(CONTIENE PANTALLAS ADICIONALES FALTANTES EN EL...

Manual de usuario Cuentas por Cobrar

Documentación y actualización 2007. (CONTIENE PANTALLAS ADICIONALES FALTANTES EN EL MANUAL ORIGINAL)

Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubiran”

Subdirección de Informática Abril del 2007.

Funciones que integran el sistema de Cuentas por Cobrar: Funciones: No. Pagina a) Accesos ............................................................................ 3 b) Funciones Generales ................................................................ 5 c) Menú Principal ........................................................................... 6 Procesos: 1.‐ Movimientos a Pacientes ............................. 10 2.‐ Corrección masiva de Movimientos .................... 12 3.‐ Confirmación de salida .............................. 16 4.‐ Estado de cuenta de Internos ........................ 17 5.‐ Estado de cuenta de Exinternos ...................... 22 6.‐ Generación de póliza diaria ......................... 23 7.‐ Traspaso a exinternos ............................... 26 8.‐ Devolución de saldos ................................ 27 9.‐ Retención de carnets ................................ 30 10.‐ Reactivación de status .............................. 31 11.‐ Reclasificaciones ................................... 33 12.‐ Traspaso de saldos .................................. 34 13.‐ Reporte de Movimientos .............................. 38 14.‐ Cartera de Pacientes Internos ....................... 41 15.‐ Cartera de Pacientes Exinternos ..................... 43 16.‐ Hoja de Aviso ....................................... 44 17.‐ Censo de Pacientes .................................. 49 18.‐ Reporte de Egresos e Ingresos ....................... 51 19.‐ Traspaso de pacientes a exinternos Individuales ..... 54 20.‐ Estado de Cuenta con Reclasificación ................ 57 21.‐ Consulta de Pacientes ............................... 58 22.‐ Reimpresión de Pólizas .............................. 62 23.‐ Diferencia de Saldos ................................ 65 24.‐ **Cartera de Exinternos.(1).......................... 66 25.‐ **Cartera de Internos (1) 69 26.‐ **Verificación de Recibos 71 27.‐ **Respaldo de Movimientos de Internos 74 28.‐ **Carta Compromiso 75 29.‐ **Cargos a Exinternos 76 30.‐ Salida del Sistema 78

( ** Opciones adicionadas ) Procedimientos especiales: Solicitud de adecuaciones a la aplicación 79 Solicitud de modificaciones a los datos registrados en las Tablas o Archivos de la 82 Base de datos

2

a). Accesos. El acceso al sistema de Cuentas por Cobrar será restringido por funciones, de acuerdo al departamento y usuario que entra se podrán efectuar diferentes actividades. Conexión al equipo de computo. Existen dos formas de acceder al sistema: ‐ Por terminal ‐ Por Computadora Personal Por Terminal: ‐ Encienda la terminal oprimiendo el switch de prendido/apagado, esté esta ubicado en la parte inferior derecha del monitor. ‐ Oprimir la tecla de <return>, hasta que aparezca en la pantalla el “login:”, que es el prompt para introducir la clave de acceso. ‐ Tecleé “cxc” y oprima return ‐ El sistema le solicita el password para conectarse al equipo de cómputo, el password es “ccuentas”. Es importante señalar que los datos tecleados son en letras minúsculas. En este momento el monitor mostrara la primera pantalla del sistema, para su acceso a los datos y funciones propias del software. Por Computadora Personal:

3

Prender el equipo, según las indicaciones de su manual de usuario. Entrar al software llamado “Reflection”, si no tiene instalado este paquete, no podrá conectarse al equipo de computo. En caso de no contar con el paquete, favor de solicitar a la Subdirección de informática su instalación. La configuración del “Reflection” para conectarse, debe ser por puerto paralelo o por tarjeta de red, si es por puerto serial, la velocidad de transmisión debe estar entre los rangos de 9600 – 19200. Una vez hecha la conexión al equipo de computo, seguir los puntos desde el segundo paso de la conexión por terminal. El monitor mostrara la primera pantalla de acceso al sistema de cuentas por pagar, aunque antes documentaremos el uso de las teclas blandas de su equipo de cómputo, nombre y funciones. b).‐ Funciones generales. ( Teclas de función habilitadas para facilitar la operación del sistema ) Estas funciones se activaran con las teclas blandas de f1 a f8 y estas son de uso general en todas las pantallas mostradas en el sistema, su función será la misma en todos los formatos de captura y consulta, es decir, si aprende a usarlas en una pantalla lo sabrá hacer en todas, a menos que en la pantalla especifica, se mencione algún otro uso.

4

Teclas Blanda Función a efectuar F1 Termina la consulta o función F2 Enviar a impresión la información que se muestra en la pantalla con un formato de impresión predeterminado. Las opciones de impresión pueden ser 5; 0 = Impresora del sistema 1 = muestra la información en pantalla con un formato predefinido 2 = envía la información a un archivo en disco con un formato predefinido 3 = envía la información a impresión en impresora local 4 = envía la información a impresión en impresora local y con formato compactado F3 Buscar una cadena de caracteres proporcionada para este propósito, dentro de la información mostrada F4 Regresa una pagina anterior a la que actualmente se muestra en la pantalla F5 Se va una página delante de la que actualmente se muestra en la pantalla F6 Se va a la página inicial de la consulta que actualmente se muestra F7 Se va a la página final de la consulta que actualmente se muestra F8 Selecciona un el registro iluminado actualmente por la línea de video inverso La tecla f9 (teclas <ctrl.> y <x> juntas) lo llevaran a la pagina anterior La tecla f10 (teclas <ctrl.> y <y> juntas) lo llevaran a la pagina siguiente Nota Importante: Si se encuentra en cualquiera de las pantallas del sistema y tiene duda de que dato se deberá teclear en ese momento, con un signo de interrogación “?”, el sistema le enviará una lista de datos validos, pero es importante aclarar que esta opción solo es valida en los datos que pertenezcan a un catálogo previamente capturado. Nota aclaratoria: Los caracteres “y Cy” que aparecen en las diferentes pantallas para teclear su opción, son una falla del paquete de comunicación, cuando usted trabaje en una terminal, esta falla no se presentara. C) Menú Principal del Sistema de Cuentas por Cobrar. Para acceder el menú principal tecleé su clave de acceso y password en el formato siguiente, solo tendrá 3 oportunidades de teclear su clave y password correctos, en caso de fallar tendrá que regresar a los pasos descritos en el inciso A) Accesos.

5

Si los datos tecleados son correctos, el sistema muestra una pantalla como la siguiente:

6

Oprima f1 para terminar. Si oprime f2 podrá cambiar su password de acceso, esto para que periódicamente haga cambios y no haya riesgo de que su clave sea usada en forma indebida. Siga las instrucciones del sistema. Oprimiendo f7 continua su procedimiento, al oprimirla se muestra esta pantalla. CONTROL DE USUARIOS DE CUENTAS CORRIENTES octubre-2006 +------------------------------------------------------------+--------------------+--------------------+------+--------------------------------------------------+--------------------+ |nombre_usr |clave_usr |clave_cta |depto |accesos |movs | +------------------------------------------------------------+--------------------+--------------------+------+--------------------------------------------------+--------------------+ |ADRIANA RAMIREZ RUBIO EXT:2123, 2124 (CXC) |ADRIANA |CXIIfkDRm3vuo |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111|

7

|ANDRES BALBUENA HERNANDEZ EXT:2123,2124 (CXC) |ANDRES |CXj4dxbtSuaGg |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |MARIA ANGELICA COLCHADO ARANDA EXT:2123,2124 (CXC) |ANGELICA |CXn5hc3CpnzJI |725 |11111000010000001101101111010 |11111111111111111111| |CALEB VICTORIA OCHOA EXT:2123, 2124 (CXC) |CALEB |CX.623lWq82uY |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |CARMEN HERRERA REYES EXT:2123, 2124 (CXC) |CARMEN |CXES.4ggNPQ0U |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |CESAR CALVILLO VELAZQUEZ EXT:2123, 2124 (CXC) |CESAR |CXFpoMoYsriHg |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |OPERACION-TRASPASOS DE CXC EXT:2910,2911 |CHELITA |CXrIZvDgvjx5M |725 |00000010000000000000000000110 |11111111111111111111| |SUPERUSUARIO DE CXC-JERONIMO-MA.TERESA MORALES EXT:2912 |CXC |CX4z2K3vq.s3M |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |FRANCISCO HERNANDEZ HARO EXT:2123,2124 (CXC) |FRANCISCO |CXX6Iw5g2pco6 |725 |11111000000000001101101111010 |10000000000000000000| |GLORIA ANGELICA ESTRADA NAVARRO EXT: 2123, 2124 (CXC)|GLORIA |CXIB3/xe8eIOE |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |GLORIA ENRIQUEZ TORRES EXT:2927 (JURIDICO) |GLORIA |CXYZnqrc0VTAE |725 |00011000000000000000100101000 |11111111111111111111| |HECTOR CHAVEZ USUARIO DE CXC EXT: 2123, 2124 |HECTOR |CXnWPwwQ2iOPc |725 |11111000010000001101101111010 |11111111111111111111| |IRENE GARCIA OSORIO EXT:2927 (JURIDICO) |IRENE |CXMA6B641dfRo |725 |00011000000000000000100101000 |11111111111111111111| |JOSE JOAQUIN CAMBRON ORTIZ EXT:2123,2124 (CXC) |JOAQUIN |CXtSE7KbK.mLw |725 |11111000010000001101101111010 |10000000000000000000| |JUAN FERNANDO MARTINEZ RESENDIZ EXT 2123, 2124 (CXC) |JUAN |CXwT.5XN898ag |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |JURIDICO EXT:2927 |JURIDICO |CX53piwv1Ah7Y |725 |00011000000000000000100101000 |11111111111111111111| |LUCIA BAUTISTA OTERO EXT:2123,2124 (CXC) |LUCIA |CXJvDyraNHeds |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |MARIA LUISA GUILLEN ESPINOZA EXT:2123,2124 (CXC) |MARIA |CXlg7xIyI7bUc |725 |11111000000000001101101111010 |10000000000000000000| |MARTHA LOPEZ GONZALEZ EXT:2123 CXC |MARTHA |CXinSgP8jZXHY |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |MARIA GUADALUPE SOLANO PEREZ EXT:2123,2124 (CXC) |MGUADALUPE |CXcudNJfSDwDA |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |OSWALDO TORRES SALAZAR EXT:2123,2124 (CXC) |OSWALDO |CX6T7a4H6KGFs |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |PRUCXC |PRUCXC |CXUguSmQhrB5o |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |ROSALIA RODRIGUEZ ORTEGA CUENTAS CORRIENTES |ROSSY |CXFi0DJQfHDn6 |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| |LETICIA SANCHEZ SERRANO EXT:2123,2124 (CXC) |SANCHEZ |CXZ6l68Q1Qh/U |725 |11111000000000001101101111010 |11111111111111111111| |SERVICIO SOCIAL EXT:2123,2124 (CXC) |SERVICIO |CXgQ6H7nshCq2 |725 |11111000000000001101101111010 1|11111111111111111111| |SONIA ROSAS RUIZ EXT:2927 (JURIDICO) |SONIA |CX53piwv1Ah7Y |725 |00011000000000000000100101000 |11111111111111111111| |SUSANA ROSAS FLORES EXT:2123,2124 (CXC) |SUSANA |CXbClyP.6Wy1E |725 |11111000000000001101101111010 |10000000000000000000| |ALESSANDRA MUNGUIA SALDANA EXT 2966 (CXC.) |TESORE |CXpdWpvDbE46Y |725 |1111100000000000110110111101 |11111111111111111111| |MARIA VIANEY BRITO SEGURA EXT:2123,2124 (CXC) |VIANEY |CX4Wd31sB0YCY |725 |11111111111111111111111111111 |11000000000000000000| |YOLANDA MORENO CARPINTERO EXT:2123,2124 (CXC) |YOLANDA |CXy5tgcl9Vv82 |725 |11111111111111111111111111111 |11111111111111111111| +------------------------------------------------------------+--------------------+--------------------+------+--------------------------------------------------+--------------------+

(30 usuarios ) COLUMNA 1 NOMBRE COMPLETO DEL USUARIO Y SU EXTENSION TELEFONICA PARA FACIL UBICACIÓN. COLUMNA 2 CLAVE DE USUARIO PERSONAL Y UNICA POR CADA USUARIO QUE ACCESA AL MENU DE CUENTAS CORRIENTES. COLUMNA 3 CLAVE DE CUENTA PERSONAL Y SE ENCUENTRA ENCRIPTADA POR SEGURIDAD DEL USUARIO Y DEL SISTEMA. COLUMNA 4 ACCESOS ESTAN RESTRINGUIDOS EN BASE A LAS ACTIVIDADES PROPIAS PARA CADA USUARIO EN BASE AL CONTROL DE SU COORDINADOR, QUE ES QUIEN DETERMINA QUE PANTALLAS SON NECESARIAS EN CADA CASO ESPECIFICO PARA DESARROLLAR EL TRABAJO. COLUMNA 5 MOVS (MOVIMIENTOS) SE UTILIZA DE MANERA MAS ESPECIFICA PARA RESTRINGUIR ACTIVIDADES DESDE PROGRAMA PARA USUARIOS QUE AUN TENIENDO ACCESO PARA X PROGRAMA NO TIENE PERMISO PARA TODAS LAS FUNCIONES DEL MISMO. Menú Principal

8

Dependiendo de su clave de usuario esta pantalla puede variar en el número de funciones mostradas, esto depende de las actividades que usted podrá realizar. En el campo para digitar el número de “opción” usted podrá teclear el número asociado a la función que desea efectuar, si el espacio se llena con el número tecleado la función se activa automáticamente, en caso contrario oprima retorno. Ejemplos : Deme su opción [10] .... No oprima retorno, se activa sola Deme su opción [9 ] .... Oprima retorno para activar función. Partimos de la posibilidad que tiene de acceder a todas las funciones y por esa razón las documentamos todas para su correcta operación. Opción 01.

9

Movimientos a pacientes. Objetivo: Registrar en el sistema todos los cargos de pacientes generados en los diferentes servicios que se brindan en el instituto.

La tecla de función f1 será para terminar está actividad. Proporcione la información que solicita su pantalla, en algunos de los datos que utilizan catálogos del sistema, se le podrá brindar ayuda de la información que acepta, tecleando un signo de interrogación. Una vez que lleno su información la pantalla tendrá el siguiente aspecto:

10

Al teclear el registro del paciente, se muestra el nombre, edad, cama y clasificación, el tipo debe ser “CA”, el folio debe ser un dato numérico, el departamento es un dato numérico del 01 al 21 (actualmente), este dato puede variar mas adelante. La clave del servicio debe existir en el catálogo de servicios del Instituto. La cantidad es un dato numérico. El importe es un dato calculado por el sistema. Al teclear el último dato se guarda el movimiento, para seguir capturando oprima f8. Para terminar la captura oprima f1. Opción 02.

11

Corrección Masiva de Documentos. Objetivo: Hacer modificaciones a los movimientos que por alguna razón se generaron con error en cualquiera de los datos que los componen.

La tecla de función f1 será para terminar está actividad. Tecleé el número de expediente del paciente, si el paciente esta internado el sistema muestra una pantalla con los movimientos, en caso contrario, envía un mensaje de error en la ultima línea de la pantalla “No existe en internos o ya no acepta movimientos F7‐continuar”, para continuar oprima f7. En caso de que el paciente este internado se nuestra la siguiente información:

12

Para manipular la información en esta pantalla puede usar las reglas descritas en el inciso b) Funciones generales. Una vez que tenga localizado el movimiento que desea corregir, selecciónelo oprimiendo f8, el sistema mostrara la siguiente pantalla.

13

Para modificar el registro oprima F8, el cursor se posicionara en los datos validos para modificar, tecleé sus cambios, el sistema recalcula los saldos y movimientos, después envía la siguiente pantalla.

14

Para guardar los cambios oprima f4, enviara mensajes de actualización de saldos y vuelve a la primer pantalla. Si oprime f3, ignora los cambios que hizo y vuelve a la primera pantalla. Opción 03. Confirmación de salida.

15

Objetivo : Registrar los egresos de pacientes en forma definitiva, asimismo actualiza el estatus de la cartera de pacientes, para que ya no acepte movimientos de cargo o correcciones a los mismos.

Esta pantalla solicita el número de expediente, el registro es buscado en el sistema como un paciente con aviso de salida, ya que lo que se pretende es confirmar el alta de paciente, si el registro no tiene aviso de salida, envía un mensaje como el que se muestra en la pantalla, en caso contrario el cursor se posiciona en el dato “Situación” y usted debe teclear “03” y después oprimir f4 para actualizar la información. Opción 04. Estado de cuenta de pacientes Internos.

16

Objetivo: Consultar e imprimir los estados de cuenta de pacientes Internos, de forma detallada o en forma global.

Proporcione el Número de expediente y oprima retorno. El sistema muestra todos los datos del paciente:

17

Una vez con esta información solicitará mostrar el estado de cuenta en forma global, si prime 1 muestra la información de la siguiente manera:

18

Para manipular la información de esta pantalla usted puede usar las opciones descritas en el inciso b) Funciones generales. Si usted oprime la tecla de función F5‐Sg, el sistema mostrará el complemento de la información generada por este reporte.

19

Si usted teclea el número 2 en “Tipo de reporte”, el sistema mostrara la siguiente información:

20

Para utilizar este tipo de impresión usted deberá tener una impresora conectada en su PC o terminal como impresora “Local”. Es decir esta función genera un reporte impreso, si oprime f6 el sistema solicita el número de impresora por el que enviará el reporte. (Consulte inciso b‐funciones generales). Para salir oprima F1. Opción 05.

21

Estado de cuenta de pacientes exinternos.

Tecleé el número de expediente y oprima retorno, el funcionamiento de esta pantalla es exactamente igual que la opción 4, solo que para pacientes exinternos. Consulte la opción anterior. Opción 06.

22

Generación de Póliza Diaria. Objetivo: Generar e imprimir la póliza contable de movimientos de pacientes internos, esto es la afectación contable por cada rubro de hospitalización.

Teclear la fecha de generación de la póliza iniciando con el año, mes y día, después en “Elaboro”, el nombre de la persona que genera la póliza contable. Una vez terminado el proceso muestra la información siguiente:

23

Con “CTRL.” Y “p”, oprimiéndolas simultáneamente, muestra la información complementaria al informe de la póliza.

24

Esta información podrá ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b) Funciones generales.

25

Opción 07. Traspaso a Exinternos. Objetivo: Cambiar a los pacientes que estuvieron internados en el instituto a pacientes exinternos, esto para efectos de agilizar los procedimientos que normalmente se utilizan en el proceso diario del departamento de cuentas por cobrar.

Proporcione la fecha inicial de proceso en el formato año, mes y día, después la fecha final en el mismo formato, asimismo el nombre de la persona que elaboro el proceso. La ejecución de este proceso genera la misma información que el proceso No. 19, Consulte esta opción.

26

Opción 08. Devolución de saldos. Objetivo: Hacer y registrar la devolución de saldos de todos aquellos pacientes que tienen saldos a favor de algunos de sus internamientos.

Oprima f1 para salir de la opción. Proporcione el No. de expediente y oprima retorno, el sistema le enviara la siguiente información.

27

La información mostrada en el recuadro podrá ser manipulada con las opciones descritas es el inciso b) funciones generales, para hacer devolución del saldo a favor oprima f8 y el sistema mostrara la siguiente pantalla:

28

Tecleé los datos complementarios; son fecha de elaboración que es por defecto la fecha del día, la fecha de pago iniciando con el año, mes y día, después el importe, por default muestra el importe del registro seleccionado en la pantalla anterior. Para grabar el movimiento oprima f4. Si desea salir sin grabar el movimiento oprima f1.

29

Opción 9. Retención de Carnets. (CANCELADA INACTIVA) Objetivo: Marcar como retenidos los carnets de pacientes que tienen saldos elevados pendientes de cubrir, estos saldos son derivados de los diferentes servicios otorgados en el instituto.

Proporcione el número de expediente y oprima retorno, el sistema envía los datos del paciente a la pantalla y solicita marcar como retenido el carnet oprimiendo f4,si el carnet esta retenido y se va a liberar de la marca, deberá oprimir f6 para liberarlo. En cualquier caso envía mensajes para el usuario para informar del movimiento. En cualquier caso oprima f1 para terminar. Opción 10.

30

Reactivación de Status. Objetivo: Cambiar el status de la cartera en forma temporal para cerrarla o abrirla y así permitir el registro de cargos al paciente o cerrar la opción de carga de movimientos, esto será una opción que solo podrá ser usada por el supervisor del área, actualmente esta abierta a todos los usuarios, lo recomendable es cerrarla.

Proporcione el número del paciente y oprima retorno, el sistema mostrara la información del paciente con las opciones siguientes:

31

Al oprimir la tecla f8 el cursor se posiciona en el campo “Status de Cartera”, el dato que acepta será solo el diferente al actual, es decir si tiene 01 solo acepta el 02 y viceversa, después oprima f4 para grabar el cambio. La tecla f2 no tiene funcionalidad en esta pantalla. Para terminar oprima F1. Opción 11. Reclasificaciones.

32

Objetivo: Generar y costear los servicios a la clasificación asignada la paciente, esto, por diferentes circunstancias que se puedan presentar y desde diferentes opciones de reclasificación. La reclasificación es básicamente cuando a un paciente se le cambia su clasificación socioeconómica.

Debe proporcionar el tipo de paciente al que quiere recalcular sus movimientos, este puede ser interno o exinterno, quien elabora la reclasificación y el Número de expediente, en este momento el sistema muestra los datos del paciente hasta el nombre y apellidos, solicita el numero de folio con el que el sistema registrara la diferencia entre los costos calculados anteriormente y los costos nuevamente calculados, después solicitara el tipo de reclasificación como se muestra en la parte derecha inferior de la pantalla. Con esta información el sistema generara también una póliza que afectara las cuentas contables con la diferencia del nuevo cálculo de movimientos. Opción 12. Traspaso de saldos.

33

Objetivo: Pasar el ó los saldos a favor del paciente, a un saldo en contra del mismo paciente, es decir abonar saldos anteriores a un adeudo nuevo del paciente.

Para terminar esta función oprima f1. Tecleé el número de expediente y retorno, el sistema enviará la siguiente información:

34

Esta información puede ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b) funciones generales. Al estar en esta pantalla, si oprime f8 el sistema mostrara la siguiente información:

35

En esta pantalla debe teclear el número de folio con el que el sistema, identificara el movimiento de traspaso y el nombre de la persona que elabora el movimiento. Una ves terminado el movimiento, el sistema generará una póliza contable para que contabilidad registre el movimiento. Enseguida se muestra un ejemplo de la impresión de la póliza contable.

36

Esta información puede ser manipulada con las funciones generales.

37

Opción 13. Reporte de Movimientos. Objetivo: Generar el reporte de movimientos de pacientes, agrupado por sector.

Proporcione la fecha de inicio en el formato año, mes y día. La fecha final debe ser tecleada en el mismo formato. También solicita la clave del sector que desea reportar; por ejemplo si necesita reportar los movimientos de Suites, tecleé “SU” en caso de necesitar todos, tecleé “TO”. El “Tipo de reporte” será para definir el tipo de impresión.

38

Una ves que tecleó todos sus datos, el sistema envía mensaje de “Espere un momento ...”. Si su elección fue 1 en tipo de reporte, el sistema muestra la siguiente información:

En caso contrario, si eligió el número 2, la información enviada es en el siguiente formato:

39

La información de estos 2 reportes puede ser manipulada con las funciones generales del sistema. Para mayor información consulte el inciso b). Opción 14. Cartera de pacientes Internos

40

Objetivo: Imprimir el informe de todos los pacientes que en el momento de la generación, se encuentren internados en alguno de los sectores del Instituto, con el saldo del momento.

Por defecto el sistema propone la fecha del día, usted puede cambiarla. El formato de la fecha es año, mes y día, oprima retorno. El sistema enviara un mensaje de “Espere un momento ...”, después enviara la siguiente información.

41

Esta información puede ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b) Funciones generales. Opción 15.

42

Cartera de pacientes Exinternos. Objetivo: Generar el informe de los pacientes que fueron dados de alta Médica del Instituto.

Este informe le proporcionara los saldos de los pacientes. Esta función dispone varias opciones para generar el reporte, con el tipo de reporte usted podrá imprimir los “Saldos a favor”, “Saldos en contra” o “Ambos”, oprima el número relacionado al tipo de reporte según los desee. Puede imprimir un rango de tiempo con las fechas iniciales y finales, el formato de ambas es año, mes y día. Puede seleccionar todos los sectores o uno solo para efectos de impresión, tecleé la clave que corresponde con la que necesita imprimir. La impresión generada tendrá el siguiente formato:

43

Para revisar el complemento de este informe oprima “CTRL.” Y “P” simultáneamente.

44

Opción 16. Hoja de Aviso

46

Objetivo: Generar e imprimir una carta de aviso al paciente o al familiar responsable de la cuenta, que existe un saldo pendiente por cubrir en la institución.

Proporcione el número de expediente del paciente y oprima retorno. El sistema mostrara y solicitara las opciones siguientes:

47

Si oprime f1 terminara la operación. Si oprime f7, el sistema solicitará teclear alguna de las opciones de impresión. Para mayor información de estas opciones, consulte el inciso b) Funciones Generales. Una vez impresa la información el formato será el siguiente:

48

Nota: esto es solo una parte del reporte, para que pueda revisarlo completo se sugiere hacer la impresión en hojas tamaño carta. Opción 17. Censo de Pacientes

49

Objetivo: Imprimir el informe de los pacientes que están internados en cualquiera de los sectores del Instituto.

Por defecto el sistema propondrá la fecha del día, sin embargo esta se puede cambiar a la fecha que usted elija, el formato es año, mes y día. Una vez que proporciono la fecha el sistema envirara la siguiente información:

50


51

Opción 18. Egresos e Ingresos Objetivo: Imprimir el informe de los pacientes que se dieron de alta médica del instituto y su ubicación de cuando estuvieron internados, al mismo tiempo informa de que pacientes ingresaron al instituto y su ubicación.

Por defecto el sistema propondrá la fecha del día, sin embargo esta se puede cambiar a la fecha que usted elija, el formato es año, mes y día. Una vez que proporciono la fecha el sistema envirara la siguiente información:

52

Para ver el complemento de esta información oprima simultáneamente las teclas de “CTRL.” Y “P”. La información que mostrara es la siguiente:

53

Esta información puede ser manipulada por las funciones descritas en el inciso b.

54

Opción 19. Traspaso a Exinternos en forma individual Objetivo: Hacer el paso de pacientes que estuvieron internados a los archivos de pacientes Exinternos, solo que este proceso hará la función paciente por paciente.

Tecleé el número de registro del paciente que pasara a exinternos, el sistema pedirá también la fecha de internamiento del paciente, con esos datos el sistema muestra cama, clasificación y sector, proporcione el nombre de la persona que elaboro el cambio. El sistema muestra la siguiente información.

55

Una vez que imprime esta información y oprima f1, el sistema muestra la siguiente información :

56

Para manipular la información que muestran las pantallas anteriores, puede utilizar las funciones generales descritas en el inciso b. Opción 20.

57

Estado de cuenta con Reclasificación. Objetivo: Generar e imprimir los estados de cuenta de los pacientes que fueron reclasificados durante su estancia de internamiento en el Instituto.

Tecleé el número de expediente del paciente y oprima retorno, con esta información el sistema muestra el saldo del paciente antes de la reclasificación y los saldos actuales. Si solicita el estado de cuenta en forma global, oprima 1 en el tipo de reporte, en caso contrario oprima el No. 2 para que imprima el estado de cuenta detallado. Esta función es similar a las opciones 04 y 05 de pacientes. Opción 21.

58

Consulta de Pacientes Objetivo: Consultar los datos generales de los pacientes, nombre, edad, sexo, clasificación, etc.

Teclee el número de expediente y el sistema mostrara la información siguiente:

59

Oprima f1 para terminar. Si quiere consultar otros pacientes oprima f7. Si no tiene en número de expediente, pero tiene el nombre del paciente, teclee un signo de interrogación “?” en lugar del expediente, el sistema mostrara la siguiente pantalla.

60

Cuando el cursor este en el “expediente” oprima retorno, después tecleé el apellido paterno, el apellido materno y el nombre si lo tiene, si no tiene los 3 datos tecleé solo los datos que tenga y después oprima f2‐Aceptar. El resultado de esta consulta será la siguiente pantalla.

61

Como podrá observar, solo con darle los apellidos busco la información de todos los pacientes que se apellidan “García” “García”, si usted solo da un apellido buscara todos los pacientes que tengan el apellido en el lugar que usted lo tecleó, independientemente de los nombres y el otro apellido. Incluso puede hacer búsquedas por apellidos no completos, es decir puede buscar a los pacientes que su apellido paterno o materno empiece con “De la” ó en lugar de teclear “García” tecleé “Gar” para que pueda ver el efecto de esta búsqueda. Una vez que localiza al paciente posicione el cursor en el nombre y oprima f8. Esta información podrá ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b. Opción 22.

62

Reimpresión de pólizas. Objetivo: Hacer la impresión de las pólizas realizadas por el proceso de generación de pólizas (Opción 6), es decir este proceso imprime la información generada previamente.

Teclear la fecha de generación de la póliza iniciando con el año, mes y día, después en “Elaboro”, el nombre de la persona que genera la póliza contable. Una vez terminado el proceso muestra la información siguiente:

63

Con “CTRL.” Y “p”, oprimiéndolas simultáneamente, muestra la información complementaria al informe de la póliza.

64


65

Opción 23. Diferencia de saldos.(REPORTE DE SALDOS ELEVADOS) Objetivo: Imprimir un informe con todos los pacientes que tienen un saldo mayor a lo estipulado como monto de deposito inicial.

Proporcione la fecha del reporte en el formato de año, mes y día. Con esta información el sistema generará la siguiente información después de enviar un mensaje de “Espere un momento...”.

66

Esta información podrá ser manipulada con las funciones descritas en el inciso b. *********************** PANTALLAS ADICIONALES NUEVAS *************************** Opción 24. Cartera de pacientes Exinternos. Objetivo: Generar el informe de los pacientes que fueron dados de alta Médica del Instituto para dar seguimiento al cobro posterior de su deuda y generar los montos que se van amortizando posteriormente.

67

Primero se define que tipo de reporte se requiere de acuerdo a los cinco opciones que presenta: [1] saldo a favor [2] saldos en contra, [3] global, [4] sin cancelados, [5] cancelados. Se teclea el rango de la fecha inicial que se requiere y la fecha final del mismo. Que sector se requiere en función de los sectores hospitalarios. Finalmente se vera el mensaje de espere un momento..

68

Esta información puede ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b) Funciones generales. Opción 25. Cartera de pacientes Internos (1) Objetivo: Imprimir el informe de todos los pacientes que en el momento de la generación, se encuentren internados en alguno de los sectores del Instituto, con el saldo del momento de la generación de la cartera.

69

De manera Automática el sistema propone la fecha del día, usted puede cambiarla. El formato de la fecha es año, mes y día, oprima retorno. El sistema enviara un mensaje de “Espere un momento ...”, después enviara la siguiente información:

70

A diferencia de la opción 14 este reporte desplegara mayor información , la cual contempla cargos, abonos, y devoluciones. De la misma forma Esta información puede ser manipulada con las opciones descritas en el inciso b) Funciones generales Opción 26. Verificación de recibos Pantalla de consulta que muestra todos los pagos realizados por el paciente o responsable de la cuenta mostrando principalmente el número de folio fecha y monto total del pago que se están haciendo en el periodo de su internamiento o posteriores a este para amortizar la cuentas generada en el periodo de hospitalización

71

Las opciones que están en producción son las dos últimas Abonos17y18 Recibos Dpto. 17y18 Internos. Muestra los abonos que se han realizado hasta el momento desde el ingreso del paciente, su registro sus datos generales del paciente y en la pantalla inferior los datos generales de los recibos realizados.

72

Exinterno17y18 Recibos Depto.17y18 Exinternos Muestra los abonos que se realizaron desde el ingreso del paciente y después de su egreso ya sea de un solo internamiento o de “n” internamientos , nos muestra su registro sus datos generales del paciente y en la pantalla inferior los datos generales de los recibos realizados de “n” internamientos.

73

Opción 27. Respaldo De Movimientos de Internos. En este proceso se muestra automáticamente la fecha del día de hoy pero también se puede elegir la fecha que se desea respaldar en base al calendario de días que se van a traspasar de internos a exintenos. El proceso escribe en la tabla auxiliar movtosresp2 que es donde se guardan todos los movimientos de los registros a traspasar por fecha de alta determinada.

74

Opción 28. Carta compromiso. Imprime el documento oficial en el cual el responsable del paciente se compromete a cubrir los gastos que se generen en el tiempo que dure el internamiento de su paciente y los gastos que se deriven de su atención hospitalaria

75

Opción 29. Cargos a Exinternos. En estas cuatro opciones solo la primera es para el uso del usuario la segunda y la tercera están fuera de uso y la cuarta es utilizada por el programador para corregir ocasionalmente pólizas de diario cuando están incorrectas

76

Opción 1 cancelados | CANCELA Y ACTIVA Es la única opción que esta en producción y que es utilizada por el usuario. Su función es la de cancelar cuentas de pacientes exinternos que por su status ya se consideran innecesarias que estén activas, como cuentas pendientes con saldo menor de 250.00, por lo cual en base a criterios son canceladas de manera definitiva. Esta opción también es utilizada principalmente para corregir los saldos de pacientes exinternos que se encuentren incorrectos, además es requerido para reflejar correctamente los abonos de pacientes que son efectuados en caja1 (hospitalización).

77

Opción 30. Salida del sistema. Tecleé el numero 30 y oprima retorno y quedara fuera del sistema. login: login:

78

Formato para efectuar el control de reportes del grupo SIPAM

79

Se especifican los datos generales de la solicitud y en que consistieron las adecuaciones realizadas, que tipo de petición fue si es con memorandum o de otro tipo

80

En esta pantalla se despliega quien realizo el mantenimiento y con que fecha fue atendido, en que maquina se trabajo HP1000 o HP2000 y que programa o tablas fueron afectados para llevar acabo dicho mantenimiento. Finalmente se procede a llevar a firma con el usuario o jefe directo la petición realizada para que de fe y su visto bueno para proceder a dar por terminada la petición correspondiente.

81

SOLICITUD DE MODIFICACIONES A LOS DATOS REGISTRADOS EN LAS TABLAS O ARCHIVOS EN LA BASE DE DATOS. (PARTE DE LAS CONTINGENCIAS POSIBLES QUE SE REFLEJAN EN EL SISTEMA DE CUENTAS CORRIENTES OCTUBRE 2006). ACTIVIDAD OPERATIVA: Reporta el usuario de CXC. Que no corre la póliza de diario: Se procede a verificar el origen del problema y prácticamente realizando un select es detectado su origen, que por lo regular es ocasionado por el usuario ‘LABORA’ al recepcionar sin control y que bloquea la póliza radicalmente. El procedimiento consiste en realizar el seguimiento por la fecha afectada y por medio de ISQL se realiza la búsqueda para encontrar en que paciente esta incompleta su información select *from hospital.movtos where fechamv='20059999' /* año mes día */ and seclocmv<>'CO' and seclocmv<>'PR' and seclocmv<>'UR' and seclocmv<>'SU' ;commit; Se procede a respaldar y borrar dichos cargos para solucionar el problema: delete from hospital.movtos where registmv='00000000000000201202' ;commit; /* se avisa al usuario correr su póliza ya corregido el problema */ ACTIVIDAD OPERATIVA: Reporta el usuario que la fecha de alta del paciente no es correcta: El procedimiento inicia solicitándose vía telefónica y comprometiéndose a enviar el soporte por escrito posteriormente, y debido a que el familiar responsable de la cuenta cuestiona cobros indebidos en el total real de días hospitalizados se procede a modificar la fecha de alta de dicho internamiento. PROCESO CONSISTE EN EL CAMBIO EN BASE DE DATOS POR TABLAS: REGISTRO NUCAMA CVESECTOR STAPACTE FEC_INGRE FEC_ALTA 00000000000000999999 102 CO 03 20050601 20050610

Por consiguiente se modifica el campo fec_alta manualmente desde base de datos en la tabla internos y se actualiza la fecha de alta real del internamiento solucionado el problema. ACTIVIDAD OPERATIVA: Solicitud de Reclasificaciones Socioeconómicas Se procede realizando la solicitud por escrito a Cuentas Corrientes, vía Trabajo Social quien toma la decisión por múltiples razones :

82

a) Estancia prolongada b) falta de recursos c) tratamientos costosos d) comprobar con documentos un nivel más justo. e) Autorización directa por la dirección general f) Por mas de 2 internamientos a corto plazo. Etc. Etc.

Y se turna para su ejecución por escrito al Depto. De desarrollo y Mantto. De Sistemas vía Cuentas Corrientes, Este proceso que esta 90% sistematizado se realiza por el programador responsable del modulo para asegurar la confiabilidad y seguridad de dicho proceso, ya que es necesario respaldar en la tabla auxiliar MOVTOSRESP3 los movimientos, y si resulta alguna falla corregir y repetir el proceso en caso necesario. EJECUTABLE: RECLA2004 Se procede a imprimir el estado de cuenta inicial, la póliza generada de la reclasificación y el estado de cuenta final y es entregado al usuario impreso, solucionando la petición correspondiente. ACTIVIDAD OPERATIVA: Recuperación o corrección de póliza de diario de fechas anteriores: Para efectuar este procedimiento se requiere que el usuario de Cuentas Corrientes efectué su petición por escrito y proporcione la fecha de la póliza y además él numera de póliza correspondiente que le dio el sistema en la fecha de generación inicial. para realizar la recuperación es necesario que el programador responsable recopile los movimientos por fecha de las dos tablas involucradas, TABLA DE MOVTOS (internos) y la tabla de MOVTOSRESP (exinternos) para integrarlo en una sola utilizando para ello MOVTOSRESP3 como tabla auxiliar de paso, y que es la que utiliza el programa objeto que esta fuera del menú y es utilizado solo en este caso en particular PROGRAMA: POLIZAPOS2 (ejecutable) Se procede a imprimir la póliza de diario generada de la recuperación, o se le informa al usuario cual es el archivo temporal correspondiente para que lo imprima, solucionando la petición correspondiente. ACTIVIDAD OPERATIVA: Relación de pacientes diaria para traspasar a exinternos El procedimiento consiste en generar un listado que es obtenido directamente por un select en isql y muestra cuales pacientes cuentan ya con fecha de alta para proceder a efectuar su traspaso a exinternos . Proceso que se ejecuta desde isql ayuda de soporte adicional para conciliar el total de pacientes pendientes a traspasar a exinternos. Select registro,stapacte,stacarte,fec_ingre,fec_alta,feconf,saldtot from hospital.internos Where fec_alta=’20050601’ /* hasta n días pendientes */ ;commit; Este select se repite en función de los días que se acumulen durante todo el mes pendientes a traspasar y finalmente se imprime para posteriormente entregar al usuario de CXC diariamente solucionado su

83

solicitud. ACTIVIDAD OPERATIVA: Listado de todos los movimientos por hora de pacientes exinternos (casos especiales). El procedimiento es solicitado directamente por el usuario de CXC. En función de revisiones más especificas de los cargos realizados por fecha y hora de x paciente y que es requerido para aclaraciones y ajustes posteriores solicitados por el paciente o responsable de la cuenta. Este proceso se realiza con un SELECT desde ISQL De forma manual: select *from hospital.movtosresp where registmv='0000000000000099999' and fechamv>='20050601' and fechamv<='20050613' order by fechamv, horaplmv;commit; se grava en un archivo temporal y se imprime para posteriormente entregar al usuario de CXC Solucionando la petición correspondiente. ACTIVIDAD OPERATIVA: Reportes de farmacia: REPORTCAN ( REPORTE DE CANCELACIONES) REPORTDEV (REPORTE DE DEVOLUCIONES) El procedimiento consiste en utilizar los procesos que son corridos desde /hospital/cuentas/eje de manera manual, y que fueron creados y son compartidos por el sistema de FARMACIA y se procesan diariamente, siempre por fecha anterior a la fecha actual.

Procedimiento consiste en correr los siguientes ejecutables. Ejecutable: reportcan (AAAA/MM/DD) Ejecutable: reportdev (MM/DD/AAAA) Finalmente se imprime para posteriormente entregar al usuario de CXC. ACTIVIDAD OPERATIVA: Relación de cargos diario del usuario de RAYOSX . Este procedimiento se realiza para verificar que no existan estudios duplicados con el usuario de RAYOSX. Este proceso se realiza con un SELECT desde ISQL de forma manual: select *from hospital.movtos where fechamv='20050610' and cveusumv='RAYOSX' order by registmv ;commit; se grava en un archivo temporal y se imprime para posteriormente entregar al usuario de CXC Solucionando la petición correspondiente. ACTIVIDAD OPERATIVA: Generación del listado de saldos mayor de $250.00 de pacientes exinternos por un rango de fecha determinado:

84

Este procedimiento consiste en realizar un SELECT que se genera manualmente desde ISQL y es trasladado por reflection for HP para verificar los pacientes que tienen saldos mayor de 250.00 pendientes de liquidar y que requieren de seguimiento en cada caso especifico. el proceso de query es el siguiente: select registro=a.registex, nombre=b.m_nom, paterno=b.m_apellp, materno=b.m_apellm, sector=a.sectorex, clasif=a.clasifex, fecha=a.fecegrex, saldo=a.saldoex from hospital.innmpi b, hospital.cartexin a where a.registex=b.m_num_exp and a.numdonex<>'CE' and (a.fecegrex>='20050530' and a.fecegrex<='20050609') and /*rangos variables*/ a.saldoex>='250.000' order by registro, fecha;commit; Y finalmente este reporte es consultado por el usuario de Cuentas Corrientes vía internet en la ruta 191.1.2.64/admoncont quedando conforme con esta nueva forma de trabajo. CONTINGENCIAS: Este procedimiento consiste en realizar todos los días la generación de la cartera de pacientes internos como soporte en caso de contingencias Proceso que se corre desde el menú de CXC y se guarda en un archivo temporal (RESC####) y esta es trasladada por reflectión for HP Y finalmente este reporte es consultado por el usuario de Cuentas Corrientes vía Internet en la ruta 191.1.2.64/admoncont quedando conforme con esta nueva forma de trabajo. Procedimiento de alta/baja y modificación de servicios de usuarios el los sistemas: Y estas son definidas por su coordinador que establece específicamente cada una de ellas. El procedimiento consiste en solicitar por medio de oficio escrito efectuar la alta baja o modificación de los alcances que debe de tener cada usuario según sus actividades dentro del sistema de Cuentas Corrientes y estas son definidas por su coordinador que establece específicamente cada una de ellas. El proceso es realizado por el programador responsable con el soporte previo modifica y realiza desde la tabla HOSPITAL.ACCUSR todos los cambios solicitados según corresponda. Finalmente se le avisa al usuario para que de su visto bueno de cómo quedaran las actividades solicitadas y realice las pruebas de funcionamiento en función a sus necesidades autorizadas.

85

En general son las actividades mas comunes que se realizan continuamente en el mantenimiento, tanto en base de datos como los procesos de contingencias que son necesarios para el funcionamiento alternativo de cuentas corrientes.

86

ELABORO

______________________________________ JERÓNIMO ALARCÓN AMADOR

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

______________________________________ ING. ALFONSO CRUZ CASTILLO

Jefe del Dpto. de Desarrollo y Manto. De Sistemas

SUBDIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

________________________________________ DR. EDEL ARTURO PINEDA TORRES SUBDIRECTOR DE INFORMATICA

Nota: El manual se encuentra en la Subdirección de Informática con las firmas correspondientes.

87

(CONTIENE PANTALLAS ADICIONALES FALTANTES EN EL...

Documents

Transcript of (CONTIENE PANTALLAS ADICIONALES FALTANTES EN EL...