Retención en la fuente cuando existe más de un concepto por facturaCuando en una factura de compra, se incluyen varios conceptos con tarifas deretención en la

fuente diferentes, en lo posible se debe aplicar la tarifa correspondiente a cada concepto.

Es parte el trabajo diario encontrarnos con facturas que relacionan mas de un concepto de retención

en la fuente y no sabemos cual de todos aplicar.

En los casos en que cada concepto de retención se puede identificar sin problema, pues se aplica la

tarifa de retención que por norma le corresponda a cada uno de los conceptos relacionados en la

factura.

El problema surge cuando no están identificados los conceptos en la factura, caso en el cual es

necesario identificar el concepto que prima en la factura, y aplicar la tarifa correspondiente.

Supongamos una factura por la compra de algunos elementos de ferretería por $5.000.000 más el

servicio de instalación por $500.000. En este caso hay dos conceptos claramente definidos cuales

son compras y servicios, por lo que se puede aplicar la tarifa de cada uno.

Pero si la factura fuere global, es decir, una factura por $5.500.000 por compra de materiales de

ferretería y su instalación, no es posible identificar ni el concepto ni el valor de cada concepto por lo

que no se podría aplicar los dos conceptos sino que se hace necesario aplicar un solo concepto, el

cual hay que identificar primero.

Es claro que en el ejemplo hay dos conceptos de retención implicados: compras y servicios. En este

caso no es difícil concluir que el concepto que prima es el de compras, puesto que lo que se compró

fue un material el cual incluía el servicio de instalación, por lo que se habrá de aplicar la tarifa

correspondiente a compras.

Si lo que se factura por ejemplo es el servicio de mantenimiento de un vehículo y para ellos es

necesario el cambio de un repuesto de menor valor el cual es colocado por quien presta el servicio, el

factor que prima es el servicio, puesto que lo pactado fue un mantenimiento y no la compra de un

repuesto.

Para determinar cual entre varios conceptos es el que prima, se debe tener como punto de referencia

el objeto o el fin de lo contratado o facturado, puesto que una cosa es contratar el mantenimiento y

reparación de un computador lo cual puede implicar el cambio de la mitad de las partes, y otra muy

diferente es comprar un computador con instalación incluida. En el primer caso el concepto es

claramente de servicios y en el segundo de compras.

Lo mas sano es procurar identificar en cada factura los diferentes conceptos de retención, no solo

para efecto de la aplicación de retención, sino para asuntos propios de la contabilidad como lo es el

manejo de los costos de venta   de los diferentes productos y servicios de la empresa. No se podrá

identificar correctamente el costo asignable a cada producto y actividad si al facturarlos no se

discriminan, por lo que la información resultante es de poca utilidad para efecto de toma de

decisiones referente al manejo de los costos.

Retención en la fuente por servicios

La retención en la fuente por servicios es uno de los conceptos de retención que más se practica, y es

un  concepto que puede encerrar cierta dificultad a la hora de identificarlo puesto que en algunos

casos se confunde con el concepto de honorarios.

El principal indicador para clasificar el servicio, es cuando lo técnico, lo manual prima sobre el

intelecto, es decir donde no hace falta una gran destreza mental e intelectual para prestarlo.

Es el caso del servicio de transporte. Para prestarlo no hace falta tener una gran habilidad mental.

Basta con la habilidad manual o física para prestarlo.

Lo mismo sucede con el servicio de aseo. Son oficios  donde la destreza física y manual son

determinantes, aún cuanto  el prestador del servicio goce de un gran intelecto o formación

académica.

Supongamos un contador público que es contratado para desempeñar el cargo de jefe de cartera,

cuya única actividad es cobrar a los clientes morosos.

Podríamos decir que por tratarse de un contador público titulado, con una especialización

en revisoría fiscal y una maestría en finanzas, el concepto de retención sería por honorarios, pero

considerando la actividad como tal consistente en sentarse frente a un teléfono durante 10 horas

diarias a llamar a los clientes morosos, el concepto de retención indudablemente ser por servicios.

La razón es que para cobrarle al cliente no se requiere el despliegue de una enorme capacidad

intelectual, por tanto no es más que un simple servicio.

Distinto es cuando el contador público es contratado para analizar la estructura de costos de la

empresa y proyectar estados financieros a 5 años. Para ello se requiere de habilidades especiales, se

requiere de ciertos conocimientos que implican un gran despliegue intelectual que permiten

clasificar sus servicios como honorarios.

Bien, una vez aclarado el concepto de retención por servicios, vienen dos aspectos adicionales

necesarios para aplicar la retención: base  y tarifa.

Base de retención en la fuente por servicios. La retención en la fuente por servicios se aplica a

partir de 4 Uvt, que según el valor del Uvt para el 2011, la base mínima sujeta a retención es de

$101.000. Es decir que si el valor del servicio antes del impuesto a las ventas es igual o superior a

$101.000 se aplica retención.

Retención en la Fuente sobre Salarios

¿Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre pagos laborales?

La retención en la fuente sobre pagos laborales debe ser efectuada por toda persona natural, sucesiones ilíquidas, personas jurídicas (de derecho privado o público), sociedades de hecho y comunidad organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos.

Cuando el pago sea efectuado por una persona natural no importa que sea o no comerciante, tampoco el nivel de activos o de ingresos que haya poseído en el año anterior. Lo anterior por cuanto la disposición contenida en el artículo 368-2 del Estatuto solo exige que la persona natural sea comerciante y con determinados niveles de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de retención en los pagos o abonos en cuenta mencionados en los artículos 392, 395 y 401.

La retención sobre pagos laborales se aplica en el momento del pago y no de su causación

A diferencia de los otros pagos a terceros que se realicen en las empresas del sector privado, los que se realizan por concepto de salarios son erogaciones en los cuales la retención en la fuente a título del impuesto de renta se debe practicar solamente en el momento de su pago y no en el momento de su causación. Fue hasta junio de 1992 cuando esas normas contemplaban que la retención en la fuente sobre pagos labores sí se practicaría en los “pagos o abonos en cuenta”. Pero el Art.140 de la ley 6 de 1992 derogó la expresión “abonos en cuenta” que estaban contenidas en tales normas.

En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga que causar el gasto por los salarios de un trabajador y tal salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le practiquen retenciones en la fuente, es necesario asegurar si ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la DIAN tal retención.

Además, aun cuando no se hayan practicado retención en la fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos serían deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad social y parafiscales antes de la presentación de la declaración inicial de renta

Retención en la fuente por honorariosLos pagos por honorarios están sometidos a la retención en la fuente a título de renta (también

por Iva), pero hoy solo se abordará el tema de renta.

Un honorario es un servicio calificado, prestado por una persona que es por lo general un

profesional. El honorario difiere del servicio en que en los honorarios prima el factor intelectual

sobre el técnico y manual propio de los servicios.

Existen dos tarifas de retención por honorarios. Una del 10% y una del 11%. Existe confusión entre

los contribuyentes y entre los mismos contadores sobre cuando aplicar una tarifa u otra.

Por regla general, se dice que si el beneficiario del pago es una persona no obligada a declarar renta,

la tarifa por honorarios será del 10%, y si la persona está obligada a declarar renta, la tarifa será del

11%.

Pero si miramos con detenimiento el artículo 1 del decreto 260 de 2001, reglamentario del artículo

392 del estatuto tributario, lo que se interpreta es algo un poco diferente.

Este decreto en ningún momento se hace referencia a que la persona debe estar obligada a declarar

renta para aplicarle la tarifa del 11%.

Lo que dice el decreto reglamentario (que es el que se aplica), es que se aplicará una tarifa del 11%

en los siguientes casos:

a) Cuando del contrato se desprenda que los ingresos que obtendrá lapersona

natural beneficiaria del pago o abono en cuenta superan en el año gravable 2001 el valor

de 3.300 Uvt.

b) Cuando los pagos o abonos en cuenta realizados durante el ejercicio gravable por un

mismo agente retenedor a una misma persona natural superen en el año gravable 2001 el

valor 3.300 Uvt. En este evento la tarifa del once por ciento (11%) se aplicará a partir del

pago o abono en cuenta que sumado a los pagos realizados en el mismo ejercicio

gravable exceda dicho valor.

En el primer literal, es muy difícil que el agente retenedor pueda determinar cuantos serán los

ingresos de una persona. No le corresponde al agente retenedor solicitar al profesional contratado

una certificado de sus posibles ingresos para determinar si superará o no el tope, para así proceder a

dar aplicación a la tarifa del 11%. Eso sería convertir al agente retenedor en especie de fiscalizador

y/o controlador de los particulares, papel que no le corresponde y que no se le puede asignar.

En el literal b, es clara la norma en afirmar que se aplica la tarifa del 11% cuando el valor pagado

por una misma persona supere el tope señalado. Esto quiere decir, que no es el hecho de estar

obligado a declarar renta lo que se debe tomar como referencia para aplicar el 11% sino el valor

pagado por la misma empresa a una persona.

Puede suceder el caso, por ejemplo, que con la empresa X se tenga un contrato por 2.000 Uvt, y con

la empresa Y otro contrato por 1.500 Uvt. En su conjunto supera el tope (3.500), pero

individualmente no supera el tope. Recordemos que se aplicará el 11% sólo si los pagos de una

misma empresa superan los 3.300 Uvt en el año.

Lo que ha sucedido, es que hemos asimilado los topes de retención por honorarios con los topes para

estar obligados a declarar, puesto que son los mismos, pero ese hecho, no necesariamente debe

significar que la referencia para aplicar la tarifa del 11% debe ser la obligación de declarar o no.

Según esta interpretación, es posible que una persona obligada a declarar renta, se le pueda aplicar

una tarifa del 10%.

Aunque por prudencia, son muchos los agentes retenedores que prefieren aplicar tarifa del 11%, algo

que es comprensible, por lo que es sano que lo sigan haciendo así, la Dian no se molestará por eso.

Retención en la fuente por compras

Entre las operaciones más comunes que deben conocer contadores, auxiliares contables y estudiantes

de Contabilidad, se trata de la contabilización de las compras. De las compras, para algunos lo que

presenta mas trabajo es la retención en la fuente. Seguramente para un contador o un auxiliar

experimentado esto resulta muy sencillo, pero no así para quienes apenas se inician en el mundo de

la contabilidad, tanto así, que la retención en la fuente por compras es de los temas mas consultados

en Gerencie.com, y como respuesta a eso, trataremos de desarrollar el tema de una forma muy

sencilla con la aplicación de algunos ejemplos.

Ya sabemos que la retención en la fuente no es un impuesto, sino una cobro anticipado de un

impuesto, que puede ser el impuesto de renta (Retención por renta), Impuesto a las ventas (Reteiva o

retención en la fuente por Iva) y el Impuesto de industria y comercio (Reteica).

La retención en la fuente la practica la persona que hace el pago, es decir, el comprador, quien es

conocido como agente retenedor (Vea: Agentes de retención).

La retención en la fuente consiste en retener parte del valor de la venta, según la tarifa y el concepto

sujeto a retención (Vea: Retención en la fuente).

Ejemplo: La empresa A compra a la empresa B el valor de $100, luego la empresa A solo le paga a

la empresa B $96.5, los restantes $3.5, los retiene por concepto de renta.

Contabilización de la retención en la fuente

Ejemplo de compra de mercancías en el que operan todas las retenciones:

Compra: 2.000.000

Iva: 320.000

Valor total: 2.320.000

Retención por renta: 70.000 (2.000.000 * 3.5%)

Retención por Iva: 160.000 (320.000 * 50%)

Retención por Ica: 2.000 (2.000.000 * 4X1.000)

Valor neto a pagar: 2.082.000

Cuenta Debito Crédito

143505 2.000.000

240805 320.000

236540 70.000

236701 160.000

236801 8.000

111005 2.082.000

Explicación

La retención en la fuente por renta y por Iva se aplica cuando la compra antes de Iva sea igual o

superior a 27 UVT. La tarifa para compras es del 3.5%. La tarifa de Reteiva es del 50% del valor del

Iva.

La retención por Ica es diferente para cada municipio, puesto que el Impuesto de industria y

comercio es un impuesto municipal y cada uno determina la base y la tarifa.

La retención se aplica antes del impuesto a las ventas. A manera de ejemplo si la compra es de 1.000

mas Iva de 160, la base sobre la que se debe calcular la retención es 1.000 y no 1.160.

Para el caso de determinar la tope para aplicar retención, igualmente se tiene en cuenta el valor antes

de Iva. La retención por compras se aplica a partir de 566.000 (año 2007). Esos 566.000 son antes de

Iva. Si por ejemplo, el valor de la compra es de 500.000 mas 80.000 de Iva, aunque la operación

total suma 580.000, no se aplica retención puesto que el valor a tener en cuenta es el de la compra

sin Iva que en este caso es de 500.000.

Autoretención

Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes

contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos por regla general [no

siempre] son autoretenedores   y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención.

En este caso, el comprador no practica retención alguna, lo hace el vendedor, quien hará el siguiente

registro.

Supongamos:

Compra: 1.000.000

Iva: 160.000

Valor total: 1.160.000

Contabilización del vendedor

Cuenta Debito Crédito

111005 1.160.000

135515 35.000

4135 1.000.000

240805 160.000

236575 35.000

Explicación

El vendedor por ser gran contribuyente recibe todo el valor, puesto que el comprador no le retienen

ni por renta ni por Iva y dependiendo del municipio muy seguramente tampoco le retiene por Ica.

La autoretención por renta se lleva tanto al pasivo como al activo, puesto que debe ser pagada en la

respectiva declaración mensual de retención (pasivo), y luego puede descontarla de la declaración de

renta en el respectivo periodo gravable (activo).

No existe la figura de autoretención por Iva, por lo que no habrá retención por parte del comprador

ni habrá autoretención por parte del vendedor.

Para este caso, la contabilización por parte del comprador seria:

Cuenta Debito Crédito

143505 1.000.000

2408 160.000

111005 1.160.000

Nota: No se practica retención en la fuente por renta por compras a los Grandes contribuyentes que

son autoretenedores  ni a las personas que pertenecen al Régimen especial (Cooperativas…). En el

caso del régimen especial, si fuere el caso, se debe practicar retención por Iva y por Ica (Por regla

general las personas que son régimen especial en renta no lo son en Ica).

Retención en la fuente por Iva (Reteiva)

Concepto de retención en la fuente.

La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

Retención en la fuente por Iva.

Al igual que en el Impuesto a la renta y el Impuesto de industria y comercio, en el Impuesto a las ventas también existe la figura de la Retención en la fuente. Esta figura se conoce comúnmente como Reteiva.

La retención en la fuente por Iva consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del Iva (Artículo 437-2 del estatuto tributario). Ejemplo: La empresa A compra a la Empresa B, mercancías por valor de $1.000.000 + Iva. El valor del Iva, a la tarifa general es de $160.000. La empresa A, de esos $160.000 de Iva, solo pagará a la empresa B el valor de $80.000, que corresponde al 50% del valor toral del Iva, el restante 50% la empresa B lo retiene, lo declara y lo paga en junto con las demás retenciones en la fuente que haya practicado en el respectivo mes.