Por Eduardo Kirchuk - Inteligencia yTecnologa S.A.

Cmo y por qu insertar erPs en las pymEs

2Cmo y por qu insertar ERPs en las PYMESPor Eduardo Kirchuk - Inteligencia yTecnologa S.A.

Planificacin estratgica

Qu es el sistema de informacin y control?

La incidencia de la tecnologa de la informacin en los negocios va tomando cada vez mayor preponderancia. Los hbitos de los consumidores van cambiando, as como su propia educacin. La posibilidad de establecer comunicaciones empresarias con cualquier consumidor del planeta y concretar negocios estableciendo interfaces computarizadas ha de continuar cambiando la forma de comerciar.

Sin embargo, cmo hacen las organizaciones que vienen evolucionando de culturas anteriores?, cmo se produce el cambio para alcanzar la posibilidad de mirar este nuevo mundo?, cmo se condice esta realidad con una organizacin con recursos escasos, dnde apenas se puede sostener un esquema de informacin precario, muchas veces basado ms en la intuicin que en la ciencia?, cmo se logra para una pequea empresa dar satisfaccin a la creciente integracin con clientes de mayor tamao que exigen el cumplimiento de estndares de procesos y calidad de nivel mundial?

El inicio pasa por aspectos de mentalizacin, descubrir la realidad de cada mercado, identificar la real insercin de la actividad propia en el mundo de los negocios, el deseo de progresar y asumir la necesidad de crecer o desaparecer. Es decir, la empresa que apunte a fortalecerse debe canalizar los esfuerzos por mltiples caminos simultneos:

Implementacin de la estrategia, para lo cual deber basarse en un sistema deinformacin y control que de sustento a la operacin y permita evaluar los desvos. Apoyo al cambio cultural -lo que en la jerga administrativa se denomina changemanagement.

En general se trata de un tema conocido para la mayora de los Gerentes y propietarios de Pymes. Nos referimos al alcance de la definicin de sistema de

Algunos aspectos bsicos referidos a la implementacin de la estrategia:

3La reingeniera de los procesos

Especificacin del contexto Pyme

Cuando la empresa aborda un proceso de cambio tecnolgico debe distinguir entre la necesidad especfica en el terreno de la tecnologa computacional o abarcar tambin la propia reingeniera de todos o algunos de los procesos de negocio.

En el terreno de la mejora de los procesos administrativos se ha introducido esta denominacin al concepto de repensar la organizacin de nuevo, sin preconceptos vlidos ms que incorporar la realizacin de funciones que aporten efectivo valor agregado a la luz del cliente de la empresa.

En general, la reingeniera se debe orientar a estructurar toda la organizacin detrs de los procesos de negocios, estableciendo reas que contengan en s la ejecucin de todo el proceso, de punta a punta. Esto evita los denominados pases laterales entre distintos responsables de la misma organizacin, pero de reas distintas, con lo que esto implica en cuanto a prdida de tiempo.

El mejoramiento de los procesos est ntimamente ligado al nivel de soporte de los sistemas de informacin. Es impensable resolver las actividades administrativas sin un adecuado soporte informtico.

La interaccin entre sistema de informacin computarizado y la reingeniera se potencia, en la medida que los sistemas de informacin incorporan las prcticas de negocios ms generalizadas y globalmente aceptadas, entonces sugiriendo el camino para una buena organizacin.

Decimos que el contexto Pyme es particular ya que en trminos generales se imponen las exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones mayores en trminos de recursos.

ExigenciasCumplimiento de niveles de calidadCumplimiento de fechas de entrega comprometidaSatisfaccin inmediata de necesidades emergentesMenores mrgenes brutos de utilidadRestriccionesFalta de crdito bancario accesibleFalta de crdito comercial

informacin y control. Todos los procesos y procedimientos involucrados en mantener la organizacin en funcionamiento, con realimentacin a travs de su propia produccin de informacin y mediante el control de los parmetros vitales cuyos valores deben permitir advertir de situaciones extremas que requieren medidas correctivas.

4Falta de profesionalizacin de la propia estructuraFalta de masa crtica para abordar proyectos innovadores

Qu involucra esto, en trminos de tecnologa de la informacin?

Adicionalmente debemos agregar que la Pyme no cuenta con recursos especializados para:

Decimos que el contexto Pyme es particular ya que en trminos generales se imponen las exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones mayores en trminos de recursos.

Sin embargo, sus equipos fallan tanto o ms que el de las grandes empresas y los imprevistos en trminos de necesidad de informacin son cada vez ms habituales.

Debemos transmitir entonces, cual es la propuesta para las Pymes, con esta necesidad creciente de involucrarse con la mejora de la tecnologa de la informacin, pero a la vez sufriendo un contexto particularmente limitante en recursos.

Como lo hemos dicho en la introduccin, creemos que inicialmente se trata de mentalizarse que el cambio puede y debe producirse. Identificado obviamente el foco del negocio propio, se debe evaluar entonces la forma en que la tecnologa de la informacin habr de ayudar a conseguir los objetivos. Este anlisis inicial es indelegable de los responsables ms importantes de la Empresa: propietarios, Gerentes Generales, etc.

Necesidad de establecer intercambio electrnico de informacin conclientes/proveedoresNecesidad de incorporar a los sistemas aspectos de control que antes no eran necesarios (ej.: trazabilidad de partidas)Agilidad para respuesta inmediataNecesidad de eliminar activos inmovilizados a travs de su reconocimiento porel sistema de informacinAdecuados sistemas de costos para ajustar los clculos de rentabilidad por cliente, producto, etc.

1. Administrar la red (red informtica)2. Administrar la base de datos3.Mantener dispositivos redundantes en los componentes para prever eventuales fallas4. Establecer planes de contingencias ante eventuales sucesos5.Mantener los niveles de seguridad adecuados sobre todos los elementos6. Implementar con facilidad cambios a los sistemas o generar respuestas a consultas espontneas sobre la base de datos

5 La propuesta siguiente ser entonces la alianza estratgica con el consultor y/o con la empresa de software que tenga capacidad y vocacin para asociarse en el proceso de cambio necesario. Es decir, la Direccin de la empresa deber establecer los objetivos en trminos de negocios. De ah en ms el aliado deber tener capacidad para conducir el cambio, diagnosticar y establecer el nuevo sistema de informacin y control, mantenerlo en produccin y controlar las eventuales contingencias que pudieran ocurrir. La alianza es un ida y vuelta constante, donde el principal elemento para su sostenimiento es la confianza. Esta confianza solo se logra a travs de acuerdos claros.

Mediante estos mecanismos se implementa un verdadero outsourcing del control de los sistemas de informacin. Obviamente que existen formas intermedias de implementar la tercerizacin, donde la empresa se reserva parte de las actividades para s. Es evidente que no se puede establecer una regla aplicable para todos los casos.

En cualquier caso lo importante es remarcar el requerimiento a nivel de solucin de software que este enfoque implica. Dada la violenta evolucin de la tecnologa, la recomendacin pasa, en trminos generales, por alinearse con una empresa de software que d sostenimiento a una aplicacin pre planeada, con evolucin tecnolgica y funcional propia. Esto no es ni ms ni menos que el mundo del ERP.

Button 49: Button 50: Button 51: Button 52: Button 53: Button 54: Button 39: Page 2: Page 41:

Button 41: Page 2: Page 41:

Button 43: Page 2: Page 41:

Button 45: Page 2: Page 41:

Button 47: Page 2: Page 41:

Button 40: Page 3: Page 51:

Button 42: Page 3: Page 51:

Button 44: Page 3: Page 51:

Button 46: Page 3: Page 51:

Button 48: Page 3: Page 51: