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contratación administrativa

Aunque forma parte de la gestión financiera, por la importancia que tiene en la ejecución del presupuesto de gastos, la contratación administrativa merece que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratación administrativa un procedimiento utilizado por las Administraciones Públicas para hacer efectiva la ejecución de gran parte de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su ámbito de aplicación es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan más relevantes para la producción de una exposición.

Además, y dado que es habitual la preparación simultánea de varias exposiciones que generan numerosos contratos, se verán dos herramientas que permitirán organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el calendario de contratación, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposición, será importante realizar una memoria económica que refleje los gastos realizados a través tanto de los expedientes de contratación como de las demás formas de gasto.

También será importante el correcto archivado de todos los expedientes de gasto, no sólo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la exposición, sino también porque son documentos susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un último control interno en su auditoria anual.

regulación de los contratos

clasificación de los contratos

expedientes de contratación

seguimiento de expedientes

calendario de contratación

memoria económica y archivo

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regulación de los contratosLa contratación administrativa se regula en:

Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real Decreto �098/200�.

Su ámbito de aplicación, como indica su título, se extiende a todas las Administraciones Públicas y su contenido es aplicable a la realización de un gran número de actividades.

clasificación de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificación de los diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administración se dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley, se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:

La ejecución de obras.

Por ejemplo la construcción de una carretera.

La gestión de servicios públicos.

Por ejemplo la concesión de un servicio de cafetería en un edificio público.

La realización de suministros.

Por ejemplo la fabricación de vitrinas para una exposición.

Los trabajos de consultoría y asistencia.

Por ejemplo la contratación de los trabajos del comisariado de una exposición.

La realización de servicios.

Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposición.

Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres últimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la producción de una exposición.

Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados anteriores.

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Por el procedimiento de adjudicación. Regulado en el art. 73 de la Ley de Contratos, los contratos podrán adjudicarse por procedimiento:

Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una proposición.

Restringido, en el que solo podrán presentar proposición los empresarios seleccionados por la Administración, previa solicitud de los mismos.

Negociado, en el que el contrato se adjudicará al empresario justificadamente elegido por la Administración, previa consulta y negociación con uno o varios empresarios. En este caso sólo podrán presentar proposiciones los empresarios invitados por la Administración. No es un procedimiento habitual de contratación y su utilización esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.

Por la forma de adjudicación. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos, las formas de adjudicación de un contrato son:

El concurso, en el que la adjudicación recaerá en el licitador que en su conjunto haga la proposición más ventajosa, teniendo en cuenta no sólo su oferta económica sino todos los criterios que se hayan establecido en el pliego de cláusulas administrativas particulares3.

La subasta, en la que la adjudicación recaerá en el licitador que oferte el precio más bajo.

Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso, el procedimiento de adjudicación utilizado puede ser el abierto o el restringido, nunca el negociado.

Contratos menores. Regulados en el artículo 56 de la Ley de Contratos, constituyen una excepción porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente por su cuantía4 (actualmente no pueden exceder de �2.020,24€ en el caso de los contratos de suministros, de consultoría y asistencia y en los de servicios). La tramitación de su expediente puede realizarse únicamente con la aprobación del gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones técnicas en el que se definan las características del trabajo a realizar por el contratista, y además pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la agilización de los expedientes de contratación de pequeños trabajos.

Según la clasificación anterior, en la gestión de exposiciones, los contratos más utilizados por su objeto son los de consultoría y asistencia y los de servicios,

3 Ver apartado “Expediente de contratación”4 Cuantía vigente en la fecha de edición de esta publicación. Las cuantías podrán ser modificadas en

Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposición adicional primera de la Ley de Contratos.

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y en alguna ocasión el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene prestaciones que afectan a más de un tipo de contratos, son los llamados contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificaría en función del objeto que tenga un mayor peso en la contratación y se regularía por las normas que le fueran de aplicación. Por ejemplo, si sólo es necesaria la construcción de vitrinas para un determinado montaje, estaríamos ante un contrato de suministro de fabricación, pero si se trata de un proyecto más amplio que incluye además el montaje de paneles, la instalación de la iluminación y la colocación de la gráfica estaríamos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los �2.020,24€, se tramitarán como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de adjudicación será el concurso con procedimiento abierto cuya tramitación es mucho más larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse en los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, únicamente en los supuestos establecidos en los art. 209 y 2�0 de la Ley de Contratos, pero es muy útil y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los 30.050,6�€ (ver nota nº5) (art. 2�0h), en los que habrá concurrencia de ofertas con la invitación de un mínimo de tres empresas, y también en el supuesto que establece su utilización “cuando por razones técnicas o artísticas o relacionadas con la protección de derechos exclusivos tan sólo puede encomendarse el objeto del contrato a un único empresario”(art. 2�0b).

expediente de contrataciónLa preparación de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen a conformar lo que llamamos “expediente de contratación”. Su tramitación será más o menos compleja según el procedimiento y la forma tramitación del contrato que utilicemos. Siempre será más complicada y larga la tramitación de un concurso público que la de un procedimiento negociado, y la de éste será más que la tramitación de un contrato menor que como ya indicamos, es una excepción por la simplicidad en su tramitación. No obstante los documentos más importantes que conformarán este expediente tanto de un concurso como de un procedimiento negociado son:

Certificado de insuficiencia de medios.

Memoria explicativa.

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Pliego de Prescripciones Técnicas.

Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas.

Ofertas presentadas.

Resolución de adjudicación.

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Contrato.

Recepción del trabajo.

Certificado de insuficiencia de medios

Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultoría y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente certifica la falta de medios humanos y técnicos existentes dentro de la propia Administración para hacer el trabajo objeto del contrato así como la no conveniencia de su ampliación y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

Memoria explicativa

Es el documento en el que el órgano de contratación justifica la necesidad de la misma. Además de hacer una breve reseña sobre el objeto de la exposición a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos técnicos:

objeto del contrato (montaje, transporte..).

precio máximo de dicho contrato sobre el que se realizarán las ofertas de las empresas.

tipo de procedimiento que se utilizará para contratar (procedimiento abierto, restringido o negociado).

forma de contratación (concurso, subasta).

aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto.

Su tramitación da lugar a la emisión del documento contable RC (retención de crédito).

Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su Reglamento, el pliego de cláusulas administrativas particulares es el documento donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirán las partes del contrato y en él se hace constar todos los datos concretos del mismo. Será redactado por el servicio competente y aprobado por el órgano de contratación previo informe del Servicio Jurídico sobre su adecuación a la legalidad. Asimismo, en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalización previa de la Intervención, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de vista de la legalidad presupuestaria.

Deberá contener con carácter general, entre otros, los siguientes datos:

Definición del objeto del contrato.

Régimen jurídico.

Presupuesto del contrato.

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Plazo de duración.

Procedimiento y forma de adjudicación.

Documentos a presentar por los licitadores.

Criterios de valoración con los cuales se puntuará la oferta presentada por las empresas.

Derechos y obligaciones de las partes.

Referencia al régimen de pagos.

Plazo de garantía.

Su aprobación da lugar a la emisión del documento contable A (aprobación del gasto).

Pliego de prescripciones técnicas

Regulado en el art. 5� de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al trabajo objeto del contrato y contendrá, al menos, los siguientes extremos:

Características técnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones del contrato.

Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que se descompone el presupuesto y número estimado de las unidades a suministrar.

En su caso, requisitos, modalidades y características técnicas de las variantes.

Este es el documento de mayor interés práctico por su contenido específico, ya que en él se describe detalladamente el trabajo que deberá realizar la empresa adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realización, y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, será también la base para presentar su oferta tanto técnica como económica.

En primer lugar contendrá una información que será común para cualquier pliego, independientemente del objeto del contrato:

Lugar y fechas previstas para la celebración de la exposición.

Plazo máximo de entrega del trabajo.

Precio máximo del contrato.

Y en segundo lugar, la información específica5 que corresponda al trabajos objeto del contrato, esto es:

5 Se detalla en el Anexo de Gestión Económica

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Comisariado.

Diseño del montaje.

Diseño del catálogo.

Edición del catálogo.

Montaje y desmontaje.

Contratación del seguro.

Embalaje y transporte de las piezas.

Etc...

Anuncio de la licitación en el BOE, o solicitud de ofertas

Todos los procedimientos para la adjudicación de los contratos se anunciarán en el BOE, con excepción de los procedimientos negociados, aunque éstos también serán objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley de Contratos, se entienden también excluidos los contratos menores. En el caso de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad será necesaria solicitar la oferta, como mínimo, a tres empresas capacitadas para la realización del objeto del contrato.

Ofertas presentadas

Constituyen los documentos donde las empresas presentan:

La documentación que acredita, conforme se establece en los artículos �5 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la solvencia técnica y económica de una empresa para contratar con la Administración (no es necesaria en los contratos menores).

Su oferta técnica.

Su oferta económica.

Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar, ésta se admite a licitación. Su oferta técnica se puntuará conforme a los criterios de valoración establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares del contrato (en el caso de un concurso público o un procedimiento negociado), y por último se puntuará su oferta económica, proponiéndose como adjudicataria a aquella que obtenga la puntuación más alta una vez sumadas todas la puntuaciones parciales.

Resolución de adjudicación

Es el documento emitido por el Órgano de contratación competente a través del cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicación utilizados.

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Contablemente da lugar a la emisión del documento D (compromiso o disposición del gasto ante un tercero).

El contrato

Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicación, a él se adjuntan los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas que han formado parte de la contratación, siendo todos ellos firmados tanto por el órgano de contratación como por el representante de la empresa adjudicataria.

Recepción del trabajo

Con carácter general, el contratista tendrá derecho al abono de su trabajo una vez realizado éste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta) y previa certificación por parte de la Administración de su conformidad con el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se entenderá cumplido y el contratista podrá emitir factura para proceder al pago del mismo.

Contablemente, la acreditación de que el trabajo ha sido realizado da lugar al documento O (reconocimiento de la obligación) y al documento contable K (ordenación del pago) que posibilita el pago material y la extinción de la obligación de la Administración ante un tercero.

seguimiento de expedientesA lo largo de todo el proceso que supone la producción de exposiciones, es normal encontrarse con que en un momento determinado y simultáneamente, se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma exposición, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trámites de por sí numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno de los contratos que es necesario realizar, siendo difícil saber en que momento de tramitación se encuentra cada uno de ellos.

Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede resultar útil crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposición, que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estén cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.

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calendario de contrataciónDado que el periodo de preparación de una exposición suele ser bastante largo, si a ello se le añade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes procedimientos de contratación utilizados, y por tanto los diferentes tiempos de tramitación, puede resultar muy práctico, con un objetivo complementario a la ficha de seguimiento de expedientes, la creación de un calendario de contratación.

Si se están preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratación vendrá a ser una guía teórica para la tramitación de los diferentes contratos, que aunque no siempre será fácil cumplir, resultará de gran utilidad para organizar y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos en su conjunto.

Para su elaboración se tendrán en cuenta dos factores:

Interrelación entre los diferentes trabajos

Esta interrelación condiciona el orden de contratación, no se puede por ejemplo editar un catálogo sin tener adjudicado su diseño. Teniendo en cuenta esto, se realizará con tiempo suficiente la tramitación de un contrato para que no interfiera en la posterior tramitación de los demás. Veamos gráficamente esta interrelación:

CONTRATOS INTERRELACIONADOS

PROYECTO DEL COMISARIO

PRESTADORES

(Listado de Piezas)

*

DISEÑO DE LA EXPOSICIÓN

MONTAJE Y DESMONTAJE

[ El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una información esencial para

ejecutar las contrataciones]

*

DISEÑO CATÁLOGO

EDICIÓN SEGUROEMBALAJE YTRANSPORTE

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Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso

La estimación de costes así como el objeto del contrato, proporcionan la información fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de adjudicación que habrá que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto, y según los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo que puede tardar su tramitación.

A partir de ahí, se puede elaborar el calendario de contratación donde se establecerá desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que se estima que éstos estarán adjudicados y ejecutados. Así mismo, se pueden establecer las fechas tope en que el coordinador técnico de la exposición facilitará la información necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la entrega del listado definitivo de obras de la exposición.

Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el orden cronológico de las más importantes sería el siguiente:

Contrato de comisariado.

Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto definitivo de la exposición. Sabiendo cuándo debe entregarse el trabajo y cuánto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular hacia atrás cuándo debe empezarse la tramitación del contrato.

Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los prestadores deben contestar a la solicitud de préstamo, con el fin de que se confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician los trámites para contratar los trabajos de:

Diseño del montaje de la exposición

Diseño del catálogo

Los diseñadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos solicitado por el comisariado.

Una vez entregados los proyectos de diseño de la exposición y de catálogo, y el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:

Montaje y desmontaje de la exposición.

Impresión del catálogo.

Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar también los trámites para la contratación del:

Seguro.

En este caso es necesario contar además con la valoración de los objetos dadas por los prestadores. Se tramitará con tiempo suficiente para que la

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póliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje y transporte de los objetos.

Embalaje y transporte.

memoria económica y archivo Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la producción de una exposición, es importante la realización de una memoria económica en la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de contratación como del resto de formas de gasto. En este informe se establecerá su coste total y su distribución por partidas. Cuando se trate de una exposición de producción compartida con otra institución se incluirán también en el informe todos los datos correspondientes a su gestión.

A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podrá realizar un análisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando así ocurra, el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servirá a su vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.

En lo que se refiere al archivo de la exposición, resulta muy importante el correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque constituyen, desde el punto de vista económico, la memoria histórica de la exposición, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por la Intervención, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente que esta ejerce, a un último control interno en la auditoria anual que debe realizarse en cada Organismo de la Administración del Estado, en la que se verifica mediante la aplicación de procedimientos de revisión selectivos y con posterioridad a su realización, la actividad económica-financiera del sector público estatal.

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