Como Crear Una Agenda_Laboral

8/19/2019 Como Crear Una Agenda_Laboral

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

1.

Búho o alondra: ¿Qué tipo de trabajador eres?

2. Agenda laboral: El tiempo más óptimo para trabajar.

3.

El día más productivo de la semana en nuestra

agenda laboral.

4.

¿Cuánto tiempo perdemos cada día sin darnos

cuenta?

5. Factores que nos hacen perder el tiempo.

6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrés y Distrés.

7. Cómo completar todos tus objetivos (Primera parte)

8.

Cómo completar todos tus objetivos (Segunda

parte)

9.

Cambia de hábitos y cumple los objetivos de tu

agenda laboral.

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1.

Búho o alondra: ¿Qué tipo de trabajador

eres?

¿Cómo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de nuestros

equipos

?

Planificamos las tareas de nuestros equipos generalmente en función de la

disponibilidad o de los huecos que tenemos en nuestras agendas, pero no

estudiamos particularmente las características generales de cada miembro del

equipo

De la misma manera organizamos nuestra agenda laboral individual, tenemos la lista

de tareas pendientes y vamos haciendo en función del rato que tenemos, sabemos

que no es la mejor manera de hacerla, y hasta llega algunos días en que tenemos la

sensación, que no podemos acabar una tarea en un tiempo razonable, de la misma

manera tenemos la sensación de que algunos días todo nos cunde mucho más, yresolvemos la misma actividad en sólo 20 minutos. Esto no es fruto de la casualidad

que ese día estemos más inspirados que el anterior, sino que es fruto de que hemos

encontrado nuestro momento virtuoso, y al final este momento es cuando nos

encontramos en nuestro día más productivo de la semana, y la misma franja horaria

productiva a su vez.

Esto es diferente dependiendo de la persona, y hay diferentes tipos:

1. Alondras o matutinas: Les gusta levantarse temprano y son muy activos, el

mejor momento del día llega por la mañana y en cambio, a medida que pasa la

jornada, se van encontrando más cansados y malhumorados Algunos

estudios concluyen que a las 16:00 de la tarde es la peor hora para tratar

temas delicados con una Alondra. Alrededor del 20% de las personas son

consideradas alondras.




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2.

Búhos o vespertinos:

Las mañanas son terroríficas, les cuesta despertar, son

muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que

avanza el día cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que

mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico deactividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente está

considerada búho.

3. Intermedios Colibrís):

A este grupo pertenece la mayor parte de la población,

alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se encuentran

ni en un extremo ni en el otro.

A nivel individual es fundamental poder identificar nuestros ritmos circadianos para

aprovecharlos adecuadamente, en vez de intentar forzar nuestra manera de trabajar

para ir en contra de la naturaleza de nuestro cuerpo. De lo contrario acabaremos

consumiendo muchas energías y conseguiremos poca productividad.

Al igual que a nivel individual es importante encontrar nuestros ritmos circadianos, lo

mismo con nuestros equipos para organizar nuestra agenda laboral. Como

acabamos de mencionar tenemos biorritmos diferentes y acompañarlos en lugar de

forzarlos, nos permitirá tener un mejor desempeño. Hay una dificultad adicional y es

que cada uno tiene biorritmos diferentes, por lo cual dentro de un mismo equipo de

trabajo nos encontraremos con personas diversas. Forzar a un búho a los horarios de

la alondra y viceversa es ir en contra de la fluidez de la persona.




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Si conseguimos organizar a nuestros equipos de manera que trabajen en sus

mejores horas de acuerdo con sus biorritmos, podemos llegar a conseguir un

aumento en la productividad y eficiencia de nuestra empresa, aparte de que los

empleados estarán más felices con su empleo, lo que significa que serán más fieles

a la empresa. A la hora de distribuir equipos sería importante preguntar y saber

exactamente qué tipo de biorritmo tienen los empleados, y de esa manera podremos

organizar sus horarios laborales correctamente. Lo mismo sucede con nosotros,

deberíamos comprobar que tipo de trabajador somos, si alondras, búhos o colibrís,

antes de realizar ningún tipo de cambio.

Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen según sus biorritmos ¿Qué

clase de trabajador eres?




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2.

Agenda laboral: El tiempo más óptimo

para trabajar.

No basta con reclamar más productividad, hay que dejar que el personal, sea

productivo.

Cuántas veces has oído decir a alguien a las 09:00 en una reunión que “a esas horas

aún le cuesta arrancar”, mientras ves a otros que están al 120%. Mantener estas

dinámicas es ir siempre cojeando. ¿Están las empresas preparadas para permitir a lagente ser más productiva?

La sociedad industrial, como en muchos otros casos, ha ignorado esta diversidad y

ha fijado unos horarios que favorecen a quienes se levantan pronto. Al que madruga,

Dios le ayuda, y al resto, no tanto. Además eso ha creado lo que llamamos el jetlag

social.




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Crear una agenda laboral más flexible proporcionaría beneficios

, tanto para los

trabajadores y su salud como para las empresas a través de la productividad. El

impacto de estas mejoras puede ser aún más amplio. Sabemos que el sueño tiene

implicaciones importantes no solo para la salud física, sino también para el estado

de ánimo, el estrés o las relaciones sociales, así que mejorar el sueño, muy

probablemente, tendrá otros efectos secundarios positivos. Pero el problema

principal aquí es saber cómo identificar nuestro mapa de productividad o, es más,

cómo identificar el mapa de productividad de nuestro equipo de trabajo.

A nivel individual lo podemos intuir, después hay el famoso cuestionario de Horne y

Ostberg, que respondiéndolo te ayuda a saber a qué tipo de cronotipo pertenece uno.

Pero el problema que aparece aquí es: ¿Cómo podemos ayudar a los responsables de

equipos optimizar sus agendas laborales respetando a la vez los biorritmos de sus

equipos?

Por ejemplo, en la situación de que hay que realizar unareunión

con temas a tratar

bastante complejos y estratégicos, donde hay que tomar decisiones importantes yrequiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un entorno donde hay

todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia donde la alondra y el búho

se encuentren pero aunque podrían aplicar la proporción de 20% de alondras, 20% de

búhos y 60% de colibrís para intentar determinar los momentos virtuosos de su

equipo siempre estaríamos hablando de un método aproximativo. El problema al que

se enfrentan los managers es que no disponen de datos objetivos sobre el

desempeño de sus equipos y de este tipo de decisiones, como otras muchas, se

toman de forma totalmente subjetiva.

Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las personas

ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de identificar el mapa

de productividad de nuestro equipo.

En WorkMeter realizamos en enero un estudio sobre una base de datos de 3.500




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usuarios de empresas españolas que tienen instalada nuestra plataforma

tecnológica que permite medir, entre otras muchas cosas, los niveles de

productividad y eficiencia tanto a nivel individual como grupal. Es decir que los

empleados tienen acceso a sus propios datos de productividad y aprenden a mejorar

la gestión de su tiempo y, a nivel grupal, los managers pueden ver los niveles de

eficiencia de sus equipos de trabajo y tomar decisiones más acertadas en cuanto a

organizar las agendas y repartir las cargas de trabajo.

En primer lugar miramos cuántas horas la gente se pasa de media en la oficina y

vimos que la media está en 9h19min. Desde que llega hasta que se va. Este tiempo

incluye las pausas, la comida etc.…. De todo este tiempo que estamos en la oficina,

solo estamos activos una duración de 7h12min. Podemos ver que diariamente

tenemos un margen de 2h entre el tiempo de permanencia y el tiempo de actividad.

Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron

sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades




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directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide cuánto

tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba 6h34min. Es decir

que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades productivas directamente

relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de diferencia con el tiempo en que estamos

físicamente presentes en la oficina. Mientras que los 38 minutos restantes los

dedicamos a actividades que no tienen que ver nada con el trabajo, es decir,

actividades personales.

Entonces, si realmente la productividad está en torno a la 6h30min del total de

9h20min que trabajamos, de nuevo podríamos pensar que no debería ser tan difícil

instaurar un horario un poco más flexible y adaptado al cronotipo de cada uno.




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3.

El día más productivo de la semana en

nuestra agenda laboral.

¿Qué día de nuestra agenda laboral es el más productivo? ¿Y qué día es el más

eficiente?

En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los días de la semana

para averiguar cuál era el día más productivo. Si miramos la suma de horas de

productividad el día más productivo sería en martes pero si lo comparamos con

actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde observamos que se suele trabajar

menos horas, le gente es más productiva (eficiente). Son varios los factores que

hacen que este día sea el más productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a

hacer el repaso de todo lo que tenemos pendientes y la mayoría necesitamos irnos

de fin de semana con la sensación de haber dejado las cosas en orden.

Curiosamente, pese a ser el día de la semana en que menos horas se trabaja, resulta

mucho más efectivo. Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestión del

tiempo.


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Ley de Murphy

Lo que viene a decir básicamente esta ley es que la percepción que tenemos del

tiempo, es totalmente flexible. Cuanto más tiempo tenemos para ejecutar algo, más

dilatamos la ejecución en el tiempo y por contrapartida, cuanto menos tiempo, más

rápidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del que disponemos. Eso hace

que pesar de tener menos horas efectivas el viernes, hace que la ejecución sea más

focalizada, concentrada y enfocada a finalizar.

Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema de

medición que les permita averiguar los día con mayor productividad podrían

organizar su agenda laboral de forma más óptima. Por ejemplo, podrían programar

una reunión estratégica, donde hay que tomar decisiones importantes este día.Se trataría de convocar con antelación esta reunión con un orden del día bien

definido para que los asistentes la preparen correctamente.

Evidentemente sólo valdría la pena si la reunión es productiva de los contrario

estaríamos desperdiciando un día de alta productividad.

Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de las reuniones son

programadas y el 39% son “espontáneas”. Todos los manuales de buenas prácticas




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sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no se han

preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que habría que evitar

a toda costa tenerlas los días o durante las horas de mayor productividad, e incluso

lo razonable sería intentar eliminar el tiempo de reuniones no programadas, para así

optimizar el tiempo del que disponemos.

Según nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida entre las

12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el momento en que

se encuentren los búhos y las alondras) podría ser el viernes por la mañana entre 12h

y 13h y, los responsables de equipos deberían reservar estas franjas horario para

tratar temas importantes con las personas de sus equipos.

A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestión del tiempo. Si tenemos una

herramienta que nos muestra qué día somos más productivo y sabemos en qué

momento del día nuestras capacidades cognitivas son más altas debemos organizar

nuestra lista de tareas en función de estos datos y reservarnos estos espacios para

realizar aquellas actividades que requieren más concentración o que son más

difíciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas más mecánicas como

por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas franjas horarias de alta

productividad.




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Generalmente, deberíamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del correo

electrónico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro estudio

muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo leyendo o

contestando emails. Lo razonable sería que le dedicásemos el tiempo que le

dedicamos fuera de las franjas de productividad.




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Piensa que, al día, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el

tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba más de media

hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos 33 minutos,

cada vez que dejamos lo que estábamos haciendo, nuestro cerebro tarda unos 2

minutos en volver a su nivel de concentración máxima, por lo cual el tiempo que

perdemos directamente en las pausas, más el tiempo que perdemos intentando

volver a las actividades resulta ser un total de una hora al día.

Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos virtuosos,

podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo rellenando huecos

pero cuando disponemos de una solución que nos muestra nuestros “picos” de

productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:

● De evitar consultar el correo electrónico durante estas horas

● Rechazando una reunión de última hora

● Evitando interrupciones de compañeros etc.…

Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificación, es necesario que

entendamos cuál es nuestra actitud respecto a la gestión del tiempo. Para ello,

analizaremos los elementos que suelen estar detrás de las situaciones de caos o




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estrés y que dan lugar a que cualquier planificación que queramos llevar a cabo,

simplemente fracase. Si no sé de qué padezco, ¿cómo voy a poder ponerle solución?

Pues indaguemos.

Como primera reflexión, pregúntate:

¿De qué te sirves para organizarte? ¿Del reloj para agendar los compromisos que

tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc.? Es decir, ¿piensas en lo que

tienes que hacer ese día y lo ubicas, más o menos, en tu agenda laboral o sobre un

papel o incluso en tu cabeza o quizá ni lo piensas y te dejas llevar por lo que el día te

depare? Fíjate, el reloj nos sirve para pensar en el día.

O por otro lado, ¿Te sirves quizá de la brújula, en tanto que de manera muy frecuente

reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como profesional tienes

y que dentro del ámbito donde desarrollas tu profesión, se espera que pongas de

manifiesto y que logres? La brújula nos sirve para orientar nuestro compromiso y

para ubicar nuestros objetivos.

En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la brújula,

pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la organización.

Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a medio / largo plazo.

A través de esta reflexión, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y desde

ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada día.

Los días pasan volando, y todo va bien hasta que un día nos paramos, miramos a

nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que no nos

hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra vida.

Estamos colapsados, no llegamos a la mayoría de las cosas que hemos de realizar,

vivimos en un estrés permanente por falta de tiempo y nadie parece darse cuenta de

la situación tan dura que estoy atravesando, es más, la montaña de tareas

pendientes sigue creciendo. Los días no nos dan más de sí y sentimos que hemos




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perdido el impulso inicial que teníamos.

Llegar a la situación de desorden, caos, estrés o desorientación, suele ser debido a

varios errores que cometemos en torno a la gestión del tiempo en nuestra agenda

laboral

, como son:

1. No valorar la importancia del tiempo

: al mínimo ladrón que aparece,

levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fácil persuasión

por los ladrones del tiempo, tendríamos que preguntarnos la razón por la que

nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos focalizados.

¿Qué ganancia estás obteniendo?

2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas,

siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como

Procrastinación. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto

para ese día en nuestra agenda laboral.

3.

Colisión de intereses:

Puede que lo que tengas que hacer no esté alineado enabsoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello no

le estás haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes que

TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre lo

que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrés es muy elevado

Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin embargo te

encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has de mantener

por necesidades económicas, es posible que tu trabajo no fluya ya que una

vez cubierta las necesidades económicas, nuestro umbral se eleva y

tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ahí es cuando se produce la

colisión de intereses interna generadora de distrés.

4. La falta de prioridades:

muchas veces no definimos estas prioridades

realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los demás en lugar de

hacerlo en base a nuestros objetivos.




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5.

Factores que nos hacen perder el

tiempo.

“Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.”- Richard Whately

Un error que solemos cometer es no crear planes de acción con tiempos de logro

definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer para

alcanzar mi objetivo.

Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto que

hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por completo y

hace que tengamos que dejar de hacer lo que habíamos pensado para ese día. Esto

puede tener un efecto tsunami en la planificación de toda la semana: El no contar

con ellos, nos genera sensación de estrés por no saber qué hacer con el resto de

tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en nuestra agenda laboral para

posibles imprevistos.

-Tratar de abarcarlo todo a la vez:

ya lo dice el refrán “quien mucho abarca pues poco




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aprieta” y es así. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de una tarea a otra y al

final esto conlleva pérdida de concentración y reducción del tiempo que hemos

podido ser productivos de haber estado focalizados en las tareas realmente

importantes. La multitarea no es productiva, es simplemente una necesidad con la

que a veces nos toca enfrentarnos, pero nada más, trata de huir de ella.

-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos:

si no tenemos criterio ni nos

marcamos límites, no podemos esperar que los demás lo tengan por nosotros.

Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.

-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, así como la

falta de organización en su ejecución: en muchas organizaciones se abusa del uso

de reuniones y no existe una metodología según tipo de reunión (reunión informativa,

reunión ejecutiva, gabinete de crisis, etc.). Si no tienen un alto componente operativo

y carecen de estructura, solo roban tiempo.

-

Uso excesivo de la expresión “no tengo tiempo” tanto lo usamos que de verdad noslo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situación. Claro que tienes tiempo,

todos tenemos 24 horas, la cuestión es si tienes “interés”. El interés es un motivador

muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea cuando sea. Así que la próxima vez

que te veas tentado en decir “no tengo tiempo” párate, sé honesto contigo mismo y di

para tus adentros “no tengo interés en……” y sobre esa reflexión, vendrá la

priorización sola ya que si la respuesta apunta a que no tienes interés sobre algo que

se supone es vital para tu trabajo, en ese momento podrás cambiar tus prioridades y

empezar a atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto

automático, te resultará mucho más fácil ver de qué deberías estar ocupándote.

Y finalmente, la más común es la falta de compromiso en la gestión del tiempo: si no

nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cómo está

afectando la gestión inadecuada del tiempo y de la agenda laboral semanal a nuestra

vida profesional, entraremos en un círculo vicioso con efectos negativos para nuestra




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salud personal y profesional.

Vamos a explicar algunas leyes sobre gestión del tiempo las cuales resultan muy

útiles cuando tengas que planificarte:

-Ley de Pareto: 80-20: “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio, mucho” . El

20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El 20% de los asuntos

nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en pensar los objetivos y tareas

clave, es decir, localiza cuál es el 20% de los asuntos a los que deberías estar

dedicando todo tu esfuerzo para obtener los mayores resultados. La capacidad de

delegar es clave en la aplicación de Pareto.

-Ley de Parkinson: “Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo el tiempo

disponible”. El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible.

No por tener más tiempo, voy a ser más eficiente, no lo olvides. La productividad no

es cuestión de cantidad de tiempo, es cuestión de organización de dicho tiempo. Por

eso, si te pones como plazo máximo 2 semanas pensando que así tendrás mástiempo, recuerda que no necesariamente será así ya que irás dilatando esa tarea

hasta consumir gran parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena

ponerse horizontes cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos más.

-Ley de Carlson:

“Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume más

tiempo que si fuera de una manera continuada” El dato que antes proporcionamos

sobre el consumo de tiempo.

-Ley de illuch: “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo

invertido decrece primero y es negativa después”. Es decir, muchas veces a lo largo

de la jornada laboral estar por estar más tiempo en la oficina, no significa ser más

productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la mañana retomar el tema, verás

como podrás resolver en 5 minutos lo que el día anterior te hubiese llevado una hora.




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6.

Organiza bien tu agenda laboral:

Eustrés y Distrés.

El eustrés y el distrés son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra

productividad, y por lo tanto, nuestra gestión de la agenda laboral.

La productividad crece con el estrés hasta alcanzar un punto óptimo, es lo que se

conoce como Eustrés. Mucha gente dice que trabaja bien bajo presión. Es porque

está en su punto álgido de Eustrés. Pero rebasado dicho punto, un aumento delestrés hace disminuir el rendimiento, cada vez más deprisa y es lo que se conoce

comoDistrés.

Eso coincide con nuestra propia intuición (cuando comenzamos a

tener la percepción de que estamos perdiendo el control de la situación).

Es una línea fina la que separa una situación de otra, y está exclusivamente en

nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o

negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.

Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral pueden ser

de diferentes tipos:




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Algunos son de carácter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi ritmo de

trabajo y otros son de carácter interno, es decir, que soy yo mismo quien lo estoy

generando con mi propia actitud.

La cuestión a partir de aquí es, ¿qué estás haciendo al respecto?

¿Acaso porque sean factores externos, sientes que ya no hay nada que tú puedas

hacer y efectivamente no haces nada más allá de lamentarte?

Y ¿Acaso porque sean factores internos, asumes que “tu es que eres así” (dicho de

manera entrecomillada) y que no “puedes cambiar”?

En ambos casos, es exclusivamente responsabilidad tuya, decidir qué haces al

respecto. Los ladrones siempre van a estar ahí, siempre, sean de un tipo o de otro, se

trata de integrarlos en nuestra vida, de generar estrategias para hacerles frente.

Ante el ladrón de “esperar por respuestas” ¿podría agilizarlo cambiando de canal?

¿Podría anticiparme la próxima vez haciendo algo distinto para que no me suceda o

al menos lograr reducir los tiempos? La solución fácil es decir que es responsabilidad

del otro, pero en ese caso estamos delegando la gestión de nuestro tiempo enterceros y eso es lo que nos lleva a las situaciones de caos y descontrol. Toma las

riendas y piensa diferente, asume la responsabilidad desde la perspectiva de que

siempre hay algo que podemos hacer en nuestra mano de manera distinta para lograr

resultados diferentes.

¿Por qué

permito

los ladrones del tiempo?

¿Qué beneficio

, sobre el cual seguramente nunca me he parado a pensar,estoy

obteniendo

?

Si no hubiera un beneficio detrás, no los permitiría.

Piénsalo. ¿Qué tratas de proteger

?

Sea lo que sea que estás intentando proteger, te está haciendo perder tiempo

productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra agenda

laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y veamos si la




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verdadera razón por la que las cosas no funcionan es nuestra culpa, de esa manera

sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay que recordar que siempre es

más fácil cambiarse a uno mismo que cambiar a los demás. Además, nuestro

esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir de motivador para que otros

empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa manera podremos llegar a agilizar los

procesos que antes nos hacían dedicar muchas horas de nuestro tiempo.




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7.

Cómo completar todos tus objetivos

Primera parte)

Nuestra agenda laboral está llena de objetivos que nos habíamos propuesta, pero

que por alguna razón u otra jamás hemos llegado a realizar.

Define tu objetivo

Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuación y sin plan de actuación, no

puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy totalmente

reactivo. Crea un objetivoSMART:

● S: Específico: Haz un enunciado claro, divídelo en fases.

● M: Medible: ¿Cuánto tiempo voy a invertir y durante cuánto tiempo?

● A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formación,

presupuesto…)

● R: Realista: Da un paso adelante, y piensa qué podrías llegar a lograr si te lo

propusieras. No confundas realista con ser “pesimista” o con “escapar” de lasituación.

● T: Delimitado en el Tiempo: Marca fechas y apunta los objetivos en tu agenda

laboral

para no olvidarte.

Project

: define las tareas necesarias para llegar a tu objetivo y qué logros

intermedios tienes que ir consiguiendo. Ponles luego fecha. Cualquier trabajo puede

ser enfocado como un proyecto, si nos lo tomamos verdaderamente como un reto y

reflexionamos sobre nuestra razón de ser en la organización.

Empieza a Priorizar

Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es cuando no

paramos de tener urgencias.

Las urgencias nacen de la desatención de lo Importante, por tanto, si voy a lo




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Importante, con un 20% de esfuerzo, conseguiré un 80% de resultados!! Y el nivel de

urgencias, se reducirá.¿Cómo saber si la tarea es Urgente o es Importante?

● Pregúntate ¿PARA QUÉ hay que hacer esta tarea? La respuesta te dirá si es

importante o si es urgente.

● Pregúntate ¿POR QUÉ hay que hacerla? La respuesta te dirá lo prioritario que

es su ejecución.

¿Qué hace que nos dediquemos a las tareas urgentes de manera indiscriminada?:

Que generalmente, se pueden solucionar de manera más sencilla.

Requieren además nuestra atención inmediata porque suelen tener un carácter

impositivo; pero no solo eso, además, pueden llegar a generarnos dependencia y la

“ilusión de ser imprescindibles” para solucionar asuntos.

Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy urgente

para alguien y que después, hasta al cabo de varios días, la otra persona ni se lo ha

mirado…. ¿era realmente urgente? ¿e importante?

Por ello quítate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el día) y controla si

tienes tendencia pirómana, que es la necesidad de solucionar asuntos para sentirte

imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema. Es un problema desde el

momento en que interfiere en tus objetivos finales y se convierte en tu medio de

relación.

Se asertivo

El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por tanto, si

no haces esta reflexión, difícilmente podrás cambiar nada.




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¿Qué razón puede haber detrás de la dificultad en decir NO?:

Por ejemplo Miedo

a lasconsecuencias

de serjuzgado

yrechazado

porque la otra

persona no entienda tus razones oMiedo

a perder tuimagen

(quieres ser unapersona apreciada por encima de todo) entre otras razones.

¿Cuáles son las consecuencias de no saber decir NO?:

● Carga de trabajo aumenta constantemente

● El planificar se convierte en algo realmente difícil ya que no paran de llegar

cosas nuevas (marrones generalmente), por lo que es imposible tener

organizada tu agenda laboral.

● Los plazos comienzan a incumplirse (por no poder planificar)

● La imagen interna que uno se genera de sí mismo: imagen negativa por tener

la sensación de que se deja avasallar.

● La falta de asertividad, genera mucha frustración y rabia y sensación de ser

manipulado.

● La comunicación con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona

a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.

● Comienzan a surgir los malentendidos y las distancias.

● Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cómo ha llegado hasta ahí.




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Replantéate tu per

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