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Instituto de Profesionalizacin

del Servidor Pblico

Direccin de Formacin Laboral

Metodologa para la deteccin de

necesidades de capacitacin

Documento de trabajo

Marzo 2007

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Instituto de Profesionalizacin del Servidor Pblico Direccin de Formacin Laboral

Documento de trabajo 01

Marzo 2007

Tema: Deteccin de Necesidades de Capacitacin y su importancia

En qu se debemos capacitar? Esta es una pregunta que de manera constante nos hacemos en

las instituciones cuando existe la preocupacin por obtener mejores resultados en la misma, y .de

hacer ms productivo el trabajo.

En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar

necesidades de capacitacin. Desgraciadamente, una de las prcticas ms frecuentes para el caso

es creer en la intuicin y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo que parecera ser

til para los propsitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se practica el modelo de

oferta de capacitacin, es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o

talleres ms econmicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicacin.

Una forma ms especfica de determinar qu acciones de formacin son las pertinentes para que

el personal mejore sus habilidades y conocimientos, es la que se basa en una metodologa

cientfica denominada: Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC).

Qu es la DNC?

Es el proceso que permite obtener informacin sobre las reas de oportunidad en cuanto a

conocimientos y habilidades, o bien en cuanto a capacidades que los Servidores Pblicos

requieren desarrollar o fortalecer para mejorar su trabajo. ERs decir es un anlisis por el podemos

determinar:

En qu?

Cundo?

A quien capacitar?

Cunto?

Con qu profundidad?

De qu tipo sern los conocimientos y habilidades que hay que desarrollar?

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Si son organizacionales, ocupaciones, individuales, presente y/o futuras?

Cundo hacer un DNC?

La atencin hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organizacin.

Desviaciones en la productividad.

Cambios culturales, en polticas, mtodos o tcnicas.

Baja o Alta de personal.

Cambios de funcin o de puesto.

Solicitudes del personal.

Cmo hacer una DNC?

Existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de Necesidades de

Capacitacin, pero entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

1. Establecimiento o identificacin de la Situacin Ideal (SI)

Que en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de

acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que defina la situacin

ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a:

Descripcin de puestos

Manuales de procedimientos y de organizacin

Proyectos estratgicos de la institucin

Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).

2. Descripcin de la situacin real (SR)

Referida a los conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de

acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que defina la situacin

real, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada

persona) por parte de:

Jefe inmediato

Supervisores

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Personal involucrado con el puesto.

Estas personas debern aportar datos de precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a

conocimientos, habilidades y actitudes).

Para ello nos debemos auxiliar de algunos instrumentos como son los cuestionarios, entrevistas,

guas de observacin y lista de cotejo.

Tambin podemos recurrir a los reportes de desempeo, informes de productividad, buzn de

quejas y sugerencias entre otros.

3. Anlisis comparativo entre la situacin ideal y la real

Una vez identificadas la situacin real e ideal, se contrastan y se verifica la brecha que existe entre

lo real y lo ideal en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes, esto exige un anlisis

relacional de todos los datos que se obtienen a travs de los instrumentos de investigacin con las

fuentes documentales, como el descriptivo y perfil de puesto, normas de competencia, plan

estratgico, etc.

4. Establecimiento de estrategias

Detectadas las necesidades de capacitacin o formacin del personal encuestado, se define de

qu manera se atendern dichas necesidades, qu capacitacin se deber impartir, con quin,

cundo de acuerdo a prioridades. Toda esta informacin es parte de insumo que requiere para

elaborar el informe de la DNC, que no slo incluye las necesidades detectadas sino tambin las

alternativas o acciones a seguir para atenderlas.

5. Elaboracin de informe de los resultados de la DNC

Un informe detallado de los resultados de la DNC debe contener:

1. Ttulo del estudio

2. Fecha de elaboracin

3. Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)

4. ndice del documento, con la paginacin respectiva

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5. Introduccin. Breve explicacin de cmo encontrar el lector estructurado el documento.

6. Justificacin. Explicar por qu se realiza la DNC, cual es su utilidad y objetivo.

7. Alcance: Explicar que reas y personal abarca y por qu.

8. Metodologa: Explicar cmo se realiz la deteccin de necesidades, con qu instrumentos,

que pasos se siguieron para analizar la informacin

9. Resultados de cada una de las partes de la investigacin, usualmente se presenta en

grficas o tablas.

10. Discusin de los resultados. Esto es, interpretacin de los resultados obtenidos.

11. Conclusiones generales. Presentar una lista de las acciones sugeridas basadas en los

resultados obtenidos:

Capacitacin recomendada

Recomendaciones que no se refieran a la capacitacin.

12. Apndices: Son los anexos que soportan la informacin del reporte, que pueden ser los las

matrices de datos e instrumentos utilizados.