¿QUÉ ES UNA FICHA DE

CARACTERIZACION DE UN

PROCESO Y CUÁL ES SU

IMPORTANCIA?

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La ficha de proceso: Es un documento que muestra de

una manera práctica, las etapas y actividades relevantes

del proceso desde los elementos de entradas y los

productos/servicios que genera, así como los controles

críticos del mismo. Este documento también nos permite

identificar los recursos, personal involucrado,

indicadores, infraestructura, documentación requerida,

registros entre otros.

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s FICHA DE CARACTERIZACIÓN

DE UN PROCESO

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FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO

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s ¿CÓMO LLENAR LA FICHA DE

CARACTERIZACIÓN?

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1.- Versión y Fecha:

En estos puntos señalar el número de versión, si es la

inicial se coloca 0. También debemos indicar la fecha

de emisión o actualización de la Ficha

Ejemplo:

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2.- Macroproceso,:

En este punto se coloca el nombre del

Macro proceso y proceso al cual pertenece

el Subproceso a desarrollar, así como el

nombre del subproceso que se esta

caracterizando. Ejemplo:

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3.- Objetivo:

Aquí indicar: propósito del proceso, para que

existe el proceso, cuál es el valor agregado que

lo diferencia de una actividad. Ejemplo:

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4.- Requisitos de la Norma:

Indicar el o los requisitos de la norma aplicables al

Sub proceso

Ejemplo:

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5.- Responsable:

Indicar el Cargo del Responsable del Proceso o Dueño del

Proceso. Tiene como rresponsabilidad coordinar, gerenciar u

orientar el proceso y responde por la efectividad de su

resultado.

Ejemplo:

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6.- Alcance:

Indicar la Actividad con la que se inicia el

proceso y con la que culmina.

Ejemplo:

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7.- Proveedor :

Se tienen tres formas de llenar esta esta columna:

1.- Si el proveedor es externo, colocar sólo “PROVEEDOR”.

2.- Si el proveedor es interno (pertenece a la organización pero se

encuentra fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.

3.- Si el que entrega es un proceso del SGC, escribir EL NOMBRE

DEL PROCESO O SUB-PROCESO.

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Ejemplo:

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8.- Entrada :

Señalar el o los elementos

que dan inicio al proceso,

se consideran entradas

críticas

Nota:

Los insumos (equipos, papel,

etc.) y la normatividad no se

consideran entradas

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Ejemplo:

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9- Etapas/Actividades:

Señalar las etapas relevantes del proceso y en cada una de ellas

las actividades críticas del proceso, es decir las que generan

valor.

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Ejemplo:

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10.- Medidas de Control:

Actividades que aseguran que lo planificado se cumple, así como

los controles críticos de cada etapa

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Ejemplo:

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11.- Salidas Críticas:

Señalar los productos del proceso. Estos

sirven de entrada a otro proceso/sub-proceso

o de salida al cliente.

Nota: Solo se consideraran salidas aquellas en las que el

usuario sea externo al proceso analizado

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Ejemplo:

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12.- Cliente:

Se tienen tres formas de llenar esta columna:

1.- Si el Cliente es externo, escribir “CLIENTE”

2.- Si el Cliente es interno (pertenece a la organización pero se encuentra

fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.

3.- Si el Cliente es un proceso del SGC que recibe la salida para agregar

valor, escribir EL NOMBRE DEL PROCESO O SUB-PROCESO QUE

RECIBE

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Ejemplo:

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En estas dos columnas se debe colocar:

1.- Documentos internos: la relación de documentos internos

desarrollados o propuestos para asegurar la eficacia del

proceso y que describen de manera más detallada cada uno de

los pasos a seguir.

2.- Documentos Externos: la relación de documentos no

creados por la organización, pero necesarios para desarrollar

las actividades en el proceso.

13.- Documentos:

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Ejemplo:

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14.- Recursos Humanos

En esta columna Listar los cargos del personal involucrado en

el proceso, es decir el que desarrolla las diferentes actividades

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Ejemplo:

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15.- Infraestructura/Ambiente de Trabajo:

En esta columna señalar:

1.- Infraestructura: equipos de computo, softwares, medios

de comunicación, tranportes.

2.- Ambiente de Trabajo: si se requiere de algún ambiente

especial que evite poner en riesgo el servicio o producto.

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Ejemplo:

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16.- Procesos Sub-Contratados:

En esta fila señalar:

Si se contrata algún proceso o sub-proceso o alguna etapa

Ejemplo:

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Se debe definir el o los indicadores que nos permitan

hacer que el proceso/Sub-proceso se oriente a la

mejora continua.

17.- Indicador:

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Ejemplo:

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18.- Registros:

En esta columna listar los registros que muestran

evidencia de los trabajos ejecutados según lo

establecido en el proceso

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Ejemplo:

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