Colabore con documentos PDF de manera eficiente · de 10 661 USD por empleado al año1,...

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Colabore con documentos PDF de manera eficienteTermine los proyectos más rápido, aumente la productividad y agilice las revisiones de documentos

Los actuales trabajadores de la información y los equipos en que se engloban, tienen que seguir mejorando la colaboración continuamente, especialmente en lo que se refiere a trabajar con documentos compartidos. Es fundamental superar las ineficiencias de los procesos de gestión documental y de las herramientas para poder reducir los costes y mejorar la productividad. Power PDF de Nuance® proporciona unas funciones potentes que contribuyen a mejorar la colaboración entre los miembros del equipo, algo que resulta esencial para poder conseguir ventajas empresariales considerables para toda la organización.

InformeDocument Imaging SolutionsPower PDF de Nuance2

Índice

Resumen ejecutivo 3

Problema empresarial: necesidad de mejorar la colaboración 4

Los usuarios centrados en los documentos necesitan mejores herramientas de colaboración electrónica 5

Ventajas para la empresa derivadas de una colaboración mejor 6 – Ejecución más rápida de los proyectos 6 – Mayor productividad 7 – Seguimiento simplificado de comentarios y versiones del documento 7 – Mayor eficiencia de costes 7 – Revisiones de documentos optimizadas 7 – Mayor satisfacción del cliente 8

Power PDF facilita la colaboración y aumenta la productividad 8 – Características para visualizar, modificar y colaborar con archivos PDF 8 – Conserve la integridad del documento de forma segura 9 – Capture ideas y añada notas rápidamente mediante la voz 9 – Acceda a sus documentos en la nube 10 – Compare cambios entre versiones con facilidad 10 – Fomente el cumplimiento de las directivas del ciclo de vida de documentos y registros 10 – Herramientas potentes de compilación de documentos y creación de PDF 10

Conclusiones 11

Ejemplos prácticos 12 – Utilizar las herramientas de Power PDF con el fin de proporcionar comentarios a un documento 12 – Resaltar un apartado del texto y añadir una nota con nombre y fecha que señale los comentarios de un revisor 12 – Añadir sellos a documentos PDF 14 – Crear sellos digitales personalizados 15 – Combinar comentarios de varios archivos PDF en uno solo 16 – Colaborar con documentos PDF mediante Microsoft SharePoint 18 – Comparar documentos 21


Resumen ejecutivoActualmente, los trabajadores de la información representan una proporción considerable de los empleados de muchos sectores. Estos empleados dedican la mayor parte de su jornada laboral a trabajar con documentos, ya sea leyéndolos, modificándolos o buscando información. En otros casos, los empleados administran de forma activa el proceso de revisión de los documentos y son responsables de los ciclos de vida de la documentación en la que se apoyan diversos proyectos de la empresa.

Sin embargo, a pesar del hecho de que los trabajadores de la información interactúan con frecuencia con los documentos de forma compartida, existen muchos problemas que demuestran la necesidad de mejorar la colaboración entre equipos de trabajo o entre empresas y terceros, por ejemplo, fabricantes, proveedores o clientes. Los estudios realizados indican que los trabajadores de la información pierden bastante tiempo utilizando herramientas y procesos ineficientes para acceder, leer, revisar o administrar los documentos. Esto supone un coste de tiempo y de productividad para las organizaciones.

Tanto los trabajadores de la información como los responsables empresariales pueden aprovechar herramientas, como Power PDF de Nuance®, que proporcionan funciones fáciles de utilizar y rentables, que mejoran la productividad colaborativa y generan otras ventajas para la empresa (tales como una comercialización más rápida, una relación mejor con los proveedores, un mejor cumplimiento normativo y un proceso mejor de toma de decisiones) que afectan de manera positiva a toda la organización.


Problema empresarial: necesidad de mejorar la colaboraciónMuchos trabajadores de la información sufren procesos ineficientes a la hora de trabajar con documentos. Como promedio de todos los sectores, estos empleados pierden un 14,25 % de su jornada laboral, lo que supone un coste de 10 661 USD por empleado al año1, desempeñando las siguientes tareas:

– revisar y descifrar comentarios y ofrecer comentarios propios; – consolidar y analizar datos de formularios; – rellenar formularios; – aprobar y firmar documentos; – administrar la revisión de documentos, combinar documentos modificados y comentarios;

– resolver problemas de control de versiones que se originan en unos procesos complejos de enrutamiento, revisión, aprobación o firma.

En el mundo digital de hoy en día, la colaboración se ha convertido en algo generalizado tanto en el sector público como en el privado. La necesidad de mejorar la colaboración con documentos abarca desde fábricas a organismos de la administración pública. Veamos algunos ejemplos:

– En los sectores regulados, los fabricantes tienen a menudo complejos procesos de revisión de los documentos para cumplir con las exigencias normativas respecto a la documentación. Los documentos, las anotaciones y los correos electrónicos deben conservarse sin alteraciones para ser archivados a largo plazo.

– Los equipos de trabajo que se encuentran dispersos geográficamente, como los empleados que trabajan de forma remota o desde su domicilio, necesitan revisar, comentar y modificar documentos, lo que puede prolongar la duración de los ciclos de revisión.

– Los estudios de diseño de los fabricantes suelen disponer de lentos procesos formalizados de revisión del diseño que, a menudo, son ineficientes debido a los comentarios, aprobaciones y modificaciones que se efectúan de forma ajena a la propia documentación.

– Los jefes de proyecto suelen estar muy atareados y pierden un tiempo muy valioso persiguiendo al resto de personas que deben aprobar sucesivamente el diseño, así como llevando a cabo cambios manuales provenientes de varios revisores en un documento maestro. Administrar los cambios en los documentos a partir de los comentarios que hacen los usuarios implica la acumulación de varias versiones de un mismo documento. Llevar un seguimiento de cuál es la versión actual y si incorpora todos los comentarios y aprobaciones de forma actualizada también supone un problema. Otros problemas relacionados con la versión incluyen el uso de una copia obsoleta del documento o enviar la versión equivocada a personal de la empresa o, aun peor, a clientes o proveedores, por no mencionar la toma de decisiones empresariales a partir de información obsoleta.

– Los organismos de la administración pública, como los tribunales, necesitan a menudo llevar un seguimiento de los expedientes administrativos y administrar toda la información relacionada con el expediente de un proceso determinado. Con frecuencia, el expediente de un proceso concreto está formado por varios documentos, pero además, suelen extraerse documentos que se entregan a otros grupos u organismos, lo que requiere seguimientos y aprobaciones.

1 «Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT», IDC, septiembre de 2012.


En un entorno de negocios mundial, el plazo de comercialización puede suponer una diferencia fundamental. Además de estas necesidades internas, las empresas suelen colaborar con proveedores de piezas o subcontratistas, o incluso contratan servicios de marketing como parte de la cadena de suministro. Una cadena de suministro eficiente optimiza los costes y reduce el plazo de comercialización. A menudo, el intercambio de información o de documentos entre estas entidades es ineficiente, al basarse en llamadas telefónicas o en correos electrónicos con borradores del documento y comentarios en el cuerpo del correo electrónico, en lugar de en el propio documento.

Puesto que los trabajadores usan una enorme variedad de formatos de documentos diferentes en su actividad cotidiana, intentar administrar y llevar un seguimiento de los comentarios, anotaciones, aprobaciones, etc. constituye todo un problema. Es habitual que un equipo de trabajo esté compuesto por miembros de distintos grupos funcionales, de forma que uno utilizará hojas de cálculo de Excel, otro dibujos de CAD y un tercero documentos de Microsoft Word. Para que un miembro del equipo sea capaz de abrir, comentar y anotar cualquiera de estos documentos, necesitaría abrir cada aplicación, lo que resulta ineficiente. Si los documentos pudieran convertirse a un formato estándar como PDF, con independencia del formato original, y los usuarios pudieran disponer de una aplicación común en la que revisarlos y seguir los comentarios de los demás, con la seguridad de trabajar sobre la última versión, serían mucho más eficientes.

Además, determinada información valiosa puede ser muy útil para fines colaborativos, pero permanece en áreas aisladas o «silos», de forma que no es rentable ni práctico proporcionar a todos los usuarios licencias del software con el que se crearon los documentos. Por ejemplo, los dibujos de CAD pueden incluir listas de componentes u otros datos útiles, pero requieren el uso de herramientas CAD para abrirlos, visualizarlos y modificarlos. Si estos documentos no se convierten a un formato de uso más habitual, la información queda atrapada y no se puede acceder a ella salvo imprimiéndola en papel. Llegado este caso, el ejemplar impreso queda expuesto a diversos problemas: puede perderse o dañarse por el camino, y requiere un tiempo adicional para imprimirlo, enviarlo por correo físico o marcarlo para que sea comentado, anotado y aprobado.

Los procesos empresariales están sujetos a diversidad de problemas que impiden la colaboración y la verdadera eficiencia entre los empleados. Aquellos cuyo trabajo está centrado en documentos necesitan definitivamente soluciones que les permitan trabajar de forma más eficiente y colaborativa.

Los usuarios centrados en los documentos necesitan mejores herramientas de colaboración electrónicaLos trabajadores de la información necesitan poder compartir, comentar de forma colectiva y revisar electrónicamente los documentos con el fin de trabajar con mayor eficiencia. Como se ha indicado anteriormente, estos empleados pasan gran parte de su jornada laboral trabajando con documentos y realizan diversas tareas como parte de su cometido.

El desglose de las tareas que pueden ser necesarias como parte de la interacción diaria con documentos y equipos de trabajo lleva a la siguiente lista de necesidades funcionales que debe cumplir una herramienta de software para permitir una mejor colaboración:

6 InformeDocument Imaging SolutionsPower PDF de Nuance

– recibir y proporcionar comentarios en un documento compartido;

– poder efectuar en el documento cambios específicos de cada usuario y compartir estos cambios digitalmente;

– hacer que los cambios y las modificaciones sean visibles en el documento;

– comparar dos versiones de un documento y comprobar los cambios de su contenido;

– combinar y convertir diferentes formatos de archivo en un formato único (PDF);

– anotar el documento con pósits, texto resaltado, sellos y muchas otras herramientas;

– identificar a los autores de cada anotación y comentario;

– exportar el documento que se ha creado en un formato como PDF que sea compatible con otros programas, de forma que otras personas puedan utilizar la información;

– colaborar con independencia de la ubicación (viajando, en casa o en la oficina);

– almacenar y acceder con facilidad a documentos en un entorno de uso compartido en la nube (por ejemplo, Dropbox, Evernote y Google Drive) o en sistemas de gestión documental (por ejemplo, eDOCS, iManage Works y SharePoint);

– proteger los documentos de forma que únicamente los usuarios con derechos puedan abrir y comentar los archivos.

Ventajas para la empresa derivadas de una colaboración mejorPower PDF de Nuance mejora la colaboración entre equipos de trabajo, tanto si se trata de empleados que trabajan de forma remota desde su domicilio como si están repartidos geográficamente por todo el mundo. Desde el punto de vista del negocio, las empresas disfrutan las ventajas de terminar sus proyectos antes, incluso los más complejos. Terminar los proyectos antes supone una mayor eficiencia y productividad, lo que a su vez implica menores costes y una comercialización más rápida en algunos casos. Las empresas y las administraciones públicas pueden, además, llevar a cabo de forma más eficiente el seguimiento de cambios en los documentos y el control de accesos a la información confidencial, con el fin de reducir el riesgo y cumplir con la normativa.

Ejecución más rápida de los proyectosCuando un jefe de proyecto aporta a un proceso de revisión de documentos electrónicos un formato de documentos común, como PDF, a menudo concluye los proyectos con mayor rapidez y aumenta la productividad total. Power PDF emplea un formato de documentos estándar mundial (PDF), así como las herramientas de revisión (comentarios, anotaciones, sellos) que permiten garantizar un proceso de revisión sin problemas en el que todo se captura en un único archivo. Las personas que deben aprobar el documento pueden firmarlo o sellarlo de forma electrónica; al hacerlo, ahorran tiempo y capturan una pista de auditoría por si fuera necesaria. La colaboración electrónica reduce el tiempo empleado en reuniones o llamadas telefónicas.


Mayor productividadLos empleados que necesitan revisar y trabajar en los documentos pueden aumentar su productividad mediante flujos de trabajo electrónicos que reducen o eliminan el tiempo que pierden en convertir un documento de trabajo a papel impreso, llevar a cabo el trabajo necesario (modificaciones, anotaciones, etc.), digitalizarlo de nuevo y enviarlo a la siguiente etapa del proceso. Los flujos de trabajo con documentos electrónicos reducen igualmente el riesgo para la seguridad que supone olvidar documentos confidenciales cerca de la impresora.

Mediante las prestaciones para combinar y compilar, los usuarios pueden combinar documentos de distintos formatos en un PDF compartido, lo que facilita el intercambio de documentos e informes sobre un mismo tema (por ejemplo, convertir archivos de Word, Excel y PowerPoint en un único archivo con un formato universal como PDF). Además, una sencilla integración con sitios de almacenamiento basados en la nube, como Dropbox y Evernote, permite un acceso flexible y móvil a la colaboración en línea.

Seguimiento simplificado de comentarios y versiones del documento Los jefes de proyectos y otros trabajadores centrados en los documentos necesitan, a menudo, comprender los cambios de contenido entre una versión de un documento y la siguiente. La función de comparación de Power PDF contribuye a que los usuarios comparen una versión anterior del documento con la nueva, con el fin de encontrar de forma rápida y sencilla todos los cambios del documento.

Cuando varias personas trabajan en un mismo documento y añaden comentarios o lo modifican, cada revisor puede guardar una versión exclusiva dentro del mismo documento con el mismo nombre de archivo. Power PDF permite a los usuarios regresar a versiones anteriores del documento y revisar los comentarios, anotaciones y cambios que quedaron capturados en ellas. Esto garantiza que el contenido y los comentarios valiosos de versiones anteriores del documento no se pierdan y que puede llevarse a cabo un seguimiento de los cambios efectuados al documento.

Mayor eficiencia de costes Power PDF no solo mejora la productividad de los trabajadores, sino que puede contribuir a ahorrar dinero al reducir los costes innecesarios relacionados con la impresión de documentos para utilizarlos en el proceso de revisión. Esto incluye el papel, la tinta y el desgaste producido en los recursos de impresión. Power PDF facilita los flujos de trabajo electrónicos interactivos al permitir que los equipos de trabajo compartan, accedan y trabajen juntos en documentos PDF sin necesidad de llamadas ni reuniones. Imagine la ventaja que supone no tener que dedicar horas y horas a reuniones de revisión, ni tener que imprimir docenas de ejemplares en papel de documentos de varias páginas. Los equipos de trabajo formados por empleados que trabajan de forma remota o desde su domicilio pueden colaborar de forma activa sin el coste que implica viajar o enviar documentos impresos.

Revisiones de documentos optimizadasLos jefes de proyecto y los miembros de los equipos de revisión agilizan el proceso de revisión de documentos gracias a los comentarios integrados y las características para anotaciones de Power PDF, así como a la integración con sistemas de gestión documental y con el uso compartido en la nube.

Gracias a las características de anotación de Power PDF, los usuarios se vuelven más productivos, ya que no solo añaden comentarios claros a los documentos para que otros los lean, sino que utilizan distintas herramientas de marcado con el fin de que se vea el texto que se desea insertar o eliminar, junto con indicaciones en forma de comentarios integrados. Power PDF


guarda el nombre del autor del comentario o la marca, junto con cada anotación. Esta información permite a los jefes de proyecto saber quién solicitó cada modificación, de forma que si surge la duda tengan una pista de auditoría clara y puedan pedir las aclaraciones necesarias, lo que mejora la comunicación en el equipo y la colaboración.

Power PDF también proporciona integración con destacados sistemas de gestión documental, como Microsoft SharePoint, OpenText eDOCS y EMC Documentum, y servicios de uso compartido en la nube, como Dropbox o OneDrive. Estos sistemas disponen de un repositorio estructurado común que permite almacenar documentos y facilita el acceso y la utilización por usuarios remotos. Los sistemas de gestión documental ofrecen, además, un medio en el que organizar la información y los documentos de la empresa de forma estructurada. Puede llevarse a cabo con facilidad un seguimiento del historial de versiones.

Mayor satisfacción del clienteLos estudios de diseño y los subcontratistas son algunas de las empresas que trabajan para fabricantes y proveedores de componentes. Una comunicación bidireccional clara es un factor esencial para tener éxito en el cumplimiento de los plazos de los proyectos y las tareas. Power PDF permite a las empresas y a sus proveedores mantener la comunicación acerca de los comentarios, los cambios solicitados y la aprobación de estos entre los compañeros de trabajo y con los proveedores. Un mejor flujo de información da lugar a ciclos de proyecto sin dificultades, menos problemas de comunicación y mejores relaciones entre empresas. El intercambio electrónico de información reduce el tiempo necesario para revisar los documentos (o los diseños), lo que ayuda a mantener los proyectos en plazo y dentro del presupuesto.

Power PDF facilita la colaboración y aumenta la productividadPower PDF proporciona un conjunto completo de funciones que facilitan la colaboración entre equipos y mejoran la productividad de los usuarios y de los equipos. Los usuarios de Power PDF pueden visualizar, modificar, comentar y marcar los documentos con facilidad. Los equipos de trabajo tienen la tranquilidad de poder proteger los documentos, no solo para garantizar que la información confidencial no se alterará, sino también que la información que figura en los documentos no se puedan leer cuando llegan a los destinos correctos. La tecnología Dragon® Notes integrada permite a los usuarios añadir notas y comentarios con rapidez utilizando la voz en lugar de teclear. Los equipos dispersos por el mundo o con empleados que acceden de forma remota pueden trabajar de forma sencilla en los documentos que comparten utilizando los sitios de almacenamiento basados en la nube. En el caso de las organizaciones que utilizan sistemas de gestión documental (SGD) – Power PDF proporciona una integración fácil con las principales aplicaciones SGD, lo que permite a los equipos de trabajo acceder a los documentos, almacenarlos y llevar el control de versiones.

Características para visualizar, modificar y colaborar con archivos PDFPower PDF proporciona un eficaz conjunto de características que fomentan la colaboración con documentos y permiten a los equipos de trabajo visualizar, modificar y marcar documentos de forma electrónica. Es sencillo incorporar los comentarios al documento, de forma que se mantiene el contexto y se facilita la revisión. Para quienes prefieran documentos impresos, el modo


«Imprimir con comentarios» permite obtener una versión impresa que incluye estos como parte del contenido principal, lo que facilita la revisión sin tener que comprobar continuamente en pantalla los comentarios a los que hace referencia el documento impreso.

Además, la función «Migrar comentarios» permite al jefe de proyecto consolidar los comentarios de varios ejemplares del mismo documento (por ejemplo, si un documento ha pasado por diez revisores) en un único archivo PDF, con el fin de facilitar la captura de los comentarios de todos los revisores en un mismo lugar.

Power PDF incluye un panel «Comentarios» en el que se enumeran todos los comentarios y anotaciones, lo que facilita al jefe de proyecto revisar en el documento todos los comentarios con sus autores, aceptarlos o rechazarlos, o contestar a cualquier duda que un revisor añadiera en un comentario.

Power PDF también dispone de conocidas herramientas de comentarios y marcado, como las herramientas para resaltar y subrayar texto, de máquina de escribir, y para añadir leyendas y sellos. Estas herramientas de anotación hacen que resulte sencillo revisar los documentos y proporcionar comentarios. En concreto, la herramienta de sellado puede utilizarse para indicar que un revisor aprueba un documento junto con una función de marca de hora que permite al jefe de proyecto llevar a cabo un seguimiento del estado. Los sellos también pueden emplearse para hacer notar el carácter de un documento (borrador o definitivo) y su grado de confidencialidad.

Conserve la integridad del documento de forma seguraLos equipos de colaboración valoran la integridad de los documentos: no deben ponerse en peligro el contenido, los comentarios ni las aprobaciones. Los documentos de la empresa contienen con frecuencia información confidencial, por lo que deben protegerse antes de compartirse. Cuando se trata de colaboración con documentos, la seguridad puede significar varias cosas. Los documentos pueden protegerse mediante contraseña con el fin de garantizar que solo los revisores autorizados abran y modifiquen el archivo. Los documentos con información confidencial pueden censurarse dentro de un equipo de colaboración antes de ser distribuidos. Por ejemplo, una solicitud de acceso a la información bajo la Ley de Transparencia requiere que diversos funcionarios públicos revisen de forma colectiva un documento antes de entregarlo al solicitante.

Power PDF de Nuance proporciona varias características de seguridad que contribuyen a la colaboración con documentos, incluyendo una completa funcionalidad de censura. Los usuarios pueden marcar de forma manual las zonas que se desean censurar o buscar en un documento determinadas palabras o frases que quedarán marcadas para ser censuradas. Power PDF dispone asimismo de una función de entrega segura que permite a los propietarios y los revisores de un documento utilizar «sobres seguros» con cifrado y firma digital que garantizan la integridad del documento cuando viaja por la red de un lugar a otro. Gracias al cifrado con clave pública, Power PDF puede garantizar que únicamente los destinatarios correctos abren los documentos.

Además, las organizaciones que utilizan Microsoft Active Directory Rights Management Services (AD RMS) pueden aprovechar las prestaciones de administración de derechos de Power PDF y aplicar una protección personalizada a los documentos PDF, garantizando que solamente los empleados autorizados para ello puedan visualizar, modificar o comentar los documentos dentro de la organización.


Capture ideas y añada notas rápidamente mediante la vozGracias al reconocimiento de voz Dragon Notes integrado en Power PDF, los usuarios pueden utilizar su voz para capturar ideas y comentarios de forma rápida y directa en los archivos PDF. Les basta hablar para crear notas de texto en mucho menos tiempo que el que les lleva escribirlas con el teclado. Es una manera rápida, precisa y práctica de mejorar la productividad cuando se trabaja con archivos PDF.

Acceda a sus documentos en la nube Los sitios de almacenamiento basados en la nube, como Dropbox y OneDrive, facilitan la colaboración al permitir que los equipos de trabajo geográficamente dispersos accedan y almacenen documentos en cualquier momento y lugar mediante la web o aplicaciones compatibles para dispositivos móviles. Power PDF se conecta de forma directa con conocidos sitios de almacenamiento basados en la nube, lo que simplifica y agiliza el acceso y almacenamiento de los documentos de un proyecto, junto con los comentarios relacionados y el historial de versiones.

Compare cambios entre versiones con facilidad La función de comparación hace posible comparar un documento de Word con otro en formato PDF, o dos documentos PDF entre sí, con el fin de encontrar los cambios en el contenido. Además, los usuarios pueden decidir comparar diferentes versiones del mismo documento PDF. Comparar los documentos en paralelo de forma electrónica ahorra tiempo y proporciona una visión general de los cambios, que quedan marcados.

Fomente el cumplimiento de las directivas del ciclo de vida de documentos y registrosMuchas empresas utilizan sistemas de gestión documental que les ayudan a almacenar la información de forma centralizada y cumplir con los requisitos de conservación de registros y control de versiones. Los SGD registran asimismo las versiones y permiten su seguimiento para facilitar la administración del ciclo de vida de los documentos. Power PDF se integra con muchas soluciones habituales de SGD, como OpenText eDOCS, EMC Documentum, iManage Work y Microsoft SharePoint. Power PDF simplifica este proceso mediante el acceso, la modificación y el almacenamiento de forma sencilla de archivos PDF en el sistema de gestión documental actual del usuario.

Herramientas potentes de compilación de documentos y creación de PDF Con frecuencia, los trabajadores de la información y los jefes de proyectos necesitan documentos en varios formatos o hacen referencia a ellos, como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Excel o diapositivas de PowerPoint. Combinar varios archivos de distintos formatos en un único archivo PDF simplifica el proceso de revisión, modificación y aprobación de documentos. Además, resulta más sencillo almacenar un documento consolidado y acceder a él. La característica «Compilación de páginas» de Power PDF permite crear un documento maestro con el fin de facilitar la colaboración y simplificar el proceso de revisión del documento. Permite insertar y reorganizar páginas sobre la marcha, lo que supone un ahorro de tiempo. Además, Power PDF puede fundir varios documentos en un único archivo PDF. Power PDF permite crear o convertir los documentos existentes a formato PDF, lo que facilita su visualización, comentario y aprobación.


ConclusionesEn el actual entorno empresarial centrado en la información, las empresas, las instituciones de enseñanza y los organismos de la administración pública necesitan una colaboración eficiente entre sus trabajadores con el fin de que lleven a cabo sus tareas. Cada vez son más los que visualizan, crean, modifican o revisan documentos durante una parte considerable de su jornada laboral. Los estudios realizados indican que los trabajadores pierden un tiempo y una productividad notables cuando las tareas relacionadas con documentos se prolongan en exceso.

Mediante el uso de un formato de documentos común de ámbito mundial y herramientas de colaboración intuitivas que permiten a los usuarios crear, modificar, revisar y aprobar de forma sencilla, rentable y electrónica los documentos, las empresas mejoran la productividad, reducen los costes y toman mejores decisiones.

Power PDF de Nuance aborda los problemas de colaboración a los que se enfrentan los equipos de trabajo y los trabajadores de la información y cumple con las expectativas al proporcionar una alternativa a Adobe Acrobat económica y rica en características. Power PDF proporciona un conjunto completo de herramientas de marcado que facilitan los comentarios y las anotaciones, así como prestaciones de censura y firma digital para garantizar que la información confidencial permanece a salvo. Power PDF se integra fácilmente con los modernos servicios de almacenamiento en la nube y con los principales sistemas de gestión documental, para beneficio de los equipos de trabajo que colaboran y trabajan con documentos compartidos. Power PDF ayuda a las organizaciones a tomar el control de sus procesos de revisión y aprobación y a cumplir con los requisitos normativos sobre la administración del ciclo de vida de los documentos.


Ejemplos prácticos

Utilizar las herramientas de Power PDF con el fin de proporcionar comentarios a un documentoAbra un archivo PDF en Power PDF y, a continuación, vaya a la cinta «Comentario».

Esta cinta dispone de varias opciones potentes para realizar comentarios, tales como «Resaltar», «Tachar» y «Nota», así como muchas herramientas de dibujo que le permiten comunicar sus ideas en el documento.

Resaltar un apartado del texto y añadir una nota con nombre y fecha que señale los comentarios de un revisorHaga clic en la flecha del botón «Resaltar» y seleccionar «Resaltar». Utilice el botón izquierdo del ratón para seleccionar el texto que desea resaltar. La herramienta «Resaltar» le permite seleccionar y resaltar un contenido de texto, mientras que la función «Resaltar área» le permite marcar elementos gráficos en una página o apartados de un documento PDF digitalizado.

Nota: Puede personalizar el aspecto y comportamiento de los comentarios en «Archivo > Opciones > Comentario > Comentarios». Por ejemplo, puede configurar Power PDF para que copie de forma automática el texto resaltado en un comentario emergente.


Para añadir una nota que capture los comentarios del apartado resaltado, junto con información sobre el autor y la marca de hora, seleccione el botón «Nota» en la cinta «Comentario». Puede insertar la nota cerca del área resaltada de forma que los demás entiendan el contexto. Una vez que el texto de la nota está redactado, el cuadro de texto se puede cerrar y se muestra un icono de nota.

Para ver todos los comentarios efectuados en el documento, seleccione el botón «Panel Comentarios» en la barra de herramientas situada a la izquierda. También puede contestar a un comentario; para ello, selecciónelo y haga clic en él con el botón derecho del ratón mientras revisa los comentarios de otra persona.


Añadir sellos a documentos PDFPuede añadir sellos digitales a un documento PDF electrónico de forma muy similar a como utiliza un sello de caucho en un documento impreso. El uso de sellos digitales ahorra tiempo y proporciona una huella digital que permite mostrar que el documento ha sido verificado o aprobado, indicar que precisa una firma, etc.

Con Power PDF es sencillo añadir sellos a un documento. En primer lugar, seleccione el «Panel Sellos» en la barra de herramientas situada a la izquierda.

En el panel «Sellos» puede elegir entre diversos sellos predefinidos, como sellos dinámicos, sellos de tipo jurídico o sellos estándares. Los sellos dinámicos incorporan datos variables, como el nombre de usuario y la fecha y hora, mientras que los sellos estándares y los de tipo jurídico son fijos.

Para seleccionar el sello que desea aplicar, haga clic en él y arrástrelo al lugar del documento donde desea insertarlo. El ejemplo que figura a continuación muestra un sello dinámico que indica que el documento se revisó, incluyendo el nombre del revisor y la fecha y hora de la revisión. Puede modificar el tamaño de los sellos; para ello, haga clic en el sello y, a continuación, tire de la esquina y cambie el tamaño como lo haría con un cuadro de texto en Microsoft Word. Los sellos también se pueden cambiar de posición; para ello, haga clic en el sello y, a continuación, arrástrelo con el ratón a la ubicación deseada. Cuando haya terminado, puede guardar el documento.


Crear sellos digitales personalizadosPower PDF también ofrece la flexibilidad de crear con facilidad sellos dinámicos y estáticos personalizados. En la sección superior del panel «Sellos», haga clic en la flecha al lado del signo «+». Seleccione «Crear sello dinámico personalizado» y se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá crear su sello personalizado.

Simplemente, seleccione una plantilla y rellene los campos con la información que desea que aparezca en el sello. También puede elegir el grupo de sellos al que desea añadirlo. En el ejemplo que figura a continuación, hemos creado un sello que contiene la palabra «Rechazado» junto con información de fecha y hora.

Para guardar el sello, haga clic en «Aceptar»; a continuación, podrá verlo en el grupo que seleccionó del panel «Sellos», listo para su uso.


Combinar comentarios de varios archivos PDF en uno soloPuede llevar a cabo revisiones de documentos en las que participen varias personas y reunir todos los comentarios en un documento PDF maestro para facilitar su revisión y procesamiento. En primer lugar, proporcione a los miembros del equipo acceso al PDF original y pídales que lo revisen y añadan comentarios con su propio software para PDF, por ejemplo, Power PDF. Solicite a los revisores que le envíen de vuelta las versiones del PDF con anotaciones o las coloquen en una ubicación compartida.

Abra en Power PDF la versión del documento PDF que distribuyó. Seleccione la cinta «Comentario» y haga clic en el botón «Importar o exportar comentarios». A continuación, en la lista desplegable, elija «Migrar comentarios».

Haga clic en la flecha del campo «Origen» para desplegar una lista y seleccione «Abrir un archivo para migrar».

A continuación, busque el primer archivo PDF del que desea importar los comentarios y haga clic en «Abrir».


Haga clic en «Aceptar» en la ventana «Migrar comentarios» para iniciar el proceso de comparación.

Los comentarios migrados aparecerán en el documento original.


Repita los pasos anteriores, a partir de seleccionar «Migrar comentarios» en el botón «Importar o exportar comentarios», para migrar los comentarios de otros archivos PDF hasta haber recopilado los comentarios de todos los revisores. Los comentarios combinados aparecerán en el archivo PDF original y podrá revisarlos cómodamente gracias al panel «Comentarios» disponible en la barra de herramientas situada a la izquierda.

Colaborar con documentos PDF mediante Microsoft SharePoint Power PDF Advanced proporciona una conectividad directa con sistemas de gestión documental conocidos, como Microsoft SharePoint. Puede utilizar estos sistemas para administrar de forma eficaz las revisiones colaborativas de los documentos PDF. Power PDF Advanced se integra a la perfección con SharePoint y permite compartir archivos PDF y recopilar comentarios de varios revisores, de forma sencilla.

Nota: Para acceder a esta característica, debe instalar el conector de SharePoint durante el proceso de instalación. Para ello, seleccione el método de instalación «Personalizada» en las instalaciones normales de ordenador o utilice el Customization Kit para implementaciones distribuidas.

En primer lugar, debe guardar la configuración de conexión de su sitio local de SharePoint en Power PDF Advanced. El panel «Configuración de conexiones» está disponible en «Archivo > Opciones > Conectores > SharePoint». En este cuadro de diálogo, puede añadir sus datos de inicio de sesión en SharePoint y conectarse al sistema. En caso necesario, consulte a su administrador de SharePoint para configurarlo. Una vez configurado, el nombre y la dirección URL del servidor aparecerán en la lista «Sitios de SharePoint disponibles». Puede añadir más sitios de SharePoint a la lista.


Si desea cargar un documento a su sitio de SharePoint y ponerlo a disposición de otras personas para que lo revisen y comenten, abra el documento en Power PDF Advanced, vaya a la ficha «Conectores» y haga clic en el botón «Guardar en SharePoint».

Si dispone de varios sitios de SharePoint, seleccione el icono de aquel al que desea conectarse en la ventana «Guardar en...» y busque la carpeta de SharePoint en la que desea guardar el documento.

Una vez que haya guardado el documento, puede avisar a sus compañeros de trabajo acerca de su ubicación e invitarles a que lo revisen mediante las características de comentarios de Power PDF. De forma similar a otras plataformas compartidas, solo una persona puede trabajar en el documento en cada momento, pero todos los comentarios de los distintos revisores se guardarán en el documento, quedando listos para su visualización y procesamiento.


Si usted es uno de los que debe revisar un documento en SharePoint, utilice el comando «Abrir desde SharePoint» de la cinta «Conectores», o bien «Archivo > Abrir > SharePoint», para buscar y abrir el archivo.

También puede abrir el archivo desde SharePoint desplegando el menú de comandos del archivo y seleccionando «Editar en Power PDF de Nuance». Cualquiera de estas posibilidades para abrir el archivo llevan a poder revisar el documento.

Puede utilizar las herramientas de comentarios de Power PDF para marcar sus cambios o anotar instrucciones en el documento. Cuando haya terminado, basta con que haga clic en el botón «Guardar» que está disponible en la «Barra de herramientas de acceso rápido» situada en la parte superior de la ventana de la aplicación. El documento revisado con sus cambios se guardará sobre el original en SharePoint.


Cuando todos los miembros del equipo lo hayan revisado, todos los comentarios estarán disponibles en el mismo documento para que sean procesados por el propietario del proyecto.

Comparar documentos La característica de comparación de documentos resulta muy útil en muchas situaciones. Si envía su documento PDF a un compañero de trabajo, pidiéndole que revise y modifique el texto, él le devolverá el documento tras modificarlo con una aplicación para PDF, por ejemplo, Power PDF. En lugar de leerlo por completo para encontrar los cambios, puede utilizar la función de comparación de documentos para localizar y revisar las modificaciones. Asimismo, si colabora en un documento con otra persona (por ejemplo, un diseñador gráfico) y este lleva a cabo cambios al PDF original que incluía sus comentarios, usted podría comparar ambas versiones para comprobar los cambios.

Para comparar dos versiones de un documento, abra el documento original en Power PDF. Haga clic en el botón «Comparar» de la cinta «Procesamiento avanzado».


Se abrirá la ventana «Comparar documentos». Especifique el documento que desea comparar con el original. Para ello, haga clic en «Examinar» en la columna situada a la derecha debajo de «Con (documento modificado)».

Aparecerá la ventana «Abrir» para seleccionar documentos. Busque el documento que desea comparar y haga clic en «Abrir».

Aparecerán los dos documentos en paralelo: la versión original a la izquierda y la nueva a la derecha. Para poder compararlos, los documentos pueden mostrarse en ese formato (en paralelo) o en un formato combinado. Se recomienda utilizar el formato en paralelo.


Si solo desea ver los cambios en el texto del documento, seleccione el botón de radio «Ver diferencias textuales». Si le interesan los cambios en el texto, los gráficos y el diseño, elija la opción «Ver diferencias textuales y visuales». Haga clic en «Aceptar» para iniciar la comparación.

En primer lugar, Power PDF mostrará un resumen de los resultados de la comparación. Desplácese hacia abajo para ver una comparación en paralelo de ambas versiones del documento. Los apartados que se han cambiado están resaltados y preparados para que los revise.


Si desea obtener más información sobre las funciones anteriores y otras, visite la ayuda en línea de Power PDF haciendo clic aquí o visite la biblioteca de recursos de Power PDF aquí.

Acerca de Nuance Communications, Inc.Nuance Communications, Inc. es el proveedor líder de soluciones de voz y lenguaje a empresas y usuarios de todo el mundo. Las tecnologías, las aplicaciones y los servicios de Nuance vuelven más atractiva la experiencia del usuario, transformando el modo en que las personas interactúan con los dispositivos y los sistemas. Todos los días, millones de usuarios y miles de empresas utilizan las aplicaciones de eficacia probada de Nuance. Para obtener más informa-ción, visite www.nuance.es.

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NDI_285–SPA, SEP 2016

http://www.nuance.com/products/help/NuancePDF/2_0/es_ES/Default.htm

http://www.nuance.es/empresas/imaging-solutions/document-conversion/power-pdf-converter/resources/index.htm

http://www.nuance.co.uk

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