Actualidad Empresarial

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rea Auditora

N 257 Segunda Quincena - Junio 2012

Arqueo de Caja y sus procedimientos

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cial

C o n t e n i d o

INFORME ESPECIAL Arqueo de Caja y sus procedimientos V - 1

Autor : C.P.C. Luz Hirahce Flores

Ttulo : Arqueo de Caja y sus procedimientos

Fuente : Actualidad Empresarial N 257 - Segunda Quincena de Junio 2012

Ficha Tcnica

I. IntroduccinEl crecimiento econmico de las empresas exige a la gerencia la implementacin de procedimientos de control interno, que permitan asegurar una administracin ordenada y eficiente del negocio, as como detectar y/o prevenir el fraude y error que inciden en los resultados del negocio, mediante la implementacin de polticas, procesos y procedimientos (controles) adoptados para salvaguar-dar los activos del negocio, as como la oportuna preparacin de informacin fi nanciera confi able.

En mrito a la NIA 400 Evaluacin de Riesgo y Control Interno, vamos a de-sarrollar los aspectos a considerar en un procedimiento de arqueo de caja, proce-dimiento de auditora muy utilizado en las empresas en relacin al cumplimiento de los procesos establecidos por la empresa referidos a la custodia de efectivo.

II. Aspectos generales

1. Defi niciones- Arqueo de caja: Es un procedimiento

que permite el anlisis de las transac-ciones en relacin al efectivo recibido por la empresa durante un perodo de tiempo determinado, con la fi nalidad de comprobar la contabilizacin co-rrecta del efectivo recibido.

- Valores negociables: Representa al equivalente del efectivo, tales como instrumentos, documentos o ttulo valor, que pueden convertirse fcilmente en efectivo, ejemplo: letras de cambio, factura comercial negociable, etc.

2. Polticas y procedimientos

2.1. De las polticas contablesLa gerencia de la empresa deber esta-blecer las polticas contables referidas a la custodia del efectivo, en la cual se incluirn a las reas pertinentes, tales como Ventas, Cobranzas, Tesorera y Contabilidad.

- Se deber identifi car a los respon-sables de la custodia del efectivo y equivalentes de efectivo, es decir, a las jefaturas que tendrn a cargo el resguardo del efectivo.

- Se establecern las autorizaciones de los egresos de efectivo por parte de los responsables (incluye las formas, con-diciones, importes mximos, aspectos impositivos tributarios tales como bancarizacin, rgimen de retencio-nes del IGV, sistema de detracciones, entre otros).

- Plazos de custodia del efectivo y procedimientos de trasferencias a un medio ms seguro (bveda, cuentas corrientes o de ahorros, etc.)

- Desarrollar un fl ujograma, identifi -cando reas, personas responsables, hecho econmico que genere la re-cepcin de efectivo, en relacin a las actividades que desarrolle la empresa.

La gerencia deber identifi car plena-mente el rea o persona que llevar a cabo la revisin de los controles internos diseados para la custodia del efectivo, el mismo que har las veces de Auditor (Contralora), el mismo que practicar los arqueos de caja de manera progresiva y permanente a las reas involucradas.

2.2. De los procedimientos de arqueos de caja

Los procedimientos para la realizacin de arqueos de caja son los siguientes:

- Los arqueos son programados por la jefatura asignada por la gerencia, estos pueden desarrollarse ordinaria-

mente (mensual) y extraordinaria-mente (sorpresivo y selectivo).

- Los arqueos deben ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos y/o documentos materia de arqueo.

- Una vez culminado el arqueo a las cajas de la empresa, se deber levan-tar un acta en el cual se consignar la conformidad o disconformidad del arqueo, debiendo ser suscrita por el encargado de la caja y por la persona que haya realizado el arqueo.

- Las observaciones (irregularidades) recabadas en los arqueos debern ser comunicadas por escrito a las gerencias respectivas, con la fi nalidad de adoptar medidas correctivas.

2.3. Del mbito de aplicacin y ele-mentos de arqueo

El mbito de aplicacin de los arqueos implica a los fondos en caja central o general (segn la denominacin que la entidad haya adoptado), documentacin en custodia (valores negociables), docu-mentos en garanta.

Los elementos de arqueo son:

- Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depsitos, etc.)

- Recibos de ingreso de caja- Recibos de egreso de caja- Valores negociables (letras, facturas

negociables)- Cheques en cartera- Cartas fi anzas- ltimos depsitos efectuados a las

cuentas fi nancieras de la empresa- Chequeras (identifi cando en el rango

del perodo a examinar el primer cheque emitido y el ltimo cheque emitido)

- ltima transferencia bancaria realiza-da por la empresa.

- Documentacin de entregas a rendir, viticos, etc.

Instituto Pacfi co

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Informe Especial

N 257 Segunda Quincena - Junio 2012

- Vales provisionales entregados- Comprobantes de pago cancelados

III. Descripcin de la labor de arqueo de cajaLos pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:1

Paso Labor a realizar

1 El responsable del arqueo1 deber elaborar el acta de toma de arqueo, en presencia del sujeto del arqueo y del jefe inme-diato de este, de considerarlo necesario, segn la estructura organizacional de la empresa.

2 Para el corte documentario solicitar la ltima documentacin girada y visar cada uno de ellos luego de su verifi cacin.

3 El sujeto del arqueo2 proceder, en presencia del responsable del arqueo, a verifi car la documentacin y los ltimos movi-mientos realizados.

4 El responsable del arqueo proceder al conteo y confi rma-cin del saldo, debiendo visar cada documento verifi cado y conciliado.

5 El responsable del arqueo efectuar el cierre del Acta de arqueo realizado, debiendo anotar cualquier diferencia detectada, as como cualquier observacin relacionada al incumplimiento de las normativas de la empresa.

1 Es el trabajador que realizar el arqueo.2 Es el trabajador responsable de la custodia de la caja.

IV. Formatos de actas de toma de arqueo de caja

Anexo 1:ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN

Fecha: Hora:

A: Sr(a) Cargo: Establecimiento:

Arqueos Practicados:

Arqueo de Caja Chica - Efectivo Arqueo de Caja Chica - Comprobantes y Vales Arqueo de Especies Valoradas

Resultado

Fondo Arqueable S/.

Fondo Arqueado S/.Efectivo S/. Vales y Comprobantes S/.

Saldos S/.

Conforme Conforme

Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

Supervisor del Arqueo

Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

Supervisor del Arqueo

Anexo 2:ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO

Fecha: Hora:

A: Sr(a)

Se Practic:

Arqueo de Caja Chica - Efectivo

Efectivo:

Billetes S/.Cant. Denominacin en Nuevos Soles Total De S/.200 Nuevos Soles De S/.100 Nuevos Soles De S/.50 Nuevos Soles De S/.20 Nuevos Soles De S/.10 Nuevos Soles

Monedas S/.Cant. Denominacin en Nuevos Soles Total De S/.5 Nuevos Soles De S/.2 Nuevos Soles De S/.1 Nuevos Soles De S/.0.50 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.20 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.10 Cntimos de Nuevo Sol De S/.0.05 Cntimos de Nuevo Sol

Total S/.

Conforme Conforme

Paso Labor a realizar

6 Se emitir el Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita tanto por el responsable del arqueo como por el sujeto del arqueo en seal de conformidad, debiendo ser distribuidas3 a las reas competentes de la siguiente manera:Original : rea de Contralora Copia 1 : Sujeto del ArqueoCopia 2 : rgano de Control Institucional (Gerencia General)

7 Contralora analizar el acta en relacin a las matrices de control (polticas, procedimientos, etc.) y determinar si existen diferencias.

8 De existir diferencia, proceder a solicitar por escrito al sujeto del arqueo el descargo de las diferencias detectadas.

En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento de arqueo.

9 El sujeto del arqueo proceder a efectuar el descargo por escrito, distribuyndolos a las reas competentes (Contralora, Gerencia de Administracin y Finanzas y al rgano de Control Institucional)

10 Contralora emitir un informe dirigido a la Gerencia de Ad-ministracin y Finanzas sobre los arqueos practicados, a fi n de que se tome las medidas correctivas que correspondan.

11 Fin del procedimiento.

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3 La distribucin sealada en el cuadro puede variar de acuerdo al organigrama de cada entidad.