UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO UNT_EP_03

PROCESO DE ELABORACION Y EMISION DE CONSTANCIA DE NOTAS

ELABORADO POR:GONZALES CASTILLO, Jorge FirmaPAYANO HERRERA, DiegoFirma

REVISADO POR:ING. GUTIERREZ PESANTES, Elas Firma

APROBADO POR: Firma

CONTENIDO

HOJA DE MODIFICACIONES1. PROPOSITO2. ALCANCE DE LA APLICACION3. DEFINICIONES4. REFERENCIAS CRUZADAS5. RESPONSABILIDAD POR LA APLICACION6. PROCESO7. REGISTROS8. ARCHIVO9. ANEXOS10. PROPUESTAS DE MEJORA11. ANALISIS DE PROPUESTAS

1. PROPOSITO:Registrar formalmente el proceso de elaboracin y emisin de constancia de notas de los alumnos en la escuela de Ingeniera de Materiales la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional de Trujillo.

2. ALCANCE DE LA APLICACIN: PROCESO: A todo el personal estudiantil de la escuela de Ingeniera De Materiales de la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional de Trujillo. EMPIEZA: Pedido y llenado del formato de solicitud correspondiente (FUT) TERMINA: Recepcin de la constancia de notas por parte del Interesado.

3. DEFINICIONES FUT: Formato nico de Trmite, es un formato que se utiliza para realizar distintos tipos de tramite dentro de la Universidad Nacional de Trujillo, que va de desde Ampliacin de Crditos por promedio ponderado hasta visacin de Slabos; es obtenido en la fotocopiadora de la escuela.

RECIBO: Es la boleta emitida por la Tesorera de la Universidad Nacional de Trujillo luego de efectuar el pago por derecho de Tramite cuyo precio es de 15 nuevos soles; es obtenido en la oficina de Tesorera en el local central de la Universidad Nacional de Trujillo.

RESOLUCION: La Resolucin consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia al servicio. Las Resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a su mbito material, la Resolucin alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio pblico.

4. REFERENCIAS CRUZADAS No aplicable.

5. RESPONSABILIDAD POR LA APLICACIN: Son responsables el Interesado, Secretaria de Mesa de Partes, Secretaria de Direccin de Escuela Acadmica, Director de Escuela y Decanato (Mesa de Partes).6. PROCESO: 6.1 SOLICITUD DE CONSTANCIA DE NOTAS El interesado tendr que llenar el FUT por constancia de notas, y pagar su derecho por constancia de Notas que es el pago de S/. 15.00 en tesorera.

El interesado enva el FUT y el recibo por constancia al encargado de mesa de partes.

El encargado de mesa de partes desglosa el cargo del FUT y entrega la parte inferior del FUT al interesado.

El encargado de mesa de partes registra el ingreso del FUT de constancia de notas.

6.2 TRMITE Y ENTREGA DE CONSTANCIA DE NOTAS El FUT enviado, es recepcionado por la secretaria de la escuela Acadmica Profesional de Ingeniera de Materiales. La secretaria de Escuela recibe la informacin del encargado de Mesa de Partes en forma digital y fsica dentro de las 24 horas siguientes y procede a elaborar la constancia, luego enva al director de Escuela para que firme. Firma del Director de Escuela y retorna la constancia a la secretaria de Escuela. Finalmente el alumno se apersona a la secretara de Escuela para recoger su constancia. 7. REGISTROS: Los registros del procedimiento debern ser mantenidos por el Gerente de Abastecimiento y el encargado del Centro de Cmputo.

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ALUMNOTESORERA (CENTRO)MESA DE PARTES (DECANATO)SECRETARIA DE MATERIALESDIRECTOR DE ESCUELA (ING MATERIALES)

10 min2 minINICIOLLENA EL FUTFUTRECIBECONSTANCIAFIN

5 min10 minRECIBE PAGOEMITERECIBOFUT yRECIBO

3 min24 horasINSPECCIONA EL RECIBODESGLOSA EL FUTENTREGACARGODEL FUTSOLICITUD

24 horasENTREGA CONSTANCIACONSTANCIAFIRMADAELABORA LA CONSTANCIACONSTANCIA

24 horasFIRMA LA CONSTANCIACONSTANCIA FIRMADA

GRAFICO N 1: FLUJOGRAMA ACTUAL

8. ARCHIVO: El Gerente de Calidad archiva la copia maestra de este procedimiento bajo el cdigo UNT_EP_03

9. ANEXOS:FORMATO NICO DE TRMITE

Recibo por Trmite

S/. 15.00

10. PROPUESTAS DE MEJORA

PROPUESTA #1. PROCESO CONSTANCIA DE NOTAS:Se instala una segunda tesorera en la ciudad universitaria de la UNT, de modo que el interesado no deba realizar un viaje hasta el centro de la ciudad para realizar el pago por derecho de constancia.El alumno paga su recibo en tesorera (cerca de mesa de partes) y luego de rellenar su FUT se dirige a mesa de partes y lo ingresa. La secretaria de mesa de partes desglosa el FUT y le entrega la parte ms pequea al alumno. Luego la secretaria de mesa de partes informa a travs del sistema virtual a la secretaria de materiales sobre la solicitud realizada.La secretaria de materiales recibe una notificacin en el sistema y elabora la constancia de notas. La constancia de notas no es impresa, sino que se enva al director de escuela a travs del sistema.El director de escuela aprueba la constancia de notas y la secretaria de materiales recibe una notificacin en el sistema. De ser as tiene la aprobacin de usar un sello representativo de la escuela a nombre del director. Finalmente el alumno va a la secretaria de materiales a recoger su constancia sellada a nombre del director de escuela.

PROPUESTA #2. PROCESO CONSTANCIA DE NOTAS:El alumno paga su recibo en tesorera (centro) y el encargado de tesorera informa del pago a mesa de partes a travs del sistema virtual, indicando el cdigo del alumno. En tesorera se le entrega la parte ms pequea del FUT. El alumno va donde la secretaria de materiales y le muestra el cargo del FUT adems de su recibo. La secretaria de materiales elabora la constancia de notas y lo enva al director de escuela para que firme dicho documento.El director de escuela firma la constancia de notas y lo retorna a la secretaria de materiales. Finalmente el alumno va a la secretaria de materiales a recoger su constancia.

ALUMNOTESORERA (UNT)MESA DE PARTES (DECANATO)SECRETARIA DE ING. DE MATERIALESDIRECTOR DE ESCUELA (ING MATERIALES)

3 min2 minINICIOLLENA EL FUTFUTRECIBECONSTANCIAFIN

RECIBE PAGOEMITERECIBOFUT yRECIBO5 min3 min1 min

3 min1 min5 minINSPECCIONA EL RECIBODESGLOSA EL FUTENTREGACARGODEL FUTSOLICITUD

20 min10 minELABORALA CONSTANCIACONSTANCIAENTREGA CONSTANCIACONSTANCIAFIRMADA

10 minFIRMA LA CONSTANCIACONSTANCIA FIRMADA

GRAFICO N 2: APLICACIN DE LA PROPUESTA DE MEJORA #1

ALUMNOTESORERA (CENTRO)MESA DE PARTES (DECANATO)SECRETARIA DE MATERIALESDIRECTOR DE ESCUELA (ING MATERIALES)

INICIOLLENA EL FUTFUTRECIBECONSTANCIAFIN

1 min5 min1 min10 min10 min2 min1 minRECIBO Y CARGODESGLOSAEL FUTINFORMAA MESADE PARTESRECIBE PAGOEMITERECIBO

24 horasELABORALA CONSTANCIACONSTANCIAENTREGA CONSTANCIACONSTANCIAFIRMADA

24 horas24 horasFIRMA LA CONSTANCIACONSTANCIA FIRMADA

GRAFICO N 3: APLICACIN DE LA PROPUESTA DE MEJORA #211. ANALIZANDO LAS PROPUESTAS DE MEJORASi llevamos a cabo la propuesta #1 el tiempo que nos llevara obtener una constancia de notas es de aproximadamente 63 min es decir 1 hora y 3 minutos estaramos disminuyendo enormemente el tiempo porque como se puede observar en el primer grafico el tiempo que demora es 3 das.

Adems esto sera aceptable porque como nos informaron las secretarias en un mes solo emiten 1 o 2 constancias , pero esta cantidad se ve incrementada en los inicios de semestre y finales de semestre, por tal motivo no propusimos la implementacin de que el pago se haga en un banco, pero si podemos implementar un pequeo sistema donde estn todas las notas de los alumnos de esta manera, las secretarias solo debern imprimir en el correspondiente papel membretado y emitir las constancias, previa firma del director.

Al igual si implementamos la propuesta #2 se ver que el tiempo no se reduce mucho ya que el tiempo seria 3 das 30 minutos, pero ya no vamos a diferentes lugares, ya que como se ve solo iramos a pagar y recoger la solicitud.En la propuesta #2 todo depende de la secretaria y director de escuela para disminuir el tiempo, ya que si firman rpido y lo elaboran rpido las constancias se puede lograr un buen uso del tiempo y aumentar la cantidad de constancia emitidas.