PLAN DE ACCION SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(SG- SST)

CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA

BOGOTÁ D.C. 2019

PLAN DE ACCION SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(SG- SST)

RICARDO LOPEZ AREVALO

Contralor

AMALIA DEL CARMEN BERNAL NIÑO

Directora Gestión Humana y Carrera Administrativa

BOGOTÁ D.C. AÑO 2019

INTRODUCCION

Seguridad y Salud en el trabajo representa una herramienta de gestión estratégica en el mejoramiento de la calidad de vida laboral en las empresas y con ella su competitividad, de acuerdo a lo señalado, en el artículo 2.2.4.6.37 del capítulo 6 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015“sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo”.

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), tiene como propósito estructurar una acción conjunta entre la Contraloría de Cundinamarca y los trabajadores, en la aplicación de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a través del mejoramiento continuo de las condiciones y el medio ambiente laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.

Para su efecto, la Contraloría de Cundinamarca, aborda la prevención de las lesiones y enfermedades laborales, la protección y promoción de la salud de los trabajadores, a través de la implementación de un método lógico y por etapas cuyos principios se basan en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y que incluye la política, organización, planificación, aplicación, evaluación, auditoría y acciones de mejora.

El SG-SST, se caracteriza por su adaptabilidad al tamaño y características de la entidad, para centrarse en la identificación y control de los peligros y riesgos asociados con su actividad.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Seguridad y salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.

Busca mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores. Ley 1562/2012

Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Ley 1562/2012

Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. Ley 1562/2012

Actividad rutinaria. Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizable.

Actividad no rutinaria. Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización, que no es estandarizable debido a la diversidad de escenarios y condiciones bajo las cuales pudiera presentarse.

Análisis del riesgo. Proceso para comprender la naturaleza del riesgo (véase el numeral 2.29) y para determinar el nivel del riesgo (véase el numeral 2.24) (ISO 31000:2009)

Consecuencia. Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización de un riesgo, expresado cualitativa o cuantitativamente.

Exposición. Situación en la cual las personas se exponen a los peligros.

Identificación del peligro. Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características.

Medida(s) de control. Medida(s) implementada(s) con el fin de minimizar la ocurrencia de incidentes.

Nivel de riesgo. Magnitud de un riesgo (véase el numeral 2.29) resultante del producto del nivel de probabilidad (véase el numeral 2.22) por el nivel de consecuencia (véase el numeral 2.23).

Partes Interesadas. Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo (véase el numeral 2.17) involucrado o afectado por el desempeño de seguridad y seguridad y salud en el trabajo (véase el numeral 3.15 de NTC-OHSAS 18001:2007) de una organización (NTC-OHSAS 18001:2007).

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos (NTC-OHSAS 18001:2007).

Probabilidad. Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y pueda producir consecuencias

Riesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es) (NTC-OHSAS 18001:2007).

Riesgo Aceptable. Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política en seguridad y seguridad y salud en el trabajo (NTC-OHSAS 18001:2007).

Valoración de los riesgos. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surge(n) de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el(los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no (NTC-OHSAS 18001:2007).

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial otra situación potencial no deseable.

Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizable.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.

Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.

Centro de trabajo. Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los siguientes pasos:

Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.Hacer: Implementación de las medidas planificadas.

Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados.

Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los. mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores.

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto – reporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. Quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)· las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos ydemás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) la organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales.

Descripción sociodemográfica: Perfil socio demográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.

Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción.

Evento Catastrófico: Acontecimiento imprevisto y no deseado que altera significativamente el funcionamiento normal de la empresa, implica daños masivos al personal que labora en instalaciones, parálisis total de las actividades de la empresa o una parte de ella y que afecta a la cadena productiva, o genera, destrucción parcial o total de una instalación.

Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de éste. .

Indicadores de estructura: Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Indicadores de proceso: Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST.

Indicadores de resultado: Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión.

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las 'actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposicionesaplicables.

Mejora continua. Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST de la organización.. .

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

Revisión proactiva: Es el compromiso del empleador o contratante que implica la iniciativa y capacidad de anticipación para el desarrollo de acciones preventivas y correctivas, así como la toma de decisiones para generar mejoras en el SGSST.

Revisión reactiva: Acciones para el seguimiento de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de .trabajo y ausentismo laboral por enfermedad.

Requisito Normativo: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización.

Riesgo: Combinación' de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causadapor éstos.

Valoración del riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado.

Vigilancia de la salud en el trabajo o vigilancia epidemiológica de la salud. En el trabajo: Comprende la recopilación, el análisis, la interpretación y la difusión continuada y sistemática de datos a efectos de la prevención. La vigilancia es indispensable para la planificación. Ejecución y. evaluación de los

programas de seguridad y salud en el trabajo, el control de los trastornos y lesiones relacionadas con el trabajo y el ausentismo laboral por enfermedad, así como para la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Dicha vigilancia comprende tanto la vigilancia de la salud de los trabajadores como la del medio ambiente de trabajo.

ABREVIATURAS Y GUÍAS

En este documento se encontrarán las siguientes abreviaturas:

SG-SST: Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajoSST: Seguridad y salud en el trabajo

ESQUEMA SG – SST

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

SG-SST

MARCO LEGAL

Política

Organización

Planificación

AplicaciónVerificación

Auditoria

Mejoramiento

En la legislación nacional se ha considerado la necesidad que tienen las entidades de identificar las condiciones de riesgo para intervenirlas y controlar los factores de riesgo en busca de ambientes de trabajo sanos. A continuación se hace referencia a algunas legislaciones al respecto:

Ley 9 de 1.979, Ministerio de Salud. Por el cual se dictan medidas sanitarias a todo lugar de trabajo, cualquiera que sea la forma jurídica de la organización.

Resolución 2400 de 1979, Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Legisla sobre normas de seguridad industrial que deben cumplir las empresas: establecimiento de normas de seguridad, prevención de riesgos en general, dotación de elementos de protección personal a los trabajadores.

Decreto 614 de 1.984, Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Seguridad y Salud en el Trabajo en el país.

Resolución 2013 de 1.986, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios en los lugares de trabajo.

Resolución 1016 de 1.989, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Por el cual se fundamenta la organización, forma y funcionamiento de los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo que deben desarrollar los empleadores en el país.

Decreto 1295 de 1994, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Por el cual se determina la organización y administración del sistema general de riesgos profesionales.

Ley 1010 de 2006, Ministerio de Protección Social. Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Resolución 2346 de 2007, Ministerio de Protección Social. Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2646 de 2008, Ministerio de Protección Social. Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.

Ley 1562 de 2012 Ministerio de Trabajo. Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Seguridad y salud en el Trabajo.

Resolución 652 y 1356 de 2012, Ministerio de Trabajo. Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en

entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1072 del 26 de Mayo de 2015, Decreto único reglamentario del Sector Trabajo.

1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA:

Información básica de la empresa

NIT: 899999117-2

Razón Social: CONTRALORÍA DE CUNDINAMARCA

Actividad económica: CONTROL FISCAL

La Contraloría de Cundinamarca, no posee sucursales

Dirección: Calle 49 No. 13 – 33 de la ciudad de Bogotá, D.C.

PBX. 3394460

Clase de Riesgo: Uno para el personal en general y cuatro para los conductores.

ARL: SURA

DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS PROCESO

Informe de Auditoría Gubernamental, Función de Advertencia.

CONTROL MICRO

Acto administrativo que decide el proceso (Fallos de Responsabilidad Fiscal, Archivo del Proceso de Responsabilidad Fiscal o Jurisdicción Coactiva).

INDAGACION PRELIMINAR RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA

Informe de la Situación de las Finanzas Públicas del Departamento de Cundinamarca Informe Anual sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente

CONTROL MACRO

MAPA DE PROCESOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En la estructura anteriormente relacionada, se evidencia que la entidad ha designado el cargo de Director Administrativo de Gestión Humana y Carrera Administrativa para la coordinación de las actividades relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual contará con un profesional ó un técnico de apoyo.

TURNOS DE TRABAJO-HORARIOS

A continuación se detallan de manera general los turnos y horarios de la fuerza de trabajo de la entidad:

GRUPO TURNOS-HORARIOS

Administrativos De 8 am a 5 pm con una hora de almuerzo comprendida entre la 12:30 pm y 1:30 pm. Con relación a las madres cabeza de familia y madres con niños menores de 18 años, trabajarán de 7:00 a 3:30 pm

ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA

Corresponde a la Contraloría de Cundinamarca la función pública de control fiscal en toda la jurisdicción territorial del Departamento Cundinamarqués, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la constitución y la ley. Función que se extiende al ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, de gestión y de resultados de la administración territorial, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

Entidad comprometida con el Departamento de Cundinamarca, sus habitantes e instituciones a desarrollar nuestra función, partiendo de una planeación ajustada a las necesidades y requerimientos, con actuaciones oportunas que redunden en informes y decisiones administrativas, de acuerdo a las normas vigentes para asegurar el buen manejo de los recursos públicos, con talento humano idóneo y competente, de la mano de la ciudadanía para el mejoramiento continuo de nuestra gestión.

Funciones Específicas:

1. Fortalecer la vigilancia y el Control fiscal de la gestión y los resultados de la Administración territorial. Es prioridad ejercer la función constitucional de Vigilancia y Control Fiscal para garantizar el buen manejo de recursos públicos 

2. Ejercer especial seguimiento y control a los recursos destinados a la atención de la población más vulnerable y al post conflicto, coadyuvando a la paz del Departamento. Comprometidos con el post conflicto de la Nación, y con la población más vulnerable; la Contraloría de Cundinamarca, focalizará el seguimiento al control de gestión y resultados que beneficien e inclusive lleguen a afectar a la niñez, las personas con algún grado de discapacidad, los jóvenes, los adultos mayores y toda la población vulnerable.

3. Acercar al ciudadano a los procesos de control fiscal participativo y control social, para la construcción de una sociedad comprometida en la vigilancia de lo público. Conscientes del importante lugar que tiene la ciudadanía como principal destinataria de la gestión fiscal y como punto de partida y de llegada del ejercicio del control fiscal mismo; se generará mayor cercanía con la ciudadanía, así como se fortalecerán los espacios de participación comunitaria 

4. Fortalecer las alianzas estratégicas y estudios a efecto de permitir focalizar el control fiscal en aspectos de alto riesgo e impacto en los recursos de Cundinamarca. Además de participar en la Comisión Regional de Moralización de Cundinamarca, la Contraloría fortalecerá sus relaciones con entidades de nivel nacional y regional, y otros organismos de control

5. Optimizar los recursos para el desarrollo institucional y del talento humano.  Este objetivo estratégico se constituye, además de la participación comunitaria, como uno de los dos temas transversales a la institución precisamente porque la disponibilidad de recursos físicos, económicos, tecnológicos y humanos, son aquellos que permitirán desarrollar la gestión administrativa.

SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA:

1. Despacho del Contralor: Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal de los sujetos de control y de las demás funciones asignadas a la Contraloría de Cundinamarca de conformidad con la Constitución y la Ley.

2. Despacho del Contralor Auxiliar: Asistir al Contralor en el ejercicio de sus atribuciones y velar, bajo la orientación de éste, por el desarrollo de los proyectos y programas misionales, para lograr el cumplimiento de la misión institucional y el cumplimiento de las instrucciones impartidas por el Contralor.

3. Despacho del Secretario General: Asesorar al Contralor y al Comité Directivo, en la administración y desarrollo de las políticas, planes y programas que en materia de recursos financieros, físicos, humanos y de capacitación, deban desarrollar para el buen funcionamiento de la Contraloría de Cundinamarca, en términos de calidad, cantidad, oportunidad, eficiencia y eficacia.

4. Dirección Administrativa y Financiera: Dirigir, coordinar y controlar el diseño y ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios de la Contraloría de Cundinamarca para el correcto funcionamiento y cumplimiento de la gestión Institucional

5. Dirección del Control Departamental: Definir conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática, las fuentes de información que deberán compartir, los flujos de la información, las materias de análisis, investigación y de resultados relevantes de su vigilancia fiscal, observando la simplificación y racionalización de las exigencias de información, evitando la duplicidad de solicitudes, que de la misma se realicen a las entidades objeto de vigilancia fiscal, para garantizar una gestión eficaz, económica y oportuna.

6. Dirección del Control Municipal: Responder ante el Contralor Auxiliar por la vigilancia fiscal en todas sus etapas y dimensiones en las entidades pertenecientes a su área de vigilancia, para el cumplimiento de la misión institucional además de dirigir la evaluación de los sistemas de control interno en las entidades pertenecientes a su área de vigilancia y proponer los correctivos necesarios, para garantizar su óptimo funcionamiento.

7. Dirección de Gestión Humana y Carrera Administrativa: Dirigir y responder por el cumplimiento de las normas a que debe sujetarse la administración del talento humano, la promoción del personal, la elaboración de normas y liquidación de prestaciones sociales y la expedición de certificaciones relacionadas con registros y situaciones Relacionadas a que haya lugar, para garantizar que la administración de personal se realice conforme a los términos legales vigentes.

8. Dirección de Investigaciones Fiscales: Diseñar y apoyar los planes y programas, para el cumplimiento de las labores generales de la dirección, implementando los mecanismos y procedimientos, que garanticen el trámite y terminación oportuna de los procesos de responsabilidad fiscal, conforme a las normas legales vigentes. Dirigir y adelantar las indagaciones preliminares y el desarrollo de los procesos de responsabilidad fiscal que se adelanten por hallazgos, en los estudios realizados contra los intereses patrimoniales de las entidades y particulares sujetas de control a nivel municipal y departamental, para garantizar el desarrollo del objeto misional de la Contraloría de Cundinamarca.

9. Dirección Técnica Disciplinaria: Adelantar investigaciones disciplinarias a los funcionarios de la Contraloría, e informar a la Procuraduría cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con las competencias asignadas en el ordenamiento jurídico, para garantizar la legalidad del proceso

10.Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Informática: Preparar los planes de desarrollo institucional con base en los criterios del Contralor de Cundinamarca, empleando mecanismos como la planeación estratégica y calidad total, para apoyar su Gestión.

11.Oficina Asesora Jurídica: Asistir al Despacho del Contralor y los procesos de la Contraloría de Cundinamarca en el trámite, conceptos, fallos y asesorías de los asuntos jurídicos que le correspondan, para garantizar la legalidad de todas las actuaciones jurídicas, que expida la Entidad.

12.Oficina Control Interno: Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control Interno; para el cumplimiento de las metas u objetivos establecidos por la Contraloría de Cundinamarca. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando, para medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles

13.Subdirección de Análisis Nivel Departamental: Establecer las directrices para la ejecución e implementación de prácticas y procedimientos orientadas a la consolidación y análisis de los resultados de las auditorías realizadas y velar por el mantenimiento de las estadísticas generadas por los mismos, para que sirvan de soporte en la toma de decisiones en las situaciones que correspondan.

14.Subdirección de Análisis Nivel Municipal: Establecer las directrices para la ejecución e implementación de prácticas y procedimientos orientadas a la consolidación y análisis de los resultados de las auditorías realizadas y velar por el mantenimiento de las estadísticas generadas por los mismos, para que sirvan de soporte en la toma de decisiones en las situaciones que correspondan.

15.Subdirección de Costos Ambientales: Asistir al Contralor Auxiliar en la elaboración, aplicación y desarrollo de programas, planes y estrategias para el funcionamiento de los procesos del Control Fiscal Ambiental.Dirigir y promover estudios de evaluación de la política y de la gestión ambiental de las entidades fiscalizadas y responder por los resultados y calidad de los mismos, para el cumplimiento de la misión Institucional.

16.Subdirección de Fiscalización Departamental: Responder y efectuar seguimiento, en coordinación con la Subdirección de Procesos de Responsabilidad Fiscal y la Subdirección de Jurisdicción Coactiva, por las indagaciones que deban adelantarse, como resultado de las auditorías realizadas, rindiendo respectivo informe a la Dirección de Control Departamental, dentro de los términos que la Entidad establezca, para garantizar una gestión fiscal coordinada e integral.

17.Subdirección de Fiscalización Municipal: Asistir a la Dirección Operativa de Control Municipal, en las funciones propias del cargo, para el desarrollo y funcionamiento del proceso. Orientar la marcha del proceso de vigilancia fiscal de las Entidades sujetas de control a nivel municipal y garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en el plan anual, para cumplir con la misión de la Entidad.

18.Subdirección de Procesos de Responsabilidad Fiscal: Diseñar, dirigir e implementar, bajo la supervisión de la Dirección de Investigaciones, los planes y programas, que sobre el Proceso de Responsabilidad Fiscal se deba adelantar, garantizando su culminación dentro de los términos legales para dar cumplimiento a los planes propuestos.

19.Subdirección de Servicios Generales: Coordinar y gestionar los procesos adoptados por la entidad en materia de administración, mantenimiento y vigilancia de los recursos físicos, prevención de riesgos y adopción de acciones de mejora de los mismos, para garantizar el normal funcionamiento de los procesos de la Contraloría de Cundinamarca.

20.Subdirección Escuela de Capacitación: Elaborar el plan anual de capacitación de los funcionarios de la Entidad, de conformidad con las políticas trazadas por el contralor y las necesidades de capacitación, requeridas por los demás procesos y funcionarios, previo análisis de la misma, para el cabal desarrollo del objeto misional.

21.Subdirección Infraestructura y Transporte: Responder y coordinar con la Dirección Administrativa de Gestión Humana y Carrera Administrativa ò quien haga sus veces, por el desarrollo de los programas y actividades, que se desprendan de la elaboración y aplicación de la evaluación del desempeño de los funcionarios de la Contraloría, una vez se haya legalizado la aplicación de éste instrumento para la Contraloría de Cundinamarca, con el fin de cumplir con los postulados, de la ley especial que se expida para las Contralorías Territoriales

22.Subdirección Jurisdicción Coactiva: Diseñar con orientación de la Dirección Operativa de Investigaciones, los planes y programas que sobre cobro coactivo deban desarrollarse, para dar cumplimiento a la normatividad vigente, a los procesos y procedimientos, implementados en la entidad para tal fin.

23.Subdirección Participación Comunitaria: Ordenar, organizar y dirigir la recepción, sistematización, el seguimiento y la evaluación de las quejas y denuncias ciudadanas presentadas, de manera coordinada con los demás procesos de la entidad, para efectos de dar respuesta a éstas, según el asunto y competencia de cada proceso, en los términos legales establecidos.

24.Subdirección Planeación y Sistemas e Informática: Recopilar, tabular y procesar las estadísticas de la Contraloría de Cundinamarca, que sirvan de base, para la elaboración de políticas, planes, programas y proyectos; así como el registro de los organismos y personas sujetas a su vigilancia.

25.Subdirección Presupuesto Contabilidad y Tesorería: Dirigir, coordinar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto, tesorería y la contabilidad de la Contraloría de Cundinamarca, así como la prevención de riesgos inherentes a estos procedimientos, para garantizar la gestión de la entidad.

26.Subdirección Técnica de Finanzas: Coordinar y desarrollar la contabilidad de la ejecución de los Presupuestos y responder por su consolidación con la de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, de conformidad con las directrices señaladas por las entidades competentes. para garantizar la misión institucional.

Función

Corresponde a la Contraloría de Cundinamarca la función pública de control fiscal en toda la jurisdicción territorial del Departamento Cundinamarqués, de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la constitución y la ley. Función que se extiende al ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal, de gestión y de resultados de la administración territorial, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

Quienes somos

El 29 de julio de 2018 el ente de control en Cundinamarca completó 83 años de existencia. Su creación, funcionamiento y crecimiento han marcado grandes hitos en su historia, instantes de agitación política, de intereses creados y en algunas ocasiones, periodos de grandes dificultades, así como satisfacciones en la defensa de la debida inversión de los recursos en el departamento.

El primer antecedente de lo que hoy son las contralorías en el ordenamiento del Estado, la encontramos en la directiva presidencial de 1829, a solo diez años de la creación de Colombia como República. En ella se estableció lo que en la historia de la Hacienda Pública se conoce como el Tribunal Mayor y Audiencia de Cuentas, a la cual se le asignó entre otras funciones glosar y fenecer las cuentas presentadas exigiéndolas a su debido tiempo. Pedir la destitución o suspensión de los empleados morosos, malversadores o ineptos. Al culminar el siglo XIX, algunas de las funciones que hoy cumple nuestra institución estaban atribuidas a una Corte de Cuentas. A ella, le competía revisar las cuentas rendidas por los funcionarios de manejo, la imposición

de sanciones y la ejecución de los deudores, antecedente inmediato de lo que realiza la Contraloría de Cundinamarca.

El nacimiento de la Contraloría de Cundinamarca se enmarca en la conocida misión Kemmerer. Al entrar el siglo XX, y ante la necesidad de modernizar al país, el Gobierno Nacional contrató una misión de expertos de EEUU, encabezada por el economista Edwin Walter Kemmerer la cual tenía como función, formular recomendaciones al ejecutivo, en orden a situar a Colombia a tono con las nuevas corrientes de la administración.

Dentro de las recomendaciones, se destaca la conformación de un departamento de Contraloría, la cual se plasmó en la Ley 42 de 1923. Sin embargo, la creación de la Contraloría departamental, sugerida en una segunda misión Kemmerer, tiene como punto de inicio la Ordenanza 36 de 1935.

La Contraloría de Cundinamarca inició sus labores con un personal que no superaba los cincuenta funcionarios y que percibían salarios entre 70 a 400 pesos mensuales. En 1991 la Asamblea Nacional Constituyente dota a la Contralorías Departamentales, distritales y municipales de autonomía administrativa y financiera. Aspecto que aún no se ha desarrollado al máximo pero que permitió un avance importante para la independencia de las mismas. Y para cumplir con estos dictámenes constitucionales, la Contraloría de Cundinamarca deja su legendaria sede en el palacio de San Francisco, en el centro de Bogotá, donde vivió sus más importantes pasos de nacimiento, crecimiento y fortalecimiento como institución de control de Departamento y en agosto de 1994, inaugura su moderna sede en la Calle 49 con carrera trece, en el sector de Chapinero. De la misma forma, y en cumplimiento de los preceptos de la constitución de 1991, la Entidad de Control asumió el reto de adoptar la carrera administrativa para sus funcionarios. Pero también las contralorías tuvieron cambios de fondo, es así que, se dejó de hacer un control previo y perceptivo y se inicia la era del control posterior y selectivo que incluye controles financieros, de gestión y resultados fundados en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de costos ambientales. Hasta hoy, por esta Institución han pasado 37 contralores, los cuales se han interesado por diferentes aspectos dependiendo de la época y de la situación del país en cada uno de los períodos correspondientes. Diferentes figuras del acontecer nacional han pertenecido a nuestra institución. Personajes como Augusto Ramírez Ocampo, quien fuera canciller de la República, el magistrado Carlos Medellín Forero, inmolado en los trágicos hechos de la toma del Palacio de Justicia, Víctor Renán Barco, reconocido senador de la República, el escritor bogotano Álvaro Salom Becerra, y el hoy cantante Beto Gálvez, entre otros.

Visión

En el 2019 seremos reconocidos como una contraloría destacada en el país por su contribución en el buen manejo de los recursos públicos, basada en el ejercicio de un control fiscal eficiente e independiente; con capacidad técnica, jurídica y humana para alertar la posibilidad del daño patrimonial o el logro de su resarcimiento, con altos principios éticos; coadyuvando a la paz de Colombia y a la construcción de un país más equitativo, incluyente, transparente, y con un alto sentido de lo ambiental.

Población de personal que hace parte de la empresa

Despacho del Contralor 7

Despacho del Contralor Auxiliar 5

Despacho del Secretario General 4

Dirección Administrativa y Financiera 6

Dirección del Control Departamental 5

Dirección del Control Municipal 13

Dirección de Gestión Humana y Carrera Administrativa

10

Dirección de Investigaciones Fiscales 6

Dirección Técnica Disciplinaria 3

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Informática

3

Oficina Asesora Jurídica 7

Oficina Control Interno 2

Subdirección de Análisis Nivel Departamental 1

Subdirección de Análisis Nivel Municipal 2

Subdirección de Costos Ambientales 7

Subdirección de Fiscalización Departamental 32

Subdirección de Fiscalización Municipal 31

Subdirección de Procesos de Responsabilidad Fiscal

12

Subdirección de Servicios Generales 17

Subdirección Escuela de Capacitación 2

Subdirección Infraestructura y Transporte 5

Subdirección Jurisdicción Coactiva 4

Subdirección Participación Comunitaria 6

Subdirección Planeación y Sistemas e Informática

2

Subdirección Presupuesto Contabilidad y Tesorería

5

Subdirección Técnica de Finanzas 8

Vacantes 3

Tabla 2: Numero de funcionarios por área. Fuente: Plan Estratégico Institucional.

Clasificación del personal según su rol en la empresa

DENOMINACION POR NIVEL

INFORMACION AL 27 DE JUNIO DE LA VIGENCIA 2017INFORMACION AL 31 DE DICIEMBRE DE LA VIGENCIA SIN INCLUIR PLANTAS TEMPORALES

INFORMACION DURANTE LA VIGENCIA SIN INCLUIR PLANTAS TEMPORALES

DE PERIODO

LIBRE NOMBRAMIENTO

EN CARRERA ADMINISTRATIVA

PROVISIONALIDAD

PLANTA TEMPORAL

TOTAL FUNCIONARIOS

PLANTA AUTORIZADA

TOTAL FUNCIONARIOS AREA MISIONAL

TOTAL FUNCIONARIOS AREA ADMINISTRATIVA

TOTAL PLANTA OCUPADA

PERSONAL VINCULADO

PERSONAL DESVINCULADO

ASISTENCIAL 0 0 23 18 0 41 40 10 31 41 7 7

TECNICO 0 0 23 1 0 24 24 12 12 24 0 0

PROFESIONAL 0 11 73 10 0 94 100 60 34 94 5 6

ASESOR 0 5 0 0 0 5 5 0 5 5 1 3

DIRECTIVO 1 38 0 0 0 39 39 26 14 40 9 8

TOTAL 1 54 119 29 0 203 208 108 96 204 22 24

Tabla 3: Clasificación del Personal. Fuente: Dirección Administrativa de Gestión Humana y Carrera Administrativa.

2. POLITICA

La empresa cuenta con una política de Seguridad & Salud en el trabajo, que es acorde a la legislación vigente, comunicada y divulgada a todas las partes interesadas,

además es revisada una vez al año por la alta dirección y con la participación del COPASST.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Si bien la responsabilidad para la gestión de la SST está en cabeza de la alta dirección de la organización, se han asignado y comunicado las responsabilidades dentro del SG-SST para los cargos cuya actuación tienen injerencia directa sobre la gestión de seguridad y salud y a lo largo de todos los niveles jerárquicos.

Adicionalmente se establecen responsabilidades individuales a través de diferentes planes de trabajo, procedimientos e instructivos de trabajo, que son evaluadas al realizar el seguimiento a la gestión y durante las auditoría internas programadas.

En forma anual se realiza la evaluación del desempeño y se revisa el cumplimiento de estas responsabilidades, definiéndose los apoyos que cada persona puede requerir para su logro.

La rendición de cuentas está en los procesos e inicia desde los niveles de supervisión, quienes entregan el informe a sus jefes inmediatos, quienes escalan hasta que la rendición llega a la alta dirección.

PERFIL SOCIODEMOGRAFICOLa empresa cuenta con su perfil sociodemográfico, para operativos y administrativos, cuyo análisis es base para alimentar el plan de seguridad y salud en el trabajo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Los empleadores son responsables por la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en el artículo 56 del Decreto Ley 1295 de 1994, la Circular Unificada de 2004 y demás reglamentación aplicable. Para lo anterior la empresa ha definido un Manual de Funciones por cargos en donde se asignan las responsabilidades en seguridad y salud para los funcionarios de la entidad.

ASPECTOS JURÍDICOS Y LABORALES

Reglamento Interno de Trabajo

La empresa cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo aprobado por el Ministerio de la Protección trabajo, el cual se encuentra publicado en la página de la entidad.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Se tiene elaborado el Reglamento de acuerdo con las normas emitidas por la Dirección de Empleo y Seguridad Social del Ministerio de la Protección Social y se encuentra publicado en la página de la entidad.

Comité Paritario de Seguridad y Seguridad y salud en el trabajo

La empresa cuenta con un Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo, dando cumplimiento a la resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1295 de 1994.

El comité paritario se reúne mensualmente y desarrolla actividades en seguridad y salud en el trabajo participando de manera activa en el funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

Dentro de las principales funciones y responsabilidades del COPASST, dando cumplimiento al artículo 11 de la resolución 2013 de 1989, artículo 26 del decreto 614 y el decreto 1295 de 1994, se encuentran:

Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo dirigida a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo.Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de seguridad y salud en el trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes.Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer al empleador las medidas correctivas que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado.Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina, higiene y seguridad industrial.Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el trabajo. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto proponer soluciones de mejora en el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.

Comité de convivencia laboral

La entidad cuenta con un comité de convivencia laboral dando cumplimiento a lo establecido en las resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como medida preventiva para el acoso laboral. Sesiona de manera trimestral o en casos que requieran intervención inmediata. En el acto administrativo de conformación del comité de convivencia se establecen las funciones y responsabilidades de los miembros y describe el funcionamiento del mismo.

Comité de Seguridad Vial

La entidad cuenta con un comité de convivencia laboral dando cumplimiento a lo establecido en la ley 1503 del 2011, Decreto 1906 de 2015 y la resolución 1565 de 2014, y 1356 de 2012, creado como medida preventiva para el acoso laboral. Sesiona de manera trimestral o en casos que requieran intervención inmediata. En el acto administrativo de conformación del comité de convivencia se establecen las funciones y responsabilidades de los miembros y describe el funcionamiento del mismo.

DEFINICIÓN DE RECURSOS

La Contraloría de Cundinamarcadesde la alta dirección, asigna los recursos físicos, financieros, técnicos y humanos para el diseño y desarrollo del SG SST, que permita evaluar las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo; además para que los responsables de la SST en la entidad incluido el COPASST puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.

Anualmente se designa el presupuesto por medio de un presupuesto que será aprobado por la alta gerencia y se evaluará su cumplimiento.

Para esta vigencia se asignó $14 millones.

COMUNICACIÓN

La Contraloría de Cundinamarca, a través de la oficina de prensa, por medio del correo corporativo y página web de la entidad, entre otros, ha establecido mecanismos de comunicación, participación y consulta sobre los aspectos relevantes del SG-STT acorde con la legislación vigente.

La entidadcon la participación de los trabajadores, a trabajado en la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, etc. Adicionalmente se tiene en cuenta a los empleados cuando hay cambios que afectan su seguridad y salud. Al mismo tiempo los trabajadores son representados en asuntos de seguridad y salud en el trabajo por medio del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las solicitudes, inquietudes y sugerencias de los trabajadores de la empresa relacionadas con el tema de SST deberán ser comunicadas al Comité paritario de salud ocupacional quien en sus reuniones mensuales las abordará como punto en la agenda.

Para la comunicación interna a trabajadores de aspectos relacionados con el SG-SST se cuenta con los siguientes mecanismos: correos electrónicos, inducción, reinducción, capacitación en la semana de la salud principalmente y entrenamiento.

COMPETENCIA LABORAL EN SST: INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO- INDUCCIÓN EN SST

Cuando un trabajador ingresa a laborar en la entidad recibe una inducción completa al cargo donde se explique de manera general los temas relacionados con la SST:

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (aspectos generales y legales en seguridad y salud en el trabajo, responsabilidades generales en SST, derechos y deberes del sistema de riesgos laborales, reglamento de higiene y seguridad industrial, importancia y responsabilidad del uso de elementos de protección personal en el trabajo, COPASST, comité de convivencia laboral, etc).Política de Seguridad y Salud en el TrabajoRiesgos OcupacionalesPlan de Emergencias (salidas de emergencia y punto de encuentro)Brigada de emergencias de la entidadProcedimiento accidente de trabajo, calificación enfermedad profesional, Sistemas de vigilancia epidemiológica

Además, se explica el Plan Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo y su programa de capacitación y entrenamiento en SST.

La inducción se registra en un formulario que tiene la entidad para tal fin.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

La entidad cuenta para cada vigencia fiscal con un Programa de Capacitación y Entrenamiento con el propósito de brindar conocimiento en seguridad y Salud en el trabajo necesarios para desempeñar sus actividades en forma eficiente y segura.

DOCUMENTACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Se cuenta con un procedimiento de control de documentos que permita el control, administración y conservación de los documentos, el cual hace parte dellistado maestro de documentos y registros de la entidad.

3. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

3.1 .PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS Y METAS

En coherencia con la política de seguridad y salud en el trabajo se han establecido unos objetivos y metas (Plasmados en el plan de trabajo) que permiten planear de manera estratégica el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Esta matriz define indicadores de medición que permiten realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas tratados. Este seguimiento se recomienda se realice de manera semestral con el propósito de identificar planes de acción de mejora en caso que sea necesario.

REQUISITOS LEGALES

Uno de los compromisos de la empresa es el cumplimiento de la normatividad vigente en SST que son aplicables a la organización.

Resultado de esto la empresa ha definido como registro la matriz de requisitos legales que se mantiene actualizada con todos los requisitos legales y de otra índole en materia de SST.

Al respecto actualmente se actualiza la matriz de requisitos legales a través del trabajo continuo con la ARL SURA, donde se actualiza a la entidad cada vez que haya cambios en la normatividad al respecto, informando los mismos en oportunidad.

IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DE RIESGOS

La entidad realiza un procedimiento documentado para la continua identificación de peligros, evaluación y control de riesgos con el objetivo controlarlos y definir prioridades en la gestión de los riesgos.

La metodología de identificación de peligros y valoración de riesgos, permite la participación activa de los trabajadores y partes interesadas y la priorización de los riesgos para establecer medidas de intervención con el siguiente esquema de jerarquización:

a) Eliminación del peligro/riesgo: Rediseño de procesos o equipos para eliminar o reducir los riesgos;

b) Sustitución: Sustituir una materia prima por una menos peligrosa o también, sustituir un proceso de alto riesgo por uno de menor riesgo;

c) Controles de Ingeniería: Adopción de medidas técnicas para el control del peligro/riesgo en su origen o fuente, como la implementación de sistemas de ventilación o encerramiento de equipos. Igualmente, incluye los controles para reducir la energía (reducir la fuerza, la presión, la temperatura entre otros) de los sistemas de producción, cuyo fin esté asociado con el control de los riesgos en SST;

d) Controles Administrativos: Implementación de sistemas de señalización, advertencia, demarcación de zonas de riesgo o zonas de circulación y almacenamiento, implementación de sistemas de advertencia y alarma, diseño e implementación de procedimientos de seguridad para ciertos procesos o actividades de riesgo, controles de acceso a zonas de riesgo, inspecciones de seguridad, listas de chequeo, permisos de trabajo entre otros;

e) Equipos de Protección Personal: Cuando ciertos peligros/riesgos no se puedan controlar en su totalidad con las medidas anteriores, el empleador deberá suministrar a sus trabajadores la dotación pertinente de acuerdo a sus actividades.

La entidad realice seguimiento y medición periódica de la efectividad de las medidas de control de riesgos, de acuerdo con la identificación de peligros y control de riesgos.

PROGRAMAS DE GESTIÓN

Tiene como finalidad principal la promoción, prevención y control de la salud del trabajador, protegiéndolo de los factores de riesgo ocupacionales, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con sus condiciones psicofisiológicas y manteniéndolo en aptitud de producción de trabajo.

Objetivos

Realizar exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión, ubicación según aptitudes, periódicos ocupacionales, cambios de ocupación, reingreso al trabajo, retiro y otras situaciones que alteren o puedan traducirse en riesgos para la salud de los trabajadores.

Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica. Desarrollar actividades de prevención de enfermedades laborales, accidentes

de trabajo y educación en salud Investigar y analizar las enfermedades ocurridas, determinar sus causas y

establecer las medidas preventivas y correctivas necesarias. Informar a la gerencia sobre los problemas de salud de los trabajadores y las

medidas aconsejadas para la prevención de las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo.

Organizar e implantar un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios. Promover y participar en actividades encaminadas a la prevención de

enfermedades laborales Diseñar y ejecutar programas para la prevención, detección y control de

enfermedades relacionadas o agravadas por el trabajo. Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas de morbilidad y mortalidad de

los trabajadores e investigar las posibles relaciones con sus actividades. Coordinar y facilitar la rehabilitación y reubicación de las personas con

incapacidad temporal y permanente parcial. Promover actividades de recreación y deporte.

Actividades

Las actividades priorizadas son:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL

Exámenes médicos ocupacionales

Dando cumplimiento a la resolución 2346 de 2007 se realizan evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicos, retiro, post incapacidad y reubicación laboral.

Diagnóstico de saludMínimo una vez al año se deberá tener un diagnóstico de salud de la población trabajadora que incluya como mínimo los requisitos establecidos en el artículo 18 de la resolución 2346 de 2007

Programas de vigilancia epidemiológica

De acuerdo a los informes de diagnóstico de salud y a la identificación de peligros y valoración de riesgos, este ente de control departamental tiene definidos el programa de vigilancia epidemiológica, en osteomuscular, para lo cual se le deberá definir en protocolo y en un documento en Excel que permite planear las actividades asociadas al programa, así como hacerles seguimiento, definir los recursos puntuales para cada actividad, realizar seguimiento y vigilancia a los casos incluidos en el programa y medir los indicadores de incidencia y prevalencia de enfermedad, indicadores de cobertura, cumplimiento e impacto con el objetivo de analizar las tendencias y establecer planes de acción de mejora.

Programas de Prevención y Promoción en salud

Como parte de los programas de prevención y promoción en salud, la entidad desarrolla las siguientes actividades: sensibilización en prevención de lesiones osteomusculares, Campañas de prevención de alcoholismo, drogadicción y tabaquismo, identificación de riesgos de salud pública, como el caso de Hipertensión Arterial, nutrición adecuada, estilos de vida saludables, y otros que se consideré pertinentes. *Actividades de inmunización (vacunación) de enfermedades propias de las regiones donde nuestros auditores realizan actividades de control fiscal de acuerdo con los riesgos identificados etc.).

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL

Registros y estadísticas en salud

La entidad cuenta con registros estadísticos de implementos de primero auxilios con que cuenta la entidad:Para lo pertinente se viene capacitando la brigada de emergencias de la Contraloría de Cundinamarca en primeros auxilios, evacuación e incendios. Adicionalmente se cuenta con los botiquines de primeros auxilios, camillas y demás elementos de emergencia requeridos para una atención oportuna en primeros auxilios.

Seguimiento a funcionarios con recomendaciones laborales.

La entidad se reúne con la ARL para realizar seguimiento a los casos médicos con recomendaciones y restricciones médicas y en caso que se requiera se realizan reubicaciones laborales

Recreación y deporte

En convenio con las cajas de compensación familiar la empresa desarrollas actividades y espacios de recreación y deporte para los empleados en pro del esparcimiento y el fortalecimiento de competencias y habilidades. Estas actividades las realiza la misma a través de su programa de Bienestar Laboral e Incentivos.

MATRIZ DE RIESGO

Permite la identificación, valoración y al control de causas de los accidentes de trabajo.

Objetivos

Identificar y evaluar los factores de riesgos que puedan ocasionar un accidente de trabajo.

Determinar y aplicar en nuestras oficinas las medidas de control de riesgos de accidentes y verificar periódicamente su eficiencia.

Determinar y plantear recomendaciones a nuestros clientes para la implementación de medidas de control de riesgos de accidentes y verificar periódicamente su aplicación.

Investigar los accidentes de trabajo ocurridos, determinar las causas y sugerir las medidas correctivas para su prevención.

Estudios de Seguridad Ocupacional: se aplica la metodología del panorama de riesgos

Organizar y desarrollar Plan de Emergencia

Actividades

A continuación se detallan las actividades que en general son desarrolladas dentro de este programa:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL

Estándares y procedimientosDe acuerdo a la identificación de peligros, valoración de riesgos y controles, la entidad se encuentra construyendo los procedimientos seguros para la realización de tareas críticas.

Programa de elementos de protección personal

La entidad cuenta con una matriz de elementos de protección personal, que permite la identificación técnica de los elementos de protección personal requeridos por actividades especiales que se desarrollan en la Contraloría de Cundinamarca; Se deberá llevar registros de la entrega de los elementos a los trabajadores.

Productos químicos

La entidad cuenta con un inventario de los productos químicos utilizados para el desarrollo de las actividades. En los lugares de trabajo en donde se utilizan se encuentran debidamente rotuladas y etiquetadas y se cuenta con las hojas de Seguridad.

Los trabajadores que las utilizan son capacitados en los riesgos derivados de la exposición a estos productos químicos

Programa de mantenimiento de instalaciones, equipos y herramientas

La empresa cuenta con un programa de Mantenimiento preventivo de Instalaciones que incluye: servicios sanitarios, redes eléctricas, equipos de emergencia, instalaciones en general, etc.

Programa de orden y aseoLa empresa cuenta con un programa de orden y aseo que busca generar espacios de trabajo seguros y con condiciones apropiadas para el desarrollo de las actividades.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN GENERAL

Programa de inspecciones

La empresa se encuentra estructurando un programa completo de inspecciones de seguridad que incluyen:

Inspecciones de instalaciones Inspecciones de orden y aseo Inspecciones de EPP Inspecciones de equipos y herramientas

críticas Inspecciones de vehículos

El programa de inspecciones cuenta con la participación activa del COPASST y se le realiza seguimiento de manera periódica a los indicadores de cumplimiento, cobertura y eficacia de acciones, con el objetivo de realizar un análisis de tendencias, y establecer acciones de mejora.

Plan de emergencia Remitirse a etapa APLICACIÓN: preparación y respuesta ante emergencias

PROGRAMAS DE GESTIÓN DE RIESGOS ESPECÍFICOS

Con respecto a este tipo de programas, la entidad se encuentra definiendo los programas de gestión de riesgos específicos, los cuales son definidos de acuerdo a la identificación de peligros y valoración de riesgos para los riesgos prioritarios que tengan el potencial de generar accidentes de trabajo. Estos programas incluyen:

· Objetivos y metas cuantificables

· Responsables

· Acciones

· Recursos

· Cronogramas de actividades

Se realiza evaluación periódica del(os) programa(s) de gestión por medio de indicadores de cumplimiento, cobertura y eficacia con el objetivo de analizar las

tendencias, plantear nuevas estrategias o planes de acción o replantear las actividades del programa de gestión e implementación de los mismos.

PLAN DE TRABAJO

Cada una de las actividades de los programas detallados anteriormente son definidas en el plan de trabajo que se plantea anualmente, al que se le realiza seguimiento y medición de cumplimiento.

3.2 APLICACIÓN

GESTIÓN DEL CAMBIO

A través de la introducción de nuevos cambios en los métodos de trabajo, adquisiciones, instalaciones, entre otros y los cambios externos, tales como cambios en la legislación, evolución del conocimiento en seguridad y salud y demás propios de la implementación del SG SST, la entidad evaluará el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar.

Para ello realizará la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios, y se adoptarán las medidas de prevención y control cuando así proceda, en concordancia con el apoyo del COPASST.

PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIASEn materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias La entidad mantiene las disposiciones necesarias, posee su plan de emergencias, tiene su brigada organizada y realiza simulacro de evacuación, con sus respectivos registros, pero esto no es óbice, para señalar algunos aspectos que se considera pueden ser fundamentales para su ajuste durante la vigencia 2019:

- Análisis de amenazas y vulnerabilidad.- PON (Planes operativos normalizados de acuerdo al análisis de amenazas y

vulnerabilidad realizado).- Recursos para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias; - Programa de conformación, capacitación, entrenamiento y dotación de la

brigada integral para la prevención y atención de emergencias que incluye la organización e implementación de un servicio oportuno y eficiente de primeros auxilios.

- Entrenamiento a todos los trabajadores en actuación antes, durante y después de las emergencias que se puedan derivar de las amenazas identificadas en la empresa.

- Programa de inspección periódica de todos los equipos relacionados con la prevención y atención de emergencias así como los sistemas de señalización y alarma, con el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento

- Se cuenta con un procedimiento para la planeación, realización y evaluación de simulacros de emergencias.

CONTROL DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTASLa entidad realiza un proceso juicioso de evaluación de sus proveedores; según lineamientos y requisitos en seguridad y salud en el trabajo, de conformidad con la legislación vigente:

- Se informa a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias.

- Se instruye a los proveedores y contratistas, sobre el deber de informar a la entidad, acerca de los presuntos accidentes y enfermedades profesionales ocurridas en el ejercicio del objeto contractual, para que la empresa ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su responsabilidad.

- Se verifica periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato en la entidad, el cumplimiento de la normatividad en seguridad y salud en el trabajo por parte de los proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

3.3 VERIFICACIÓN

SUPERVISIÓN Y MEDICIÓN DE LOS RESULTADOSLa Contraloría de Cundinamarca, con el objetivo de realizar una supervisión detallada al desempeño del sistema realizará seguimiento de los indicadores establecidos para la medición de los programas de gestión.

Cada programa de gestión: Programa de medicina preventiva, programas de vigilancia epidemiológica, programa de seguridad industrial, programa de higiene industrial y programas de gestión de riesgos específicos, contarán con la definición de indicadores de: ESTRUCTURA, PROCESO Y RESULTADO.

SUPERVISIÓN PROACTIVALa supervisión es fundamental para evaluar la estructura y el proceso de la gestión en SST. Periódicamente se realizará evaluación y supervisión proactiva teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

a) El intercambio de información con los trabajadores, sobre los resultados y su desempeño en SST.

b) Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican y son eficaces.

c) Servir de base para la adopción de decisiones que tengan por objeto, mejorar la identificación de peligros y el control de los riesgos y en general, mejorar la gestión en SST de la entidad.

d) Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos propuestos.

e) Inspeccionar sistemáticamente los trabajadores, los puestos de trabajo, las máquinas y equipos y en general, las instalaciones de la entidad.

f) Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo.g) La vigilancia de la salud de los trabajadores mediante las evaluaciones médicas

periódicas y los programas de vigilancia epidemiológica, con el propósito de identificar precozmente efectos hacia la salud derivados de los ambientes de trabajo y evaluar la eficacia de las medidas de prevención y control.

h) Determinar el cumplimiento de la legislación nacional vigente aplicable en materia de SST.

SUPERVISIÓN REACTIVALa supervisión reactiva que se realiza permite entre otros, la identificación, la notificación y la investigación de:

a) Incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.b) Ausentismo laboral por causas asociadas con SST.c) Otras pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y equipos entre otros,

relacionados con SST.d) Deficiencias en seguridad y salud y otras fallas en la gestión de la SST en la

entidad.

e) La efectividad de los programas de rehabilitación y recuperación de la salud de los trabajadores.

INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES Y ENFERMEDADES RELACIONADAS CON EL TRABAJO

La investigación de las causas de los incidentes, presuntos accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo, se deberá realizar de acuerdo con el Decreto 1530 de 1996 y la Resolución número 1401 de 2007, con la investigación de los incidentes y accidentes se busca:

a) Identificar y documentar cualquier deficiencia en el SG-SST y servir como base para la implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora necesarias;

b) Comunicar sus principales conclusiones a los representantes del COPASST y atender sus observaciones y recomendaciones al respecto;

c) Informar de sus resultados a las personas directamente asociadas con sus causas o con sus controles, para que se tomen las medidas correctivas necesarias; y,

d) Alimentar el proceso de evaluación que haga la alta dirección de la gestión en SST y que se consideren también en las acciones de mejora continua.

Los informes y las conclusiones de investigaciones desarrolladas por organismos externos como autoridades de inspección, vigilancia y control o por parte de Administradoras de Riesgos laborales, también serán considerados como fuente de acciones correctivas, preventivas o de mejora en materia de SST, respetando los requisitos de confidencialidad que apliquen de acuerdo con la legislación vigente.

3.4 AUDITORIA

AUDITORIAS INTERNAS

La Contraloría de Cundinamarca ha establecido para determinar la eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se efectúen auditorías al Sistema, para lo cual cuenta con un procedimiento documentado denominado AUDITORIAS INTERNAS, que las realiza la OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD, en el cual se describen dentro del programa de auditoria interna a la Dirección Administrativa de Gestión Humana y Carrera Administrativa, la evaluación al sistema de Gestión de seguridad y Salud en el Trabajo, a través de su plan anual, que hace parte del plan de acción de la Dirección enunciada.

Entre las actividades descritas para la planificación del programa de auditorías se puede contar con la participación del COPASST, como también para la definición de los criterios a tener en cuenta para dicho ejercicio.

Al final de cada auditoría interna se deja registro de los resultados arrojados por la misma en un informe escrito, el cual contiene entre otros aspectos, las actividades desarrolladas, los aspectos positivos de la gestión en SST y las oportunidades de mejora del mismo.

Para el presente año (2019) se pretende tener presente los siguientes aspectos:

a) El cumplimiento de la política de SST; b) La evaluación de la participación de los trabajadores; c) El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas; d) La competencia y la capacitación de los trabajadores en SST; e) La documentación en SST; f) La forma de comunicar la SST a los trabajadores y su efectividad; g) La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST; h) La gestión del cambio; i) La prevención, preparación y respuesta ante emergencias; j) La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones; k) El alcance y aplicación de la SST, en los proveedores y contratistas; l) La supervisión y medición de los resultados; m) El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales y su efecto sobre el mejoramiento de la SST en la entidad;

n) La evaluación por parte de la alta dirección; y,

o) Las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Las conclusiones del proceso de auditoría del SG-SST, deben determinar si la puesta en práctica del SG-SST y cada uno de sus componentes y subcomponentes, permiten entre otros lo siguiente:

a) Establecer si es eficaz para el logro de la política y los objetivos en SST de la entidad;

b) Determinar si promueve la participación de los trabajadores; c) Comprobar que se tengan en cuenta el análisis de los indicadores y los

resultados de auditorías anteriores; d) Evidenciar que se cumpla con la legislación nacional vigente aplicable en

materia de SST y en caso de que la entidad suscriba requisitos voluntarios en materia de SST se cumplan;

e) Establecer que se alcancen las metas y la mejora continua en SST.

REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

La Alta dirección de la entidad evalúa el SG-SST mínimo 1 vez al año teniendo en cuenta las modificaciones en los procesos, la supervisión y medición de los resultados, las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su funcionamiento.

Esta revisión permite:

a) Evaluar el cumplimiento del plan de trabajo anual y su cronograma; b) Evaluar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para

alcanzar los resultados esperados;c) Evaluar la capacidad del SG-SST, para satisfacer las necesidades globales de la

entidad y demás partes interesadas en materia de SST; d) Analizar la necesidad de realizar cambios en el SG-SST, incluida la política y sus

objetivos; e) Analizar la suficiencia de los recursos asignados, para el cumplimiento de los

resultados esperados; f) Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la

organización, que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua;

g) Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en exámenes anteriores de la alta dirección y realizar los ajustes necesarios.

Las conclusiones de esta evaluación deben ser documentadas y sus principales resultados, deben ser comunicados al COPASST y a las personas responsables de cada uno de los elementos pertinentes, para la adopción oportuna de medidas preventivas, correctivas o de mejora.

3.5 MEJORAMIENTO

- MEJORA CONTINUA

La Contraloría de Cundinamarca es consciente de la importancia y beneficios que trae el contar con un SG-SST, así mismo del trabajo de la alta Dirección en unidad de los trabajadores para la mejora continua.

La entidad trabaja continuamente para garantizar las disposiciones y recursos necesarios para el perfeccionamiento del SG-SST, con el objetivo de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de sus propósitos.

Las principales fuentes para identificar oportunidades de mejora son:

a) Los cambios en legislación que apliquen a la organización; b) Evaluación del cumplimiento de los objetivos del SG-SST;c) Los resultados de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos;d) Los resultados de la evaluación y auditoría del SG-SST, incluyendo la

investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo y los resultados y recomendaciones de las auditorías;

e) Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASSTf) Los resultados de los programas de medicina preventiva, higiene y seguridad

industrial g) El resultado de la evaluación realizado por la alta dirección.

- ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

La entidad cuenta con un procedimiento de acciones correctivas y preventivas el cual garantiza que se defina e implementen las acciones necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de las auditorías y de la revisión por la alta dirección.

Las acciones están orientadas a:

a) Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades

b) La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medias preventivas y correctivas.

La entidad documenta todas las acciones preventivas y correctivas en sus diferentes procesos y difunden a todos los niveles pertinentes, se asignan responsables y fechas de cumplimiento.