COMUNICACION
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1. COMUNICACION
1.1. Concepto
Un primer acercamiento a la definicin de comunicacin puede realizarse desde su etimologa.
La palabra deriva del latn communicare, que significa compartir algo, poner en comn. Por
lo tanto, la comunicacin es un fenmeno inherente a la relacin que los seres vivos
mantienen cuando se encuentran en grupo. A travs de la comunicacin, las personas o
animales obtienen informacin respecto a su entorno y pueden compartirla con el resto.
1.2. Proceso de Comunicacin
El proceso comunicativo implica la emisin de seales (sonidos, gestos, seas, etc.) con la intencin de dar a conocer un mensaje. Para que la comunicacin sea exitosa, el receptor debe contar con las habilidades que le permitan decodificar el mensaje e interpretarlo. El proceso luego se revierte cuando el receptor responde y se transforma en emisor (con lo que el emisor original pasa a ser el receptor del acto comunicativo). En el caso de los seres humanos, la comunicacin es un acto propio de la actividad psquica, que deriva del pensamiento, el lenguaje y del desarrollo de las capacidades psicosociales de relacin. El intercambio de mensajes (que puede ser verbal o no verbal) permite al individuo influir en los dems y a su vez ser influido. Entre los elementos que pueden distinguirse en el proceso comunicativo, se encuentra el cdigo (un sistema de signos y reglas que se combinan con la intencin de dar a conocer algo), el canal (el medio fsico a travs del cual se transmite la informacin), el emisor (quien desea enviar el mensaje) y el receptor (a quien va dirigido). La comunicacin puede ser afectada por lo que se denomina como ruido, una perturbacin que dificulta el normal desarrollo de la seal en el proceso (por ejemplo, distorsiones en el sonido, la afona del hablante, la ortografa defectuosa).
1.3 Diferencia entre comunicacin e informacin
La diferencia que existe entre comunicacin e informacin es que en la comunicacin existe un y emisor y un receptor, el emisor que brinda la informacin y el receptor quien la recibe a travs de un canal que pueden ser por seales, voz, lenguaje, no se da la retroalimentacin, en la comunicacin si. La informacin es ms rgida la comunicacin es ms dinmica.
1.4 Principios de la Comunicacin
Principios de la comunicacin
El principio de la comunicacin ms utilizado es el de la:
Frecuencia
Intensidad
Duracin
Otra vez
Tambin se conocen como FIDO
Frecuencia: Cuanto ms a menudo se repite un mensaje, ms son las posibilidades de
recordarlo
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Intensidad: Cuanto ms vvida, entusiasta, personal y positiva sea el mensaje, mejor se le
recordar.
Duracin: Cuanto ms corto sea el mensaje, mayores son las posibilidades de lograr atencin,
de que se lo entienda y de que se lo retenga.
Repeticin: El aprendizaje se aumenta y fortalece con la repeticin.
1.5 Redes Formales de la Comunicacin
La circulacin de informacin en la empresa se puede realizar de mltiples formas por las
cuales debe fluir la informacin hasta llegar a sus destinatarios, lo que se denomina redes de
comunicacin.
En la empresa estas redes, permiten combinar las distintas direcciones que pueden tomar la
informacin: ascendente, descendente y horizontal.
Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e informales, surgidas
espontneamente entre los trabajadores.
REDES DE COMUNICACIN FORMAL:
Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la informacin necesaria en el
momento preciso y a la persona adecuada. stas respetan la jerarqua empresarial.
Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando as la
insuficiencia de informacin, la cual sera fuente de rumores incontrolados.
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Las redes en cadena, en Y y en estrella estn enfocadas a la centralizacin de la
informacin, siendo ms eficaz. En cambio las restantes son ms descentralizadas, pero
aumentan el grado de satisfaccin de los trabajadores al sentirse partcipe de las
informaciones transmitidas.
1.6 Redes de la Comunicacin Informal
Aquellas que nacen espontneamente de las relaciones que establecen las personas por sus
afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes
ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa
un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que
absorben en exceso el inters de los empleados.
stas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces ms
rpidos y eficaces que los formales.
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EFECTOS DE LAS REDES DE COMUNICACIN
Efectos Positivos: Aqu es donde surgen sentimientos de colaboracin y solidaridad en la
cual el trabajador se siente en un ambiente laboral agradable, es ms eficiente, logrando as un
beneficio positivo para la empresa.
Efectos Negativos: Son la interpretacin subjetiva del emisor, quien informar desde su
punto de vista o desde sus intereses personales. Extensin de rumores.
Las difusiones de chismes contra la organizacin o contra alguno de sus miembros
1.7 Importancia de la comunicacin en los negocios
CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA?
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LA COMUNICACIN DESCENDENTE.
sta es la ms frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura jerrquica de la empresa.
Algunos canales de comunicacin ascendente son:
Boletn o peridicos de empresa.
Circulares.
Manuales de empresa.
Tablones de anuncio.
Folletos de bienvenida.
Entrevistas.
Cursos de formacin.
LA COMUNICACIN ASCENDENTE.
Es aquella que va de abajo hacia arriba en la estructura jerrquica de la empresa. El alcance y
la eficacia de sta dependen de la cultura de la organizacin.
Desarrolla, entre otras las siguientes funciones:
Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal.
Facilita la integracin y participacin de los trabajadores.
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Influye en una adecuada toma de decisiones.
Promueve la mejora de calidad.
Este tipo de comunicacin en las empresas suele ser escasa.
Las causas ms habituales se pueden resumir en:
Los canales ascendentes no suelen estar formalizados.
La informacin fluye distorsionada.
Los jefes no admiten de buen grado las crticas a su gestin.
Algunos canales de comunicacin ascendente:
Encuestas.
Sondeos de opinin.
Manual de empresa.
Informes a la direccin.
Reuniones con subordinados.
LA COMUNICACIN HORIZONTAL.
La comunicacin horizontal es ms intensa que la vertical, dado que las personas se comunican
con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus superiores, adems sta evita
prdida de tiempo en la informacin que se desea, ya que no tiene que pasar primero por los
mandos superiores y luego baje al destinatario original de esa informacin.
La comunicacin horizontal en la empresa:
Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo.
Evita malos entendidos.
Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores.
Facilita la coordinacin.
Propicia el consenso en la toma de decisiones.
Procedimientos de comunicacin horizontal:
Debate.
Grupos de estudio.
Seminarios.
Visitas a departamentos
sta puede estar o no formalizada. En caso de no estarlo corre sus riesgos, pues crea conflictos
al omitir los canales verticales formalmente establecidos.
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CMO OPERA LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS?
EL CLIMA LABORAL
El clima organizacional va directamente relacionado con la motivacin de los trabajadores.
Vale decir, el incentivo que tiene una persona para adaptarse en una sociedad, pudiendo
realizar su autoestima y sentir que satisface sus necesidades personales.
Es por lo anterior, que la adaptacin de los trabajadores y la motivacin de la empresa indican
que existe un buen clima laboral, las caractersticas que surgen de ste son:
Sentirse bien consigo mismo.
Sentirse bien con respecto a los dems.
Ser capaz de enfrentar por s mismo las exigencias y resolver los problemas que se presenten
en el camino.
Cuando el clima laboral no logra estos objetivos se torna dbil, desarrollando as, depresin y
desinters; llegando hasta estados de agresividad entre los trabajadores.
LA TOMA DE DECISIONES
En sta es muy importante la decisin tomada por la autoridad o por ciertos lderes, pero es
an ms relevante la participacin y opinin de todos los elementos que integran el grupo,
pues se debe aprovechar el conocimiento y experiencias de un mayor nmero de trabajadores,
logrando as tomar una mejor decisin, la que se logra en la medida que se utilice como
herramienta todos los canales necesarios y efectivos de comunicacin.
Comunicacin en la empresa
Adems, en la participacin masiva de una toma de decisin, los trabajadores se sienten ms
comprometidos a lograr los resultados deseados. Para esto se deben realizar reuniones y/o
encuestas, descartando de inmediato las opiniones informales de ciertos grupos negativos
(intereses personales, polticos, religiosos, manipulaciones, etc.), que logran slo desviar el
objetivo central que es la toma de una decisin.
En consecuencia, la relevancia de tomar una decisin entre dos o ms alternativas, es saber
cundo cuesta menor esfuerzo, cundo producen mayor satisfaccin y cul es el ms posible a
realizar.
LA CAPACITACION
sta es un proceso sin fin donde los individuos de una organizacin deben estar en constante
entrenamiento. Para ser ms eficaces, debe realizarse en un ambiente de seguridad y
confianza entre la autoridad y los subordinados. Las autoridades deben hacer galas de
paciencia y sensatez, as como ser capaces de delegar autoridad y de brindar elogios y
reconocimientos a las labores correctamente efectuadas.
Comunicacin en la empresa
La capacitacin implica tiempo, ya que con ella se aprende a ahorrar tiempo y dinero,
impidiendo que los subordinados cometan errores costosos beneficiando a todos:
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Superior
Subordinado
Empresa
EL LIDERAZGO
Se basa principalmente en la autoridad y su comunicacin con los subordinados, quien debe
estar comprometido filosfica y conductualmente con la idea de que la comunicacin con los
subordinados es esencial para el logro de las metas dentro de la empresa. Si sus palabras van
enfocadas a una mayor y mejor comunicacin su compromiso trascender al resto de la
organizacin.
LA COMUNICACIN EXTERNA
Desde el punto de vista administrativo operativo la comunicacin externa es ms difcil debido
a las relaciones que tiene la empresa con el mbito exterior y con el pblico para transmitir la
identidad corporativa.
ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO EXTERNO.
EMISOR: Es la empresa misma, cada funcionario de la entidad sabr ejecutar en cada
situacin el comportamiento comunicativo en lnea con la identidad de la empresa.
MENSAJE: Es la identidad corporativa convertida en unidades de comunicacin.
CANALES: Los canales son varios, como por ejemplo: telfono, juntas, carteles, anuncios,
cartas, pginas de internet, volantes, etc.
RECEPTOR: Son los clientes actuales potenciales, pblicos selectos, la opinin pblica,
lderes, agencias, gobierno, gremios, sindicatos, etc.
La comunicacin externa comprende tres denominaciones:
PUBLICIDAD
RELACIONES PBLICAS
INFORMACIN COMERCIAL.
PUBLICIDAD: Est destinada a establecer, desarrollar, realizar y/o cambiar la imagen
corporativa de una organizacin.
La publicidad es un proceso de comunicacin comercial enfocado a persuadir a los
consumidores actuales y potenciales sobre las virtudes de la empresa.
Esta imagen es tratada ms que la de un producto, ya que transmite una responsabilidad
ideolgica e intelectual.
El mensaje: Son los atributos que la empresa tiene como el profesionalismo, la tecnificacin,
honorabilidad, solidez econmica, seguridad, calidad de sus productos.
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Los canales: Son los medios masivos (impresos, grficos, auditivos, radiales, TV, vallas
publicitarias, internet etc.), y los medios directos (envos de folletos, cartas publicitarias, cartas
de iniciativa etc.).
RELACIONES PUBLICAS: Esta son la diplomacia de la empresa y fundamento de su poltica
exterior para colocar su imagen en el sistema econmico y social al que pertenece.
sta enfoca al pblico en general, ms all de los consumidores, tratando al pblico como
sujeto de opinin. Se orienta a la promocin fuera del crculo de ventas, como son los eventos
colocando la imagen de la empresa por encima de todo aspecto comercial al nivel de un
pblico masivo participando en una dinmica de la opinin pblica.
Aqu lo importante es la creacin de ambientes, escenarios, eventos, etc.
El emisor: Es la empresa, como el corporativo ideolgico y operacional.
El mensaje: Pasa a ser un acto de promocin, de hecho social.
Los canales: De gran importancia, ya que por ellos mismos se da el sentido de la Comunicacin
que se quiere lograr y son:
CANALES INFORMATIVOS:
Boletines a los medios: stos transmiten respaldo a la imagen de la empresa, como balances,
informes de productividad etc.
Estn hecho en una estructura periodstica.
Comunicados Pblicos: Generalmente hechos en medios impresos, como pronunciamientos de
la empresa en su comunidad, sobre temas de su inters, polticas oficiales etc., para aclarar
temas en situaciones especiales.
Revistas: Son publicaciones sobre temas y aspectos de inters hacia la comunidad de
estructura editorial, pero si ser difusores explcitos de la empresa.
Cartas especiales a clientes: Son un suplemento de cortesa e inters de la empresa hacia el
cliente, en donde se trata de dar una imagen de servicio y de personalizacin, ya sea de
agilizacin de trmites o cambios corporativos, etc.
Canales promocionales: Atencin a clientes es la llamada auditora de servicios. Pueden
ser visitas de las empresas a los clientes o la empresa organiza visitas a sus clientes para que
conozcan la calidad de servicio que sta otorga.
INFORMACIN COMERCIAL Es la relacin directa que tiene la empresa con sus clientes o
proveedores para fomentar la lealtad hacia la empresa.
Algunos requisitos para mantener una comunicacin efectiva dentro de la empresa.
CLARIDAD: El lenguaje en que se exprese el mensaje y la manera de transmitirlo, deben
ser accesibles para quien va dirigida.
INTEGRACIN: La comunicacin debe servir como lazo de integrador entre los miembros de la
empresa para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los
objetivos.
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APROVECHAMIENTO DE LA ORGANIZACIN INFORMAL: La comunicacin es ms efectiva
cuando la Administracin utiliza la Organizacin Informal para suplir canales de formacin
formal.
EQUILIBRIO: Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de
comunicacin para quienes resultan afectados.
MODERACIN: La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa posible,
el exceso puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
DIFUSIN: Toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar slo
a travs de los canales necesarios para evitar papeleos innecesarios.
EVALUACIN: Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse
peridicamente.