COMITÉ EXTENSION OFICIAL

COMPENDIO LOCAL

Reglamento Interno revisado y actualizado de acuerdo a las disposiciones de la Asamblea General Legislativa de Miembros Pleno Derecho del Comité Extensión Oficial

LATINA y accesorio al Compendio Regional de AIESEC en Centro América Sur

Panamá, desde el 15 de octubre de 2011

CONTENIDO TITULO 1: ORGANIZACION ...........................................................................................................................5 CAPÍTULO 1: Nombre, Naturaleza e Ideología ...............................................................................................5 CAPÍTULO 2: Referencias Legales .................................................................................................................5 CAPÍTULO 3: Logotipos y Membretes de AIESEC y del OE LATINA ............................................................5 TÌTULO II: MIEMBROS ..................................................................................................................................6 CAPÍTULO 1: Miembros ..................................................................................................................................6 DE LOS MIEMBROS........................................................................................................................................6 FORMAS DE ADQUIRIR LA MEMBRESÌA EN EL OE LATINA…..................................................................6 EVALUACIONES DE DESEMPEÑO...............................................................................................................6 CAPÍTULO 2: Estado o Estatus de los Miembros...........................................................................................7 ESTATUS DE LOS MIEMBROS ......................................................................................................................7 CAPÍTULO 3: Clasificación de los Miembros, Alumni, Ex Miembros y No Miembros.....................................7 MIEMBROS DEL OE LATINA…......................................................................................................................7 PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO ENTRANTES (INTERNS) ..................................................................7 EMBAJADORES CULTURALES (CEEDERS) ................................................................................................8 ALUMNI ...........................................................................................................................................................8 EX-MIEMBROS ...............................................................................................................................................8 FORMAS DE PERDER LA MEMBRESÌA .......................................................................................................8 CAPÌTULO 4: Derechos y Deberes de Miembros según su Clasificación ......................................................8 DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DEL OE LATINA.................................................................8 DERECHOS DE LOS INTERNS ......................................................................................................................9 DERECHOS DE LOS EPs ............................................................................................................................10 DEBERES DE LOS INTERNS Y LOS EPs ...................................................................................................10 DERECHOS Y DEBERES DE LOS CEEDERS ............................................................................................10 TITULO III: ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ..................................................................................10 CAPÍTULO 1: Junta Ejecutiva (EB) y Áreas Funcionales .............................................................................10 COMPOSICIÓN DEL EB ...............................................................................................................................11 PERIODO Y TRANSICIÒN DEL EB ..............................................................................................................11 DE LA ELECCIÓN Y PERIODO DEL LCP Y LOS LCVPs.............................................................................11 FUNCIONES BÀSICAS DEL EB....................................................................................................................12 CESACIÓN DEL CARGO DE MIEMBRO DEL EB........................................................................................12 PUESTOS VACANTES EN EL EB ................................................................................................................12 CAPÍTULO 2: Comités Organizadores (OCs)................................................................................................13 COMITÉS ORGANIZADORES......................................................................................................................13

CAPÍTULO 3: Gerentes de Cuentas (Account Managers) ............................................................................13

CAPÍTULO 4: Padrinos de Interns (Buddys)..................................................................................................13 CAPÌTULO 5: Junta Asesora Local (Board of Advisors-BOA) ......................................................................13 CAPÍTULO 6: Requisitos para la Postulación y Ejecución de los Cargos, Posiciones y Puestos..................14 SOBRE LAS DESCRIPCIONES DE RESPONSABILIDADES (JOB DESCRIPTIONS-JD)..........................14 SOBRE LAS APLICACIONES .......................................................................................................................14 PARA SER LCP .............................................................................................................................................14 PARA SER LCVP ..........................................................................................................................................14 PARA SER TL, OCP y OCVP........................................................................................................................15 PARA SER MIEMBRO DEL BOA ..................................................................................................................15 PARA SER AM...............................................................................................................................................15 PARA SER BUDDY.......................................................................................................................................15 CAPÍTULO 7: Funciones Básicas de Cargos, Posiciones y Puestos ...........................................................15 FUNCIONES BÀSICAS DEL LCP .................................................................................................................15 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS LCVPs Y COORDINADORES ..................................................................16 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS TLs ...........................................................................................................16 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS OCPs.........................................................................................................17 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS MIEMBROS DE LA BOA ..........................................................................17 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS ACCOUNT MANAGERS...........................................................................17 FUNCIONES BÀSICAS DE LOS BUDDYS ..................................................................................................18 TITULO IV: ASAMBLEAS Y REUNIONES LOCALES ..................................................................................18 CAPÍTULO 1: Asamblea General Legislativa ................................................................................................18 ASAMBLEA GENERAL LEGISLATIVA..........................................................................................................18 VOZ Y VOTO.................................................................................................................................................18 QUÓRUM.......................................................................................................................................................19 LA MESA .......................................................................................................................................................19 MOCIONES ...................................................................................................................................................19 TIPOS DE MOCIONES .................................................................................................................................19 APERTURA O DISCUCIÒN DE UNA MOCIÒN............................................................................................20 CAPÍTULO 2: Reuniones Locales del OE LATINA ........................................................................................20 REUNIONES LOCALES DEL OE LATINA.....................................................................................................20 TITULO V: DE LAS POLÍTICAS ESPECIALES.............................................................................................20 CAPÍTULO 1: Políticas Especiales ................................................................................................................20 MANEJO DEL TALENTO (TM) .....................................................................................................................20

EXTERNAL RELATIONS (ER) ………………………………………………………..........................................21 COMUNICACIÓN (COMM) ............................................................................................................................22

FINANZAS (F) ................................................................................................................................................23 CUENTAS BANCARIAS................................................................................................................................24 ADELANTO DE LA AYUDA ECONÓMICA DE LOS PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO

ENTRANTES.................................................................................................................................................25

DEVOLUCIÓN DE DINERO A LAS ORGANIZACIONES y PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO

SALIENTES POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS.............................................................................25

APOYO ECONÓMICO PARA MIEMBROS EN CONFERENCIAS ...............................................................25 VIÁTICOS ......................................................................................................................................................25 REEMBOLSOS ..............................................................................................................................................25 POLÍTICAS FINANCIERAS DEL OE LATINA................................................................................................26 ASUNTOS LEGALES (L) ..............................................................................................................................26 INTERCAMBIOS SALIENTES (OGX) ...........................................................................................................27 TITULO VI: CLÁUSULA DE LA REFORMA..................................................................................................27

TITULO 1: ORGANIZACION

CAPÍTULO 1: Nombre, Naturaleza e Ideología

Artículo.1 El Capítulo de AIESEC en Centro América Sur y en Panamá se denominará como COMITÉ EXTENSIÓN OFICIAL LATINA, en adelante OE LATINA, que acatará las normas establecidas por AIESEC INTERNACIONAL y cuya ejecución no contravenga las disposiciones panameñas. La Universidad Latina de Panamá reconoce al OE LATINA el carácter de Asociación Estudiantil por medio del Convenio Marco de Cooperación e Intercambio Estudiantil, por lo que se rige además bajo los estatutos correspondientes en LA LATINA y en lo concerniente a su ejecutoria en esta institución, el cual responde a la Coordinación de Asuntos Estudiantiles. Artículo.2 La Naturaleza e Ideología de la Asociación serán las contempladas en el Compendio de AIESEC en Centro América Sur.

CAPÍTULO 2: Referencias Legales

Artículo.3 Para efectos de referencias legales, la Asociación Internacional de Estudiantes en Ciencias Económicas y Comerciales (AIESEC), cuya fecha de fundación es el 19 de noviembre de 1981 y está en la escritura diez mil cuatrocientos treinta y tres (10433) en el Registro Público de la República de Panamá en la Sección de Micropelículas (Persona Común) en el rollo 304, ficha C-001226, imagen 0037. Para efectos del Ministerio de Gobierno, La Personería Jurídica fue otorgada mediante la resolución #658 por medio del Ministerio de Gobierno y Justicia y fue reinscrita con el número 139 el 10 de diciembre de 2010 en el Registro de Personerías Jurídicas del Ministerio de Gobierno como una entidad que se dedicará a promover el entendimiento y la interacción a nivel nacional e internacional a través de la relación de programas que sirvan como medio de enlace entre los sectores empresarial, público y estudiantil; para colaborar en la formación de nuestros futuros profesionales. Para efectos del Ministerio de Economía y Finanzas, AIESEC tiene como número de Registro Único de Contribuyente (RUC) 304-0037-C001226 y Dígito Verificador (DV) 14, como una asociación sin fines de lucro. Para efectos del Ministerio de Educación, mediante Resuelto 1708 del 10 de octubre de 1984 se reconoce para los efectos consignados en el acápite a) del Parágrafo 1, del artículo 697 del Código Fiscar, modificado por el Artículo 1º de la Ley 76 del 20 de septiembre de 1973 a “LA ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES EN CIENCIAS ECONÓMICAS Y COMERCIALES”, como una Entidad Cultural Educativa sin fines de lucro. Artículo.4 Todos los acontecimientos y decisiones que se efectúen en una Asamblea General Legislativa, se hará constar en un Acta. A más tardar quince (15) días calendario después de terminada una Asamblea General Legislativa en donde se hayan aprobado cambios al presente Compendio, el o los encargados legales de manejar la adecuación o corrección del Compendio, deberán entregar el mismo con la correcciones aprobadas a la Junta Ejecutiva (EB), quienes deberán constatar que los cambios se hicieron correctamente según las actas en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. En el caso de identificar algún error, tendrán que comunicarlo a los encargados para la corrección del mismo, repitiendo el proceso anteriormente descrito.

CAPÍTULO 3: Logotipos y Membretes de AIESEC y del OE LATINA

Artículo.5 El logotipo y membrete (Descriptor) de AIESEC serán los últimos aprobados por la Plenaria Global (IPM) y se constituyen en un emblema de esta, que se debe respetar y salvaguardar como patrimonio de la misma. Los mismos serán de uso exclusivo de los miembros. El uso de los mismos por parte de los miembros del OE LATINA será responsabilidad del Presidente y/o del encargado de la publicidad y las comunicaciones del OE LATINA.

Artículo.6 El logotipo y emblema del OE LATINA se debe respetar y salvaguardar como su patrimonio local. Para modificación, sustitución o eliminación del mismo, se deberá realizar por decisión de la Junta Ejecutiva (EB) con previa concurso y aceptación de las propuestas de parte de miembros. El logotipo y emblema del OE LATINA vigente es el aprobado en la reunión de la Junta Ejecutiva (EB) realizada en Panamá, en el año 2011, cuyo diseño es el siguiente:

Artículo.7 El logotipo será de uso exclusivo de los miembros del OE LATINA y la utilización por parte de otras entidades de AIESEC o personas externas a la Asociación deberá ser aprobada por escrito por la Junta Ejecutiva (EB), cuya administración y fiscalización será responsabilidad del encargado de la publicidad y las comunicaciones del OE LATINA, quien aclarará dudas sobre la utilización y presentación de los mismos. Artículo.8 Si existiese un mal manejo por parte de un miembro del OE LATINA de cualquier logotipo o membrete de las entidades de AIESEC, se recurrirá en la aplicación de una sanción inmediata según lo defina la Junta Ejecutiva, tomando en cuenta la opinión del encargado de publicidad y las comunicaciones sobre el alcance del daño causado. El miembro deberá ser informado de inmediato y podrá presentar pruebas que demuestren lo contrario en un periodo no mayor a cinco días hábiles posteriores. En caso de un problema de mayor perjuicio a AIESEC, podrá ser demandado de acuerdo a las leyes panameñas.

TÌTULO II: MIEMBROS

CAPÍTULO 1: Miembros

DE LOS MIEMBROS

Artículo.9 El OE LATINA estará conformado por un número variable de miembros de acuerdo con la capacidad organizacional del mismo, sujeto a las políticas de AIESEC INTERNACIONAL, que hasta el momento sólo podrá estar conformados por jóvenes universitarios y recién graduados de estudios superiores no mayores de 30 años.

FORMAS DE ADQUIRIR LA MEMBRESÌA EN EL OE LATINA

Artículo.10 Para ser miembro del OE LATINA es requisito someterse al proceso de selección establecido por el OE LATINA. La selección estará enfocada en perfiles que demuestren las cualidades del modelo de competencias y agentes de cambio establecidos por AIESEC INTERNACIONAL. Para tal fin y en el proceso ordinario de reclutamiento, deberá pasar por el proceso de diligencia de aplicaciones, entrevistas, taller de liderazgo, un Seminario Introductorio (SI) y la firma de un contrato de inscripción. El proceso extraordinario (On Going) de reclutamiento será el estipulado y el aprobado por decisión de la Junta Ejecutiva (EB) con la firma de un contrato de inscripción. Además podrán ser miembros los que estén participando de programas específicos que gestione el OE LATINA.

EVALUACIONES DE DESEMPEÑO

Artículo.11 Se evaluará a los miembros de manera trimestral para determinar el nivel de actividad de cada uno, de manera tal que se pueda clasificar según su estatus con base a un modelo regional vigente. Parágrafo: El incumplimiento de este procedimiento representará una anulación temporal a su estatus de pleno derecho.

CAPÍTULO 2: Estado o Estatus de los Miembros

ESTATUS DE LOS MIEMBROS

Artículo.12 La clasificación que podrán tener los miembros del OE LATINA según su estatus será: a) Miembro Pleno Derecho: serán los miembros que tienen derecho a tener voz y voto en las

decisiones en Asamblea General Legislativa. b) Miembro Activos: son los miembros que están en la Asociación, mas no cumplen con los

requisitos de su cargo a cabalidad; pero que tienen una oportunidad de mejorar su estado. c) Miembro Moderadamente Activo: son los miembros que no muestran un alto nivel de

participación e interés en la gestión pero que aun así colaboran en su medida de las posibilidades, los cuales tienen una oportunidad de mejorar su estado.

d) Miembro Inactivo: son los miembros que están por cumplir los 2 meses de ausencia

participativa, y por ello se les interpreta la renuncia tácita a sus responsabilidades dentro de la Asociación, siendo expulsados automáticamente.

Los criterios a tomar en cuenta son diferentes dependiendo de la etapa de la Experiencia de AIESEC (@XP) en la que esté la persona. Sin embargo, si la persona lleva menos de tres meses en una etapa se le evalúa de acuerdo a la etapa anterior. Los encargados del manejo del talento serán los responsables de mantener los estatus actualizados de manera trimestral.

CAPÍTULO 3: Clasificación de los Miembros, Alumni, Ex Miembros y No Miembros

MIEMBROS DEL OE LATINA

Artículo.13 Se entenderá como miembro del OE LATINA al miembro que ha pasado por un proceso de ingreso al Comité y que tenga una responsabilidad específica y/o que participe en la gestión del OE LATINA.

PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO ENTRANTES (INTERNS)

Artículo.14 Para el OE LATINA, los Participantes de Intercambio entrantes, en adelante Interns, son los jóvenes que se integran a la vida en Panamá por un lapso mínimo de un mes y medio a un máximo de dieciocho meses, debido a que están participando del Programa Internacional de Intercambios de AIESEC en una Organización. En función de la calidad del intercambio, serán responsables de los Interns el equipo que maneje los intercambios entrantes.

PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO SALIENTES (EXCHANGE PARTICIPANTS - EPs)

Artículo.15 Para el OE LATINA, los Participantes de Intercambio salientes, en adelante EPs, son los miembros que están por participar del Programa Internacional de Intercambios de AIESEC en otro país. En función de la calidad de su estadía en el comité y de su partida,

serán responsables de los EPs el equipo que maneje de los intercambios salientes (OGX) y Manejo de Talento (TM).

EMBAJADORES CULTURALES (CEEDERS)

Artículo.16 Los Embajadores Culturales, en adelante Ceeders, son las personas provenientes de otros entes de AIESEC que se encuentran transitoriamente con una responsabilidad específica en el OE LATINA, los cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser reconocido como tal por la Junta Ejecutiva del OE LATINA. b) Haber sido asignado a desempeñar una responsabilidad específica en el OE LATINA. c) Poseer una descripción detallada del trabajo. d) Comprometerse a cumplir con todas las obligaciones e) Estar registrado en la plataforma de AIESEC.

ALUMNI

Artículo.17 Es considerado Alumni del OE LATINA, aquel que cumple con los siguientes criterios mínimos: a) Haber sido un Miembro en Pleno Derecho del OE LATINA. b) Haber tenido una o más responsabilidades que en total sumen un mínimo de dieciocho (18) meses en el OE LATINA o un año como parte de la Junta Ejecutiva; c) Haber asistido a un mínimo de dos Conferencias Regionales organizadas por el Comité Miembro. d) Haber estado registrado en la plataforma e) Haber sido reconocido como tal por medio de aprobación de Junta Ejecutiva. f) Tener una constancia/identificación por escrito de dicha aprobación.

EX-MIEMBROS

Artículo.18 Son ex-Miembros las personas que fueron Miembros del OE LATINA y salieron del mencionado comité antes de completar los requisitos suficientes para ser considerado Alumni.

FORMAS DE PERDER LA MEMBRESÌA

Artículo.19 Sólo se contemplarán las formas de perder la membrecía por: a) Retiro voluntario por escrito debidamente justificado con quince (15) días hábiles de

anticipación. b) Carta de expulsión debidamente justificada y aprobada por la Junta Ejecutiva (EB)

después de previo aviso escrito con quince (15) días hábiles de anticipación. Admite recurso de reconsideración por escrito a juicio de esta.

c) Expulsión por omisión de participación, que se presumirá si el miembro es clasificado como Miembro Inactivo.

d) Haber sido aprobado como ALUMNI.

CAPÌTULO 4: Derechos y Deberes de Miembros según su Clasificación

DERECHOS Y DEBERES DE LOS MIEMBROS DEL OE LATINA

Artículo.20 Son derechos de los miembros del OE LATINA: a) Recibir información sobre los objetivos y actividades de la organización;

b) Recibir un número apropiado de capacitaciones de alta calidad, que ayuden a desarrollar las competencias y habilidades personales y profesionales así como obtener todas las herramientas necesarias para realizar el trabajo dentro de la Asociación;

c) Tomar parte activa de las programaciones de las diferentes actividades, incluyendo asambleas generales y actividades de aprendizaje organizadas en la Asociación;

d) Tener un seguimiento constante y apoyo adecuado a cargo de un mentor o “padrino”, del Área al cual pertenezcan y/o de su VP correspondiente, durante el tiempo que permanezca en la Asociación y cuantas veces sea necesario;

e) Ser evaluados al menos una vez semestralmente en términos de desempeño y competencias;

f) No ser discriminado ya sea por raza, color, sexo, creencia, religión, orientación sexual, nacionalidad u origen étnico, o cualquier otro que sea utilizado como motivo de discriminación.

g) Denunciar ante la EB del OE LATINA cualquier acto o comportamiento que vaya en contra de los intereses de la organización y de la naturaleza e ideología presentes en el compendio; o en detrimento del Código de Ética de AIESEC;

h) Pedir una rendición de cuentas sobre la gestión que esté desarrollando cualquier miembro de la EB. Dicho pedido debe realizarse con siete (7) días calendario de anticipación elevando una carta de petición a la EB explicitando qué tipo de reporte desea y la fecha aproximada de entrega del mismo así como las razones por las cuales lo requiere;

i) Obtener reembolsos de gastos ocasionados en el desempeño de la actividad, cuando la organización lo establezca de manera previa y en forma expresa. Estos reembolsos en ningún caso serán considerados remuneración; y

j) Recibir reconocimiento público o en especie por su desempeño en la organización obteniendo certificados de las actividades realizadas y de la capacitación adquirida cuando corresponda. Asimismo el OE LATINA se obliga a mantener un fuerte compromiso con el bienestar y el desarrollo de sus miembros. Artículo.21 Son deberes de los miembros del OE LATINA los siguientes:

a) Desempeñar un cargo o función específica en el OE LATINA de acuerdo a la estructura organizacional y cumplir satisfactoriamente con las funciones asignadas en tiempo y calidad, en base al compromiso asumido en su incorporación a la entidad, no creando esta circunstancia ninguna clase de dependencia o vínculo laboral, en el sentido de la ley laboral que tenga vigencia en territorio panameño;

b) Asistir a los LC meetings, los eventos de capacitación de su área, reuniones de equipo, y demás actividades organizadas por el comité. En caso de no poder asistir, deberá notificar a su VP previamente la actividad; c) Participar activamente de las actividades y decisiones del comité; d) Promover actividades que fortalezcan los valores de la Asociación;

e) Actuar acorde con la naturaleza e ideología del OE LATINA y representar el buen nombre de la Asociación;

f) Guardar debida confidencialidad de la información recibida en el curso de las tareas realizadas, cuando la difusión lesione derechos personales; g) Rechazar cualquier tipo de salario; y

h) Utilizar la acreditación y distintivos de la organización debidamente, sin que los mismos den lugar a privilegio alguno.

DERECHOS DE LOS INTERNS

Artículo.22 Los Interns tendrán los siguientes derechos:

a) Tener un recibimiento el cual no puede costar más de 50 dólares. En caso de que esa cantidad se exceda y no se justifique, el comité no estará obligado a reembolsar lo gastado. b) Que se les consiga un lugar para su estadía en Panamá; c) Que se les ayude a conocer sobre la cultura del país en el que están viviendo;

d) Posibilidad de participar en las Conferencias en las que participen los miembros del OE LATINA. e) Participar de Reuniones del OE LATINA y las reuniones correspondientes al Área en la que sea

designado para realizar su intercambio; f) Participar de las capacitaciones dirigidas a los miembros del OE LATINA g) Recibir toda aquella asistencia que sea necesaria en lo que al aspecto de minimización del

choque cultural se refiere; h) Ayudar con sus aptitudes profesionales y experiencias al desarrollo y al aprendizaje del

comité local al que se integran; i) Levantar una queja formal al VP de Intercambios Entrantes (ICX), por alguna falta

cometida contra los derechos. De no ser respondida, se dirigirá a la EB, la cual debe procurar mejore el servicio que se le está proporcionando;

j) Emitir juicio sobre la calidad de su intercambio. Asimismo, la EB se compromete en nombre de todo el OE LATINA a realizar todas aquellas acciones necesarias para que la experiencia del Intern sea integral y enriquecedora para su vida en todo aspecto.

DERECHOS DE LOS EPs

Artículo.23 Son derechos de los EPs: a) Participar en las Conferencias en las que participen los miembros del OE LATINA b) Participar de Reuniones del OE LATINA y las reuniones correspondientes al área. c) Participar de las capacitaciones dirigidas a los miembros del OE LATINA d) Ayudar con sus aptitudes profesionales y experiencias al desarrollo y al aprendizaje del

comité local al que se integran, e) Levantar una queja formal al encargado de los intercambios salientes, por alguna falta

cometida contra los derechos anteriores. De no ser respondida, se dirigirá a la EB, la cual debe procurar mejore el servicio que se le está proporcionando.

DEBERES DE LOS INTERNS Y LOS EPs

Artículo.24 Los deberes de los Interns y los EPs serán los contemplados como obligaciones por parte de los mismos en los contratos celebrados con ellos.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS CEEDERS

Artículo.25 Los Ceeders gozarán de los siguientes derechos: a) Participar en las Conferencias en las que participen los miembros del OE LATINA b) Participar de Reuniones del OE LATINA y las reuniones correspondientes al Área en la que sea designado para trabajar; c) Participar de las capacitaciones dirigidas a los miembros del OE LATINA; y d) Recibir toda aquella asistencia que sea necesaria en lo que al aspecto de minimización del choque cultural se refiere.

Asimismo, la EB se compromete en nombre de todo el OE LATINA, a realizar todas aquellas acciones necesarias para que la experiencia del Ceeder sea integral y enriquecedora para su vida en todo aspecto. Artículo.26 Los Ceeders deberán realizar lo descrito en la descripción de trabajo asignado.

TITULO III: ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

CAPÍTULO 1: Junta Ejecutiva (EB) y Áreas Funcionales

Artículo.27 El OE LATINA contará con una Junta Ejecutiva, en adelante EB, como único

Órgano Ejecutivo con autonomía administrativa sujeto a las directrices del presente Compendio y las del Comité Miembro (MC) según el Compendio de Centro América Sur. Las Áreas Funcionales serán los grupos operativos encargados del desarrollo de la gestión del OE LATINA.

COMPOSICIÓN DE LA EB

Artículo.28 La estructura estará encabezada por un Presidente, en adelante LCP, el cual liderará a Vicepresidentes, en adelante LCVPs, y Coordinadores, los cuales serán los máximos representantes de sus respectivas Áreas funcionales, que serán los departamentos en los cuales los demás miembros del OE LATINA administrarán, limitada y separadamente, pero en armónica colaboración, la gestión del OE LATINA. El LCP en conjunto con los LCVPs y los Coordinadores conformarán la EB. En caso que algún miembro salga del país, éste deberá asignar una persona de su área por escrito que cubra sus funciones por el término de su salida como un LCVP encargado. En el caso del LCP, éste deberá asignar a un LCVP encargado del OE LATINA. Artículo.29 Serán recomendables en todo momento para la correcta ejecución de la gestión del OE LATINA las siguientes áreas funcionales: a) Finance, Legal and administrative Affairs (FLA) c) Talent Management (TM) d) Incoming Corporate Exchanges and external relations (ICX & ER) e) Outgoing Exchanges and Communications (OGX & COMM) g) Information Management (IM) Artículo.30 En reuniones de EB, el LCP y los LCVPs tendrán derecho a voz y voto, mientras que los coordinadores sólo tendrán derecho a voz. Cuando se hable de aprobación o votación de EB se entenderá que fue aprobado por la mayoría de los integrantes con voz y voto. En caso de empate el LCP decidirá.

PERIODO Y TRANSICIÒN DEL EB

Artículo.31 El periodo del ejercicio de funciones de los miembros de la EB será de un (1) año calendario que será comprendido desde el primero (1) de febrero al treinta y uno (31) de enero del próximo año. El mes de enero deberá ser utilizado para dar transición de la EB vigente a la EB electa. La EB deberá traspasar su mando a la EB electa el 31 de enero del año de elección.

DE LA ELECCIÓN Y PERIODO DEL LCP Y LOS LCVPs

Artículo.32 Se deberán celebrar elecciones antes del mes de Diciembre cada año para la elección del LCP y el otorgamiento de votos de confianza a los aspirantes a Vicepresidentes de las áreas funcionales existentes. El LCP podrá eliminar, modificar o crear áreas funcionales convenientes y tendrá que elegir a sus respectivos Vicepresidentes sólo en el mes de diciembre. El 1 de enero el LCP tendrá que anunciar la composición y organigrama final del EB. No se deberán eliminar áreas en las que haya aspirantes a Vicepresidentes. En caso de no haber aspirante a Vicepresidente de un área y el LCP considere no eliminar dicha área funcional, el Vicepresidente encargado de la misma al momento deberá continuar con sus funciones hasta que el LCP elija a su sucesor, para lo cual sólo contará con el mes de enero. La EB saliente deberá capacitar y proveer todo lo necesario para garantizarle al EB electo una correcta transición. Los miembros del EB saliente serán los asesores del EB entrante durante toda su gestión.

FUNCIONES BÀSICAS DEL EB

Artículo.33 Son funciones del EB: a) Ejercer la administración y dirección general del OE LATINA, incluyendo el desarrollo de

políticas y directrices necesarias para su buen funcionamiento. b) Representar a OE LATINA ante AIESEC en Centro América Sur (CAS). c) Velar por el cumplimiento de los objetivos de AIESEC en el OE LATINA. d) Velar por el cumplimiento de las disposiciones normativas aprobadas en las Asambleas Generales Legislativas. e) Aprobar Reglamentos Internos. f) Aprobar y nombrar al o a las personas encargadas de ejecutar cualquier

responsabilidad, ya sea por medio de un Comité Organizador de un proyecto o eventos específico. Este miembro deberá ser Pleno Derecho y debe ser un miembro asesorado por el área funcional más cercana a la responsabilidad asignada.

g) Crear, modificar y aprobar coordinaciones con sus miembros y posiciones específicos locales de acuerdo con las necesidades del OE LATINA. En estos casos, primero se aprobarán las coordinaciones/posiciones y luego su la persona encargada o responsable, previo concurso de ser necesario, estableciendo sus funciones y obligaciones una Descripción del Cargo (Job Description).

h) Velar por una gestión sostenible y existencia del OE LATINA, garantizando además la transición y sinergia interna y hacia el EB electo.

i) Elaborar y aprobar el plan anual de actividades y presupuesto del OE LATINA. j) Asesorar y apoyar a los miembros en el desarrollo de sus responsabilidades asignadas. k)

Mantener comunicación continua con los otros Comités Locales y con el Comité Miembro. l) Las contenidas en el Compendio de AIESEC en Centro América Sur. Para la correcta ejecución de estas funciones y un correcto nivel de eficiencia, será recomendable que los miembros del EB dediquen mínimo 20 horas semanales en

operaciones de AIESEC.

CESACIÓN DEL CARGO DE MIEMBRO DE LA EB

Artículo.34 Un miembro del EB cesará del cargo únicamente por: a) Fallecimiento. b) Renuncia. En este caso el miembro deberá presentar una carta al resto de la EB

indicando detalladamente la situación con un mes de anticipación para que se puedan tomar los recaudos necesarios ante su salida y, además, deberá comunicar a todos los miembros las razones de su desvinculación en una reunión de OE LATINA.

c) Vencimiento del período para el cual fue elegido y haya un sucesor de su gestión. d) Remoción de su cargo por votación del EB, luego de una reunión en la cual se le otorgue

una alerta de mejora de su gestión debido a su bajo rendimiento y colaboración. e) Por votación en Asamblea General Legislativa.

PUESTOS VACANTES EN LA EB

Artículo.35 En el caso de cesación o vacantes en la EB, las acciones a seguir serán las siguientes: a) Se lanzará una aplicación para aspirantes a la vacante, cuyo periodo de diligencia y

entrega al LCP no deberá exceder de diez días hábiles. b) El LCP, previo asesoramiento de los Vicepresidentes, elegirá al candidato más

apropiado a ocupar el puesto en un periodo no mayor de cinco días hábiles después de terminado el periodo de recepción de aplicaciones de los aspirantes, el cual empezará funciones apenas sea notificado.

CAPÍTULO 2: Comités Organizadores (OCs)

COMITÉS ORGANIZADORES

Artículo.36 Un Comité Organizador, en adelante OC, será formado siempre que el OE LATINA tenga una necesidad, y esta no pueda ser cubierta por los equipos existentes. El OC estará conformado por un Presidente, en adelante OCP, y Vicepresidentes de OC, en adelante OCVPs, establecidos y aprobados por el EB. Podrán tener miembros adicionales para su funcionamiento. Artículo.37 Las postulaciones deben ser abiertas oficialmente a los miembros en la plataforma de AIESEC y en medios de comunicación electrónicos oficiales por la EB. Después de la aprobación de la EB, los seleccionados serán informados por medio de un comunicado por los medios anteriormente descritos.

CAPÍTULO 3: Gerentes de Cuentas (Account Managers)

Artículo.38 Un Gerente de Cuenta, en adelante Account Manager (AM), será el encargado y responsable de una relación específica con una determinada organización. Serán elegidos y cambiados por la EB. Es la persona encargada de expandir la alianza con las empresas que le sean asignadas pensando en mantenerla y construir una relación a largo plazo. Por lo general la empresa empezará por un intern, pero el AM debe llevar la relación de manera tal que la empresa aumente la cantidad de interns y de involucrarse con los miembros de AIESEC por medio de sus productos. La plataforma de AIESEC tiene diversos beneficios que se deben agrupar, motivando al AM fijarle un precio e invitar a las empresas a gozar de esos beneficios como un aliado por medio de sus productos. Es por esto que la relación de un AM con los que manejan el talento debe ser muy estrecha para asegurar la cantidad y calidad de talento joven de alto perfil. Con los encargados de la publicidad y comunicaciones deberá asegurar que haya un gran público joven presente en las actividades organizadas por AIESEC ya que las donaciones hechas por empresas muchas veces son con la expectativa de llegar a un público diverso. De esta forma AIESEC y el AM quedan bien frente a las empresas y los aliados. CAPÍTULO 4: Padrinos de Interns (Buddys)

Artículo.39 Un Padrino de Interns, en adelante Buddy, será en encargado y responsable de asegurarse que la estadía de un Intern en Panamá sea la mejor posible, cumpliendo con sus expectativas acerca del intercambio, mostrando las facciones turísticas del país y haciendo amena su participación con los miembros del OE LATINA. Serán elegidos y cambiados por el encargado de los intercambios entrantes.

CAPÌTULO 5: Junta Asesora Local (Board of Advisors-BOA)

Artículo.40 La Junta Asesora Local, en adelante BOA, será el grupo de asesores de distintas áreas profesionales que tendrán por objeto principal el velar por la correcta gestión y existencia del OE LATINA como comité parte de la Asociación, recomendando, asesorando, capacitando y auditando las tareas del EB. EL BOA debe estar constituido por un número no menor de ocho personas y no mayor de doce. Para ser miembro del BOA el perfil invitado por la EB debe enviar carta de aceptación y resumen de CV. La estructura del BOA debe estar conformada por un Presidente, Vicepresidente y Secretario General. El Secretario General será designado por la EB y será el encargado de llevar cabo el escrutinio para la elección del Presidente y Vicepresidente al igual que la comunicación del resultado. El Presidente y Vicepresidente serán escogidos por el resto del BOA y se contará con un voto por parte de la EB el cual correrá a cargo del LCP como

vocero del resto de la EB. Estos cargos tendrán vigencia cada dos años. El Secretario General es el enlace entre el BOA y la EB por medio del coordinador de relaciones con el BOA y este tendrá entre sus facultades llamar a sesiones ordinarias o extraordinarias a los miembros del BOA según el caso.

CAPÍTULO 6: Requisitos para la Postulación y Ejecución de los Cargos, Posiciones y Puestos

SOBRE LAS DESCRIPCIONES DE RESPONSABILIDADES (JOB DESCRIPTIONS-JD)

Artículo.41 Para toda posición vigente o abierta deberá haber una Descripción de Responsabilidades, en adelante Job Description, el cual tendrá detalladamente todas las responsabilidades y funciones en las que está o estará ejerciendo. Serán funciones integrales de manera accesoria a los Job Descriptions las contempladas en el presente Compendio.

SOBRE LAS APLICACIONES

Artículo.42 Para la postulación de todas las posiciones, cargos o puestos en el OE LATINA, se deberá diligenciar una aplicación, la cual podrá ser escrita y/o video grabada. Artículo.43 El formato de las aplicaciones, el plazo para su presentación y el modo serán definidos por los miembros del EB vigente asesorado por el Área de Manejo del Talento (TM) en cuanto a las competencias necesarias para poder aplicar. Estas aplicaciones se comunicarán a todos los miembros o miembros del Área Funcional respectiva. En los casos de Team Leaders en las áreas funcionales, quedará a discreción del LCVP o Coordinador la implementación del sistema de elección de la persona para esta posición.

PARA SER LCP

Artículo.44 El aspirante a LCP requerirá: a) Diligenciar la aplicación correspondiente. b) Estar matriculado o haberse graduado de un centro de enseñanza superior. c) Poseer la mayoría de edad establecida en Panamá al momento de asumir y ejercer el cargo. e) Tener estado de Miembro en Pleno Derecho. f) Haber tenido una posición de liderazgo

g) Tener disponibilidad de al menos veinte (20) horas a la semana para desempeñar sus responsabilidades. El LCP será elegido por la Asamblea General Legislativa.

PARA SER LCVP

Artículo.45 El aspirante a LCVP requerirá: a) Diligenciar la aplicación correspondiente. b) Estar matriculado en un centro de enseñanza superior. c) Tener estado de Miembro Pleno Derecho al momento de la asunción.

d) Tener disponibilidad de al menos veinte (20) horas semanales para desempeñar sus responsabilidades. Los LCVPs serán elegidos por el LCP pero se les dará Voto de confianza en las Elecciones.

PARA SER TL, OCP y OCVP

Artículo.46 El aspirante a TL, OCP y OCVP requerirá: a) Diligenciar la aplicación correspondiente b) Estar matriculado en un centro de enseñanza superior. c) Tener estado de Miembro Activo al momento de la asunción. d) Tener disponibilidad de al menos quince (15) horas semanales para desempeñar su rol.

Los TLs serán elegidos por el respectivo LCVP y todo OCP y OCVP será elegido por votación de EB.

PARA SER MIEMBRO DEL BOA

Artículo.47 Para ser nominado en el rol de Miembro de la BOA se requiere: a) Poseer la mayoría de edad al momento de asumir el cargo (18 años). b) Tener el compromiso de asistencia obligatoria de 2 reuniones anuales con el EB. c) Comprometerse a cumplir todas funciones de los miembros del BOA.

d) En caso de representar a alguna organización, esta deberá tener una relación de cooperación con AIESEC y querer brindar asesoría al OE LATINA. Los miembros del BOA serán seleccionados por el EB.

PARA SER AM

Artículo.48 Para ser aspirante a AM se requerirá: a) Comprometerse a cumplir todas las funciones. b) Tener una cuenta en CRM c) Vocación de servicio y negociación, determinación, resistencia y manejo de relaciones humanas/organizacionales. d) Estar claro con la información relacionada a AIESEC. El AM será seleccionado y cambiado por

la EB.

PARA SER BUDDY

Artículo.49 Para ser aspirante a Buddy se requerirá: a) Comprometerse a cumplir todas las funciones. b) Poseer intención de compartir y mostrar la información responsablemente sobre Panamá y el OE LATINA. El Buddy será seleccionado y cambiado por el encargado de los intercambios entrantes.

CAPÍTULO 7: Funciones Básicas de Cargos, Posiciones y Puestos

FUNCIONES BÀSICAS DEL LCP

Artículo.50 Son funciones del LCP: a) Ser el máximo responsable y representante en todo sentido del OE LATINA. b) Velar por la correcta ejecución y cumplimento de las Funciones del EB c) Administrar las actividades generales del OE LATINA. d) Ser responsable de la creación y seguimiento al plan del OE LATINA.

e) Promover todos los convenios para el desarrollo del Programa Internacional de Intercambios en el OE LATINA. f) Ejecutar y hacer cumplir las decisiones adoptadas por aprobación de la Asamblea General Legislativa. g) Coordinar la gestión del OE LATINA.

h) Adoptar las medidas necesarias para la debida conservación de los bienes del OE LATINA. i) Vigilar y dirigir las actividades de los LCVPs e impartir las instrucciones que exija la correcta

gestión del OE LATINA. j) Citar a la Asamblea General Legislativa a reuniones ordinarias y extraordinarias cuando sea

necesario o conveniente. k) Mantener informado a los miembros del OE LATINA sobre los programas y actividades

realizadas, en proceso y por realizar. l) Velar por el cumplimiento financiero del OE LATINA ante AIESEC en Centro América Sur.

m) Velar por la selección de los miembros de la Junta Asesora Local y la fluidez de relación entre ambos órganos y mantenerlos de la gestión del OE LATINA, en temas específicos.

n) Velar por la administración eficiente de los recursos con que cuente motivo de su cargo para la obtención de sus objetivos de corto y largo plazo. o) Elegir y ratificar a los LCVPs y Coordinadores en los plazos establecidos. p) Las demás contempladas en el presente Compendio y en su JD.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS LCVPs Y COORDINADORES

Artículo.51 Será responsabilidad de todo LCVP y Coordinador en lo que respecta a sus Áreas Funcionales específicas: a) Colaborar y asesorar para la ejecución de las funciones el EB b) Asesorar e informar a los miembros del EB sobre los temas de su Área Funcional c) I n v e s t i g a r sobre temas relacionados. d) Monitoreo constante de su evolución.

e) Realizar trabajo externo para el desarrollo de buenas relaciones, asesoría y apoyo en su área. f) Contribuir en la creación de una visión compartida para el área con sus homólogos locales en

la región y los demás LCVPs. g) Velar con anticipación por el financiamiento de las actividades del su Área Funcional.

h) Ser responsable de la comunicación con los vicepresidentes de las otras áreas del OE LATINA i) Brindar y/o buscar entrenamiento y capacitación de acuerdo a las necesidades de los

miembros de su Área Funcional.

j) Definir una planificación de gestión de su Área Funcional en función de las necesidades del OE LATINA. k) Asegurar la sostenibilidad, desarrollo y transición adecuadas de Área Funcional.

l) Velar por la administración eficiente de los recursos con que cuente motivo de su posición para la obtención de sus objetivos de corto y largo plazo.

m) Organizar su Área Funcional de acuerdo a lo que considere más conveniente para la correcta ejecución del mismo. n) Elegir y ratificar a los Líderes de Equipo, en adelante TLs, dentro de su Área Funcional. o) Las demás contempladas en el presente Compendio y en su JD.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS TLs

Artículo.52 Será responsabilidad de todo TL en su Sub Área Funcional: a) Investigar sobre temas relacionados. b) Monitorear constantemente la evolución profesional de los miembros asignados.

c) Realizar trabajo externo para el desarrollo de buenas relaciones, asesoría y apoyo de los miembros asignados.

d) Contribuir en la creación de una visión en conjunto a los demás TLs para la correcta administración de sus miembros. e) Definir una planificación en función de las necesidades de Sub-Área. f) Asegurar la

sostenibilidad y desarrollo adecuadas de su Sub-Área. g) Velar por la administración eficiente de los recursos con que cuente motivo de su cargo para la

obtención de sus objetivos de corto y largo plazo. h) Las demás contempladas en el presente Compendio y en su JD.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS OCPs

Artículo.53 Será responsabilidad de todo OCP del OE LATINA en lo que respecta a su OC específico: a) Será el máximo responsable del OC. b) Será el encargado de gestionar al equipo. c) Será el encargado de la planeación y la consecución del mismo. d) Informar a la EB mediante reportes de los detalles del progreso de su equipo.

e) Entregar un informe final de la gestión y productividad una vez finalizado el periodo de ejecución de su OC al LCP.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS MIEMBROS DE LA BOA

Artículo.54 Será responsabilidad de todo miembro del BOA: a) Dar retroalimentación sobre el plan local y las formas de alcanzar las respectivas metas del

mismo. b) Brindar asesoría sobre oportunidades en los diferentes campos incluyendo tendencias del

mercado cuando estas le sean solicitadas para incluirlas dentro de la herramienta de análisis competitivo. c) Brindar contactos importantes que puedan beneficiar a OE LATINA.

d) Brindar capacitación sobre temas importantes y específicos dependiendo de la especialización de los integrantes. e) Ser receptivo a reportes por parte del Comité Miembro.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS ACCOUNT MANAGERS

Artículo.55 Será responsabilidad de todo Account Manager: a) Mantener informado al miembro respectivo del EB. b) Actualizar constantemente el CRM.

c) Estar a disposición de cualquier miembro para consulta de cualquier cuenta que maneje. d) Dar un seguimiento constante de las cuentas asignadas e) Sugerir mejoras al servicio hacia la organización.

f) En el caso que haya un Intern en la cuenta que maneje, deberá estar en constante intercambio de información con el Buddy del Intern que esté participando del Programa Internacional de Intercambios en ella. Invitar y dar seguimiento a las empresas que le son asignadas para que sean ALIADOS de AIESEC. Debe ser una empresa que comparta los ideales de AIESEC.

g) Conocer a la mayor cantidad de gerentes para invitarlos a involucrarse con los miembros por medio de talleres, seminarios y conversatorios (productos).

h) Entender las necesidades, estructura y metodología de trabajo de le empresa para poder ofrecer ideas prácticas a la empresa, de tal forma que vea en AIESEC y su plataforma un soporte que brinde soluciones y beneficios por medio de su interns y sus productos.

i) Desarrollar productos, personalizados si es necesario, que aporten a las empresas beneficios por un lado, y recursos a AIESEC para el desarrollo de sus miembros.

j) Mantenerse al tanto de los planes de su empresa, para así pronosticar futuras estrategias y necesidades y así mismo alinear los beneficios de AIESEC a los planes de la empresa.

k) Siempre velar por los intereses de AIESEC, de la empresa y del intern. Ser intermediario entre las tres partes manteniendo objetividad con un alto sentido humano (por el intern), organizacional (por AIESEC) y de negocios (por la empresa).

l) Comunicar y trabajar en sinergia con los encargados en el comité de la parte legal, migratoria, calidad de xp del intern y financiera para asegurar un excelente servicio a la empresa, experiencia de alta calidad para el intern y lograr la sostenibilidad del comité.

m) Participar de eventos corporativos y sociales para aumentar la red de contactos en los que se puedan contar para expandir la cantidad de aliados, incluso servirle a las empresas como intermediario para que lleguen a otros contactos.

n) Mantenerse informado en temas financieros, mercados, proyectos de gobierno e inversiones próximas a hacerse en el país para ir trabajando por anticipado en productos y estrategias que se ajusten a la nueva realidad que se presente.

FUNCIONES BÀSICAS DE LOS BUDDYS

Artículo.56 Será responsabilidad de todo Buddy:

a) Mantener informado al encargado del encargado de los intercambios entrantes del OE LATINA. b) Estar a disposición de cualquier miembro para consulta de cualquier Intern asignado. c) Dar un seguimiento constante al Intern asignado. d) Sugerir mejoras al servicio hacia la organización. e) Establecer desde que es asignado las expectativas del intercambio del Intern. f) Informar al Intern de las actividades y su rol en Panamá y en el OE LATINA.

g) Colaborar con el proceso de trámites de cualquier índole en Panamá del Intern asignado. h) Integrar al Intern en la atmósfera de su intercambio y estar pendiente de su relación con los

miembros y actividades del OE LATINA. i) Estar en constante intercambio de información con el Account Manager de la

organización en donde el Intern asignado esté participando del Programa Internacional de Intercambios.

TITULO IV: ASAMBLEAS Y REUNIONES LOCALES

CAPÍTULO 1: Asamblea General Legislativa

ASAMBLEA GENERAL LEGISLATIVA

Artículo.57 La Asamblea General Legislativa es el Máximo Organismo Legislativo en el OE LATINA, que estará conformada por la totalidad de sus miembros, convocadas por la Junta Ejecutiva y deberán celebrarse presencialmente en inglés o español, y requerirán de la aprobación de la mayoría de los presentes o debidamente representados con derecho a voto. Sus funciones serán: a) Ser la autoridad máxima dentro del OE LATINA.

b) Elegir a los miembros de la Junta Ejecutiva (EB) c) Solucionar problemas que afecten directamente la gestión, objetivos y misión de la

asociación. d) Evaluar y aprobar propuestas de reformas del presente Compendio. e) Velar por el cumplimiento del presente Compendio y demás que se deriven. f) Aprobar las correspondientes Actas de Asamblea General Legislativa del OE LATINA.

VOZ Y VOTO

Artículo.58 Los Miembros Pleno Derecho tendrán derecho a voz un único voto ya sea representados por sí mismos o mediante otro Miembro Pleno Derecho a través de la confección y refrendo de un proxy. Los Miembros en estatus de Miembros a Prueba, Miembros Activos o Miembros en Alerta tendrán voz mas no voto en la Asamblea General Legislativa. Todo interesado que desee tener voz durante la Asamblea deberá recibir

autorización previa del moderador, lo cual nunca deberá implicar un menoscabo al tiempo que por derecho le corresponda a un Miembro en Pleno Derecho. En los procesos de votación existen tres posibilidades de emisión de sólo un voto:

a) Aclamación: la delegación está de acuerdo en su totalidad con lo que se formula o propone; b) A favor: el miembro aprueba la proposición c) En contra: el miembro no aprueba la proposición d) La abstención: el miembro omite su voto o se mantiene neutral en cierta cuestión. Las votaciones se realizarán de manera abierta y pública, la mesa instará a los miembros a realizarlas siempre que sean necesarias, debiendo para ello los miembros levantar su mano.

QUÓRUM

Artículo.59 El quórum será como mínimo de dos terceras partes de los Miembros Pleno Derecho presente o debidamente representado. De no contar con el mínimo, se esperaran 15 minutos para llamar a una Segunda Convocatoria en donde sólo los Miembros Pleno Derecho presentes podrán votar. Para esto, deberá estar presente una tercera parte de los Miembros Pleno Derecho presentes o debidamente representados.

LA MESA

Artículo.60 La Mesa se compondrá de un Moderador y un Secretario. El Moderador será el Presidente del OE LATINA, o a quien designe para tal fin. El Secretario está a cargo de la organización de la logística de la sesión y la toma de minutas precisas y concretas de cada sesión, para tal fin se deberá adoptar el formato descrito en el Compendio de AIESEC en Centro América Sur. Los mismos deberán establecer el tiempo adecuado para la participación de los Miembros (de uno a tres minutos), El Moderador deberá: a) Dirigir la reunión, b) Proponer al Secretario c) Velar por el cumplimiento de la agenda, d) Controlar el tiempo de las intervenciones de los asistentes, e) Verificar las votaciones, y f) Mantener el orden durante la reunión. El Moderador en ningún caso podrá votar ni tomar parte en las discusiones que se presenten en la reunión.

MOCIONES

Artículo.61 Una moción es la manera formal de pedir la palabra en el foro. Cada moción deberá de ser autorizada por la Mesa. Siempre que un Miembro Pleno Derecho requiera presentar una moción, deberá levantar su mano para que el Moderador pueda concederle el uso de la palabra.

TIPOS DE MOCIONES

Artículo.62 Se ampararán los siguientes tipos de mociones: a) Procedimiento: modificar el proceso normal del debate cuando el foro esté abierto.

b) Privilegio Personal: cuando un miembro requiera de alguna prerrogativa o pretenda realizar alguna petición que pueda facilitar la consecución del debate y no será necesario esperar a que el foro esté abierto para formularla.

c) Duda o de información parlamentaria: en aquellos casos en los que un miembro requiera

información en foro abierto con relación al proceder del debate dentro de una comisión. La Mesa se reserva el derecho de aceptar o rechazar este tipo de mociones. Con el objeto de no interrumpir algún debate en curso, es recomendable presentar este tipo de mociones de forma escrita a la Mesa.

APERTURA O DISCUCIÒN DE UNA MOCIÒN

Artículo.63 Cualquiera de los Miembros Pleno Derecho procederá a formular una moción de procedimiento, dicha moción deberá ser secundada por al menos 3 de los Miembros Pleno Derecho presentes. Si es secundada, se procederá de forma inmediata a la votación para abrir el tópico en cuestión. Este será requisito “sine qua non” (condición sin la cual no). En caso de no haber oradores a favor de abrir el tópico propuesto, éste quedará automáticamente cerrado al debate. De contar con mayoría simple a favor de la apertura de un tópico para proceder a su discusión.

CAPÍTULO 2: Reuniones Locales del OE LATINA

REUNIONES LOCALES DEL OE LATINA

Artículo.64 El OE LATINA tendrá Reuniones Locales (LC meetings) convocadas por la Junta Ejecutiva cada 2 semanas como mínimo con 4 días de anticipación, en donde: a) No se podrá ejercer las funciones de la Asamblea General Legislativa b) Se podrá manifestar y promulgar la cultura de AIESEC. c) Se podrá presentar a los miembros las pasantías internacionales que existen.

d) Las Áreas de trabajo podrán realizar capacitaciones concernientes a sus funciones y atribuciones a los miembros.

e) Realizar cualquier otra actividad relacionada con el desarrollo del liderazgo de la membresía. f) Presentar y evaluar los informes de progreso de cada Área. g) Invitar a no miembros que cuenten con menos de 30 años aprobados por el LCVP de TM. Para esto se deberá una notificar al LCVP de TM con un mínimo de 2 días de anticipación.

TITULO V: DE LAS POLÍTICAS ESPECIALES

CAPÍTULO 1: Políticas Especiales

MANEJO DEL TALENTO (TM)

Artículo.65 Son los objetivos principales de cumplimiento de TM las siguientes: a) La atracción de posibles miembros e incorporación de estos a la organización; b) El seguimiento de los miembros y la administración del recurso humano; c) El desarrollar las características del agente de cambio en los miembros; d) El desarrollo de las competencias en los miembros.

e) Cualquier otra que pretenda el diseño y seguimiento de actividades enfocadas en el desarrollo Del liderazgo en la membresía. f) Contener actividades de aprendizaje, Desarrollo de Competencias y Evaluación de las competencias y reconocimientos a los miembros g) Actividades de integración h) Dar seguimiento de la participación y desempeño de los participantes de intercambio salientes.

ESTERNAL RELATIONS (ER)

Artículo.66 ER, será responsable de la comunicación, mantenimiento e involucración de los Aliados actuales y potenciales para conseguir patrocinios respecto a los non exchage products. Posterior al desarrollo y venta del producto, también es responsable crear y generar productos para nuevas y convenientes alianzas. Sus objetivos principales de cumplimiento serán:

a) Estar en constante contacto con todas las organizaciones aliadas, con organizaciones potenciales y todas las organizaciones no gubernamentales.

b) Reunirse con Aliados (Partners) para lograr involucramiento en otras áreas de manera que se pueda expandir la alianza.

c) Ofrecer el producto de AIESEC a entidades públicas o privadas con el fin de establecer una alianza, con asesoría del o los encargados de asuntos legales.

d) Dar seguimiento a las alianzas con el propósito de reforzar la alianza y fiscalizar la calidad de la relación entre la entidad y el producto.

e) Desarrollar productos y nuevas estrategias sobre las propuestas de venta respecto a los intercambios no corporativos. Artículo.67 Toda relación entre el OE LATINA y entidades externas será gestionada dentro de

la plataforma Customer Relationship Management (CRM) y se le asignará una cuenta a dicha entidad que será gestionada por un solo Gerente de Cuenta. Los Miembros deberán actualizar constantemente la herramienta de CRM. En el caso que un miembro desee contactar una empresa que no está inscrita en el CRM, y por lo tanto, que no ha sido asignada a ningún otro miembro, deberá consultar con el VP de ICX correspondiente para efectos de verificación. De ser aceptada, se añadirá inmediatamente a su lista y se ingresará la información al CRM. En el caso de que un Miembro desee contactar una entidad inscrita en el CRM pero sea perteneciente a otro Miembro, deberá comunicarlo al Miembro que tiene la cuenta y pedirle autorización para tales efectos. Artículo.68 El OE LATINA no podrá tener una comunicación con una entidad Asignada a otro Comité Local. Si un Comité Local gestiona la venta de intercambios con alguna organización y quiere que estos sean administrados por algún(os) comités locales, la decisión de que las partes acordaran administrar este(os) intercambio(s) debe quedar establecido por escrito y firmado por los LCPs de los comités involucrados y tener el visto bueno del Vicepresidente de ICX o ER , dependiendo del tipo de intercambio(s), de OE LATINA. El dinero de las Cuotas de afiliación será para el comité local que realice la venta y el dinero de los Márgenes Administrativos será para el/los capítulos(s) local(es) que los administren. Artículo.69 ER será el responsable de dar a conocer AIESEC a organizaciones externas. Su responsabilidad principal es la coordinación de estrategias que garanticen que estemos posicionados como la organización #1 para desarrollar el liderazgo. Además garantizará la marca apropiada utilización dentro del OE LATINA, ya sea en materiales impresos o en presentaciones. Analizar el mercado al que se dirigirá AIESEC. Sus objetivos principales de cumplimiento serán: a) Participación en eventos externos apropiados para dar a conocer AIESEC. b) Soporte en desarrollo de estrategias que garanticen buena ejecución en Reclutamientos. c) Desarrollo de estrategias, campañas, eventos para dar posicionamiento a la marca. d) Desarrollo de material corporativo y publicitario necesario para el OE LATINA. e) Lanzamiento de productos de AIESEC y/o del OE LATINA. f) Estudio del mercado (Segmentación de mercado, Brand Audit). g) Encargado del buen conocimiento de la marca dentro del OE LATINA.

COMUNICACIÓN (COMM)

Artículo.70 COMM es responsable de la estrategia de comunicación interna y externa del OE LATINA. Su responsabilidad principal es garantizar el manejo adecuado de la información

dentro del OE LATINA. Sus funciones se desarrollaran principalmente en: a) Administración de Wikis y Groups b) Uso de myaiesec.net dentro del OE LATINA c) Anuncios Información (Newsletters) a) Apariciones en Medios. b) Página WEB

FINANZAS (F)

Artículo.71 Finanzas se encargará de la correcta administración de los recursos financieros de la Asociación de manera que se asegure la sostenibilidad, continuación y existencia de la misma. Para ello, vela por el flujo del dinero, fuentes de ingresos y gastos, y su adecuado manejo. Así mismo, la administración financiera incluye el planeamiento de finanzas básico, presupuestos para las diferentes áreas del comité, flujo de caja, contabilidad, diversificación de ingresos, reportes financieros, administración de reservas, administración de inversiones e infraestructura como activo. Deberá realizar y presentar el Presupuesto y Planeación del OE LATINA de acuerdo a lo estipulado en el Compendio de CAS. El presupuesto debe realizarse en un programa especializado o como mínimo debe realizarse en Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo; cualquier programa u hoja de cálculo que se utilice para crear el presupuesto, se debe modificar para que esté acorde a la realidad de AIESEC, debido a que esta organización utiliza cuentas o rubros que una empresa normal no utiliza. El presupuesto presentado debe: a) Reflejar los planes y la realidad del OE LATINA.

b) Se debe trabajar con cada uno de los LCVP´s y el LCP del OE LATINA para determinar qué gastos se tendrán a lo largo del año y los ingresos que aportarán a lo largo del año.

c) El encargado de finanzas negociará en reuniones del EB aspectos importantes de los gastos e ingresos, que puedan tener un impacto en el OE LATINA, para lograr un presupuesto equilibrado.

d) Medir el desempeño del OE LATINA, evaluar el cumplimiento de las responsabilidades y el retorno de la inversión. Artículo.72 El fondo de reserva, calculado por las transacciones operativas, deberá cubrir como mínimo todos los gastos fijos del comité por un periodo de sesenta (60) días, este dinero se le dará al EB del siguiente año. El OE LATINA deberá presupuestar un porcentaje no mayor del 10% extra del total presupuestado en caso de que el OE incumpla su contrato con alguna empresa o participante, de acuerdo a lo estipulado en el mismo o lo que se acuerde con la contraparte. La Caja Chica se regirá por el reglamento aprobado para tal fin. El dinero que se encuentra en el fondo de reserva solo se podrá utilizar en los siguientes casos: a) Para hacer pagos al Comité Miembros (MC) por concepto de cobros internos.

b) Cuando se necesite dinero para hacer una inversión de la cual el OE LATINA podrá obtener ganancias; pero este dinero debe ser reembolsado en un periodo máximo de mes y medio. c) Alguna circunstancia imprevista y aprobada por el EB. Artículo.73 Todos los documentos y transacciones deben registrarse de una manera que sea históricamente legible. La información financiera debe estar registrada en un medio electrónico, si fuese posible en un programa especializado en contabilidad, sino como mínimo en Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo de la misma calidad. No se debe publicar información de carácter sensible como claves de acceso a cuentas bancarias en tablas, emails, informes, redes sociales, entre otros. Deben crearse procedimientos en todas las áreas que aseguren el correcto y seguro flujo de los comprobantes de todo ingreso o pago hacia el encargado de finanzas. Además mensualmente se deberán tener impresos los registros de las transacciones de manera mensual ordenados en carpetas identificadas para tal fin o en los libros contables aprobados por las leyes panameñas.

CUENTAS BANCARIAS

Artículo.74 La cuenta bancaria puede estar en cualquier banco del territorio Panameño.

Artículo.75 Cualquier miembro puede pedir en cualquier momento que se le explique las transacciones que realiza el Comité Local. Si alguna área o equipo desea un informe especial que pueda influir en sus decisiones, Finanzas tiene el deber de suministrarle la información que necesitan, pero se debe seguir el orden jerárquico estipulado en el Compendio de CAS.

ADELANTO DE LA AYUDA ECONÓMICA DE LOS PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO

ENTRANTES

Artículo.76 El LC no está obligado a realizar adelantos económicos a los participantes de intercambio. El LC se reserva el derecho de realizar dichos adelantos.

DEVOLUCIÓN DE DINERO A LAS ORGANIZACIONES Y PARTICIPANTES DE INTERCAMBIO SALIENTES POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS

Artículo.77 Cuando el participante de intercambio no esté cumpliendo con las responsabilidades por las cuales la organización, el comité le proporcionará un nuevo participante en el menor tiempo posible y sin costos. Para esto se deberán realizar las disposiciones que se pactaron en los documentos legales, que deberán estar guardados por el encargado de legal.

APOYO ECONÓMICO PARA MIEMBROS EN CONFERENCIAS

Artículo.78 El apoyo para conferencias solo se dará en caso que el LC tenga en la cuenta bancaria como mínimo $1,000 dólares de reserva. Se hará el mismo proceso del artículo homólogo en el Compendio de AIESEC en Centro América Sur.

VIÁTICOS

Artículo.79 Se les pagará viáticos a los miembros del Comité que tengan que asistir a reuniones. Contaran como viáticos pagos por concepto de transporte a reuniones con empresas o reuniones donde es necesaria la presencia de la persona. El gasto de celular se contabilizará como gasto por viáticos en caso de que haya sido contabilizado en el presupuesto de alguna actividad y se evaluara la cantidad a pagar en reunión del equipo de Finanzas y posteriormente en la reunión del EB se anunciará la decisión. El monto de los viáticos estará sujeto a las decisiones del LCP y el VP de finanzas de acuerdo a resultados demostrados, evaluación de la actividad, y realidad económica del LC, que deberán estar tipificados en el reglamento de finanzas.

REEMBOLSOS

Artículo.80 Solo se hará un reembolso de dinero por una compra a nombre del LC si esta ha sido aprobada por el EB o el encargado de finanzas y si el correspondiente recibo ha sido entregado según los procedimientos establecidos en un periodo máximo de 15 días hábiles. No se exigirá recibo alguno si el gasto está establecido por el EB o en el Reglamento de Finanzas. Finanzas deberá efectuar este reembolso en un plazo máximo de 15 días hábiles en efectivo o por ACH. Cuando algún miembro del LC no entregue los recibos en el periodo establecido:

a) Dentro de los 15 días hábiles se le hará una llamada de atención y deberá entregarlos en un periodo máximo de 5 días hábiles.

b) Las facturas, recibos y comprobantes deben estar codificados por día, mes y año; esto es para mantener un adecuado orden. Esta codificación va a ayudar cuando el comité sea sometido a una auditoria debido a que facilitara el trabajo del auditor. c) Para Solicitar efectivo o para dar facturas, se debe cumplir con el orden jerárquico.

Se registraran como activo fijo de AIESEC aquellos activos recibidos en calidad de donación, patrocinio o por compra de los mismos.

POLÍTICAS FINANCIERAS DEL LC ULATINA

Artículo.81 Fechas de Pago: Todos aquellos participantes de intercambios que vayan a empezar su intercambio entre el 1 y 15 de cada mes, estarán recibiendo sus respectivas contribuciones el día 10 del siguiente mes. Los que vayan a empezar su intercambio entre el 16 y 30 de cada mes, recibirán sus respectivas contribuciones económicas el día 25 del mes siguiente. Para este cambio no será necesario el prorrateo o ajuste de los días que haya de diferencia entre sus días originales de pago y los nuevos días, ya que el mes en que finalice el intercambio, se le hará el pago el día en el que finalice. Los pagos sólo se podrán hacer en días hábiles, de lunes a viernes, por lo tanto, si los días 10 o 25 caen en fines de semanas regulares, el pago se llevará a cabo el viernes más próximo y previo a estos días; y si cae en días feriados (sólo cuentan aquellos en los que los bancos no trabajan), el pago se llevará a cabo el día hábil más próximo y previo a estos días. Los adelantos de pago permitidos se realizarán SOLO Y UNICAMENTE si el participante tiene que irse de viaje y no vaya a encontrarse en el pais para las fechas de pago. Para ello, tienen que notificar con una semana de anticipación a la fecha en la que pueden cobrar. Artículo.82 Formas de Pago: Existirán estrictamente dos formas de pago:

1. Transferencia Bancaria: los participantes de intercambio deberán notificar si cuentan con una cuenta bancaria.

2. Cheque: Para aquellos que por elección propia o por algún motivo no tengan su cuenta bancaria, estarán recibiendo sus pagos por medio de cheques. Si para las fechas en que tienen que recibir su pago sucede que por algún motivo no cuenta con su pasaporte, deben notificar con una semana de anticipación de la situación y también dar el nombre de la persona que les hará el favor de cambiarles el cheque para hacer el cheque a nombre de esa persona. Artículo.83 Lugar de Pago: Los cheques se entregarán a la organización en donde el Participante de Intercambio está participando de su intercambio. Artículo.84 Préstamos: Los mismos, de ser aprobados, serán dados única y exclusivamente

por: 1. Motivos de mudanza, en la cual el nuevo apartamento les solicite un depósito de

garantía. 2. Situaciones de fuerza mayor que el EB considere justificables. El pago del préstamo no puede extenderse a un período mayor a 60 días (2 meses).

ASUNTOS LEGALES (L)

Artículo.85 Es responsabilidad del responsable Legal asegurarse de que el comité tenga todos los documentos legales en orden y actualizados. Además tendrá la supervisión absoluta de los documentos que se entreguen a organizaciones o personas externas del comité para la revisión de términos y naturaleza jurídica de los mismos. Contará con un espacio físico para poder tener todos los documentos en orden. Será responsabilidad del encargado de la parte legal velar por que documentación utilizada se correcta y conveniente. Para esto podrá proponer a la Junta Ejecutiva nuevos documentos legales y explicar la utilización de los mismos. El encargado de la parte legal podrá delegar funciones a las demás personas que manejen la parte legal en el OE LATINA para poder cumplir con lo estipulado anteriormente, adquiriendo estos la responsabilidad de lo delegado.

INTERCAMBIOS SALIENTES (OGX)

Artículo.86 El costo de las 's (development traineship) para todo EP que haya participado y cumplido satisfactoriamente el Programa de Team Member del OE LATINA, será de 200 dólares americanos, la ET (educational) de $350 y las MT's & TT's (management and technical) es de $400 Artículo.87 El costo para los demás Ep's (Exchange Participant) que no cumplan con el inciso anterior será de $300, la ET de $350 y las MT's y TT's de $400.

Artículo.88 Una vez que el EP firme el contrato, éste deberá realizar el pago en la cuenta del Comité Local para poder subir la forma en la plataforma. Artículo.89 Una vez firmado el contrato entre el EP y AIESEC LATINA no hay reembolso de dinero por cambios en la decisión del EP.

Artículo.90 El EP pasara por un proceso de entrevistas antes de ser subido a la plataforma, que incluye entrevistas con miembros de AIESEC, profesionales y personas que ya vivieron el proceso de intercambio, en donde se evaluaran sus capacidad y competencias para ser un EP. De no contar con las cualidades necesarias, no será subido a la plataforma (myaiesec.net) y por ende no realizara ningún pago. Artículo.91 El EP deberá trabajar conjuntamente con el EP Manager (miembro de OGX) en búsqueda de su práctica, para hacer más efectivo el proceso, y aplicar al menos a 3 practicas semanales. Artículo.92 La forma del EP (CV & student resume), podrá estar en la plataforma por un tiempo máximo de 6 meses en caso de DT y ET, y 10 meses en caso de MT y TT, después de esto pasara a estado REJECTED y tendrá que volver a pagar si desea seguir en la plataforma. Artículo.93 En caso de haber realizado su intercambio y deseara realizar otro, el EP deberá volver a pagar para subir su forma y buscar otra práctica.

TITULO VI: CLÁUSULA DE LA REFORMA

Artículo.94 Cualquier asunto que no esté previsto o cualquier ambigüedad que resultara del presente Compendio se amparará con las disposiciones del de Centro América Sur conjunto con la Junta Ejecutiva del OE LATINA asesorada por el o los encargados del manejo legal de la misma y no deberán contravenir las disposiciones de la Ley Panameña. En los casos de mera confusión, será resuelto por decisión del LCVP Legal y LCP. Artículo.95 El presente compendio será reformado atendiendo su adecuación y a las necesidades operacionales y organizacionales del momento del OE LATINA. El mismo tendrá una vigencia obligatoria hasta su próxima reforma. Se podrá reformar el compendio siempre por aprobación en Asamblea General Legislativa del OE LATINA. En los casos de urgencia por falta de tiempo para reunir a la Asamblea General Legislativa, la Junta Ejecutiva sólo podrá tomar decisiones que no afecten la naturaleza del presente Compendio. La Junta Ejecutiva, así como también cualquier miembro, podrá proponer proyectos de compendio o reformas a este por sí misma, que deberán ser presentadas y aprobadas en una Asamblea General Legislativa. Artículo.96 Los Miembros Pleno Derecho del OE LATINA aprobarán los cambios al texto legal mediante la votación de la mayoría absoluta de estos. El procedimiento parlamentario de aprobación y discusión será regulado por el Titulo II. El presente Compendio Local del OE LATINA empezará a regir desde el 15 de octubre de 2011.

Ejemplo de Moción

REUNION DE ASAMBLEA LEGISLATIVA AIESEC _____ – Octubre 15 de 2011

MOCION No.

Tipo de moción:

Proponente: Secundante:

Texto: Moción:

Comentarios:

Favor

En Contra

Generales

Votos Favor: Contra: Abstenciones:

Resultado: