CARTA AL PATROCINADOR

1.

Escribe la carta en el formato adecuado. Si tienes un membrete oficial, úsalo para

darle autoridad a la carta. Escribe la fecha en la parte superior derecha y la

dirección del destinatario en la izquierda, en la línea de abajo. Deja algunas líneas

antes de escribir el saludo al destinatario con su nombre. Asegúrate de dejar

espacios entre los párrafos y un espacio para firmar a mano. Mira la carta de

ejemplo para darte una idea del formato.

1.

Preséntate. Comienza con una descripción de la empresa (si es una carta

corporativa) o de ti mismo (si es para solicitar patrocinio personal). Por ejemplo, tal

o cual empresa es una organización sin fines de lucro comprometida a rehabilitar...

3.

Explica claramente el evento y su finalidad. Proporciona detalles, como si saldrá o

no al aire, cuántas personas van a participar, a asistir, a escuchar o a ver, qué

invitados importantes se esperan, qué publicidad va a recibir, etc..

4.

Solicita el patrocinio. Escribe con cortesía, usando palabras flexibles, como “si” y

“podría”, asegurándote de mencionar tu agradecimiento (por ejemplo: "Le

estaríamos muy agradecidos si colaborara patrocinando nuestro evento...").

5.

Detalla las opciones de patrocinio. Si hay diferentes niveles de contribución,

detállalos, asegurándote de indicar exactamente qué recibirá a cambio el posible

patrocinador por cada precio (por ejemplo: una pancarta, un anuncio, un anuncio

en línea, la colocación del logotipo, etc.). Incluye los detalles adicionales, como el

tamaño o la cantidad de tiempo al aire, si es el caso. Es mucho más probable que

un patrocinador se comprometa a responder a una cantidad fija, que prometa a

ciegas darte cierta cantidad de dinero indefinida.

6.

Agradécele al lector por su tiempo. Agradecer en la parte inferior siempre es una

buena idea, pero es atrevido darle las gracias a alguien por su ayuda por

adelantado. En lugar de eso, agradécele por su tiempo; esto es lo único que

puedes estar seguro de haber recibido.

7.

Revísala muy bien para encontrar errores. Una carta descuidada o con faltas

ortográficas te hará parecer poco profesional, lo que hará que los patrocinadores

potenciales tengan más duda de contribuir a tu causa.

8.

Firma con tu nombre y, si corresponde, tu puesto oficial. No te olvides de firmar la

carta a mano en la parte superior de tu nombre impreso.

9. Si es posible, entrégala en persona. Esto le da un toque personal.

Como se patrocina

cómo desarrollar un plan de patrocinio

¿Cómo sabes cuánto pedir? Para calcularlo, primero determina cuánto dinero

quieres recaudar en concepto de patrocinio. Luego divide el total por los espacios

de exposición, incluyendo otros tipos de branding que puedes vender. Si pides un

precio demasiado bajo, lo venderás todo enseguida y desearás haber pedido más.

Si tus precios son demasiado bajos, el mercado te lo hará saber y te verás en el

brete de tener que ofrecer descuentos para vender lo que te queda de espacio, lo

que podría provocar el enfado de los que reservaron temprano pagando el precio

sin descuento.

Cómo comercializar tu plan de patrocinio

Si has celebrado el evento anteriormente y dispones de estadísticas sobre el

número de asistentes y su composición demográfica, vas viento en popa. Los

patrocinadores potenciales siempre quieren saber cuántos posibles contactos (de

calidad) pueden hacer a cambio de su inversión. Si es la primera vez que

organizas el evento, será más difícil captar a patrocinadores, así que debes

considerar la posibilidad de dejarlo en manos de terceros. Las empresas que

desarrollan planes de patrocinio suelen cobrar un porcentaje, por lo que no hay

riesgo y podrías generar unos ingresos bastante más sustanciosos para tu reunión

o eventos que si te hubieras encargado tú mismo de buscar patrocinio.

Técnicas de ventas

A las empresas no les gusta quedarse fuera si la competencia participa. Si Chevy

descubre que Ford va asistir a un evento o patrocinarlo, Chevy querrá tener una

presencia más grande y vistosa en el mismo. También tiene sus desventajas: a las

empresas les encanta la exclusividad, pero procura que te sea rentable. Puedes

ofrecer a Pepsi la oportunidad de firmar un acuerdo de patrocinio al nivel más

elevado y garantizarles exclusividad si aceptan el trato, lo que supone dejar fuera

a la competencia. En los planes de patrocinio que llevo personalmente, suelo

ofrecer exclusividad a empresas que se comprometen a firmar un contacto de

patrocinio al nivel más elevado. De lo contrario, me perjudicaría a mí misma a la

hora de buscar a otros patrocinadores. Si buscas a patrocinadores para una

convención de millonarios y ofreces la exclusividad al primer banco que se

compromete a cualquier nivel, perderás la oportunidad de llenar tu zona de

exposición con otros 12 bancos.

Fomenta la lealtad de los patrocinadores

Cualquier plan de patrocinio bien concebido ha de incorporar algo con el que

premiar a los patrocinadores que participan año tras año. En el caso de los planes

de patrocinio anuales, para empezar contacta con el patrocinador del año anterior

a fin de ofrecerle la oportunidad de ser el primero en estudiar las oportunidades

de patrocinio disponibles para este año y de reservar con descuento mucho antes

de solicitar el patrocinio de nuevas empresas. Esto ayuda a crear una sensación

de privilegio y hace que tus patrocinadores más leales se sientan valorados. No

obstante, que sepan que esta oferta se mantendrá durante un mes (o el plazo que

más te convenga), lo que ayudará a acelerar la toma de decisiones por su parte.

Al cabo de este período, algunos de los patrocinadores habrán renovado sus

acuerdos, lo que te permitirá publicar sus logotipos en tu sitio web o folleto. A los

patrocinadores les encanta la visibilidad adicional y los que han repetido

reforzarán tu credibilidad cuando solicites patrocinios de nuevas empresas que no

están familiarizadas con tu evento.

Sé creativo

No hay ningún problema con clasificar de bronce, plata y oro tus niveles de

patrocinio, ya que resulta funcional. Todo el mundo entenderá la diferencia entre

los distintos niveles. Pero si tu empresa lo permite, ¿por qué no haces algo más

divertido? Desarrollé un plan de patrocinio para un evento en Las Vegas cuyos

niveles llevaban los nombres de los miembros del Rat Pack. A varios

patrocinadores les chiflaba enviarme correos electrónicos preguntándome sobre

su patrocinio Frank Sinatra o Sammy Davis Jr. Trabajo con otros organizadores

que firman cada año docenas (o incluso cientos) de acuerdos de patrocinio para

sus empresas y a veces les cuesta recordar si tienen un nivel bronce o plata en

éste u otro evento, pero si el nivel se denomina Dean Martin, es difícil olvidarlo.

No te limites a vender lo básico Un plan de patrocinio debe contemplar una serie

de beneficios escalonados dependiendo del coste, pero no pases por alto las

oportunidades adicionales para el patrocinio. Todas las empresas quieren la

oportunidad de hacer una presentación, de exponer su marca o de tener acceso a

la lista de correos electrónicos de los asistentes (asegúrate de informarles durante

el proceso de inscripción y ofréceles la oportunidad de darse de baja, a no ser que

sean empleados de tu empresa). No obstante, recomiendo a mis clientes que

ofrezcan la posibilidad de hacer una presentación sólo a los patrocinadores

principales a fin de evitar que sus eventos se conviertan en certámenes

comerciales de tres días de duración.

Tus artículos de acreditación son vehículos de branding muy atractivos para los

patrocinadores porque todos los asistentes los reciben. Las cintas de

acreditaciones son tremendamente populares con los patrocinadores –casi

siempre son los primeros artículos en venderse (a prácticamente cualquier precio)

cuando dirijo una campaña. ¿Vas a incluir regalos para los asistentes? En caso

afirmativo, considera la posibilidad de incluir el logo de un patrocinador para

compensar el coste. Si cuentas con el patrocinio de una empresa, acaso puedes

permitirte el lujo de regalar lápices USB de 1GB en vez de 256MB o polos en lugar

de camisetas. ¿Vas a implementar iniciativas verdes? En tal caso ofrécele la

oportunidad a un patrocinador de exponer su logotipo en los bidones de agua

reciclables y a otro de hacer lo mismo en los dispensadores.

Saca el mayor rendimiento de tu dinero

Si trabajas con un presupuesto muy ajustado, con el patrocinio puedes reducir al

mínimo los gastos de tu reunión o evento. Por ejemplo, puedes cobrar 10.000

dólares por el patrocinio de un almuerzo con servilletas exhibiendo el logotipo del

patrocinador, que acaso te costarán unos cientos de dólares, además de ofrecerle

la oportunidad de hacer una presentación durante el mismo. Alternativamente,

puedes cobrar a dos empresas, que sean competidores directos, 7.500 dólares

cada uno para patrocinar dicho almuerzo, incluyendo el logotipo de ambas en las

servilletas, y de este modo duplicar tus ingresos.

Evita los errores de principiante

Aunque sea tentador, no solicites el patrocinio a demasiadas empresas. A nadie le

gusta que la sala de reuniones se parezca a Times Square, llena de luminosos y

branding. Distrae a los asistentes, irrita a los patrocinadores y puede rebajar el

valor de tu reunión. Si no se pueden ver las paredes, diapositivas o señales por los

logotipos, quizá hayas ido demasiado lejos. Es mejor limitar el número

patrocinadores y cobrarles más. ¿Se acuerdan de las Olimpiadas de Los Ángeles

de 1984? Si a miles de patrocinadores se les concede el honor de ser "el

patrocinador oficial de las Olimpiadas de 1984", al final y al cabo no hay honor

alguno.

TRABAJO DE: CARTA AL PATROCINADOR

PRESENTADO POR: RAYLING NAVAS

INSTRUCTOR: LUIS CARLOS SAN MARTIN

COMPETENCIA: MANEJAR LOS CONTACTOS COMERCIALES DE

ACUERDO CON LAS ACTIVIDADES DE MERCADEO

FICHA: 659528

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA SENA

BARRANQUILLA –ATLÁNTICO

OCTUBRE 16 2014