Pág. 0 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

PROGRAMA DE RECURSOS NATURALES – GIZ

PRORENA Componente II: Fomento del Manejo Sostenible de los

Recursos Naturales y Desarrollo Económico Local

MANUAL PARA JUNTAS DE AGUAS

CONTABILIDAD DE JUNTAS DE AGUA

Elaborado: Oscar Navarro / PRORENA GIZ.

Tegucigalpa, Honduras, Agosto de 2011

Pág. 1 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2

TIPOS DE GASTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA ................................................................................... 3

IMPORTANCIA DEL COBRO Y EL PAGO DE LA TARIFA POR EL SERVICIO DEL AGUA. .......................... 4

PROCESO DE CÁLCULO DE LA TARIFA MENSUAL ................................................................................ 5

1.- Cálculo de los costos técnicos administrativos de mantenimiento del servicio de agua potable. 5

2.- Costo de reposición del proyecto de agua. .................................................................................... 5

3.- Pago por Servicios Ambientales de la Microcuenca (PSAM). ........................................................ 6

4.- Costo total mensual del servicio de agua potable. ........................................................................ 7

5.- Definición de tarifa mensual por usuario. ...................................................................................... 7

CONTABILIDAD DE INGRESOS, GASTOS Y BIENES DE LA JUNTA DE AGUA .......................................... 8

El Recibo. ............................................................................................................................................. 8

La factura. .......................................................................................................................................... 10

Libro de control de pago de los usuarios .......................................................................................... 10

Libro de ingresos y gastos ................................................................................................................. 11

Inventario de bienes de la Junta de Agua. ........................................................................................ 13

Pág. 2 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

INTRODUCCIÓN

El control de los recursos de la Junta de Agua es muy importante, ya que se

tiene conocimiento:

Gastos en la prestación del servicio.

Ingresos que se han obtenido.

Materiales, suministros y herramientas con que cuenta la Junta.

Control de pagos de los beneficiarios.

Está información es importante para la toma de decisiones sobre las tarifas a

cobrar, el costo del mantenimiento, entre otros.

Otra de las grandes importancias de llevar el control contable es que permite

llevar una administración transparente, lo que motivará a los beneficiarios a

pagar el servicio y apoyar las acciones de mantenimiento del sistema de agua.

Los presentes formatos son sencillos y las cuentas contables se pueden llevar

en libros grandes, no necesariamente en libros contables y no requiere de

conocimiento especiales de contabilidad.

Pág. 3 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

TIPOS DE GASTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA

Los gastos en que se incurre en la operación, mantenimiento y ampliación de

los sistemas de agua potable comunitarios son:

1.- Pago de Personal: Fontanero, administrador

Secretaria etc.

2.- Costo de Administración: Papelería.

Viáticos.

Gasto de recibos.

Capacitación a técnicos.

3.- Costo de Operación: Fontaneros.

Electricidad.

Herramientas.

Cloro.

4.- Costos de Mantenimientos. Reparaciones a tuberías, pilas de captación, grifos, etc.

Compra de bomba.

Compra de accesorios.

5.- Costo de ampliación y mejoras. Reposición de equipo.

Ampliación y mejoras.

Pág. 4 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

IMPORTANCIA DEL COBRO Y EL PAGO DE LA TARIFA POR EL

SERVICIO DEL AGUA.

La tarifa es la cantidad de dinero

que cada usuario debe de pagar

por el servicio prestado de agua.

Sin la tarifa el servicio del agua

no está asegurado, es necesario

tener ingresos de la comunidad

para el mantenimiento de la

operación del sistema.

Para llevar el agua hasta el

usuario se ha gastado dinero en

construcción del sistema de agua,

mantenimiento, pago de personas

que laboran, etc.

Con el fin que el sistema siga

funcionando es necesario que los usuarios den aportes para mantener el

servicio e incluso mejorarlo.

Es importante que todos los usuarios paguen, de esa manera se aseguran de

tener de manera permanente el agua.

Es necesario tener claro que la tarifa puede variar, conforme a los gastos y la

cantidad de usuarios de la junta de agua.

El costo de la tarifa se puede ajustar anualmente. Con la aprobación de la

Junta de Agua.

Pág. 5 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

PROCESO DE CÁLCULO DE LA TARIFA MENSUAL

Para definir cuanto se va a cobrar al mes, se procede a realizar un cálculo

basado en los costos del servicio. Este trabajo le corresponde a la Junta de

Agua en pleno trabajar en la elaboración de este cálculo.

La tarifa se debe de calcular en base a la necesidad de obtener recursos con el

fin de pagar al personal (por ejemplo fontanero, si lo hay), gastos de

mantenimiento y recuperar la inversión de la construcción del sistema, con el

fin de reponer el sistema existente y establecer una cuota para los gastos del

manejo de la microcuenca, en concepto de pago por servicios ambientales.

1.- Cálculo de los costos técnicos administrativos de mantenimiento del servicio de agua potable.

Para calcular los costos técnicos administrativos, se suman los gastos por

diferentes rubros mensuales.

Estimación del costo mensual

No. Concepto Lps.

01 Gastos de personal 2,000.00

02 Gastos administrativos 1,000.00

03 Gastos de operación 700.00

04 Gastos de mantenimiento 400.00

05 Otros gastos 100.00

06 Total de gastos mensual 4,200.00

Significa que mensualmente se debe de recaudar la cantidad de Lps. 4,200

para que opere el sistema de agua.

2.- Costo de reposición del proyecto de agua.

Si el costo del proyecto fue de Lps. 1,000,000.00 (un millón de lempiras) y

dura 240 meses (que es la vida útil), entonces debemos de calcular el monto

que debemos de reponer cada mes, para realizar mejoras y ampliaciones, así

como ir ahorrando recursos para reponer el proyecto.

Pág. 6 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Entonces buscamos cuanto nos toca reponer cada mes, lo que equivale a

dividir el costo total del proyecto entre la cantidad de meses que se considera

que la infraestructura del sistema.

Costo mensual de reposición = Costo inversión ÷ meses de vida útil

1,000,000 ÷ 240 = 4,166.66

Significa que debemos de agregar a los costos mensuales Lps. 4,166.66 en

concepto de reposición de la inversión realizada.

3.- Pago por Servicios Ambientales de la Microcuenca (PSAM).

En este proceso se trata de retribuir los costos que se incurren en el manejo de

la microcuenca, reflejadas en sus actividades del plan de acción. Para estimar

este pago necesario a recaudar se hace una valoración de los costos del plan de

acción anual de la microcuenca.

Ejemplo de un presupuesto anual de plan de acción de microcuenca

No. Concepto Costo Anual,

Lps.

1 Establecimiento y manejo de vivero 1,000

2 Reforestación 2,000

3 Giras de protección y monitoreo de la microcuenca 500

4 Mantenimiento de la brecha de los límites de la

microcuenca

5,000

5 Actividades de prevención de incendios 10,000

6 Jornadas de educación ambiental 3,000

Total 21,500

Para determinar el valor mensual dividimos el costo total del presupuesto

anual del plan de acción de la microcuenca entre 12 meses.

Pág. 7 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Pago Mensual de Servicios Ambientales:

(Presupuesto total del plan de acción de la microcuenca ÷ 12)

Pago Mensual de Servicios Ambientales = (21,500 ÷ 12) = Lps. 1,791.67

Esta cifra de Lps. 1,791.67 se utiliza como referencia de lo que anualmente se

tiene que recaudar para la junta de agua, para las actividades de conservación

de la microcuenca.

4.- Costo total mensual del servicio de agua potable.

Se suman los costos técnicos administrativos más los costos de reposición del

proyecto.

Costo mensual = C. técnicos/administrativos + C. Reposición+ PSAM.

Costo mensual = 4,200.00 + 4,166.66 + 1,791.67 = 10,158.33

5.- Definición de tarifa mensual por usuario.

Si la Junta de Agua tiene un total de 400 usuarios. En ese caso es necesario

dividir el costo total mensual entre todos los usuarios.

Tarifa mensual por usuario= (Costo total mensual ÷ Número de Usuarios)

10,158.33 ÷ 400 = 25.40

Según estos datos cada usuario pagaría Lps. 25.40 al mes.

Con esa cantidad se cubrirían los gastos de operación, se lograría recaudar

para reponer el proyecto y para el manejo de la microcuenca.

Pág. 8 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

CONTABILIDAD DE INGRESOS, GASTOS Y BIENES DE LA

JUNTA DE AGUA

Existen varios elementos sirven para llevar el control de ingresos, gastos y de

los bienes de la Junta de Agua. Todos estos elementos sirven para dar fe los

recursos estuvieron y se usaron.

Entre los elementos tenemos:

i. El recibo.

ii. La factura.

iii. Libro de control de pago de los usuarios.

iv. Libro de ingresos y gastos.

v. Inventario de bienes de la Junta de Agua.

A continuación detallamos cada uno de estos elementos, su utilidad y su forma

de usarlos.

Todas estas herramientas las debe de llevar el Tesorero.

El Recibo.

El Recibo de la Junta de Agua puede ser utilizado cuando se realizan pagos o

cuando se reciben recursos.

Los recibos de pagos se hacen cuando la persona que nos vende algo no tiene

factura o no nos entrega un recibo. Entonces usamos de los recibos de la Junta

de Agua.

Se pueden utilizar recibos comerciales. Pero es necesario que estos recibos

sean enumerados y firmados en una esquina por un fiscal de la Junta de Agua.

Debe de quedar en el libro de actas de la Junta de Agua constancia de las

numeraciones de recibos entregados.

Pág. 9 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Posteriormente el control de estos recibos (ya firmados por el fiscal), estarán

en poder del Tesorero de la Junta de Agua, quien será el responsable del uso

de los mismos, así como de su custodia.

Para diferenciar los recibos de ingresos, de los recibos de pagos, se pueden

comprar 2 tipos de talonarios. Los talonarios de ingresos y de gastos se

enumeran por aparte, por ejemplo:

Para ingresos se enumeran: IG-09-0001. Esto podría significar IG es por

Ingreso, 09 el año y el 0001 es en número consecutivo, en la medida que se

vayan haciendo más esto va a ir aumentando.

Para egresos se enumeran: EG-09-0001.

El IG o EG definen si son ingresos o egresos, el 09 en año y por último el

número consecutivo.

Los gastos deben de ser aprobados por el Presidente de la Junta de Agua,

quien debe de dar su visto bueno de cada compra. Para ello podemos elaborar

notitas en donde autoriza la compra o bien firma en los recibos y en las

facturas, demostrando que estuvo de acuerdo con el gasto.

Ejemplo de un recibo de ingresos de la Junta de Agua.

IG-0

9-0

00

1

No. IG -09-0001.

Día 02 Mes Febrero Año2009

Nombre: Jacinto Corrales.

La suma de: Veinte lempiras (20.00 Lps.)

Por cuenta de: Pago de mensualidad de servicio de agua del mes de enero

de 2009.

Firma: Francisco López. José Rodríguez

Tesorero Junta de Agua Presidente Junta de Agua

Te

Sa

Pág. 10 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Ejemplo de un recibo de gastos de la Junta de Agua.

La factura.

Es un comprobante que otorga cualquier ferretería tienda o centro comercial

cuando se efectúa la compra de un material o producto. El gasto de la factura

se registra y anota en la columna de SALIDAS del libro de entradas y salidas.

Libro de control de pago de los usuarios

Se lleva un libro, en donde se va anotando la cuota pagada de cada uno de los

usuarios, esto sirve de medida para llevar el registro de los pagos mensuales

de los abonados.

Se anota el nombre y apellido de la persona encargada por el servicio, que

generalmente es el Jefe de Familia (mujer o varón).

EG

-09

-00

01

No. EG -09-0004.

Día 04 Mes Marzoo Año2009

Nombre: Pedro López.

La suma de: Quinientas lempiras (5o0.00 Lps.)

Por cuenta de: Pago de reparación de tuberías.

Recibí conforme: Pedro López / Fontanero.

Firma: Francisco López. José Rodríguez

Tesorero Junta de Agua Presidente Junta de Agua

Te

Sa

Pág. 11 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Este libro de control de pago se lleva por el transcurso de 1 año. Por cada mes

se anota la cantidad pagada (en la columna L) por cada persona y el número

de recibo (en la columna R).

Libro de control de pago de usuarios No. Nombre y

apellido Pagos mensuales

E F M A M J J A S O N D L R L R L R L R L R L R L R L R L R L R L R L R

01 Concepción Sánchez

02 Ramón Pérez

03 Alberto Cacho

04 Raúl Gómez

Libro de ingresos y gastos

En este libro se registran los ingresos y gastos realizados. Este libro es de gran

utilidad, pues en el este libro se detalla el balance de ingresos y gastos que

tiene la Junta de Agua.

El primer movimiento que se llena es el saldo, si es que existe, si hay fondos

en la Junta de Agua.

Libro de Ingresos y Gastos

Hoja No. 01

No. Fecha Concepto Tipo de

comprobante

Ingreso Gasto Saldo

1 01/01/09 Saldo Inicial Arqueo 500.00

2 10/01/09 Ingresos diarios de pago usuarios Recibos 20 - 30 200.00 700.00

3 10/01/09 Compra de tubos Factura 023 400.00 300.00

4 12/01/09 Ingresos diarios de pago usuarios Recibos 31 - 50 400.00 700.00

5 12/01/09 Compra de cloro Factura 004 200.00 500.00

6 13/01/09 Ingresos diarios de pago usuarios Recibo 51 - 60 400.00 900.00

En la columna “No.” se anota el número sucesivo de cada operación.

En la columna “Fecha”, se anota el día en que se realiza el ingreso o el gasto.

Pág. 12 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

En la columna “Concepto” se detalla que fue lo que se compró o que es el

ingreso que se obtuvo.

En la columna “Tipo de comprobante” se define que el documento que

soporta, ya sea factura, recibo u otro tipo de documento.

En la columna “Ingreso” se anotan todas las cifras que sean ingresos en

efectivo para la Junta de Agua, tales como la cantidad diaria de recursos

recibidos u otro tipo de ayuda que den personas, instituciones a la Junta.

En la columna “Gasto” se definen los montos gastados realizados, ya sea en

compra de materiales, mano de obra, etc. Los gastos deben de anotarse por

cada factura o pago realizado.

Si son pagos de mano de obra, es necesario que se deje un Recibo de Pago de

la Junta de Agua, en donde se la persona que recibió el dinero acepta haber

recibido el dinero y el concepto o razón por la cual recibió ese pago.

En la columna “Saldo” se anota la cantidad de dinero disponible en la Junta de

Agua. Si hay un ingreso de dinero, entonces ese ingreso se suma al saldo

anterior.

Ejemplo:

Ingresan 200 lempiras y el saldo anterior, lo que había antes del ingreso, eran

500 lempiras. Entonces el nuevo saldo sería: 500 + 200 = 700 lempiras.

Entonces decimos que si es un ingreso, el nuevo saldo es igual a: saldo

anterior + ingreso.

Si hay un gasto o egreso, en este caso al saldo se le resta la cantidad gastada.

Ejemplo:

Se gastan 400 lempiras, y el saldo anterior eran 700 lempiras. Entonces el

nuevo saldo sería: 700 – 400 = 300 lempiras.

Pág. 13 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

En este caso si es un egreso o gasto, el nuevo saldo es igual a: saldo anterior –

gasto o egreso.

Inventario de bienes de la Junta de Agua.

En el inventario de bienes de la Junta de Agua se deben de anotar todo lo que

dispone la organización en la bodega u otra parte, tales como:

Herramientas.

Materiales.

Repuestos, etc.

Este inventario se debe actualizar en la medida que entren o salgan materiales,

herramientas o suministros, por ejemplo:

Ficha de inventario

Nombre del Bien: Tubos de 2 pulgadas.

No. Fecha de

ingreso o

salida

Tipo de comprobante

Cantidad Firmas

Ingresos Salidas Saldo

Entrega Recibe

1 02/08/08 Factura 009 10 10 Juan Pedro

2 06/09/09 Comprobante 4 6 Pedro Carlos

3 08/10/09 Factura 10 16 Roberto Pedro

4 12/12/09 Comprobante 10 6 Pedro José

¿Cómo se lleva este inventario?.

Este inventario se lleva en una hoja cada uno de los bienes materiales que

tiene la Junta de Agua. Por cada uno se anota, sean materiales, o herramientas.

Una hoja por cada tipo de bien: barras, tipos de tubos (por cada diferente tipo

de tubo), grifos, tipo de pegamentos, etc.

Pág. 14 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad

Se puede llevar en un cuaderno grande y se rayan las páginas con las

columnas que presentamos en el cuadro anterior.

En la fila “No.”, se anota cada uno de los movimientos, cada vez que ingrese o

salga.

En la columna “Fecha de ingreso” se anota la fecha en que se realizar la

transacción (ingreso o salida).

En la columna “Tipo de comprobante” se anota el documento que queda como

evidencia en los registros contables, ya sea la factura con que se compró el

bien o una hojita de comprobante de la entrega. En esta hojita de comprobante

firma la persona que recibe el bien.

Después están las columnas “Ingresos”, “Salidas” y “Saldo”, bajo la columna

grande que dice “Cantidad”. Se deben de anotar en estas filas las cantidades de

bienes que se compren o lo que se utilicen.

Sí es que se ha comprado el bien, se anota en “Ingresos” la cantidad de bienes.

Si el bien sale (porque se va a usar), es necesario anotar la cantidad de bienes

en la columna “Salidas”.

En la columna “Saldo” se anota la cantidad de lo que queda del bien. Así que

si ingresan, se suman a la saldo anterior y si salen, se resta al saldo anterior.