PRÁCTICAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Comunicaciones comerciales

CARTA

La carta es un texto estandarizado que busca informar, argumentar y/o describir. De acuerdo con el

objetivo de la misma, se debe manejar el estilo de redacción, lo fundamental es que sea clara, asertiva y que logre el objetivo propuesto.

Elaborar una carta exige saber que se va a decir y hacerlo con pulcritud y sencillez, utilizando frases cortas, redacción directa y excelente ortografía.

Ejemplo: Señor Director:Como médico, durante años tuve muchos pacientes congraves problemas de salud debido al cigarrillo. Hoy, los'sobrevivientes' cada día se arrepienten de ese hábito tan estúpido ysu calidad de vida es deprimente: duermen con tanque de oxígeno, nopueden caminar una cuadra sin fatigarse, subir unas escaleras es unatortura y hasta para hablar les falta el aire. El enfisema pulmonar o elcáncer que padecen son igualmente terribles. Respaldo totalmente elproyecto de ley anticigarrillo. El Congreso estaba en mora de tomaresta iniciativa. En Hong Kong, por ejemplo, hay sanciones con multasmuy altas; se prohíbe fumar hasta en la calle.

Augusto Corredor CorrealBogotá

En ésta faltan el encabezado y otras partes de la misma, pero es un ejemplo de una carta enviada al director del periódico El Tiempo en relación con un artículo publicado.

¿Cuál es el objetivo de ésta?

Partes de la carta

El encabezamiento

contiene: ciudad y fecha, destinatario, asunto y saludo El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

Bogotá, julio 13 de 2003SeñoresNational Geographic en EspañolRef: Iglesias de Chiloé Cordial saludo:

Con mucho agrado les hago llegar mis elogios porsu artículo de abril sobre las iglesias del remotoparaje de Chiloé. Estas magnificas obras arquitectónicas, Patrimonio de la humanidadproducto de la unión de las culturas indígena yeuropea, aisladas del mundo, deben ser conocidas.

Nosotros los chilenos, que convivimos con ellas, muchas veces no les damos el valor cultural que realmente tienen.

Le agradezco mucho que por medio de ustedes la gente pueda interesarse por este gran tesoro que debe ser salvado de las garras destructoras del tiempo

Atentamente: Daniel A. Celis Chile

MEMORANDO

El memorando es una comunicación que como su nombre lo indica, debe ser guardado en la memoria, es decir el objetivo del memorando es recordarle al destinatario alguna cuestión alusiva al cumplimiento de sus responsabilidades. Los memorandos pueden ser de felicitación o de llamado de atención.

Estructura

Membrete Encabezado que contiene:

DE / PARA/ASUNTO/FECHA Saludo Cuepo: donde se siguen las mismas indicaciones de la

carta Despedida Firma y cargo

SEGURIDAD NACIONAL LTDADE: Eduardo Fajardo Director del personalPARA: Lorena Castiblanco Jefe de oficinaASUNTO: Llamado de atenciónFECHA: Abril 2 de 2008Cordial saludo:Constantemente me están llegando quejas que usted no responde nunca a las llamadas por teléfono oradioteléfono que se le hacen, informándonos losempleados de esa oficina simplemente que está ausente,sin otras explicaciones que me permitan conocer si dichas

Ausencias se deben a necesidades del trabajo, asuntospersonales o a cualquier otra circunstancia que yo ignoro.

La invito cordialmente a que asuma sus responsabilidades con

más seriedad y respete las normas establecidas por la empresa

con el fin de lograr un trabajo de calidad.

Atentamente:

Eduardo FajardoDirector de personal

CIRCULAR

Comunicación interna que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica o también a cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna cosa (DRAE). La función básica de la carta es informar.

Estructura

Membrete Encabezado que contiene:

DE / PARA/ASUNTO/FECHA Saludo Cuepo: donde se siguen las mismas indicaciones de la

carta Despedida Firma y cargo

SEGURIDAD NACIONAL LTDADE: Rodrigo Arenas Director GeneralPARA: Departamento de servicio al clienteASUNTO: Nueva oficinaFECHA: Abril 2 de 2008Cordial saludo:Me permito informarles que, a partir del próximo mes, se

reabrirá la oficina de la calle 72.El objetivo es hacer más fácil a nuestros clientes el acceso

a nuestras dependencias, pues las dificultades de tránsito ocasionaban a todos molestias altamente perjudiciales.

En este local dispondremos de mayores comodidades y nuestros clientes también, así como un espacio para parqueo que antes no se tenía.

La división que estaba ubicada en la calle 52 será entonces trasladada allí.

Esperamos que esta decisión redunde en beneficio para todos.

Atentamente: Rodrigo Arenas Director General

ACTA

Escrito que tiene como objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunión. Se realiza en hojas o folios sueltos o en libros destinados expresamente para ello. Las sociedades comerciales de todo tipo, los centros comunitarios, comerciales o residenciales, en fin todos aquellos que se reúnen para establecer acuerdos, utilizan este tipo de constancia.

Estructura

Ciudad, hora y fecha Nombre de los asistentes Persona que la presidió y existencia del quorum

(número mínimo de personas que pueden llegar a acuerdos)

Orden del día Acuerdos tomados Cierre y firmas de las personas a quienes incumba

hacerlo.

Acta número En la ciudad de Bogotá, siendo las 4:30 de la tarde

del día 5 de marzo de 2007, se reunieron los residentes del conjunto La Coruña, en el salón social del mismo, para celebrar la asamblea anual ordinaria, prescrita por la norma de propiedad horizontal.

Ejerce de presidente el señor Mauricio Cañizales y de secretario el señor Adolfo Rey.

Comprobada la existencia del quorum se declara abierta la sesión con el siguiente orden del día:

1. 2. 3. Luego de desarrollado el orden, se llega a los

siguientes acuerdos.Primero:Segundo: Se dio por terminada la sesión a las 7:30 del

día arriba indicado. Firman en constancia.

Taller

1. ¿Cuál es el uso que se la da a la carta en las empresas?

2. Cuál es la diferencia entre circular y memorando?3. ¿Qué importancia tiene el acta?