CONTABLES Y FLUJOGRAMAS · 2016. 11. 23. · PROCEDIMIENTOS CONTABLES DEFINICIÓN MANUALES DE...
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PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y
FLUJOGRAMAS
MODULO II
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
DEFINICIÓN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Sucesión cronológica y secuencial de operaciones
interrelacionadas, asociadas con la contabilidad
Compilación organizada en forma lógica y
ordenada de todos los procedimientos que
realiza la organización.
CONTENIDO DEL MANUAL
Portada de identificación Índice del manual Introducción Base Legal Objetivos del Manual Procedimientos -Portada de identificación -Índice -Objetivo del procedimiento -Políticas y/o normas de operación -Descripción narrativa del procedimiento -Diagrama de flujo del procedimiento -Formularios y/o reportes -Información general
Glosario de Términos Índice temático
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Investigación Documental
Técnicas de recopilación de información
Observación
Encuesta
Búsqueda de información para definir la mejor
manera de hacer las cosas
Cómo escribir procedimientos
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
PUESTO O ÁREA ACTIV. DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
D
HORAS HOMBRE OBSERVACIONES
N°
DE LA ACTIVIDAD
ACUMULADAS
T O T A L
Simbología Operación
Revisión
Transporte
Demora
Archivo
DIAGRAMA DE PUNTOS
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS
1.- Describir en orden cronológico
2.- Indicar la unidad encargada de la ejecución.
3.- Enumerar las actividades
4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
Responsable Operación (Tarea)
1.
2.
3.
4.
5.
1.1.-
2.1.-
2.2.-
2.3.-
3.1.- 3.2.-
4.1.- 4.2.-
4.3.-
4.4.-
4.5.-
4.6.-
4.7.-
4.8.-
5.1.-
5.2.-
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Responsable Operación (Tarea)
1.Auxiliar de Contabilidad 1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco.
1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1.3.- Compara ambos saldos. 1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito.
1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco.
1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos. 1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos.
1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE-CON)
1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa.
1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso.
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad
1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor.
1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.
1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.
1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta.
1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.-
1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2.1.- Recibe “conciliación bancaria”
2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos.
2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no coinciden, regresa a 1.4.-. 2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador.
3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria”
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Representación que expresa gráficamente las distintas operaciones
que componen un procedimiento, indicando su secuencia.
DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SIMBOLOGÍA
Determinación de signos y/o gráficos
a los que se les confiere un Significado preciso.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo.
Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos.
Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.
Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo
Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA SECUENCIAL
HORIZONTAL
No separa cada una de las personas y/o
departamentos que realizan las tareas
VERTICAL
SI
NO
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL
INICIO
¿Son iguales?
CONCILIACIÓN
Auxiliar Cont. busca saldo
según mayor
Busca saldo según estado
de cuenta
COMPARA AMBOS SALDOS
Determina existencia
depósitos en tránsito
Determina existencia
cheques en tránsito
1
Determina existencia
errores del banco
Sigue método saldos
correctos
Suma al saldo del mayor
notas crédito
Determina existencia notas de
débito
Determina existencia notas de crédito
Determina existencia errores de la empresa
Determina existencia cheques devueltos
Inicia elaboración
Pre- conciliación
Bancaria
2
Resta al saldo del mayor
notas débito
Resta al saldo del mayor
ch/devueltos
Suma ó resta al saldo del mayor
errores de la empresa
Determina saldo correcto
del libro mayor
Suma al Edo. de cta. los
depósitos en tránsito
3
Resta al Edo. de cta. los cheques en
tránsito
Suma ó resta al saldo Edo. de
Cta. los errores del banco
Determina saldo correcto
del Edo. de Cuenta
COMPARA AMBOS
SALDOS CORRECTOS
SI
NO
ELABORA Conciliación
Bancaria
ENVÍA AL
CONTADOR
Conciliación Bancaria
¿Cálculos coinciden?
Revisa la determinación
de saldos correctos
SI
NO Devuelve a Auxiliar
Contable
FIRMA Conciliación
Bancaria
REGRESA AL AUXILIAR CONTABLE
Conciliación Bancaria
6
CONTADOR RECIBE
Conciliación Bancaria
1 3 2 6
Conciliación Bancaria
AUXILIAR CONTABLE
RECIBE
Conciliación Bancaria
REALIZA ASIENTO DE
AJUSTE EN LIBRO
FIN
4
4
5
5
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL
INICIO
Auxiliar administrativo solicita listas de asistencia
Determina N° días descanso
o feriados trabajados por cada empleado
¿Cálculos coinciden?
SI
NO
RECIBE
Listas de Asistencia
EVALUA
Listas de Asistencia
Determina N° días ordinarios a cancelar por
trabajador
Determina N° horas extras
a cancelar por trabajador
Determina tipo de horas
extras a Cancelar por
trabajador
1
1
Verifica la asignación
mensual base por trabajador
Determina según políticas otros beneficios
a pagar por trabajador
Calcula salario diario por trabajador
Calcula monto a pagar a cada
trabajador por días
ordinarios
Calcula salario por hora de
cada trabajador
2
2
Calcula monto a pagar a cada
trabajador por horas
extras
Calcula monto a pagar a cada
trabajador por feriados trabajados
Suma conceptos de
carácter salarial por trabajador
Calcula retenciones
obligatorias y contractuales
Llena con los datos
calculados
Nómina del período
Suma salarios a otros
beneficios por pagar
3
3 Envía al
administrador
Listas de Asistencia
Nómina del período
Administrador recibe
Listas de Asistencia
Nómina del período
Verifica los cálculos
Firma como autorización para el pago
Nómina del período
A
4
4
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL
A Devuelve al
auxiliar administrativo
Auxiliar administrativo
Elabora
Listas de Asistencia
Nómina del período
Resumen de nómina
Envía al Administrador
Resumen de nómina
Listados de asistencia
Prepara para cada
trabajador
Copia de recibo
1 n
Recibo de
Pago original
1 n
1
1 Administrador
recibe
Resumen de nómina
Elabora
Solicitud de transferencia
de fondos
Envía al banco
Solicitud de transferencia
de fondos
Devuelve al auxiliar
administrativo
Solicitud de transferencia
de fondos
Resumen de nómina
Auxiliar administrativo
pide firma a cada trabajador
Copia de recibo
1 n
Recibo de
Pago original
1
n
2
2 Entrega a
cada trabajador
Recibo de
Pago original
1 n
Resumen de nómina
Solicitud de transferencia
de fondos
Anexa a “nómina del
período”
Copia de recibo
1 n
Envía al Auxiliar
Contable
1 n
Nómina del período
Auxiliar contable verifica cálculos
3
3
Realiza asiento de
pago de nómina
Nómina del período FIN
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA COLUMNAR
Asigna una columna a cada Unidad / Responsable que
participa en el desarrollo del procedimiento.
PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR
CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA
INICIO
FIN
CUENTA EL EFECTIVO
Solicitud Reposición
ORDEN DE
PAGO
1
CONFIRMA SALDO
MINIMO
ELABORA
FIRMA Solicitud
Reposición
ENVIA Solicitud
Reposición
1
RECIBE Solicitud
Reposición
EXAMINA DATOS COMPROBANTES
CONFIRMA SUMA COMPROBANTES
¿COINCIDE SUMA? ENVÍA
SI
Solicitud Reposición
2
NO
DEVUELVE
Solicitud Reposición
3
3
2
RECIBE Solicitud
Reposición
INSPECCIONA Solicitud
Reposición
DETERMINA CUENTAS
EMITE ORDEN DE
PAGO
ENVIA ORDEN DE
PAGO
4
4
RECIBE ORDEN DE
PAGO
DETERMINA CTA BANCARIA
AUTORIZA EMISIÓN
FIRMA ORDEN DE
PAGO
ENVIA ORDEN DE
PAGO
5
5
RECIBE ORDEN DE
PAGO
ELABORA CHEQUE
SOLICITA FIRMA
ENTREGA CHEQUE
ORDEN DE PAGO
6
6
RECIBE CHEQUE
ORDEN DE PAGO
FIRMA COMO ACUSE RECIBO
ORDEN DE PAGO
ENVIA FIRMADA
ORDEN DE PAGO
7
7
RECIBE FIRMADA
ORDEN DE PAGO
REGISTRA REPOSICIÓN
ENVIA
ORDEN DE PAGO
8
8
RECIBE ORDEN DE
PAGO
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA ANALÍTICO
Posee una de éstas
alternativas
COLUMNA ADICIONAL
PARA COMENTARIOS
LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA
ANSI - - - - - - - -
Nota Aclaratoria: Se adiciona a una
operación o actividad para dar una
explicación de ella.
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO
AUX. CONTABLE CONTADOR
INICIO
Verifica existencia y propiedad del
activo
SI
¿Cálculos y datos
coinciden?
FIN
Revisa fecha adquisición del activo
Busca vida
útil y valor residual
OBSERVACIONES
(a)
a) Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa.
Sigue el método de línea Recta
(b)
c) Emplea la siguiente fórmula:
Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL
VIDA ÚTIL
El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil.
b) Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil.
Calcula
cuota de depreciación
(c)
Determina el Período del gasto
a registrar
(d)
d) d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió.
d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual.
Calcula depreciación del
período
(e) e) Multiplica cuota de depreciación
por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida.
Informa cálculos Al Contador
1
1
Verifica datos y cálculos
Registra asiento
en libro diario
NO Notifica al auxiliar
contable
2
2