CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

DAI-AI-0066-2016

MINISTERIO DE TURISMO

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PAGO DE VIATICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR DE PLANTA CENTRAL

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE: 2012/09/01 HASTA: 2013/12/31

N° C.C,

N° NIS

PERIODO

N° INGRESO DPECC

9112

2016

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCION DE AUDITORIAS INTERNAS

DAI-AI-0066-2016

MINISTERIO DE TURISMO

INFORME GENERAL

EXAMEN ESPECIAL AL PAGO DE VIATICOS AL INTERIOR Y EXTERIOR DE PLANTA CENTRAL

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2012/09/01 HASTA: 2013/12/31

Orden de Trabajo : 02157-7-2014-MT-D AL

Fecha O/T : 16/06/2014

Ministerio de Turismo

MINISTERIO DE TURISMO

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

MT-DAI-02157-7-2014

PLANTA CENTRAL

INFORME GENERAL

Examen especial al pago de viáticos al Interior y exterior de Planta Central, del Ministerio de Turismo, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.

MINISTERIO DE TURISMO

0001

Examen especial al pago de viáticos al interior y exterior de Planta Central, del Ministerio de Turismo, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

Quito - Ecuador

WQ2

SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

CUR Comprobante(s) Único(s) de Registro

e-SIGEF Sistema de Gestión Financiera

MINTUR Ministerio de Turismo

MRL Ministerio de Relaciones Laborales

SENRES Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos

Humanos y Remuneraciones del Sector Público

SNAP Secretaría Nacional de la Administración Pública

UATH Unidad de Administración de Talento Humano

USD Dólares de ios Estados Unidos de Norte América

ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA

Carta de presentación 1

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2

Objetivos del examen 2

Alcance del examen 2

Base legal 2

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 5

Monto de recursos examinados 6

Servidores Relacionados 6

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones 7

Falta de asignación escrita de funciones a los servidoresde Talento Humano 7

La Dirección de Talento Humano no efectuó el registro

de autorizaciones para comisiones de servicios en el interior 9

Saldos pendientes de liquidación por concepto de

viáticos al exterior y al interior 11

Reglamento interno para el pago de viáticos,

subsistencias y movilizaciones en el interior,desactualizado 19

Documentación de sustento para el pago de viáticos,

incompleta 22

Registro contable de las liquidaciones de viáticos, no se

realizan oportunamente 26

ANEXOS:

ANEXO 1 Servidores relacionados

ANEXO 2 Saldos pendientes de liquidación por concepto de viáticos al exterior y al interior

ANEXO 3 Documentación de sustento para el pago de viáticos, incompleta

ANEXO 4 Registro contable de las liquidaciones de viáticos, no se realizan oportunamente.

m n

SeñorMinistro de Turismo Ministerio de Turismo Presente

Quito, DM.

^TU R IS M OMÍNISIIMO D I

Informe aprobado el

De mi consideración:\

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Turismo, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el Examen especial al pago de viáticos al interior y exterior de Planta Central, del Ministerio de Turismo, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, pólíticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

Da. Joséf Vilfecrés Tapia iBIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA MINISTERIO DE TURISMO

m a s

CAPITULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Planta Central del Ministerio de Turismo, se realizó en

cumplimiento a la Orden de Trabajo 02157-7-2014-MT-DAI de 16 de junio de 2014,

con cargo al Plan Operativo de Control de 2014, aprobado por el Contralor General

del Estado mediante Acuerdo 001-CG-2014 de 2 de enero de 2014.

Objetivos del examen

• Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de los desembolsos

efectuados por concepto de pago de viáticos al interior y al exterior.

• Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y normativa

interna emitida por la institución a través de Resoluciones, Reglamentos e

instructivos.

Alcance del examen

El análisis cubrió el pago de viáticos al interior y exterior de Planta Central del

Ministerio de Turismo, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2012

y el 31 de diciembre de 2013.

Base legal

El 10 de agosto de 1992, mediante Decreto Ejecutivo 4, publicado en Registro Oficial 1, se creó el Ministerio de Información y Turismo, cuya denominación se

cambió por Ministerio de Turismo, con Decreto Ejecutivo 2841 de 29 de junio 1995;

publicado en Suplemento del Registro Oficial 728 de 30 de junio del mismo año.

Mediante Decreto Ejecutivo 1323 de 30 de septiembre de 1999, publicado en

Registro Oficial 294 de 8 de octubre de 1999, se fusionaron los Ministerios de

' 2

CGu?

Comercio Exterior, Industrialización, Pesca y de Turismo, en una sola entidad,

denominándose Ministerio de Comercio Exterior, Industrialización, Pesca y Turismo.

A través de Decreto Ejecutivo 26, publicado en registro oficial 11 de 7 de febrero de

2000, se fusionaron bajo la denominación de Ministerio de Turismo y Ambiente, la Subsecretaría de Turismo y el Ministerio de Ambiente.

Con Decreto Ejecutivo 259, publicado en Registro Oficial 51 de 5 de abril de 2000, se derogó el Decreto Ejecutivo 26 y se separó el funcionamiento de las dos áreas,

turismo y ambiente, con total independencia jurídica, financiera y administrativa,

separándose como Ministerio de Turismo y Ministerio de Ambiente.

Estructura prgánica

Con Acuerdo 2011-0048 de 7 de julio de 2011, publicado en edición especial del Registro Oficial 177 de 4 de agosto de 2011, se expidió el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos, en el que se contempla la siguiente estructura:

0008

JURISDICCIÓN ZONAS ADMINISTRATIVAS

20N A L 1: Esmeraldas, Carchi, Im babura, Sucumbió».ZONAL 2: Ñapo, O rellana, Pichincha (ex cep to can tó n Q uito);abarca Zonal 9 - Distrito M etropolitano de Quito.

ZONAL 3: Pastaze, C otopaxi, Tungurahua, Chlmborazo.ZONAL 4: M anabf, Santo Domingo d e los Tsachllas.ZONAL S; Guayas (ex cep to los c an to n es d e G uayaquil, D urán y Sam borondón), Los Ríos, Península d e San ta Elena, Bolívar.

ZONAL 6; Azuay, Cañar, M orona Santiago.ZONAL 7: El O ro, lo ja , Zam ora Chínchípe.

LA DIRECCIÓN TÉCNICA PROVINCIAL OE GALÁPAGOS DEPENOERÁ JERÁRQUICAMENTE DE LA PLANTA CENTRAL DEL

MINISTERIO OE TURISMO

4

0009

El Ministro de Turismo con Acuerdo 2013-0200 de 18 de noviembre de 2013,

publicado en el Registro Oficial 85 de 20 de diciembre de 2013, expidió el Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, en el que se contempla la siguiente estructura:

D E S P A C H O MINISTERIAL

OOBEftNOTTÉi '

DIRECCION OE PATROC IONIO V

COACTIVA

DIRECCION DE AUDITORIA

INTERNA

A oJeTivC.4 b e A iE io R iA

COORDINACION GENERAL ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DIRECCION DE TALENTO HUMANO

DIRECCION DE SECRETARIA

GENERAL

A o jg T ro g y w n o E BVg -

SOOROINAClON GENERAL

" 6IREC*i6t4 'BEINTELIGENCIA OE

MERCADOS

DIRECCION DE _ INVESTtGACION OE

LA OFERTA

SUBSECRETARIA DE REGULACION V

CONTROL

- B iN a g a s h - g r 'NORMATIVA V

REGISTRO

DIRECCION DE BIENESTAR TURISTICO

SUBSECRETARIA DE DESARROLLO

TURISTICO

DIRECCION DE CAPACITACION

TECNICA

DIRECCION OE PROOUCTOS E

INNOVACION

DIRECCION DE FACILIDADES TURISTICAS

DIRECCION DE PROYECTOS

ESPECIALES (ATP)

COORDINACION GENERAL OE PLANIFICACION Y

GESTION ESTRATEGICA

DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y

EVALUACIONDIRECCION DE TIC>

DIRECCION DE

GESTION DE CAMBIO

V i¿ é m in is V £ r i6 béPROMOCIONTURISTICA

INVERSION Y FOMENTC TURISTICO

DIRECCION DE IMAGEN Y

PROMOCION

OIRSCCION DE EOICION Y

COMUNICACION

INTERNACIONALES

DIRECCION OE OPERADORES NACIONALES

DIRECCION D¿ INVERSION TURISTICA

DIRECCION OE FOMENTO

TURISTICO

CONECTIVIDAO

DIRECCION DE RELACIONES

INTERNACIONALES

NIVEL BESCONeENTRAM

J U R IS D IC C IÓ N Z O N A S A D M IN IS T R A T IV A S

Z O N A L 1: E s m e ra ld a s , C arc h i, Im b a b u ra , S u c u m b io sZ O N A L 2: Ñ a p o , O re lla n a , P ich inchaZ O N A L 3: P a s ta z a , C o to p a x i, T u n g u ra h u a , C h lm b o ra zoZ O N A L 4: M a n a b l, S a n to D o m in g o d e ios T s á c h lla sZ O N A L 5: G u a y a s , Los R ío s , P e n ín s u la d e S a n ta E le n a , B o lív arZ O N A L 6 : A zu a y , C a fla r , M o ro n a S a n tia g oZ O N A L 7: E l O ro , L o ja , Z a m o ra C h ln ch lp eZ O N A L 8: G u a y a q u il, D u rá n y S a m b o ro n dó nZ O N A L 9: D istrito M etro p o litan o d e Q u itoZ O N A L IN S U L A R : G a lá p a g o s

Objetivos de la entidad

El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministro de

Turismo, emitido con Acuerdo Ministerial 2013-0200 de 18 de noviembre de 2013, publicado en el Registro Oficial 85 de 20 de diciembre de 2013, establece los

siguientes objetivos:

1. Posicionar al Ecuador como un destino líder en el mundo en los parámetros del

turismo consciente: sostenibilidad, ética y experiencia de vida transformadora.

2. Mejorar la calidad de los servicios turísticos y las capacidades del talento

humano, sustentados en un desarrollo consciente y sostenible.

3. Desarrollar destinos turísticos, basados en la planificación, sistemas de

información estratégica y modelo de gestión en armonía con los diferentes niveles de gobierno.

4. Incrementar el número de turistas y captar nuevos segmentos de mercado.

5. Fortalecer el turismo interno y generar identidad nacional.

6. Apoyar la sostenibilidad de la balanza de pagos y la atracción de inversiones.

Monto de recursos examinados

El monto de los Viáticos al interior y exterior pagados en Planta Central asciende a

1 002 324,26 USD, conforme se detalla a continuación:

PARTIDA TIPO DE GASTO

CUENTA CATALOGO CONTABLE VALOR USD ANOS TOTALUSD2012 (*) 2013

530303 GastoCorriente

Viáticos y Subsistencias en el Interior

634-03-03 Viáticos y Subsistencias en el Interior

18 580,40 69 537,15 88 117,55

530304 GastoCorriente

Viáticos y Subsistencias en el Exterior

634-03-04 Viáticos y Subsistencias en el Exterior

0 60 928,22 60 928,22

730303 GastoInversión

Viáticos y Subsistencias en el Interior

151-33-03 Viáticos y Subsistencias en el interior

125 219,92 139149,22 264 369,14

730304 GastoInversión

Viáticos y Subsistencias en el Exterior

151-33-04 Viáticos y Subsistencias en el exterior

341 507,19 247 402,16 588 909,35

TOTAL 485 307,51 517 016,75 1 002 324,26

Fuente: Reporte Libro Mayor por Unidad Ejecutora (e-SIGEF) (*) Valores del 1 de septiembre al 31 de diciembre de 2012

Servidores relacionados

Constan en Anexo 1.

m u

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

En el informe DAPAyF -0045-2013 del examen especial a los anticipos de fondos,

inversiones para consumo, producción y comercialización, inversiones en bienes de

larga duración, ingresos y gastos de gestión en el Ministerio de Turismo, por el

período comprendido entre el 1 de septiembre de 2008 y el 31 de diciembre de

2011, realizado por la Dirección de Auditoría de la Producción, Ambiente y Finanzas de la Contraloría General del Estado, aprobado el 22 de octubre de 2013, se

formuló una recomendación, relacionada con viáticos, la misma que fue cumplida por la entidad.

Falta de asignación escrita de funciones a los servidores de Talento Humano

El Director de Talento Humano no asignó funciones o tareas por escrito, al

personal, encargado del control de autorizaciones, solicitudes e informes de

viáticos, lo que no permitió, conocer con certeza las atribuciones y responsabilidades que les corresponde ejecutar a cada servidor relacionado con el proceso de pago de viáticos.

Lo comentado se debe a que el Director de Administración de Talento Humano que

actuó en el período examinado, en reunión realizada al inicio de su gestión, ratificó

en forma verbal las funciones que venían realizando los servidores, sin dejar

constancia en acta o algún documento que legalice el acto administrativo realizado.

Sobre este tema, mediante oficios 033-2014-MT-DAI-PC-JVR de 18 de julio de 2014, y 092-2014-MT-DAI-PC-JVR de 26 de agosto de 2014, se dio a conocer a los

servidores relacionados, obteniendo las siguientes respuestas:

En oficio SIN-CAF-DRH-2014-0030-0 de 22 de julio de 2014, el Director de Administración de Talento Humano, del período comprendiendo entre el 9 de

octubre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, informó:

7

0012

“...Viáticos al Interior: al momento de asumir la Dirección de Talento Humano el 09 de octubre de 2012 el servidor que se encontraba encargado de manejar los viáticos era el Lic. ..., quien continuó tramitando el pago de viáticos hasta el mes de diciembre de 2013, fecha en la cual cesó en funciones por renuncia voluntaria presentada; dichas funciones fueron ratificadas en reunión con todo el personal de la Dirección de Talento Humano el día 09 de octubre de 2012 fecha en la cual empece (sic) mis funciones de Director... ”.

El Servidor Público 3, por el período comprendido entre el 12 de diciembre de 2012

y el 31 de diciembre de 2013, con oficio SIN-CAF-DRH-2014-0051-O de 1 de septiembre de 2014, comunicó:

"... me permito informar que la disposición fue emitida verbalmente por el Director de Talento Humano,... quien a raíz de la renuncia del Lic. ..., me dispuso que me haga cargo de la tramitación de los viáticos al interior y exterior... ”.

Posterior a la conferencia final de resultados realizada el 10 de septiembre de 2014, el Director de Administración de Talento Humano, con oficio SIN CAF-DRH-2014- 0062-0 de 17 de septiembre de 2014, indicó:

“...Respecto a esta observación me permito informar que las funciones y responsabilidades de cada servidor constan en los formularios CONT, documentos habilitantes para los procesos contractuales.... Además tal como manifesté anteriormente debido a la renuncia del Lic.... se asignó verbalmente dichas funciones al Lic. ...”

Lo manifestado por los servidores, confirma el contenido del comentario al indicar que se asignó funciones en forma verbal.

El Director de Administración de Talento Humano, incumplió la letra a) del artículo

22 de la Ley Orgánica del Servicio Público, que establece los deberes de las o los

servidores públicos, la letra a) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, relacionada con las atribuciones y obligaciones de

las Autoridades de las unidades administrativas y servidores, el número 1 de la letra

b) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de

Turismo, referente a las atribuciones y responsabilidades de la Dirección de

Administración de Talento Humano, publicado en Edición Especial 177 del Registro

8

SD313

Oficial de 4 de agosto de 2011; e, inobservó la Norma de Control Interno, 200-04, Estructura Organizativa.

Conclusión

Debido a que el Director de Administración de Talento Humano, en reunión

efectuada al inicio de su gestión, ratificó en forma verbal las funciones que venían

realizando los servidores de su dirección, no asignó funciones o tareas por escrito,

al personal, encargado del control de autorizaciones, solicitudes e informes de

viáticos, lo que no permitió conocer con certeza las atribuciones y

responsabilidades que les correspondía ejecutar a cada servidor, relacionado con el proceso de pago de viáticos.

Recomendación

Al Director de Talento Humano

1. Asignará funciones y responsabilidades por escrito a cada uno de los servidores a su cargo, con el propósito de contar con un documento que

especifique claramente las responsabilidades a cumplir y facilite evaluar su cumplimiento.

La Dirección de Talento Humano no efectuó el registro de autorizaciones para comisiones de servicios en el interior

La Dirección de Talento Humano no mantiene un registro pormenorizado con las respectivas justificaciones, de las autorizaciones concedidas para comisiones de

servicios en el interior, por cada ejercicio fiscal, debido a que todos los expedientes

remitía a la Dirección Financiera para el pago, lo que no permitió contar con esa información para uso interno de la entidad y para control posterior.

Situación que fue confirmada por el Director de Administración de Talento Humano,

mediante oficio SlN-CAF-DRH-2014-0030-0 de 22 de julio de 2014, en el que

manifestó:

9

0014

"... me permito informar que todo el expediente de los diferentes trámites de viáticos reposa en el archivo de la Dirección Financiera ya que todas las autorizaciones y demás documentos anexos debían (sic) remitirse a dicha unidad a fin de garantizar el pago...

Al respecto, los artículos 14 del Reglamento para el pago de viáticos,

movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de

servicios institucionales, publicado en Registro Oficial 575 de 22 de abril de 2009 y

16 del Reglamento para el pago de viáticos, subsistencias, movilizaciones y

alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos,

publicado en Registro Oficial 11 de 10 de junio de 2013, en cada período de

vigencia, establecen:

Art. 14.-... Es de responsabilidad de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, mantener un registro pormenorizado de las licencias de servicios institucionales autorizadas dentro de cada ejercicio fiscal.... ”.

Artículo 16.-... Es de responsabilidad de la UATH o quien hiciere sus veces, mantener un registro pormenorizado con las respectivas justificaciones de las autorizaciones concedidas dentro de cada ejercicio fiscal;... ”.

Posterior a la Conferencia Final de Resultados realizada el 10 de septiembre de 2014, el Director de Administración de Talento Humano, con oficio SIN CAF-DRH-

2014-0062-0 de 17 de septiembre de 2014, comunicó:

" . . . Referente a esta observación quiero manifestar que la Dirección de Talento Humano solo le competía el registro de la asistencia más no el registro de las autorizaciones para las comisiones de servicios en el interior. Referente a la base legal establecida en el Reglamento para el pago de viáticos dicho registro consta en el Sistema Esigef (sic) cuando se efectuaba el pago del viático...”.

Lo expuesto por el servidor no modifica el comentario, por cuanto las disposiciones reglamentarias citadas, especifican que es responsabilidad de la Unidad de

Administración de Talento Humano, mantener un registro pormenorizado de las

licencias de servicios institucionales autorizadas dentro de cada ejercicio fiscal.

Por lo indicado, el Director de Administración de Talento Humano, incumplió la letra a) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público, relacionado con los

deberes de las o los servidores públicos, la letra a) del numeral 2 del artículo 77 de

la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, referente a las atribuciones y

10

0015

obligaciones de las autoridades de las unidades administrativas y servidores, los artículos, 14 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias

y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales,

publicado en Registro Oficial 575 de 22 de abril de 2009 y 16 del Reglamento para

el pago de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país

para las y los servidores y las y los obreros públicos, publicado en Registro Oficial 11 de 10 de junio de 2013.

Conclusión

¿iLa Dirección de Talento Humano no mantiene un registro pormenorizado con las

respectivas justificaciones de las autorizaciones concedidas para comisión de

servicios, debido a que todos los expedientes remitían a la Dirección Financiera

para el pago, dentro de cada ejercicio fiscal, lo que no permitió disponer de esa

información para uso interno de la entidad y para control posterior.

Recomendación

AI Director de Talento Humano

2. Designará a un servidor de su Dirección, a fin de que elabore y mantenga un registro pormenorizado con las respectivas justificaciones de las autorizaciones concedidas para comisiones de servicios en el interior, dentro de cada ejercicio fiscal, para uso interno de la entidad y para acciones de control que se realicen en forma posterior.

Saldos pendientes de liquidación por concepto de viáticos al exterior y al interior

Según memorando MT-DF-2014-0261 de 7 de julio de 2014, suscrito por la

Directora Financiera y remitido al Equipo de Auditoría, la cuenta 112.15.02 Anticipos de Viáticos, Pasajes y Otros de Viaje en Proyectos y Programas, al 31 de

diciembre de 2013, presentó un saldo de 21 169, 56 USD, Anexo 2, valor que

corresponde a los anticipos de viáticos otorgados en los años 2012 y 2013 y que no

fueron liquidados dentro del ejercicio económico al que pertenecen.

11

'i

Situación que se produjo debido a que el Servidor Público 7 del Área Contable, no

controló que los fondos otorgados en forma anticipada por concepto de viáticos

sean liquidados al menos dentro del mismo ejercicio económico en que se los

aperturó, según lo establece la Norma de Contabilidad Gubernamental 3.2.17.4 Carteras de anticipos de fondos, que establece:

“...3. Los fondos rotativos y otros a rendir cuentas, deberán liquidarse a más tardar hasta el 28 de diciembre de cada año, los saldos no utilizados se los depositará al día siguiente, en la Cuenta Rotativa de Ingresos de la entidad; se volverán a crear el 2 de enero del siguiente año. Los funcionarios responsables del área financiera tomarán las providencias necesarias para el fiel cumplimiento de esta disposición.-EI objetivo de lo expuesto en el inciso anterior de este numeral es lograr que se apliquen los gastos realizados al presupuesto que corresponden; para no dilatar el cierre del ejercicio fiscal... ”

Adicionalmente, la falta de supervisión de la Directora Financiera en cumplimiento a

las atribuciones y competencias, establecidas en el numeral 3.2.1.3.b.1 del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Turismo, publicado en Edición Especial 177 del Registro Oficial de 4 de agosto de 2011,

influyeron también para que el saldo de la cuenta indicada se haya acumulado.

Sobre este tema, con oficios 045-2014-MT-DAI-PC-JVR, 047-2014-MT-DAI-PC- JVR, 049-2014-MT-DAI-PC-JVR, 051-2014-MT-DAI-PC-JVR, 053-2014-MT-DAI- PC-JVR, 058-2014-MT-DAI-PC-JVR, 060-2014-MT-DAI-PC-JVR, 063-2014-MT-

DAI-PC-JVR, 065-2014-MT-DAI-PC-JVR y 068-2014-MT-DAI-PC-JVR de 6 de

agosto de 2014, 070-2014-MT-DAI-PC-JVR de 7 de agosto de 2014, 074-2014-MT-

DAI-PC-JVR de 8 de agosto de 2014, 077-2014-MT-DAI-PC-JVR de 12 de agosto

de 2014, 094-2014-MT-DAI-PC-JVR de 2 de septiembre de 2014, 099-2014-MT- DAI-PC-JVR de 3 de septiembre de 2014 y 102-2014-MT-DAI-PC-JVR de 5 de

septiembre dé 2014, se dio a conocer los resultados provisionales, a los servidores

relacionados, obteniendo las siguientes respuestas:

La Directora Financiera del período 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre

de 2013, mediante comunicación de 25 de agosto de 2014, informó:

". . . Mediante memorando Nro. MT-DF-2013-0174 de fecha 15 de abril de 2013 el Doctor (...) Contador General de esa época presenta un informe

12

BSZ7

sobre el análisis de la cuenta 112-15-12 “Anticipos de Viáticos, Pasajes y Otros Viajes en Proyectos y Programas.- En el citado memorando se puede evidenciar que no se informa sobre los anticipos pendientes de las personas señaladas en la presente comunicación....-2. Mediante Oficio Nro. MT- CGAF-2013-0315 de fecha 3 de mayo de 2013, la señora Coordinadora General Administrativa Financiera (s) solicita al Director de Talento Humano solicita (sic) la retención de valores al personal que no justifico (sic) los anticipos de viáticos realizados.- Evidenciando de esta manera las gestiones realizadas para la recuperación de los valores reportados por el Sr. Contador General.- Con memorando Nro. MT-CGAF-2013-0320 de fecha 3 de mayo de 2013 la Coordinadora General Administrativa Financiera (s), realiza el alcance... en el que señala que lo correcto es proceda a descontar los valores adeudados por los servidores referidos, de las remuneraciones del mes de mayo y de ser necesario de los meses venideros hasta que se recupere la totalidad de los mismos... ”

Además, expresó que con memorando MT-DF-2013-528 de 19 de diciembre de

2013, se dispuso al Contador de esa fecha y al Servidor Público encargado de los

anticipos de viáticos al interior y exterior, que a medida que el servidor comisionado

presente los justificativos, se proceda con la liquidación y registro dentro del

e-SIGEF y que en caso de existir servidores que recibieron anticipos de viáticos que

no justificaron, se solicite a la Dirección de Talento Humano, el descuento de la remuneración mensual unificada, en el mes siguiente al de la entrega del anticipo; y que no le dieron a conocer, sobre la no recuperación de valores anticipados del personal al que se refiere auditoría.

La Directora Financiera, también comunicó, que respecto al informe de anticipos de

viáticos no liquidados de 7 de julio de 2014, con memorando MT-DF-2014-0258 de 7 de julio de 2014, solicitó a la Coordinadora General Administrativa Financiera,

autorice al Director de Talento Humano, el descuento de las remuneraciones.

Lo expuesto por la Directora Financiera, ratifica lo comentado por auditoría, por

cuanto informa haber solicitado el 7 de julio de 2014, al Director de Talento

Humano, el descuento de las remuneraciones a los ex servidores, con motivo de la

acción de control. Auditoría verificó que no se realizaron los descuentos por tratarse

de servidores que ya no laboran en la entidad.

El Director de Administración de Talento Humano, del período 9 de octubre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, con oficio SIN-CAF-DRH-2014-052-0 de 2 de

septiembre de 2014, comunicó:

13

0018

"... me permito manifestar que todas las peticiones de descuentos por concepto de viáticos solicitadas por la Dirección Financiera, han sido descontadas en las respectivas remuneraciones mensuales, los cuales pueden ser verificados en los diferentes roles de pago... ”

Mediante oficio SIN-CAF-DRH-2014-057-0 de 5 de septiembre de 2014, el mismo Director, manifestó:

“...En alcance al oficio... de 2 de septiembre de 2014, me permito informar que el listado adjunto en el oficio 094-2014-MT-DAI-PC-JVR, nunca fue comunicado a la Dirección de Talento Humano, además informo que el único listado solicitando descuentos por anticipos de viáticos (sic) no justificados fueron notificados a la Dirección de Talento Humano por la Coordinación General Administrativa Financiera mediante memorando MT-CGAF-2013-0313 y MT- CGAF-2013-0320, de los cuales se realizaron los descuentos respectivos en las remuneraciones del mes de mayo de 2013...”

Con respecto a lo indicado por el Director de Administración de Talento Humano, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto los descuentos realizados en el mes

de mayo de 2013, no corresponden a los servidores que constan en el Anexo 2.

Cuatro servidores mediante memorando MT-VGT-2014-0193-M de 26 de agosto de

2014, oficio MT-MINTUR-2014-1871 de 13 de agosto de 2014, comunicación de 7 de agosto de 2014 y memorando MT-DFT-2014-0277 de 11 de agosto de 2014,

presentaron sus justificativos; mientras que cuatro servidores remitieron los roles de pago del mes de julio de 2014, en los que se realizó el descuento, justificándose

4 215,70 USD por concepto de anticipo de viáticos concedidos y no liquidados por

los servidores que todavía laboraban en el Ministerio, en tanto que, dos servidores

mediante comunicación de 11 de agosto de 2014 y memorando MT-DBT-2014-

0086 de 15 de agosto de 2014, presentaron al Equipo de Auditor, con copia a la

Dirección Financiera los documentos justificativos de las comisiones de servicios

realizadas por el valor de 1 118,00 USD; y, una servidora, el 15 de septiembre de 2014, con papeleta 365823097, efectuó el depósito por 1 241,35 USD, en la cuenta

corriente 0-01025176-8 que el Ministerio de Turismo mantiene en el Banco Nacional

de Fomento; los valores justificados totalizan 6 575,05 USD.

La documentación presentada por 11 servidores, justifica el valor de 6 575,05 USD,

con lo que la cuenta 112.15.02 Anticipos de Viáticos, Pasajes y Otros de Viaje en

14

m n

Proyectos y Programas, mantiene el saldo sin liquidar, ni justificar de 14 594,51 USD.

El Servidor Público 7 del Área de Tesorería, no dio respuesta al oficio 100-2014-

MT-DAI-PC-JVR de 3 de septiembre de 2014, en el que auditoría comunicó estas observaciones.

Mediante comunicación de 11 de agosto de 2014, el Director Técnico Provincial de

Esmeraldas, beneficiario del fondo de anticipo de viáticos 157, de 28 de septiembre

de 2012, referente al saldo de viáticos sin liquidar, manifestó:

"... luego de cumplida ¡a función se presentaba los justificativos, facturas e informe correspondiente, con estos requisitos Planta Central procedía al pago de los Viáticos, así era el proceso, por lo que el anticipo de Viáticos no liquidados debe ser revisado en archivos correspondientes... ’’

Lo expresado por el servidor, no modifica el comentarlo de auditoría, por cuanto no

adjuntó documento alguno que demuestre la fecha de recepción de los documentos en la Dirección Financiera de Planta Central.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados realizada el 10 de septiembre de 2014, los servidores relacionados presentaron las siguientes comunicaciones:

El Director Técnico Provincial de Esmeraldas, remitió la comunicación de 15 de

septiembre de 2014, en la que solicitó al Director Financiero Encargado, se proceda a revisar los archivos en Planta Central, a fin de obtener datos justificativos del anticipo de viáticos no liquidados que le permita justificar los resultados de Auditoría

Interna. Al respecto, no se presentó ningún resultado.

La Directora Técnica Provincial de Santa Elena, beneficiaría del fondo de anticipo

de viáticos 152, de 28 de septiembre de 2012, con oficio 020-09-2014-1A de 19 de

septiembre de 2014, en relación al valor a justificar por concepto de viáticos, indicó:

"... permítame manifestarle que YO NO participé en LA CARAVANA TURÍSTICA COLOMBA-CALl POPAYAN EN EL MES DE OCTUBRE DEL 2012 - Estoy enviando oficio al Departamento Financiero de Planta Central

15

para la documentación de respaldo en el que se asume mi participación, y Cur de Deposito (sic) del valor mencionado.

Lo expuesto por la citada servidora no modifica el cometario de auditoría, por

cuanto mediante transferencia interbancaria 11906 de 28 de septiembre de 2012, a

la cuenta de ahorros 3706216000 del Banco Pichincha, se le acreditó el valor de

1 282,05 USD, por concepto de anticipo de viáticos, lo que evidencia que la

beneficiaría observada, si recibió en su cuenta ei valor del anticipo; sin embargo, no presentó el informe de cumplimiento de la comisión de servicios institucionales,

dentro de los 4 días, establecidos en el artículo 19, del Reglamento para el pago de

viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de

Licencias de Servicios Institucionales, publicado en Registro Oficial 575 de 22 de abril de 2009, que establece:

"... De los informes de licencia por el cumplimiento de servicios institucionales.-Dentro del término de 4 días de cumplida la licencia, los servidores presentarán a la máxima autoridad o a su delegado un informe de las actividades y productos alcanzados (formulario ubicado en la página web: www.senres.gov.ee), en el que constará la fecha y hora de salida y de llegada al domicilio o lugar habitual de trabajo, el cual deberá ser enviado a la Unidad Financiera para el trámite respectivo... ”

Además, la misma Directora Técnica' Provincial de Santa Elena, adjuntó el

memorando MT-DM-2012-0614 de 15 de octubre de 2012, suscrito por el Viceministro de Turismo en el que indicó que 4 servidores, no asistieron a la comisión de servicios al exterior en el marco de desarrollo de la Caravana Turística, en las ciudades de Popayán y Cali - Colombia y qúe asistieron sus delegados, entre

los servidores, consta el nombre de la Directora mencionada; más no remitió copia

del documento que respalde el reembolso por devolución del anticipo recibido.

Con comunicación de 18 de septiembre de 2014, otra funcionaria que actuó como

Directora Técnica Provincial de Santa Elena, remitió fotocopias de varios

documentos relacionados con la comisión realizada a Sao Paulo Brasil, entre los

que constan documentos previos a la entrega del anticipo, tickets de vuelo y fotos.

Lo expuesto por la Servidora, no modifica lo comentado por auditoría por cuanto, no

adjuntó el informe de cumplimiento de la comisión, ni el documento que demuestre

la recepción de ¡os mismos por parte de ia Dirección Financiera.

16

El Servidor Público 7 del Área Contable, del período comprendido entre el 1 de

septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, mediante comunicación de 24 de septiembre de 2014, señaló:

.. En respuesta al comentario señalado, manifiesto que durante mi período de gestión, conjuntamente con la señora Director (sic) Financiera, se realizaron varias acciones respecto a los valores registrados en la cuenta anticipos de viáticos tanto al interior como al exterior, pudiéndose recabar y procesar varias liquidaciones de viáticos de años anteriores que permanecían en estas cuentas, inclusive con el apoyo de la señora Subsecretaría de Contabilidad del Ministerio de Finanzas, se estableció varias acciones que nos permitieron brindar una solución efectiva a los registros del Ministerio de Turismo... ”

Lo expuesto por el Servidor relacionado no modifica lo comentado por auditoría, por

cuanto lo que manifiesta se refiere a otros registros que no corresponden a los servidores que constan en el Anexo 2.

La Directora Financiera, incumplió la letra a) del artículo 22 de la Ley Orgánica del

Servicio Público, relacionado con los deberes de las o los servidores públicos, las

letras a) y c) del numeral 3 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, que se refiere a las atribuciones y obligaciones de la

Autoridades de la Unidad Financiera y servidores, el artículo 20 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el

cumplimiento de licencias de servicios institucionales, publicado en Registro Oficial

575 de 22 de abril de 2009 y artículo 24 del Reglamento para el pago de viáticos,

subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país para las y los

servidores y las y los obreros públicos, publicado en Registro Oficial 11 de 10 de

junio de 2013, e inobservó las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, 405­

08 Anticipos de fondos, letra f), el número 3.2.1.3.b.1 de las atribuciones y

competencias de la Dirección Financiera del artículo 9, Estructura descriptiva del

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de

Turismo, publicado en Edición Especial 177 del Registro Oficial de 4 de agosto de

El Servidor Público 7 del Área Contable, incumplió la letra a) del artículo 22 de la

Ley Orgánica del Servicio Público, relacionado con los deberes de las o los

servidores públicos, las letras a) y c) del numeral 3 del artículo 77 de la Ley

2011.

17

0022

Orgánica de la Contraloría General del Estado, que se refiere a las atribuciones y

obligaciones de la Autoridades de la Unidad Financiera y servidores, el artículo 20

del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y

alimentación para ei cumplimiento de licencias de servicios institucionales,

publicado en Registro Oficial 575 de 22 de abril de 2009 y artículo 24 del

Reglamento para el pago de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación,

dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos, publicado en

Registro Oficial 11 de 10 de junio de 2013, e inobservó ia Norma de Control Interno

405-08 Anticipos de fondos, letra f), el número 3.2.1.3.c.b).10 del portafolio de productos del Área de Contabilidad del artículo 9, Estructura descriptiva del Estatuto

Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Turismo,

publicado en Edición Especial 177 del Registro Oficial de 4 de agosto de 2011.

Conclusión

Al 31 de diciembre de 2013 ia cuenta 112.15.02 Anticipos de Viáticos, Pasajes y

Otros de Viaje en Proyectos y Programas, presentó un saldo de 21 169, 56 USD,

importe que obedece a los anticipos de viáticos pendientes de liquidar desde el

2012, debido a que la Directora Financiera no supervisó y ei Servidor Público 7 del

Área Contable, no controló ni revisó la cuenta indicada, lo que ocasionó que ese saldo se acumule y no se descuente al final de cada ejercicio económico a los

beneficiarios de esos valores por falta de presentación de justificativos de las

comisiones de servicio. Cabe aclarar que luego de la fecha de corte del presente examen especial, del saldo de 21 169, 56 USD, según Anexo 2, fue justificado el

valor de 6 575,05 USD; quedando un saldo por justificar de 14 594,51 USD,

correspondientes a valores por cobrar a servidores que salieron de la institución y

personas que prestaron servidos bajo modalidad de servicios profesionales

Recomendaciones

Al Contador

3. Controlará en forma oportuna, los anticipos de viáticos concedidos, los que

liquidará dentro del mismo mes en que fueron entregados, y de los valores

que no cuenten con los justificativos pertinentes, procederá al descuento, de

18

la remuneración mensual unificada, del servidor comisionado, del siguiente

mes; y, tratándose de personas que prestaron servicios bajo modalidad de

servicios profesionales, se lo descuente de su liquidación. De las acciones

realizadas comunicará al Director Financiero para la adopción de las

medidas correspondientes.

Al Director Financiero

4. Supervisará que el Contador, realice las liquidaciones de anticipos de

viáticos en forma oportuna y de ser del caso los descuentos

correspondientes a los servidores que no presentaron los justificativos.

Reglamento interno para el pago de viáticos, subsistencias y movilizaciones

en el interior, desactualizado

El Reglamento Interno para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales del

Ministerio de Turismo, en el interior, se expidió mediante Acuerdo Ministerial 2012­

0305 de 3 de diciembre de 2012, publicado en el Registro Oficial 856 de 21 de

diciembre de 2012, el que no fue actualizado por la Dirección de Talento Humano,

en función del Reglamento para el pago de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país para los y los servidores y las y los obreros públicos

emitido por el Ministerio de Relaciones Laborales con Acuerdo Ministerial 2013­0097 de 29 de mayo de 2013, publicado en RO 11 de 10 de junio de 2013 y

considerando la estructura del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos, expedido mediante Acuerdo Ministerial 2011-0048 de 7 de julio de 2011,

publicado en Edición Especial del Registro oficial 177 de 4 de agosto de 2011;

ocasionando que no se disponga de un documento que regule el procedimiento

interno para el pago del anticipo y liquidación de viáticos, que facilite la gestión de

los directivos y servidores que son designados para cumplir labores oficiales fuera

de su sede habitual de trabajo, debido a que las denominaciones de las Unidades

Administrativas e incluso cargos constantes en el Reglamento interno de viáticos

indicado, difieren de los establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la entidad.

€ú23

19

0024

Al respecto, la Disposición General Segunda, del Reglamento para el pago de

viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos, emitido por el Ministerio de Relaciones

Laborales, mediante Acuerdo Ministerial MRL-2013-0097 de 29 de mayo de 2013, y

publicado en Registro Oficial 11 de 10 de junio de 2013, establece:

"... De las normas internas para el pago de viáticos.- Las instituciones comprendidas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público, en razón de las particularidades propias de la respectiva institución, podrán elaborar sus propios reglamentos para la correcta aplicación de lo establecido en este cuerpo normativo, mismos que deberán ser aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales. El reglamento no podrá establecer de forma alguna, otra fórmula de cálculo, modo de pago o niveles que no se ajusten a lo dispuesto en el presente reglamento, ni podrá contradecirlo...”

Sobre este tema, con oficio 075-2014-MT-DAI-PC-JVR de 11 de agosto de 2014, se

dio a conocer al Director de Administración de Talento Humano, obteniendo la

siguiente respuesta, mediante oficio SIN-CAF-DRH-2014-0040-0 de 15 de agosto de 2014:

.. es necesario indicar que al ser el Ministerio de Relaciones Laborales el órgano rector en materia de talento humano y remuneraciones publicó el Acuerdo Ministerial No. 0097, de 29 de mayo de 2013, en donde se emiten las nuevas directrices respectos (sic) al pago de viáticos . . .de aplicación obligatoria para todo el sector público...; razón por la cual todo lo anteriormente vigente queda insubsistente; por lo que no era necesario actualizar ningún reglamento, puesto que ya entró en vigencia el Acuerdo Ministerial antes mencionado ...”

Con oficio SIN CAF-DRH-2014-0062-0 de 17 de septiembre de 2014, el Director de Administración de Talento Humano, indicó:

“...Respecto a este tema quiero manifestar que conforme lo establece el literal a del articulo (sic) 51 de la Ley Orgánica (sic) de Servicio Publico (sic) "ejercer la rectoría en materia de remuneraciones del sector público y expedir las normas técnicas correspondientes en materia de Recursos Humanos, conforme lo determinado en esta Ley"...; en este sentido al haber expedido el Ministerio de Relaciones Laborales el reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación como órgano rector todas las normas anteriores pierden validez legal, y no es necesario expedir un reglamento sobre algo que ya se encuentra reglado y normado por el Ente Rector en materia de Recursos Humanos... ”.

20

0025

El criterio emitido por el Director de Administración de Talento Humano, ratifica el contenido del presente comentario, al indicar que no era necesario actualizar

ningún reglamento, puesto que ya entró en vigencia el Acuerdo Ministerial emitido

por el Ministerio de Relaciones Laborales, antes mencionado.

Conclusión

Por cuanto, el Director de Administración de Talento Humano, consideró que al

emitir el órgano Rector de Recursos Humanos, el nuevo Reglamento de viáticos, no

era necesario actualizar el Reglamento Interno, en la institución se mantiene el

Reglamento de viáticos de 3 de diciembre de 2012, sin haberlo modificado de

acuerdo a la estructura orgánica Institucional y al Reglamento del Ministerio de

Relaciones laborales, vigentes; originando que no se disponga de un documento que regule el procedimiento interno para el pago del anticipo y liquidación de viáticos, que facilite la gestión de los directivos y de los servidores designados a cumplir labores fuera de su sede habitual de trabajo.

Recomendación

Al Director de Talento Humano

5. Efectuará la revisión y actualización del Reglamento Interno para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales del Ministerio de Turismo, en función

del actual Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

entidad y en concordancia con la vigente Norma Técnica para el pago de

Viáticos, Subsistencia, Movilizaciones y Alimentación, dentro del país para

las y los servidores y las y los obreros en las Instituciones del Estado,

expedida por el Ministerio de Relaciones Laborales. El proyecto del referido

reglamento, será sometido a revisión de la Coordinación General de Asesoría Jurídica, previa a la suscripción del Ministro de Turismo.

21

CÚ2S

Documentación de sustento para el pago de viáticos, incompleta

En 31 expedientes de liquidación de viáticos al exterior y 42 al interior, se adjuntaron certificaciones presupuestarias no generadas por el e-SIGEF,* solicitudes

e informes de viajes al exterior en formato SNAP y no en el del MRL o viceversa,

delegación a comisiones de servicios al exterior en oficio y no en Acuerdo

Ministerial, y no anexaron facturas de hospedaje, e informes técnicos suscritos por

el Director de Talento Humano para viáticos al exterior, fotocopias de pases a bordo

para viáticos al interior y al exterior y los CUR de pago que sustentan la

transferencia efectuada, como se detalla en Anexo 3.

Lo comentado se debe a la ausencia de un adecuado control previo al devengamiento y pago por parte de el Servidor Público 7 del Área Contable, la

Servidora Pública 3, la Servidora Pública 1; y, el Servidor Público 7 del Área de

Tesorería, responsables del control previo, ocasionando que estos desembolsos no

se encuentren con todos los documentos justificativos y comprobatorios que

sustenten los servicios recibidos de los servidores comisionados y permitan comprobar el número de días efectivamente utilizados en la licencia.

La Jefe de Equipo de Auditoría con oficios 083 -2014-MT-DAI-PC-JVR, 085 -2014- MT-DAI-PC-JVR y 086-2014-MT-DAI-PC-JVR de 20 de agosto de 2014, 099-2014- MT-DAI-PC-JVR y 100-2014-MT-DAI-PC-JVR de 3 de septiembre de 2014,

comunicó resultados provisionales a los servidores relacionados obteniendo la siguiente respuesta:

En comunicación de 27 de agosto de 2014, la Directora Financiera, del período 1 de

septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013, indicó:

“...En relación a la observación de que no se adjunta facturas de hospedaje y alimentación me permito señalar que el Reglamento para el pago de viáticos...vigente al año 2012 no consideraba como requisito para el pago la presentación de facturas....-...En lo que se refiere a la falta de Comprobante de Pago, al respecto manifiesto que una vez que yo aprobaba el devengamiento... el proceso de pago se trasladaba a la Tesorería donde el Tesorero General, junto con su equipo de trabajo realizaban el ultimo (sic) control previo al pago y una vez efectuado el pago por el Sr. Tesorero General ... el mismo que tenía la responsabilidad de imprimir el comprobante de pago y suscribir el documento... ”

22

Lo expuesto por la Directora Financiera, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto en calidad de Directora Financiera le corresponde supervisar que los

servidores de todas las Unidades bajo su responsabilidad, realicen sus actividades

y tareas en el momento que se ejecutan los procedimientos.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada eI10 de

septiembre de 2014, el Servidor Público 7 del Área Contable, del período

comprendido entre 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2013,

mediante comunicación de 24 de septiembre de 2014, manifestó lo siguiente:

“. . .El Reglamento para el pago de viáticos vigente hasta el mes de junio de 2013, no establecía para sü pago la presentación de facturas, en su liquidación se consideraba la información del cumplimiento de la comisión, suscrita por las autoridades que autorizaron las mismas....- Se solicitó al señor Tesorero que actuó en el período bajo examen, proporcione copias certificadas de los comprobantes de pago, los cuales adjunto al presente. - Cuando se concedía viáticos al personal por servicios profesionales se solicitaba presente el contrato, el mismo que en una de sus cláusulas establecía que cuando se traslade en comisión de servicios se le debía otorgar los viáticos correspondientes, cabe mencionar que los servidores salían de comisión no una sino varias oportunidades, por lo que se requería copia del contrato por una sola vez....- Los pases a bordo de los servidores que salían de comisión se incluían necesariamente en las solicitudes de pago de las empresas que entregaban este servicio, por lo cual en estos pagos deben considerarse necesariamente esta información... .- En el caso de viajes al exterior, cuando se liquidaban los mismos necesariamente se solicitaba los informes ingresados a la página web de la Presidencia de la República, requisito indispensable para su liquidación, esta documentación esta (sic) adjunta a la misma....- Cuando los servidores solicitaban el pago de viáticos, debían incluir las certificaciones presupuestarias correspondientes, caso contrarío no se procedía a continuar con el respectivo proceso... ”

Lo informado por el servidor, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto no

adjuntó los comprobantes de pago, que es el motivo del presente comentario, lo

que remitió son los CUR de devengado; sin embargo, remitió CUR's de devengado

que no son objeto del comentario.

El Servidor Público 7 del Área Contable, incumplió la letra a) del artículo 22 de la

Ley Orgánica del Servicio Público, relacionado con los deberes de las o los servidores públicos, la letra c) del numeral 3 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, que se refiere a las atribuciones y obligaciones de

la Autoridades de la Unidad Financiera y servidores, el artículo 20 del Reglamento

23

para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el

cumplimiento de licencias de servicios institucionales, publicado en Registro Oficial

575 de 22 de abril de 2009 y artículo 24 del Reglamento para el pago de viáticos,

subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país para las y los

servidores y las y los obreros públicos, publicado en Registro Oficial 11 de 10 de

junio de 2013 y artículo 19 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones

y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos, emitido

por el Ministerio de Relaciones Laborales el 21 de febrero de 2011, publicado en

Suplemento de Registro Oficial 392 de 24 de febrero de 2011, e inobservó, las

Normas de Control Interno 402-03 Control previo al devengado, 403-08 Control

previo al pago, letra c) y 405-08 Anticipo de fondos, letra f) el número 3.2.1.3.c.b).10

del portafolio de productos del Área de Contabilidad , del artículo 9, Estructura descriptiva, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del

Ministerio de Turismo, publicado en Edición Especial 177 del Registro Oficial 4 de agosto de 2011.

El Servidor Público 7 del Área de Tesorería, incumplió la letra a) del artículo 22 de

la Ley Orgánica del Servicio Público, relacionado con los deberes de las o los

servidores públicos, la letra c) del numeral 3 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, que se refiere a las atribuciones y obligaciones de la Autoridades de la Unidad Financiera y servidores, el artículo 20 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios institucionales, publicado en Registro Oficial

575 de 22 de abril de 2009 y artículo 24 del Reglamento para el pago de viáticos,

subsistencias, movilizaciones y alimentación, dentro del país para las y los

servidores y las y los obreros públicos, publicado en Registro Oficial 11 de 10 de

junio de 2013 y artículo 19 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones

y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos, emitido

por el Ministerio de Relaciones Laborales el 21 de febrero de 2011, publicado en

Suplemento de Registro Oficial 392 de 24 de febrero de 2011, e inobservó, las

Normas de Control Interno, 403-08 Control previo al pago, letra c) y 405-08 Anticipo

de fondos.

Las Servidoras Públicas 1 y 3, Responsables deí control previo al devengado,

incumplieron la letra a) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público,

24

0029

relacionado con los deberes de las o los servidores públicos, la letra c) del numeral

3 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que se refiere a las atribuciones y obligaciones de la Autoridades de la Unidad Financiera y

servidores, el artículo 20 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones,

subsistencias y alimentación para el cumplimiento de licencias de servicios

institucionales, publicado en Registro Oficial 575 de 22 de abril de 2009 y artículo

24 del Reglamento para el pago de viáticos, subsistencias, movilizaciones y

alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos,

publicado en Registro Oficial 11 de 10 de junio de 2013 y artículo 19 del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior,

para las y los servidores y obreros públicos, emitido por el Ministerio de Relaciones

Laborales el 21 de febrero de 2011, publicado en Suplemento de Registro Oficial

392 de 24 de febrero de 2011, e inobservaron, las Normas de Control Interno 402­

03 Control previo al devengado, y 405-08 Anticipo de fondos, letra f), el número

3.2.1.3.c.b).10 del portafolio de productos del Área de Contabilidad , del artículo 9,

Estructura descriptiva, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos del Ministerio de Turismo, publicado en Edición Especial 177 del Registro Oficial 4 de agosto de 2011.

Conclusión

Por la ausencia de un efectivo control previo al devengamiento y pago, por parte de el Servidor Público 7 del Área Contable, la Servidora Pública 3, la Servidora Pública

1; y, el Servidor Público 7 del Área de Tesorería, responsables del control previo, en 31 expedientes de liquidación de viáticos al exterior y 42 al Interior, adjuntaron

certificaciones presupuestarias no generadas por el e-SIGEF, solicitudes e informes

de viajes al exterior en formato SNAP y no en el del MRL o viceversa, delegación a

comisiones de servicios al exterior en oficio y no en Acuerdo Ministerial, y no

anexaron: facturas de hospedaje, e informes técnicos suscritos por el Director de

Talento Humano para viáticos al exterior, fotocopias de pases a bordo para viáticos

al Interior y al exterior y los CURs de pago que sustentan la transferencia efectuada,

ocasionando que estos desembolsos no cuenten con los documentos justificativos y comprobatorios completos que sustenten los servicios recibidos de los servidores comisionados y permitan comprobar el número de días efectivamente utilizados en

la licencia.

25

0030

Recomendación

A los Servidores Responsables del Control Previo

6. Verificarán y confirmarán que todos los documentos justificativos y

comprobatorios de los desembolsos por concepto de viáticos al interior y

exterior, se adjunten oportunamente a los respectivos expedientes.

Registro contable de las liquidaciones de viáticos, no se realizan

oportunamente

El Servidor Público 7 del Área Contable, realizó 21 CURs de liquidaciones de

viáticos entre 7 y 168 días después de recibidos los justificativos, en tanto que el registro en el libro mayor por unidad ejecutora, para el cierre del anticipo, se lo realizó entre 3 y 170 días después de la fecha de su liquidación, como se detalla en

Anexo 4.

Al respecto, la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los

hechos económicos y presentación de información financiera, establece:

“...Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información... ”

En el Principio de Contabilidad Gubernamental 3.1 4 Devengado, del Acuerdo 447

de 29 de diciembre de 2007, publicado en Registro Oficial Suplemento 259 de 24

de enero de 2008, establece:

"... En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas comerciales de general aceptación..."

Los hechos comentados se produjeron por la falta de un apropiado control por parte

del Servidor Público 7 del Área Contable, de los anticipos entregados y los

(1f vj

0031

documentos presentados por los servidores comisionados para la liquidación, lo que dio lugar a que no se mantenga Información veraz y actualizada sobre los

hechos económicos generados en el período relacionado con las liquidaciones de viáticos al interior y al exterior.

EL Servidor Público 7 del Área Contable, en comunicación de 24 de septiembre de

2014, informó:

"... En atención a este comentario manifiesto que, es factible que se presenten estas situaciones de manera eventual, es decir no es práctica permanente; este procedimiento, se origina principalmente por la cantidad de trabajo que se procesa en el área financiera de manera permanente, por lo que en ciertas oportunidades, se disponía al Técnico encargado de la liquidación y registro contable de los viáticos al interior y exterior, de los que habían sido entregados anticipos, se los procese en fechas posteriores debido a que no necesariamente correspondían a la ejecución mensual... ”

El criterio del Servidor Público 7, ratifica el comentario de auditoría, por cuanto

admite que estos hechos se presentaron por la cantidad de trabajo que procesan en el Área Financiera.

Estos resultados fueron comunicados a la Directora Financiera con oficio 102-2014-

MT-DAI-PC-JVR de 5 de septiembre de 2014, y al servidor público 7 del Área de Tesorería, con oficio 100-2014-MT-DAI-PC-JVR de 3 de septiembre de 2014, quienes no presentaron sus puntos de vista.

El Servidor Público 7 del Área Contable, incumplió la letra a) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público, relacionada con los deberes de las o los

servidores públicos, y las letras c) y j) del numeral 3 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, relacionado con las atribuciones y

obligaciones de las autoridades de la Unidad Financiera y servidores; e inobservó,

la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos

económicos y presentación de información financiera; y, el Principio de Contabilidad

Gubernamental 3.1 4 Devengado, del Acuerdo 447 de 29 de diciembre de 2007,

publicado en Registro Oficial Suplemento 259 de 24 de enero de 2008.

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Conclusión

Por la falta de un apropiado control por parte del Servidor Público 7 del Área

Contable, de los anticipos entregados y los documentos presentados para la

liquidación por los servidores comisionados, los registros contables de 21 CURs de

liquidaciones de viáticos fueron realizados entre 7 y 168 días después de recibidos

los justificativos presentados por los servidores comisionados, en tanto que el

registro en el libro mayor por unidad ejecutora, para el cierre del Anticipo, se lo realizó entre 3 y 170 días después de la fecha de su liquidación; originando que no

se mantenga información veraz y actualizada sobre este rubro.

Recomendaciones

Al Contador

7. Efectuará de manera oportuna los CURs de liquidaciones de viáticos, así

como el registro en los mayores respectivos; a fin de que la información

contable, se mantenga actualizada conforme a los documentos justificativos

presentados por los servidores comisionados.

Al Director Financiero

8. Supervisará al Contador, para asegurarse que realice en forma periódica las liquidaciones de viáticos y el registro en los mayores correspondientes, con el fin de garantizar que la información de esta cuenta, refleje la realidad de

los hechos económicos de la Entidad.

Atentamente,

DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA MINISTERIO DE TURISMO

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