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Contraloría General de la República “Año del Fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho” MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad Ejecutora: DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO Santo Domingo, República Dominicana Diciembre 2012
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Contraloría General de la República “Año del Fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad Ejecutora:
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
Santo Domingo, República Dominicana
Diciembre 2012
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
INDICE DE CONTENIDO
1.) INTRODUCCION ................................................................................................................................................ 9
2.) ANTECEDENTES ............................................................................................................................................. 10
3.) MARCO REFERENCIAL................................................................................................................................. 11
4.) ALCANCE: ......................................................................................................................................................... 12
5.) OBJETIVOS ....................................................................................................................................................... 12
5.1 GENERAL: ................................................................................................................................................. 12
5.2 ESPECÍFICOS: .......................................................................................................................................... 12
6.) MAPA DE PROCESOS ..................................................................................................................................... 13
7.) TÉRMINOS Y DEFINICIONES: ..................................................................................................................... 14
8.) SIMBOLOGÍA Y DEFINICIONES: ................................................................................................................ 17
9.) ORGANIGRAMA GENERAL ......................................................................................................................... 18
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO ....................................................................................................................... 19
10.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 19
10.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 21
10.2.1 ESTUDIO DE OPINIÓN....................................................................................................................................................................... 21
10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO ............................................................................................................................................................... 23
10.2.3 ACTO DE ALGUACIL ......................................................................................................................................................................... 27
10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES ........................................................................ 29
10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO ................................................................................................................................................. 32
10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS .................................................................................... 34
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 36
11.) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION ........................................................................................... 43
11.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 43
11.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 44
11.2.1 INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES ........................................................................................... 44
11.1 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 48
12.) DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO ................................................................... 50
12.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 50
12.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 51
12.2.1 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 51
12.2.2 CONTROL DE REGISTROS................................................................................................................................................................ 54
12.2.3 AUDITORIAS DE PROCESOS ............................................................................................................................................................ 57
12.2.4 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ................................................................................................................................ 60
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3
12.2.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................................................................................................... 62
12.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 65
13.) DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES .............................................................................................. 70
13.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 70
13.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 72
13.2.1 COMUNICACIONES ........................................................................................................................................................................... 72
13.2.2 ADJUNTAR DOCUMENTOS EN LA PAGINA WEB DE LA CGR .................................................................................................. 74
13.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 76
14.) DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................... 78
14.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 78
14.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 80
14.2.1 DIRECCION DE RH: ................................................................................................................................ 80
14.2.1.1 SOLICITUD DE PENSION .................................................................................................................................................................. 80
14.2.1.2 REGISTRO DE MATERNIDAD .......................................................................................................................................................... 82
14.2.1.3 INCLUSION EN SEGURO FAMILIAR DE SALUD .......................................................................................................................... 84
14.2.1.4 INCLUSION DEPENDIENTES DIRECTOS EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD .................................................................. 86
14.2.1.5 INCLUSION DEPENDIENTES ADICIONALES EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD ........................................................... 88
14.2.1.6 INCLUSION DE SEGURO DE VIDA .................................................................................................................................................. 90
14.2.1.7 RECLAMACION DE SEGURO DE VIDA .......................................................................................................................................... 92
14.2.1.8 SOLICITUD DE SUBSIDIO DE LACTANCIA ................................................................................................................................... 94
14.2.1.9 TRAMITE PARA ENTREGA DE CARNET DE IDENTIFICACION A NUEVO EMPLEADO ....................................................... 96
14.2.1.10 ARCHIVO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................................................................... 98
14.2.2 DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION: .................................................. 100
14.2.2.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION ..................................................................................................................... 100
14.2.3 DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION: .................................................................. 105
14.2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL ............................................................................................................................. 105
14.2.3.2 LICENCIAS PARA SERVIDORES PUBLICOS ................................................................................................................................ 108
14.2.3.3 EVALUACION DE DESEMPEÑO .................................................................................................................................................... 111
14.2.3.4 REPORTE DE BONO POR DESEMPEÑO ........................................................................................................................................ 114
14.2.3.5 PROGRAMA DE VACACIONES ...................................................................................................................................................... 116
14.2.3.6 MOVIMIENTO DE PERSONAL – RENUNCIAS, DESTITUCIONES, PROMOCIONES Y AFINES ............................................ 118
14.2.3.7 INCLUSION EN NOMINA A NUEVO EMPLEADO ....................................................................................................................... 120
14.2.4 DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO: ......................................................................... 122
14.2.4.1 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION ................................................................................................................ 122
14.2.4.2 CAPACITACION EN EL INAP ......................................................................................................................................................... 124
14.2.4.3 CAPACITACION EN EL CAPGEFI .................................................................................................................................................. 126
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4
14.2.4.4 CAPACITACION AL SERVIDOR PÚBLICO ................................................................................................................................... 128
14.2.4.5 INDUCCION ....................................................................................................................................................................................... 130
14.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: DESPACHO DE RECURSOS HUMANOS:................... 132
DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION ................................................................... 142
15.) DIRECCION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION ...................................................................... 157
15.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 157
15.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 160
15.2.1 DIVISION DE PROGRAMACION Y SISTEMAS: .............................................................................. 160
15.2.1.1 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION ............................... 160
15.2.1.2 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO A OnBase (sistema para capturar, almacenar y administrar documentos) ................ 165
15.2.1.3 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO APLICACIÓN EXTRANET ..................................................................................... 168
15.2.1.4 CORRECCION DE UN ERROR EN SOFTWARE EN AMBIENTE DE PRODUCCION ................................................................ 170
15.2.1.5 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO AL SISTEMA DE RUTEO DE LIBRAMIENTO .................................................... 172
15.2.2 DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES: ................................................................................ 174
15.2.2.1 RESTAURAR INFORMACIONES .................................................................................................................................................... 174
15.2.2.2 PERMISOS DE ACCESO A LA BASE DE DATOS AMBIENTE DE PRODUCCION.................................................................... 176
15.2.2.3 ACCESO A INTERNET AMBIENTE DE PRODUCCION ............................................................................................................... 178
15.2.2.4 TOKEN PARA ACCESO VPN ........................................................................................................................................................... 180
15.2.2.5 USUARIOS ACTIVOS E INACTIVOS AMBIENTE DE PRODUCCION ....................................................................................... 182
15.2.2.6 CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO EN LOS USUARIOS DE SISTEMAS Y/O APLICACIONES ................................................ 184
15.2.3 DIVISION DE SOPORTE TECNICO: .................................................................................................. 186
15.2.3.1 SOPORTE TECNICO ......................................................................................................................................................................... 186
15.2.3.2 MESA DE AYUDA ............................................................................................................................................................................ 189
15.2.3.3 CREACION DE USUARIO Y CONFIGURACION DE OUTLOOK................................................................................................. 192
15.2.3.4 HABILITAR SALIDA DE DATA O REVISION DE UNA EXISTENTE AMBIENTE DE PRODUCCION ................................... 195
15.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 197
16.) DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.................................................................................. 213
16.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 213
16.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 218
16.2.1 RECEPCION: ........................................................................................................................................... 218
16.2.1.1 VISITAS A EMPLEADOS Y/O FUNCIONARIOS DE LA CGR ...................................................................................................... 218
16.2.1.2 RECEPCION Y TRANSFERENCIA DE LLAMADAS ..................................................................................................................... 220
16.2.2 DIVISION DE PRESUPUESTO: ............................................................................................................ 222
16.2.2.1 SOLICITUD Y APERTURA DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL .................................................................................... 222
16.2.2.2 FORMULACION DE ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO ...................................................................................................... 224
16.2.2.3 ELABORACION DE PRESUPUESTO DE GASTO .......................................................................................................................... 227
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5
16.2.2.4 COMPENSACION PRESUPUESTARIA ........................................................................................................................................... 229
16.2.3 DIVISION DE CONTABILIDAD: .......................................................................................................... 231
16.2.3.1 PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACION DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL ........................................................ 231
16.2.3.2 CONCILIACION BANCARIA DE CUENTA CORRIENTE DE FONDO REPONIBLE ................................................................. 233
16.2.3.3 REGULARIZACION DEL GASTO Y PAGO DE COMPROMISO .................................................................................................. 235
16.2.3.4 PAGO POR CHEQUES INTERNOS .................................................................................................................................................. 239
16.2.3.5 ANALISIS DE PAGOS PENDIENTES CON PROVEEDORES ESTATALES O NO ESTATALES ............................................... 242
16.2.3.6 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO .................................................................................................... 244
16.2.3.7 SOLICITUD DE REGISTRO PREVENTIVO PARA INCLUSION .................................................................................................. 249
16.2.3.8 NOMINA DE VIÁTICOS INTERNOS ............................................................................................................................................... 252
16.2.3.9 PROCEDIMIENTO NÓMINA DE VIÁTICOS AL EXTERIOR ....................................................................................................... 254
16.2.3.10 ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / CARGA TSS ...................... 257
16.2.3.11 NÓMINA DE HORAS EXTRAS ........................................................................................................................................................ 259
16.2.3.12 ANÁLISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / RATIFICACIÓN DE PAGO DE NÓMINA PARA LA DGII.................................................................................................................................................................. 261
16.2.3.13 REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / SEGUROS PADRES.................................. 263
16.2.3.14 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - TRASLADOS INTERNOS ................................................................................ 265
16.2.3.15 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................................... 267
16.2.3.16 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - REPARACIÓN DE EQUIPOS ........................................................................... 269
16.2.3.17 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................... 271
16.2.3.18 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - INVENTARIO ................................................................................................... 273
16.2.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES ........................................................................................... 275
16.2.4.1 SECCION DE MAYORDOMIA: ............................................................................................................ 275
16.2.4.1.1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO JARDINERÍA Y ÁREAS VERDES ................................................................................ 275
16.2.4.1.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE EMERGENCIA .................................................... 277
16.2.4.1.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ACONDICIONADORES DE AIRE ........................................................................................ 281
16.2.4.1.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LIMPIEZA Y AREAS COMUNES ................................................................................. 284
16.2.4.1.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE ............................................................... 287
16.2.4.1.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FUMIGACIÓN ................................................................................................................ 289
16.2.4.1.7 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELÉCTRICO ........................................................................................................................... 291
16.2.4.2 SECCION DE TRANSPORTACION ..................................................................................................... 295
16.2.4.2.1 TRASLADO DE PERSONAL ............................................................................................................................................................ 295
16.2.4.2.2 TRASLADO DE PERSONAL EJECUTIVO ...................................................................................................................................... 297
16.2.4.2.3 REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE ................................................................................................................................................. 299
16.2.4.2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTILLA VEHICULAR .......................................................................................... 302
16.2.4.2.5 REQUISICION DE PIEZAS, PARTES O SUMINISTROS AGOTADAS EN ALMACEN .............................................................. 305
16.2.4.3 SECCION DE ALMACEN Y SUMINISTRO ........................................................................................ 308
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16.2.4.3.1 RECEPCION DE MERCANCIAS ...................................................................................................................................................... 308
16.2.4.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MERCANCIAS ................................................................................................................ 310
16.2.4.3.3 INVENTARIO DE MERCANCIAS.................................................................................................................................................... 312
16.2.5 DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES: .......................................................................... 314
16.2.5.1 COMPRA MENORES ........................................................................................................................................................................ 314
16.2.5.2 COMPARACION DE PRECIOS ........................................................................................................................................................ 319
16.2.5.3 COMPRA DE LICITACIÓN RESTRINGIDA ................................................................................................................................... 327
16.2.5.4 LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL ............................................................................................................................................... 339
16.2.5.5 SORTEOS DE OBRAS ....................................................................................................................................................................... 350
16.2.5.6 COMPRA DIRECTA .......................................................................................................................................................................... 359
16.2.5.7 URGENCIA ........................................................................................................................................................................................ 363
16.2.6 DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO .............................................................................. 370
16.2.6.1 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA .......................................................................................................................................... 370
16.2.6.2 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................................... 373
16.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 375
17.) DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ....................................................................... 449
17.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 449
17.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 452
17.2.1 DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ............................................................... 452
17.2.1.1 REVISION DE LIBRAMIENTO DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES .............................................................. 452
17.2.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES: .......................... 455
17.2.2.1 REVISION DE NÓMINAS ................................................................................................................................................................. 455
17.2.2.2 REVISIÓN DE LIBRAMIENTO PARA NÓMINA ............................................................................................................................ 458
17.2.3 DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIONES DE CARGOS: ........................................................... 461
17.2.3.1 CERTIFICACIONES DE CARGOS ................................................................................................................................................... 461
17.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 464
18.) DEPARTAMENTO DESARROLLO NORMATIVO: ................................................................................. 469
18.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 469
18.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 470
18.2.1 DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................................................... 470
18.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 472
19.) DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL: ........................................................... 473
19.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 473
19.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 474
19.2.1 SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS .................................................................................................................... 474
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7
19.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y RECURSOS ....................................................................................... 477
19.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO: ............................................................................................... 479
20.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA: .................................... 481
20.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 481
20.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 482
20.2.1 AUDITORIA TECNICA DE GESTION APLICADA A LAS OBRAS PUBLICAS DE INVERSION ... 482
20.2.2 AUDITORIA FINANCIERA, APLICADA AL AREA DE INGENIERIA CIVIL ............................................................................. 485
20.3 DIAGARMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 488
21.) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA: ......................................................................................................... 490
21.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 490
21.2 PROCEDIMIENTO: ................................................................................................................................ 491
21.2.1 REVISION DEL GASTO CORRIENTE, DE CAPITAL Y APLICACIONES FINANCIERAS ........................................................ 491
21.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 494
22.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE. ............................... 495
22.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 495
22.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 496
22.2.1 AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE ................................................................................................................ 496
22.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 499
23.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA LEGAL: ........................................................................................... 500
23.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 500
23.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 501
23.2.1 DIGITACION DE CONTRATO POR EL SISTEMA ......................................................................................................................... 501
23.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 503
24.) DEPARTAMENTO DE AYUNTAMIENTO: ............................................................................................... 504
24.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 506
24.2.1 EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS AYUNTAMIENTOS Y/O JUNTAS DE DISTRITOS ................ 506
24.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 511
25.) FUNDACION ESCUELA NACIONAL DE CONTROL: ............................................................................ 512
25.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 512
25.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 513
25.2.1 CAPACITACION ............................................................................................................................................................................... 513
25.2.2 CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR ........................................................................................................ 517
25.2.3 CAPACITACION A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL .................................................................................................... 520
25.2.4 CAPACITACION INTERNACIONAL DE LA OLACEFS................................................................................................................ 522
25.2.5 CAPACITACION GREMIAL............................................................................................................................................................. 525
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8
25.2.6 SOLICITUD DE ESPACIO ................................................................................................................................................................ 527
25.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 529
26.) DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION: ...................................................... 537
26.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 537
26.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 538
26.2.1 AUDITORIA ESPECIAL E INVESTIGACION ADMINISTRATIVA .............................................................................................. 538
26.2.2 ANALISIS FINANCIERO .................................................................................................................................................................. 542
26.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 545
27.) ANEXOS ........................................................................................................................................................... 547
VIII - FICHA DE PROCESOS: ................................................................................................................................... 553
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1.) INTRODUCCION
La Contraloría General de la República como órgano rector del sistema nacional de control interno y
en su proceso de constituirse en un modelo de entidad de acuerdo a las mejores prácticas de la
gestión publica, tomando lo previsto en el articulo 7 sobre atribuciones y deberes institucionales de
la ley 10 – 07, instituye que debe:
1. Establecer y mantener el control interno en los términos previstos en la presente ley.
2. Elaborar, en el marco de la presente ley y de la normativa básica de control interno que emita
la Contraloría General de la República, las normas secundarias, sistemas y procedimientos
para el establecimiento, operación y mantenimiento de su propio proceso de control interno,
de acuerdo a la naturaleza de sus operaciones y objetivos.
El presente manual de procedimientos, se ha elaborado con el propósito de unificar los criterios y
conocimientos dentro de las diferentes áreas de la institución, en concordancia con la misión, visión
y objetivos.
Un manual de procedimiento se considera como una herramienta muy valiosa dado que sirve de base
para la implementación de controles internos establecidos en procesos administrativos y técnicos que
complementan los sistemas de administración y control contemplados en el plan estratégico
institucional. Su finalidad es obtener resultados efectivos a través de la aplicación de
procedimientos bien definidos.
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consigna,
en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
de una unidad administrativa (Valencia, 2002)
En su contenido, podemos encontrar aspectos generales relacionados con los objetivos que persigue
cada área de trabajo, siguiendo un ordenamiento lógico para la identificación, clasificación y
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descripción de los procesos. El manual de Procedimiento incluye normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo y su relación con los procedimientos y la forma en la
que la institución se encuentra organizada.
Es una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la Institución, contiene
información ordenada y sistemática en la cual se establecen claramente los procedimientos a nivel
operativo o de ejecución, es una fuente de información que trata de orientar y mejorar los procesos
para lograr la adecuada realización de las actividades propias de la Institución.
2.) ANTECEDENTES
Conforme a la promulgación de la Ley 10 -07 y su reglamento de aplicación 491 -07, la Contraloría
General de la República es designada como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Interno,
con la finalidad de promover la importancia y utilidad del control, bajo la óptica de las nuevas
normativas, en la consecución de los proyectos institucionales, bajo criterios de probidad, legalidad y
responsabilidad.
Las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República por la Constitución Política
Dominicana en su Art. 55, numeral 3, generan un ineludible compromiso de participación en el
actual proceso de renovación del control interno, mediante el perfeccionamiento íntegro de su misión
pública.
La Ley 10-07 en su Art. 24, destaca como la Contraloría General de la República como Órgano
Rector del Sistema Nacional de Control Interno, es la responsable de mantener integrado el proceso
de control interno conforme a 5 componentes, listados a continuación:
a) Ambiente Control.
b) Valoración y Administración de Riesgos.
c) Actividades de Control.
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d) Información y Comunicación.
e) Monitoreo y Evaluación.
Vale destacar en lo que respecta al Manual de Procedimiento de la Contraloría, que el mismo está
elaborado sobre la base de estos 5 componentes arriba mencionados, haciendo denotar y valer los
reglamentos y normas de control interno en cada etapa del proceso de orden administrativo, técnico
y/o legal.
3.) MARCO REFERENCIAL
A continuación presentamos las leyes y reglamentos base:
LEYES, DECRETOS
Y REGLAMENTOS
NO.
FECHA
DESCRIPCIÓN
Ley 10-07 08-01-2007 Instituye el Sistema Nacional de Control Interno
y de la Contraloría General de la República.
Reglamento No. 491-07 08-01-2007 Instruye Sobre la Aplicación de la Ley 10-07
Ley 126-01 27-07-2003 Que crea la Dirección General de Contabilidad
Gubernamental.
Decreto 605-06 12-12-2006 Reglamento Orgánico de Aplicación de la Ley
126-01
Ley No. 494-06 27-12-2006 Sobre la Organización del Ministerio de
Hacienda
Ley No. 5-07 04-01-2007 Sistema Integrado de Administración Financiera
Ley No.423-06 17-11-2006 Sobre el Presupuesto Nacional
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
12
Reglamento No. 492-07 04-09-2007 Sobre la Aplicación Ley 423-06
Ley No. 41-08 16-01-2008 Sobre Función Pública
Ley No. 340-06 18-08-2006
Sobre Compras y Contrataciones y su
Reglamento
de Aplicación No. 490-07
4.) ALCANCE:
El Manual de Procedimientos de la Contraloría General de la República comprende los procesos de
orden administrativo, técnico y/o legal.
5.) OBJETIVOS
5.1 GENERAL:
El objetivo del presente Manual de Procedimientos es de orden conceptual y práctico a los fines de
servir de herramienta institucional en el fortalecimiento y desarrollo operacional de las actividades
diarias de trabajos de orden administrativo, técnico y legal, así como también promover el
mejoramiento continuo en los procesos, con la finalidad de alcanzar la Misión, Visión y Objetivos
del Plan Estratégico Institucional.
5.2 ESPECÍFICOS:
1. Comprometer el logro de los objetivos conforme a los procesos establecidos.
2. Asegurar el nivel de calidad, confiabilidad e integridad en la información procesada.
3. Establecer los controles internos en cada proceso.
4. Reducir los errores operativos al máximo posible.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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5. Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.
6. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos de trabajos.
7. Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con demasiada
rapidez.
8. Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
Rodríguez Valencia (2002) Tercera edición, “Como elaborar y usar los manuales administrativos”.
6.) MAPA DE PROCESOS
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MAPA DE PROCESOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
MAPA DE PROCESOS
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UA
RIO
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TIS
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O
GESTION
LEGAL
GESTION DE REVISION
Y CONTROL DE
CALIDADCONTROL INTERNO
GESTION
FINANCIERA
GESTION DE
RECURSOS
HUMANOS
GESTION DE
TECNOLOGIA DE
LA INFORMACION
GESTION
DE LA
CALIDAD
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANEACION
INSTITUCIONAL
EVALUACION DE LA
GESTION
INSTITUCIONAL
COMUNICACION
INSTITUCIONAL
PROCESOS CLAVES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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7.) TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
a) Proceso: es el conjunto de actividades y/o tareas desarrolladas en secuencia, mutuamente
relacionadas y que actúan entre sí, las cuales transforman insumos (entradas) en productos o
servicios (salidas o resultados) con valor agregado, destinado a satisfacer las necesidades y
demandas de los ciudadanos.
b) Procedimiento: es la forma específica de llevar a cabo un proceso, sub-proceso o actividad.
c) Manual de procedimiento: es la descripción de un proceso especifico conforme a los
objetivos, alcance, documentos, herramientas, responsables, insumos y secuencias de tareas
relacionadas entre si para producir un bien o servicio.
d) Nombre del proceso: descrito de modo indicativo que denota su calidad de imperativo.
e) Objetivo o propósito (Misión): descripción breve y concisa del objetivo del proceso.
f) Alcance del Proceso: establece la primera actividad (inicio) y la última (fin) del proceso, para
tener noción de la extensión de las mismas en la propia ficha.
g) Responsable: tiene a su cargo la responsabilidad del proceso y sus resultados. Implica la
capacidad de actuación y liderazgo del proceso para involucrar y movilizar los actores que
interviene.
h) Documentos y/o herramientas: se refiere a los medios utilizados y relacionados con el
proceso en específico, adoptando la naturaleza de formar parte de la evidencia del mismo.
i) Historial de cambios y/o revisiones: Se refiere a las inspecciones sistemáticas que se hacen
en el ámbito del proceso para control del mismo.
j) Límites de proceso: están marcados por las entradas y salidas, así como por los responsables
en las entradas y en las salidas de cada proceso en particular.
k) Indicadores del proceso: permiten hacer una medición de seguimiento de cómo este se
orienta hacia el cumplimiento de su misión u objetivo.
l) Variables de control: Se refiere a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de
actuación dentro del proceso, es decir, que el responsable o los actores del proceso pueden
modificar y que pueden alterar su funcionamiento o comportamiento del proceso, y por lo
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
15
tanto, de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede tocar el
proceso para controlarlo.
m) Recursos: Se pueden también reflejar los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente
de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
n) Anexos: Documentos que sustentan el proceso, tales como: base legal, formularios,
comunicaciones…etc.
o)
SIGLAS DESCRIPCION
CAPGEFI Centro de Capacitación en Política y Gestión Fiscal
CGR Contraloría General de la República
DAEI Dirección de Auditoría Especiales e Investigación
DAF Dirección Administrativa y Financiera
DAGROP Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio
Ambiente
DAL Departamento de Auditoría Legal
DAIG Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
DCOM Departamento de Comunicaciones
DEPTA Departamento de Ayuntamientos
DIGEPRES Dirección General de Presupuesto
DING Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DJ Departamento Jurídico
DDN Departamento de Desarrollo Normativo
DPD Departamento de Planificación y Desarrollo
DRCC Dirección de Revisión y Control de Calidad
DTI Dirección de Tecnología de la Información
FENC Fundación Escuela Nacional de Control
INAP Instituto Nacional de Administración Pública
MAE Máxima Autoridad Ejecutiva
OAI Oficina de Libre Acceso a la Información
OLACEFS Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades
Fiscalizadoras Superiores
RH Dirección de Recursos Humanos
UAI Unidad de Auditoría Interna
ODBC Recurso para conectividad de Base de Datos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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8.) SIMBOLOGÍA Y DEFINICIONES:
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Inicio o Término
Indica donde inicia y termina el diagrama
de flujo de un proceso.
Actividad Representa la ejecución de una o más
actividades en un procedimiento.
Decisión Indica las posibles alternativas dentro del
flujo de proceso.
Documento Representa cualquier documento a la
entrada y/o salida del procedimiento.
Entrada manual Representa la entrada manual para
impresión.
Conector en página
Representa en enlace de actividades con
otras en una misma página del
procedimiento.
Conector referente a
otra página
Representa en enlace de actividades con
otras en otra página del procedimiento.
Conector Conecta símbolos señalando el orden en
que línea de unión debe realizarse.
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9.) ORGANIGRAMA GENERAL
Contralor General de la
República
Sub-Contralor
Presidencia de la
República
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
Departamento de
Comunicaciones
Dirección de Recursos
Humanos
División de
Registro, Control e
Información
División de
Reclutamiento,
Selección y Evaluación
Dirección de
Tecnología de la
Información
División de
Programación y
Sistemas
División de
Administración
de Redes
División de
Soporte Técnico
Fundación Escuela
Nacional de Control
Oficina de Acceso a la
Información
Dirección
Administrativa
Financiera
División de
Compras y
Contrataciones
División de
Contabilidad
División de
Presupuesto
Departamento Jurídico
División de
Capacitación y
Desarrollo
Departamento de
Desarrollo
Normativo
Dirección de Revisión
y Control de Calidad
Dirección de
Auditorías Especiales
e Investigación
Dirección de Auditoría
Interna
Gubernamental
Departamento de
Auditoría Legal
Departamento de
Servicios Personales
Civiles y Militares
División de
Certificaciones de
Cargos
Departamento de
Auditoría de
Sistemas
Informáticos
Departamento de
Evaluación e
Investigación
Administrativa
Departamento de
Análisis Financiero
Unidades de Auditoría Interna: Gobierno
Central, Descentralizadas, Autónomas
no Financieras, Ayuntamientos, y de la
Seguridad Social
Sección de
Mayordomía
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICAORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
División de
Servicios
Generales
Sección de
Transportación
División de
Correspondencia
y Archivo
Sección de
Almacén y
Suministro
Asesores
Dirección de Diagnostico y Diseño
Organizacional. - Noviembre- 2009
Departamento de
Auditoría de Salud
Departamento de
Auditoría de
Ingeniería y
Arquitectura
Departamento de
Auditoría
Agropecuaria y
Medio Ambiente
Departamento de
Ayuntamientos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO
10.1 POLITICAS:
10.1.1 El Departamento Jurídico es la unidad responsable de elaboración de contratos
de la CGR.
10.1.2 Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el Director, deberá remitirse a la firma del Contralor
General de la República.
10.1.3 Toda rescisión de registro de contrato interno deberá ejecutarse previa
solicitud por parte de la Dirección de Recursos Humanos y/o Administrativa.
10.1.4 Toda solicitud de No Objeción amparada en la Ley 130-75, deberá ser
recibida con los siguientes requisitos:
10.1.4.1 Copia anexa de autorización del Secretario Administrativo de
la Presidencia;
10.1.4.2 Cédula de Identidad y Electoral;
10.1.4.3 Lugar de destino a viajar;
10.1.4.4 Tiempo de duración del viaje;
10.1.4.5 Motivo del viaje.
10.1.5 Los oficios de permisos conforme a solicitudes de No Objeción emitidos por
la Contraloría, deben estar firmados por la autoridad máxima competente de la
institución, en su defecto el Sub-Contralor General de la República.
10.1.6 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los
siguientes:
10.1.6.1 RNC;
10.1.6.2 Cédula de Identidad y Electoral;
10.1.6.3 Sentencia;
10.1.6.4 Ordenanza del Tribunal;
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
20
10.1.6.5 Facturación que sustente la oposición o contrato anexo.
10.1.7 Los documentos requeridos para recibir los libramientos, son los siguientes:
10.1.7.1 Oferta real de pago;
10.1.7.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignación de
depósito;
10.1.7.3 Poder de Autorización para retiro;
10.1.7.4 Nombre de quién está depositado;
10.1.7.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes;
10.1.8 Toda opinión legal externa emitida en el Departamento Jurídico va a la firma
del Contralor.
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21
10.2 PROCEDIMIENTOS:
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.1 ESTUDIO DE OPINIÓN
Preparado por:
Departamento de Planificación y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de emisión: Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión:
Emitir opinión legal a requerimientos de las diferentes Direcciones, Departamentos y/o Unidades
de la Contraloría así como también de las Instituciones del Estado y ciudadanos interesados.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la solicitud de opinión.
Incluye: Levantamiento de información, consulta de leyes.
Termina:
Con la entrega de respuesta.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1
Departamento Jurídico.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07.
4.2 Documento tipo solicitud.
5.0 Políticas:
5.1
Toda opinión legal emitida en el Departamento Jurídico va a la firma del Contralor.
6.0
Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
Despacho del Contralor
1.0
Recibe correspondencia de solicitudes de las Instituciones
del Estado.
2.0
Remite solicitud de opinión al Departamento Jurídico.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
3.0 Recibe solicitud de opinión y firma acuse de recibo.
4.0
Entrega solicitud de opinión al Consultor (a) Jurídico.
Departamento Jurídico
Consultor(a) Jurídico
5.0
Recibe solicitud de opinión y distribuye entre equipos de
Abogados.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
22
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
6.0 Recibe solicitud y realiza levantamiento de información.
7.0
Realiza consulta de leyes en función del tipo de asunto a
tratar.
8.0
Genera respuesta de opinión.
9.0
Entrega respuesta al Consultor(a) Jurídico para validación
y aprobación.
Departamento Jurídico
Consultor(a) Jurídico
10.0 Recibe respuesta de opinión y revisa.
10.1
En caso de verificar error material o conceptual, rechaza y
retorna al responsable a los fines de corrección.
11.0
Valida y autoriza remisión conforme al destinatario.
11.1
En caso de verificar destinatario externo, se remite a la
firma del Contralor.
11.2
En caso de verificar destinatario interno, se remite a la
autoridad inmediata del departamento solicitante.
Departamento Jurídico
(Auxiliar Administrativo(a))
12.0
Recibe autorización y revisa.
13.0
Da entrada en libro de control.
14.0
Entrega respuesta con libro control de remisión como acuse
de recibo.
7.0 ANEXOS:
7.1 Solicitud de opinión.
7.2 Respuesta de opinión.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Estudio de opinión
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ – 001
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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23
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO
Preparado por:
Departamento de Planificación y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de
emisión:
Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión: Registrar todos los contratos de Servicios, Bienes, Obras y Concesiones.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la recepción de documentos soportes.
Incluye: Oficio de remisión, currículos, acta de asamblea.
Termina:
Con la firma del Contralor.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1 Departamento Jurídico.
3.2 Unidad de Contrato.
4.0
Documentos de
referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 - 07.
5.0 Políticas:
5.1
Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el incúmbete, deberá remitirse a la firma del Contralor
General de la República.
5.2
En caso de contratación de personal, los documentos a recibir son los siguientes:
curriculum, cédula de identidad y oficio interno debidamente firmado por el
director de RH.
5.3
En caso de Contratación de Bienes, Obras y Concesiones, los documentos a recibir
son los siguientes: estatutos de la compañía, acta de última asamblea, oficio
debidamente firmado por el director de la DAF.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
Departamento Jurídico
(Secretaria)
1.0
Recibe documentos soportes anexo al oficio de
remisión y firma libro control como acuse de recibo.
2.0
Verifica documentos soportes estén completos.
2.1
En caso de verificar documentos incompletos, se
remite al responsable para completar expediente.
2.2
En caso de verificar que la documentación este
completa se redacta contrato.
3.0
Entrega contrato al Abogado para revisión.
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24
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
4.0
Recibe contrato, revisa nombres y cédulas de
identidad correspondientes.
4.1
En caso de error material, rechaza y retorna al
responsable para corrección.
4.2
En caso de verificar que todo esté correcto, sella y
fecha.
5.0
Entregan contrato revisado a la Secretaria.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
6.0
Recibe contrato y revisa.
7.0
Imprime dos (2) ejemplares originales de contrato.
8.0
Procede contactar vía llamada telefónica a la persona
a contratar a los fines de firma.
Empleado 9.0
Solicita contrato, revisa y firma.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
10.0
Recibe contrato y verifica que esté debidamente
firmado.
11.0
Remite contrato al Contralor con libro control.
Despacho Contralor
12.0
Recibe contrato, revisa y firma libro como acuse de
recibo.
13.0
Entrega contrato al Contralor.
Contralor/Sub-Contralor
14.0
Recibe contrato y firma.
Despacho Contralor
15.0
Deposita contrato debidamente firmado en el
Departamento Jurídico.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
16.0
Recibe contrato y firma acuse de recibo.
17.0
Procede notarizar el contrato.
18.0
Sella y asigna matrícula al contrato otorgándole Fe
Pública.
19.0
Genera oficio interno a los fines de solicitar
apropiación de contrato.
20.0
Entrega oficio de solicitud de apropiación de contrato
al Encargado(a) de Contabilidad.
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25
División de Contabilidad
(Encargado(a))
21.0
Recibe oficio, genera apropiación y adjunta al
contrato definitivo.
22.0
Autoriza remisión de apropiación al Departamento
Jurídico.
Dirección Administrativa y Financiera
(Auxiliar Administrativa)
23.0
Deposita en el Departamento Jurídico apropiación de
contrato.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
24.0 Recibe apropiación y genera oficio interno.
25.0
Remite apropiación, documentos soportes del
contrato mediante oficio interno a la Unidad de
Contratos.
Unidad de Contrato
26.0
Recibe apropiación, documentos soportes y firma
acuse de recibo.
27.0
Digita contrato en el sistema de la Contraloría en el
Módulo – Contratos.
Unidad de Contratos
(Encargado)
28.0
Valida información procesada y autoriza el registro
de contrato.
29.0
Notifica al Departamento Jurídico sobre contrato
digitado en el sistema.
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
30.0
Procede registrar contrato mediante el sistema
electrónico.
31.0
Imprime registro de contrato y entrega al
Consultor(a) Jurídico.
Consultor(a) Jurídico
32.0
Recibe registro de contrato y firma en calidad de
certificar el mismo.
33.0
Autoriza remisión de certificado de contrato al
Contralor.
Despacho Contralor
34.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma
acuse de recibo.
35.0
Entrega certificado de registro de contrato al
Contralor para firmar.
Contralor
36.0
37.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma.
Autoriza remisión de certificado de registro de
contrato al Departamento Jurídico.
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26
Despacho del Contralor
38.0
Recibe certificado de registro de contrato y deposita
en el Departamento Jurídico con libro control de
Despacho.
Departamento Jurídico
(Secretaría)
39.0
Recibe certificado de registro de contrato y firma
libro control.
40.0
Archiva certificado registro de contrato en
documentos pendientes de entrega.
7.0 ANEXOS:
7.1 Curriculum vitae.
7.2 Cédula de identidad y electoral.
7.3 Acta de asamblea.
7.4 Oficio, apropiación de contrato.
8.0 REGISTROS:
8.1
8.2
8.3
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Registro de
Contrato
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ – 002
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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27
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.3 ACTO DE ALGUACIL
Preparado por:
Departamento de Planificación y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de
emisión:
Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión: Registrar en el sistema los actos de alguaciles de impedimento de pago y levantamiento.
2.0 Alcance:
Empieza:
Con la recepción del Acto de Alguacil.
Incluye: Acto de oposición, sesión de crédito.
Termina:
Con el archivo de documentos.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1 Departamento Jurídico.
3.2 Abogado.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 - 07.
5.0 Políticas:
5.1 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los siguientes;
5.1.1 RNC;
5.1.2 Cédula de Identidad y Electoral;
5.1.3 Sentencia;
5.1.4 Ordenanza del Tribunal;
5.1.5 Facturación que sustente la oposición o contrato anexo.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
1.0 Recibe Acto de Alguacil y se verifica documentos soportes.
2.0
Evalúa si está sustentado:
2.1 Si no procede, archiva;
2.2
Si procede, genera nota y entrega a la Secretaria.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
3.0
Recibe nota y procesa en el sistema en el módulo oposición a los
fines de consulta por parte de la Dirección de Revisión de Control
de Calidad.
4.0
Se genera reporte.
5.0
Imprime reporte y anexa al Acto.
6.0
Se procede archivar documentos.
-
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28
7.0 ANEXOS:
7.1 Acto de oposición.
7.2 Sesión de créditos.
7.3 Soportes físicos (ordenanza del Tribunal, copia de cédula de identidad y electoral, sentencia).
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Acto de
Alguacil
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR – DJ – 003
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
29
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES
Preparado por:
Departamento de Planificación y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de
emisión:
Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión: Emitir certificación de no objeción para otorgar permisos de viajes a Funcionarios del Estado.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la recepción de la solicitud de no objeción.
Incluye: Autorización de la Presidencia, certificación de no objeción.
Termina: Con la digitalización y remisión de la certificación al interesado.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1 Departamento Jurídico.
3.2 Dirección de Auditorias Especiales / Departamento de Ayuntamiento.
3.3
División de Correspondencia y Archivo.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 – 07.
5.0 Políticas:
5.1
Toda solicitud de No Objeción amparada en la Ley 130-75, deberá ser recibida con los
siguientes documentos;
5.1.1 Copia anexa de autorización del Secretario Administrativo de la Presidencia;
5.1.2 Cédula de Identidad y Electoral;
5.1.3 Lugar de destino a viajar;
5.1.4 Tiempo de duración del viaje;
5.1.5
Motivo del viaje.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
Funcionario Público 1.0
Genera oficio para solicitar la certificación de no
objeción.
Oficina de la Presidencia
2.0
Genera autorización de salida y adjunta a la solicitud
de No Objeción.
3.0
Entrega autorización al interesado.
Funcionario Público
4.0 Recibe autorización anexo a la solicitud.
5.0
Deposita documentos en la División de
Correspondencia y Archivo.
-
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30
División de Correspondencia y Archivo
6.0
Recibe solicitud de no objeción con autorización anexa
y firma acuse de recibo.
7.0
Entrega correspondencia al Departamento Jurídico.
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
8.0
Recibe la autorización de la Oficina de la Presidencia,
anexo a la solicitud de No Objeción y firma acuse de
recibo.
9.0
Remite documentos a la Dirección de Auditoria
Especiales o Departamento de Auditoría de
Ayuntamientos.
Dirección de Auditoria Especiales /
Departamento de Ayuntamientos
10.0
Recibe documentos y firma acuse de recibo.
11.0
Realiza levantamiento.
11.1
En caso de verificar situación con alto grado de riesgo,
se genera nota de rechazo y remite al Departamento
Jurídico.
11.2
En caso de verificar que todo este regulado y
conforme, genera nota y remite al Departamento
Jurídico.
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
12.0
Recibe nota y procede evaluar.
12.1 En caso de rechazo, genera oficio y remite al Contralor.
12.2
En caso de aprobación, genera certificación de no
objeción.
13.0
Entrega certificación al Consultor(a) Jurídico.
Consultor(a) Jurídico
14.0
Recibe certificación y revisa.
14.1
En caso de error material, rechaza y retorna al
responsable para corrección.
14.2
En caso de verificar que todo este correcto, procede
firmar y remitir al Contralor.
Contralor
15.0 Recibe certificación y firma.
16.0
Autoriza remisión de certificación a la División de
Correspondencia y Archivo.
División de Correspondencia y Archivo
17.0
Recibe certificación de no objeción y firma acuse de
recibo.
18.0
Digitaliza la certificación y remite a la oficina del
Funcionario Público.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
31
7.0 ANEXOS:
7.1
Autorización de la Presidencia.
7.2 Copia cédula de identidad y electoral.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Certificación de no
objeción
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera digital
en computador
CGR - DJ – 004
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
32
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO
Preparado por:
Departamento de Planificación y Desarrollo
(DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de
emisión:
Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión: Verificar el cumplimiento legal de libramientos.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la remisión del Libramiento al Depto. Jurídico.
Incluye:
Libramiento, oferta real de pago, consignación de depósito ante la D.G.I.I.,
poder autorizado, acuerdo o desistimiento por una de las partes.
Termina:
Con la remisión de libramiento a la Dirección de Revisión y Control de
Calidad.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1 Departamento Jurídico.
3.2 DRCC.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Libramiento.
4.2 Soportes de Libramiento.
5.0 Políticas:
5.1 Todo libramiento debe recibirse con los siguientes documentos soportes;
5.1.1 Oferta real de pago;
5.1.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignación de depósito;
5.1.3 Poder de Autorización para retiro;
5.1.4 Nombre de quién está depositando;
5.1.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
Dirección de Revisión y Control de Calidad 1.0
Remite libramiento con documentos soportes.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
2.0 Recibe libramiento, documentos soportes y firma
acuse de recibo.
3.0 Entrega libramiento al Abogado.
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
4.0
Recibe libramiento, soportes y verifica que contenga
los siguientes documentos;
4.1 Oferta real de pago;
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
33
Departamento Jurídico
(Abogado(a))
4.2
Consignación de depósito ante la D.G.I.I.;
4.3 Poder de Autorización para retiro.
4.4 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
5.0
Verifica que la documentación cumpla con lo
requerido.
5.1
En caso de verificar que la documentación recibida no
cumple con lo requerido, rechaza y retorna a la DRCC
para completar la misma.
5.2
En caso de verificar que todo este correcto, inicializa y
entrega libramiento y soportes a la Secretaria a los
fines de generar oficio de remisión a la DRCC.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
6.0
Recibe libramiento, documentos soportes y procede
generar oficio de remisión indicando que todo ha sido
verificado de forma satisfactoria.
7.0
Imprime oficio y anexa al libramiento, documentos
soportes.
8.0
Remite Libramiento mediante oficio a la DRCC.
7.0 ANEXOS:
7.1 Oferta real de pago.
7.2 Recibo de la D.G.I.I.
7.3 Poder de Autorización para retiro.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Verificación
de
Libramiento
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera digital
en computador
CGR - DJ – 005
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
34
NOMBRE DEL PROCESO:
10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS
Preparado por:
Departamento de Planificación y
Desarrollo (DPD)
Aprobado por:
Departamento Jurídico
(DJ)
Fecha de emisión: Junio
2012
1.0 Propósito o
Misión: Dejar sin efecto los contratos registrados en el Sistema.
2.0 Alcance:
Empieza: Con la remisión de solicitud de rescisión de registro de contrato.
Incluye: Rescisión de contrato, actualización del Sistema de Contrato.
Termina:
Con la remisión del oficio a RH y DAF.
3.0 Dueño o
responsable:
3.1 Departamento Jurídico.
3.2 Dirección de Recursos Humanos.
3.3 Dirección Administrativa y Financiera.
4.0 Documentos
de referencia:
4.1 Solicitud de Rescisión de Contrato.
5.0 Políticas:
5.1 Toda rescisión de registro de contrato interno deberá ejecutarse previa
solicitud por parte la Dirección de Recursos Humanos y Administrativo.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
División de Correspondencia y
Archivo 1.0
Remite solicitud de rescisión de registro de contrato.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
2.0 Recibe solicitud y firma acuse de recibo.
3.0
Entrega solicitud al Auxiliar Administrativo.
Departamento Jurídico
(Auxiliar Administrativo(a))
4.0
Recibe solicitud de rescisión y procede realizar la operación en el
Sistema Registro de Contratos.
5.0
Retorna la solicitud a la Secretaria informándole que la operación
ha sido realizada por el Sistema de Registro de Contrato de forma
satisfactoria.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
6.0 Recibe solicitud y confirmación de rescisión ejecutada.
7.0
Procede generar oficio indicando que la operación de rescisión ha
sido ejecutada a través del Sistema de Registro de Contrato.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
35
Departamento Jurídico
(Secretaria)
8.0
Imprime oficio, anexa a la solicitud y verifica destinatario:
8.1
En caso de verificar que la solicitud es externa, remite a la firma
del Contralor;
8.2
En caso de verificar que la solicitud es interna remite a la firma del
Consultor (a) Jurídico.
Departamento Jurídico
Consultor(a) Jurídico
9.0
Recibe oficio, revisa y firma.
10.0
Entrega oficio a la Secretaria.
Departamento Jurídico
(Secretaria)
11.0
Recibe oficio debidamente firmado y anexo a la solicitud.
12.0
Remite vía correspondencia el oficio con libro control de
despacho a la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección
Administrativa y Financiera.
7.0 ANEXOS:
7.1 Oficio.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION
Rescisión
de contratos
internos y
externos
Departamento de
Planificación y
Desarrollo
De manera
digital en
computador
CGR - DJ – 006
9.0
Historia de
Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO
POR:
REFRENDADO
POR:
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
-
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS:
Departamento Jurídico
(Abogados)Consultor(a) Jurídico
Departamento Jurídico
(Secretaria)Despacho del Contralor
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Número de Pág.
1-1CGR – DJ - 001
PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE OPINIONUNIDAD EJECUTORA:
CGR – DPD2012
VERSION 1
Actual
Sí
No
Sí
No
10.1) Rechaza y retorna al
responsable a los
fines de corrección.
11.2) Remite a la autoridad
competente del
departamento.
9) Entrega respuesta de
opinión legal.
11.1) Remite a la firma
del Contralor.
6) Recibe solicitud y
realiza levantamiento
de información.
5) Recibe solicitud de
opinión y distribuye
entre el equipo de
abogados.
3) Recibe solicitud de
opinión y firma acuse
de recibo.
7) Realiza consulta de
leyes.
¿Destinatario
Externo?
¿Error
material?
12) Recibe autorización y
revisa.
4) Entrega solicitud de
opinión al Encargado
(a).
FIN DE
PROCESO
10) Recibe respuesta de
opinión y revisa.
14) Entrega solicitud de
opinion con libro
control de despacho
como acuse de recibo.
INICIO
1) Recibe correspondencia
de solicitud de opinión
de las Instituciones del
Gobierno Central.
11) Valida y autoriza
remisión conforme
al destinatario.
8) Genera respuesta de
opinión.
2) Remite solicitud de
opnión al
Departamento
Jurídico.
13) Da entrada en libro
control de despacho.
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
37
ContralorDespacho del ContralorParte ContratadaDepartamento Jurídico
(Abogados)
Departamento Jurídico
(Secretaria)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Número de Pág.
1-2CGR – DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO
UNIDAD EJECUTORA:
CGR – DPD2012
Versión
Actual
Sí
No
No
Sí
7) Imprime dos (2)
ejemplares originales
de contrato.
3) Entrega contrato al
Abogado a los fines
de revisión.
4.1) Sella y fecha.
16
6) Recibe dcoumentos y
revisa.
13) Entrega contrato al
Contralor.
911) Remite contrato al
Contralor con libro
control de despacho.
2.1) Retorna al responsable
a los fines de completar
el expediente.
10) Recibe contrato y
verifica que esté
debidamente firmado.
12) Recibe contrato, revisa
y firma libro como
acuse de recibo.
1) Recibe documentos
soportes adjunto al
oficio de remisión
interna y firma acuse
de recibo.
¿Error
material?
15) Deposita contrato en el
Departamento Jurídico.
5) Entrega contrato a la
Secretaria.2.2) Procede redactar el
contrato.
8) Procede contactar vía
telefono al contratado a
los fines de firma.
2) Verifica que los
documentos
soportes esten
completos.
8
14) Recibe contrato y firma.
4) Recibe contrato, revisa
nombre y cédula de
identidad.
¿Documento
completo?
9) Recibe contrato, revisa y
firma.
4.1) Rechaza y retorna al
responsable a los
fines de corrección.
INICIO
2.2
4.1
14.1
-
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA DPD
Versión Actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
38
ContralorDespacho del ContralorConsultor (a) JurídicoDepartamento Jurídico
(Abogados)
Unidad de Contrato
(Encargado(a))Unidad de Contrato
DAF
(Auxiliar Administrativo(a))
División de Contabilidad
(Encargado (a))
Departamento Jurídico
(Secretaria)
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Número de Pág.
2-2CGR – DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO.
UNIDAD EJECUTORA:
CGR – DPD2012
Versión
Actual
18) Sella y asigna matrícula
al contrato.
35) Entrega certificado
registro de contrato al
Contralor.
34) Recibe certificado
registro de contrato y
firma libro como acuse
de recibo.
28)Valida información y
autoriza registro de
contrato.
20) Entrega oficio de
apropiación al
Encargado de
Contabilidad del DAF.
32) Recibe certificado
registro de contrato y
firma.
17) Procede notarial el
contrato.
29) Notifica al
Departamento Jurídico.
24) Recibe apropiación y
genera oficio interno.
16) Recibe contrato y firma
libro control como acuse
de recibo.
25) Remite apropiación
mediante oficio a la
unidad de contrato.
26) Recibe apropiación,
documentos
soportes y firma
acuse de recibo.
30) Procede registrar
contrato por el Sistema
de Contrato.
23) Deposita aporpiación
de contrato.
27) Digita contrato en el
Sistema de la
Contraloría en el
Módulo – Contratos.
33) Autoriza remisión de
certificado registro de
contrato al Contralor.
22) Autoriza remisión de
apropiación de
contrato.
19) Genera oficio de
apropiación.21) Recibe oficio y genera
apropiación.
31) Imprime registro de
contrato y entrega al
Encargado.
36) Recibe certificado
registro de contrato y
firma.
37) Autoriza remisión de
certificado registro de
contrato al
Departamento Jurídic
