ENSAYO.

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple:

Ayuda a planear

Tomar decisiones

Ejercer el control administrativo

Estos facilitan el control administrativo. A este captulo corresponde el estudio y

anlisis de los sistemas de informacin para ejercer el control administrativo, la

importancia de contar con un sistema de control administrativo es:

1. Analizar sus objetivos.

2. Analizar sus etapas para disearlo.

3. Contabilidad por reas de responsabilidad.

4. Estructura organizacional.

5. Partidas controlables y no controlables.

6. Informes de las reas de responsabilidad.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO.

Cuando las organizaciones se administran sin apoyarse en sistemas de control

administrativo, no se tiene informacin importante y por ende el control necesario

para detectar las desviaciones y tomar las acciones correctivas con oportunidad.

Toda organizacin es perfectible, es decir puede mejorar en determinadas reas

para lograr sus objetivos fijados por la administracin debe estar dispuesta a

encontrar sus fallas y corregirlas. Ese control solo es posible si se cuenta con un

sistema de informacin para cuantificar las fallas y los aciertos para que

constantemente se estn corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual

traer el incremento del valor de la empresa.

Se alcanzara esa superacin en la medida que se posea un sistema de informacin

para ejercer un buen control administrativo, es decir el proceso mediante el cual la

administracin se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados

eficientemente en funcin de los objetivos planeados.

Control gua y Los resultados se predicen y las acciones correctivas

Direccional deben efectuarse antes de completar la operacin.

TIPOS DE Verifica muestras de una operacin con el fin de detectar

CONTROL Control si cumple los requisitos previstos y determinar si se puede

Selectivo continuar el proceso

Control despus Cuando la operacin ha concluido se mide resultados

De la accin y se comparan con lo establecido

ANALIZAR LOS OBJETIVOS.

El control administrativo contribuye al logro de los siguientes objetivos:

Diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que permite

descubrir reas problema o reas de aciertos para corregir una situacin, est

bsicamente orientado a la prevencin de situaciones crticas para evitar quiebras

de empresas. La finalidad del control administrativo es preventiva ms que

correctiva.

Comunicacin: se logra informando los resultados de las actividades que se

lleven a cabo dentro de la empresa, es un medio que el subordinado conozca sus

actividades que servirn de gua para que su jefe evalu su actuacin

peridicamente.

Motivacin: el ser humano requiere incentivos para que contribuya al logro

de los objetivos, es decir necesita ser estimulado, requiere que los objetivos de la

empresa no interfieran en sus objetivos personales o con lo de su grupo social; de

haber oposicin de objetivos, los primeros perjudicados son los de la empresa.

Se debe ser muy cautelosos al implantar cambios para que se compruebe la

convivencia de dichos cambios. Es necesario actuar con suma prudencia y

discrecin, si se trata de algn cambio relacionado con la medicin de la actuacin

personal.

ETAPAS PARA DISEAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO.

Definicin de los resultados deseados: estos se expresan en dimensiones

cuantificables, despus deben ser relacionados con las personas que en

forma directa tengan que ver con los objetivos ya que el comportamiento

humano influye en forma significativa sobre el xito de cualquier proceso.

Determinacin de las predicciones que guiaran hacia los resultados

deseados: los elementos predictivos son indicadores para detectar

desviaciones respecto a lo planeado y corregir las fallas

Formas de definir los elementos predictivos:

a) Cambios en los niveles medibles de los insumos.

b) Complejidad del proceso.

c) Sntomas.

Determinacin de los estndares de los elementos predictivos en funcin de

los resultados: cada elemento predictivo necesita un estndar en funcin de

los resultados deseados, de manera que por simple que se vea se debe

aplicar una accin correctiva, estos estndares deben ser flexibles.

Especificacin de flujo de informacin: el xito de un sistema de informacin

depender de aplicar la filosofa de la calidad del servicio, preguntando lo

siguiente:

-Qu indicadores quieres que se te informen?

-cada cuanto quieres que se te enven?

-Cmo quieres que se te presenten?

Se debe evitar que el flujo de informacin origine fricciones entre ambos grupos, los

que toman decisiones dentro de la lnea y los que no toman decisiones dentro de la

lnea, lo ms importante en esta etapa es que los administradores estn seguros de

la confiabilidad y de la relevancia de la informacin que estn manejando.

Evaluacin y aplicacin de la accin correctiva: se requiere un anlisis de

cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra la falla y no

emprender acciones correctivas sin estar seguros. La eleccin final y la

aplicacin de la accin correctiva debe ser de responsabilidad del ejecutivo

de lnea de modo que no perturbe la secuencia normal de actividades, el

administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente, es

decir corregir el curso actual.

CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD.

Las reas de responsabilidad que se pueden generar en una organizacin son de

muy diversos tipo y numero a niveles altos, una divisin o direccin de alguna

funcin, puede ser un rea de responsabilidad a niveles bajos como un taller de

mantenimiento de produccin puede ser un rea de responsabilidad. El nmero de

reas de responsabilidad depende de la estructura de la compaa, habr tantas

como sea necesario para mantener un buen sistema de control administrativo.

La esencia de cualquier rea de responsabilidad radica en la relacin de resultados

respecto a insumos, los insumos expresados pueden ser los costos, los resultados,

el de ingreso o materiales y mano de obra. Para saber si un rea de responsabilidad

utiliza correctamente los recursos, se aplica el anlisis de eficiencia a travs del

costeo basado en actividades, por otro lado se medir analizando los resultados

que estn generando concuerdan con los objetivos de la compaa.

Ventajas de la contabilidad por reas de responsabilidad.

1.- proporciona informacin y seala las reas que lograron su objetivo y las que lo

superaron.

2.- permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente

obtenido.

3.- motiva a utilizar la admn. por objetivos, separa el objetivo principal en

subobjetivos destinados a cada rea.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE

CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD.

No hay nada ms frustrante para una persona que no sabe a dnde la quieren llevar

y si est haciendo bien o mal las cosas, esto sucede cuando se define claramente

la organizacin de la empresa, puede evitarse elaborando un manual de

organizacin.

Es necesario que est perfectamente delimitada la autoridad y responsabilidad de

manera que nunca ocurra una situacin de la cual nadie es responsable.

Esta se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra dentro

de cada rea, de forma que en un momento dado pueda explicar las razones que

provocaron ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo est

interesado.

PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES.

Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuacin de los ejecutivos,

es necesario que al responsable de cada rea se le informe no solo de sus partidas

controlables, sino tambin de las no controlables para l, pero que se estn

utilizando en su rea o unidad.

INFORMES DE LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD.

Deben ser relevantes y oportunos, se debe excluir la informacin que no ayude a

ejercer el control administrativo, que lo informado ofrezca datos que faciliten la

administracin, que se emitan a tiempo, que se apliquen las acciones correctivas

en el momento preciso