CONSIDERACIONES INICIALES PARA LA ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA DE INSTITUCIONALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE MUNICIPAL EN LOS MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CALDAS1 1. SOPORTE LEGAL DEL EXPEDIENTE MUNICIPAL La creación y puesta en marcha de un Expediente Municipal se fundamenta y vincula con una serie de normas, que constituyen su marco legal y regulatorio de soporte. Básicamente son las siguientes: - Ley 388/97. Crea el Expediente Municipal en su artículo 112, como instrumento de

información que sustente los diagnósticos y la definición de políticas, la formulación de planes, programas y proyectos de ordenamiento espacial del territorio por parte de los diferentes niveles territoriales, lo establece como prerrequisito para la revisión y ajuste del Plan de Ordenamiento Territorial Municipal.

- Ley 715/01. Establece la necesidad de que los municipios y departamentos

cuenten con un Sistema de Información del Sector Educativo (Art. 32). Obliga a las Secretarías Departamentales de Salud a la elaboración de un Plan Bienal de Inversión en Salud (Art. 65). Indica que los municipios deberán elaborar un Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) para programar los recursos recibidos del Sistema General de Participaciones (SGP), articulándolos con las estrategias, objetivos y metas de su Plan de Desarrollo. Incluirán en él indicadores de resultados que permitan medir el impacto de las inversiones realizadas con estos recursos. Prepararán además un informe anual sobre la ejecución de los recursos del SGP que debe enviarse a la Secretaría Departamental de Planeación para que esta realice el seguimiento y la evaluación respectiva (Art. 89), que dará lugar a un informe semestral de evaluación de gestión y la eficiencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, remitirá copia de esta al DNP e informará a la comunidad por medios masivos de comunicación (Artículo 90).

- Decreto 72/05. Los municipios presentarán ante la Secretaría de Planeación

Departamental, a más tardar el 31 de julio de cada año, el informe semestral de ejecución presupuestal de ingresos y gastos con corte a 30 de junio de cada año, con base en aplicativo que haya sido puesto a disposición para el efecto por el Departamento Nacional de Planeación. La Secretaría de Planeación Departamental consolidará la información reportada por los municipios y agregará el informe semestral de ejecución de ingresos y gastos del departamento, con la información adicional requerida que deben presentar las Secretarías o dependencias del departamento responsables de la administración y ejecución de los recursos, en el aplicativo puesto a disposición para el efecto por el DNP, la cual deberá ser remitida a dicho Departamento antes del 15 de agosto de cada año. (Art. 1)

1 Borrador de trabajo elaborado por Jorge L. Vásquez M. como guía para los profesionales encargados de la asistencia técnica para los municipios de Caldas, en el marco de los Convenios 138 y 224 de 2008, suscritos entre CORPOCALDAS y la FUNDACIÓN GRUPO HTM.

- Decreto 3402/07. Adopta un Formulario Único Territorial (FUT) de reporte de información mediante el cual se recolecta información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales (Art 1.) que presentarán a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), administrado por la Contaduría General de la Nación. Se entenderá como información oficial básica aquella de naturaleza organizacional, presupuestal, financiera, económica, geográfica, social y ambiental, de las entidades territoriales, que sea requerida por alguna o varias entidades del orden

nacional (Parágrafo Art. 1). Será de obligatorio diligenciamiento y presentación por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios (Art. 2) con una frecuencia trimestral (Art. 3) y serán responsables el Alcalde, el Secretario de Hacienda y el Contador Público (Art. 4).

2. PRINCIPIOS Por tratarse de un instrumento aplicativo de un sistema de información municipal, el Expediente deberá respetar, en principio, los siguientes criterios básicos: - Principio de Articulación

Procurará integrar acciones y necesidades técnicas y logísticas del Expediente con procesos y sistemas de información y monitoreo ya en marcha en las Administraciones Municipales (Banco de Programas y Proyectos, MECI, SICE, y especialmente con el SICEP). Esto contribuirá a aumentar la eficiencia en la utilización de los recursos humanos, económicos y logísticos disponibles en los municipios para generar la información necesaria para la alimentación del Expediente Municipal. Se trata de vincular los procesos del Expediente con otros de carácter administrativo, asociados al control interno y externo y a demás obligaciones de las Entidades Territoriales. - Principio de Capacidad Institucional Procurará ser la respuesta a la capacidad institucional de la Municipalidad, en lo relativo al recurso humano y a las herramientas disponibles para realizar la alimentación del Expediente. Deberán realizarse análisis y consideraciones de los siguientes atributos:

- Análisis del Organigrama Municipal, lo que ofrece herramientas sobre los niveles jerárquicos de organización de las diferentes Secretarías y entidades descentralizadas del Municipio.

- Análisis del Manual de Funciones y Competencias de las Diferentes Secretarías,

lo que ofrece herramientas para entender la distribución de competencias y responsabilidades de cada uno de los entes municipales.

- Análisis de la Cantidad del Recurso Humano, donde debe ponderarse la

capacidad operativa de la planta de funcionarios y contratistas de que dispone el Municipio para realizar levantamiento y/o diligenciamiento de información.

- Análisis de Idoneidad del Recurso Humano, donde debe conciliarse la situación

actual del municipio al respecto con las necesidades básicas de un personal acorde para cumplir las funciones de generación de información, elaboración de reportes e informes, y de alimentación del Expediente mismo.

Si bien no estamos realizando un proceso de reingeniería administrativa, es válido, con base en el análisis de la capacidad institucional, realizar propuestas de redistribución de funciones y acciones, así como sugerencias acerca de las unidades o secretarías que

estarían mejor dotadas y facultadas para algunas de las acciones y procesos subyacentes a la actualización periódica del Expediente Municipal. - Principio de Pertinencia Territorial. Respuesta a las necesidades concretas del Municipio, derivado del análisis territorial, del modelo de ocupación, los objetivos y las acciones planteadas en su POT, y de la experiencia que ha desarrollado el Asesor Técnico durante el proceso. 3. CRITERIOS GENERALES PARA LA SELECCIÓN DE LOS DATOS E INDICADORES Los indicadores seleccionados para que conformen el Expediente Municipal deben responder a los siguientes criterios de orden logístico y técnico: - Pertinencia: evaluación de la utilidad real del indicador para sensar las estructuras, fenómenos y dinámicas objeto del ordenamiento territorial municipal, de acuerdo al POT. - Simplicidad: sencillez de medición, cálculo, actualización; facilidad en la utilización, comparabilidad temporal e interpretación. - Disponibilidad: evaluación de la accesibilidad (factor dependiente de los costos de la información, de la celeridad en su suministro, de la capacidad de gestión de la información, de la cercanía a la fuente generadora de la información) y disponibilidad (existencia de los datos). - Confiabilidad: los datos utilizados para el cálculo del indicador deben hacer cuentas con la fidelidad y confianza que suscitan las fuentes de información ser fidedignos. - Validez: capacidad real de medir el fenómeno que quiere monitorearse. Evita la inclusión de indicadores “interesantes” pero carentes de eficacia en el monitoreo del modelo de ocupación y de los objetivos del POT. - Compatibilidad: sería deseable la inclusión de indicadores compatibles con otros sistemas de seguimiento y monitoreo de las diferentes secretarías o entidades del orden local, regional y nacional, con el objeto de maximizar la relación coste – beneficio de su generación, actualización y utilización.

- Sensibilidad: Los indicadores deben ser capaz de poder identificar las distintas situaciones aún en áreas con distintas particularidades, independientemente de la magnitud que ellas tengan. - Alcance: el indicador debe sintetizar el mayor número posible de condiciones o de distintos factores que afectan la situación descrita por dicho indicador. En lo posible el indicador debe ser globalizador.

4. HACIA LA DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE INSTITUCIONALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE MUNICIPAL Si bien la ley 388/97 plantea que el Expediente está conformado por documentos, planos e información georreferenciada, debe considerarse que estos son sólo los componentes visibles del mismo, siendo apenas uno de los múltiples elementos de un Sistema de Información Territorial, que debe contener además los siguientes componentes y elementos, desarrollados en la profundidad que ameriten, según las características territoriales e institucionales de cada uno de los Municipios de Caldas asistidos en el marco de este proceso: Componente de Contenidos:

- Información Básica: Archivo Histórico de la Planeación, Base Cartográfica Municipal y Regional, Base Estadística Municipal.

- Instrumento o Aplicativo (Una base de datos con la información relativa a la

ejecución de acciones y proyectos del Plan de Ordenamiento Territorial)

- Batería de Indicadores (de impacto y resultado) y sus Fichas Técnicas. Componente de Procesos: Debe considerarse que el éxito y la efectividad del Expediente Municipal dependen estrechamente de la generación de rutinas y protocolos para la generación y actualización de datos, que deben surgir de acuerdos formalizados para su generación, suministro, alimentación y comunicación y difusión de los mismos, que una multitud de actores y entidades de naturaleza pública y privada deben cumplir y respectar, bajo principios de solidaridad, concurrencia y subsidiariedad. Del buen diseño, concepción y formalización de estas relaciones y flujos de información depende que el Expediente Municipal no sea una carga más para las administraciones municipales, sino una herramienta valiosa de análisis territorial para la definición de políticas, programas, proyectos y acciones de ordenamiento físico y desarrollo socio económico del territorio municipal.

Componente de Actores: El diseño, puesta en marcha y operación cotidiana del Expediente Municipal implica la acción de múltiples actores, con roles y funciones específicas, que pueden clasificarse en por lo menos tres tipos:

- Generadores: Funcionarios municipales de las diferentes Secretarías y Entidades Descentralizadas que tienen como responsabilidad producir y centralizar la información relativa a su sector.

- Alimentadores: Funcionarios municipales de las diferentes Secretarías y Entidades Descentralizadas que tienen como responsabilidad alimentar el Instrumento o Aplicativo que sintetiza la información relativa al Expediente Municipal.

- Administrador: Funcionario municipal o Contratista que se encarga de velar por

que Alimentadores y Generadores produzcan e ingresen la información con la calidad y periodicidad estipulada.

Componente de Recursos: Es importante definir claramente los recursos financieros, técnicos y logísticos necesarios para la implementación y operación del Expediente Municipal. En la Figura 1 se esquematizan los componentes y elementos a considerar para la elaboración de una propuesta de institucionalización del Expediente Municipal. Figura 1. Componentes y Elementos de Análisis para una Propuesta de Institucionalización del Expediente Municipal.

Fuente: Elaboración Propia