Códigode ética

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Contenido

5 MENSAJE DE PRESIDENCIA

6 ¿QUÉ ES LA ÉTICA PARA EL GRUPO MINEROS?

6 ¿QUÉ ES EL CÓDIGO DE ÉTICA?

6 ¿POR QUÉ DEBE EXISTIR EL CÓDIGO DE ÉTICA?

6 ¿A QUIÉNES ESTÁ DIRIGIDO ESTE CÓDIGO DE ÉTICA?

6 ¿QUÉ REPRESENTA EL CÓDIGO DE ÉTICA?

7 NUESTROS VALORES 8 PRINCIPIOS Y POLÍTICAS EMPRESARIALES8 8 ¿CÓMO NOS RELACIONAMOS?

9 ¿CÓMO PENSAMOS?

11 ¿CÓMO NOS COMPORTAMOS?

12 CONFLICTOS DE INTERÉS

13 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

14 ¿A QUÉ NOS COMPROMETEMOS?

15 NUESTRO COMPROMISO CON LOS DERECHOS HUMANOS

15 CONSULTAS, REPORTES Y DILEMAS ÉTICOS

16 MEDIOS DE REPORTE

17 PROCESO DE REVISIÓN

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MENSAJEDE PRESIDENCIAEs muy frecuente que las personas cuiden lo que dicen, cómo se comportan y cuál es la percepción que dejan en los demás; también existen aquellas a las que este aspecto los tiene sin cuidado.

La verdad, es que entre el ser y parecer existe una delgada línea bordeada por el concepto que cada persona tiene de la imagen. El ser es la esencia misma, lo que nos define, y el parecer es la forma cómo decidimos mostrar esa esencia.

Este escrito va más allá de un análisis psicológico o humano; va encaminado a resaltar la importancia de que en la vida trabajemos por parecernos a lo que somos.

En el Grupo Empresarial MINEROS somos por convicción honestos, responsables, respetuosos, sencillos y solidarios, valores que manifestamos en cada instancia e interrelación que establecemos dentro y fuera de la empresa.

Las relaciones del Grupo Empresarial con sus empleados, proveedores, comunidades y demás grupos de interés, se deben distinguir por la confianza y la transparencia y por nuestra capacidad para hacer frente a los retos que nos hemos propuesto.

Pero sin duda alguna, lo más importante es que nuestro comportamiento positivo se repita cuando estemos fuera de nuestras instalaciones, convirtiéndonos en multiplicadores de buenas acciones.

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¿QUÉ ES LA ÉTICA PARA EL GRUPO MINEROS?La ética es el conjunto de valores que orienta el obrar humano y se traducen en comportamientos.

¿QUÉ ES EL CÓDIGO DE ÉTICA?Es una guía que orienta las relaciones y el trato personal y profesional que debe existir entre la Organización y sus Empleados, los Proveedores, las Comunidades y demás Grupos de Interés con los que nos relacionamos, independientemente del rol que desempeñen en la organización.

¿POR QUÉ DEBE EXISTIR EL CÓDIGO DE ÉTICA?Porque la adopción de Principios y Comportamientos Éticos refleja:• El tipo de personas que somos y la organización de la cual formamos parte.• Lo que MINEROS espera de sus negocios y de su gente.• La expresión permanente de los Principios Éticos y Valores que marcan nuestro

actuar con cualquier persona u organización, y en cualquier lugar del mundo.

¿A QUIÉNES ESTÁ DIRIGIDO ESTE CÓDIGO DE ÉTICA?A todos los Trabajadores, Proveedores, Comunidades y demás Grupos de Interés del Grupo Empresarial Mineros S.A., sin distinción alguna, quienes deben aplicarlo y velar para que las conductas aquí establecidas, prevalezcan en todas las relaciones.

¿QUÉ REPRESENTA EL CÓDIGO DE ÉTICA?Nuestro interés por enmarcar las actuaciones dentro de la Ética constituye uno de los componentes de nuestra cultura organizacional que busca una identidad e imagen corporativa única y diferenciadora.

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Nuestros valores

HONESTIDADConstruimos relaciones de confianza entre nosotros y con nuestros grupos de interés, promovidas por la sencillez y actitudes auténticas, que reflejan la responsabilidad en el cumplimiento de acuerdos, y nos muestra coherentes entre lo que pensamos, decimos y hacemos.

RESPONSABILIDADNuestras actitudes y actuaciones reflejan la conciencia y la responsabilidad que tenemos frente al auto-cuidado en el trabajo y la seguridad en las prácticas que realizamos. Somos responsables y cercanos con nuestras comunidades, sensibles y activos con la ejecución de prácticas ambientales que aseguran la sostenibilidad de los recursos naturales.

RESPETORespetamos la dignidad de las personas, sus derechos, las normas y valoramos la armonía en la convivencia y el civismo. Valoramos la diversidad de culturas y las diferentes formas de pensar. Evitamos promover el juicio o la crítica, expresando en todo momento y lugar un trato cordial, en busca de un relacionamiento respetuoso y humano.

SENCILLEZReconocemos nuestras equivocaciones y las transformamos en posibilidades para crecer. Aprendemos unos de otros y apoyamos a los demás en pro de su mejoramiento.

SOLIDARIDADHacemos del trabajo colaborativo, la cooperación y el apoyo entre nosotros, la base para alcanzar los resultados y la productividad que nos proponemos.

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¿CÓMO NOS RELACIONAMOS?Una empresa que actúa con base en principios construye todos los días cimientos más fuertes para su reputación. Los principios empresariales sustentan el núcleo vital de cualquier empresa, lo que le permite proyectar su visión con mayor claridad y coherencia.

Estamos seguros de que el cumplimiento riguroso de estos principios y políticas, en todos los niveles de la organización y en todas las relaciones, fortalecerá nuestro liderazgo, a saber:

Con las Comunidades

Interactuamos de manera responsable con las comunidades vecinas y trabajamos por mejorar la calidad de vida de las generaciones actuales y futuras.

La sociedad nos ofrece oportunidades y por ello dedicamos una parte de nuestros esfuerzos y talentos a contribuir con su mejoramiento.

La empresa promueve el desarrollo social y ambiental en todas las zonas cercanas a nuestras operaciones y con todos aquellos con quienes realiza negocios.

Con los Clientes

Todos nuestros procesos de mejoramiento continuo buscan satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y externos, respaldados por acciones empresariales de carácter laboral, social, ambiental y de calidad, con estándares de clase mundial.

Con los trabajadores

El respeto mutuo es la base de las relaciones con todos los trabajadores y empleados. Respetamos la individualidad y la integridad de cada uno.

Desarrollamos un ambiente de trabajo que fomenta la máxima sinergia entre nuestros trabajadores para el logro de nuestras metas.

Brindamos oportunidades para su desarrollo laboral con programas de entrenamiento, de capacitación y de motivación para mejorar las competencias y atraer y retener a las mejores personas.

Promovemos y garantizamos los recursos y métodos de trabajo adecuados para lograr las condiciones óptimas que propicien la buena salud y la seguridad de los trabajadores en sus labores.

Con el Entorno Natural

Desarrollamos modelos sostenibles que respondan equitativamente a las necesidades socio- ambientales de la región, encaminando nuestros esfuerzos a la preservación del ecosistema, un consumo racional de los recursos naturales y asociando de forma transversal la cultura ambiental en la interacción con cada elemento natural.

PRINCIPIOS Y POLÍTICAS EMPRESARIALES

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¿CÓMO PENSAMOS?Política de Gestión Integral

Hacemos minería sostenible, respetuosa de los derechos humanos y orientada hacia los grupos de interés. Prevenimos y controlamos los riesgos para los trabajadores, las instalaciones y el medio ambiente, promovemos el desarrollo social de las comunidades vecinas, cumplimos los requisitos legales y mantenemos un proceso de mejoramiento continuo, con personal motivado y competente y proveedores comprometidos con nuestros principios de acción.

Política de Contrataciones

Respecto a los negocios con los proveedores en general, mantendremos unos procedimientos actualizados y claros, que determinen los criterios y competencias de sus representantes legales, basados en el respeto, la transparencia y el cumplimiento de las disposiciones legales.

Privilegiaremos las empresas locales en igualdad de competencia e idoneidad, brindando, de ser necesario, el acompañamiento con capacitación y entrenamiento para mejorar su calidad técnica, su competitividad y el desarrollo humano de su personal.

Política Social

Fomentamos el desarrollo en el territorio donde realizamos la actividad productiva y contribuimos a la organización de la sociedad, buscando convertirnos en promotores de la generación de riqueza colectiva, inclusión social y consolidación de la democracia.

Para lograrlo, buscamos actuar dentro de un proceso participativo, organizado, planificado y concertado con los protagonistas naturales -sociedad y gobierno-, para que se utilicen de forma sostenible los recursos locales que permitan la generación de riqueza, oportunidades y bienestar social. En virtud de lo anteriormente expuesto, interactuamos con los actores locales -sociedad y gobierno-, buscando colaborar sin interferir, apoyar sin suplantar al Estado en sus obligaciones, sin paternalismo, y propiciando acciones que favorezcan a la comunidad en general.

Política Ambiental

MINEROS S.A. impulsa firmemente la planeación, manejo y seguimiento ambiental que todos sus procesos y contratistas deben hacer a sus aspectos ambientales, de manera que se prevengan, mitiguen, controlen y compensen todos los posibles impactos que de ellos se deriven. Para este objetivo se estructuran cuatro directrices ambientales:

• Cumplimiento legal: cumplir rigurosamente con todos los permisos y licencias ambientales necesarias para la realización de sus actividades, y con los demás requerimientos de ley estipulados en la normatividad ambiental.

• Biodiversidad: propender por la conservación de la biodiversidad endémica de las regiones donde opera y propiciar su desarrollo con los procesos de rehabilitación ambiental.

• Rehabilitación ambiental: luego de sus procesos de rehabilitación ambiental busca potenciar la oferta de bienes y servicios ambientales, de tal manera que no se desmejore la oferta identificada en la línea base ambiental.

• Cultura ambiental: pretende traspasar las fronteras de su organización en la formación de una cultura ambiental regional, que propenda por el desarrollo sostenible de sus comunidades.

Política de Seguridad y Manejo de Riesgos

MINEROS se acoge al cumplimiento de las políticas que en materia de seguridad establece el Estado y sus instituciones legítimamente constituida, al respeto de los derechos ciudadanos consagrados en la constitución política y al reconocimiento de la fuerza pública como los legítimos garantes del orden público.

Reconoce su compromiso de mantener buenas relaciones con la sociedad y con el gobierno, de contribuir al bienestar de las comunidades locales y de mitigar y tramitar por las vías legales del diálogo y la concertación los potenciales conflictos, para salvaguardar la integridad tanto del personal como de los bienes de la empresa.

Política de Seguridad y Salud Ocupacional

El Grupo MINEROS S.A. cree firmemente en la prevención de riesgos y los resultados positivos que ésta tiene sobre la salud de los trabajadores de la Empresa y la de los contratistas, como en la eficiencia de las operaciones. Es por eso que en los siguientes lineamientos se establece de manera particular, la política de Seguridad y Salud en el trabajo basándose en los siguientes principios.

• Cumplimiento de las normas legales vigentes en el país sobre prevención de riesgos profesionales.

• Protección y mantenimiento del mayor nivel de bienestar físico y mental de todos los trabajadores, controlando la generación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

• Responsabilidad de todos los niveles de Dirección por proveer un ambiente sano y seguro de trabajo, por medio de equipos, procedimientos y programas adecuados, aunque los trabajadores son responsables individualmente por su seguridad, por tenerla como primera consideración al planear su trabajo y al ejecutarlo.

• Ejecutar revisiones y evaluaciones de sus operaciones para medir el progreso y asegurar el cumplimiento de la política de seguridad.

Políticas de Comunicaciones

Su objetivo principal es canalizar y alinear la información con la estrategia del negocio, resaltando las buenas prácticas sociales, ambientales y empresariales que fortalezcan y posicionen la marca ante todos sus grupos de interés.

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Política de protección de la información corporativa

La información que es propiedad de la compañía, sea o no confidencial, debe permanecer en ella y ser protegida como un activo valioso.

Solamente podrá divulgarse por razón de las funciones del cargo, por exigencias legales o por política de la compañía y siempre a través de los canales establecidos para este fin.

Las obligaciones de los empleados con respecto a la información que es propiedad de la compañía incluyen:

• No utilizar esta información para beneficio propio o de un tercero.

• No divulgar esta información a otros empleados, salvo que requieran conocerla por razón de sus funciones.

• No negociar información confidencial.

• Cuando los empleados se retiran de la compañía, continúan con la obligación de proteger la información confidencial propiedad de la compañía.

Adicionalmente, los trabajadores deberán cumplir las políticas relacionadas con el uso apropiado de los sistemas de información.

Respeto a los derechos de autor

La compañía respeta, reconoce y cumple con los requisitos de licenciamiento y derechos de autor del software y de los programas adquiridos.

Está totalmente prohibido obtener copias no autorizadas de cualquiera de los programas o del software comprado por la compañía.

Está prohibido alterar los programas y los procesos de trabajo de un software.

Está prohibido instalar un software de propiedad privada en los equipos de cómputo de la compañía.

Todo trabajador debe cumplir con las Políticas de uso apropiado de los Sistemas de Información.

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¿CÓMO NOS COMPORTAMOS?Los Trabajadores, Proveedores, Contratistas, Comunidades y demás grupos de interés deberán seguir en general las siguientes pautas de comportamiento:

Trato respetuoso

Los empleados actuarán de acuerdo con los valores corporativos y serán respetuosos en el trato con sus demás compañeros, proveedores, clientes y demás partes interesadas.

No discriminación

En el cumplimiento de sus funciones, no harán discriminaciones de palabra o de acción, por razones de raza, género, idioma, religión, orientación sexual o discapacidad.

Actos éticos

Procederán en forma veraz, digna, leal y de buena fe.

Buen manejo de la información

No intervendrán en actos simulados ni en operaciones fraudulentas o en cualquier otra que tienda a ocultar, distorsionar o manipular la información de la organización.

Transparencia en las relaciones

No intervendrán directa o indirectamente en arreglos indebidos en instituciones u organismos públicos o con particulares.

Lavado de activos y financiación del terrorismo

Se acogerán a todas las medidas y procedimientos que deben ser observados por los trabajadores, administradores y directivos, con el propósito de prevenir y evitar que el Grupo sea utilizado para la realización de actividades delictivas.

Trato equitativo

Las relaciones económicas entre el Grupo Empresarial, sus funcionarios y los accionistas deben desarrollarse bajo absoluta transparencia, equidad e imparcialidad, sin ningún tipo de preferencia o excepción que vaya en detrimento de los intereses o imagen de ésta, sus accionistas o inversionistas y siempre manteniendo absoluta transparencia en la realización de cualquier tipo de operación.

Privilegios económicos

Todas las transacciones celebradas entre la Sociedad, sus accionistas, directores y principales ejecutivos se deben celebrar en condiciones de mercado.

Soborno

Está prohibido cualquier acto considerado como soborno, lo cual significa que no se acepta ningún tipo de beneficio, regalos, préstamos u otros, a cambio de realizar actos para obtener ventajas económicas en los negocios, agilidad o preferencia en los trámites o ser seleccionados en procesos de contratación.

Acoso laboral o sexual

No se permite ningún acto que pueda ser calificado, en los términos del Reglamento Interno de Trabajo o de la ley, como acoso laboral o acoso sexual. Los empleados que resulten afectados deberán reportarlo a través de los canales establecidos por la compañía para este tipo de transgresión.

Rendición de cuentas

Todos los trabajadores del Grupo Empresarial están obligados a rendir cuentas de todos los recursos que se les asignen para su uso y custodia y tienen que ser diligentes en el cuidado y conservación, para protegerlos frente a los eventos de pérdida, sustracción o daño.

Uso de activos y recursos de la sociedad

Los activos y recursos de la compañía deben ser utilizados exclusivamente para el propósito que fueron asignados. Su uso no podrá desviarse para intereses personales o de terceros sin las autorizaciones expresas correspondientes.

Control de riesgos

Todas las personas del Grupo Empresarial deben informar cualquier situación de riesgo que afecte los intereses de la empresa y participar en las medidas tomadas para su mitigación.

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CONFLICTO DE INTERÉS

Principios RectoresPara el adecuado tratamiento de los conflictos de interés se tendrán en cuenta como marco general de actuación o de comportamiento, los siguientes principios:

De lealtad

Los empleados están llamados a cumplir con el deber de lealtad y corrección frente a sus compañeros o superiores. En el evento de perseguir intereses personales, serán responsables ante el Grupo Empresarial por los perjuicios directos que le cause su conducta desleal.

Información

Ante situaciones de conflicto de interés prevalecerá el cumplimiento de los deberes de información; su inobservancia será sancionada aún en el evento de no verificarse el abuso.

Las medidas de prevención adoptadas y aplicables en situaciones potenciales de conflictos de interés, tienen el propósito de mantener o restablecer, según fuere el caso, la normalidad del juego, impidiendo de esta manera que las personas interesadas puedan decidir por sí solas, sin consultarlo a la instancia correspondiente. Tales medidas son:

• Ninguna persona vinculada con el Grupo Empresarial podrá participar en eventos, negociaciones o relaciones que lo lleven a no ser objetivo en la formulación y práctica de las políticas corporativas o en la defensa de los intereses y objetivos de la sociedad.

• Los trabajadores del Grupo Empresarial no podrán involucrarse, directa o indirectamente, en cualquier situación en la cual entren en conflicto con los intereses de la sociedad, compitan con la sociedad o asuman para sí mismos oportunidades que pertenecen a ésta.

• No podrá haber acuerdos entre dos partes, que pueden ser: trabajador - proveedor, empleado - cliente, empleado - funcionario público, varios empleados, entre otros, con el fin de obtener beneficios fraudulentos o afectar el desarrollo de los procesos y los objetivos de la organización.

• Bajo ninguna circunstancia los administradores y directivos podrán involucrarse o dar un tratamiento favorable a organizaciones, empresas o individuos con los que tengan

alguna relación personal ni podrán influenciar decisiones que pretendan establecer alguna relación comercial con ese tercero.

• Los trabajadores del Grupo Empresarial deberán informar todos los negocios que adelanten o pretendan adelantar a nombre de esta, con sociedades en las cuales ellos tengan alguna participación o con personas respecto de las cuales tenga una relación de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

• Ningún trabajador del Grupo Empresarial podrá participar en transacciones, promociones o celebración de negocios, ni en la definición de políticas, normas o procedimientos, si tiene en ellas algún interés.

• Los trabajadores del Grupo Empresarial que tengan inversiones o aportes de capital en sociedades comerciales que sean competidoras del Grupo Empresarial o de sus sociedades controladas.

• Los funcionarios de todos los niveles procurarán no realizar negocios entre sí que puedan llevar a posteriores debates que interfieran su rol laboral.

• Así mismo, evitarán desarrollar relaciones financieras, comerciales y de cualquier otra naturaleza que puedan oponerse a los intereses de la organización.

• Cuando entre los trabajadores exista una relación afectiva, estén casados o tengan una relación de parentesco hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, la compañía tomará las medidas necesarias para garantizar independencia en las funciones que realizan.

Para una mejor ilustración, las relaciones de parentesco se explican así:

Consanguinidad

• Primer grado: Entre padres e hijos

• Segundo grado: Entre hermanos, abuelos o nietos

• Tercer grado: Entre tío, sobrino

• Cuarto grado: Entre primos hermanos

Afinidad• Primer grado: Entre suegros, yernos o nueras e hijos del cónyuge• Segundo grado: Por ejemplo, entre cuñados

Civil• Primero civil: Entre padres adoptantes e hijos adoptivos

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OBSEQUIOS Y ATENCIONES

Los empleados no podrán dar ni recibir obsequios y atenciones que pudieran dar la imagen de parecer excesivos o ejercer una influencia inapropiada sobre una decisión o una relación de negocios.

Cuando un trabajador tenga dudas acerca de aceptar o no un obsequio o atención, deberá consultar con el Director o Gerente respectivo. Se podrán aceptar artículos de publicidad como calendarios, bolígrafo, agendas, entre otros.

Dar o recibir obsequios y atenciones entre proveedores, clientes y trabajadores de la compañía es aceptable cuando se basa en un propósito claro del negocio y no son excesivos ni en valor ni en frecuencia.

El trabajador, su cónyuge y sus parientes, no podrán aceptar ningún descuento sobre sus compras personales cuando se ofrecen debido a la relación de un proveedor con el Grupo Empresarial, salvo si el mismo descuento está disponible para todos en la compañía bajo los mismos términos y condiciones.

PROCEDIMIENTO

El trabajador debe reportar inmediatamente por escrito, a su jefe inmediato o al Comité de Ética, cualquier hecho que implique la posibilidad de un conflicto de interés.

El trabajador deberá comunicar no solamente la naturaleza de su propio interés en la operación, sino también su extensión o alcance.

Obligaciones de los trabajadores

• Solamente está permitido establecer negociaciones con proveedores a través de los procesos de contratación definidos por la compañía.

• Buscamos mantener relaciones a largo plazo con nuestros proveedores, estableciendo una posición gana - gana.

• El Grupo Empresarial no acepta ninguna clase de soborno o comportamiento antiético por parte de los proveedores.

• Los trabajadores no pueden tener conflictos de interés que puedan afectar las decisiones cuando estén tratando con proveedores.

Obligaciones de los proveedores

• Los proveedores del Grupo Empresarial deben acogerse a lo definido en este Código de Ética, con el fin de mantener relaciones a largo plazo basadas en los valores y principios éticos que se promueven con este Código.

• Las obligaciones de los proveedores son: - Suministrar los productos según las condiciones acordadas. - Realizar la negociación con responsabilidad, honestidad y transparencia. - Informar al Grupo Empresarial cualquier situación anormal que sea detectada

durante la relación comercial con la empresa.

RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

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¿A QUÉ NOS COMPROMETEMOS?El comportamiento de los trabajadores del Grupo Empresarial debe estar basado en los valores corporativos, preservando la buena imagen de la organización, para lo cual debe:

• Cumplir con los compromisos establecidos con cualquiera de las partes interesadas.

• Ser responsables con la Comunidad, los Clientes, los Trabajadores y con el Entorno Natural.

• Establecer modelos de actuación sostenibles en la interacción con el entorno.

• Realizar negociaciones con transparencia y honestidad.

• Salvaguardar la integridad y credibilidad del Grupo Empresarial ante la Sociedad.

• Fomentar el cumplimiento del Código de Ética mediante el ejemplo.

• Nuestro comportamiento debe ser un modelo de honestidad, responsabilidad, respeto, sencillez y solidaridad.

• Asegurar que todo equipo de trabajo conozca, entienda y aplique este Código de Ética.

• Orientar a los trabajadores para que en caso de que tengan conocimiento de un hecho que amerite una denuncia o dilema ético, lo comuniquen por medio de las herramientas definidas por el Grupo Empresarial.

• Procurar que nuestros trabajadores, proveedores, comunidades y demás grupos de interés, conozcan, comprendan y actúen conforme a los principios y valores establecidos en este Código de Ética.

• Cumplir con la normatividad legal, evitar los conflictos de interés y denunciar actos de soborno.

• Reportar conductas y situaciones que atentan contra los valores del Grupo Empresarial.

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NUESTRO COMPROMISO CON LOS DERECHOS HUMANOSMINEROS S.A. asume el deber de respetar los Derechos Humanos y de acuerdo con ello se compromete a:

• Realizar todas sus operaciones empresariales dentro del marco de respeto de los Derechos Humanos y de acuerdo con los principios consagrados en la Constitución Política de Colombia y en las leyes y tratados internacionales tales como la Declaración Universal de los Derechos Humanos y el Pacto Mundial de Naciones Unidas.

• Rechazar y denunciar cualquier abuso o violación de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.

• El Grupo Empresarial se aproximó integralmente a este tema con la aprobación de una Guía para los Derechos Humanos y la adhesión al Pacto Mundial de Naciones Unidas.

¿EL CÓDIGO DE ÉTICA INCLUYE TODAS LAS CONDUCTAS A OBSERVAR?

La respuesta es NO; el Código de Ética no enmarca todas las posibles situaciones a las que se puede ver enfrentada una persona; por lo tanto, deben tenerse en cuenta las circunstancias y el sentido común en cada caso.

ACERCA DE CONSULTAS, REPORTESY DILEMAS ÉTICOSEn el trabajo diario pueden presentarse situaciones que generen duda sobre cómo actuar y que afecten directamente a los trabajadores, proveedores, comunidades y demás grupos de interés. Cuando esto ocurra, los empleados, pueden asesorarse en primera instancia a través de su jefe inmediato.

Sin embargo, cualquiera podrá consultar o reportar hechos y situaciones referentes a la ética y la transparencia directamente por los canales definidos por el Grupo Empresarial y se seguirá el procedimiento establecido para tal efecto.

El Grupo Empresarial no tolera ningún comportamiento antiético y los trabajadores y los terceros que tengan alguna relación con la organización tampoco lo deben hacer. En consecuencia deben reportar conductas y situaciones que consideren antiéticas y que

puedan ir en contra de las pautas definidas en el Código de Ética o en el Código de Buen Gobierno.

Cuando se considere que existe una práctica antiética, se debe reportar el incidente según el conducto regular, así:

• El trabajador al Gerente de su área.• Si ya lo reportó con anterioridad pero se tolera la práctica antiética

ó considera que el asunto es sensible o de extrema gravedad, puede comunicarlo por cualquiera de los medios que se describen más adelante.

Los trabajadores y terceros, bajo reserva o si lo desean de manera anónima y sin temor a una retaliación, podrán alertar a la Alta Dirección sobre una conducta antiética en la organización.

El reporte deberá ser hecho de buena fe, cuando se crea que razonablemente hay evidencia que se presentó, se está presentando o se puede presentar en un futuro, una o varias de las siguientes conductas, entre otras:

• Comisión de un delito• Violación de una obligación ética• Peligro para la salud y la seguridad de cualquier persona• Daño al medio ambiente• Acoso laboral• Encubrimiento deliberado de información sobre conductas contra

la ética.

Si el reporte o dilema ético es competencia de otra instancia se informará a ésta conforme al procedimiento establecido.

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MEDIOS DE REPORTE

La Línea Ética recibe las consultas, reportes o dilemas éticos por correo físico, en el correo electrónico linea.etica@mineros.com.co o en el número 2665757 extensión 456 mediante un contestador automático, disponible las 24 horas del día, todos los días del año.

Todas las consultas, reportes o dilemas éticos que se reciban se tratarán de acuerdo con el caso bajo parámetros estrictos de:

• CONFIDENCIALIDAD

La instancia competente garantizará en todo momento la confidencialidad y la reserva. La compañía tratará la información recibida como confidencial tanto para proteger a la persona que reporta como a la persona cuestionada e iniciará las acciones disciplinarias contra quien incumpla dicha confidencialidad.

• OBJETIVIDAD

Las instancias competentes garantizarán un análisis exhaustivo de las consultas, denuncias o dilemas éticos para dar la orientación más adecuada, y en el caso de denuncias, determinar conforme a los procedimientos establecidos, el incumplimiento del código de ética.

• RESPETO

En estas investigaciones se dará aplicación al principio de que la persona cuestionada es inocente hasta que se pruebe lo contrario. El principio de la buena fe debe primar en todo tipo de reportes de comportamientos antiéticos; en consecuencia, serán sancionadas las acusaciones mal intencionadas que solamente busquen perjudicar a la persona.

La instancia competente garantizará en todo momento el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente involucradas con un posible incumplimiento. Igualmente, se asegurará que, previo a la emisión de cualquier juicio de valor, puedan, sin ningún tipo de coacción, dar todas las justificaciones y explicaciones que consideren pertinentes en la defensa de su actuación.

• NO SE ADMITIRÁN REPRESALIAS

Los trabajadores que informen un incumplimiento del Código de Ética no podrán recibir ningún tipo de represalias por razón de esta circunstancia. Quienes así lo hagan deberán enfrentar las acciones disciplinarias correspondientes.

Así mismo, el empleado podrá reportar cualquier amenaza o recriminación que reciba como consecuencia de los reportes de conductas antiéticas.

Si desea más información o tiene alguna pregunta, podrá obtener asesoría de la Secretaria General o de la Dirección de Control Interno, quienes podrán responder a las preguntas específicas más habituales e ilustrar de forma general cómo se adaptan algunos de los principios y valores mencionados en este Código a situaciones laborales concretas.

• DEBERES Y RESPONSABILIDADES

La Alta Dirección es responsable de la implementación de la Política Ética en el Grupo Empresarial y de asegurar su conocimiento y comprensión en todos los niveles de la organización y en los Grupos de Interés.

Adicionalmente, el Grupo Empresarial no acepta ningún comportamiento antiético, ilegal o delictivo que afecte la dignidad de las personas o el buen nombre de la organización.

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El Comité Ético estará compuesto por:

• Presidencia• El Secretario General• El Director de Control Interno• Gerentes de área, los cuales se citarán de acuerdo con las denuncias presentadas.

Las denuncias que sean recibidas por cualquiera de los medios descritos serán transcritas y comunicadas al Comité Ético de la Compañía.

• Todo correo electrónico será recibido e impreso para la carpeta de control.• Todas las llamadas se registraran confidencialmente a través de la Secretaría General.• La integridad en la impresión y trascripción será revisada por la Dirección de Control Interno.• Se asignará un consecutivo único de identificación para cada denuncia recibida.• Es responsabilidad de la Secretaría General controlar que todas las denuncias recibidas cuenten con su análisis y respuesta.

Mensualmente se revisarán las denuncias dirigidas al Comité por el Secretario General y Control Interno quienes programarán la reunión del Comité de Ética, si hubiere denuncias que así lo ameriten.

En caso de que las denuncias presentadas no correspondan a temas éticos o que no hayan surtido el conducto regular el Comité tiene la facultad de remitirlos al Gerente del área interesada, quien realizará su estudio y en un periodo no mayor a 15 días hábiles entregará su respuesta a la Secretaría General para su registro, control y seguimiento en la siguiente reunión programada.

Los hechos que constituyan falta deben ser comprobados mediante investigación previa que permita su calificación.Las investigaciones deben garantizar equidad y justicia, considerando que éstas no deben afectar el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador.

Es potestad del Comité Ético definir si se inicia un proceso de descargos por parte del trabajador, la aplicación de una sanción o el cierre de la denuncia, de acuerdo con el resultado de la investigación realizada.

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