstenidos 10
o Total: 34
o La enmienda queda debidamente aprobada
El parlamentarista Miguel Rivera índico que en cualquier momento se puede hacer un
reconteo de los presentes con el fin de aclarar los números para efectos de votación.
Enmiendas # 7
o A favor 28
o En contra 1
o Abstenidos 5
o Total: 34
La enmienda queda debidamente aprobada
Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor recomienda que se cuenten solo los
votos abstenidos que han levantado la mano porque talvez se cuenta como voto
abstenido gente que ya se fue de la Asamblea, ya que el voto de abstención es un voto
consiente y es un derecho.
Walter Pérez presidente acoge la recomendación de Yamina Apolinaris.
Idalia Pérez del Municipio de Jayuya indica que el proceso empezó de una manera que
recomienda que se haga una anotación en la minuta que especifique el cambio en cuanto
al conteo de los votos.
El parlamentarista Miguel Rivera recomienda se continúen con el proceso que estaba para
que no cree incongruencias.
Amarilis Pagan del Proyecto Matria menciona que tiene una preocupación en cuanto al
lenguaje (enmienda #7) cuando menciona que una persona que no participo en los grupos
de trabajo no puede obstaculizar los trabajos, que se habla de grupos de trabajo y no
trabajos de la Asamblea que hay que tomarlo con cautela por que puede traer una
situación legal y ella como abogada y directora de una organización quiere descargar la
responsabilidad por si pasa algo.
El parlamentarista Miguel Rivera aclara que solo las personas que dieron su voto a favor
pueden pedir una reconsideración que las personas que votaron en contra o abstenidos
no tienen ese derecho.
Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor menciona que debe haber una
moción para aprobar el Reglamento en su totalidad con las enmiendas discutidas. Cristian
Pagan del Municipio de Ponce secunda la moción.
o A favor 29
o En contra 2
o Abstenidos 3
o Total: 34
El Reglamento queda debidamente aprobado
Ramfis Pérez de Lucha Inc. felicita el Comité de Reglamento por la dedicación y sus largas
horas de trabajo, los mismos son: Sandra Velázquez Municipio de Caguas, Ivelisse
Mussenden Departamento de la Familia, Yamina Apolinaris Corporación Milagros de
Amor, Jaime Rosario Municipio de Mayagüez, Héctor Vicens representación de población
sin hogar, Doris Quiñones de Estancia Corazón e Idalia Pérez del Municipio de Jayuya.
Ramfis Pérez de Lucha Inc. presenta las Enmiendas a la Guía del Solicitante Colaborativo
agradece a los miembros que participaron del Comité de RFP, por su dedicación y largas
horas de trabajo ellos son: Vilmarie Rivera del Hogar Nueva Mujer, Gloria Vázquez de Casa
de la Bondad, Hammil Álvarez de COSSMA, Roberto Ramírez de Pathstone y este servidos
(Ramfis Pérez). Indica que la Guía fue circulada a todos los miembros del CoC y que 2
organizaciones dieron las recomendaciones.
Receso 11:40 am
Continúan trabajos de Asamblea 11:40 am
Ramfis Pérez indica que se incluyeron las recomendaciones al documento de la Guía y que
las mismas fueron aprobadas por el Cuerpo Directivo. La Sra. María Rodríguez de
Pathstone recomendó que se cambiara en el documento la palabra dinero por la palabra
fondo y Agencia Coordinadora por Entidad Coordinadora. Ramfis Pérez indico que hubo
un cambio en el itinerario de las fechas que la Convocatoria para la nueva Entidad
Colaboradora será circulada en el día de hoy (24 de febrero de 2016). Menciono que
enviaran las propuestas al correo electrónico [email protected], también se requiere
que sean enviadas por correo certificado a la dirección será la de Guara Bi ya que Iván
Moratiel es el secretario. El 28 de marzo de 2017 será la fecha límite para someter
preguntas y el 4 de marzo de 2017 para contestarlas esto será por correo electrónico.
Indico que la fecha límite para entregar propuestas será hasta el 7 de marzo de 2017, y
que el comité evaluador evaluara las propuestas el 17 de marzo de 2017. El 20 de marzo
de 2017 debe estar seleccionado la Nueva Entidad Colaborativa y el 28 de marzo de 2017
en Asamblea se notificara la Nueva Entidad Colaboradora la cual debe ser ratificada por
el pleno.
Juan de Dios de Cristo Pobre indica que la Nueva Entidad no puede ser recipiente fondos
de la Coalición de Coaliciones además menciona que si se hará un anuncio en la prensa,
sobre la Convocatoria para la Nueva Entidad Colaboradora. Ramfis Pérez indico que el
presidente Walter Pérez y el van a estar trabajando con eso que harán un aviso público.
Presenta moción para que se apruebe poner la palabra Entidad en vez de Agencia y fondos
en vez de dinero.
o A favor 29
o En contra 0
o Abstenidos 5
o Total: 34
En el documento número 8 la Sra. Sandra rosas del Municipio de Hormigueros
recomienda que se añada los documentos requeridos para el proponente, se presenta
moción para que se apruebe.
o A favor 28
o En contra 0
o Abstenidos 6
o Total: 34
Queda debidamente aprobada la enmienda
En el documento número 9 la Sra. Sandra Rosa del Municipio de Hormigueros recomienda
se pongan los criterios de evaluación, se presenta moción para que se apruebe la
recomendación.
o A favor 24
o En contra 0
o Abstenidos 10
o Total 34
Queda debidamente aprobada la enmienda
Sandra Rosas del Municipio Hormigueros sugiere que el Comité evaluador de las
propuestas no debe ser compuesto por personas que compiten por los mismos fondos y
que las cartas no sean dirigidas al presidente (Walter Pérez).
Walter Pérez presidente indica que en una reunión de Junta se constituyó un comité
evaluador en consideración a lo que HUD menciono de que los miembros fueran algunos
parte del pleno y otros del Cuerpo, se le hizo el solicitud a:
o Carmen Alicia – Casa del Peregrino en Aguadilla (no recibe fondos)
o Juan de Dios – Cristo Pobre (recibe fondos)
o Idalia Pérez – Municipio de Jayuya (recibe fondos)
o Luis Segarra - vicepresidente
o Walter Pérez - presidente
Yamina Apolinaris de Corporación Milagro de Amor presenta moción para que se
apruebe el documento de la Guía del Solicitante Colaborativo, secunda la moción el Sr.
Juan de Dios de Cristo Pobre.
o A favor 28
o En contra 0
o Abstenidos 6
o Total 34
Queda debidamente aprobada la Guía de Solicitante Colaborativo
Walter Pérez presenta moción para que el Informe del Cuerpo Directivo y la Agencia
Coordinadora pase a un lugar posterior para darle prioridad a los asunto de las
nominaciones. Secunda la moción Cristian Pagán del Municipio de Ponce.
o A favor 27
o En contra 3
o Abstenidos 4
o Total 34
Queda debidamente aprobada la moción
Afife Torres del CAS indica que el proceso de nominaciones no está claro que en asamblea
pasada se indicó que el documento sería enviado por correo electrónico y que las
personas iban a postear su resume y lo iba a enviar para que todos supieran quienes eran
los candidatos que iban a ser presentados. Walter Pérez indica que el documento no se
ha enviado que solo envió una nominación el Sr. Ramfis Pérez.
Walter Pérez indicó que la Junta se compone de 16 miembros de los cuales 13 tienen voz
y voto, que solo 3 tendrán voz pero no voto.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para ir nominando según el
orden de la tabla, secunda la moción Luis Segarra de Fortaleza del Caído.
El Sr. Miguel Rivera parlamentarista estará durante el proceso de nominación según el
presidente Walter Pérez.
Hammil Álvarez de COOSMA pregunta cómo serán las posiciones, Walter Pérez
presidente indica que en una reunión del cuerpo se tomó la decisión de que la Asamblea
debía elegir los miembros. Ramfis Pérez de Lucha Inc., menciona que el Reglamento
aprobado indica que se elijan los miembros y luego el Cuerpo directivo elige las
posiciones.
Miguel Rivera parlamentarista sugiere que el Comité de Escrutinio verifique las personas
votantes.
Afife Torres del CAS recomienda que se explique que esperan de esos miembros según su
categoría. Yamina Apolinaris de Corporación de Milagro de Amor menciona los
componentes y cuales cualifican para estas posiciones.
Andrés Rodríguez de Hogar Crea presenta moción para que la Junta existente permanezca
hasta junio de 2017, secunda la moción Amarilis Pagan del Proyecto Matria.
Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor presenta una enmienda a la moción
del Sr. Andrés Rodríguez para que la próxima Junta se nomine en la próxima Asamblea la
cual será en junio de 2017. Walter Pérez indico que hay muchos miembros de la Junta
actual que no desean continuar.
Andrés Rodríguez de Hogar Crea enmienda su moción e indica que la Junta actual
permanezca hasta junio 2017, y aquel miembro que no desee continuar haga una
renuncia y que la Junta determine el proceso para llenar esas vacantes. Secunda la moción
Amarilis Pagán del Proyecto Matria.
Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indica que su enmienda a la moción
va dirigida a que ella personalmente no desea continuar en la Junta para que otros
miembros participen, que si estará disponible para el proceso de transición.
Sandra Velázquez del Municipio de Caguas pregunta cómo sería el proceso de decisiones
si permaneciera la Junta actual, basados en el Reglamento nuevo o el Reglamento
anterior.
El parlamentarista Miguel Rivera indica que todo lo que se pueda hacer bajo el
Reglamento nuevo hay que hacerlo, que lo único que no se puede hacer seria la
composición de la Junta.
Votación para la moción según enmendada por Andrés Rodríguez de Hogar Crea,
aceptada por Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor y secundada por
Amarilis Pagan de Proyecto Matria.
o A favor 19
o En contra 7
o Abstenidos 8
o Total 34
Queda debidamente aprobada la moción
El parlamentarista Miguel Rivera recomienda que se determine un comité de
nominaciones tomando en consideración el Reglamento y la disposición de las personas.
Ramfis Pérez de Lucha Inc. presenta moción para que se nomine 5 miembros para el
comité de nominaciones, secunda la moción Yamina Apolinaris de Corporación de Amor.
o A favor 21
o En contra 4
o Abstenidos 9
o Total 34
Nominaciones para el Comité de nominaciones
o Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez nomina a Yamina Apolinaris de
Corporación Milagros de Amor la misma no acepto.
o Ramfis Pérez de Lucha Inc. nomina a Carmen Matos de Fundesco la misma acepto.
o Luis Segarra de Fortaleza al Caído nomina a Hammil Alvares de COOSMA la misma
no acepta.
o Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor nomina a Amarilis Pagan de
Proyecto Matria la misma no acepto.
o Ramfis Pérez de Lucha Inc. nomina a Gloria Vázquez de Casa la Bondad en
Humacao la misma acepto.
o Lourdes Rivera de Coalición de Coaliciones nomina a Arnaldo Rodríguez del
Municipio de Guayama el mismo acepto.
o Juan de Dios de Cristo Pobre nomina a Luis Rodríguez de Cristo Pobre el mismo
acepto.
o Cristian Pagan del Municipio de Ponce nomina a Edna Lugo del Municipio de
Ponce la misma acepto.
Se cerraron las nominaciones no hubo objeción ni oposición.
Se retira el parlamentarista Miguel Rivera a la 1:00 pm.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que se ratifique el comité
evaluador, decisión que ya tomo el Cuerpo directivo, secunda la moción María Rodríguez
de Pathstone.
o A favor 16
o En contra 3
o Abstenidos 15
o Total 34
Doris Quiñones de Estancia Corazón presenta moción para que se determine quorum,
secunda la moción Sandra Rosas del Municipio de Hormigueros.
Se establece quorum de 28 presentes con un 82%, a las 1:16 pm.
Se lleva a cabo votación nuevamente para la moción de Jaime Rosario del Municipio de
Mayagüez.
o A favor 16
o En contra 4
o Abstenidos 8
o Total 28
Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama indica que el Centro de Convenciones
estará disponible los días 1,6 y 7 de marzo de 2017 por si se queda algún trabajo
pendiente el cual debe de ser discutido antes del 31 de marzo de 2017.
Afife Torres del CAS indica que si el pleno lo aprueba se enviara el Informe de la Agencia
Coordinadora por correo electrónico a todos los presentes. Se lee carta del Sr. Francisco
Rodríguez Agencia Coordinadora dirigida al Cuerpo Directivo y a la Asamblea.
Walter Pérez presidente presenta moción para que se envié también el Informe del
Cuerpo Directivo por correo electrónico, secunda la moción Ramfis Pérez de Lucha Inc.,
no hubo oposición ni objeción.
Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de amor indica que ha nombre del Cuerpo
Directivo y de la Asamblea se le desea pronta recuperación en el proceso de salud del Sr.
Francisco Rodríguez.
Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez agradece a Francisco Rodríguez y a Coalición
de Coaliciones por toda la labor, y el compromiso que este CoC existe gracias a eso. Indica
que la Asamblea y el Cuerpo Directivo están sumamente agradecido.
En asuntos nuevos se discute la situación que trajo Arnaldo Rodríguez el Municipio de
Guayama para que se entreguen las comunicaciones por correo electrónico, por correo
regular y se de una llamada corroborando que recibieron la comunicación esto con el fin
de asegurar el recibo de todos los documentos enviados.
La reunión se dio por terminada a las 1:36 pm, luego de una moción de cierre por parte de Sandra
Velázquez del Municipio de Caguas y secundada por Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez.
La próxima Asamblea del PR 503 CoC será el 23 de junio de 2017 en las Facilidades del Centro de
Convenciones de Guayama PR a las 8:30 am se enviara invitación y agenda por correo electrónico.
Aprobado conforme al reglamento, durante la reunión llevada a cabo el día viernes, 24 de
febrero de 2017 en Guayama, Puerto Rico.
________________________
Iván Moratiel
Secretario
PR-503 CoC
SUR/SURESTE
Asamblea de Miembros del PR–503 CoC
Lugar:
Coliseo Arquelio Torres Ramírez
San German P.R
Fecha: Jueves, 7 de julio de 2016
Hora: 9:00 am
MINUTA
Presentes:
Coalición de Coaliciones
Hogar Luz de Vida Mayagüez
Guara Bi
Municipio de Caguas
Municipio de Jayuya
Centro Cristo Pobre
Municipio Ponce
Municipio Moca
Cossma Inc.
Proyecto Amor que Sana
Proyecto La Nueva Esperanza
Fundesco
Hogar Nueva Mujer
IPVI Dame Tu Mano
Municipio Naguabo
Proyecto Matria Inc.
Municipio San German
Municipio Cayey
Municipio de Hormigueros
Municipio Guayama
Lucha Inc.
Municipio de Isabela
Estancia Corazón
Municipio de Aguas Buenas
Municipio de Ceiba
DSC-CIRS
Municipio de Yauco
Municipio de San Lorenzo
Municipio de Guanica
Municipio de Mayagüez
Coalición del Este
Municipio de Humacao
ASSMCA
Municipio de Coamo
Pathstone
Corporación Milagros de Amor
Departamento de la Familia
Guayama CAM
Hogar María del Carmen
Asuntos discutidos:
Comienza la asamblea a las 10:30 am
Se establece cuórum para llevar a cabo la Asamblea por el Sr. Iván Moratiel secretario del
Cuerpo Directivo (80 personas en lista de asistencia).
Saludo y bienvenida por el presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez.
El Sr. Juan Panelli presenta moción para que se enmiende la agenda eso no fue aprobado
por el Cuerpo Directivo hasta tanto se denominen los voluntarios para el comité de
escrutinio, se continua con la agenda y los procesos parlamentarios.
Se nominan voluntarios para el Comité de Escrutinio
o Carmen Matos – Fundesco (representante del comité)
o Julio Cruz – Dame tu mano Mayagüez
o Ana Berejan – Municipio de Hormigueros
El pleno aprobó que estas personas lleven el comité de escrutinio no hubo
objeción.
El Sr. Juan Panelli repite nuevamente la moción para que se enmiende a agenda.
José Luis de Estancia Corazón presenta moción para que realice otra asamblea durante
15 días, Yamina Apolinaris indica que hasta que no se apruebe la moción anterior no se
puede presentar otra hasta tanto esta sea aprobada y secundada.
El Sr. Iván Moratiel pasa lista de las personas votantes por organización.
o Amor que sana
o Hogar Luz de Vida – Walter Pérez
o Municipio de San German- Teniente Nelson
o Municipio de Cayey – Yolanda Sierra
o Municipio de Jayuya – Claritxa Negrón
o Municipio de Hormigueros – Miriam Matos
o IPVI de Puerto Rico – Nilsa López
o Centro Cristo Pobre – Juan de Dios
o Municipio de Mayagüez – Jaime Rosario
o Municipio de Ponce – Maira Pacheco
o Municipio de Moca - Yolanda Barreto
o Cossma- Janella Plana
o Proyecto La Nueva Esperanza – Joanan
o Comunidad Interesada- José Galatza
o Fundesco – Carmen Matos
o Hogar Nueva Mujer – Vilmarie Rivera
o Municipio de Naguabo -
o Proyecto Matria – Amarilis Pagan
o Municipio Guayama – Arnaldo Rodríguez
o Lucha Contra el SIDA – Wandaliz Román
o Municipio de Isabela – Rosario Villanueva
o Estancia Corazón – José Luis Vázquez
o Municipio de Aguas Buenas – Benigno Díaz
o Municipio de Ceiba – Edith Medina
o DSC/CIRS –
o Municipio de Yauco – Jean Wise
o Municipio de San Lorenzo – Iris de Gracia
o Municipio de Guaníca – María Caraballo
o Coalición del Este – Juan Correr
o Municipio de Humacao – Yudit
o ASSMCA- Yesenia Monjica
o Municipio de Coamo – María Mauras
o Pathstone- Roberto Ramírez
o Corporación Milagros del Amor – Yamina Apolinaris
o Departamento de la Familia – Ivelisse Mussenden
o Coalición de coaliciones – Lourdes Rivera
o Hogar María del Carmen Aguada – Rose Marie
o Guara Bi – Iván Moratiel
o Personas sin hogar – 9
-Yamina Apolinaris indica que es un solo voto por organización pero en el
caso de las personas sin hogar son los únicos que tienen su propio voto.
La Sra. Sandra Velázquez indica que el reglamento no se especifica cómo sería el proceso
de votación de las personas sin hogar, pregunta dónde está la referencia en donde puede
aclarar cuál sería el proceso correcto.
Janella Plana indica que eso es un mandatorio federal por lo cual debe de constar en el
reglamento, recalco que no tiene la fuente ni la información específica.
La Asamblea determino que las personas sin hogar no tendrán voto que solo será la
persona que fue seleccionada para votar por la organización a la que pertenecen. Total
que hace quorum para votar 38 organizaciones.
Solicitan moción para que se haga una asamblea en 15 días, Yamina Apolinaris indica que
ya está moción fue secundada.
Ramfis Pérez indica que todas las preocupaciones o la mayoría van a ser atendidas,
recomienda que esperemos a que se discuta el informe del presidente y basado a eso se
presenten enmiendas, dudas o preguntas.
Proceso de votación para la moción del Sr. Juan Panelli
o A favor 14
o En contra 17
o Abstenciones 4
La moción del Sr. Juan Panelli no fue aprobada por el pleno
El Sr. Iván Moratiel secretario realiza lectura de la minuta de la pasada Asamblea 22 de
enero de 2016, el Sr. Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama presenta moción para
que se apruebe la minuta, la misma fue secundada por Doris Quiñones. La minuta fue
debidamente aprobada y acogida por la asamblea.
El presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez presenta su informe.
La Sra. Yamina Apolinaris presenta plan basado en preocupaciones y recomendaciones
del Cuerpo Directivo relacionado a las organizaciones que perdieron los fondos,
resignación de fondos, medidas de desempeño entre otros.
Sandra Velázquez presenta moción sustituta para el proceso de transición del Municipio
de Caguas. Solicita se haga un nuevo ranking y se elimine los proyectos 1, 2 y que los
fondos se le asignen a proyectos nuevos de permanent housing bonus al eliminar estos
proyectos se pueden añadir más proyectos en el tier 1.
El Sr. Walter Pérez presidente del Cuerpo Directivo presenta horario para el receso de
1:30 pm a 2:00 pm.
Tarde comienza a las 2:09 pm
El Sr. Iván Moratiel a las (2:13 pm) pasa lista de las Organizaciones, habían 29
organizaciones votantes presentes.
Luis Cruz presenta moción para que se discutan o traigan al pleno las dos propuestas se
lleva a cabo votación, con los siguientes resultados:
o Votar a favor de la moción – 11
o En contra de la moción – 14
Nota: queda descartada la moción del Sr. Luis Cruz
Moción para que se vote por la propuesta sustituta sugerida por Sandra Velázquez para
el proceso de transición del Municipio de Caguas
o A favor 15
o En contra 14
Se lleva a cabo votación por organizaciones para la propuesta sugerida por el Municipio
de Caguas con los siguientes resultados: (2:35 pm)
o A favor 14
o En contra 15
o Abstención 2
Yamina Apolinaris lee la propuesta que tiene el Cuerpo directivo hacia el CoC PR 503 en
donde solicita mover los proyectos 1 y 2 al tier 2 colocándolos al final de la lista. Con el
propósito de que el dinero esté disponible para las organizaciones y sea utilizado para
vivienda permanente. Se lleva a cabo votación con los siguientes resultados: (3:02 pm)
o A favor 12
o En contra 16
o Abstención 0
Total 28 votos
Propuesta original ( 3:14 pm)
o Primera moción
A favor 16
En contra 2
Abstención 4
Total 22 votos
o Segunda moción
A favor 20
En contra 0
Abstención 1
Total 21 votos
Se determina continuación de la Asamblea ya que no se discutieron todos los puntos de
la agenda se pauto para agosto de 2016
Yamina Apolinaris indica que el pleno tenga una reunión para discutir el debriefing que
tuvieron como CoC y a su vez discutir los resultados de la reunión con la Sra. Ann Olive,
no hubo oposición u objeción.
Yamina Apolinaris indica que se realice un calendario de tareas relacionadas con la
Competencia del 2016 con el propósito de que los componentes del CoC se comprometan
a participar en los comités de trabajos, no hubo oposición ni objeción.
Walter Pérez indica que hay continuidad de la asamblea para el mes de agosto se le
notificara fecha.
Walter Pérez indico que la Agencia Colaboradora no dio su informe ya que los puntos
pautados en la agenda se prolongaron.
El Sr. Walter Pérez presenta moción de cierre debidamente secundada da por terminada
la Asamblea a las 3:50 pm aproximadamente.
U.S. Department of Housing and Urban Development
Office of Community Planning and Development
Special Attention of:
All Secretary's Representatives
All Regional Directors for CPD
All CPD Division Directors
Continuums of Care (CoC)
Recipients and Subrecipients of the
Continuum of Care (CoC) Program
Recipients and Subrecipients of the
Emergency Solutions Grants (ESG) Program
Notice: CPD-17-01
Issued: January 23, 2017
Expires: This Notice is effective until it is
amended, superseded, or rescinded
Cross Reference: 24 CFR Part 578,
42 U.S.C. 11381, et seq., 24 CFR Part 576,
and 42 U.S.C. 11371, et seq., Notice CPD-
014-12, 42 U.S.C. 13925, et seq.
Subject: Notice Establishing Additional Requirements for a Continuum of Care
Centralized or Coordinated Assessment System
Table of Contents
I. Purpose .................................................................................................................................... 2
A. Background ...................................................................................................................... 2
B. Applicability ..................................................................................................................... 3
C. Key Terms ........................................................................................................................ 3
D. Non-Discrimination Requirements .................................................................................. 5
II. Additional Requirements for a Coordinated EntryEntry Process ............................................ 6
A. CoC’s Are Required to Conform to Requirements at 24 CFR 578.7(a)(8) ..................... 6
B. CoC’s Must Incorporate Additional Requirements in their Coordinated Entry Process . 7
III. Additional Policy Considerations .......................................................................................... 15
A. Incorporating a Person-Centered Approach ................................................................... 15
B. Incorporating Cultural and Linguistic Competencies .................................................... 16
C. Assessment Processes and Tools.................................................................................... 17
D. Incorporating Mainstream Services ............................................................................... 17
E. Using HMIS and Other Data Collection Systems .......................................................... 18
IV. Questions Regarding this Notice ........................................................................................... 18
Page 2
I. Purpose
Under the authority of 24 CFR 578.7(a)(8), this Notice establishes new requirements that
Continuums of Care (CoC) and recipients of CoC Program and Emergency Solutions Grants
(ESG) Program funding must meet related to the development and use of a centralized or
coordinated assessment system. It also provides guidance on additional policies that CoCs and
ESG recipients should consider incorporating into written policies and procedures to achieve
improved outcomes for people experiencing homelessness.
The CoC and ESG Program interim rules use the terms “centralized or coordinated assessment”
and “centralized or coordinated assessment system;” however, HUD and its Federal partners
have begun to use the terms “coordinated entry” and “coordinated entry process.” “Centralized
or coordinated assessment system” remains the legal term but, for purposes of consistency with
phrasing used in other Federal guidance and in HUD’s other written materials, the Notice uses
the term “coordinated entry” or “coordinated entry process.”
A. Background
In June 2010, the United States Interagency Council on Homelessness published Opening Doors:
Federal Strategic Plan to Prevent and End Homelessness,1 in which HUD and its Federal
partners set goals to end veteran and chronic homelessness by 2015,2 and end family and youth
homelessness and set a path to end all homelessness by 2020. The development of a
comprehensive crisis response system in each community, including new and innovative types of
system coordination, is central to the plan’s key objectives and strategies. Although a relatively
new concept at the time, communities had already begun to develop and operate coordinated
entry processes independently in response to the same conditions identified by the plan, many
through the implementation of the Homelessness Prevention and Rapid Re-Housing Program
(HPRP) under Title XII of the American Recovery and Reinvestment Act of 2009.
HUD requires each CoC to establish and operate a “centralized or coordinated assessment
system” (referred to as “coordinated entry” or “coordinated entry process”) with the goal of
increasing the efficiency of local crisis response systems and improving fairness and ease of
access to resources, including mainstream resources. Both the CoC and ESG Program interim
rules require use of the CoC’s coordinated entry process, provided that it meets HUD
requirements. Coordinated entry processes are intended to help communities prioritize people
who are most in need of assistance. They also provide information to CoCs and other
stakeholders about service needs and gaps to help communities strategically allocate their current
resources and identify the need for additional resources. The CoC Program interim rule set the
basic parameters for coordinated entry and left further requirements to be set by HUD notice.
Since the CoC Program interim rule was published in 2012, HUD has learned a great deal about
what makes a coordinated entry process most effective and has determined that additional
requirements are necessary. This Notice establishes those additional requirements.3
1 Amended in 2012 and 2015. https://www.usich.gov/opening-doors 2 The goal of ending chronic homelessness has been extended to 2017. 3 Authority established in 24 CFR 578.7(a)(8), “This system must comply with any requirements established by
HUD by Notice.”
Page 3
B. Applicability and Deadlines for Compliance
This Notice establishes additional requirements for coordinated entry, as authorized under 24
CFR 578.7(a)(8). Each CoC must establish or update its coordinated entry process in accordance
with the requirements of 24 CFR 578.7(a)(8) and this Notice by January 23, 2018. As required
under 24 CFR 576.400(d) and 578.7(a)(8), each CoC and each ESG recipient operating within
the CoC’s geographic area must also work together to ensure the CoC’s coordinated entry
process allows for coordinated screening, assessment and referrals for ESG projects consistent
with the written standards for administering ESG assistance established under 24 CFR
576.400(e).
Once the CoC establishes or updates its coordinated entry process to meet the requirements in
this Notice and 24 CFR 578.7(a)(8), all CoC program recipients and subrecipients must begin
using that process as required under 24 CFR 578.23(c)(9) and (11). However, as provided in
section 578.23(c)(9), a victim service provider may choose not to use the CoC’s coordinated
entry process, if victim service providers in the area use a coordinated entry process that meets
HUD's requirements and the victim service provider uses that system instead.
Similarly, once the CoC establishes or updates its coordinated entry process to meet the
requirements in this Notice and 24 CFR 578.7(a)(8), HUD will expect that coordinated entry
process to be used for all ESG programs and projects within the geographic area as required
under 24 CFR 576.400(d). To be clear, however, section 576.400(d) allows but does not require
victim services providers under ESG to use the CoC’s coordinated entry process.
C. Key Terms
1. Affirmative Marketing and Outreach. The CoC Program interim rule at 24 CFR
578.93(c) requires recipients of CoC Program funds to affirmatively market their housing
and supportive services to eligible persons regardless of race, color, national origin,
religion, sex, age, familial status, or disability who are least likely to apply in the absence
of special outreach, and maintain records of those marketing activities. Housing assisted
by HUD and made available through the CoC must also be made available to individuals
and families without regard to actual or perceived sexual orientation, gender identity, or
marital status in accordance with 24 CFR 5.105 (a)(2).
Nondiscrimination and affirmative outreach requirements for the ESG program are
located at 24 CFR § 576.407(a) and (b).
2. “Coordinated Entry Process” and “Centralized or Coordinated Assessment
System.” The CoC Program interim rule at 24 CFR 578.3 defines centralized or
coordinated assessment as the following:
“…a centralized or coordinated process designed to coordinate program
participant intake assessment and provision of referrals. A centralized or
coordinated assessment system covers the geographic area, is easily accessed by
individuals and families seeking housing or services, is well advertised, and
includes a comprehensive and standardized assessment tool…”
Page 4
For the purpose of this Notice, HUD considers the terms “Centralized or
Coordinated Assessment System” and “Coordinated Entry Process” to be
interchangeable.
3. Access Points. Access points are the places–either virtual or physical–where an
individual or family in need of assistance accesses the coordinated entry process. These
can include the following examples:
a. a central location or locations within a geographic area where individuals and
families present to receive homeless housing and services;
b. a 211 or other hotline system that screens and directly connects callers to
appropriate homeless housing and service providers in the area;
c. a “no wrong door” approach in which a homeless family or individual can present
at any homeless housing and service provider in the geographic area but is
assessed using the same tool and methodology so that referrals are consistently
completed across the CoC;
d. a specialized team of case workers that provides assessment services at provider
locations within the CoC; or
e. a regional approach in which “hubs” are created within smaller geographic areas.
4. Distinct elements of the assessment and referral processes. The processes of
assessment, scoring, prioritization and determining eligibility comprise four distinct
elements of the coordinated entry process that connect coordinated entry participants to
potential housing and services.
a. Assessment. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term
“Assessment” to refer to the use of one or more standardized assessment tool(s) to
determine a household’s current housing situation, housing and service needs, risk
of harm, risk of future or continued homelessness, and other adverse outcomes.
HUD does not intend that the term be confused with assessments often used in
clinical settings to determine psychological or physical health, or for other
purposes not related to preventing and ending the homelessness of persons who
present to coordinated entry for housing-related assistance. Assessment tools
often contain a range of questions and can be used in phases to progressively
engage a participant over time. See the Additional Policy Considerations Section
III.C. for more information on assessment processes and tools.
b. Scoring. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term
“Scoring” to refer to the process of deriving an indicator of risk, vulnerability, or
need based on responses to assessment questions. The output of most assessment
tools is often an “Assessment Score” for potential project participants, which
provides a standardized analysis of risk and other objective assessment factors.
While assessment scores generally reflect the factors included in the prioritization
process (see Section I.C.4.c), the assessment score alone does not necessarily
determine the relative order of potential participants for resources. Additional
Page 5
consideration, including use of case conferencing, is often necessary to ensure
that the outcomes of the assessment more closely align with the community’s
prioritization process by accounting for unique population-based vulnerabilities
and risk factors. See the Additional Requirements Section II.B.3. for more
information on the weighting of assessment scores.
c. Prioritization. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term
“Prioritization” to refer to the coordinated entry-specific process by which all
persons in need of assistance who use coordinated entry are ranked in order of
priority. The coordinated entry prioritization policies are established by the CoC
with input from all community stakeholders and must ensure that ESG projects
are able to serve clients in accordance with written standards that are established
under 24 CFR 576.400(e). In addition, the coordinated entry process must, to the
maximum extent feasible, ensure that people with more severe service needs and
levels of vulnerability are prioritized for housing and homeless assistance before
those with less severe service needs and lower levels of vulnerability. Regardless
of how prioritization decisions are implemented, the prioritization process must
follow the requirements in Section II.B.3. and Section I.D. of this Notice.
d. Determining eligibility. In the context of the coordinated entry process,
determining eligibility is a project-level process governed by written standards as
established in 24 CFR 576.400(e) and 24 CFR 578.7(a)(9). Coordinated entry
processes incorporate mechanisms for determining whether potential participants
meet project-specific requirements of the projects for which they are prioritized
and to which they are referred. The process of collecting required information
and documentation regarding eligibility may occur at any point in the coordinated
entry process, i.e., after or concurrently with the assessment, scoring, and
prioritization processes, as long as that eligibility information is not being used as
part of prioritization and ranking, e.g. using documentation of a specific diagnosis
or disability to rank a person. Projects or units may be legally permitted to limit
eligibility, e.g., to persons with disabilities, through a Federal statute which
requires that assistance be utilized for a specific population, e.g.., the HOPWA
program, through State or local permissions in instances where Federal funding is
not used and Federal civil rights laws are not violated.
D. Non-Discrimination Requirements
The CoC must develop and operate a coordinated entry process that permits recipients of Federal
and state funds to comply with applicable civil rights and fair housing laws and requirements.
Recipients and subrecipients of CoC Program and ESG Program-funded projects must comply
with the nondiscrimination and equal opportunity provisions of Federal civil rights laws as
specified at 24 C.F.R. 5.105(a), including, but not limited to the following:
Page 6
Fair Housing Act prohibits discriminatory housing practices based on race, color,
religion, sex, national origin, disability, or familial status;
Section 504 of the Rehabilitation Act prohibits discrimination on the basis of disability
under any program or activity receiving Federal financial assistance;
Title VI of the Civil Rights Act prohibits discrimination on the basis of race, color or
national origin under any program or activity receiving Federal financial assistance; and
Title II of the Americans with Disabilities Act prohibits public entities, which includes
state and local governments, and special purpose districts, from discriminating against
individuals with disabilities in all their services, programs, and activities, which include
housing, and housing-related services such as housing search and referral assistance.
Title III of the Americans with Disabilities Act prohibits private entities that own, lease,
and operate places of public accommodation, which include shelters, social service
establishments, and other public accommodations providing housing, from discriminating
on the basis of disability.
In addition, HUD’s Equal Access Rule at 24 CFR 5.105(a)(2) prohibits discriminatory eligibility
determinations in HUD-assisted or HUD-insured housing programs based on actual or perceived
sexual orientation, gender identity, or marital status, including any projects funded by the CoC
Program, ESG Program, and HOPWA Program. The CoC Program interim rule also contains a
fair housing provision at 24 CFR 578.93. For ESG, see 24 CFR 576.407(a) and (b), and for
HOPWA, see 24 CFR 574.603.
II. Requirements for a Coordinated Entry Process
A. The CoC Program interim rule establishes minimum requirements that all
coordinated entry processes must meet.
Per the requirements at 24 CFR 578.7(a)(8) and the definition of a “centralized or coordinated
assessment system” at 24 CFR 578.3, a CoC’s coordinated entry process must:
1. Cover the entire geographic area claimed by the CoC;
2. Be easily accessed by individuals and families seeking housing or services;
3. Be well-advertised;
4. Include a comprehensive and standardized assessment tool;
5. Provide an initial, comprehensive assessment of individuals and families for housing and
services; and,
6. Include a specific policy to guide the operation of the centralized or coordinated
assessment system to address the needs of individuals and families who are fleeing, or
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attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, but who
are seeking shelter or services from non-victim specific providers.
This section also requires the coordinated entry process to comply with any additional
requirements established by HUD through Notice. Section II.B. of this Notice establishes these
additional requirements.
B. CoCs Must Incorporate Additional Requirements into Their Coordinated Entry
Process
Each CoC must incorporate additional requirements into their written policies and procedures to
ensure that its coordinated entry implementation includes each of the requirements described in
this section:
1. Full coverage. Provisions at 24 CFR 578.3 require that a CoC’s coordinated entry
process cover the CoC’s entire geographic area; however, 24 CFR 578.3 does not
prohibit multiple CoCs from joining together and using the same coordinated entry
process. Individual CoCs may only have one coordinated entry process covering their
geographic area; however, for CoCs, such as Balance of State CoCs, whose geographic
areas are very large, the process may establish referral zones within the geographic area
designed to avoid forcing persons to travel or move long distances to be assessed or
served. This Notice further establishes that CoCs that have joined together to use the
same regional coordinated entry process must implement written policies and procedures
that at a minimum describe the following:
a. the relationship of the CoC(s) geographic area(s) to the geographic area(s)
covered by the coordinated entry process(es); and
b. how the requirements of ensuring access, standardizing assessments, and
implementing uniform referral processes occur in situations where the CoC’s
geographic boundaries and the geographic boundaries of the coordinated entry
process are different.
2. Use of Standardized Access Points and Assessment Approaches.
a. Unless otherwise provided in this Notice, the coordinated entry process must offer
the same assessment approach at all access points and all access points must be
usable by all people who may be experiencing homelessness or at risk of
homelessness. The coordinated entry process may, but is not required to include
separate access points and variations in assessment processes to the extent
necessary to meet the needs of the following five populations:
(1) adults without children;
(2) adults accompanied by children;
(3) unaccompanied youth;
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(4) households fleeing domestic violence, dating violence, sexual assault,
stalking, or other dangerous or life-threatening conditions (including
human trafficking); and
(5) persons at risk of homelessness. See II.B.8 for more information.
Variations for these five populations are permissible but not required.
b. The CoC may not establish a separate access point and assessment process for
veterans; however, a coordinated entry process may allow Veterans
Administration (VA) partners to conduct assessment and make direct placements
into homeless assistance programs, including those funded by the CoC and ESG
programs, provided that the method for doing so is in collaboration between those
VA partners and the CoC and that the method is included in the CoC’s
Coordinated Entry policies and procedures and the written standards for the
affected programs.
c. A CoC or recipient of federal funds may be required to offer some variation to the
process, e.g., a different access point, as a reasonable accommodation for a person
with disabilities. For example, a person with a mobility impairment may request a
reasonable accommodation in order to complete the coordinated entry process at a
different location.
d. If determined necessary, variations in access and assessment approaches for the
five populations listed in paragraph (a) may be used to remove population-
specific barriers to accessing the coordinated entry process and to account for the
different needs, vulnerabilities, and risk factors of the five populations in
assessment processes and prioritization. Examples of variations could include the
following:
(1) A dedicated access point for unaccompanied youth that provides a safe
and supportive youth environment and that is located in a space easily
accessible to and commonly frequented by youth to increase the likelihood
that unaccompanied youth will access the coordinated entry process;
(2) An assessment tool used with unaccompanied youth that includes youth-
friendly language to elicit a comparable answer to a similar but different
question asked of adults over the age of 24;
(3) Assessment scoring criteria that weight the risk of immediate harm higher
for households with young children when prioritizing persons for housing
and services than for households without minor children;
(4) Assessment locations and information systems for people fleeing domestic
violence that may include separate but comparable processes and
databases in order to provide safety, security, and confidentiality; or
(5) Assessment scoring criteria that weight a single event of homelessness
higher for pregnant women or families with children from the ages of 0 to
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5 when prioritizing persons for housing and services than for individuals
or families with older children.
e. Variations in assessment locations and processes shall only be considered
necessary for the five populations listed in paragraph a, if the CoC reasonably
determines that the variations would facilitate access to the coordinated entry
process and improve the quality of information gathered through the assessment.
f. CoCs must ensure that households who present at any access point, regardless of
whether it is an access point dedicated to the population to which the household
belongs, can easily access an appropriate assessment process that provides the
CoC with enough information to make prioritization decisions about that
household. Similarly, CoCs must ensure that households who are included in
more than one of the five populations listed in paragraph a, e.g., a parenting
unaccompanied youth who is fleeing domestic violence, can be served at all of the
access points for which they qualify as a target population.
g. CoCs’ written policies and procedures for coordinated entry must:
(1) Describe the standardized assessment process, including documentation of
the criteria used for uniform decision-making across access points and
staff. Criteria must reflect the prioritization process adopted to meet the
requirements outlined in Section II.B.2. of this Notice. If the CoC is
implementing different access points and assessment tools for the different
populations listed above, written policies and procedures must separately
document the criteria for uniform decision-making within each population
for whom different access points and assessment processes are used.
(2) The CoC must have written policies concerning data collected through the
assessment as described in Section II.B.12 “Privacy Protections.”
Additionally, data from the assessment may not be used to prioritize
households for housing and services on a protected basis, such as on the
basis of a diagnosis or particular disability. Note that determining eligibility
is a different process than prioritization (see I.C.4.d for clarification).
3. Use of Standardized Prioritization in the Referral Process. The CoC must use the
coordinated entry process to prioritize homeless persons within the CoC’s geographic
area for referral to housing and services. The prioritization policies must be documented
in Coordinated Entry policies and procedures and must be consistent with CoC and ESG
written standards established under 24 CFR 576.400(e) and 24 CFR 578(a)(9). These
policies and procedures must be made publicly available and must be applied consistently
throughout the CoC areas for all populations.
The assessment process described in Section II.B.3., including information gathered from
assessment tools, case workers, and others working with households, must provide
sufficient information to make prioritization decisions. CoCs’ written policies and
procedures must include the factors and assessment information with which prioritization
decisions will be made for all homeless assistance, with caveats made in II.B.7. The CoC
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should refer to Notice CPD-016-11, Notice on Prioritizing Persons Experiencing Chronic
Homelessness and Other Vulnerable Homeless Persons in Permanent Supportive
Housing, or any subsequent notices that update or replace CPD-016-11 for detailed
guidance on prioritizing Permanent Supportive Housing (PSH) beds. The prioritization
process may use any combination of the following factors:
a. significant challenges or functional impairments, including any physical, mental,
developmental or behavioral health disabilities regardless of the type of disability,
which require a significant level of support in order to maintain permanent
housing (this factor focuses on the level of support needed and is not based on
disability type);
b. high utilization of crisis or emergency services to meet basic needs, including but
not limited to emergency rooms, jails, and psychiatric facilities;
c. the extent to which people, especially youth and children, are unsheltered;
d. vulnerability to illness or death;
e. risk of continued homelessness;
f. vulnerability to victimization, including physical assault, trafficking or sex work;
or
g. other factors determined by the community that are based on severity of needs.
These factors are intended to help identify and prioritize homeless persons within the
geographic area for access to housing and services based on severity of needs. CoCs are
prohibited from using any assessment tool or the prioritization process, including the
factors listed in items a. through g. or any other factors adopted by the community, if it
would discriminate based on race, color, religion, national origin, sex, age, familial
status, disability, type or amount of disability or disability-related services or supports
required. In addition, CoCs are prohibited from discriminating based on actual or
perceived sexual orientation, gender identity, or marital status.
Assessment tools might not produce the entire body of information necessary to
determine a household’s prioritization, either because of the nature of self-reporting,
withheld information, or circumstances outside the scope of assessment questions that
address one or more of the factors discussed above. For these reasons, it is important that
case workers and others working with households have the opportunity to provide
additional information through case conferencing or another method of case worker
input. It is important to note, however, that only information relevant to factors listed in
the coordinated entry written policies and procedures may be used to make prioritization
decisions, and must be consistent with written standards established under 24 CFR
576.400(e) and 24 CFR 578.7(a)(9).
A community-wide list generated during the prioritization process, referred to variously
as a “By Name List,” “Active List,” or “Master List,” is not required, but can help
communities effectively manage an accountable and transparent referral process. If a
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community-wide list is used, CoCs must extend the same Homeless Management
Information System (HMIS) data privacy and security protections prescribed by HUD in
the HMIS Data and Technical Standards to “By Name List,” “Active List,” and “Master
List” data. See III.E. for further recommendations on the maintenance of these lists.
In the event that two or more homeless households within the same geographic area are
identically prioritized for referral to the next available unit, and each household is also
eligible for referral to that unit, the CoC should refer the household that first presented for
assistance in the next available unit. The CoC’s written policies and procedures must also
include a process by which individuals and families may appeal coordinated entry
decisions.
4. Lowering Barriers. CoCs must maintain Coordinated Entry written standards that
prohibit the coordinated entry process from screening people out of the coordinated entry
process due to perceived barriers related to housing or services, including, but not limited
to, too little or no income, active or a history of substance use, domestic violence history,
resistance to receiving services, the type or extent of disability-related services or
supports that are needed, history of evictions or poor credit, lease violations or history of
not being a leaseholder, or criminal record–with exceptions for state or local restrictions
that prevent projects from serving people with certain convictions.
5. Marketing. CoCs’ written policies and procedures for the coordinated entry process
must:
a. Include a strategy to ensure the coordinated entry process is available to all
eligible persons regardless of race, color, national origin, religion, sex, age,
familial status, disability, actual or perceived sexual orientation, gender identity,
or marital status.
b. Ensure that all people in different populations and subpopulations in the CoC’s
geographic area, including people experiencing chronic homelessness, veterans,
families with children, youth, and survivors of domestic violence, have fair and
equal access to the coordinated entry process, regardless of the location or method
by which they access the system.
c. Document steps taken to ensure effective communication with individuals with
disabilities. Recipients of federal funds and CoCs must provide appropriate
auxiliary aids and services necessary to ensure effective communication, which
includes ensuring that information is provided in appropriate accessible formats as
needed, e.g., Braille, audio, large type, assistive listening devices, and sign
language interpreters. Access points must be accessible to individuals with
disabilities, including accessible physical locations for individuals who use
wheelchairs, as well as people in the CoC who are least likely to access homeless
assistance.
d. Take reasonable steps to ensure the coordinated entry process can be accessed by
persons with Limited English Proficiency (LEP). HUD’s published Final
Guidance to Federal Financial Assistance Recipients: Title VI Prohibition Against
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National Origin Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons
(LEP Guidance) (72 FR 2732, published January 22, 2007) provides assistance
and information regarding LEP obligations.
6. Street Outreach. Street outreach efforts funded under ESG or the CoC program must be
linked to the coordinated entry process. Written policies and procedures must describe a
process by which all participating street outreach staff, regardless of funding source,
ensure that persons encountered by street outreach workers are offered the same
standardized processes as persons assessed through site-based access points. CoCs may
decide whether to incorporate the assessment process, in part or whole, into street
outreach activities or separate the assessment process so that it is only conducted by
assessment workers who are not part of street outreach efforts.
7. Emergency services. The coordinated entry process must allow emergency services,
including all domestic violence and emergency services hotlines, drop-in service
programs, and emergency shelters, including domestic violence shelters and other short
term crisis residential programs, to operate with as few barriers to entry as possible.
Additionally, persons must be able to access emergency services independent of the
operating hours of the coordinated entry’s intake and assessment processes. Written
policies and procedures must:
a. clearly distinguish between the interventions that will not be prioritized based on
severity of service need or vulnerability, such as entry to emergency shelter,
allowing for an immediate crisis response, and those that will be prioritized, such
as PSH. If emergency services are funded through the ESG Program, the project
must follow the written standards required under 576.400(e)(3)(iv); and
b. document a process by which persons are ensured access to emergency services
during hours when the coordinated entry’s intake and assessment processes are
not operating and how they will be connected, as necessary, to coordinated entry
as soon as the intake and assessment processes are operating.
8. Homelessness prevention services. Persons must be able to access homelessness
prevention services funded with ESG Program funds through the coordinated entry
process. The coordinated entry process may include separate access point(s) for
homelessness prevention so that people at risk of homelessness can receive urgent
services when and where they are needed, e.g. on-site at a courthouse or hospital,
provided that the separate access point(s) meet all requirements in II.B.2 of this Notice.
Written policies and procedures must describe the process by which persons will be
prioritized for referrals to homelessness prevention services. To the extent that other
homelessness prevention programs participate in the coordinated entry process, the
policies and procedures must also describe the process by which persons will be
prioritized for referrals to these programs.
9. Referrals to participating projects. The coordinated entry process must implement a
uniform and coordinated referral process for all beds, units, and services available at
participating projects. Written policies and procedures must document:
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a. the uniform referral process, including standardized criteria by which a
participating project may justify rejecting a referral; and
b. in the rare instances of rejection, the protocol that participating projects must
follow to reject a referral, as well as the protocol the coordinated entry process
must follow to connect the rejected household with a new project.
10. Safety planning. The ESG and CoC program rules provide several safeguards and
exceptions to using coordinated entry for victims of domestic violence, dating violence,
sexual assault and stalking. The ESG rule does not require ESG-funded victim service
providers to use the CoC’s coordinated entry process, but allows them to do so. The CoC
program rule does not require CoC-funded victim service providers to use the CoC’s
coordinated entry process, if they use an alternative coordinated entry for victim service
providers in the area that meets HUD's minimum coordinated entry requirements. Finally,
section 578.7(a)(8) of the CoC program rule requires the CoC to develop a specific
coordinated entry policy to address the needs of individuals and families who are fleeing,
or attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, but
who are seeking shelter or services from non-victim service providers.
This Notice further establishes that the coordinated entry process must not jeopardize the
safety of the individuals and families seeking assistance. The written policies and
procedures for coordinated entry must include protocols that ensure at a minimum that
people fleeing or attempting to flee domestic violence and victims of trafficking have
safe and confidential access to the coordinated entry process and victim services,
including access to the comparable process used by victim service providers, as
applicable, and immediate access to emergency services such as domestic violence
hotlines and shelters.
11. Participant autonomy. The coordinated entry process must allow participants
autonomy to freely refuse to answer assessment questions and to refuse housing and
service options without retribution or limiting their access to assistance. Written policies
and procedures must specify the conditions for participants to maintain their place in
coordinated entry prioritized list when the participant rejects options. See Section III.A.
for further guidance on ensuring participant choice in the assessment and referral process.
12. Privacy protections. The coordinated entry process must ensure adequate privacy
protections of all participant information.
a. CoCs must include written policies and procedures for obtaining participant
consent to share and store participant information for purposes of assessing and
referring participants through the coordinated entry process.
b. Participants must also be free to decide what information they provide during the
assessment process.
c. CoCs are prohibited from denying assessment or services to a participant if the
participant refuses to provide certain pieces of information, unless the information
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is necessary to establish or document program eligibility per the applicable
program regulation.
d. CoCs are also prohibited from denying services to participants if the participant
refuses to allow their data to be shared unless Federal statute requires collection,
use, storage, and reporting of a participant’s personally identifiable information
(PII) as a condition of program participation.
e. Participants may not be denied access to the coordinated entry process on the
basis that the participant is or has been a victim of domestic violence, dating
violence, sexual assault or stalking. Further, section 578.103(b) of the CoC
program rule requires that records containing PII are kept secure and confidential
and the address of any family violence project not be made public.
f. The assessment and prioritization process cannot require disclosure of specific
disabilities or diagnoses. Specific diagnosis or disability information may only be
obtained for purposes of determining program eligibility to make appropriate
referrals. Further requirements on the collection of disability information for the
purposes of prioritization is described in II.B.3(a) of this Notice.
g. Participants must be informed of the ability to file a nondiscrimination complaint.
13. Data security protections. When a community uses a system other than HMIS to record
information from a coordinated entry process, it must meet HUD’s requirements in 24
CFR 578.7(a)(8) and Section II.A and be compliant with HUD’s HMIS Privacy and
Security Notice or any future regulations that update the requirements therein.
Communities that do use HMIS as part of their coordinated entry process should include
specific policies and procedures to allow for participation by victim service providers that
are prohibited by law from entering personally identifying information in HMIS.
14. Assessor training. The CoC must provide training protocols and at least one annual
training opportunity, which may be in-person, a live or recorded online session, or a self-
administered training, to participating staff at organizations that serve as access points or
otherwise conduct assessments.
a. The purpose of the training is to provide all staff administering assessments with
access to materials that clearly describe the methods by which assessments are to
be conducted with fidelity to the CoC’s coordinated entry process, including its
written policies and procedures and any adopted variations described in Section
II.B.2.
b. The protocols must include the requirements for prioritization and the criteria for
uniform decision-making and referrals outlined in Section II of this Notice. CoCs
must distribute training protocols and offer at least one training to all participating
staff within 12 months of the publication of this Notice.
c. The CoC must update and distribute training protocols at least annually.
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15. Ongoing planning and stakeholder consultation. The CoC must facilitate ongoing
planning and stakeholder consultation concerning the implementation of coordinated
entry.
a. CoCs must solicit feedback at least annually from participating projects and from
households that participated in coordinated entry during that time period.
Solicitations must address the quality and effectiveness of the entire coordinated
entry experience for both participating projects and households, and appropriate
feedback methodologies include the following:
i. Surveys designed to reach either the entire population or a representative
sample of participating providers and households;
ii. Focus groups of five or more participants that approximate the diversity of
the participating providers and households; and
iii. Individual interviews with participating providers and enough participants to
approximate the diversity of participating households.
CoCs may use any combination of these methods and must use the feedback that
they receive to make necessary updates to their coordinated entry process written
policies and procedures.
b. The participants selected by the CoC to participate in the evaluation must include
individuals and families currently engaged in the coordinated entry process or
who have been referred to housing through the coordinated entry process in the
last year.
c. Written policies and procedures must describe the frequency and method by
which the evaluation will be conducted, including how project participants will be
selected to provide feedback, and must describe a process by which the evaluation
is used to implement updates to existing policies and procedures.
III. Additional Policy Considerations
In addition to the requirements established in Section II. of this Notice, HUD strongly
encourages CoCs to include the following elements as part of their coordinated entry process.
This section contains recommendations and not requirements.
A. Incorporating a Person-Centered Approach
Written policies and procedures should include the following 6 principles that reinforce a person-
centered approach throughout the coordinated entry process and have been observed in
successful implementations of coordinated entry.
1. Person-centered assessments. CoCs should include assessments into coordinated entry
that are based in part on participants’ strengths, goals, risks, and protective factors.
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2. Accessible tools and processes. CoCs should include tools and processes into
coordinated entry that are easily understood by participants being assessed and referred,
in addition to using required accessible formats for persons with disabilities and the
requirement in II.B.5(c) of this Notice.
3. Sensitivity to lived experiences. CoCs should include sensitivity to participants’ lived
experiences in every aspect of coordinated entry, including the development of
assessment tools and delivery protocols that are trauma informed, minimize risk and
harm, and address potential psychological impacts.
4. Participant choice. CoCs should include participants’ choices in coordinated entry
process decisions such as location and type of housing, level and type of services, and
other program characteristics, as well as assessment processes that provide options and
recommendations that guide and inform participant choice, as opposed to rigid decisions
about what individuals or families need.
5. Clear referral expectations. CoCs should include referral protocols into coordinated entry
that ensure that participants will be able to easily understand to which program they are
being referred, what the program expects of them, what they can expect of the program,
and evidence of the program’s rate of success.
6. Commitment to referral success. CoCs should include a commitment to successfully
completing the referral process once a referral decision has been made through
coordinated entry, including supporting the safe transition of participants from an access
point or emergency shelter to housing, and supporting participants in identifying and
accessing an alternate suitable project in the rare instance of an eligible participant being
rejected by a participating project.
B. Incorporating Cultural and Linguistic Competencies
All staff administering assessments should use culturally and linguistically competent practices,
and CoCs are strongly encouraged to incorporate cultural and linguistic competency training into
the required annual training protocols for participating projects and staff members.4
Assessments should include culturally and linguistically competent questions for all persons that
reduce cultural and linguistic barriers to housing and services for special populations, including
immigrants, refugees, and other first generation populations; youth; individuals with disabilities;
and lesbian, gay, bisexual, transgender, queer or questioning (LGBTQ) persons.5 HUD is
encouraging CoCs to train participating projects that receive referrals in culturally and
4See the following materials to learn more about using culturally and linguistically competent practices:
http://youth.gov/announcements/build-linguistic-and-cultural-competence-your-program
http://nccc.georgetown.edu/foundations/frameworks.html#ccdefinition
http://www.tapartnership.org/COP/CLC/ 5 Cultural competency and recovery within diverse populations; Ida, D. J, Psychiatric Rehabilitation Journal, Vol
31(1), 2007, 49-53.
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linguistically competent practices so that appropriate resources available to participants are as
comprehensive as possible.
C. Assessment Tools and Processes
1. CoCs should develop or select standardized tools to facilitate their standardized
assessment process that gather only the information necessary to determine the severity
of need and eligibility for housing and related services, and that can provide meaningful
recommendations to persons being assessed.
2. The assessment component of the coordinated entry process may be implemented in
phases in order to capture information on an as-needed basis as participants navigate the
process, recognizing that trauma-informed approaches are necessary throughout these
phases. For example, assessment phases may include the following:
a. screening for diversion or prevention;
b. assessing shelter and other emergency needs;
c. identifying housing resources and barriers; and
d. evaluating vulnerability to prioritize for assistance.
Assessments conducted in different phases should build on each other and limit the
frequency with which a participant must repeat a personal story so as to reduce trauma
and improve system efficiency. Information collection related to prioritization ranking
and program eligibility may also occur concurrently with these different phases, even
though assessment generally occurs before referral. Once connected to housing and
services, project staff may conduct more sophisticated assessments to evaluate a
participant’s need for specialized services or resources. The phased assessment process
used during coordinated entry is not intended to replace those more specialized
assessments but rather to connect participants to the appropriate housing solution as
quickly as possible. Similarly, the assessment process does not preclude the use of
complementary assessments designed to support access to mainstream services that are
made available during assessment or otherwise conveniently accessed.
D. Incorporating Mainstream Services
The CoC should include relevant mainstream service providers in the following activities:
identifying people experiencing or at risk of experiencing homelessness; facilitating referrals to
and from the coordinated entry process; aligning prioritization criteria where applicable;
coordinating services and assistance; and conducting activities related to continual process
improvement. Written policies and procedures should describe how each participating
mainstream housing and service provider will participate, including, at a minimum, the process
by which referrals will be made and received. Examples of mainstream housing and service
providers include Public Housing Agencies; affordable housing operators; VA Medical Centers;
public child welfare agencies; providers of mental, physical or behavioral health services;
schools; early childhood care and education providers; out of school time providers; hospitals;
correctional facilities; and workforce investment programs.
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E. Using HMIS and Other Data Collection Systems
HUD does not require CoCs to use their HMIS as part of their coordinated entry process.
However, many communities recognize the benefit of using this option to complement their
mandatory HMIS recordkeeping and have incorporated HMIS into their coordinated entry. HUD
encourages communities to use HMIS, but recognizes that other systems might be better or more
quickly able to meet the community’s coordinated entry needs. HUD expects that, even when
using a data management system other than HMIS, the CoC works toward being able to use
HMIS for coordinated entry or toward having a system that seamlessly shares data with HMIS.
See requirements for data security for any system in II.B.12 of this Notice.
Further, communities maintaining a “By-Name-List,” “Active List,” or “Master List” outside the
HMIS infrastructure will necessarily be managing client-level data. These data contain
personally identifiable information and have the potential to cause harm to clients if data were
inappropriately disclosed or unintentionally breached. CoCs should identify and implement data
handling protocols to protect the confidentiality of personal information while allowing for
reasonable, responsible, and limited uses and disclosures of data.
F. Addressing Waiting Lists
Prolonged stays on waiting lists for housing resources can have a negative impact on the well-
being of participants and reduce the overall performance of a community’s homeless assistance
system. CoCs should keep the time spent on their single, prioritized list for housing resources at
60 days or less. If a community cannot offer a housing resource to every prioritized household
experiencing homelessness in 60 days or less, then the CoC should tighten its prioritization
standards in order to more precisely differentiate and identify for resources those households
with the most needs and highest vulnerabilities. This will mean that CoCs will need to update
their written standards appropriately and that some households that are eligible for homeless
assistance will no longer be placed on a prioritized list for housing. In these instances, the CoC
will need to develop strong relationships with providers of mainstream resources in order to offer
these households as much assistance as possible to help resolve their homelessness outside of the
dedicated homeless assistance system.
IV. Questions Regarding this Notice
Please submit questions regarding this Notice to HUD’s Ask A Question at
www.hudexchange.info/get-assistance/my-question.