Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

COMPTABILITAT EN ITACA: GUIA BÀSICA v. 1

• Accés• Obertura d'any: apunts inicials• Donar d'alta empreses proveïdores. Importar empreses• Donar d'alta unitats comptables• Crear apunts. Desglossar apunts. Duplicar apunts. Reordenar apunts• Fer traspassos• Pressupostar comptes. Crear subcomptes• Imprimir informes• Altres opcions: filtres i exportacions.• Tancar any comptable

AccésAccedisca a ITACA de la manera habitual. Òbriga el navegador d'Internet i escriga a la barra d'adreces el següent: http://itaca.edu.gva.es.

Quan aparega la pantalla d'inici, escriga el seu usuari i contrasenya a les caselles corresponents.Una vegada dins d'ITACA seleccione la pestanya Centre > Comptabilitat.

Obertura d'any: apunts inicialsTot seguit trie Apunts. La primera vegada, el programa mostrarà un avís per indicar que no ha donat

d'alta l'any comptable. Faça clic a OK i, tot seguit polse el botó inferior

“Obrir any comptable” o bé el d'”Apunts inicials” .

A continuació s'obrirà una finestra per tal que trie l'any comptable en vigor, i que indique la data d'obertura (normalment serà 01/01/201X) així com les quantitats corresponents als saldos inicials de tipus A o B i el romanent que hi haguera en Caixa.

Pàgina 1 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

En cas de no haver romanent en Caixa, caldrà comprovar que el total apareix a la casella Banc. Observe que la suma del Saldo A i del Saldo B coincidix amb la suma de Caixa i Banc.Recorde que després d'escriure els imports dels apunts inicials ha de polsar el botó inferior dret “Guardar” . Un missatge advertirà que els canvis s'han guardat correctament i tot seguit apareixeran els quatre apunts a la pantalla general.

A la pantalla general, a més de l'any comptable (1) en vigor, es mostra la informació dels imports totals pendents (2) de pagament o cobrament, el saldo real (3) (saldo total a dia de hui, en ell no es compten els apunts pendents), el saldo compromés (4) (és el resultat d'afegir al saldo real els imports pendents) i el relatiu (5) (que coincidix amb un apunt-import d'una data concreta).

Els apunts s'ordenen (6) de manera predeterminada per número d'orde, però es poden ordenar per qualsevol de les columnes que apareixen: data, tipus, recurs... (Esta ordenació només servix per a la sessió en curs i no es guarda). Com a la resta de pantalles d'ITACA, és possible moure les columnes de lloc o fer-les més amples.

La columna “Desglossament” indica l'import restant o pendent de desglossar del total i la columna “Pt” indica si un apunt està pendent de cobrament o pagament (Sí/No).

També és poden establir filtres o exportar les dades a full de càlcul o a format html

Pàgina 2 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

A la part inferior de la pantalla apareixen diversos botons. Més endavant es detallarà el seu ús i característiques.

Introducció dels romanents anteriors del menjador(Només la primera vegada que comence la comptabilitat)

Tenint en compte que el menjador escolar funciona per anys acadèmics -de setembre a agost- i que

la comptabilitat general funciona per anys naturals -de gener a desembre-, cal introduir unes quantitats de partida (saldos inicials de menjador o romanents anteriors) corresponents a un any natural “inexistent” o “sense dades”. Per tot això, és necessari un procediment “extraordinari”.

Seleccioneu Centre > Comptabilitat > Apunts En els centres NO existirà l'any anterior i per això, caldrà posar la pestanya superior de l'any comptable en blanc.

El programa mostrarà avís indicatiu de NO existir any comptable.

• Polseu botó inferior Apunts inicials o bé el d'Obrir any comptable.

• Seleccioneu any 2011, de la pestanya.

Indiqueu 01/01/2011 al camp data. No cal posar quantitats inicials, pot deixa-se a zero.

• Feu clic a Guardar. • Seleccioneu, de nou, any 2011, de la pestanya.

• Feu clic al botó Comptes • Busqueu el 0319. Seleccioneu-lo i polseu el botó inferior Especificar saldo inicial. Escriviu la quantitat que corresponga (al dia 31/12/2011) i Guardeu els canvis. Tanqueu la finestra.

• Busqueu el 0329. Seleccioneu-lo i polseu el botó inferior Especificar saldo inicial. Escriviu la quantitat que corresponga (al dia 31/12/2011) i Guardeu els canvis. Tanqueu la finestra.

¡No caldrà tornar a introduir cap quantitat (saldos inicials) en els comptes 0319 ni 0329! Els saldos aniran actualitzant-se automàticament.

Donar d'alta empreses proveïdores

Per posar en funcionament la comptabilitat cal donar d'alta la relació d'empreses proveïdores del centre. La primera vegada, hi ha dos opcions: donar-les d'alta d'una en una o importar-les a partir de les que hi haja en el programa de comptabilitat de Gescen (Veja l'apartat més endavant)

Per donar d'alta una empresa cal polsar el botó inferior “Empreses” i, en la pantalla que

aparega, fer clic en el botó Nou . (També és possible donar d'alta una nova empresa quan

Pàgina 3 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

s'introduïsca un nou apunt, si al seleccionar l'empresa encara no figurara a la relació, fent clic sobre el botó Nou.) Tot seguit es mostrarà una pantalla on caldrà escriure o detallar la informació necessària. Són camps imprescindibles el CIF/NIF i el Nom/Raó social.

En el cas que l'empresa siga estrangera, haurà de marcar la casella corresponent i escriure, al camp CIF / NIF, el codi d'identificació o la referència de l'empresa que figure a les factures.

Una vegada omplits els camps imprescindibles i els altres que es consideren convenients, cal polsar el botó inferior dret “Guardar” per conservar la informació. Observe que el camp`”Localitat” és un camp autocompletable.

És possible establir Tipus d'empreses subministradores. A tal fi, cal fer clic en el botó

“Gestionar Tipus” i, a la finestra que aparega omplir el nom del tipus d'empresa (p.e. Material d'oficina) i posteriorment polsar el botó “Guardar” . També és possible eliminar un tipus existent o canviar el nom previ.

Quan s'hagen donat d'alta diverses empreses de la manera indicada anteriorment, es poden consultar els detalls de l'empresa per actualitzar-los o modificar-los. Per a això, caldrà polsar el botó “Empreses” i a la pantalla que aparega fer doble clic sobre la que interesse.

Les modificacions que faça en l'empresa (p.e. Nom) es reflectiran en els apunts vinculats.

Pàgina 4 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

Des d'esta pantalla, on es mostra la relació d'empreses, amb les dades bàsiques, és possible Filtrar (o buscar) entre els registres existents, fent clic en el botó de l'embut i escrivint en la casella corresponent el que es vulga trobar. També és possible Eliminar una empresa existent, si ja no és subministradora i no té apunts vinculats. En tal cas, faça clic al botó . Atenció: si l'empresa té apunts comptables vinculats, ITACA mostrarà un avís.

Importar empreses de la comptabilitat GescenPer a poder importar les empreses proveïdores del programa de comptabilitat de Gescen, cal generar un fitxer d'exportació i, tot seguit, importar-les a ITACA.

Atenció: és imprescindible que comprove abans que el CIF (o el NIF) de les empreses subministradores siga correcte i no tinga guionet.

A) Per a generar el fitxer seguisca estos passos:

1.- Descarregue el fitxer Instala_expoxml.exe des de http://www.edu.gva.es/soportegc/v_val/fitxers.htm i guarde'l en una carpeta o directori.

2.- Vaja on l'ha guardat i execute'l fent doble clic . El programa crearà un

accés directe a l'escriptori .

3.- Faça doble clic sobre l'accés directe, seguisca les

instruccions i guarde el resultat on desitge. Es crearà el fitxer “coempres.xml” . Atenció: No l'òbriga ni l'edite!

B) Per a importar-les en ITACA seguisca estos passos:

1.- Entre en ITACA de la manera habitual. Trie la pestanya Centre > Menú principal > Importació/Exportació.

2.- Faça clic en el botó Examinar.

3.- Vaja on ha guardat el fitxer “coempres.xml” i faça doble clic sobre ell .

Pàgina 5 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

4.- Tot seguit començarà el procés d'importació.

5.- A continuació, faça clic en el botó “Validar” i després, en el botó inferior “Importar.”

En acabar, podrà comprovar el resultat.

A partir d'este moment comprovarà (fent clic sobre el botó inferior ) que les empreses que tenia a la comptabilitat de Gescen s'han incorporat a la relació d'empreses d'ITACA.

Donar d'alta unitats comptablesEn ITACA s'anomenen unitats comptables aquelles agrupacions (departaments, cicles, grups de treball, altres...) entre les quals es pot desglossar l'import d'un apunt comptable. Per poder desglossar tal import és imprescindible que existisquen abans.

Seguisca estos passos:

1.- Trie Centre > Comptabilitat > Unitats comptables.

2.- Faça clic al botó Nou.

3.- Complete els camps obligatoris per a la descripció en Castellà i en Valencià. Determine l'any comptable i escriga una quantitat en el pressupost.

4.- Faça clic al botó Guardar .

5.- Repetisca els mateix procés per crear noves unitats comptables.

Podrà editar i modificar la informació de les unitats comptables o, en cas necessari, eliminar-les.

Les unitats comptables creades s'heretaran d'un any a l'altre i, per tant, no caldrà tornar-les a crear cada any.

Crear apuntsPer crear un apunt nou, des de Centre> Comptabilitat > Apunts faça clic en el botó Nou .

A la pantalla que aparega, complete o modifique la data d'efecte (el sistema mostrarà la data del dia), seleccione el tipus d'apunt (Ingrés o Gasto) i el Recurs (A o B). El sistema carrega per defecte Tipus “Gasto”, Recurs “A” i Destí “Banc”.

Pàgina 6 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

Per a seleccionar el compte d'assignació, faça clic a la lupa .

També pot escriure directament al requadre el núm. del compte (si el sap) o els primers dígits del compte, i polsar la lupa. El sistema filtrarà el resultat.

Faça doble clic sobre el compte de destí de l'apunt i este passarà a la pantalla d'apunt. Complete els camps de l'import, i trie el destí (banc o caixa). Per assignar una empresa (prèviament creada) faça

clic sobre la lupa Faça doble clic sobre un dels noms de la llista que es mostre. També pot escriure el nom (o part del nom) de l'empresa directament en el quadre i polsar la lupa i el sistema filtrarà el resultat. Escriga una explicació al camp concepte i indique la referència del document. Si ho desitja pot marcar la casella pagament pendent

Per acabar, polse el botó guardar .

Si ha marcat l'apunt com a pendent, comprove que a la columna pendent apareix “Sí” i que a la part superior es mostra l'import en color roig i amb signe negatiu

Es possible canviar l'estat de pendent d'un o diversos apunts, sense necessitat d'editar-los novament, si se seleccionen en la pantalla principal dels apunts i, tot seguit, es fa clic sobre el botó inferior

“Llevar Pend” . Pot seleccionar diversos apunts si manté polsada la tecla “Control” del teclat i fa clic en cada apunt. Observe que al llevar la marca de pendent també ha desaparegut l'import de la part superior.

Desglossar apuntsEn ocasions cal repartir l'import d'una factura entre diversos grups afectats, siguen departaments, cicles o equips de treball. És a dir hem de desglossar un apunt.

Pàgina 7 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

Per desglossar un apunt cal seguir estos passos.

1.- Crear un apunt (com s'ha explicat més amunt) i guardar-lo.

2.- Una vegada s'haja guardat, faça doble clic sobre ell, en la pantalla general d'apunts, per editar-lo.

3.- Tot seguit polse sobre el botó inferior “Desglossar” .

4.- Es desplegarà una part inferior per tal que afegisca les diferents unitats comptables i els imports parcials. Seguisca el següent procediment: 1 Full en blanc . 2 Trie del desplegable. 3 Indique l'import. 4 Polse el disquet (repetisca el procés segons el desglossament). 5 Polse el botó

inferior “Tancar desglossament” i 6 (importantíssim) polse el botó “Guardar”.

Observe que:

No és obligatori desglossar l'apunt en la seua totalitat i pot quedar una quantitat.

Els desglossaments resten del pressupost de les unitats comptables.

Duplicar apuntsHi ha apunts que tenen una certa periodicitat, com ara les subscripcions o determinades quotes o factures periòdiques. No cal donar d'alta de nou l'apunt ja que és possible duplicar-lo i modificar la data o l'import, si cal. A tal fi, seguisca els següents passos:

1.- Marque l'apunt que periòdicament es repetix.

2.- Faça clic al botó inferior “Duplicar”

3.- Modifique la data i, si cal, l'import de l'apunt. També podrà canviar altres dades (p.e. Recurs o

Destí).A continuació, guarde els canvis.

Reordenar apuntsEsta nova funcionalitat, que només hauria d'usar-se de forma excepcional, servix per inserir un apunt nou, que s'havia oblidat o perdut, entremig d'altres ja existents i alhora reordenar-los a partir d'ell. Es tracta per tant d'assignar un número d'orde a un apunt (ja donat per ITACA) i, a partir d'este apunt, reordenar tots els següents.

Pàgina 8 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

Seguisca el següent procediment.

1.- Cree el nou apunt, com ja s'ha explicat i guarde'l o trie un ja existent.

2.- Faça doble clic sobre ell i polse el botó “Canviar orde” .

3.- Escriga al camp “orde” el nou número.

4.- Polse el botó inferior Guardar. Apareixerà un missatge d'advertència.

Si està segur, polse Sí. En cas contrari polse NO i modifique el que calga. Una vegada guardat apareixerà un nou missatge informant que el registre s'ha guardat.Comprove que s'han reordenat els apunts.

Esta funcionalitat no impedix que es puga ordenar per número d'orde (ascendent o descendent) o per data d'efecte (ascendent o descendent) si polsa sobre el títol de la columna corresponent, si bé esta ordenació només serà vàlida per a la sessió actual. Quan s'òbriga de nou ITACA els apunts apareixeran ordenats com al principi (per núm. d'orde ascendent)

Fer traspassosEn ITACA es poden fer tres classes de traspassos: de banc a caixa, de caixa a banc i de menjador a centre.

Per fer un nou traspàs, trie Centre > Comptabilitat > Traspassos

1.- Faça clic sobre el botó inferior Nou .

2.- Escriga la data (1), trie el tipus de traspàs (2), indique l'import (3) i la referència del document (4), detalle o escriga el concepte (5) i, finalment, polse sobre el botó Guardar (6).

Cada vegada que es fa un nou traspàs queda constància, tant a la part de Traspassos on s'indica el número dels dos apunts generats,

Pàgina 9 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

com a la d'apunts, on es generaran dos amb la marca corresponent .

El traspàs de menjador (que és la representació d'un gasto d'un compte de menjador i un ingrés en un compte del centre) servix per justificar la possible situació de superàvit existent en acabar el curs acadèmic. Este traspàs, que ha de ser aprovat pel consell escolar del centre, pot fer-se sempre que es destine un 50% del seu import, com a mínim, a fons de menjador per al curs següent. En cas de fer-se el citat traspàs de menjador, quedarà constància al balanç de menjador del trimestre corresponent.

Pressupostar comptesPer assignar el pressupost d'un compte i que, consegüentment, també aparega a l'informe oficial del pressupost, cal seguir estos passos:

1.- Des de Centre> Comptabilitat > Apunts, faça clic al botó inferior “Comptes” .

2.- Seleccione un compte, a continuació, faça clic al botó “Afegir pressupost”

3.- Escriga la quantitat que considere a la casella “Pressupost” i tot seguit faça clic a Guardar.

4.- Seguisca el mateix procediment amb la resta de comptes pressupostables. Recorde que alguns comptes no ho són. En tal cas, apareixerà una advertència.

Una vegada afegits els diferents imports en els comptes comptables corresponents, observe que, a la pantalla de comptes comptables, els comptes principals mostraran una quantitat que correspon a l'import propi i al dels seus subcomptes.

Ha de recordar també que a l'informe oficial del pressupost anual, l'apartat de gastos mostrarà determinades agrupacions de comptes o subcomptes, amb l'import acumulat corresponent.

Podrà obtindre un informe imprés del pressupost anual si polsa sobre la pestanya Llistats i selecciona del desplegable Comptabilitat- Oficials, el corresponent al Pressupost, o escrivint directament al requadre “pres” i polsant Intro.

Crear subcomptes

1.- Des de Centre> Comptabilitat > Apunts, faça clic al botó inferior “Comptes” .

2.- Seleccione un compte, a continuació, faça clic al botó inferior “Nou”.

3.- Seleccione amb la lupa i complete el compte d'origen, el sistema copiarà el mateix número de compte origen a la casella Subcompte

(Recorde que ha d'afegir un o més dígits als del compte origen).

4.- Marque la casella “Visible” si vol fer-ne ús i la casella “És

Pàgina 10 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

pressupostable”, si vol afegir un pressupost al subcompte.

5.- Escriga la descripció en castellà i en valencià i, finalment, polse “Guardar” . A hores d'ara no estan habilitades les funcions d'associar-lo amb un Servici complementari, que estaran en un futur.

Imprimir informesDes d'ITACA és possible imprimir tots els informes oficials i també altres tipus d'informes o llistats.

Els informes es troben a la pestanya Llistats. Cal triar un dels desplegables “Comptabilitat - Oficials” o bé “Comptabilitat – Altres llistats”, per tal que es mostren els disponibles.

També pot escriure el títol o part del títol de l'informe que necessite al requadre i polsar seguidament la tecla Intro.Trie el que necessite i complete els camps necessaris per al filtre i a continuació faça clic sobre el botó “Imprimir.”

Tot seguit es mostrarà el fitxer PDF corresponent, que podrà imprimir o guardar, segons el funcionament normal d'ITACA.

Pàgina 11 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

Altres opcions: filtres i exportacionsIgual que a la majoria de pantalles de dades d'ITACA, a la Comptabilitat també és possible filtrar els continguts dels apunts, de les empreses, dels comptes, etc.

A) Per filtrar cal usar el botó superior de l'embut , situar-se a la casella corresponent i escriure allò que volem filtrar, tot o en part. Per exemple, és possible filtrar els apunts a un determinat compte. En tal cas caldria seguir estos passos:

1.- Des de Centre> Comptabilitat > Apunts i fer clic al botó de l'embut.

2.- Situar el cursor a la casella “compte” de la primera fila i escriure un número de compte (p.e.

221).

3.- Polsar “Intro”. ITACA mostrarà tots els apunts dels comptes que comencen per 221 i subsegüents.

Òbviament, és possible filtrar per altres columnes (Tipus, Recurs, Concepte...) seguint un procediment paregut. Per eliminar el filtre cal polsar el botó superior “X” .

ITACA permet exportar les dades dels apunts (o dels comptes o de les empreses) a full de càlcul o a fitxer html.

Pàgina 12 de 13

Comptabilitat en Itaca: guia bàsica v. 1

B) Per exportar les dades a full de càlcul, faça clic sobre el botó superior . El programa mostrarà un diàleg on informarà del tipus de fitxer creat (habitualment busquedaApunte.csv o semblant) i preguntarà què cal fer: obrir o guardar. Així mateix, en cas de triar obrir-lo, indicarà amb quina aplicació (Excel o Calc).

Si ha triat Calc (OpenOffice o LibreOffice) apareixerà una pantalla prèvia de configuració. Comprove la codificació de caràcters per tal que apareguen els signes accentuats, la ñ o la ç. Comprove, també, que el separador de camp siga la coma i que no estiga marcada la casella “camp citat com a text”.

Observe que la informació es mostre correctament distribuïda en files i columnes.

Una vegada fet això, polse el botó D'acord per obrir el programa i treballar amb la informació exportada.

Si tria MS Excel, caldrà que modifique els paràmetres regionals de Windows del tauler de control. Trie “configuració avançada” o “Configuració addicional” segons la seua versió del Windows i trie com a separador de llistes la coma. i com a símbol decimal el punt. Aplique i guarde els canvis. A partir d'ara la informació es mostrarà en files i columnes, però potser caldrà aplicar el format numèric a les cel·les per poder operar amb elles.

Tancar any comptableUna vegada haja acabat d'introduir tots els apunts de l'any natural en curs, haja revisat els informes pertinents i haja passat la comissió econòmica i s'hagen aprovat els comptes pel Consell Escolar, haurà de tancar-lo. Tinga en compte que si imprimix els informes oficials abans de tancar l'any comptable estos es mostraran amb una marca d'aigua que indicarà que es tracta d'un esborrany.

Seguisca estos passos:

1.- Faça clic al botó inferior “Tancar any comptable”

2.- Si queden apunts pendents el programa mostrarà un avís on indicarà que els apunts pendents es copiaran a l'any comptable següent. Si està d'acord trie Sí o en cas contrari indique NO i tot seguit desmarque els apunts pendents com s'ha indicat més amunt. És possible que calga imprimir novament els informes oficials, si hi ha variacions, abans de fer clic al botó

3.- Tot seguit apareixerà un avís informant que el registre s'ha guardat correctament.

4.- A partir d'este moment, l'any comptable quedarà tancat i validat. El botó estarà desactivat i serà el departament econòmic corresponent de la Conselleria l'encarregat de supervisar la seua correcció. En cas necessari permetrà obrir de nou l'any comptable per fer les correccions que calga.

Una vegada fet el tancament de l'any comptable podrà imprimir els informes oficials, que ara es mostraran sense la marca d'aigua.

5.- Canvie d'any comptable usant el desplegable superior i observe que s'han creat els quatre apunts inicials.

Pàgina 13 de 13