C³mo Elaborar Una Lista de Asistencia en Excel

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  • 8/17/2019 Cómo Elaborar Una Lista de Asistencia en Excel

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    Dianica Gisell Contreras Abigail Cossio Rivera Paola Guadalupe Curiel Segura María José Díaz Salas Elsa Lucía Dorado Lpez Melann! "ictoria #errera Carlos Manuel Lpez María Step$an! Rodríguez Graciela María Ra%írez Macías Aira% Cr!ssel "illa Ca%pos

    Escuela Secundaria General “Leyes

    de Reforma”

    &n'or%(tica) *o

     

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    En su versin ()*+" cuando Excel se a!re aparece una serie de plantillas de

    diferentes tipos de archivo como agendas" calendarios" gráficas" etc. para ayudar 

    al usuario $especialmente principiante% con el formato de su documento. En este

    caso" se seleccionará la opcin de li!ro en !lanco.

    2na vez a!ierto el li!ro" iremos a la parte superior a la pesta3a -ise3o de

    página45onfigurar página4'rientacin46orizontal para modificar la orientacin a

    horizontal para que la ta!la quepa mejor.

    2. Dar formato de tabla.

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     &hora !ien" con el documento en !lanco y en orientacin horizontal

    comenzaremos a darle el formato de ta!la a nuestra #ista de &sistencia.

    #o primero que tenemos que hacer es M'-7875&9 E# &:56' -E #&;

    5'#2M:&; -E #&; 5E#-&;. ,ara ello" necesitaremos u!icar el cursor so!re las líneas que separa la columna & y la columna

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     & continuacin vamos a M'-7875&9 E# B' -E #&; 87#&; -E #&; 5E#-&;"

    el procedimiento para una sola es prácticamente igual que el de las columnas=

    situarse en la línea que divide las filas C y D y arrastrar el mouse para aumentar el

    tama3o de la fila C.

    -espués vamos a reducir un poco el

    alto de las filas con los nom!res de los alumnos" para que quepan mejor en una

    hoja. ;eleccionamos las filas que vayamos a reducir" en nuestro caso )" ya que

    es el número de alumnos" $;hift@% y vamos 7nicio45eldas48ormato4&lto de fila y

    modificamos el alto a *+.

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    #o que resta hacer es seleccionar lo que va a ser nuestra ta!la $para nuestra listadesde &C a &FC arri!a y de &C a &FC a!ajo% e ir a 7nicio48uente4

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    #o siguiente es cam!iar el tipo de letra. ;i hemos manejado 'ffice con

    anterioridad" este paso nos resultará familiar. #o que tenemos que hacer es ir a

    7nicio48uente48uente para elegir la que prefiramos $en nuestro caso &rial%. ,ara

    cam!iar el tama3o usamos 7nicio48uente4Bama3o de fuente para modificarlo

    $elegimos distintos tama3os por seccin%.

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    5omo se o!serva en la ta!la del ejemplo" algunas de los contenidos de las

    columnas superiores no ca!en por el tama3o de ésta. :o podemos cam!iar su

    ancho" pero podemos cam!iar su orientacin. ,ara hacerlo vamos a ir a

    7nicio4&lineacin4'rientacin48ormato de alineacin de celdas donde en la parte

    derecha en 0'rientacin1 cam!iaremos la orientacin del texto como se muestra

    en la imagen. -e esa manera no tendremos que modificar el ancho de las

    columnas y nos ahorraremos espacio.

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    -e igual manera" podemos tam!ién insertar imágenes para ayudar a la

    personalizacin. ,ara nuestra lista" vamos a insertar una peque3a imagen del

    escudo de la escuela. El proceso para insertar la imagen es el siguiente= partimos

    a 7nsertar47lustraciones47mágenes donde se a!rirá una ventana que examine los

    archivos de nuestra computadora" !uscamos la imagen deseada" la

    seleccionamos" hacemos clic en aceptar y podemos ajustar su tama3o en 6erramientas de imagen4Bama3o y modificamos el ancho yGo el largo y la

    arrastramos al lugar necesario.

    4. Ajustar la oja de c!lculo a la oja im"resa.

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    2na vez la ta!la está personalizada" de!emos ajustarla para que toda quepa en

    una sola hoja. 2na manera muy fácil para hacerlo es la siguiente= &!rir una vista

    previa ya sea usando 5trl@, o &rchivo47mprimir" hacer clic en la opcin en azul

    05onfigurar página1 $en imagen% y en la pesta3a ,ágina4&juste de escala4&justar 

    a * páginas de ancho por * de alto para después pasar a la pesta3a Márgenes y

    cam!iar los márgenes superior e inferior a * y los márgenes izquierdo y derecho a )"AH luego en la opcin Centrar en la página seleccionar 6orizontalmente y

    finalmente hacer clic en aceptar. -e esta forma" la lista cupo en una hoja y se ve

    centrada en la hoja.

    #. $uardar.

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    #leg la hora de guardar nuestro tra!ajo. ,odemos guardarlo en Excel a través del

    comando 5trl@K o &rchivo4Kuardar4Equipo4Examinar" seleccionamos la carpeta

    en la que deseemos guardar el documento" le asignamos un nom!re y le damos a

    Kuardar.

    Bam!ién es posi!le guardarlo como ,-8 pues de esta manera el formato no

    cam!iará sin importar la versin o el equipo en que a!ra. 7gualmente" damos el

    comando 5trl@K o &rchivo4Kuardar4Equipo4Examinar slo que después de elegir 

    la carpeta y ponerle el nom!re y antes de darle a Kuardar vamos a ir a la opcin

    Bipo de archivo y seleccionaremos ,-8 y procedemos a guardar el documento.

    5on esto" hemos terminado la lista de asistencia en

    sí. ,ero a continuacin se muestran unos consejos extras para realizar otras

    acciones en nuestra lista.

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    Para sacar el "romedio del %ru"o.

    ;uponiendo que tengamos los promedios individuales de los alumnos" podemos

    calcular el promedio grupal. ,ara hacer esto" justo de!ajo de la ta!la a la altura de

    la columna del ,romedio" colocamos una peque3a cuadrícula $en nuestro caso

    desde &5D hasta &FD y con el título 0,romedio Krupal1% y situándonos en la!arra de frmulas &FD $como en la imagen% escri!imos 0L,9'ME-7'1 ? entre

    paréntesis colocamos desde que calificacin Excel comenzará a sumar los

    elementos $&FD% y hasta cual terminará $&FD%" separándolos por dos puntos $=% en

    nuestro ejemplo la frmula quedaría de la siguiente manera

    0L,9'ME-7'$&FD=&FC%1" damos Enter y automáticamente se expresará el

    promedio general del grupo.

     &A''A DE ()'*+LA,

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    Para contabilizar a los alumnos en ries%o de re"robación.

    5onsideremos que nos piden que saquemos el porcentaje de alumnos en riesgo

    de repro!acin $con un promedio menor a C"%" podemos plantear una frmula

    para contarlos y posteriormente calcular el porcentaje respecto al total del grupo

    para evitarnos confusiones o errores y tener que volver a realizar la cuenta si unade las calificaciones varía.

    ,ara hacer esto" colocamos una cuadrícula como la de la situacin anterior $en

    nuestra lista entre &

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    ? para que saque el porcentaje de los alumnos en riesgo de repro!acin respectoal grupo" insertamos otra cuadrícula entre &&A* y &FA*" con el título 0P 9iesgo

    9epro!acin1 y en la !arra de frmulas de &FA* planteamos una ecuacin de

    divisin entre la celda con el número de alumnos en riesgo $&F% y el total $&C%

    que quedaría de la siguiente manera 0L&FG&C1" damos Enter y aparecerá el

    número en decimal. ,ara expresarlo en porcentaje nos dirigimos a

    7nicio4:úmero4Estilo porcentual $en imagen% y el decimal se convertirá a

    porciento.

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    Elaborar %r!fica

    ,odemos ela!orar  

    gráficas con los datos de

    la ta!la de una manera muy sencilla. 7maginemos

    que queremos

    graficar el porcentaje

    de alumnos en riesgo de

    repro!acin respecto al grupo. ,ara ello iremos a &rchivo4:uevo4#i!ro en !lanco

    para a!rir un nuevo documento.

    En donde haremos una peque3ísima ta!la $ni siquiera es necesario darle formato

    de cuadrícula% como la de la imagen" con el número de alumnos en riesgo de

    repro!acin y los que no están en riesgo.

    2na v