I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios así como, recursos materiales necesarios para llevar a cabo las operaciones de SanPetrol XXI. Así como de asegurar que los productos adquiridos cumplan con los requisitos especificados y la correcta distribución de los mismos.

II. ALCANCE

El presente procedimiento está destinado para uso y administración de todas las áreas y a todo el personal de SanPetrol XXI.

III. POLÍTICAS

1.- Toda adquisición de bienes, servicios, productos o cualquier elemento complementario deberá de solicitarse mediante una requisición de compra

2.- El proceso de requisición deberá ajustarse a los tiempos establecidos por la gerencia general, salvo aquellas situaciones que requieren de acciones correctivas inmediatas

3.- Por la naturaleza de nuestras operaciones y servicios las situaciones clasificadas como atención inmediata que requieran la adquisición de bienes, servicios y materiales no estarán sujetas a tiempo programado para su gestión. Las situaciones denominadas de atención inmediata podrán ser:

Aquellas que involucren paro de operación o servicio Aquellas que pongan en riesgo la integridad del personal, las instalaciones y el medio

ambiente Aquellas que deriven de un requerimiento directo del cliente en función del contrato de

servicios Aquellas cuyo cambio en programa y plan estén debidamente justificadas

3.- El personal de Gerencia, coordinación y línea de mandos medios son los autorizados para solicitar adquisición de bienes, servicios y materiales.

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PUESTO Coordinador de Compras Coordinador de Calidad Superintendente de ConstrucciónFECHA 28 de Junio de 2010 28 de Junio de 2010 28 de Junio de 2010

NOMBRE Y FIRMA

Xiomara Alejandra Gómez Conde Gustavo García López Luis Felipe Olán CajigaF-CC-01/R5.010710

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4.- Toda requisición que implique la compra de equipo especial, el solicitante será responsable de proporcionar datos técnicos del equipo solicitado y datos del proveedor, lo cual deberá ser autorizado por la gerencia general.

5.-

Proyecto (clave de la propuesta técnico económica u orden de trabajo o stock). Fecha de solicitud. Cantidad de artículos solicitados. Descripción de los artículos solicitados incluyendo marca, color, peso, talla o especificaciones técnicas

que le apliquen. Usuario al que se le deben entregar los recursos materiales. Firma del coordinador del área solicitante.

2. Las requisiciones de artículos comunes (D-CTA-01) deberán ser surtidos en menos de 24 horas.

3. Para el caso de fotocopias, escaneo e impresión de documentos con dimensiones especiales (planos) se usará el formato de requisición de compra (F-CTA-01). Donde se especifique el servicio, número de documentos, tamaño del documento y algún requerimiento específico adicional. Dicho servicio solo podrá hacerse con el proveedor autorizado. En caso de incumplimiento del proveedor se podrá usar otra alternativa autorizada por el Coordinador Técnico Administrativo y/o Superintendente de Construcción.

4. En el caso de que se requiera apoyo para la cotización de algún producto o servicio para llevar a cabo una compra, se podrá disponer de los Signatarios a cargo del Coordinador de Seguridad Industrial y Logística.

5. Los artículos nuevos y los equipos especiales deberán ser incluidos en la lista de artículos comunes o en la lista de artículos especiales según el tiempo de respuesta del proveedor, importancia de su uso en los procesos de la empresa, precio y facilidad de adquisición.

6. La medición del procedimiento es responsabilidad del Coordinador de Compras. Debe hacerse cada mes a través del formato de indicadores del procedimiento de compras (F-CTA-09) para presentarse en cada revisión por la dirección.

INDICADORES DE DESEMPEÑO:

Tiempo de compra y tiempo de entrega

Mantenimiento de stock en compra

Calidad del producto

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DEFINICIONES

a. Artículos Nuevos. Es un bien consumible o equipo especial que se usará en los procesos de la empresa y no se encuentra identificado por la Coordinación de Compras.

b. Artículos Comunes. Es un bien consumible que se usa en las actividades de la empresa y se encuentra identificado por la Coordinación de Compras.

c. Artículos Especiales. Es un bien consumible que se usa en las actividades de la empresa y se encuentra identificado por la Coordinación de Compras, pero por la naturaleza de dicho bien no se puede controlar el tiempo de entrega por variar y depender totalmente del proveedor.

d. Usuario. Cualquier empleado de la empresa.

e. Equipo especial. Es un bien material necesario para las actividades de la empresa que es usado en el Área de Ingeniería y/o Modelado, cuyas especificaciones técnicas son muy especiales y sólo pueden ser definidas por un especialista.

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IV. DIAGRAMA DEL PROCESO

F-CC-02/R5.010710

12

34

56

78

Coordinador de ÁreaCoordinador de

ComprasUsuario

Coordinador Técnico Administrativo

Entrada

Detecta necesidad de recursos materiales o

servicios

¿Autoriza?No

Elabora requisición de compra

Si

Recibe requisición de compra

¿Requisición bien elaborada ?

No

Pide autorización

Si

¿Autoriza?

Verifica existencia en stock y entrega

material

Da aviso de compra no autorizada No

Si

Recibe material y firma de conformidad

Salida

12

34

56

78

Coordinador de ÁreaCoordinador de

ComprasUsuario

Coordinador Técnico Administrativo

Entrada

Detecta necesidad de recursos materiales o

servicios

¿Autoriza?No

Elabora requisición de compra

Si

Recibe requisición de compra

¿Requisición bien elaborada ?

No

Pide autorización

Si

¿Autoriza?

Verifica existencia en stock y entrega

material

Da aviso de compra no autorizada No

Si

Recibe material y firma de conformidad

Salida

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V. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE SECUENCIA ACTIVIDADES

Usuario 1El Usuario detecta necesidades de recursos materiales o servicios para llevar a cabo las actividades propias de sus funciones y solicita autorización a su Coordinador de Área.

Coordinador de Área 2

El Coordinador de Área analiza las necesidades de recursos materiales o servicios que se deben solicitar y determina o no llevar a cabo la requisición de dichos recursos o servicios.

Usuario 3Elabora la requisición de compra (F-CTA-01) especificando los datos definidos en las políticas de este procedimiento, recaba la firma de solicitud y entrega la requisición a la Coordinación de Compras.

Coordinador de Compras 4

Recibe la requisición de compra (F-CTA-01) y revisa que cuente con todos los datos necesarios para proveer los recursos materiales o servicios.En caso de faltar información da aviso al usuario para que realice la corrección correspondiente. Revisa y entrega copia al usuario como comprobante.

Coordinador de Compras

5

El Coordinador de Compras solicita autorización al Coordinador Técnico Administrativo para proveer los recursos materiales o servicios solicitados y recaba firma.El Coordinador Técnico Administrativo determina la autorización de la requisición de compra, tomando en cuenta la importancia de los recursos materiales o servicios para las operaciones del área y los recursos financieros con los que cuenta la empresa.

Coordinador Técnico Administrativo

Coordinador de Compras 6

En caso de que no sea autorizada la requisición de compra, el Coordinador de Compras dará aviso a través de correo electrónico a quien haya solicitado la requisición especificando las condiciones que llevaron a la negativa de dicha requisición.

Coordinador de Compras

7 El Coordinador de Compras verifica existencia en el stock y, a través de la Encargada de Stock, hace entrega de los recursos materiales solicitados a través del Acuse de Recibo (F-CTA-03).

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El Coordinador de Compras y la Encargada de Stock llevan a cabo el procedimiento para el control de stock (P-CTA-03).En el caso de servicios y artículos nuevos, el Coordinador de Compras deberá realizar una orden de compra (F-CTA-02) y da aviso al usuario cuándo puede hacer uso del recurso material o servicio solicitado.

Usuario 8

El usuario recibe los recursos materiales solicitados.Verifica que dichos recursos cuenten con las especificaciones solicitadas.Firma el acuse de recibo (F-CTA-03) de conformidad de recibir los recursos.NOTA: En el caso de que los recursos materiales no cuenten con las especificaciones solicitadas o la Coordinación de Compras no cumpla con los tiempos establecidos en las políticas de este procedimiento, el Usuario levantará una No Conformidad que deberá ser atendida a través del procedimiento de acciones correctivas y preventivas (P-CC-04).

VI. CONTROL DE REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE RETENCIÓN ALMACENAJE DISPOSICIÓN FINAL

F-CTA-01 Requisición de compra 1 año Archivo del Coordinador de Compras Archivo Muerto

F-CTA-02 Orden de compra 1 año Archivo del Coordinador de Compras Archivo Muerto

F-CTA-03 Acuse de recibo 1 año Archivo del Coordinador de Compras Archivo Muerto

F-CTA-04 Inventario de stock 1 año Archivo del Coordinador de Compras Archivo Muerto

F-CTA-09 Indicadores de Proceso 1 año Archivo del Coordinador de Compras Archivo Muerto

D-CTA-01 Lista de artículos comunes 6 meses Archivo del Coordinador de Compras

Actualización del documento

D-CTA-02 Lista de artículos especiales 6 mesesArchivo del Coordinador de

ComprasActualización del

documento

VII. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

ÁREA RESPONSABLE NÚMERO DE COPIA CONTROLADA

Superintendente de Construcción 01

Control de Documentos 02

Coordinador de Soporte Técnico 03

Coordinador de Seguridad Industrial y Logística 04

Coordinador Técnico Administrativo 05

Coordinador de Recursos Humanos 06

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Coordinador de Compras 07

Coordinador de Orden de Trabajo de Modelado 08

Coordinador de Orden de Trabajo Ingeniería 09

VIII. ANEXOS

CÓDIGO NOMBREF-CTA-01 Requisición de compra

D-CTA-01 Lista de artículos comunes

D-CTA-02 Lista de artículos especiales

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