¿CÓMO HA INFLUIDO EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA COMUNIDAD DE SANTOS REYES NOPALA?

Los documentos electrónicos hay hecho un gran cambio ya que

antes hablábamos de papel, tinta, corrector, lápiz y demás; ahora solo abrimos

Word y podemos hacer con más rapidez y eficacia lo que tiempo atrás ocupaba más

tiempo. 

Hay ventajas y desventajas sobre este nuevo tipo de documentos, aquí te

diremos cuáles son, además de sus características y sus funciones, empezando con

su definición:

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún

tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún

tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de

detectores de magnetización.

Los documentos electrónicos nacen con la creación de las primeras

computadoras pues se llaman documentos electrónicos a toda expresión en lenguaje

natural o imagen que sea resultado u obtenida mediante medios informáticos, los

primeros documentos fueron dados por las computadoras en los cálculos que hacían,

algunas máquinas por su modo de funcionar utilizaban tarjetas que pueden ser

consideradas como documentos que calculaban otros documentos, hoy en día la

definición de documentos informáticos se puede dar simplemente diciendo:

En resumen el documento electrónico debe entenderse como toda expresión

en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en

imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes

informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor

parte de los recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy

importante que se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte las

necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la

información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en

el sistema. Se pueden establecer tres características que deben cumplir los

documentos en ese sistema:

Ser accesibles y estar disponibles con facilidad, pero manteniendo la

seguridad en el almacenamiento.

Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos.

Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas

versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.

El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un

aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser

leídos directamente por el ojo humano.

El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el

que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la

obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la

información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a

manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad,

características fundamentales en la documentación de archivo.

La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no

es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se

modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que

permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura

interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el

creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.

La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada

cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo,

reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy

claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas

multimedia.

La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el

tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco

y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven

obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos

soportes a otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo

de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.

Características

Facilita el conocimiento de cada individuo ya que se dan a conocer beneficios

que te pueden dar al realizar un documento electrónico como:

Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas

etc.

Se opera desde un ordenador o PC

No tiene límite de caracteres.

Es virtual

Optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo

Eficacia de realizar transacciones en la información

Facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información

El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,

subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo

Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para: 

Modificar

Imprimir

Eliminar

Ventajas:• elimina el extravío de documentos.

• permite un rápido y fácil acceso a la información.

• resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

• controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

• Firmas digitales.

• permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

• resguarda la documentación.

• protege la información teniendo varios respaldos de la información.

• agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

• ordena de manera lógica los expedientes.

• permite una fácil distribución de documentos vía internet o intranet.

• protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los

mismos.

• reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

-los documentos electrónicos cuidan y ahorran espacio, son fáciles de modificar al

igual que fácil acceso, reproducción y distribución.

-la información se puede resguardar en varios documentos electrónicos

-se puede controlar el acceso a la información por niveles de seguridad

-se puede incrementar la productividad en una empresa pues son muy prácticos

-permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

-reducción del uso del papel, lo que evita gastos.

-mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible

-no se daña o deteriora el documento.

-puede transferirse de uno a otro dispositivo.

-puedes corregir tus faltas de ortografía.

-su manipulación es fácil.

La búsqueda de la información es dinamizada.

Facilita la recuperación y actualización de la información.

Se ahorra espacio ya que no necesita agrupación física.

Se reproduce de manera sencilla.

Posee gran capacidad de almacenamiento.

Desventajas:-se corre el riesgo de que la piratería se haga presente y, con ello, que los autores

carezcan de los beneficios que, por derecho, les corresponden.

-se requiere de protección y, por lo tanto, de los derechos de los autores y de los

lectores para que estos últimos puedan seguir teniendo acceso a información

confiable.

-no hay forma de que la información sea confiable.

-es necesario depurar los archivos frecuentemente.

-pérdida de la información por la manipulación.

-pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en la modificación.

-incompatibilidad de programas.

-no puedes tener un control de fiabilidad y autenticidad.

-la tecnología digital de imágenes es cambiante.

-costos en la adquisición de lectores.

-pueden ser copiados.

Su consulta es mediante una máquina específica (hablamos en este caso de la

computadora).

Se puede perder alguna información en el momento de migrar de una tecnología a

otra.