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Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar P.H.

INFORME DE GESTIÓN

CONSEJO DE ADMINISTRACION Y ADMINISTRADOR AÑO 2017.

Respetados Copropietarios y Residentes: Reciban un cordial saludo y nuestro especial agradecimiento a la comunidad del CM. Quintas del Palmar por la comprensión, paciencia y apoyo durante el año 2017 de gestión que he venido adelantando en el Conjunto Residencial con acompañamiento del Consejo de Administración. Dando cumplimiento a las normas contemplados en el Reglamento de Propiedad Horizontal y de conformidad con la Ley 675 de 2001 – Régimen de Propiedad Horizontal, El Consejo de Administración y el Administrador presentan el informe resumen de los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada durante el año 2017, desarrollando una amplia gestión teniendo en cuenta de manera integral la necesidad de mantenimientos, reparaciones, imprevistos y control administrativo. El informe de Gestión se enmarca en tres gestiones en las cuales se describen las actividades más relevantes ejecutadas en el año 2017. La Administración se ha caracterizado por ser un equipo de trabajo unido y comprometido con la gestión que le fue encomendada por la Asamblea General. Durante el Año 2017 el plan de trabajo se desarrolló bajo tres (3) gestiones así:

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1. Gestión Administrativa

Es un conjunto de acciones mediante las cuales el Consejo de Administración y la Administración desarrollaron sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso Administrativo: Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar, Controlar. Durante el año 2017 se realizaron actividades, relativas a mantener y cumplir con el proceso Administrativo como atención a Copropietarios y Usuarios en la oficina de la Administración de forma permanente para solucionar problemas generales, quejas, reclamos, sugerencias y aclaraciones a las cuotas de administración y facturación, llamados de atención, solicitudes particulares a residentes por el mal uso de parqueaderos, parqueo en vías y tenencia irresponsable de mascotas, revisión de trabajos realizados por los empleados, reuniones con proveedores y prestadores de servicios de contabilidad, facturación, vigilancia, asesores de seguros, jardinería y mantenimientos varios, en general se han realizado todas las funciones administrativas inherentes al cargo y todas aquellas responsabilidades inmersas en el reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia. 1.1-ASPECTO LEGAL

Organos de Administración.

Del Consejo de Administración. Funciones.

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Al consejo de administración le correspondió tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. Artículo 55. Ser integrante del Consejo de Administración, permite opinar, participar y aportar al desarrollo de las iniciativas y proyectos del Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar, conocer del funcionamiento de la gestión administrativa, operativa y financiera, generar aportes tendientes a proyectar el rumbo que se desea tome el patrimonio que hoy se tiene en el Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar. El Consejo de Administración es el representante de la Asamblea General y el "puente" entre esta y el Administrador, por lo que su principal función fue vigilar que se cumplieran los preceptos de la misma. Los miembros del Consejo, ejercieron su cargo cumpliendo su función social de servicio a la comunidad, por lo que actuaron siempre en función del bien general y no del particular, observando siempre una conducta impecable, caracterizándose por su puntual y estricto cumplimiento de todas las normas del Reglamento y Manual de Convivencia. El Consejo de Administración mantuvo una absoluta imparcialidad en todos sus actos, dando a todos los Copropietarios y residentes el mismo trato, sin otorgar prebendas o privilegios, sin permitir que sus sentimientos, relaciones de amistad, simpatías o desafectos hacia otros miembros de la comunidad interfirieran o influenciara en sus determinaciones. El trabajo en equipo con el Administrador, permitió establecer y dar solución a las necesidades de la copropiedad, diseñar planes de trabajo, acompañar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos propuestos en cada plan de trabajo, respetando las decisiones que por ley le corresponden a la Asamblea General y las establecidas en el artículo (51) de la ley 675 de 2001; del Administrador. El consejo de Administración propendió por hacer de cada reunión ordinaria, un momento de capacitación en propiedad horizontal, fomentando el respeto por cada miembro del equipo de trabajo, no permitiendo caer en discusiones, insultos o conflictos que afectaran el buen ambiente y respeto de sus reuniones.

NOMBRE APELLIDO APELLIDO CARGO

Adriana María Acosta Orozco Presidente(a)

Fernando Pérez Arango Principal

Adriana Bolívar García Principal

Claudia Agudelo Oquendo Principal

Guillermo Muñeton Restrepo Principal

Ruth Estela Tobón Ramírez Suplente

Olga Inés Restrepo Posada Suplente

Alexander Ochoa Castaño Suplente

Juan Sebastián Gómez Marín Suplente

Renuncia Presentada: Alexandra Galofre Vega. Motivo Ocupaciones personales. En concordancia con el mandato señalado por la ley 675 de 2001, se procede a rendir informe de gestión de las actuaciones realizadas por éste órgano colegiado desde su nombramiento hasta la fecha

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con el único propósito de mantener a nuestra comunidad informada en aras de lograr un clima social óptimo y una excelente calidad de vida en nuestra Copropiedad. El Consejo de Administración en apoyo a la Administración, se ha reunido constantemente mes tras mes, a fin de direccionar, controlar y buscar soluciones a las múltiples necesidades de la Copropiedad, dejando como evidencia la realización de las actas de consejo, en las cuales se pueden verificar las decisiones tomadas por el consejo de Administración, en direccionamiento a la ejecución por parte del Administrador y alojadas como herramienta de comunicación con la comunidad en nuestra página web: www.quintasdelpalmar.com Durante el año 2017, Se revisó por parte del Consejo, los informes y estados financieros que presentaba la Administración, comprobando en ellos un excelente uso de los recursos financieros de la Copropiedad, estableciendo cambios importantes en el (ESFA) Estado de la Situación Financiera, derivados del comportamiento de los ingresos y los gastos, relacionados en la ejecución presupuestal con vigencia 2017; direccionando las prioridades en la copropiedad, a través del proceso de toma de decisiones soportado en el contenido de la normatividad general, tal como la constructiva y de reforma, el código de policía , la ley 675 de 2001, ley de piscinas y otras. se realizaron actividades con el objetivo de mantener, la convivencia y el orden informando al administrador sobre las irregularidades que se presentaron en el Conjunto Multifamiliar Quintas del Palmar, las cuales fueron conocidas a través de quejas que presentaran los copropietarios y que se radicaran en el Consejo o en la Administración durante la vigencia 2017; en las cuales se describían situaciones de convivencia, aplicando las actuaciones correspondientes como los respectivos llamados de atención.

Del Comité de convivencia. Cuando se presente una controversia que pueda surgir con ocasión de la vida en edificios, Casas y Town House de uso residencial, su solución se podrá intentar mediante la intervención de un comité de convivencia elegido de conformidad con lo indicado en la presente ley, el cual intentará presentar fórmulas de arreglo, orientadas a dirimir las controversias y a fortalecer las relaciones de vecindad. Durante el año 2017, las funciones del comité de convivencia fueron delegadas al consejo de Administración por la asamblea, frente a la ausencia de copropietarios colaboradores.

OMBRE APELLIDO APELLIDO CARGO

Adriana María Acosta Orozco Principal

Fernando Pérez Arango Principal

Adriana Bolívar García Principal

Claudia Agudelo Oquendo Principal

Guillermo Muñeton Restrepo Principal

Ruth Estela Tobón Ramírez Suplente

Olga Inés Restrepo Posada Suplente

Alexander Ochoa Castaño Suplente

Juan Sebastián Gómez Marín Suplente

Con el acompañamiento del Comité se atendieron situaciones de propietarios para la convivencia. 1.2- Contratos Proveedores.

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Contrato Seguridad -Coopevian Cooperativa de trabajo Asociado.

Vigencia Inicio Hasta No. Hombres

01/09-2017 01-09-2018 1-24-/1-/12/1-relevante

Valor Mensual $10.052.149- $ 10.645.227-2018 Vigente 2018

1.3- De la Póliza de Seguros Copropiedad.

Protección Pérez E hijos Consultores, Compañía Aseguradora (Aseguradora SBS) AIG. Se renovó póliza con la Aseguradora SBS y como resultado se obtuvo buena cobertura, buen precio e inclusión de la póliza de Manejo de Administradores dentro de la cobertura general obteniendo así un ahorro significativo.

Vigencia Inicio Hasta Renovación

14-01-2017 14-01-2018 14-01-2018

Valor Anual $ 16.110.180

1.4- Del Personal Vinculado

Planta de Personal.

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Sirley Miranda Quintero

Asistente Administración

Encargada de lo relacionado con los procesos Administrativos y atenciòn a los propietarios

Juber Dario Garcia

Piscinero Encargado del mantenimiento y aseo de la piscina, gimnasio, entrega de correspondencia interna y limpieza de Town House y zonas comunes.

Sigifredo Rstrepo Morales

Servicios Generales

Aseo en town House,Zonas comunes,mantenimientos locativos y otros.

Juan Camilo Garcia

Jardinero

Encargados del mantenimiento general de los jardines de la Unidad y de los antejardines de las Casas. certificado con curso en trabajo en altura

1 Sandra Sugey

López Hernandez

Aseo Apartamentos

Aseo en Apartamentos y otros Empresa prestadora de servicios Limpieza y soluciones Integradas.

1 Leonel Jose

Rojas Hernandez

Socorrista Socorrista acuatico prestadora de servicios Limpieza y soluciones Integradas.

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Equipo es fundamental en nuestra Copropiedad, necesitamos de los demás para crear una sociedad en la que vivir y sacar lo mejor de nosotros mismos.

En el equipo, todos y cada uno de sus miembros son importantes y si contamos con los estímulos necesarios descubriremos que tienen mucho que aportar, si bien es cierto que no todo el mundo encaja en todos los grupos. El reto está en encontrar la sinergia perfecta. Se han realizado reuniones con el personal de atención al CM. Quintas del Palmar, en las cuales se les da a conocer las directrices de trabajo concertadas con el Consejo de Administración, un trabajo enmarcado en el buen entendimiento y el cumplimiento de las tareas asignadas para el logro de las metas propuestas; Trabajo realizado bajo las diferentes normas de seguridad y compañerismo, tales como: trabajo en altura y como un equipo de trabajo con buenas relaciones laborales e interpersonales. 1.5- Obligaciones Laborales.

Se cumplio con el pago de correspondiente a todas las Nominas quincenales de salarios, pago de primas, prestaciones sociales, subsidio de transporte, dotación, Seguridad Social y otros. El CM Quintas del Palmar se encuentra a paz y salvo por todo concepto con su personal de trabajo.

Ver ejecución presupuestal.

1.6- Aspecto tributario.

Retención en La Fuente.

Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2017: quedando a paz y salvo por este concepto.

Seguridad Social con vinculación laboral.

El CM. Quintas del Palmar ha cumplido su obligación y se encuentra a paz y salvo por este concepto.

Medios Magnéticos Se proyecta su presentación para el mes de abril 2018.

ICA Se presentó durante los periodos correspondientes al año 2017 quedando a paz y salvo por este concepto.

1.7- Logros Administrativos.

Implementaciòn Cito-Movil

COMUNICACIÓN: Citomóvil multiplica el nivel de comunicación ya que permite ubicar a las

personas en múltiples teléfonos, según su deseo, en cualquier parte y por diferentes medios.

SEGURIDAD: En Citomóvil la privacidad de la información es absoluta; es decir, por su naturaleza

hace que el residente siempre tenga el máximo de posibilidades de ser contactado para todos los

eventos asociados con la seguridad de su hogar. Igualmente el equipo configurado como citófono

no permite ver los teléfonos de los residentes.

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Mantenimiento Página web-

Habilitación del botón PSE en la página web de la Copropiedad.

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Contratación e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo dispuesto por el Decreto 1072 de 2015 y decreto reglamentario 171 de 2016.

Mantenimiento del Plan de manejo integral de residuos (PMIRS).

Elaboración Plan de Saneamiento Básico de Piscina

Mantenimiento aseguramiento de la información administrativa, como respaldo diario de la información en la nube.

Expedición oportuna de la facturación.

Continuidad (adopción) de las Normas de Información Financiera - NIF-

1.8- Proyectos integradores

Día de la Madre.

Se realizó entrega y fue recordado con un detalle (una Planta) que se envió a cada unidad habitacional de la copropiedad, donde se reportó la existencia de la señora (Madre) e igualmente se colocaron en las carteleras de la copropiedad frases alusivas a la fecha.

Amor y Amistad.

Se realizaron carteleras alusivas a la fecha y se colocaron en todas las carteleras de la copropiedad; por restricción en el presupuesto no se realizó actividad de celebración.

Fiesta de los Niños.

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El día de Halloween, fue recordado con un detalle (dulces y otros) que se envió a cada unidad habitacional de la copropiedad, donde se reportó la existencia de un niño e igualmente se decoró la portería de la copropiedad con imágenes alusivas a la fecha y al mes de recordación.

Decoración Navideña.

Novena Navideña.

La Novena de Aguinaldo se rezó durante (9) días a las (10) am de la mañana, rememorando los meses previos del nacimiento Jesús y terminando con su llegada en el pesebre de belén, se contó con presencia aproximadamente entre (12 niños, 5 adultos y los trabajadores del CM ) durante los nueve días, se les repartió Helados y Paletas. El lugar de realización de esta actividad fue la entrada a la Copropiedad Zona Verde, frente a los apartamentos.

Pesebre de Navidad.

Al igual que todos los años, se dio paso al desarrollo de esta hermosa costumbre de hacer el pesebre que a todos nos gusta tanto; nuestro pesebre fue una obra de arte realizada por los trabajadores y Administración; a ellos mil gracias por su colaboración y a los niños por su compromiso un Dios los bendiga.

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Aguinaldo a Los Trabajadores.

En nombre de nuestros empleados un mil gracias a todos los propietarios por hacer de nuestra Navidad una época muy especial y de grata recordación, la generosidad y bondad de nuestros residentes y propietarios no se hizo esperar e igualmente se agradece al consejo de Administración en representación de la Asamblea general por su aporte al aguinaldo. ½ Salario Mínimo y anchetas a los prestadores de Servicios (Contadora, Revisora Fiscal, Administrador, personal de Aseo Temporal, Vigilancia, Salvavidas).

- Almuerzo navideños. - ½ Salario Mínimo (Empleados Vinculados en la Copropiedad)

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- Anchetas a los prestadores de Servicios (Contadora, Revisora Fiscal, Administrador,

personal de Aseo Temporal, Vigilancia y Salvavidas).

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- 2-GESTIÓN FINANCIERA

Pasivo

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Estado De Cartera

Deudores – Cuentas Por Cobrar Administración Se originan principalmente por el cobro de expensas y servicios comunes a cargo de los propietarios de los inmuebles. Los conceptos más usuales son: Cuotas de administración ordinaria y extraordinaria, intereses moratorios, multas y sanciones por valor de $ 196.433.116. La cartera en la copropiedad está clasificada de la siguiente forma: Corriente por valor de $ 26.014.030, Acuerdos de Pagos por valor de $ 32.297.590, cobros Jurídicos por valor de $ 118.067.190, cobros pre jurídicos por valor de $ 14.462.670 y fachada - piedra por valor de $ 5.591.636; Al no existir la posibilidad de prescripción no se aplica la política de deterioro a la cartera.

Fondo de Imprevistos Gestión del fondo de imprevistos (Ley 675 del 2001 en su artículo 35) (*): $ 23.140.841 (Saldo a 31 de diciembre de 2017). Se realizaron las apropiaciones correspondientes mes a mes durante el año 2017; como se puede evidenciar en el patrimonio, con respaldo en el Disponible. Fondo de Solidaridad. Gestión del fondo de solidaridad $ 10.505.507. (Saldo a 31 de diciembre de 2017). Se realizaron las apropiaciones correspondientes mes a mes durante el año 2017; como se puede evidenciar en el Pasivo, con respaldo en el Disponible por ($ 11.145.782). Gestión efectiva de identificación de consignaciones.

A través del Banco Av. Villas y con la colaboración de Bancolombia, se logró identificar en su gran mayoría, las consignaciones pendientes de años anteriores y de periodos actuales. INFRAESTRUCTURA - OBRAS DE MANTENIMIENTO Y MEJORAS.

Parques Infantiles.

Se realizó lavada y arreglo de los parques infantiles en zona de los apartamentos, y cancha de futbol; se realizaron cambios de partes en madera en mal estado, tornillería, anclajes y argollas, restauración de pintura general, aún está pendiente restaurar piezas dañadas y mantenimiento de pintura en los parques infantiles de apartamentos y casas. También en estas áreas se realizó mejora en iluminación y se instalaron cámaras de seguridad con el objetivo de brindar una mayor protección a los niños de la Copropiedad.

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- Área de Piscina.

La piscina, como elemento recreacional, brinda grandes satisfacciones a sus usuarios, sin embargo para cumplir exitosamente este objeto es imprescindible un mantenimiento que nos garantice en todo momento un agua apta para el consumo, no solamente desde el punto de vista estético (libre de turbiedad, color, olor, etc.), sino desde el punto de vista bacteriológico (libre de bacterias, algas, hongos, virus y parásitos).

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Se realizó Mantenimiento, al cerramiento (Tubería), pintura y anticorrosivo, adecuación discapacitados en movilidad, rampa de acceso, separación piscina de adultos y niños, Marcación de profundidad según la norma.

- Mantenimiento de Cerramiento y colocación de Vidrio templado.

- Adecuación de ingreso de discapacitados y mantenimiento de puerta principal.

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- Mantenimiento y lechada de la zona húmeda.

- Marcación de la Zona humeda.

Zonas de Mascotas (perros, Gatos y otros): Conscientes de la importancia de los espacios que se debe brindar a nuestra mascotas para felicidad de sus amos y de su mascotas, se han destinado (2) áreas, dotadas con cámaras de seguridad especialmente para nuestras mascotas; solo queda establecer en sus dueños la importancia de ser responsables en su tenencia y en el cuidado de las zonas de mascotas, recogiendo y limpiando, lo que nuestra mascota ensucian sin ser responsable por dicha conducta; estas zonas tienen como objetivo contribuir a la convivencia entre humanos, sin que nuestras mascotas sean discriminadas por los malos hábitos de sus amos. Durante el año (2017) se trabajó el fortalecimiento, de la cultura, ser un buen tenedor de mascotas, sin embargo falta mucha disposición de nuestros residentes tenedores de mascotas.

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Mantenimientos Acueductos y Alcantarillados EPM-

Mantenimiento Circuito Cerrado de Televisión. Las cámaras de seguridad son la herramienta perfecta para captar lo que ocurre en cualquier parte que necesite de vigilancia, por lo que son un elemento vital para la copropiedad. Hoy en día estas cámaras ofrecen una gran calidad de imagen por lo que en estos momentos es también una muy buena herramienta de apoyo para la empresa de vigilancia y de esta forma poder ofrecer tranquilidad y control de las situaciones que se puedan presentar en la copropiedad, que afecten sus residentes. Nuestro objetivo es controlar a través de un centro de monitoreo todas las zonas comunes y perímetro que puedan presentar riesgos de peligro y emergencia, durante el año (2017) se fortaleció nuestro sistema de Vigilancia hasta contar con (39) Cámaras de seguridad, las cuales fueron incluidas en nuestra póliza de seguro.

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MONITOR N° 1.

MONITOR N° 2

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Señalización y remarcación señalización existente, continuidad en la demarcación de las áreas de zonas comunes, con el objetivo de prevenir los riesgos a los copropietarios en el disfrute y uso de las zonas comunes.

Puertas de Ingreso (Sensores Vehiculares) Debido al alto flujo vehicular registrado en el ingreso a la Copropiedad, se han presentado durante el año 2017 algunas dificultades para el mantenimiento y correcto funcionamiento de las puertas de ingreso y salida de la Portería, las cuales han demandado altos costos en mantenimiento y reubicación de sus sensores de control.

- Gimnasio.

Se reciben constantes solicitudes de dotación del área destinada como Gimnasio y se solicita por sus usuarios una mayor atención a la población de jóvenes y adultos que gustan de la actividad física. En el año 2017 se han realizado los mantenimientos a los siguientes implementos para el disfrute de nuestros residentes deportistas y amantes del fisiculturismo y el deporte: Multifuncional Grand, Spinning, Elípticas Grand, Mancuernas, Instalación Cámara de Seguridad.

- Jardinería.

Se han realizado actividades, dentro de las cuales se mencionan las más significativas: Talas de Árboles en las zonas de casas y apartamentos, palmas y podas de diferentes especies, ésta actividad ha incrementado de manera considerable y se ha realizado con expertos externos y algunas manos de obra con nuestros empleados, controlando el gasto, de igual manera se realizó mantenimiento a la zona de jardines de Casas y Apartamentos. La disposición final de desechos vegetales y reposición de especies taladas, cambio de grama, compra de químicos y abonos, son actividades representativas dentro de la ejecución presupuestal. Demarcación Zonas Comunes Senderos Ecológicos.

Con el objetivo de permitir el disfrute seguro de nuestros residentes a través del sendero ecológico, se han realizado mantenimiento de demarcación y así poder minimizar los riesgos de caídas y otros.

- Mantenimientos de Jardines de Zonas Verdes.

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- Jardines Casas.

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- Jardines de fachada hacia la vía.

- Mantenimiento de árboles y poda de árboles.

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- Iluminación.

Durante el año 2017; se instalaron reflectores LED de 25 y 50W, para completar aproximadamente (90) reflectores en toda la copropiedad y se han realizado mantenimientos dentro de la garantía.

Mantenimientos preventivo y correctivo.

- Cambio de mantos, limpieza de techos y canoas en los bloques de apartamentos, Casas y Town

House. - Reparación de cañuelas de áreas comunes. - Lavado de andenes y parqueaderos.

- Remarcación de señalización de vías y senderos.

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- Limpieza de tuberías comunes en las vías de circulación de las casas y Town House. - Cambio de la bombilleria fundida en general y mantenimiento de todas las luminarias de los

jardines interiores. - Mantenimiento y limpieza de todos los sifones en cubiertas, rejillas plazoleta, semisótano,

sótano, y parqueadero de visitantes. - Revisión y recarga de extintores. - Fumigación semestral con refuerzo al interior del Conjunto en todas las áreas comunes y en el

perímetro, incluyendo parques y zonas de mascotas. (2). - Instalación Pasamanos en acero Inoxidable (Escalas Ingreso Salón Social)

- Nomenclatura.

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ANTES DESPUES

Ejecución presupuestal.La ejecución presupuestal es poner en desarrollo todas esas actividades u obras contempladas en el presupuesto, de modo de ejecutarlo todo o sea invertirlo todo tal y como se había planeado, o sea logrando los objetivos proyectados para alcanzar las metas propuestas. (Ver informes financieros ).

Agradecimientos. Manifestamos nuestro agradecimiento a los propietarios y residentes, que con sus aportes han contribuido al mejoramiento de la calidad de vida en nuestro CM Quintas del Palmar y en especial, a quienes durante el año 2017 hicieron parte de los equipos de trabajo.

Cordialmente, Adriana María Acosta Orozco Ricardo Enrique Martelo Medina. Presidente Consejo de Administración. Administrador.