PLAN DE IMPLANTACIÓN DE RRSS CORPORATIVAS

El 61% de las organizaciones emplearán las RRSS empresariales en el

2015, esto es, pasarán de comunicar para empleados a comunicar con

empleados.

La información en la era del conocimiento es efímera; en un sistema de

producción en dónde el conocimiento tiene fecha de caducidad por su

elevada obsolescencia, las organizaciones deben dotarse de medios

para que el trabajador tenga acceso a la información y así realice sus

funciones de una forma más libre, independiente y autónoma. Para

lograrlo, las RRSS corporativas tienen un papel fundamental.

A lo largo de este proyecto se indicarán, en términos generales, los

pasos que debe llevar la organización para poder implementar con

éxito un programa de comunicación interna basado en RRSS, cuyo fin,

entre otros, será la mejora de las sinergias con los empleados;

gestionar nuevas ideas de negocio o establecer herramientas para la

mejora continua de procesos.

La implantación se iniciará con un análisis de la empresa y las

necesidades existentes. Posteriormente se desarrollará un plan de

formación de empleados, paso previo a la implementación paulatina de

las RRSS, que finalizarán con la realización de evaluaciones periódicas.

Este plan va más allá de la creación de simples canales de comunicación

de incidencias o noticias corporativas; lo que se busca es intentar

alcanzar una comunicación bidireccional de carácter ascendente,

descendente y horizontal que favorezca, entre otras cosas, el

intraemprendimiento, la creación de un entorno cooperativo o la

motivación del personal.

Los objetivos del plan son:

-Incrementar el compromiso y confianza de los empleados con la

organización (puede aumentar un 18% si se emplean correctamente) y

la productividad (se puede conseguir elevarla un 40 %).

-Aumentar la colaboración y cooperación entre los trabajadores (sólo

un 25 % de los empleados pide ayuda a sus compañeros), la

conectividad y el trabajo en equipo.

-Potenciar la retención y atracción de talento

-Establecer un canal de comunicación que pueda servir como

incubadora de nuevas ideas, nuevos productos o detección de

tendencias del mercado.

-Reducción de los tiempos de respuesta entre empleados ante dudas o

problemas (que puede alcanzar el 27%) y disminución del uso del

correo electrónico

-Controlar el tipo de mensajes que se transmiten; lo que nos facilitará

conocer la realidad empresarial.

-Fortalecer la identidad corporativa de la empresa (cultura, principios,

valores, misión, visión).

-Incrementar el alcance y la calidad de las comunicación interna,

haciéndola llegarla a todos los miembros de la organización.

-Gestionar la reputación interna de la organización, lo que

indirectamente podría ayudar a mejorar las ventas, los beneficios, la

productividad, el absentismo o la lealtad de los clientes.

-Mantener una base de datos actualizada sobre el perfil de los

empleados (formación, conocimientos, destrezas, habilidades) lo que

facilitará una mejor gestión del conocimiento y del talento

-Actualizar y modernizar los canales de comunicación empresariales

consiguiendo que los mensajes lleguen de forma directa a los

destinatarios evitando intermediarios y reinterpretaciones de los

mismos.

-Establecer un sistema de gestión de quejas y sugerencias, creando un

entorno participativo por parte de los empleados y una tramitación

eficiente de las mismas por parte de la empresa.

-Implicar directamente al trabajador en el futuro empresarial,

convirtiéndolo en parte activa del mismo e introduciéndolo en un

entorno colaborativo.

-Establecer canales de comunicación para transmitir conocimientos e

información de interés entre los trabajadores.

-Poner en común los informes y presentaciones con el fin de de evitar

duplicidades en la elaboración de los mismos. (Se calcula que los

empleados malgastan cerca de 2 horas de trabajo en realizar informes

ya existentes)

-Monitorizar las tareas con el fin de visualizar las tareas desempeñadas

por cada uno.

-Realizar encuestas y puesta en común de los resultados.

El público objetivo de este proyecto son aquellas organizaciones

públicas o privadas de tamaño medio o grande y que posee varios

centros de trabajo o una organización del trabajo a turnos, que buscan

mejorar los resultados empresariales a través de una mejor

comunicación interna. Aunque las RRSS pueden ser implantadas en

cualquier tipo de organización y adaptarse a las necesidades de cada

una de ellas.

El conocimiento no se guarda, si existe hay que compartirlo, bajo esta

premisa la empresa debe empezar a trabajar sus RRSS.

El proceso se centra en tres puntos: Plan de RRSS, Plan de Formación y

Evaluación y Calendario de intervención.

PLAN DE REDES SOCIALES

Debemos conocer la realidad empresarial y las necesidades que esta

necesita en el ámbito de la comunicación. Tomando como base la

información obtenida, se diseñará el Plan de Redes Sociales

Corporativa.

En un primer lugar, se plasmará una visión global de la organización

que incluirá una descripción de la empresa, su ámbito de actuación, la

estructura organizativa (organigrama, centros de empleo,

departamentos) o cultura organizativa (centrándose en la misión, visión

y valores). En esta parte del informe se realizará un análisis

pormenorizado de las acciones comunicativas que se llevan en el día a

día empresarial, identificando los medios de información empleados

(tablón de anuncios, correo electrónico, conversaciones de pasillo). Es

importante profundizar en el estudio de los flujos de comunicación

formales o informales: ¿quién es el generador de noticias?, ¿quiénes

son los receptores?, ¿la información recibida es la que se necesita?,

¿llega en tiempo y forma?, ¿aporta valor al trabajo? La información

obtenida con este análisis servirá de base para introducir mejoras en la

comunicación.

Otro punto a analizar es la Red Social que mejor se adapta a las

necesidades empresariales. Existen tres opciones: RRSS propias

(creadas para uso exclusivo de la organización), RRSS Tradicionales

reconvertidas en RRSS Corporativas (tipo Facebook o Twitter) o RRSS

empresariales (tipo Yammer o Zyncro). La mejor opción es esta última,

ya que estas RRSS están diseñadas exclusivamente para el uso por

parte de las empresas

Es imposible que tenga éxito la comunicación telemática sino tiene

reflejo en la vida real. Al instaurar el plan se deben proponer dinámicas

y acciones que se implanten off line con el fin de complementar las

RRSS.

Este Plan incluirá análisis de la comunicación más concretos: cuales son

las necesidades de comunicación, quién publicará, quién moderará los

debates. Pero será en el plan de formación en dónde se dé las

instrucciones necesarias para realizarlo con eficacia.

Este plan de redes sociales incluirá la creación y divulgación de un libro

de estilo. En él se indicará como se realizarán las comunicaciones: si se

usa lenguaje formal o informal, cada cuando debemos publicar, si se

establecen sanciones por publicaciones ofensivas o el uso de las RRSS

para otro fin que no ha sido el señalado; en resumen, un manual de

buenas prácticas que establezcan códigos de conducta, premios y

sanciones

Realizado un análisis de la organización, debemos centrarnos en

establecer una comunicación bidireccional entre empresa y empleados.

Lo que se comunique se adaptará a las necesidades de la organización:

MOTIVAR las RRSS son una excelente vía para motivar (siempre que se

acompañe también de acciones offline): recomendación personal de los

superiores, agradecimientos por escrito (por correo privado),

comunicación de ascensos, elogio en público (depende también del tipo

de empleado). Es fundamental que se trate de forma clara, sencilla,

concisa, abierta y honesta.

DETECCIÓN DE PROBLEMAS Y ACCIONES PREVENTIVA las RRSS puede

servir como elemento de previsión e información de ciertos riesgos

como Estrés, Burnout, Acoso u otras situaciones vinculada a la salud y

seguridad laboral.

Para poder llevarlo a cabo se debe realizar una serie de pasos:

conocimiento y concienciación (a través de la red de microbloging se

transmite qué es cada uno de los problemas, cómo reconocer si se está

sufriendo, como prevenirlo, etc…). Una vez exista información, es

importante que a las personas afectadas (si las hubiera) se les señale

canales para superar estos problemas.

GESTIÓN DEL CAMBIO: ante situaciones nuevas en la organización, es

necesario que los empleados sientan el apoyo, tanto por personas que

también lo están pasando, como con personas que ya han pasado esa

experiencia. Hablamos de procesos de incorporación a la empresa

(acciones acompañan al procedimiento y manual de acogida) o

situaciones de cambio dentro de la organización (ya sea traslado,

cambio de funciones, de departamento o jubilación).

Creación de grupos de discusión, canales de comunicación, crear

puntos de encuentro, en definitiva, establecer sinergias para superar

esas experiencias.

BAJAS LABORALES: las RRSS pueden ayudar a los trabajadores en baja

laboral larga para evitar una desafección empresarial. No se trata que

trabaje desde casa (ya que eso iría en contra de la ley); se trata que

mantengan contacto con la realidad empresarial (de forma voluntaria

SIEMPRE)

BANCO DE IDEAS: las RRSS como punto de encuentro para el talento

creativo de la empresa. Cuando un empleado tenga una idea, debemos

entrenarlo para que pueda acudir a la RRSS corporativas en búsqueda

de sinergias, apoyos o conocimiento para madurar, hacer crecer y

analizar la viabilidad del mismo. Las ideas pueden provenir desde todos

los ámbitos y abarcar múltiples áreas. Debemos formar a todos

nuestros empleados a ser capaces de convertirse en

intreemprendedores. Es imprescindible que la empresa sepa agradecer

este esfuerzo para incentivar y motivar nuevas participaciones.

ATAJAR RUMORES: la red social puede ser canal interesante para atajar

rumores en torno a la empresa.

TRANSMISOR DE ACTIVOS DE LA EMPRESA: las RRSS pueden apoyar la

comunicación de los valores y cultura empresarial: desde Know-How

hasta conocimientos, capacidades o experiencias, vinculadas al capital

humano. Para ello es necesario establecer las condiciones necesarias

para estimular su desarrollo y el fluir del conocimiento.

Se debe mostrar a los empleados que transmitir los conocimientos es

positivo, no sólo para la organización, sino también para los

trabajadores.

GESTIÓN DEL MAPA DEL CONOCIMIENTO: las RRSS corporativas

incorporan perfiles profesionales de los usuarios. Estos perfiles

(siempre que se completen correctamente) puede aportarnos

información sobre qué sabe cada empleado, a quién puede destinársele

ciertas funciones y lo que es más importante, nos permite planificar de

una forma más acertada las políticas formativas de la empresa.

COMUNICAR LAS METAS ORGANIZACIONALES: muchas organizaciones

fallan a la hora de comunicar sus objetivos a corto y medio plazo.

Al diseñar un plan de comunicación de los objetivos empresariales y

pasos que se va a llegar a cabo para alcanzarlos; es vital que todos los

miembros de la empresa los conozcan y actúen en consecuencia

dirigirse en la misma dirección.

APOYAR ACCIONES FORMATIVAS: las RRSS deben apoyar los planes de

formación: ya sea como foro de encuentro entre los participantes de

los cursos o como complemento a las acciones educativas.

DETECTAR Y COMUNICAR TENDENCIAS DEL MERCADO: el uso de estas

herramientas como medio de detección y comunicación de las nuevas

tendencias puede aportar valor a la organización.

COMUNICAR SOBRE NUEVOS PRODUCTOS O SERVICIOS la

comercialización de nuevos productos y servicios requiere de la

formación y capacitación de los empleados. Las RRSS corporativas

pueden aportar esta información además de ser un punto en dónde

intercambiar de impresiones.

REALIZAR ENCUESTAS: la red de microblogging puede servir para que

los empleados puedan participar en diferentes tipos de encuestas:

tanto de satisfacción laboral, riesgos en el puesto de trabajo, etc... Los

resultados también se pondrán en común en la red en dónde ser

podrán comentar y realizar acciones de mejora colaborativas.

COMUNICACIÓN EN SITUACIONES DE CRISIS Dentro del plan de

actuación en caso de emergencia, se pueden incorporar

comunicaciones a través de las redes sociales ya que es una forma de

comunicar más directa (PC, Tabletas o Teléfonos Inteligentes) y es un

lugar común en dónde los empleados pueden recurrir para solventar

las dudas sobre los hechos y las acciones que se lleven a cabo.

COMUNICACIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS Desarrollar un plan de

gestión de quejas y sugerencias a través de las RRSS en dónde se

indiquen: plazos para responder, quién será el encargado de resolver

los problemas o si las respuestas son públicas o privadas.

Si bien en un buzón físico de quejas y sugerencias, los empleados tenían

libertad para depositar sus opiniones, en el entorno virtual todas las

aportaciones serán públicas, por lo que este hecho (y si no existe

cultura colaborativa en la organización) puede restar participación. Se

debe generar círculos de confianza: tanto para aportar quejas o

sugerencias, que se vea que estas aportaciones se tienen en

consideración por parte de la empresa (para ello se puede redactar un

informe en donde se expliquen las que se han recibido y las soluciones

aportadas)

ARTÍCULOS VINCULADOS A EL ÁREA DE NEGOCIO buscamos que los

empleados participen activamente, tanto escribiendo comentarios

como subiendo artículos o videos vinculados a sus áreas de negocio que

puedan aportar valor.

COMPARTIR OTROS APUNTES el uso de las RRSS debe adaptarse a las

necesidades y características de cada empresa; existen organizaciones

(como IBM) que permiten el uso de sus sistemas comunicativos para

difundir otro tipo de contenidos, como puede ser alojar un blog

personal. Eso depende de cada organización y del uso que quieran

darle a esta aplicación.

En este punto es necesario hablar de otras utilidades que nos permiten

las RRSS empresariales (tanto Yammer como Zyncro)

CHAT INTERNO permite ponerse en contacto de forma rápida, no sólo

con personal de nuestro departamento sino también con el resto de la

organización. Útil cuando se quiera recurrir a expertos para resolver

dudas o problemas.

DIRECTORIO EMPRESARIAL Y PERFIL PROFESIONAL DE LA EMPRESA: se

puede agregar a la red social los datos de contacto de los clientes y

empleados (recordar que el acceso a estos datos son restringidos para

usuarios de la red).

ORGANIZAR TAREAS: existe la posibilidad organizar el trabajo, tanto el

propio como el de nuestro grupo o departamento a través de

calendarios virtuales.

PLAN DE FORMACIÓN Y EVALUACIÓN

Antes de implantar cualquier red social empresarial, es fundamental

dotar a los miembros de la organización una formación sobre el uso de

las mismas y un sistema de evaluación para ver si su desarrollo es el

correcto. Muchos de los fracasos en la implantación de las RRSS se

deben a que no se ha formado a los usuarios sobre los contenidos y las

utilidades del sistema, además no emplean medios de evaluación que

nos permita identificar y modificar errores.

Los objetivos del plan de formación son varios:

-Dotar a los usuarios de los conocimientos básicos para un correcto uso

de la red social.

-Dar las pautas básicas para que pasen a ser prosumidores: que no se

limiten a recibir información, sino también a ser creadores de opinión

(a través de comentarios, participaciones en foros o difusión de

artículos)

-Mostrar los objetivos que se quieren conseguir con el uso de las

mismas y las ventajas para los usuarios (se debe romper con la idea

preconcebida de que las redes sociales lo único que consigue es hacer

perder el tiempo en el trabajo)

-Explicar el Plan de Redes Sociales y el Libro de Estilo, así tendrán una

idea clara de que se pueden encontrar en la intranet y cómo pueden

publicar sus ideas.

Señalar que el Plan de Formación (que puede ser e-learning como b-

learning a través de Moodle) también incluye la realización de

actividades en la propia red social; estás tareas serán tutorizadas por

personal ajeno a la organización, para comprobar si han asimilado los

conocimientos formulados en el curso. Aspectos que se pondrán a

prueba:

-Análisis de la cooperación: se realizarán ejercicios en dónde se

realicen tareas grupales a través de la red social. La colaboración es un

elemento clave para potenciar un entorno de intraemprendimiento que

sea caldo de cultivo para sinergias que lleve a generar nuevas ideas

empresariales.

-Corregir actividad no recomendadas en la red de la empresa,

como puede ser el exceso de publicaciones o la falta de coherencia

interna de las mismas; lo que lleve a una pérdida de interés de los

contenidos.

-Señalar lo que es Spam y lo que no, esto es, que merece y que no

merece la pena compartir.

-Analizar la bidireccionalidad de los comentarios; esto es, ver si se practica una escucha activa mediante unos mensajes directos, claros y concretos. En la evaluación (que se realizará al mes, a los seis meses y al año), se cerciorará cómo es la evolución del uso de las RRSS; poniendo especial hincapié en el número de disidentes (personas que usaban la red pero ya no la usan), exiliados (empleados que no se adaptan a las nuevas tecnología) y adeptos (que emplean masivamente las redes), iniciando las acciones de mejora que se consideren oportunas. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN

Para implantar el programa hacerlo de forma paulatina, es

recomendable seleccionar el departamento más adecuado para ello; el

indicado será aquel que se pueda denominar influenciador y que a su

vez sea capaz de iniciar acciones de mejora en los contenidos del

mismo,

Posteriormente se irá instalando en el resto de departamentos y

centros de trabajo.

El presupuesto señalado, está basado en una empresa de tamaño

medio que cuenta con varios centros de trabajo.

� PLAN DE REDES SOCIALES………………………………………………150€

� MANUAL DE ESTILO…………………………………………………………50€

� CURSO DE FORMACIÓN MOODLE…………………………………..200€

� EVALUACIONES………………………………………………………………100€

Señalar que todos los planes y cursos cuentan con manuales que harán

más sencillo su desarrollo y adaptación a cada organización. El curso de

formación indicado sólo incluye el diseño; el hosting, horas de tutorías,

gestión de foros, o clases presenciales, tendrían que calcularse a parte.

Las evaluaciones son tres, no obstantes la empresa podría necesitar

más e ir acompañado de más clases (tanto presencial como online).

Los precios son orientativos, habría que añadirle los márgenes de

beneficio que su organización quiera obtener además del precio a

pagar por el uso de las RRSS Corporativas (que no son gratuitas)

¿Por qué es viable este Plan de Implantación de RRSS Corporativas?

Las redes sociales cooperativas están de moda, multinacionales como

IBM o Telefónica ya las usan y este número va en aumento. Se calcula

que en el año 2015, el 61% de las organizaciones las emplearán, por

este motivo las empresas necesitarán herramientas para obtener la

mejor rentabilidad de las mismas. Este plan contribuirá a ello.

A lo largo de este proyecto se han mostrado las ventajas que en la

organización pueden producir las RRSS. Parte del éxito está vinculado a

un uso eficiente de las mismas, por ello, es necesario un plan de

implantación como el que se presenta.

Son pocas las empresas que realicen este tipo de formación, de hecho,

la mayoría de organizaciones sólo cuentan con un escueto

asesoramiento por parte de los proveedores (en caso de Zyncro), este

curso es necesario. Ponerlo en práctica supondrá una ventaja

competitiva para Padula&Partners, ya que, además de ser una acción

innovadora, puede ayudar a mejorar su posición en el mercado y ser

puerta de entrada para nuevas relaciones en el ámbito de los RRHH.