Contratación e Integración de Personal · puesto de trabajo. Bizagi ofrece un nuevo proceso...

Contratación e

Integración de

Personal Bizagi Suite

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Contratación e Integración de Personal | 1

Tabla de Contenido

Contratación e Integración ......................................................................................................... 2

Elementos del proceso............................................................................................................. 5

¿Viene de Selección y Reclutamiento? ....................................................................... 5

Ingreso Información Nuevo Empleado....................................................................... 5

Documentos y Acciones de Contratación ................................................................. 7

Enviar Documentos y Acciones ..................................................................................... 9

Esperar Fecha Firma Contrato .....................................................................................10

Firmar Contrato ................................................................................................................. 11

Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida .......................................12

Gestionar Creación de Usuarios y Permisos ............................................................16

Enviar Plan de Actividades ............................................................................................. 17

Alistar Puesto de Trabajo ...............................................................................................18

Esperar Ingreso Nuevo Empleado .............................................................................19

Completar Actividades Primera Semana ...................................................................19

Participantes ...................................................................................................................................21



Contratación e Integración

Descripción

El ingreso de un nuevo empleado a la compañía es un proceso que generalmente

consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la

coordinación de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razón es

común tener retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignación del

puesto de trabajo.

Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal. El

proceso ayuda a la integración de los nuevos empleados dentro de la compañía,

preparándolos de forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada

desde el primer día.

El proceso de Contratación e Integración de Personal reduce el tiempo de proceso

en actividades como: informar al nuevo empleado sobre la documentación

requerida para la firma del contrato, solicitar accesos, creación de usuarios y

elementos del puesto de trabajo, también agiliza la creación un plan de actividades

para la primera semana del empleado, entre otras cosas.



Un proceso exitoso de Contratación e Integración de Personal trae muchos

beneficios a la organización y a los empleados.

El proceso suministra la información necesaria sobre la compañía y sus políticas de

tal forma que el empleado puede saber cómo comportarse en su nuevo ambiente.

El proceso permite realiza el proceso de inducción del empleado a la empresa y al

área de forma que pueda contribuir a la compañía desde el primer día.

Objetivos

El nuevo proceso de Contratación e Integración de personal busca facilitar el

ingreso de un nuevo empleado dentro de la compañía. El proceso se centra en

ayudar a las diferentes áreas involucradas durante el proceso a realizar sus

actividades en el tiempo apropiado. Además, ayuda a gestionar la creación de

usuarios y asignación de accesos dentro del sistema de información de la compañía

para que el empleado pueda empezar con sus funciones desde el primer día.

Alcance

El proceso de Contratación e Integración de Personal fue diseñado para ayudar en

el ingreso de un nuevo empleado dentro de la organización. El proceso comienza

cuando el área de Recursos Humanos es informada sobre el ingreso de un nuevo

empleado hasta el final de la primera semana del nuevo empleado dentro de la

compañía.

El proceso cubre:

Solicitar los documentos necesarios para la firma del contrato.

Solicitar al administrador del área de tecnología la creación de cuentas y

permiso de accesos para el nuevo empleado

Programar con Recursos Humanos reuniones para realizar la inducción

sobre la compañía y sus políticas.

Duración

15 días aproximadamente.

Dueño del Proceso

Recursos Humanos



Forma Global

Nombre: Global_Form

Descripción: Forma global y resumen del proceso

Prototipo:



Elementos del proceso

¿Viene de Selección y Reclutamiento?

Descripción

En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a

Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted

ha descargado Reclutamiento y Selección, este abrirá un nuevo caso de

Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos

escogidos durante el proceso.

Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de

Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se

complementan, no es necesario instalar los dos.

La compuerta evalúa si el proceso de Contratación e Integración de personal ha

empezado por sí solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Selección de

Personal.

Condiciones de la Compuerta

SI: Si es un sub-proceso del proceso de Selección y Reclutamiento, la

información básica del Nuevo empleado se encuentra disponible, como es,

su nombre, hoja de vida, etc. En este caso la siguiente actividad será la de

Ingresar Información nuevo Empleado.

NO: Si el proceso no proviene del de Reclutamiento y Selección, es necesario

incluir la información del nuevo empleado.

Ingreso Información Nuevo Empleado

Descripción

Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Selección, la información

personal del nuevo empelado ya ha sido ingresada y está disponible dentro del

proceso Contratación e Integración. Alguna de la información disponible es

nombre, apellido, hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas.

En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos y Acciones de

contratación.



Asignación

Condición Descripción

Analista de Recursos Humanos

Formas

Nombre: Forma de ingreso de Nuevo empleado

Descripción: Forma principal de la actividad

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al Guardar La información de la descripción del

trabajo es cargada desde una tabla

paramétrica.



Documentos y Acciones de Contratación

Descripción

En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe preparar los documentos

requeridos para la firma del contrato. Estos documentos pueden ser por ley o

pueden ser requisitos de la compañía.

La forma incluye cuatro tablas:

Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes

del primer día de trabajo.

Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el

empleado, dependiendo del cargo o del empleado.

Políticas de la compañía para leer.

Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos

para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar

una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada

en los primeros días del empleado dentro de la compañía).

Asignación



Formas

Nombre: form_NewHireActionsandDocuments

Descripción: Forma Principal de la Actividad

Prototipo:



Comportamiento de las Formas

Descripción

Los documentos y actividades incluidas en las tablas son cargados

automáticamente desde tablas paramétricas. Si desea cambiar la información de

acuerdo a sus necesidades por favor remítase al documento de construcción.



Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del contrato están

filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no.

Las políticas de la compañía están filtradas dependiendo si estas necesitan o no

una reunión con Recursos Humano.

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Incluir las políticas de la compañía y los

documentos para la firma del contrato.

Al Salir Remover las políticas de la compañía y

los documentos para el contrato que no

son necesarios para el ingreso del

empleado

Enviar Documentos y Acciones

Descripción

En esta actividad un email es enviado al nuevo empleado informándolo sobre los

documentos necesarios para la firma del contrato, además de los links con las

políticas de la compañía que el empleado debe leer.

Notificaciones

Descripción Para Asunto Cuerpo del Correo

Informar

sobre los

Documentos

y Acciones

de

contratación.

Nuevo

Empleado

Documentos

y Acciones

de

contratación

Apreciado Señor/Señora

<Onboarding.Candidates. Name>

<Onboarding.Candidates.LastName>

¡Bienvenido a nuestro equipo!

Es un placer darte la bienvenida. Nos

sentimos complacidos por tenerte y por

haberte unido a nuestro equipo.

Esperamos que disfrutes trabajando en

nuestra compañía. Para comenzar con el

proceso de integración al equipo, es



necesario firmar los siguientes

documentos.

Por favor presentarlos

el<Onboarding.ContractSigningDate>

en<Onboarding.ContractSigningPlace>,

Es necesario traer toda la información y

los documentos requeridos

anteriormente, de manera que sea

posible procesar cada uno de ellos.

Employment Forms Table

La información proveída en este

mensaje es diseñada para ejecutar una

introducción a la compañía y proveer los

recursos que te ayudarán en el proceso

de transición hacia tu nuevo rol en la

compañía. Por favor, lee todos los

archivos adjuntos cuidadosamente

debido a que contienen información

valiosa que te permitirán desempeñarte

exitosamente en tu trabajo.

Debido a políticas internas que maneja

la empresa, se ha asignado una reunión

con un analista de recursos humanos.

Company Policies Table

Cordialmente,

Equipo de Recursos Humanos

Esperar Fecha Firma Contrato

Descripción

Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad,

Firmar Contrato.



Firmar Contrato

Descripción

Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe controlar que todos los

documentos que fueron requeridos al empleado para la firma del contrato estén

completos.

El analista debe completar una lista de chequeo, la cual contiene los documentos

escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido leídos y firmados por el

empleado.

Asignación



Formas

Nombre: frm_Signing_Contract


Prototipo:




Descripción

Es necesario validar que todos los documentos que fueron seleccionados han sido

firmados por el empleado.

Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida

Descripción

La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos

de acceso para el nuevo empleado.

La forma incluye cuatro tablas:

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.

Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de

información de la compañía.

Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del

trabajo del nuevo empleado.

Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera

semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado

es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de

desempeño, etc.

Asignación


Jefe del nuevo empleado La actividad es ejecutada por la persona

que realizó la solicitud de personal o el

jefe del nuevo empleado.



Formas

Nombre: frm_Set_employee_requirements_welcome_plan


Prototipo:




Descripción

Es necesario incluir un rol para el empleado

Las tablas de Requerimientos y de Actividades permiten agregar y eliminar

registros.

Acciones

Tipo Descripción

Al Entrar Incluir Permisos de Acceso,

Requerimientos del Empleado y Plan de

Actividades.

Al Salir Remover los Permisos de Acceso,

Requerimientos del Empleado y Plan de

Actividades que no fueron

seleccionados.

Notificaciones


Informar sobre

los Documentos

y Acciones de

contratación.

Analista de

Recursos

Humanos

Nuevo

Empleado

Documentos

y Acciones de

la Nueva

Contratación

Apreciado Señor/Señora

<Onboarding.Candidates. Name>

<Onboarding.Candidates.

LastName>


Es un placer darte la bienvenida.

Nos sentimos complacidos por

tenerte y por haberte unido a

nuestro equipo. Esperamos que

disfrutes trabajando en nuestra

compañía. Para comenzar con el

proceso de integración al equipo,

es necesario firmar los siguientes

documentos.



Por favor presentarlos

el<Onboarding.ContractSigningD

ate>

en<Onboarding.ContractSigningP

lace>, Es necesario traer toda la

información y los documentos

requeridos anteriormente, de

manera que sea posible procesar

cada uno de ellos.

Employment Forms Table

La información proveída en este

mensaje es diseñada para ejecutar

una introducción a la compañía y

proveer los recursos que te

ayudarán en el proceso de

transición hacia tu nuevo rol en la

compañía. Por favor, lee todos los

archivos adjuntos cuidadosamente

debido a que contienen

información valiosa que te

permitirán desempeñarte

exitosamente en tu trabajo.

Debido a políticas internas que

maneja la empresa, se ha signado

una reunión con un analista de

recursos humanos.

Company Policies Table

Cordialmente,




Gestionar Creación de Usuarios y Permisos

Descripción

La actividad ayuda al Administrador del área de Tecnología a crear y asignar el

nuevo usuario en el sistema de información de la compañía. La forma incluye

información sobre los permisos de acceso que deben ser creados y/o asignados.

El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseñas asignadas

en cada caso.

Asignación


Administrador del área de Tecnología

Formas

Nombre: frm_Grant_IT_Acces_rights

Descripción: Forma Principal

Prototipo:




Descripción

Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas

Enviar Plan de Actividades

Descripción

Un email es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la

información sobre usuarios y permisos asignados.

Notificaciones


Informar

sobre el plan

de

actividades e

información

de usuarios y

accesos.

Nuevo

Empleado

Jefe del

Nuevo

Empleado

Plan de

Actividades y

Usuarios y

Permisos

Apreciado <Onboarding.Candidates.

LastName>


Es un placer darte la bienvenida a

nuestro grupo de trabajo. Nos

sentimos complacidos por tenerte y

por haberte unido a nuestro equipo.

Esperamos que disfrutes trabajando

en nuestra compañía.

Las siguientes actividades están

diseñadas para darte una

introducción a:

<Onboarding.JobDescription.

Department.areaName> y de igual

manera, para proveer los recursos

que te ayudarán en el proceso de

transición hacia tu nuevo rol en la

compañía.

Activities Table

Saludos Cordiales,




Alistar Puesto de Trabajo

Descripción

Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preparar el puesto de trabajo

con todos los implementos solicitados por el jefe.

Asignación


Asistente de Compras

Formas

Nombre: frm_Set_up_worksation


Prototipo:




Descripción

Todos los ítems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado antes

de la fecha de ingreso del empleado.

Esperar Ingreso Nuevo Empleado

Descripción

Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad.

Completar Actividades Primera Semana

Descripción

Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le

han sido programadas, ya sea por Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma

de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada cada vez

que el empleado ha terminado una actividad.

Asignación


Nuevo Empleado



Formas

Nombre: frm_first_week_activities_checklist

Descripción: Forma principal

Prototipo:


Descripción

Los atributos “Ready” y “I have been read and acknowledge” son requeridos.



Participantes

Jefe del Nuevo Empleado (Rol)

El jefe del nuevo empleado (La persona que hace la solicitud de personal)

Analista de Recursos Humanos (Rol)

La persona que pertenece al área de Recursos Humanos y que debe liderar el

proceso de selección.

Nuevo Empleado (Rol)

Persona elegida para llenar una vacante

Administrador de IT (Rol)

El administrador del área de IT (Tecnología)

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